PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU MENGGUNAKAN METODE ANALISIS DAN DESAIN BERORIENTASI OBJEK DENGAN UNIFIED APPROACH (STUDI KASUS PPDB DI MAN I GARUT)

98

UNIFIED APPROACH

(STUDI KASUS PPDB DI MAN I GARUT)

LAPORAN TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Kelulusan Pada Program Studi Strata 1 Teknik Informatika

Oleh:

ANWAR NUGRAHA (0606009)

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT

BAB I

PENDAHULUAN

1 .1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi kini semakin cepat memasuki berbagai bidang, sehingga banyak instansi dan organisasi yang berusaha meningkatkan pekerjaannya dengan menggunakan aplikasi teknologi informasi yaitu sistem informasi berbasis komputer karena dalam proses pengolahan data menjadi informasi menjadi lebih cepat. Dalam sebuah instansi atau organisasi pasti memiliki sistem informasi, namun dalam pengelolaan dan pengolahannya ada yang masih berbasis manual atau yang sudah terkomputerisasi. Dengan berkembang pesatnya teknologi alat pengolah data komputer dan teknologi peralatan komunikasi maka pekerjaan manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga mengalami kemajuan pesat. (Amsyah, 2005).

Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan. Informasi yang baik ditentukan oleh kualitas informasi tersebut, yaitu ditentukan oleh tingkat relevansi informasi untuk kepentingan tertentu dalam manajemen, tingkat akurasi yang menjamin kebenaran, kelengkapan, dan keamanan informasi, serta informasi tersebut harus tepat waktu saat dibutuhkan. (Amsyah, 2005).

Sistem informasi terkomputerisasi merupakan sistem yang pengolahan datanya (perhitungan, penyimpulan, pengumpulan dan proses lain) sudah terotomatisasi oleh sistem basisdata yang kompleks. Sehingga aktifitas manusia dalam sistem informasi tersebut biasanya hanya melakukan input data dengan menggunakan bantuan alat pengolah data elektronik yaitu komputer dan hanya melakukan kegiatan pencetakan informasi atau output informasi melalui perantara seperti kertas.

Begitu pula dengan organisasi yang berada di bidang pendidikan karena pendidikan merupakan wahana untuk meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia. Dalam arti teknis, pendidikan menunjuk kepada suatu proses yang disengaja dimana orang-orang dijadikan sasaran pengaruh suatu lingkungan yang dipilih dan dikontrol sedemikian rupa hingga mereka dapat memperoleh kemampuan sosial dan perkembangan individual, yang didalam praktek umumnya melibatkan berbagai pihak, sumber-sumber, dan jaringan kerja. Upaya tersebut terbentuk dalam suatu sistem kerjasama yang berusaha agar berlangsungnya proses yang dimaksud. Artinya, berusaha menciptakan lingkungan yang memungkinkan terjadinya peristiwa belajar mengajar ke arah tercapainya suatu tujuan. Dalam keadaan demikian sudah tentu tekanan terdapat pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan menjadi semakin kompleks. Maka konsekuensinya adalah tersedianya informasi yang komprehensif dan memadai menjadi semakin penting. Ini artinya informasi kependidikan harus terus ditingkatkan agar senantiasa menjadi bermutu.

Seiring dengan perkembangan teknologi komputer dan teknologi informasi, sekolah-sekolah di Indonesia sudah waktunya mengembangkan Sistem Informasi agar manajemennya mampu mengikuti perubahan jaman, khususnya Madrasah Aliyah Negeri (MAN) yang juga dituntut untuk mengikuti transformasi pengolahan data menjadi lebih terorganisir dan terkomputerisasi. Sebagai organisasi formal, sebuah sekolah tentu melakukan berbagai kegiatan yang membutuhkan dan menghasilkan informasi, agar kelangsungan kegiatan sekolah dapat berjalan dengan baik dibutuhkan manajemen sistem informasi yang baik pula.

Salah satu kegiatan rutin di sekolah yaitu penerimaan peserta didik baru. Penerimaan peserta didik baru (PPDB) merupakan suatu proses administrasi yang terjadi setiap tahun untuk seleksi calon peserta didik berdasarkan nilai akademik agar dapat melanjutkan pendidikan pada jenjang yang lebih tinggi. Penyelenggaraan PPDB di MAN berdasarkan pada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 41 Tahun 2007 mengenai standar proses untuk satuan pendidikan dasar dan menengah, untuk pedoman pelaksanaannya ditentukan oleh Kepala

Kementrian Agama Provinsi. Salah satu ketentuan umum pada pedoman penyelenggaraan PPDB adalah tiap jenjang dan jenis madrasah hanya boleh menerima peserta didik sesuai dengan kemampuan dan daya tampungnya, jika peminat / pendaftar melibihi daya tampung, maka wajib dilakukan seleksi. Dengan adanya ketentuan tersebut maka dalam melakukan penyaringan calon peserta didik, panitia PPDB memerlukan ketelitian dalam melakukan pencatatan data calon peserta didik, penilaian tes calon peserta didik serta membuat keputusan calon peserta didik yang akan diterima. Hal tersebut juga berlaku untuk penyelenggaraan PPDB di MAN I Garut.

Sistem penerimaan peserta didik baru di MAN I Garut saat ini belum dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal terhadap pihak yang bersangkutan, karena semua proses yang ada dikerjakan secara manual / tanpa menggunakan database, diantaranya pencatatan data calon peserta didik, penilaian tes calon peserta didik, penyaringan atau penentuan calon peserta didik yang diterima serta laporan-laporannya sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam pencarian kembali data tersebut dan kurangnya keakuratan dalam menentukan keputusan atau dalam pembuatan laporannya. Sistem penerimaan peserta didik baru merupakan sistem yang berperan penting bagi sekolah karena dengan meningkatnya peminat maka pihak sekolah harus mampu untuk menyaring atau menentukan peserta didik yang akan diterima dengan sangat akurat sehingga mampu menghasilkan keputusan penerimaan peserta didik baru sesuai dengan kapasitas yang dimiliki oleh calon peserta didik.

Adapun angka peningkatan jumlah calon peserta didik yang berminat masuk ke Madrasah Aliyah Negeri I Garut dapat dilihat pada data berikut ini.

Tabel 1.1 Jumlah Calon Peserta didik di MAN I Garut Periode Tahun 2006 - 2010

Tahun Jumlah Calon Peserta didik Peserta didik Yang Diterima

2006 369 360 (untuk 9 kelas)

2007 375 360 (untuk 9 kelas)

2008 380 336 (untuk 8 kelas)

2009 387 336 (untuk 8 kelas)

2010 422 381 (untuk 10 kelas)

Gambar 1.1 Diagram Jumlah Calon Peserta didik di MAN I Garut Periode Tahun 2006-2010

Dari tabel serta diagram tersebut dapat dilihat angka peningkatan jumlah calon peserta didik yang berminat masuk ke MAN I Garut, oleh karena itu diperlukan sistem informasi terkomputerisasi untuk dapat melakukan proses pencatatan dan penyaringan serta pembuatan laporan dengan cepat dan tepat. Disamping itu panitia yang menangani penerimaan peserta didik baru ini lebih dari satu orang dengan penanganan yang berbeda sehingga sistem informasi yang akan dirancang harus bersifat multi-user untuk dapat melakukan pengolahan datanya serta memenuhi kebutuhan setiap pihak yang bersangkutan dengan proses penerimaan peserta didik baru ini.

