PENYUSUNAN RENCANA COMPLIANCE AUDIT PROSES PENGADAAN JASA DI POLITEKNIK NEGERI BATAM

i

PENYUSUNAN RENCANA COMPLIANCE AUDIT PROSES PENGADAAN JASA DI

POLITEKNIK NEGERI BATAM

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III

Oleh:

IRVAN NUGRAHA TANPOLY 3111201035

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN MANAJEMEN BISNIS

POLITEKNIK NEGERI BATAM 2015

ii

iii

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Akuntansi Politeknik Batam. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan tugas akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:

1. Allah SWT atas rahmat dan ridho-Nya dan selalu memberikan kesehatan, kekuatan dan kesabaran kepada penulis sehingga pada akhirnya penulis mampu menyelesaikan tugas akhir ini.

2. Kedua Orang tua penulis, adik beserta seluruh keluarga besar yang telah memberikan dukungan moril maupun material, serta semangat dan dorongan dalam penyelesaian tugas akhir ini.

3. Bapak Irsutami, SE, M.acc, Ak selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran untuk mengarahkan penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

4. Politeknik Negeri Batam yang telah memberikan izin sebagai obyek penyusunan tugas akhir ini.

5. Kak Eka Kusumawati S.ST selaku pembimbing lapangan yang banyak memberikan dukungan dan sangat berjasa sehingga proses magang industri dapat terlaksana dengan baik dan lancar.

v

vi

vii

Abstrak (Bahasa Indonesia)

ABSTRAK

Nama : Irvan Nugraha Tanpoly Program Studi : Akuntansi

Judul : PENYUSUNAN RENCANA COMPLIANCE AUDIT PROSES PENGADAAN JASA DI POLITEKNIK

NEGERI BATAM”

Tugas Akhir ini membahas kemampuan mahasiswa Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Batam Angkatan 2012 dalam menyusun Compliance audit yang digunakan untuk melakukan audit kepatuhan oleh para auditor di lingkungan polibatam. Dimana program audit terdiri dari Compliance audit ini sangat membantu auditor dalam proses melakukan pengauditan khususnya audit kepatuhan. Dimana terdiri dari ICQ, Program audit, kertas kerja serta laporan hasil audit . ini dirancang agar dapat digunakan secara efektif, efisien dan dapat digunakan secara berulang bagi para auditor pada saat melakukan audit kepatuhan (compliane audit).

Kata kunci:

compliane audit

viii

Daftar Isi

Tugas Akhir ... i

Lembar Pengesahan ... iii

Kata Pengantar ... iv

Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi ... vi

ABSTRAK ... Vii DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I Pendahuluan ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 5

BAB II DASAR TEORI ... 7

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 15

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi ... 15

3.2 Visi,Misi Perusahaan/Instansi ... 17

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi ... 18

3.4 Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instansi ... 18

BAB IV PEMBAHASAN ... 20

4.1 Deskripsi Kerja ... 20

4.1.1 Lokasi Unit kerja ... 20

4.1.2 Rincian Tugas ... 20

4.1.3 Tanggung Jawab ... 21

4.1.4 Target Yang Diharapkan ... 21

4.2 Deskripsi Alat Dan Produk ... 21

4.2.1 Perangkat Lunak/perangkat Keras yang Digunakan ... 21

4.2.2 Data Dokumen yang Diolah/Dihasilkan ... 21

4.3 PEMBAHASAN ... 22

4.3.1 Pola Pengauditan yang Baku Sehingga Pengauditan berjalan efektif ... 22 4.3.2 Penyusunan Internal Control Quistinare (ICQ) ... 27

ix

4.3.3 Penyusunan Program Audit ... 30

4.3.4 Penyusunan Kertas Kerja ... 32

4.3.5 Format Laporan Hasil Pengauditan Kepatuhan ... 34

BAB V PENUTUP ... 39

5.1 Kesimpulan ... 39

5.2 Saran ... 40 Daftar Pustaka ...

DAFTAR LAMPIRAN ...

I Lampiran Internal Control Quistionare ...

II Program Audit ...

III Kertas Kerja ...

IV Laporan Audit ...

x

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Table Internal Control Quitionare ……….. 29

Tabel 1.2 Tabel Program Audit ………. 31

Table 1.3 Tabel Kertas Kerja Audit Kepatuhan ……… 33

Table 1.4 Laporan Audit ………... 35

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Gambaran Umum Perusahaan/Instansi ……….. 18

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Peraturan yang menjelaskan tentang Keuangan Negara yaitu Undang- Undang Nomor 17 Tahun 2013 yang merupakan salah satu wujud pertanggungjawaban pemerintah kepada rakyat. Dimana Keuangan Negara adalah semua hak dan kewajiban negara yang dapat dinilai dengan uang, serta segala sesuatu baik berupa uang maupun berupa barang yang dapat dijadikan milik negara berhubung dengan pelaksanaan hak dan kewajiban tersebut. Diharapkan dengan adanya Undang-Undang ini dapat terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik sehingga masyarakat dapat menikmati pelayanan sesuai dengan Undang-Undang Dasar 1945. Keuangan Negara harus dikelola secara tertib, taat pada peraturan perundang-undangan, efisien, ekonomis, efektif, transparan, dan bertanggung jawab dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatutan agar memastikan efektifitas pemberlakuanya dengan melalui pengawasan di berbagai kementrian serta lembaga pemerintahan lainnya di Indonesia baik di pusat maupun di setiap daerah.

Di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional. Pemerintah mengeluarkan peraturan tentang Satuan Pengawasan Internal (SPI) yaitu Peraturan Menteri Pendidikan Nomor 47 tahun 2011. SPI adalah satuan pengawasan yang dibentuk untuk membantu terselenggaranya pengawasan terhadap pelaksanaan tugas unit kerja di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional. Diharapkan dengan terbentuknya SPI dapat membantu meningkatkan

akuntabilitas penyelenggaraan pendidikan di Indonesia. Sejalan dengan terbentuknya SPI di beberapa satuan kerja (satker), Inspektorat Jenderal Kementrian Pendidikan sebagai lembaga pengawasan fungsional perlu memberikan pengarahan terkait penguatan fungsi SPI di masing-masing satker.

Tugas pokok dan fungsi (tupoksi) SPI, selain melakukan pengawasan pada aspek kepegawaian, pengawasan aspek keuangan, juga melakukan pengawasan terhadap aspek Barang Milik Negara (BMN).

