BAB IV PEMBAHASAN MASALAH. suatu cara untuk mengemas koleksi bahan pustaka secara digital di perpustakaan

(1)

commit to user 46 BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

A. Analisis Masalah

Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola karya tulis ilmiah di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, telah melahirkan suatu cara untuk mengemas koleksi bahan pustaka secara digital di perpustakaan tersebut, hadirnya layanan ini juga menjadi salah satu usaha yang dilakukan Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta untuk mengangkat citra perpustakaannya, dengan membangun perpustakaan yang berlandaskan teknologi informasi. Dengan layanan digital ini, akan menambah jenis layanan di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta untuk selanjutnya ditujukan kepada seluruh civitas akademika.

Pada umumnya, digital library di suatu universitas memberikan atau menyajikan koleksi digital tentang karya tulis ilmiah seperti thesis, disertasi, tugas akhir, dan lain-lain. Dalam kaitannya dengan konsep digital library yang dihasilkan oleh Perguruan Tinggi tersebut, perpustakaan di bagian digitalisasi harus men-scan atau mengimpor file-file analog digital yang nantinya dapat mendukung proses temu kembali koleksi bahan pustaka di database tersebut, saat para pengguna akan memakai informasi digital.

Begitu pula dengan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang juga mendigitalkan karya tulis ilmiah diantaranya, skripsi, thesis, disertasi, lapotan

(2)

commit to user 47

akan menjadikan koleksi skripsi sebagai pokok pembahasan.

Pada saat pengolahan digitalisasi skripsi terdapat prosedur-prosedur utama yang harus dilakukan, seperti scanning, editing, dan uploading, akan tetapi, tidak seluruh file-file digital dari sebuah skripsi akan disajikan secara full text, setiap universitas mempunyai kebijakan tersendiri dalam penerapan layanan ini. Ada universitas yang memberlakukan aturan upload full text, ini berarti seluruh file digital skripsi akan disebarluaskan secara bebas tanpa memperhatikan resiko seperti plagiasi dan semacamnya. Sedangkan pihak Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dalam menyikapi hal ini akan membatasi file digital skripsi yang akan disebarluaskan kepada para pengguna, untuk menekan angka plagiasi terhadap suatu karya tulis ilmiah.

Lewat program E-Library, seluruh metadata koleksi skripsi di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta akan di input, lalu diubah dalam versi digital. E- Library merupakan program yang digunakan di seluruh perpustakaan di lingkungan universitas, untuk mengelola seluruh koleksi bahan pustakanya. E- Library adalah aplikasi berbasis desktop yang dalam pembuatan aplikasi tersebut menggunakan aplikasi Lazarus Free Pascal, sedangkan aplikasi berbasis desktop merupakan aplikasi yang dapat berjalan sendiri, tanpa menggunakan browser atau terhubung dengan koneksi internet di suatu komputer. Lazarus Free Pascal adalah aplikasi untuk membuat program, software ataupun aplikasi dengan mempergunakan bahasa pemrograman.

(3)

commit to user 48

1. Proses digitalisasi koleksi skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Untuk mendukung proses temu kembali koleksi karya tulis ilmiah berupa skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang terdapat di satu ruangan dengan jumlah karya tulis ilmiah yang besar, termasuk koleksi skripsi yang baru maupun yang lama, penerapan komputerisasi untuk mengolah koleksi tersebut sangat membantu. Majunya teknologi informasi saat ini telah menciptakan cara mengolah skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dengan terstruktur dalam penyimpanannya. Dengan banyaknya jumlah koleksi skripsi yang ada di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta saat ini, maka pihak perpustakaan dituntut menggunakan cara baru untuk mengolahnya, agar dapat mengatasi permasalahan kurangnya tempat penyimpanan koleksi skripsi.

Dalam mengatasi permasalahan tersebut, maka Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta melaksanakan digitalisasi seluruh koleksi skripsi. Skripsi yang sudah diserahkan oleh mahasiswa kepada pihak perpustakaan menjadi koleksi perpustakaan, semua koleksi skripsi akan menjalani tahap-tahap dalam proses digitalisasi koleksi.

Tahap atau prosedur digitalisasi koleksi skripsi yang siap didigitalkan, diantaranya adalah :

a) Input ke program E-Library

(4)

commit to user 49

mengisi form-form berupa deskripsi bibliografi dari koleksi skripsi, dan berhubungan dengan pembuatan katalog yang dapat dilihat di perpustakaan serta di website Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Gambar 1

Contoh gambar koleksi skripsi Perpustakaan Pusat UMY

Sumber : Perpustakaan Pusat UMY 2014

(5)

commit to user 50

Gambar 2

Tampilan awal memulai input data program E-Library

Pada gambar diatas, menampilkan tampilan awal dari Program E- Library. Untuk petugas yang akan menambahkan data bibliografi suatu koleksi, langsung pilih menu “login”, dan selanjutnya mengisi username serta password.

login

(6)

commit to user 51

Tampilan ketika login dengan mengisikan username dan password

Pustakawan yang akan melaksanakan proses input data skripsi login ke program E-Library sesuai dengan password yang dimiliki tiap pustakawan.