340 350 360 370 380 390 400 410 420 430 2006 2007 2008 2009 2010

Jumlah Calon Peserta didik

Untuk melakukan analisis dan perancangan sistem terdapat beberapa macam pendekatan, diantaranya pendekatan berorientasi prosedur/fungsi dan pendekatan berorientasi objek. Tabel berikut ini merupakan tabel perbedaan karakteristik pendekatan fungsi dan objek (Adi Nugroho, 2005).

Tabel 1.2 Perbedaan Karakteristik Pendekatan Beroientasi Fungsi dengan Objek

Pendekatan Berorientasi Fungsi Pendekatan Berorientasi Objek

Menggunakan beberapa alat untuk

menggambarkan model seperti data flow diagram, entity relationship diagram dan structure chart.

Menggunakan satu jenis model dari tahap analisis sampai implementasi, yaitu object diagram.

Data dan proses dianggap sebagai

komponen yang berlainan.

Data dan proses sebagai merupakan satu kesatuan yaitu bagian dari objek.

Dipergunakan untuk melengkapi

pemrograman terstruktur pada generasi ketiga.

Dipergunakan untuk pemrograman

berorientasi objek dan bahasa generasi keempat.

Penekanan pada sesuatu yang harus dikerjakan (algoritma pemecahan masalah).

Penekanan pada data.

Program berukuran besar dipecah-pecah menjadi program-program yang lebih kecil.

Program berukuran besar dibagi pada apa yang dinamakan objek-objek.

Fungsi-fungsi mentransformasi data dari satu bentuk ke bentuk yang lain.

Objek-objek dapat saling berkomunikasi dengan saling mengirim message satu sama lain.

Pendekatan berorientasi fungsi terutama mengacu kepada strategi dekomposisi yang berdasar algoritma atau fungsional. Sedangkan pendekatan berorientasi objek memusatkan pada rancangan pada objek dan antar muka yang dihasilkan. Objek adalah entiti yang berisi data atau variabel dan tingkah laku. Data atau variabel yang menggambarkan sifat atau keadaan objek dalam dunia nyata (real world) didefiniskan sebagai attribute, sedangkan tingkah laku yang menggambarkan aksi-aksi yang dimiliki objek didefinisikan sebagai method.

Kelemahan pada pendekatan konvensional yaitu pengorganisasian data sangat lemah. Dengan menggunakan metode pendekatan berorientasi objek pada tahap analisis dan perancangan sistem dapat mengatasi kelemahan dari penggunaan metode konvensional diatas karena data dan fungsi disetarakan dan disatukan pada yang dinamakan objek sehingga dapat menghasilkan sistem yang lebih fleksibel dan mudah dipelihara.

Metode pengembangan sistem berorientasi objek diantaranya yaitu:

- Object Oriented Analysis (OOA) dan Object Oriented Design (OOD) dari Peter Coad dan Edward Yourdon (1990).

- Object Modeling Technique (OMT) dari James Rumbaugh, Michael Blaha, William Premerlan, Frederick Eddy dan William Lorensen (1991).

- Object Oriented Software Engineering (OOSE) dari Ivar Jacobson (1992). - Booch Method dari Grady Booch (1994).

- Syntropy dari Steve Cook dan John Daniels (1994). - Unified Approach (UA) dari Ali Bahrami (1999).

Berdasarkan penjelasan diatas, dalam tugas akhir ini penyusun menggunakan pendekatan berorientasi objek untuk menganalisis serta merancang sistem di Madrasah Aliyah Negeri I Garut dengan metodologi Unified Approach (UA) karena proses dan tahapan yang terdapat dalam UA merupakan proses-proses terbaik yang diambil dari metode objek yang telah diperkenalkan oleh Booch,

Rumbaugh, dan Jacobson.

Adapun judul yang diambil dalam penyusunan tugas akhir ini adalah: “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru Menggunakan Metode Analisis dan Desain Berorientasi Objek dengan Unified Approach (Studi Kasus PPDB Di Madrasah Aliyah Negeri I Garut)”.

1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah ini menguraikan tentang permasalahan-permasalahan yang terdapat pada sistem PPDB manual. Adapun permasalahan tersebut yaitu: a. Pada pencatatan pendaftaran calon peserta didik dilakukan pemisahan untuk

lulusan SMP dan Madrasah Tsanawiyah namun dalam penentuan hasil akhir (keputusan diterimanya peserta didik) data tersebut akan digabungkan untuk mengetahui nilai tertinggi calon peserta didik. Karena sistem PPDB di MAN I Garut masih manual maka hasil keputusan memungkinkan terjadinya kesalahan sehingga tidak akurat.

b. Sulitnya mendapatkan laporan yang relevan karena dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan pengolahan (perhitungan, penyimpulan, pengumpulan dan proses lain) dari berbagai data yang berkaitan dengan PPDB.

c. Kurangnya keamanan data PPDB sehingga memungkinkan terjadinya manipulasi data dan penyebaran informasi yang tidak tepat.

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian laporan tugas akhir ini adalah merancang sebuah sistem informasi penerimaan peserta didik baru yang dapat membantu meningkatkan kinerja panitia PPDB dan mengakomodasi proses-proses yang ada (proses pencatatan, penyaringan, pengolahan laporan) serta dapat memenuhi kebutuhan pihak yang bersangkutan berupa laporan-laporan mengenai penerimaan peserta didik baru di Madrasah Aliyah Negeri I Garut.

1.4 Batasan Masalah

Batasan masalah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem Informasi yang dibuat adalah sistem yang didasarkan pada aktifitas penerimaan peserta didik baru (PPDB) di Madrasah Aliyah Negeri I Garut b. Penggunaan metode pengembangan sistem menggunakan Unified Approach

c. Pemodelan pada tahap analisis dan perancangan sistem menggunakan standar bahasa pemodelan Unified Modelling Language (UML) dengan menggunakan

software Sparx Systems 7.5.

d. Pada proses perancangan aplikasi pemrogramman yang digunakan adalah Delphi 7.0 sebagai pemrogramman berorientasi objek dan database yang digunakan adalah SQL Server 2000.

e. Aplikasi Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru dirancang untuk kebutuhan client server, akan tetapi pada penyusunan Tugas Akhir ini tidak membahas sampai ke implementasi untuk jaringannya.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi Penelitian adalah cara ilmiah untuk mengumpulkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu.

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

1. Untuk mengumpulkan data primer menggunakan teknik :

a. Wawancara, yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung atau lisan dengan berpedoman pada instrumen penelitian dalam bentuk pedoman wawancara untuk mendapatkan jawaban langsung dari bagian-bagian yang terlibat dalam lingkup penelitian ini.

b. Observasi, yaitu mengamati secara langsung bagaimana proses komunikasi data yang selama ini berjalan, sehingga dari sisi itu dapat diketahui informasi apa saja yang akan dianalisis.

c. Dokumentasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari berbagai dokumen yang ada pada sistem yang sedang berjalan.

2. Untuk mengumpulkan data sekunder menggunakan teknik studi kepustakaan, yaitu suatu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk mengumpulkan data dengan cara membaca, mempelajari dan menganalisa beberapa buku yang berkaitan dengan masalah yang berhubungan dengan penelitian ini.

1.5.2 Metode Pengembangan Sistem

Dalam Pengembangan sistem, akan digunakan pendekatan berorientasi objek dengan Unified Approach (UA) dari Ali Bahrami (1999). UA adalah suatu metodologi pengembangan sistem berbasis objek yang menggabungkan proses dan metodologi yang telah ada sebelumnya dan menggunakan UML sebagai standar pemodelannya. Proses dan tahapan yang ada dalam UA merupakan proses-proses terbaik yang diambil dari metode objek yang telah diperkenalkan oleh Booch, Rumbaugh, dan Jacobson. Selain itu, langkah-langkah yang ada dalam UA sangat iteratif dan memudahkan pengembang sistem dalam memahami sistem sehingga UA dijadikan sebagai metodologi pengembangan sistem dalam Tugas Akhir ini.