Politeknik Negeri Batam (Polibatam) sebagai salah satu satker di lingkungan Kementrian Riset & Teknologi Pendidikan Tinggi (Kemenristek Dikti) membentuk Satuan Pengawasan Internal setelah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008, namun tupoksi dari SPI sendiri masih terbatas pada audit kepatuhan terkait dengan prosedur-prosedur yang ada di dalam ISO 9001:2008 yang telah ditetapkan oleh manajemen. Setelah Menjadi Politeknik Negeri, Polibatam mulai melaksanakan tupoksi nya terkait dengan pengawasan pada aspek keuangan, aspek kepegawaian dan BMN. Namun belum memiliki pola pengauditan yang terdokumentasi dengan baik. Hasil wawancara dengan kepala SPI diperoleh informasi bahwa saat ini pengauditan kepatuhan yang merupakan salah satu bentuk pendampingan hanya dilakukan pada aspek keuangan saja, ini dikarenakan kekurangan sumber daya auditor yang berpengalaman, dan juga belum adanya pola pengauditan yang baku serta instrument pengauditan yang belum sempurna sehingga belum dapat dijadikan acuan atau pedoman sepenuhnya oleh inspektorat dalam melakukan pengauditan pada Polibatam. Dari hasil penelusuran dokumen di lingkungan SPI didapat beberapa laporan hasil audit dan beberapa urutan/daftar pertanyaan yang belum terformat dan terdokumentasi dengan baik. Permasalahan

terkait dengan kekurangan sumber daya auditor yang berpengalaman dalam bidang keuangan dapat diatasi apabila sudah memiliki pola dan instrument yang baku serta teregistrasi sebagai dokumen resmi sehingga dapat dipakai oleh auditor secara berulang-ulang. Instrumen pengauditan yang dimaksud terdiri dari Internal Control Questionaire (ICQ), dimana ICQ merupakan sebagai pendahuluan bagi auditor agar dapat mengetahui kondisi sistem pengendalian internal, kemudian hasil dari ICQ yang didapat diuji dengan pengambilan sampel yang didahului dengan melakukan penyusunan program audit pengujian pengendalian. Program audit ini merupakan pedoman bagi para auditor untuk melakukan pengauditan kepatuhan agar dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam pemanfaatan waktu. Selain itu, SPI juga memerlukan adanya kertas kerja baku yang dapat menampung/mengumpulkan semua evidence yang diperoleh. Instrument yang disusun disesuaikan dengan objek pengauditan kepatuhan yang dilakukan. Hingga saat ini objek pengauditan kepatuhan yang dilakukan oleh SPI yaitu terkait Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), belanja modal, belanja operasional, dan penerimaan lainnya.

Terkait dengan penyusunan instrumen pengauditan kepatuhan dan dengan mempertimbangkan beberapa masalah yang dihadapi oleh SPI Polibatam, maka peneliti mengarahkan tugas akhir ini untuk melakukan penyusunan instrumen pengauditan kepatuhan terhadap pengadaan jasa. Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 Tentang perubahan keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa. Jasa konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware).Jasa lainnya adalah

jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang. Karakteristik dan klasifikasi jasa menurut Griffin (1996) terbagi menjadi 3 yaitu Intangibility (tidak berwujud), Unstorability (tidak dapat disimpan), dan Customization (kustomasisasi).

Jadi jasa pada dasarnya merupakan semua ativitas ekonomi yang hasilnya tidak merupakan sebuah produk dalam bentuk fisik atau kontruksi, yang umumnya dikonsumsi pada saat bersamaan dengan waktu dihasilkan dan memberikan nilai tambah (misalnya, kenyamanan, hiburan, kesenangan, atau kesehatan) atau pemecahan masalah yang dihadapi oleh konsumen. Beberapa pengadaan jasa di Polibatam antara lain pekerjaan sipil contohnya perawatan dan perbaikan, perbaikan genset, perbaikan hydran, internet dan lain-lain. Sementara pengadaan jasa konsultansi yang pernah diadakan antara lain Jasa konsultasi pengawas untuk kontruksi bangunan renovasi Teaching Factory (TF) lantai 5 pada tahun 2014, sementara yang sedang berjalan untuk tahun 2015 yaitu pengadaan jasa konsultansi manajemen kontruksi dan lelang jasa konsultansi perencanaan bangunan gedung baru di polibatam.

Demikian halnya Politeknik Negeri Batam yang memiliki pengadaan jasa setiap tahunnya, mengingat sebagian besar pengadaan jasa tersebut digunakan dalam setiap kegiatan yang dilakukan di lingkungan Politeknik Negeri Batam baik dalam sarana dan prasarananya. Maka diperlukan peraturan mulai dari perencanaan pembelian, penggunaan, dan pelaporannya. Peraturan yang

ditetapkan memerlukan pengawasan dari auditor untuk memastikan bahwa seluruh peraturan tersebut telah efektif dipatuhi. SPI sebagai unit yang melakukan pengawasan perlu menyiapkan instrumen dalam proses pangauditan kepatuhan atau compliance audit.

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi oleh SPI Politeknik Negeri Batam.

mempertimbangkan dengan adanya pola dan instrument dalam melakukan audit kepatuhan. Maka dari pembahasan di atas penulis tertarik mengambil judul

“PENYUSUNAN RENCANA COMPLIANCE AUDIT PROSES PENGADAAN JASA DI POLITEKNIK NEGERI BATAM” sebagai judul tugas akhir bagi penulis dan juga sebagai syarat kelulusan wisuda bagi penulis.

Serta diharapkan bisa menjadi pedoman bagi para auditor dalam proses pengendalian pengadaan langsung untuk masa yang akan datang.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, adapun permasalahan yang dihadapi oleh Satuan Pengawasan Internal Politeknik Negeri Batam adalah:

1 Belum adanya pola pengauditan kepatuhan yang baku sehingga pelaksanaan pengauditan belum berjalan efektif.

2 Belum adanya Internal Control Quistionaire (ICQ) yang baku terkait pengauditan kepatuhan terhadap proses pengadaan jasa sehingga SPI belum mampu mengetahui secara dini kondisi pengendaliannya.

3 Belum adanya Program Audit Pengujian Pengendalian sebagai pedoman dalam melakukan pengauditan kepatuhan sehingga dalam pelaksanaannya tidak efisien dalam penggunaan waktu.

4 Belum adanya Kertas Kerja yang baku dalam menampung semua evidences sehingga tidak ada sarana pembuktian yang dapat mendukung auditor dalampengambilan keputusan.

5 Format laporan hasil pengauditan kepatuhan masih belum standar.

BAB II DASAR TEORI

2.1 Jasa

Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah, Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware). Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan pengadaan Barang.

