BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Asuransi Ramayana Tbk yang terletak di jalan Kebon Sirih No. 49 Jakarta Pusat yang pada awalnya diberi nama PT. Maskapai Asuransi Ramayana yang dipimpin oleh F.S. Harjadi dan R.G. Doeriat. Perusahaan yang didirikan pada tanggal 6 Agustus 1956 ini didirikan dengan akta notaris Raden Meester Soewandi No. 14 dan disahkan dengan penetapan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tanggal 15 September 1956 No. J.A. 5/67/16. Perusahaan ini sejak awal didirikan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan proteksi atas barang – barang impor dan ekspor NV Agung.
Pada tanggal 4 November 1956 perusahaan memperoleh ijin sebagai perusahaan Asuransi kerugian dari Departemen Keuangan Republik Indonesia cq Direktorat Jenderal Keuangan bersamaan dengan keluarnya surat No. Kep-311/DDK/V/11/71, tetapi perusahan baru beroperasi secara komersil sejak tahun 1956.
Nama PT Asuransi Ramayana mulai digunakan setelah diadakan perubahan nama dengan akta notaris Muhani Salim, SH No. 95 dan disahkan dengan Keputusan Menteri Kehakiman No . C.2.5040.HT01.04.TH 68 tanggal 19 juli 1986.
banyaknya pihak lain yang mau mempercayakan untuk bekerja sama melakukan manajemen risiko yang mereka punya. Dengan kantor yang berpusat di Jalan Kebon Sirih No. 49 Jakarta Pusat ini pihak perusahaan sudah memiliki 28 kantor cabang yang tersebar di beberapa kota besar Indonesia seperti Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Medan dan berbagai kota lainnya. Bahkan guna mendekatkan perusahaan dengan pengguna jasa Asuransi di Jakarta, perusahaan sampai membuka beberapa cabang pembantu di Jakarta seperti Cabang Jakarta Senen, Cabang Jakarta Harmoni, Cabang Jakarta Kebayoran, dan Cabang Jakarta Sudirman. Perusahaan saat ini juga telah memiliki 2 unit jasa yaitu unit jasa khusus dan unit jasa ritel. Seiring berkembangnya sistem perekonomian dari konvensional ke syariah, PT Asuransi Ramayana Tbk juga me-respond permintaan pasar dengan membuka cabang Syariah yang terletak di Kantor Pusat Jalan Kebon Sirih No. 49 Jakarta Pusat.
Dengan kepercayaan yang sudah dimiliki PT Asuransi Ramayana Tbk. berusaha untuk tidak mengecewakan para nasabahnya yang telah mempercayakan untuk memilih PT Asuransi Ramayana Tbk sebagai partner untuk melakukan manajemen risiko yang di miliki.
Tabel 2.1
Nama dan Persentase Kepemilikan Saham di PT. Asuransi Ramayana Tbk
No Nama Pemegang Saham Persentase Kepemilikan (%)
1 2 3 4 5 6 7 Syahril S.E
DR. A. Winoto Doeriat PT. Ragam Veturindo Wirastuti Purtaksma S.H Korean Reinsurense Comp.
Pendiri Lainnya, dengan kepemilikan kurang dari 5 %
Masyarakat Lainnya, dengan kepemilikan kurang dari 5 %
21.69 21.30 13.88 11.39 10.00 12.85 8.90
Jumlah 100.00
Sumber : Annual Report Tahun 2014
Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatannya memiliki visi & misi perusahaan, adapun visi dan misi PT. Asuransi Ramayana Tbk adalah:
2.2 Visi dan Misi perusahaan
2.2.1 Visi
Mewujudkan rasa aman, nyaman dan terlindungi 2.2.2 Misi
Membangun perusahaan yang kokoh dan terpercaya dengan : 1. Memberikan layanan yang berkualitas kepada tertanggung 2. Memastikan hasil yang optimal bagi pemegang saham
3. Memenuhi ketentuan dan peraturan yang terkait dengan bisnis perusahaan
4. Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan mitra bisnis
5. Menciptakan interaksi kinerja yang saling mendukung dan lingkungan kerja yang kondusif
6. Memastikan kesejahteraan karyawan 2.3 Struktur Organisasi
Dengan adanya struktur organisasi, maka pegawai akan lebih mengetahui dengan mudah mengenai tugas yang harus dijalankan dengan kepada siapa harus dipertanggung jawabkan.