Tahap Analisis dalam UA ditujukan untuk mengidentifikasi kelas-kelas yang terdapat dalam sistem. Kelas-kelas yang telah teridentifikasi sebagai output di tahap analisis akan dijadikan input pada tahap perancangan. Sementara itu, output dari tahap perancangan adalah perangkat lunak yang telah dirancang sesuai dengan kebutuhan user.

Langkah-langkah yang harus dilakukan pada metodologi UA dari Ali Bahrami (1999) adalah sebagai berikut:

1. Tahap Analisis

Gambar 1.2 Tahap Analisis Unified Approach

Keterangan:

 Identifikasi Aktor

Tahap menganalisis aktor yang akan berinteraksi dengan sistem Pengembangan

Diagram Aktifitas dan Use Case

Pengembang an Diagram Interaksi Identifikasi Kelas, relasi,atribut & Method Pemeriksaan Identifikasi Aktor

 Pengembangan Diagram Use Case dan Diagram Aktifitas

Tahap yang menggambarkan alur kerja sistem dalam diagram aktifitas dan menggambarkan interaksi antara user dengan sistem dalam diagram use

case

 Pengembangan Diagram Interaksi

Diagram interaksi yang digunakan adalah sequence diagram, dalam diagram ini digambarkan interaksi antar objek dalam sistem melalui pesan yang dikirimkan dari objek yang satu ke objek yang lain.

 Identifikasi Kelas-kelas, relasi, atribut dan method

Proses mengidentifikasi kelas, relasi, atribut dan method dalam sistem berdasarkan proses sebelumnya.

 Pemeriksaan terhadap tahap sebelumnya.

Proses pemeriksaan terhadap hasil akhir tahap analisis. Bila terdapat kesalahan maka kembali ke tahap awal analisis bila hasilnya benar maka akan dijadikan input tahap perancangan UA.

2. Tahap Perancangan Perancangan Kelas, metode,atribut dan asosiasi Menyaring UML Class Diagram Perancangan layer akses dan layer Antarmuka Pengujian

Gambar 1.3 Tahap Perancangan Unified Approach

Keterangan :

 Perancangan kelas, asosiasi, metode dan atribut

Pada tahap ini dilakukan perancangan dan pemeriksaan atribut, method dan visibilitasnya terhadap kelas-kelas yang telah teridentifikasi..

 Menyaring (Memeriksa) UML Class Diagram

Proses menyaring diagram kelas mulai dari nama kelas, asosiasi, atribut serta method-nya. Tahap ini difokuskan pada penggambaran method yang ada dengan activity diagram.

 Perancangan Layer Akses dan Layer Antarmuka

Proses merancang Layer akses dan Graphic User Interface (GUI) berdasarkan pada class diagram yang telah dirancang sebelumnya.

 Pengujian

Proses terakhir dari perancangan sistem dalam UA dengan melakukan pengujian terhadap sistem. Apakah telah memenuhi kebutuhan atau masih terdapat kekurangan. Bila masih ada kekurangan maka dilakukan perbaikan.

1.6 Kerangka Pemikiran

Semakin berkembangnya teknologi, kebutuhan manusia pun ikut berkembang karena manusia dituntut untuk lebih cepat dalam mengerjakan segala sesuatu. Khususnya di suatu organisasi, pengolahan data organisasi harus dikemas dengan rapih dan dikerjakan sesingkat mungkin. Oleh karena itu kini banyak organisasi yang dalam kinerja sistemnya masih manual terutama sistem kerja yang kompleks diubah ke sistem yang terkomputerisasi.

Untuk dapat merancang Sistem Informasi Penerimaan Peserta didik Baru di MAN I Garut ini maka terlebih dahulu dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. Kemudian hasil dari analisis ini akan menjadi output untuk perancangan sistem yang akan dibuat.

Berikut ini adalah gambaran kerangka pemikiran perancangan Sistem Informasi Penerimaan Peserta didik Baru di MAN I Garut.

Gambar 4: Flowchart Kerangka Pemikiran

Gambar 1.4 Flowchart Kerangka Pemikiran

Start

Current System

(Sistem Informasi Penerimaan Peserta didik

Baru berbasis manual)

Object Oriented Analysis (OOA):

 Identifikasi Aktor

 Pengembangan Diagram Use Case dan Diagram Aktifitas  Pengembangan Diagram Interaksi

 Identifikasi Kelas-kelas, relasi, atribut dan method

 Pemeriksaan terhadap tahap sebelumnya

Object Oriented Desain (OOD):

 Perancangan kelas, asosiasi, metode dan atribut  Menyaring (Memeriksa) UML Class Diagram  Perancangan Layer Akses dan Layer Antarmuka  Pengujian

End

Simulasi Aplikasi Sistem Informasi Penerimaan Peserta didik Baru berbasis

1.7 Sistematika Penulisan

Untuk menghasilkan laporan tugas akhir yang sistematis dan mudah dipahami, berikut dijelaskan mengenai sistematika yang akan digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini.

BAB I PENDAHULUAN

Menjelaskan dan menguraikan mengenai fakta-fakta yang diperoleh dari hasil penelitian, serta menentukan sasaran yang ingin dicapai dari hasil penelitian, yang disajikan dalam bentuk latar belakang, identifikasi masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, kerangka pikiran, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini akan menjelaskan teori-teori yang relevan dan digunakan sebagai dasar acuan pembahasan yang berhubungan dengan masalah penelitian.

BAB III ANALISIS SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang kondisi objektif tempat penelitian, deskripsi sistem yang berjalan serta pemodelan kebutuhan sistem yang disajikan dengan menggunakan standar UML.

BAB IV DESAIN SISTEM

Bab ini akan menjelaskan tahap-tahap perancangan Sistem Informasi Penerimaan Peserta didik Baru di MAN I Garut diantaranya meliputi perancangan database dan perancangan interface.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bagian ini menjelaskan hasil akhir dari pembahasan yang dijabarkan dalam laporan tugas akhir berikut saran yang diharapkan dapat membantu kearah konstruktif untuk kemajuan penelitian yang lebih baik

DAFTAR PUSTAKA

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Pengembangan Sistem ditentukan oleh pemahaman tentang konsep dasar mengenai sistem juga disertai dengan pemahaman tentang teknik-teknik, konsep, dan aturan dalam pengembangan sebuah sistem.

2.1.1 Definisi Sistem

“Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”. (Kadir, 2003)

Definisi sistem dari kamus Webster’s Unabridged lebih mendekati dengan keperluan, yaitu:

“Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi”. (Amsyah, 2005)

Dari beberapa definisi sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi dan saling berhubungan untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran dan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Untuk tujuan pemakaian sistem dalam sistem informasi manajemen, modul sistem pada gambar berikut adalah contoh yang jelas mengenai hubungan dari elemen-elemen yang secara bersama-sama membentuk satu kesatuan yang disebut dengan sistem. Modul sistem digambarkan sebagai berikut:

Masukan Pengolahan Keluaran

Umpan Balik /Kontrol

Gambar 2.1 Elemen-elemen Sistem (Amsyah, 2005)

Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem, yaitu:

1. Masukan berupa kumpulan data, contohnya data tahun ajaran, data panitia, data sekolah asal, dsb.

2. Pengolahan untuk mengelola pendaftaran calon peserta didik baru pengolahannya dilakukan dengan cara manual.

3. Keluaran menampilkan hasil yang didapat dari kegiatan sebelumnya berupa informasi yang dibutuhkan seperti menampilkan laporan (pendaftaran, penilaian dan kelulusan).