2.2 Karakteristik Jasa

Griffin (1996) menyatakan Di dalam buku Rambat Lupiyoadi (2013), bahwa karakteristik jasa dibagi menjadi 3 yaitu:

a) Intangibility (tidak berwujud) merupakan jasa yang tidak dapat dilihat, dirasa, diraba, didengar, atau dicium sebelum jasa itu dibeli. Nilai penting dari halini adalah nilai tak berwujud yang dialami konsumen dalam bentuk kenikmatan, kepuasan, atau rasa aman

b) Unstorability (tidak dapat disimpan) merupakan jasa tidak mengenal persediaan atau penyimpanan dari produk yang telah dihasilkan.

Karakteristik ini disebut juga inseparability (tidak dapat dipisahkan)

mengingat pada umumnya jasa dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan

c) Costumazation (kustomisasi) merupakan jasa yang sering kali didesain khusus untuk kebutuhan pelanggan, misalnya, pada jasa asuransi dan kesehatan.

2.3 Faktor-faktor yang Mendorong Pertumbuhan Bisnis Jasa 1. Perubahan demografis

Perubahan demografis salah satunya dapat dilihat dari meningkatnya tingkat harapan hidup, yang pada akhirnya menghasilkan peningkatan jumlah populasi usia lanjut/pensiunan. Populasi pensiunan mendorong permintaan baru jasa yang bertujuan menghabiskan waktu luang, seperti jasa travel dan lain-lain.

2. Perubahan psikografis

Perkembangan teknologi informasi mendorong terjadinya perubahan terhadap perilaku yang serba instan, mobilitas tinggi, akses luar, dan kemudahan konsumsi (belanja) melalui jaringan e-business yang kini cenderung meningkat. Perubahan psikografis ini tampak jelas dari perilaku kelompok orang dewasa (mature people) yang bercirikan kreatif, menyukai hal-hal baru, mobilitas tinggi (dinamis), konsumtif (spender), dan berorientasi pada teknologi. Hal ini berpengaruh terhadap ketersediaan fasilitas jasa dan pelayanan public yang optimal.

3. Perubahan Sosial

Peningkatan jumlah wanita dalam angkatan kerja yang telah membuat wanita tidak hanya berperan penting di rumah. Hal ini menghasilkan pertumbuhan yang pesat dalam industry jasa tertentu, termasuk jasa perawatan kesehatan, pendidikan,dan lain-lain. Kualitas hidup yang telah meningkat membuat sebuah keluarga kecil yang memiliki dua sumber pendapatan (suami dna istri) mempunyai uang lebih atau uang yang sengaja dialokasikan untuk membeli jasa perawatan kesehatan atau pelayanan rumah sakit.

4. Perubahan Perekonomian

Meningkatnya spesialisasi dalam suatu perekonomian menghasilkan ketergantungan yang lebih besar terhadap penyedia jasa yang bersifat terspesialisasi. Sebagai contoh, meningkatnya permintaan terhadap pelayanan rumah sakit yang memiliki spesialisasi khusus penyakit jantung, jasa pendidikan seperti lembaga-lembaga pendidikan profesi, jasa konsultasi hukum. Di Indonesia, tingkat konsumsi jasa akan dipicu juga oleh adanya pertambahan jumlah kelas menengah yang diperkiran Tahun 2011 berjumlah 7 juta orang.

5. Perubahan Politik dan Hukum

Internasionalisasi telah menghasilkan peningkatan dan permintaan baru akan jasa yang lebih profesional. Dibukanya hambatan-hambatan ekonomi dalam kerangka perdagangan global, membawa dampak terhadap perubahan aturan hukum, tata kerja, dan politik di suatu Negara. Hal ini membuka peluang terjadinya internasionalisasi jasa per profesi, baik dilakukan mandiri maupun kelompok.

2.4 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang/jasa Pemerintah, pengadaan barang/jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa.

2.5 Pejabat Pengadaan

Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah, pejabat pengadaan adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan langsung, penunjukan langsung, dan E-Purchasing

2.6 Dokumen Pengadaan

Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah, dokumen pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaan barang/jasa.

2.7 Penyedia Barang/Jasa

Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah, penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.

2.8 Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang/jasa Pemerintah, Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

2.9 Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

Menurut Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang/jasa Pemerintah, kontrak pengadaan barang/jasa yang selanjutnya disebut Kontrak adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan penyedia barang/jasa atau pelaksana swakelola.

2.10 Internal Control Questionnaires (ICQ)

Menurut agoes (2004), Internal Control Questionnaires (ICQ) adalah cara yang digunakan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) untk memahami dan mengevaluasi pengendalian intern di berbagai perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan dalam ICQ diminta untuk dijawab Ya (Y), Tidak (T), atau Tidak Relevan. Jika pertanyaan- pertanyaan tersebut sudah disusun dengan baik, maka jawaban “Ya” akan menunjukkan ciri internal control yang baik, “Tidak” akan menunjukkan ciri internal control yang lemah, “Tidak Relevan” berarti pertanyaan tersebut tidak relevan untuk perusahaan tersebut.

2.11 Pengujian Pengendalian

Menurut Halim (1997), pengujian pengendalian adalah pengujian yang dilaksanakan terhadap rancangan dan pelaksanaan suatu kebijakan atau prosedur

struktur pengendalian intern. Pengujian pengendalian ini dilaksanakan auditor untuk menilai efektivitas kebijakan atau prosedur pengendalian untuk mendeteksi dan mencegah dalam suatu asersi laporan keuangan. Pengujian pengendalian merupakan prosedur audit yang dilaksanakan auditor untuk menentukan efektivitas rancangan dan operasi dari prosedur dan kebijakan struktur pengendalian intern.

2.12 Audit Kepatuhan

Boynton dkk. (2002) menyatakan bahwa audit kepatuhan berkaitan dengan kegiatan memperoleh dan memeriksa bukti-bukti untuk menetapkan apakah kegiatan keuangan atas operasi suatu entitas telah sesuai dengan persyaratan, ketentuan, atau peraturan tertentu.

2.13 Kertas Kerja

Menurut Halim (1997), kertas kerja adalah catatan-catatan yang diselenggarakan auditor mengenai prosedur audit yang ditempuhnya, pengujian yang dilakukannya, informasi yang diperolehnya, dan kesimpulan yang dibuatnya berkenaan dengan pelaksanaan audit. Kertas kerja merupakan media penghubung antara catatan klien dengan laporan audit. Oleh karena itu, pembuatan dan penyimpanan kertas kerja merupakan pekerjaan yang penting dalam audit.

2.14 Pembayaran langsung (LS)

Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190 Tahun 2012 tentang Tata cara pembayaran dalam rangka pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja negara

LS adalah pembayaran yang dilakukan langsung kepada Bendahara Pengeluaran/penerima hak lainnya atas dasar perjanjian kerja, surat keputusan, surat tugas atau surat perintah kerja lainnya melalui penerbitan surat perintah membayar langsung

2.15 Surat Permintaan pembayaran Langsung (SPP LS)

Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190 Tahun 2012 tentang Tata cara pembayaran dalam rangka pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja Negara.