2.4 Job Description
1. Kepala Cabang :
1. Mengusahakan agar target cabang dapat dipenuhi 2. Mencari, memelihara nasabah baru dan lama 3. Memanage secara keseluruhan operasional cabang 4. Memeriksa seluruh kegiatan operasional cabang berjalan
5. Mengontrol, evaluasi terhadap pemasaran, tehnik, klaim dan keuangan agar sesuai dengan rencana anggaran.
6. Meminimalisasi biaya pengeluaran sesuai cost & benefit .
2. Wakil kepala cabang :
1. Membantu tugas yang belum dilaksanakan oleh kepala cabang .
2. Mengatur secara keseluruhan operasional apabila kepala cabang tidak berada di tempat.
3. Membantu semua pekerjaan yang diemban oleh kepala cabang.
3. Kepala bagian Keu/Akt/Ink :
1. Mempertanggung jawabkan kas kecil dan B budget atas pengeluaran bank budget sekalian menginput jadi Payment Voucher
2. Membuat semua PQ atas Reduksi premi PQ biaya-biaya bank budget dan meng-email ke Pusat
4. Melihat suspend premi maupun suspend klaim yang ada di care sekalian mengenolkannya
5. Menarik PQ yang sudah direalisasikan kantor pusat dan mendistribusikannya
6. Mencetak saldo Bank Central Account untuk melihat premi-premi yang sudah dibayarkan
7. Membuat semua Rekonsiliasi bank yang ada 8. Mendistribusikan pembayaran gaji karyawan
9. Merekap semua pengeluaran diluar kompenen gaji untuk perhitungan PPh Psl.21
10.Membuat PQ pembayaran PPh Psl.23 bengkel dan sekalian pembayarannya dengan Pph Psl.21
11.Melayani permintaan Kacab dan Kantor Pusat 12.Membuat semua Payment Voucher yang ada
4. Kepala bagian Klaim :
1. Membuat LKS/LKP klaim non kendaraan 2. Membuat adjusmen klaim non kendaraan 3. Menawarkan estimasi klaim di marimen 4. Mengupdate status di marimen
5. Membuat PQ klaim
5. Kepala Bagian Tehnik :
1. Mengajukan permintaan Approval / Buckup Facultative ke Divisi Underwriting& Re-Asuransi dan Devisi Jasa Khusus Kantor Pusat
2. Mengajukan permintaan ReduksiKhusus atas setiap pemintaan Reduksi Non Standard
3. Melakukan follow up atas pengajuan Approval & Permintaan Backup Facultative ke Divisi Underwriting& Re-As dan Devisi Jasa Khusus
Kantor Pusat atas pengajuan akseptasi yang belum memperoleh persetujuan
4. Mengajukan penawaran kerjasama Ko.Asuransi atas permintaan akseptasi yang tidak / memperoleh dukungan backup 100% dari Kantor Pusat ataupun melebihi batas ketentuan limit Treaty
5. Menugaskan, Memonitor dan Mengoreksi setiap aktifitas kegiatan proses akseptiasi dan penerbitan Polis
6. Membnatu dalam penerbitan polis-polis asuransi apabila kondisi volume pekerjaan staff U/W cukup tinggi
7. Mengoreksi dan menandatangani setiap penerbitan kwitansi, nota & polis asuransi
9. Mengawasi dan memastikan proses penerbitan surat pemberitahuan jatuh tempo dapat terlaksana minimal 1 bulan sebelum akhir periode polis berjalan
10.Mengoreksi dan menandatangani setiap penerbitan surat pemberitahuan jatuh tempo
11.Melakukan konsolidasi atas kendala dan permasalahan dalam proses akseptasi dan penerbitan polis kepada staff U/W maupun Marketing
12.Melakukan survey akseptasi sebelum perstujuan penerbitan polis
13.Mengawasi dan memastikan proses akseptasi berjalan sesuai ketentuan SOP dan penerbitan polis-polis asuransi dapat terlaksana tepat waktu 14.Melakukan koordinasi dengan setiap bagian terkait di cabang dan kantor
pusat atas setiap kendala yang terjadi selama proses akseptasi dan penerbitan polis
15.Membantu melakukan presentasi dan sosoialisasi pemahaman produk asuransi terkait pengajuan penawaran asuransi oleh Marketing kepada calon Tertanggung
6. Kepala bagian Marketing :
1. Meng-email laporan produksi cabang dan marketing ke Kantor Pusat 2. Menandatangani polis-polis asuransi
7. Kepala seksi umum :
1. Membuat SPP biaya pegawai
2. Mengajukan pembayaran via-email, biaya yang tidak rutin 3. Mengajukan penggantian,pembelian inventaris yang rusak 4. Mengontrol surat pembayaran SPJ dll seluruh karyawan