4. Umpan balik/kontrol terdiri dari usul perbaikan yang diberikan oleh unit pengawasan mutu dari instansi yang bersangkutan.

2.1.2 Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendalian dan umpan balik. Selain itu, sistem juga berinteraksi dengan lingkungan dan memiliki batas.

a. Tujuan

Setiap sistem mempunyai tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.

b. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna.

d. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil pemrosesan. e. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. f. Batas

Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.

g. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri.

Gambar 2.2 Sistem dan Elemen-elemennya (Kadir, 2003)

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Masuka n Proses Keluaran Mekanisme Pengendalian Tujuan Batas Sistem Lingkungan Umpa n Balik

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia dengan melibatkan interaksi antara dengan mesin seperti sistem informasi. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tidak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tidak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system ) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, bekerja secara otomatis tanpa ada turut camput tangan dari pihak luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan linkungan luarnya, sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan atau subsistem yang lainnya.

5. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem sederhana dan sistem kompleks.

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem yang sederhana dan sistem yang kompleks.

2.1.4 Definisi Informasi

Informasi merupakan suatu hal yang sangat dibutuhkan di dalam suatu organisasi ataupun instansi berdasarkan kebutuhan manajemen masing-masing.

Informasi didefinisikan sebagai berikut :

“Data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu”. (Amsyah, 2005)

Informasi menurut Davis (1999) adalah:

”Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang”. (Kadir, 2003)

Dari kedua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang seteleh diolah atau diproses, menghasilkan informasi yang memiliki nilai dan lebih bermanfaat bagi penggunanya.

Berdasarkan pada bentuknya, informasi dapat dibedakan menjadi (Amsyah, 2005):

1. Informasi Uraian

Informasi Uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat-kalimat yang singkat dan jelas. Informasi ini bisa dalam bentuk laporan, notulen, surat atau memo. 2. Informasi rekapitulasi

Informasi rekapitulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan (kalkulasi) atau gabungan perhitungan yang berisikan angka-angka yang disajikan dalam bentuk kolom-kolom. Contohnya neraca, kuitansi, rekening, daftar pembelian.

3. Informasi Gambar (Bagan)

Informasi Gambar (Bagan) adalah informasi yang di buat dalam bentuk gambar atau bagan, misalnya gambar konstruksi dan bagan organisasi.

4. Informasi Model

Informasi Model adalah informasi dalam bentuk formulir dengan model-model yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksi dan nilai-nilai lain seperti nilai hasil pemecahan persoalan yang optimal sebagai alternatif bagi pembuatan keputusan.

5. Informasi Statistik

Informasi statistik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukkan dalam bentuk grafik atau tabel.

6. Informasi Formulir

Informasi formulir adalah informasi yang di buat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isian yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing-masing.

7. Informasi Animasi

Informasi animasi adalah informasi dalam bentuk gambar animasi dengan suara dan video. Informasi ini dapat juga disebut informasi multimedia.

8. Informasi Simulasi

Informasi simulasi adalah informasi mengenai suatu kegiatan nyata pada suatu situasi atau peralatan yang di buat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau dengan layar komputer menjadi mirip seperti ukuran sebenarnya. Misalnya simulasi untuk pendidikan pilot pesawat terbang dengan perangkat lunak khusus.

2.1.5 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan suatu model tertentu.

Gambar 2.3 Siklus Informasi (Kadir, 2003)

Proses (Model) Masukan (Data)

Data (Ditangkap) Hasil

Tindakan Keputusan Tindakan Penerima Keluaran (Informasi) Basis Data

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

2.1.6 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Informasi harus akurat (accurate) 2. Tepat pada waktunya (timeliness) 3. Relevan (relevance)

Kualitas informasi dapat dianalogikan sebagai pilar-pilar dalam bangunan (Burch dan Grudnitski, 1989) dan menentukan baik tidaknya pengambilan keputusan.

Gambar 2.4 Kualitas Informasi (Kadir, 2003) Kualitas Informasi K E A K U R A T A N T E P A T W A K T U R E L E V A N S I

Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal.

Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

2.1.7 Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya bisa lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya satu pihak. Pengukuran informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

2.1.8 Definisi Sistem Informasi

Dari beberapa definisi mengenai sistem dan informasi yang telah dijelaskan diatas, maka Sistem Informasi menurut Gelinas, Oram dan Wiggins dapat didefinisikan sebagai berikut :

“Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk

menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai”. (Kadir, 2003)

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang saling berkaitan dan berintegrasi satu sama lain dan bertujuan untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

2.1.9 Komponen Sistem Informasi

Dalam sebuah sistem informasi terdapat komponen-komponen yang berfungsi sebagai pendukung, komponen-komponen tersebut diantaranya adalah sebagai berikut (Kadir, 2003) :

1. Perangkat keras (hardware) : mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.

2. Perangkat lunak (software) atau program : sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data

3. Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

4. Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

5. Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

6. Jaringan komputer dan komunikasi data : sistem penghubung yang memungkinkan satu sumber(resource) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

Pada prakteknya, tidak semua sistem informasi mencakup keseluruhan komponen-komponen tersebut. Sebagai contoh, sistem informasi pribadi yang hanya melibatkan satu pemakai dan satu komputer tidak melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi. Namun, sistem informasi group kerja (working

information system) yang melibatkan sejumlah orang dan sejumlah komputer,

memerlukan sarana jaringan data komunikasi.

\

Gambar 2.5 Komponen Sistem Informasi (Kadir, 2003)

2.1.10 Arsitektur Sistem Informasi

Arsitektur sistem informasi adalah suatu pemetaan atau rencana kebutuhan-kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi. Arsitektur ini berguna sebagai penuntun bagi operasi sekarang atau menjadi cetak biru (blueprint) untuk arahan di masa mendatang. Tujuan dari arsitektur ini adalah agar bagian teknologi informasi memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis strategis organisasi.

Kompone n Sistem Informasi Basis Data Jaringan Komputer dan Komunikasi Data Prosedur Orang Perangkat Keras Perangkat Lunak

Gambar 2.6 Contoh Arsitektur Sistem Informasi (Kadir, 2003)

Sebuah arsitektur sistem informasi yang detail berisi perencanaan yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

- Data apa yang akan dikumpulkan?

- Dimana dan bagaimana data dikumpulkan? - Bagaimana cara mengirimkan data?

- Dimana data akan disimpan?

Arsitektur sistem informasi menggunakan arsitektur teknologi yang dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:

1. Arsitektur Tersentralisasi - Dikenal semenjak tahun 1960 - Mainframe sebagai aktor utama

Pabrik PC Server PC PC PC LAN Kantor Cabang A PC Server PC PC PC LAN Produksi Keuangan Basis Data Perusahaan IBM IBM Mainframe Kantor Pusat Perusahaan Minikomputer IBM AS/400 Pemasaran dan Penjualan LAN Basis Data Divisi Jalur Telepon Jalur Telepon

- Pemrosesan data yang terpusat (komputasi terpusat)

Gambar 2.7 Contoh Arsitektur Tersentralisasi (Kadir, 2003)

2. Arsitektur Desentralisasi

- Pemrosesan data tersebar (terdistribusi) atau disebut komputasi tersebar - membagi sistem pemrosesan data terpusat ke dalam subsistem-subsistem

yang lebih kecil yang pada hakikatnya masing-masing subsistem tetap berlaku sebagai sistem pemrosesan data yang terpusat

- Terdiri atas sejumlah komputer yang tersebar pada berbagai lokasi - Dihubungkan dengan sarana telekomunikasi

- Masing-masing komputer mampu melakukan pemrosesan yang serupa secara mandiri

Client Printer Client Server Basis Data

Gambar 2.8 Contoh Arsitektur Desentralisasi (Kadir, 2003) 3. Arsitektur Client/Server

- Client, sembarang sistem atau proses yang melakukan suatu permintaan data atau layanan ke server

- Server, sistem atau proses yang menyediakan data atau layanan yang diminta oleh client

- Sistem informasi dapat dibangun dengan menggunakan perangkat lunak

gado-gado

Gambar 2.9 Contoh Arsitektur Client/Server (Kadir, 2003)

2.1.11 Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan dalam sistem informasi mencakup:

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut. 4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Kontrol, ialah suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.2 Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi

Pemahaman tentang Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi sangat diperlukan untuk mendukung keberhasilan organisasi.