Surat Permintaan Pembayaran Langsung yang selanjutnya disebut SPP-LS adalah dokumen yang diterbitkan oleh PPK, dalam rangka pembayaran tagihan kepada penerima hak/ Bendahara Pengeluaran dalam rangka pembayaran tagihan kepada penerima hak/ bendahara pengeluaran.

2.16 Surat Perintah Membayar langsung (SPM LS)

Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190 Tahun 2012 tentang Tata cara pembayaran dalam rangka pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja Negara.

SPM-LS adalah dokumen yang diterbitkan oleh PPSPM untuk mencairkan dana yang bersumber dari DIPA dalam rangka pembayaran tagihan kepada penerima hak/bendahara pengeluaran.

2.17 APBN (Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara)

Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190 Tahun 2012 tentang Tata cara pembayaran dalam rangka pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja Negara Pasal 1 ayat1. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara yang selanjutnya

disingkat APBN adalah rencana keuangan tahunan pemerintahan negara yang disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat (DPR).

2.18 Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190 Tahun 2012 tentang Tata cara pembayaran dalam rangka pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja Negara Surat Perintah Pencairan Dana yang selanjutnya disebut SP2D adalah surat perintah yang diterbitkan oleh KPPN selaku kuasa BUN untuk pelaksanaan pengeluaran atas beban APBN berdasarkan SPM.

2.19 Program Audit

Menurut Halim (1997), program audit merupakan daftar prosedur audit yang akan dilaksanakan oleh pekerja lapangan atau penghimpun bukti. Program audit meliputi sifat, luas, dan saat pekerjaan yang harus dilakukan. Program audit membantu auditor dalam memberikan perintah kepada asisten mengenai pekerjaan yang harus dilaksanakan. Program audit harus menggariskan secara rinci prosedur audit yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit. Dengan demikian program audit berfungsi sebagai:

1. Petunjuk mengenai apa yang harus dilakukan, dan instruksi bagaimana harus diselesaikan.

2. Alat untuk melakukan koordinasi, pengawasan, dan pengendalian audit.

3. Alat penilai kualitas kerja yang dilaksanakan.

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi

Politeknik Negeri Batam (Polibatam) merupakan satu-satunya perguruan tinggi negeri (PTN) vokasi di kawasan perdagangan dan pelabuhan bebas Batam, Bintan, dan Karimun Provinsi Kepulauan Riau. Selain terletak di salah satu kawasan pusat pertumbuhan ekonomi nasional, Polibatam juga terletak di wilayah terdepan dan terluar wilayah Negara Kesatuan republik Indonesia yang berbatasan langsung dengan perairan internasional. Pada awalnya Polibatam merupakan Perguruan Tinggi Swasta (PTS) di bawah Yayasan Pendidikan Batam yang beranggotakan Otorita Batam, Institut Teknologi Bandung, Pemerintah Kota Batam, dan Universitas Riau.

Seiring dengan perkembangan kinerja dan prestasi yang telah diraih selama satu dasawarsa, pada tanggal 18 Oktober 2010, Pemerintah melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2010 menetapkan secara resmi Polibatam menjadi PTN dengan nama Politeknik Negeri Batam. Dengan demikian mulai Tahun akademik 2011/2012, Status mahasiswa dan lulusan Polibatam adalah mahasiswa dan lulusan Perguruan Tinggi Negeri atau Perguruan Tinggi Pemerintah.

Sebagai Perguruan Tinggi jalur vokasional yang berorientasi pada penguatan kemampuan praktek dan keterampilan mahasiswanya, proses pendidikan Polibatam didukung infrastruktur gedung yang sangat memadai.

Gedung bebas asap rokok tersebut, berdiri kokoh diatas lahan seluas 12,5 Ha di pusat kota Batam, Batam Center. Gedung Utama tersebut merupakan pusat aktivitas manajemen, dosen dan proses kegiatan akademik dilakukan. Fasilitas digedung ini meliputi 20 ruang kelas, 29 laboratorium, perpustakaan, ruang administrasi, dan ruang layanan informasi serta berbagai sarana umum seperti masjid, kantin, dan auditroium yang cukup luas dengan daya tampung sekitar 1000 orang.

Politeknik Negeri Batam dalam perkembangannya mengalami beberapa kali perubahan status, pada awal berdirinya pada Tahun 2000, Otorita Batam sebagai institusi yang melahirkan Politeknik Batam bersama 3 institusi, Institut Teknologi Bandung (ITB), Pemerintah Kota Batam (Pemko Batam), dan Universitas Riau (UNRI). Dasar Pendirian Politeknik Batam dengan Akta Pendirian Notaris Soehendro Gautama, SH, Tgl 30 Mei 2000 No 115 Yayasan Pendidikan Batam kemudian mendirikan Politeknik Batam. Gedung Pertama masih di Gedung Tongkang Pertamina di Batu Ampar.

Tahun 2001 Peresmian & Penandatanganan Prasasti Politeknik Batam oleh Mendiknas Dr. Yahya Muhaimin. Pada Tahun 2003 baru dimulai pendirian gedung Politeknik Batam di Batam Centre. Pada acara peletakan batu pertama pendirian gedung Polibatam dilakukan oleh bapak Menteri Pendidikan Nasional (Mendiknas) Bapak Prof. Malik Fajar. Wisuda angkatan pertama Polibatam juga pada Tahun 2003.

Pada Tahun 2004 ketiga program studi Teknik Informatika, Akuntansi, dan teknik Elektronika mendapatkan akreditasi B. Akreditasi 3 Program Studi,

seluruh program studi memperoleh akreditasi B (007/Ban-PT/Ak-IV/Dipl- III/VII/2004).

Sejak Tahun 2005 kegiatan belajar mengajar mulai Pindah di gedung kampus baru Politeknik Batam di Batam Center. dan pada Tahun 2006 secara resmi gedung Politeknik Batam diresmikan oleh presiden RI Susilo Bambang Yudhoyono.

3.2 Visi, Misi Perusahaan/Instansi Visi

"Menjadikan Politeknik Negeri Batam sebagai perguruan tinggi berbasis kompetensi terbaik"

Misi

a. Menyelenggarakan pendidikan vokasi terbaik di Indonesia.

b. Melakukan riset aplikatif berbasis kemitraan dengan industri dan masyarakat.

c. Melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat d. Menyelenggarakan tata kelola organisasi yang baik.