5. Mengontrol pemakaian ATK dan cetakan cabang dan kantor pusat 6. Membuat laporan pemakaian ATK, dan cetakan cabang
7. Mengarsip, menyimpan ATK dan cetakan 8. Membuat surat-surat ke kantor pusat
9. Mengontrol pajak STNK dan surat-surat lain cabang
8. Kepala seksi Varia :
1. Mengajukan Appropal / Backup R/A Akseptasi polis Asuransi ke Divisi underwriting dan Divisi Jasa Kantor Pusat
2. Memonnitor & pengawasan setiap kegiatan akseptasi dan administrasi polis-polis asuransi yang akan diterbitkan pelaksanaan tehnik
3. Pengajuan setiap apreading polis dan atau waiting polis-polis care ke divisi Underwriting dan Divisi IT Kantor Pusat
4. Mengkomunikasikan setiap kondisi dan kendala Program care yang selalu offline ke Devisi IT Kantor Pusat
6. Memonitor laporan penerbitan jatuh tempo polis-polis asuransi yang akan jatuh tempo setiap bulannya
7. Membuat laporan Brodero MCOP Marine Cargo setiap bulannya ke devisi Underwriting Kantor pusat
8. Berdiskusi dan memberikan solusi dengan Marketing atas setiap Quotation Slip dan SPPA yang diajukan oleh marketing untuk segera
dapat diproses lebih lanjut dan / diterbitkan polis asuransi
9. Mengawasi setiap Pelaksana tehnik yang menerbitkan polis-polis asuransi harus dengan cepat, tepat dan benar, yang sesuai permintaan dari devisi marketing
10.Memonitor dan pengawasan terhadap penerapan kebijakan peraturan Otoritas Jasa Keuangan tahun 2014 atas setiap aksepetasi polis-polis yang akan diterbitkan Pelaksana Asuransi
9. Kepala seksi Inkaso :
1. Menerima pembayaran premi dari marketing / pembayar premi 2. Mencatat penerimaan premi baik yang dibayar oleh pembayar premi
secara langsung maupun melalui rekening giro Asuransi Ramayana 3. Melakukan penagihan baik melalui telepon atau surat
4. Melakukan penagihan kepada marketing dan membuat daftar outsending 5. Mengisi daftar Fakultatif dari kantor pusat
10.Kepala seksi Klaim : 1. Survey klaim kendaraan
2. Scan dokumen klaim
3. Input Marimen 4. Bantu buat LKS/LKP
11.Kepala seksi fire :
1. Mengerjakan input data & print polis PSAKI & PSGBI 2. Mengerjakan input data & print polis PAR dan IAR 3. Mengerjakan jatuh tempo polis
4. Pencatatan penggunaan blanko register dan materai 5. Pencatatan/registrasi dibuku besar polis yang telah selesai
6. Penyerahan polis yang telah selesai ke bagian inkaso & marketing
12.Kepala seksi Akuntansi :
1. Melakukan input penerimaan premi di CARE 2. Rekap penerimaan premi ke laporan AKT manual
3. Menyusun lampiran RV dan PV melalui laporan Cash Bank Mutation masing-masing Bank
4. Membuat daftar lembur karyawan
5. Membuat laporan tunjangan produktifitas (TP)
13.Kepala seksi Marine :
2. Menyetor, mengambil uang ke bank 3. Membuat nota ko-as asuransi
4. Membuat surat tagihan ke perusahaan-perusahaan instansi
14.Pelaksana Klaim :
1. Survey klaim kendaraan dll 2. Membuat LKS dan LKP 3. Membuat kwintansi klaim
4. Memonitor pekerjaan perbaikan kendaraan klaim di bengkel
5. Memonitor kendaraan klaim yang telah selesai pekerjaan di bengkel
15.Pelaksana Varia :
1. Melakukan input data & print polis-polis OSR & PSAKBI 2. Melakukan input data & print polis-polis Heavi Equipment 3. Melakukan print polis-polis ACC & Liability, CAR, EAR 4. Melakukan input & print polis-polis CIT / CIS,PA, HIO 5. Pencatatan di buku besar polis-polis yang sudah selesai 6. Pencatatan penggunaan Blanko ber Register dan Materai 7. Penyerahan polis-polis yang sudah selesai ke bagian Inkaso
16.Pelaksana Akuntansi :
1. Menarik Suspend Premi karena pembayaran sebelum nota tertib
17.Pelaksana Inkaso :
1. Mencatat polis-polis yang diterima dari bagian underwriting
2. Membuat tanda terima penyerahan polis asli dari inkaso kepada marketing/membuat kontra bon
3. Mencatat nota-nota produksi yang diterima dari bagian underwriting 4. Mengontrol nota yang telah diterima inkaso dengan nota yang terdapat di