2.2.1 Manajemen

Manajemen dapat didefinisikan sebagai berikut:

“Manajemen adalah proses mengkoordinasikan, mengintegrasikan, menyederhanakan, dan mensinkronisasikan sumber daya manusia, material, dan metode dengan mengaplikasikan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggiatan, pengawasan, dan lain-lain agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif”. (Amsyah, 2005)

2.2.2 Tingkat Manajemen

Dalam organisasi terdapat tingkatan-tingkatan manajemen, sebagai ukuran tinggi rendahnya tingkat kelompok pimpinannya. Karena organisasi terbagi dalam unit-unit kerja, maka tingkatan tersebut merupakan juga tingkat unit kerja. Tingkat tersebut umumnya terdiri dari tingkatan manajemen lini atas (top

management), manajemen lini tengah (middle management) dan manajemen lini

bahwa (lower management).

Gambar 2.10 Ketiga Tingkat Manajemen (Amsyah, 2005)

Kegiatan manajemen lini puncak adalah memformulasikan perencanaan dan strategi. Tingkat manajemen ini berorientasi pada masa depan organisasi dan

Lower management Middle management Top management

meninjau hasil kerja dan pencapaian tujuan organisasi secara umum dan menyeluruh. Tugas-tugas pada tingkat ini terutama mengkoordinasikan keseluruhan upaya organisasi dan hubungan dengan lain-lain organisasi dan masyarakat.

Manajemen lini tengah bertugas meninjau hasil dalam organisasi dan dengan kegiatan-kegiatan pengawasan yang menggerakkan organisasi mencapai sasaran. Manajemen pada lini ini lebih berorientasi pada masalah-masalah pelatihan personal, pertimbangan terhadap personal, pengadaan peralatan dan bahan, dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah-masalah kritis dalam mencapai keberhasilan kinerja.

Pada manajemen lini bawah terdapat jumlah manajer yang banyak, sesuai dengan bentuk piramida organisasi yang makin membesar ke bawah. Tingkat ini disebut juga tingkat manajemen operasional. Tugas pentingnya adalah mengawasi dan mengatur personal berketerampilan teknis atau karyawan biasa. Para manajer pada tingkat ini mengusahakan agar pekerjaan dilaksanakan sesuai prosedur dan metode yang sudah ditentukan, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan sesuai rencana, sesuai jadwal waktu, hubungan manusia, pembiayaan dan pengawasan kualitas.

2.2.3 Fungsi Manajemen

Untuk mencapai tujuannya, organisasi memerlukan dukungan manajemen dengan berbagai fungsinya yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi masing-masing. Kegiatan fungsi-fungsi tersebut memerlukan data dan informasi, dan akan menghasilkan data dan informasi pula. Beberapa fungsi manajemen pokok adalah:

a. Perencanaan

Berkaitan dengan penyusunan dan penjabaran tujuan. b. Pengorganisasian

Berkaitan dengan pengelompokan personel serta tugasnya. c. Pengaturan personel

d. Pengarahan

Berkaitan dengan kegiatan melakukan instruksi tugas-tugas. e. Pengawasan

Berkaitan dengan pemeriksaan untuk menentukan sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai dan melakukan koreksi-koreksi.

Fungsi-fungsi manajemen sebagian bentuk operasionalnya digambarkan sebagaimana diagram di bawah ini:

Gambar 2.11 Diagram Fungsi Manajemen (Amsyah, 2005)

Adapun diagram proporsi fungsi manajemen pada masing-masing tingkat manajemen adalah sebagai berikut:

Gambar 2.12 Diagram Perbandingan Fungsi Manajemen Pada Tingkat Manajemen (Amsyah, 2005)

Dari diagram diatas terlihat bahwa fungsi perencanaan dan fungsi pengorganisasian sangat banyak dilakukan oleh manajemen tingkat atas, disusul oleh manajemen tingkat tengah dan manajemen tingkat bawah. Fungsi pengarahan dan fungsi pengawasan yang terbanyak adalah dilakukan oleh manajemen lini bawah, disusul manajemen lini tengah dan kemudian manajemen lini atas.

PERENCANAAN Tujuan Kebijakan Program PENGORGANISASIAN Struktur Penyusunan staf koordinasi PENGARAHAN Memotivasi Membimbing Supervisi PENGAWASAN Biaya Kualitas Kuantitas Sistem dan prosedur Anggaran dan sumber daya Operasional dan produks Internal Organisasi

2.2.4 Definisi Manajemen Sistem Informasi

Manajemen Sistem Informasi (MSI) berasal dari kata Management of

Information System yang lazim disingkat MSI. Adapun definisi dari MSI adalah:

“MSI adalah mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen”. (Amsyah, 2005)

Karena sistem informasi dikerjakan dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif maka disebut Manajemen Sistem Informasi (MSI).

2.2.5 Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Sistem Informasi

Pekerjaan MSI berkembang melalui empat proses sesuai dengan perkembangan alat pengolah data yaitu zaman MSI:

1. Dikerjakan secara manual

2. Dikerjakan dengan alat mesin manual 3. Dikerjakan dengan alat mesin elektrik 4. Dikerjakan dengan elektrik (komputer)

Keseluruhan ruang lingkup pekerjaan MSI disederhanakan dalam bentuk diagram berikut ini:

Gambar 2.13 Visi dan Misi Pekerjaan MSI (Amsyah, 2005)

Pekerjaan MSI dimulai dari pengumpulan data yang dibuat atau terjadi karena adanya fakta. Fakta tersebut dicatat atau direkam pada komputer sehingga menghasilkan fakta yang disebut data. Data atau fakta tertulis otentik (asli) harus

disimpan sebagai arsip (otentik) untuk keperluan pembuktian-pembuktian dan “back-up” baik sebagai bukti administratif ataupun sebagai bukti hukum tertulis bila terjadi kesalahan pada komputerisasi data bersangkutan untuk pengolahan menjadi informasi dalam pekerjaan sistem informasi.

Pengolahan data menjadi informasi disebut juga sebagai proses transformasi, atau manipulasi data menjadi informasi. Bentuk pengolahannya dapat terdiri dari klasifikasi, sortir, kalkulasi, dan penyimpulan. Alat pengolahnya dapat dikelompokkan menjadi alat pengolah manual, mesin manual, mesin elektrik, dan komputer.

Hasil pengolahan data adalah informasi yang berbentuk laporan, model deskriptif, dan bentuk statistik.

Informasi kemudian dianalisis sebagai bahan pengambilan keputusan. Keputusan pada manajemen lini bawah umumya bersifat teknis, pada manajemen lini tengah umumnya bersifat taktis, dan pada manajemen lini atas umumnya bersifat strategis.

Keputusan kemudian dioperasionalkan ke dalam bentuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi atau penilaian. Pada setiap kegiatan tersebut dilakukan juga kegiatan pengawasan.