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi

Gambar 1 Struktur Organisasi Politeknik Negeri Batam Sumber polibatam.ac.id

3.4 Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instansi

Ruang lingkup usaha Politeknik Negeri Batam bergerak dalam bidang pendidikan khususnya Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia. Politeknik Negeri Batam terdiri dari 4 Jurusan yang terdiri dari 8 Program studi baik Diploma 3 (D3) dan Sarjana Terapan/Diploma 4 (D4), serta 1 program Pengakuan Pembelajaran Lampau (PPL) Program Studi Informatika. Adapun Jurusan tersebut yaitu:

1. Jurusan Teknik Mesin, terdiri dari program studi Teknik Mesin

2. Jurusan Teknik Elektronika, terdiri dari program studi Teknik Elektronika (D3) dan Teknik Mekatronika (D4)

3. Jurusan Teknik Informatika, terdiri dari program studi Teknik Informatika (D3) dan Teknik Multimedia & Jaringan (D4)

4. Jurusan Manajemen Bisnis, terdiri dari program studi Akuntansi (D3), Akuntasi Manajerial (D4) dan Administrasi Bisnis Terapan (D4)

20

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Deskripsi Kerja

4.1.1 Lokasi Unit Kerja

Lokasi atau tempat penulis melaksanakan kegiatan magang di Politeknik Negeri Batam yang terletak di Kelurahan Teluk Tering, Kecamatan Batam Kota, Kota Batam. yang beralamat di Jl.Parkway street Batam Center pada bagian Satuan Pengawasan Internal (SPI) di lantai 1 ruang perpustakaan.

4.1.2 Rincian Tugas

Kegiatan yang dilakukan pada saat magang antara lain mengumpulkan berbagai literatur dan referensi berupa peraturan perundang-undangan terkait dengan pengelolaan keuangan negara dan peraturan terkait pengadaan barang/jasa dan peraturan yang dibuat oleh Politeknik Negeri Batam terkait terkait pengadaan barang/jasa dengan cara mencari di situs resmi Republik Indonesia dan di intranet Politeknik Negeri Batam. Selanjutnya menyusun Internal Control Questionnaire (ICQ) dari kumpulan literatur dan referensi tersebut, mulai dari perencanaan hingga pelaporan. Kemudian menyusun program audit compliance audit pengadaan jasa. Setelah itu melakukan pengujian pengendalian melalui uji coba ICQ dan program audit yang telah disusun ke bagian pengadaan barang/jasa.

Selanjutnya membuat kertas kerja dari hasil uji coba ICQ dan program audit.

Kemudian membuat laporan hasil compliance audit dari proses compliance audit yang telah dilakukan dan membuat laporan hasil magang dari proses magang yang telah dilakukan. Flowchart rincian tugas terdapat pada lampiran

21 4.1.3 Tanggung Jawab

Tanggung jawab mahasiswa selama magang yaitu merancang instrumen compliance audit proses pengadaan jasa di Politeknik Negeri Batam mulai dari membuat Internal Control Questionnaire (ICQ) hingga menyelesaikan kertas kerja audit.

4.1.4 Target yang Diharapkan

Target yang diharapkan dari proses magang yang dilakukan yaitu menghasilkan instrumen compliance audit proses pengadaan jasa di Politeknik Negeri Batam.

4.2 Deskripsi Alat dan Produk

4.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan

Perangkat lunak yang digunakan selama magang antara lain Ms.Office, Chrome, Foxit Reader dan Pdf. Sedangkan perangkat keras yang digunakan yaitu laptop, pena, dan kertas.

4.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan

Data yang diolah selama melakukan proses magang yaitu berupa peraturan- peraturan terkait dengan jasa dan data yang akan diperoleh dari pelaksanaan compliance audit terkait jasa. Data-data tersebut kemudian dijadikan sebagai dasar pengolahan data menyusun tugas akhir. Sedangkan dokumen yang dihasilkan setelah proses magang selesai yaitu berupa kertas kerja audit terkait pengujian pengendalian pengadaan jasa. Tugas yang penulis lakukan dimulai dengan mengumpulkan berbagai literatur dan referensi berupa Undang-Undang Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri, dan Peraturan Politeknik Negeri Batam terkait dengan pengadaan jasa dengan cara mencari di

22

intranet Polibatam dan situs resmi Republik Indonesia. Setelah mengumpulkan literatur dan referensi, penulis menyusun Internal Control Questionnaire dari kumpulan literatur dan referensi tersebut. Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan.

Penulis mulai menyusun program audit pengujian pengendalian belanja kegiatan dan melakukan uji coba ICQ dan program audit dengan cara pengambilan sampel pada bagian keuangan. Penulis sebagai Auditor membacakan dan mengisi ICQ berdasarkan jawaban dari Auditee. Setelah semua ICQ terisi penulis melakukan tabulasi dari ICQ tersebut. Pengujian program audit dilakukan dengan cara meminta bagian pengadaan untuk mengambil data dalam rangka pembuktian efektifitas pengendalian terhadap pengadaan jasa. Setelah uji coba ICQ dan program audit dilakukan, penulis mulai membuat kertas kerja atas pengujian pengendalian. Setelah itu penulis membuat laporan hasil compliance audit dan laporan hasil magang.

4.3 Pembahasan

4.3.1 Pola pengauditan kepatuhan yang baku sehingga pelaksanaan pengauditan berjalan efektif.

Urutan pola pengauditan yang baku agar pengauditan dapat berjalan efektif terdiri dari penyusunan Internal Control Quistionare (ICQ), Program audit, dan penyusunan kertas kerja yang dapat membantu para auditor dalam melakukan audit, sehingga dalam melakukan audit kepatuhan dapat berjalan secara efektif.

Dari hasil penelusuran, pengamatan dan wawancara yang telah penulis lakukan dengan kepala Satuan Pengawasan Internal serta berdasarkan beberapa

23

dokumen audit yang penulis pelajari seperti perencanaan audit yang berisi jadwal, auditor, dan area audit, maka pola pengauditan yang diberlakukan SPI saat ini adalah sebagai berikut:

Tahap Pertama – Perencanaan Audit. Tahap pertama, SPI melakukan penyusunan Rencana Audit untuk semua jenis audit, misalnya Audit Kepatuhan Prosedur ISO 9001:2008, Audit Kepatuhan terhadap Peraturan Perundang- undangan terkait pengadaan jasa, Revieu terhadap Laporan pengadaan jasa. Selain itu, dalam Rencana Audit tersebut, juga berisi Jadwal Pengauditan, Nama-nama dan jumlah Auditor yang akan bertugas, serta sumberdaya lainnya yang digunakan dalam proses pelaksanaan audit. Rencana Audit ini dibuat sebelum masuk tahun anggaran baru dan akan direvieu oleh Management Representatif (MR) dan hasilnya akan diumumkan ke semua unit/bagian yang ada di lingkungan Politeknik Negeri Batam dan menjadi agenda kerja bagi Satuan Pengawasan Internal polibatam.