care
18.Pelaksana Fire :
1. Mengirimkan PQ redusi atau PQ restusi cabang ke kantor pusat
2. Mengarsipkan nota-nota, pembatalan, surat keluar dan rekening Koran 3. Membuat/mengetik SSP pajak 21 dan 23
4. Pengarsipan dokumen pajak/pengiriman can dokumen pajak 21 dan 23 ke kantor pusat via email
19.Pelaksana Pemasaran :
1 Mencari Nasabah
2 Follow up Nasabah
3 Mencari sumber bisnis baru
4 Kunjungan dan memasarkan produk-produk asuransi ke bank rekanan/bank Syariah
6 Menawarkan produk askes dan PA ke instasi pemerintah serta ke kampus dan sekolah
7 Menawarkan produk surety bond ke kanor-kantor kontraktor serta produk CAR ke perusahaan-perusahaan kontrkator
8 Menerima info klaim dari nsabah
9 Menawarkan produk kendaraan/mobil ke sales-sales serta showroom
20.Pelaksanaan Marine :
1. MARINE CARGO 2. MARINE HULL 3. SURETY BOND
21.Administrasi pemasaran :
1. Mencari Nasabah
2. Follow Up Nasabah
3. Menerima info klaim dari nasabah 4. Mencari sumber bisnis baru
5. Memasukan produk-produk ke perbankan ( bank rekanan )
6. Membuat penawaran-penawaran asuransi kendaraan ke showroom, instansi dan nasabah pribadi
8. Penawaran asuransi personal accident ke kampus dan universitas yang ada di kota medan
22.Pelaksana Umum/Operator
1. Menerima telepon masuk 2. Menerima dokumen masuk
3. Mendistribusikan ke bidang-bidang terkait 4. Mengagendakan surat masuk
5. Menerima fax dan mengirimkan fax keluar 6. Menggandakan surat keluar
23.Kepala seksi Umum :
1. Membuat SPP biaya pegawai.
2. Mengajukan pembayaran via-email, biaya yang tidak rutin. 3. Mengajukan penggantian, pembelian inventaris yang rusak. 4. Mengontrol surat pembayaran SPJ dll seluruh karyawan.
5. Mengontrol pemakaian ATK dan cetakan cabang dan kantor pusat. 6. Membuat laporan pemakaian ATK, dan cetakan cabang.
7. Mengarsip, menyimpan ATK dan cetakan. 8. Membuat surat-surat ke kantor pusat.
24.Kepala seksi Marketing :
1. Membuat laporan produksin cabang dan marketing.
2. Membuat laporan polis jatuh tempo BRI dan rekap OS klaim BRI.
3. Membuat laporan inventarisasi polis BNI baik jatuh tempo dan penutupan baru.
4. Membuat laporan produksi BNI Syariah. 5. Membuat laporan produksi Ritel.
6. Kunjungan Bank BRI, BNI, Mandiri Syariah, BNI Syariah, BRI Syariah. 7. Membuat penawaran ke perusahaan-perusahaan untuk penutupan cargo
dan property.
2.5 Kinerja Terkini
Kinerja Terkini PT Asuransi Ramayana Tbk Medan Sumatera Utara :
1. PT Asuransi Ramayana lebih mengoptimalkan segmen pasar perseroan dalam menjalankan strategi pemasarannya.
2. Mengoptimalkan jaringan distribusi perusahaan sebagai pendukung dalam mengoptimalkan segmen pasar.
3. PT Asuransi Ramayana lebih responsif menyiapkan kebutuhan proteksi tertanggung (nasabah).
5. PT Asuransi Ramayana yang bergerak dibidang jasa khususnya asuransi senantiasa menjaga citra baik perseroan dalam setiap kesempatan hubungan dengan nasabah.
6. Memaksimalkan pengembangan kemajuan dan tehnik pemasaran kepada segenap jajaran pemasar.
7. PT Asuransi Ramayana mengembangkan dan meningkatkan rasa aman, nyaman dan terlindungi kepada setiap nasabah untuk menjaga tingkat pendapatan perusahaan.
2.6 Rencana Kegiatan Kinerja
PT. Asuransi Ramayana Tbk mempunyai 28 (dua puluh delapan) kantor cabang dan 10 (sepuluh) kantor perwakilan yang tersebar di wilayah Sumatera, Jawa, Bali, Nusa Tenggara, Kalimantan dan Sulawesi. Perseroan juga mempunyai produk-produk asuransi maupun penjaminan baik yang konvensioanal maupun Syariah.
Hal ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan proteksi asuransi maupun penjaminan masyarakat tertanggung yang semakin beragam. Jaringan distribusi pemasaran yang tersebar luas dan tersedianya produk-produk proteksi yang beragam, baik yang konvensional maupun Syariah ini diharapkan dapat meningkatkan peluang prospek usaha yang semakin besar pula.