Kegiatan tersebut secara keseluruhan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif, terutama dalam menghadapi era globalisasi yang penuh dengan persaingan, di mana setiap kegiatan memerlukan dukungan data dan informasi.

2.3 Konsep Dasar Data

Data merupakan bahan utama dari pekerjaan manajemen sistem informasi, tanpa adanya data maka pekerjaan informasi tidak akan pernah ada.

Data dapat didefinisikan sebagai berikut:

“Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media”. (Amsyah, 2005)

“Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai”. (Kadir, 2003)

Dengan kata lain, data merupakan keterangan atau bukti mengenai suatu kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri, belum diorganisasikan dan belum diolah. Berikut ini adalah gambar fakta yang direkam atau ditulis menjadi data: direkam / dicatat disimpan diproses disimpan keluaran

Gambar 2.14 Hubungan Fakta, Data, Arsip dan Informasi (Amsyah, 2005)

2.3.2 Jenis Data

Dikatakan bahwa data adalah fakta-fakta kegiatan organisasi dengan unit-unitnya. Untuk keperluan penulisan data di kertas atau kartu dan pemasukan data ke komputer, maka data dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

1. Data statis Fakta Kegiatan: - Pelaporan - Komunikasi - Transaksi - Perjanjian - Dsb. Data Arsip Otentik Informasi Komputer

Data statis adalah jenis data yang umumnya tidak berubah atau jarang berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat), kode-kode nomor ataupun alamat.

2. Data dinamis

Data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yang singkat atau agak lama dan lain-lain. Data tersebut sering dikatakan sebagai peremajaan data. Data tersebut misalnya, data tabungan, data gaji, data nilai mahasiswa, dan sebagainya.

Berdasarkan sifatnya, data dapat dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu: 1. Data kuantitatif

Data kuantitatif adalah data dengan hitungan bilangan. Misalnya 5 ekor, Rp.1000, satu juta, dan sebagainya.

2. Data kualitatif

Data kualitatif adalah data yang tidak dihitung dengan hitungan bilangan, tetapi diukur dngan kata-kata bernilai. Misalnya banyak, sedikit, kecil, rendah, dan sebagainya.

2.3.3 Sumber Data

Berdasarkan sumbernya maka data dikelompokkan menjadi dua, yaitu: 1. Data internal

Data internal adalah data yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri, yaitu oraganisasi pusat dan cabang-cabangnya.

2. Data eksternal

Data eksternal adalah data yang berasal dari sumber-sumber yang berada di luar organisasi itu sendiri.

Berdasarkan isinya maka baik data internal maupun data eksternal dapat dibagi menjadi empat kelompok.

Gambar 2.15 Pengelompokkan Data (Amsyah, 2005)

1. Data kegiatan

Setiap organisasi mempunyai kegiatan. Kegiatan-kegiatan tersebut dilaksanakan baik oleh perorangan maupun unit-unit kerja yang terdapat dalam organisasi bersangkutan. Kegiatan-kegiatan itu perlu direkam, untuk dipergunakan sebagai bahan pengingat, bukti, pengambil keputusan, laporan, informasi, penelitian, perencanaan, penilaian, pengawasan, dan lain-lain. 2. Data Hasil penelitian

Hasil penelitian merupakan data yang penting bagi organisasi. Hasil penelitian cenderung disebut data, karena untuk dapat digunakan lebih lanjut oleh unit-unit (fungsi) organisasi secara spesifik masih harus diubah terlebih dahulu bentuknya sesuai dengan keperluan.

3. Data lingkungan

Data penting untuk keperluan pekerjaan manajer dalam membuat keputusan dan mengerjakan fungsi-fungsi manajemen lainnya seperti perencanaan, penganggaran, pengawasan, evaluasi atau lain-lainnya, adalah data lingkungan. Definisi data lingkungan ini sangat luas, yaitu mengenai semua bidang yang berkaitan dengan kegiatan organisasi dan yang dapat mempengaruhi kegiatan organisasi. Data tersebut banyak terdapat pada media cetak seperti buku, buku referensi, majalah, koran, dan lain-lain.

4. Data peraturan

Data penting lainnya yang sangat berguna sebagai alat bantu dalam pekerjaan manajemen dan pekerjaan operasional adalah bahan-bahan peraturan.

2.4 Hubungan Informasi Dengan Manajemen

Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eksternal dan informasi internal.

Sistem informasi mempunyai peranan penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen semua tingkatan. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan informasi yang diinginkan oleh manajemen. Untuk maksud ini, maka analis sistem harus mengerti terlebih dahulu apa kegiatan dari manajemen untuk masing-masing tingkatannya dan bagaimana tipe keputusan yang diambilnya. Selanjutnya bagaimana tipe informasi yang dibutuhkan oleh manajemen juga harus diketahui. Akhirnya diharapkan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat mengena sesuai dengan yang dibutuhkan oleh manajemen.

Adapun kebutuhan informasi berdasarkan tingkatan manajemen dapat dilihat dari gambar berikut ini:

Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen, tipe informasi yang dibutuhkan berbeda. Untuk manajemen tingkat bawah, tipe informasinya adalah terinci (detail), karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatnya, tipe informasinya adalah semakin tersaring (terfilter) atau lebih ringkas.

2.5 Pengembangan Sistem Berorientasi Objek

Pengembangan Sistem Berorientasi Objek adalah pembangunan perangkat lunak yang mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan objek yang berisi data dan operasi.

2.5.1 Metodologi Berorientasi Objek

Metodologi Berorientasi Objek dapat di definisikan sebagai berikut:

“Suatu strategi pembangunan perangkat lunak yang mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan objek yang berisi data dan operasi yang diberlakukan terhadapnva”. (Nugroho, 2005)

Sebuah sistem yang dibangun dengan berdasarkan metode berorientasi objek adalah sebuah sistem yang komponennya dibungkus (dienkapsulasi) menjadi kelompok data dan fungsi. Setiap komponen dalam sistem tersebut dapat mewarisi atribut dan sifat dan komponen lainnya serta dapat berinteraksi satu sama lainnya. (Nugroho, 2005)

Karakteristik yang dimiliki sebuah sistem berorientasi objek antara lain (Nugroho, 2005) :

1. Abstraksi

Prinsip untuk merepresentasikan dunia nyata yang kompleks menjadi satu bentuk model yang sederhana dengan mengabaikan aspek-aspek lain yang tidak sesuai dengan permasalahan.

2. Pembungkusan (Encapsulation)

Pembungkusan atribut data dan layanan (operasi-operasi) yang dipunyai objek. Untuk menyembunyikan implementasi dan objek sehingga objek lain tidak mengetahui cara kerjanya.

3. Pewarisan (Inheritance)

Mekanisme yang memungkinkan satu objek mewarisi sebagian atau seluruh definisi dari objek lain sebagai bagian dari dirinya.

4. Reusabilily

Pemanfaatan kembali objek yang sudah didefinisikan untuk suatu permasalahan pada permasalahan lainnya yang melibatkan objek tersebut. 5. Generalisasi dan Spesialisasi

Menunjukkan hubungan antara kelas dan objek yang umum dengan kelas dan objek yang khusus.

6. Komunikasi Antar Objek

Komunikasi antar objek dilakukan lewat pesan (message) yang dikirim dan satu objek ke objek lainnya.

7. Polymorphism

Kemampuan suatu objek untuk digunakan di banyak tujuan yang berbeda dengan nama yang sama sehingga menghemat baris program.

Keuntungan metodologi berorientasi objek diantaranya (Nugroho, 2005): 1. Meningkatkan produktivitas

Karena kelas dan objek yang ditemukan dalam suatu masalah masih dapat dipakai ulang untuk masalah lainnya yang melibatkan objek tersebut (reusable).