Tahap Kedua – Pelaksanaan Audit. Tahap kedua, para auditor akan menyusun program audit yang berisi beberapa pertanyaan yang telah disusun. Pada hasil pengamatan dan observasi, diperoleh data dan informasi bahwa program audit yang ada di situs yang dimiliki oleh polibatam yaitu intranet.polibatam.ac.id hanyalah berisi daftar pertanyaan yang digunakan untuk keperluan audit ISO 9001:2008 saja, sedangkan untuk keperluan audit kepatuhan terkait pengadaan jasa masih belum disediakan sehingga dalam pengauditan kepatuhan pengadaan jasa, SPI masih mengandalkan kompetensi para auditornya saja yang berarti bahwa auditor yang dipilih merupakan auditor yang sudah memahami peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait pengadaan jasa, namun SPI memiliki

24

kendala untuk mendapatkan auditor yang memiliki kompetensi tersebut, ini dikarenakan SPI masih kekurangan sumber daya auditor yang berpengalaman.

Pada tahap ini, pelaporan hasil audit diterbitkan sekaligus melakukan closing audit.

Tahap Ketiga – Umpan Balik dan Evaluasi Audit Internal. Tahap ketiga ini kegiatan yang dilakukan adalah pengisian kuisioner oleh para auditee. Pengisian kuisioner ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja para auditor dan pelaksanaan audit yang telah dilakukan. Hasil evaluasi ini akan menjadi dasar dan acuan bagi SPI dalam melakukan perbaikan terhadap kinerja auditor dan pelaksanaan audit, juga dijadikan dasar dalam pemilihan auditor yang berkompetensi untuk tugas audit berikutnya agar dapat berjalan lebih baik kedepannya.

Penjelasan mengenai tiga tahap diatas merupakan pola pengauditan yang digunakan Satuan Pengawasan Internal Polibatam. Pertimbangan untuk melakukan perubahan pola ini didasarkan pada jenis audit yang akan dilakukan SPI, tidak hanya audit kepatuhan terhadap prosedur ISO 9001:2008. Tapi juga audit kepatuhan di area keuangan serta melakukan reviu terhadap laporan keuangan. Hasil diskusi dengan kepala SPI dan dengan mempertimbangkan luasnya area audit yang akan dilakukan, maka pola pengauditan yang akan dibakukan adalah:

Tahap Pertama – Perencanaan Audit Internal. Tahap pertama ini tidak berbeda jauh dengan pola yang pertama. Perencanaan Audit akan berisi jenis audit yang akan dilakukan yakni audit kepatuhan dan audit operasional, Review terhadap Laporan Keuangan yang berakhir pada tahun sebelumnya, jadwal audit untuk satu tahun, nama-nama auditor yang akan bertugas, area pengauditan, serta

25

sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan audit. Selain itu, pada tahap ini, akan dilakukan penyusunan/revisi terhadap Internal Control Quistionaire (ICQ) yang akan dijadikan dokumen terkontrol. Pertanyaan dalam ICQ disesuaikan dengan objek yang menjadi tanggung jawab penulis, yakni pengadaan jasa. Selain ICQ, penulis juga menyusun atau revisi terhadap program audit jika terdapat perubahan peraturan dan perundang-undangan. Terkait dengan tugas akhir ini, penulis akan melakukan penyusunan program audit terhadap pengadaan jasa yang terdiri dari jasa kontruksi, konsultansi, training dan jasa lainnya yang dipergunakan dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar suatu satuan kerja dan umumnya pelayanan yang bersifat internal. Jasa konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware), contohnya dalam melakukan proses desain suatu bangunan. Jasa kontruksi adalah jasa layanan dalam proses perbaikan suatu gedung dan perbaikan lainnya. Jasa lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang.

Pengadaan jasa tersebut harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang telah ditetapkan. Mulai dari perencanaan, pelaksanaan serta pelaporannya harus dapat dipertanggung jawabkan. Perencanaan dibuat dengan mempelajari daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA) dan rencana kerja anggaran kementerian atau lembaga (RKA-K/L) dengan memperhatikan anggaran, satuan biaya, dan standar biaya umum. Selanjutnya dalam pelaksanaan, perlu memperhatikan proses awal

26

sampai pada saat realisasinya. Apakah sudah sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku atau belum. Serta dalam pelaporan, dapat diperhatikan kebenaran data dan kelengkapan dokumen dari proses perencanaan dan pelaksanaan yang dilakukan sebelumnya dalam bentuk laporan pertanggungjawaban pengadan jasa, laporan pertanggungjawaban keuangan, penyelesaian kegiatan terkait pengadaan jasa dan penyelesaian tagihan kepada negara. Target yang diharapkan terkait dengan tugas akhir penulis adalah tersusunnya ICQ dan Program Audit.

Tahap Kedua – Pelaksanaan Audit Internal. Tahap kedua ini, para auditor melakukan Tanya jawab dengan para auditee dilingkungan yang akan di audit sesuai dengan ICQ yang telah dibuat oleh auditor, pengambilan dokumen secara acak sebagai sampel. Pengambilan sampel mengacu dan didasari dari program audit yang telah disusun. Jadi dengan adanya ICQ dan Program Audit, maka akan memudahkan auditor dalam pelaksanaan audit khususnya terhadap audit kepatuhan pengadaan jasa sehingga lebih efektif dan efisien dalam pemanfaatan waktu. Selain itu, penulis juga melakukan perancangan terhadap kertas kerja yang akan digunakan untuk mendeskripsikan dan menjelaskan hasil audit. Kertas Kerja ini nantinya akan menjadi dokumen terkontrol. Laporan ini berisi tentang latar belakang pengauditan, dasar yang digunakan dalam pengauditan, temuan hasil audit, dan rekomendasi. Terkait dengan tugas akhir, maka penulis hanya menyajikan format dari laporan hasil audit kepatuhan dan hasil audit berupa pengujian yang telah dilakukan.

Tahap Ketiga – Pelaporan Hasil Audit. Pada tahap ketiga ini adalah tahap evaluasi audit internal yang akan dilakukan oleh Direktur Polibatam melalui bentuk rapat. Evaluasi ini akan dijadwalkan oleh SPI dengan mengundang

27

direktur, pembantu direktur, dan semua unit yang berada di lingkungan Polibatam.

Ruang lingkup yang akan dievaluasi adalah seluruh hasil audit yang telah dilaksanakan dan dilaporkan selama satu tahun atau satu periode anggaran.