2. Kecepatan pengembangan

Karena sistem yang dibangun dengan baik dan benar pada saat analisis dan perancangan akan menyebabkan berkurangnya kesalahan pada saat pengkodean.

3. Kemudahan pemeliharaan.

Karena dengan model objek. pola-pola yang cenderung tetap dan stabil dapat dipisahkan dan pola-pola yang mungkin sering berubah-ubah.

4. Adanya konsistensi

Karena sifat pewarisan dan penggunaan notasi yang sama pada saat analisis, perancangan maupun pengkodean.

5. Meningkatkan kualitas perangkat lunak

Karena pendekatan pengembangan lebih dekat dengan dunia nyata dan adanya konsistensi pada saat pengembangannya, perangkat lunak yang dihasilkan akan mampu memenuhi kebutuhan pemakai.

2.5.2 Pemrogramman Berorientasi Objek

Setelah pemrogramman terstruktur, berkembang pemrogrammanan yang berorientasi pada objek (Object Oriented Programming atau OOP). SmallTalk dan C++ merupakan bahasa berorientasi objek yang telah dikenal jauh sebelum

dekade 1990-an. Kini hampir semua bahasa pemrogramman baru yang dibuat setelah C++ menggunakan pendekatan berorientasi objek. Java, Delphi, Visual FoxPro, Power Builder, Kyllix merupakan perangkat lunak yang mendukung pemrogramman berorientasi objek. (Kadir, 2003)

Ide dasar pada pemrogramman berorientasi objek adalah mengkombinasikan data dan prosedur-prosedur untuk mengakses data menjadi kesatuan unit. Unit ini dikenal dengan nama objek (object). Pada pemrogramman berorientasi objek dikenal istilah objek dan kelas. Kelas adalah suatu cetakan yang dapat digunakan untuk membuat sejumlah objek. Sering dikatakan bahwa objek adalah instan sebuah kelas.

Pemrogramman berorientasi objek mempunyai karakteristik utama, yaitu (Kadir, 2003):

- Enkapsulasi, merupakan pengemasan data dan prosedur dalam objek. Enkapsulasi merupakan bentuk upaya penyembunyian informasi yang diterapkan pada pemrogramman terstruktur sehingga data tidak dapat diakses secara langsung oleh pihak di luar objek.

- Pewarisan, merupakan sifat dalam bahasa berorientasi objek yang memungkinkan sifat-sifat dari suatu kelas diturunkan ke kelas lain.

- Polimofisme, merupakan suatu konsep yang menyatakan sesuatu nama yang sama dapat memiliki berbagai bentuk dan perilaku yang berbeda.

Dengan karakteristik tersebut maka bahasa pemrogramman berorientasi objek memudahkan dalam pengembangan program. Istilah reusability digunakan untuk menyatakan hal ini. Reusability (pemakaian kembali) adalah suatu sifat yang memperkenankan kelas yang telah dibuat dan diuji dapat didistribusikan ke pemrogramman lain untuk dipakai pada program-program mereka dan bahkan dapat dikembangkan tanpa perlu mengubah kelas tersebut. Sifat inilah yang dikatakan bahwa pemrogramman berorientasi objek dapat mengurangi kekompleksitasan pemrogramman dan dapat meningkatkan produktivitas program.

2.6 Unified Modelling Language

Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa spesifikasi standar untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem perangkat

lunak.

2.6.1 Sejarah Unified Modelling Language

Grady Booch dan Jim Rumbaugh memulai penelitian di Rational Software Co. sekitar tahun 1994. Tujuan mereka yakni menciptakan sebuah metode baru yang dapat menciptakan metode-metode sebelumnya yang dapat digunakan pada semua kalangan. Sekitar tahun 1995 Ivar Jacobson, seorang tokoh yang menciptakan OOSE and Objectory Methode bergabung. (Nugroho, 2005).

Selain itu, perusahaan Rational Software Co. membeli lisensi Objectory

System dari Swedish Company sebagai pengembang dan pendistribusinya. Maka

lahirnya sebuah metode baru yang mereka beri nama “Unified Modeling

Languange” yang diharapkan dapat menjadi sebuah bahasa pemodelan standar.

(Nugroho, 2005).

Dengan UML, metode Booch, OMT, dan OOSE digabungkan dengan membuang elemen-elemen yang tidak praktis ditambah dengan elemen-elemen dari metode lain yang lebih efektif dan elemen-elemen baru yang belum ada pada metode terdahulu, sehingga UML lebih ekspresif dan seragam daripada metode lainnya. (Munawar, 2005)

Gambar 2.16 Unsur-Unsur Pembentuk UML (Munawar, 2005)

2.6.2 Definisi Unified Modelling Language

Unified Modelling Language merupakan sebuah notasi grafis standar untuk

menggambarkan sistem berorientasi objek yang merupakan hasil kerjasama dari Grady Booch, James Rumbaugh dan Ivar Jacobson. Dan didefinisikan sebagai berikut:

“Unified Modelling Language (UML) adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrogramman berorientasi objek (OO)”. (Fowler, 2005) “Unified Modeling Language (UML) adalah suatu bahasa untuk menetapkan, membangun, memvisualisasikan, dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak dan komponen-komponennya”. (Bahrami, 1999) Dari definisi diatas UML merupakan sebuah bahasa pemodelan suatu sistem berdasarkan grafik atau gambar untuk menspesifikasikan, membangun, memvisualisasikan dan mendokumentasikan suatu sistem perangkat lunak berorientasi objek. UML memberikan standar penulisan sebuah sistem yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas, skema database, dan komponen yang diperlukan dalam sistem perangkat lunak.

2.6.3 Diagram-diagram Unified Modelling Language

UML dibangun atas model 4+1 view. Model ini didasarkan pada fakta bahwa struktur sebuah sistem dideskripsikan dalam 5 view dimana salah satu diantaranya use case view. Use case view ini memegang peran untuk mengintegrasikan content ke view yang lain.

Gambar 2.17 Model 4+1 View (Munawar, 2005)

Use case view mendefinisikan perilaku eksternal sistem. Hal ini menjadi

daya tarik bagi end-user, analis dan tester. Pandangan ini mendefinisikan kebutuhan sistem karena mengandung semua view yang lain yang mendeskripsikan aspek-aspek tertentu dan rancangan sistem. Itulah sebabnya use

case view menjadi pusat peran yang mengendalikan proses pengembangan

perangkat lunak.

Design view mendeskripsikan struktur logika yang mendukung fungsi-fungsi

yang dibutuhkan di use case. Design view berisi definisi komponen program,

class-class utama bersama-sama dengan spesifikasi data, perilaku dan

interaksinya.

Implementation view menjelaskan komponen-komponen fisik dari sistem

yang akan dibangun. Hal ini berbeda dengan komponen logik yang yang dideskripsikan pada design view. Termasuk disini diantaranya file exe, library dan

database. Informasi yang ada di view ini relevan dengan aktifitas-aktifitas seperti

manajemen konfigurasi dan integrasi sistem.

Process view berhubungan dengan hal-hal yang berkaitan dengan concurency di dalam sistem. Sedangkan deployment view menjelaskan bagaimana

komponen-komponen fisik didistribusikan ke lingkungan fisik. Kedua view ini menunjukan kebutuhan non-fungsional dari sistem.

Design View Implementation View Deployment View Process View Use Case View

Deployment View menjelaskan bagaimana komponen-komponen fisik

didistribusikan ke lingkungan fisik seperti jaringan komputer, printer dan peralatan lainnya serta bagaimana peralatan tersebut dihubungkan dengan peralatan yang lainnya dimana sistem akan dijalankan.

Di dalam UML terdapat sejumlah elemen grafis, diantaranya yaitu:

 Aktor (Actor)

Dalam pemodelan sistem dengan UML, aktor adalah seseorang atau sesuatu yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Artinya, seorang aktor dapat mengirim atau menerima pesan dari dan ke sistem atau merubah informasi yang dibutuhkan sistem. Aktor adalah sebuah class bukan sebagai objek. Komunikasi antara aktor dan sistem dilakukan dengan cara mengirim dan menerima pesan. Primary actor adalah seseorang atau sesuatu yang menggunakan fungsi utama dari sistem, sedangkan secondary actor adalah seseorang atau sesuatu yang menggunakan fungsi sekunder dari sistem. Aktor dalam use case dilambangkan dengan gambar sebagai berikut :

Gambar 2.18 Simbol Aktor (Nugroho, 2005)

Actor terbagi pada empat macam tipe (Whitten dkk, 2004):

1. Primary business actor (Pelaku Bisnis Utama)

Stakeholder yang terutama mendapatkan keuntungan dari kegiatan transaksi dengan menerima nilai yang terukur dan terobservasi.

2. Primary system actor (Pelaku Sistem Utama)

Stakeholder yang secara langsung dapat berhadapan dengan sistem untuk menginisiasi atau memicu kegiatan atau sistem.

3. External server actor (Pelaku server eksternal) Stakeholder yang melayani kebutuhan user.

Stakeholder yang bukan pelaku utama tetapi menerima output dari kegiatan transaksi.

 Objek (Object)

Objek merupakan konsep, abstraksi, atau sesuatu yang memiliki arti bagi aplikasi yang akan kita kembangkan. Objek bisa berupa orang, tempat, benda, kejadian, atau konsep-konsep yang ada di dunia nyata yang penting dalam suatu aplikasi (perangkat lunak dan atau informasi). Suatu objek harus memiliki identitas dan dapat dibedakan. Contoh dari objek :

- Objek orang : saya, anda, kita dan lain-lain

- Objek tempat : kampus, gedung, komputer dan lain-lain - Objek kejadian : kuliah, survei, pendaftaran dan lain-lain.

 Kelas

Kelas mendefinisikan informasi apa yang dimiliki suatu objek serta mendefinisikan perilaku yang dimilikinya. Dengan penggolongan objek-objek dalam suatu kelas kita bisa melakukan abstraksi masalah. Atribut dan nama kelas untuk beberapa objek yang sejenis dapat dituliskan sekali saja begitu juga dengan fungsi dan metode yang sama cukup dituliskan satu kali saja dan bisa digunakan ulang oleh objek yang termasuk kedalam kelas yang sama.

Kelas, dalam notasi UML digambarkan dengan kotak. Nama kelas menggunakan huruf besar di awal kalimatnya dan diletakkan di atas kotak. Bila kelas mempunyai nama yang terdiri dari 2 suku kata atau lebih, maka semua suku kata digabungkan tanpa spasi dengan huruf awal tiap suku kata menggunakan huruf besar.

Kelas dilambangkan dengan gambar berikut:

Gambar 2.19 Simbol Kelas (Munawar, 2005)

 Atribut

Atribut adalah properti dari sebuah kelas. Atribut ini menggambarkan batas nilai yang mungkin ada pada objek dari kelas. Sebuah kelas mungkin akan mempunyai nol atau lebih atribut. Secara konvensi, jika nama atribut terdiri dari satu kata, maka ditulis dengan huruf kecil. Akan tetapi jika nama atribut mengandung lebih dari suku kata maka semua suku kata digabungkan dengan kata pertama menggunakan huruf kecil dan awal suku kata berikutnya menggunakan huruf besar.

Gambar 2.20 Kelas dan Atribut-atributnya (Munawar, 2005)

 Operasi

Operasi adalah sesuatu yang bisa dilakukan oleh sebuah kelas atau yang dapat dilakukan untuk sebuah kelas. Seperti halnya atribut, nama operasi juga menggunakan huruf kecil semua jika terdiri dari satu suku kata. Akan tetapi jika lebih dari satu suku kata, maka semua suku kata digabungkan dengan suku kata pertama huruf kecil dan awal tiap suku berikutnya dengan huruf besar.

Gambar 2.21 Kelas dan Operasi-operasinya (Munawar, 2005)

 Kelas Objek

Kelas terdiri dari beberapa objek yang memiliki atribut, operasi, semantik dan relationship yang sama. Kelas objek menggambarkan abstraksi dari suatu objek dalam implementasi. Dalam kelas objek terdapat istilah Visibility Operasi yang terdiri dari :

- Protected : operasi atau atribut yang tampak hanya oleh kelas itu sendiri,

subkelas atau teman kelas tersebut. Visibility merupakan default dari sebuah operasi yang kita buat. Visibility ini melindungi operasi dari penggunaan oleh kelas-kelas luar. Protected digambarkan dengan tanda (#).

- Public : operasi atau atribut dapat digunakan oleh kelas lain yang

berhubungan dengan kelas tersebut. Digambarkan dengan tanda (+).

- Private : operasi atau atribut yang hanya bisa digunakan oleh kelas itu

sendiri. Digambarkan dengan tanda (-)

Adapun diagram-diagram yang terdapat pada UML diantaranya:

Gambar 2.22 Klasifikasi Jenis Diagram UML (Fowler, 2005)

2.6.3.1 Use Case Diagram

Use case dalam UML didefinisikan sebagai :

“a graph of actors, a set of use case enclosed by a system boundary, communication (participation), association between the actors and the use cases, and generalization among the use case”. (Bahrami, 1999)

Diagram Structure Diagram Behaviour Diagram Activity Diagram Interaction Diagram Use Case Diagram

Sequence Diagram

Class Diagram

Use case akan menggambarkan cara kerja suatu software dengan aktor.

Dalam use case diagram akan digambarkan hubungan antara aktor dengan use

case. Aktor adalah orang atau subsistem lain yang akan berinteraksi dengan

sistem. Sementara use case menggambarkan proses yang akan dilakukan oleh aktor terhadap sistem.

Gambar 2.23 Notasi Use Case Diagram (Nugroho, 2005)

Use case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif/sudut

pandang para pengguna sistem. Use case mendefinisikan “apa” yang dilakukan oleh sistem dan elemennya, bukan “bagaimana” sistem dan elemen-elemennya saling berinteraksi. Use case bekerja dengan menggunakan “scenario”, yaitu deskripsi urutan-urutan langkah yang menerangkan apa yang dilakukan penggunan terhadap sistem maupun sebaliknya.

Use case diagram mengidentifikasikan fungsionalitas yang dipunyai oleh

sistem (use case), user yang berinteraksi dengan sistem (actor) dan asosiasi/keterhubungan antara user dengan fungsionalitas sistem.

Komponen notasi dasar yang dipunyai oleh use-case diagram adalah actor,

use-case, dan association. Berikut adalah notasi yang terdapat pada use-case diagram :

Tabel 2.1 Notasi Use Case Diagram Actor Actor adalah pengguna sistem. Actor tidak terbatas

hanya manusia saja, jika sebuah sistem berkomunikasi dengan aplikasi lain dan membutuhkan input atau memberikan output, maka aplikasi tersebut juga bisa dianggap sebagai

actor.

Use Case Use case digambarkan sebagai lingkaran elips

dengan nama use case dituliskan didalam elips tersebut.

Association Asosiasi digunakan untuk menghubungkan actor dengan use case. Asosiasi digambarkan dengan

uc Notasi UseCase