Saran yang dapat penulis berikan kepada bagian Satuan Pengawasan Internal (SPI) terkait pola compliance audit khususnya terhadap pengadaan jasa adalah agar SPI dapat terus menyempurnakan pola compliance audit yang baik sehingga akan menghasilkan pola yang efektif, akurat dan dapat digunakan secara berulang-ulang bagi para auditor.

4.3.2 Penyusunan Internal Control Quistionaire (ICQ)

Dalam pembahasan permasalahan diatas penulis menyusun dan mengajukan Internal Control Quistionare (ICQ) terkait pengadaan jasa kepada Satuan Pengawasan Internal (SPI) yang diharapkan dapat membantu pihak SPI untuk mengetahui kondisi internal terhadap bagian pengadaan jasa di Politeknik Negeri Batam.

Langkah awal yang penulis lakukan terkait dengan perancangan instrument audit kepatuhan adalah melakukan penyusunan ICQ. Sesuai dengan tanggungjawab yang diberikan, maka penyusunan ICQ yang penulis lakukan hanya fokus terhadap pengadaan jasa di Polibatam, penyelenggaraan pengadaan jasa seperti jasa kontruksi, jasa konsultansi, jasa training, jasa pelayanan mahasiswa dan kegiatan jasa lainnya yang relevan dengan kegiatan yang berkaitan dengan jasa di lingkungan Polibatam. Dasar penyusunan ICQ adalah berbagai peraturan perundang-undangan yang terkait dengan pengadaan jasa. Adapun peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar penyusunan ICQ adalah sebagai berikut:

28

1. PMK No 208-PMK.02 2014 tentang petunjuk penyusunan dan pengesahan DIPA

2. PMK No 171-PMK.02 2013 tentang petunjuk penyusunan dan pengesahan DIPA

3. PMK No 136-PMK.02 2014 tentang petunjuk penyusunan rencana kerja dan anggaran kementrian Negara/lembaga

4. Perpres No 4 Tahun 2015 tentang perubahan keempat atas peraturan Perpres No 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa.

5. Perpres No 70 Tahun 2012 tentang perubahan kedua atas peraturan Perpres No 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa.

6. Perpres No 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa.

7. Matriks Pengelolaan Keuangan No.T 32.2.2-V0 Politeknik Negeri Batam 8. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembayaran Atas Beban DIPA di

lingkungan Kemendiknas 2010

9. DIPA Politeknik Negeri Batam Tahun 2015

Adapun format dapat dilihat pada Tabel 4.1 Internal Control Quistionaire berikut ini:

29

Tabel 4.1 Internal Control Quistionaire

Ya Tidak TR

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Jawaban

No. Pertanyaan/Pernyataan Keterangan

Sumber : Data Olahan

Tabel 4.1 Internal Control Quistionaire di atas terdiri dari 6 Kolom. Kolom pertama merupakan kolom yang berisi Nomor Urut Pertanyaan/Pernyataan.

Kolom kedua adalah kolom Pertanyaan/Pernyataan yang berisi mengenai sejumah pertanyaan/pernyataan yang dibuat dan disusun sesuai dari refrensi peraturan yang ada saat ini. Kolom ketiga berisi jawaban benar (Ya), apabila para auditee menjawab (Ya) maka sudah sesuai dengan undang-undang serta peraturan yang ditanyakan/dinyatakan oleh para auditor. Kolom keempat (Tidak) merupakan kebalikan dari kolom ketiga yang artinya berarti kegiatan yang dilakukan tidak sesuai dengan undang-undang serta peraturan yang berlaku. Kolom kelima adalah kolom berisi (TR) Tidak Relevan, artinya apa yang ditanyakan atau dinyatakan dari kolom kedua tidak memliki relevansi dengan objek yang diaudit. Sedangkan kolom keenam adalah kolom keterangan yang berisi mengenai referensi undang- undang atau peraturan yang sesuai dengan pertanyaan atau pernyataan yang telah disusun.

Internal Control Quistionaire yang sudah terisi dapat dilihat pada Lampiran 1.1. pada tugas akhir ini. Internal Control Quistionaire yang sudah terisi pada lampiran 1.1 tersebut adalah ICQ untuk mengetahui bagaimana kondisi pengendalian internal terkait dengan pengadaan jasa. Internal Control Quistionaire yang sudah terisi kemudian ditabulasi oleh auditor untuk

30

mendapatkan presentasi masing-masing jawaban Ya, Tidak, dan TR. Jika presentasi dari jawaban Ya lebih besar dari presentasi jawaban lainnya, maka untuk sementara auditor dapat menarik kesimpulan bahwa pengadaan jasa telah berjalan efektif atau sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Jika presentasi jawaban Tidak yang lebih besar, maka dapat disimpulkan bahwa kondisi pengendalian pengadaan jasa masih belum berjalan efektif. Namun apabila presentasi jawaban TR yang lebih besar, maka hal ini berarti seluruh pertanyaan/pernyataan tidak memiliki relevansi atau kaitannya dengan objek.

Penarikan kesimpulan ini hanya didasari dari referensi umum dimana jika salah satu jawaban di atas 50% atau sama dengan 50%, maka jawaban tersebut yang akan mewakili suatu kondisi pengendalian di suatu lingkungan yang di audit oleh auditor.

4.3.3 Penyusunan Program Audit Pengujian Pengendalian sebagai pedoman dalam melakukan pengauditan kepatuhan sehingga dalam pelaksanaannya efisien dalam penggunaan waktu.

Salah satu instrument yang harus disusun dalam tahap perencanaan audit adalah program audit. Penulis telah menyusun program audit terkait dengan proses pengadaan jasa yang disusun dengan baik. Dengan adanya program audit yang telah disusun oleh penulis, maka pelaksanaan audit dalam pengambilan sample atau bukti berupa dokumen terkait proses pengadaan jasa di Politeknik Negeri Batam akan lebih memudahkan bagi para auditor.

Program audit merupakan pedoman bagi para auditor dalam pengambilan sampel atau dokmen untuk melakukan pengauditan kepatuhan. Agar dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam pemanfaatan waktu, sebagai pembuktian

31

para auditor akan menguji langsung pertanyaan/pernyataan dari ICQ yang hanya berisi jawaban Ya, dan Tidak. Jawaban ‘’ya’’ yang diberikan oleh para auditee perlu dibuktikan kepada auditor agar para auditor yakin apa yang ditanyakan dan dinyatakan dapat dibuktikan. Namun tidak semua pertanyaan dari ICQ akan dibuktikan dan diperlihatkan, artinya dibutuhkan analisa terlebih dahulu oleh para auditor untuk dapat menentukan pertanyaan/pernyataan yang penting saja yang akan diambil sampel data dan dokumennya. Terkait dengan tugas akhir yang merupakan jadi tanggungjawab penulis, maka program audit yang disusun adalah program audit yang berkaitan dengan pengadaan jasa saja. Adapun program audit yang merupakan hasil rancangan penulis dapat dilihat pada Tabel 4.2 Program Audit sebagai berikut:

Tabel 4.2 Program Audit

Objective

(1) (2) (3) (4) (5)

No. Refrensi Peraturan prosedure bukti audit

Sumber: Data Olahan

Pada table 4.2 berisi 5 kolom, kolom pertama berisi nomor urut, kolom kedua berisi objective yaitu acuan pertanyaan yang disusun auditor, kolom ketiga berisi refrensi peraturan yang dijadikan acuan untuk program audit. Kolom keempat yaitu terkait pengambilan dokumen sebagai sampel. Kolom kelima berisi bukti-bukti audit yang berisi nama-nama dokumen yang akan diambil untuk dijadikan sebagai sampel bagi auditor. Susunan nama-nama dokumen nantinya dapat lebih memudahkan para auditor dalam menetapkan dokumen untuk dijadikan sampel sehingga lebih efisien waktu dalam melaksanakan audit

32

kepatuhan (compliance audit). Rancangan program audit yang telah penulis buat dapat dilihat pada lampiran 1.2.

Semua pertanyaan/pernyataan yang disusun bersifat tidak tetap dan dapat berubah, ini dikarenakan apabila terjadi perubahan undang-undang atau peraturan yang terkait sesuai dengan judul tugas akhir penulis. Jadi program audit ini hanya menjadi pedoman bagi para auditor dalam pengambilan dokumen sebagai sampel.

Nantinya, seluruh dokumen yang telah diperoleh oleh auditor akan diproses dan dikelola dalam kertas kerja.

Penulis telah menyusun program audit terkait dengan proses pengadaan jasa yang disusun dengan baik. Dengan adanya program audit yang telah disusun oleh penulis, maka pelaksanaan audit dalam pengambilan sample atau bukti berupa dokumen terkait proses pengadaan jasa di Politeknik Negeri Batam akan lebih memudahkan bagi para auditor.

4.3.4 Penyusunan Kertas Kerja Audit

Kertas kerja adalah catatan-catatan prosedur audit yang di tempuhnya, pengujian yang dilakukannya, informasi yang diperolehnya, dan kesimpulan yang dibuatnya berkenaan dengan pelaksanaan audit, sehingga perlunya kertas audit yang baku untuk menampung semua bukti yang diperoleh dan kertas kerja yang dimaksud diperoleh dari pengujian ICQ dan program audit yang disusun.

Penyusunan kertas kerja audit kepatuhan didasari dari dokumen-dokumen yang telah diambil sampel oleh auditor sesuai dengan program audit. Adapun format laporan audit kepatuhan yang penulis buat dapat dilihat pada tabel 4.3 sebagai berikut:

33

Tabel 4.3 Kertas Kerja Audit Kepatuhan

Judul Dok. Kelengkapan Dok. Otorisasi Dok. Pendukung Dok. Lainnya

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

No. Urut No. Dokumen Deskripsi Dokumen

Indikator

Sumber: Data Olahan

Pada table 4.3 mengenai format kertas kerja audit kepatuhan terdiri dari 8 kolom, dimana kolom pertama berisi nomor urut kertas kerja. Kolom kedua berisi nomor dokumen yang diperoleh dari uji sampel audit, misalnya nomor dokumen yang ada disetiap dokumen yang dijadikan sebagai sampel. Kolom ketiga berisi penjelasan atau uraian mengenai dokumen yang dijadikan sampel, contohnya seperti bukti dokumen terkait informasi pengadaan jasa konsultansi manajemen kontruksi, dimana menjelaskan mengenai informasi biaya, pemenang lelang dan juga syarat mengikuti lelang, sementara pada kolom keempat, kelima, keenam, ketujuh, dan kedelapan diisi dengan tanda “benar” (√) atau tanda “silang” (x).

tanda benar diberikan apabila sampel dokumen audit dapat dibuktikan oleh para auditee misalnya dokumen yang dijadikan sampel dapat dibuktikan sebagai dokumen yang lengkap atau memiliki otorisasi lengkap dan seterusnya. Sementara tanda tidak diberikan apabila indikator dokumen yang diberikan tidak terdapat pada dokumen yang dijadikan sebagai sampel. Setelah itu semua indicator yang terkumpul selanjutnya ditabulasi oleh auditor. Adapun kertas kerja yang dibuat oleh penulis dapat dilihat pada lampiran 1.4

Saran penulis terhadap kertas kerja yang baku adalah agar SPI dapat mudah menyimpulkan hasil dari pelaksanaan audit yang dilakukan sehingga

34

dalam hal pengambilan keputusan terkait hasil audit dapat terselesaikan karena mempunyai bukti pendukung.

4.3.5 Format laporan hasil pengauditan kepatuhan

Format laporan pengauditan kepatuhan yang standar berdasarkan dari Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Inspektorat Jenderal adalah dengan diawali dengan adanya latar belakang, dasar pengauditan, temuan hasil audit dan rekomendasi. Latar belakang menjelaskan mengenai uraian yang melatar belakangi dilakukan nya audit kepatuhan dan adanya nomor surat tugas yang merupakan bentuk formalitas bagi auditor dalam melakukan audit kepatuhan (compliance audit). Dasar pengauditan terkait judul yang diambil oleh penulis berisi berbagai refrensi yang dijadikan patokan/dasar agar dapat menilai instansi/lembaga tersebut telah patuh pada peraturan dan undang-undang yang berlaku saat ini, baik yang dibuat oleh internal polibatam maupun yang diterbitkan oleh lembaga lainnya diluar polibatam. Sementara itu temuan hasil audit berisi terkait adanya temuan data/sampel dokumen yang tidak sesuai dengan undang- undang atau peraturan yang berlaku saat ini. Semua temuan hasil audit akan dibuat dalam sebuah tabel dengan format yang terdiri dari 4 (empat) kolom.

Kolom pertama adalah kolom kode temuan. Kode temuan ini akan disesuaikan dengan Kode Temuan yang dikeluarkan oleh inspektorat kementerian. Kolom kedua adalah kolom Jenis Temuan yang bisa terdiri dari beberapa temuan yang masuk ke dalam kode dan jenis temuan. Kolom ketiga adalah kolom jumlah temuan dimana kolom ini akan diisi dengan ‘angka’ sesuai dengan jumlah temuan berdasarkan kode dan jenis temuan. Kolom keempat adalah kolom “nilai” dimana kolom ini akan berisi nilai dalam mata uang Rupiah sesuai dengan total nilai