Gambar 4

Tampilan sesudah pustakawan melakukan login

Ketika pustakawan akan memasukkan data bibliografis skripsi, maka pilih menu “Bibliografi”.

Klik login setelah isi username

dan password

Menu untuk input data

(7)

commit to user 52

Gambar 5

Tampilan pada menu Bibliografi

Setelah masuk ke menu Bibliografi, pilih menu “+ baru” yang nantinya akan memunculkan form metadata skripsi.

Klik “Baru”, untuk menambah bibliografi

(8)

commit to user 53

Form metadata skripsi yang telah lengkap

Form sudah lengkap, maka selanjutnya adalah menyimpannya dengan klik “save”, lalu akan muncul “jendela” seperti dibawah ini.

Gambar 7

Tampilan proses penyimpanan selesai

Sumber : Perpustakaan Pusat UMY 2014 Form

deskripsi bibliografi

Lengkap? Klik

“save”

(9)

commit to user 54

Setelah muncul laporan bahwa data bibliografi skripsi sudah tersimpan, maka secara otomatis data tersebut langsung bisa dilihat dari website Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

b) Tahap Scanning

Proses ini dilakukan untuk merubah format koleksi karya tulis ilmiah yang belum disertai CD dalam pengumpulannya. Akan tetapi dari pihak Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sudah mewajibkan kepada seluruh mahasiswa, agar dalam pengumpulan skripsi berkaitan dengan surat bebas perpustakaan harus melampirkan CD yang didalamnya terdapat softcopy skripsi yang telah di burning.

Langkah tersebut juga untuk mambantu mempercepat proses digitalisasi koleksi skripsi. Sehingga pustakawan yang bertugas dibagian scanning tersebut langsung menuju ke tahap selanjutnya.

c) Tahap Editing

Dalam proses editing, menggunakan dua aplikasi pengolah file dengan format PDF. Pertama adalah aplikasi OX PDF Creator. Aplikasi ini digunakan untuk menyisipkan watermark.

(10)

commit to user 55

Tampilan awal aplikasi OX PDF Creator

Dalam proses penyisipan watermark, langkah pertama ialah menentukan folder penyimpanan output proses watermark. Lalu selanjutnya pilih menu “add file” untuk menentukan file yang akan menjalani proses pemberian watermark.

(11)

commit to user 56

Gambar 9

Tampilan OX PDF Creator setelah penentuan output dan add file

Setelah langkah diatas, lalu bagian untuk menyisipkan watermark ke setiap file digital skripsi tiap halamannya satu per satu, dengan klik menu “option” pada tampilan awal.

File dari hasil menu

“add file”

Folder untuk penyimpanan output dari watermark

(12)

commit to user 57

Tampilan penyisipan watermark

Watermark yang digunakan adalah tulisan “UMY”. Tulisan tersebut nantinya aka nada dibelakang teks skripsi, tapi dengan desain transparan. Salah satu fungsi watermark ialah sebagai tanda identitas tentang suatu karya tulis ilmiah dari suatu instansi.

Watermark dengan tulisan “UMY”

Menu “add file”

Menu untuk mengubah warna tulisan watermark

Terakhir, Klik “save”

(13)

commit to user 58

Aplikasi yang kedua setelah OX PDF Creator adalah 7-PDF Split

& Merger 2.0.0. Aplikasi ini berfungsi untuk memotong file dengan format PDF per halaman sesuai dengan yang diinginkan, lalu dibagi tiap-tiap bab, yaitu antara lain file judul, abstrak, bab I-IV, dan lampiran. Aplikasi ini juga berfungsi untuk menggabungkan file PDF satu dengan file PDF lain.

Gambar 11

Tampilan awal aplikasi 7-PDF Split & Merger 2.0.0

Dalam memotong file PDF, langkah awal yaitu mengimport file ` PDF dari CD skripsi lewat menu “Add”.

(14)

commit to user 59

Tampilan import dan browse file PDF

Lalu menentukan dimana file PDF yang akan dipotong nanti disimpan, lewat menu “Browse”.

File import yang akan di split, hasil dari menu

“Add”

Menentukan file-Prefix PDF yang

akan disimpan

Tempat penyimpanan output, dari hasil menu

“Browse”

Klik menu “Split this PDF” jika

sudah selesai

Menentukan halaman berapa yang akan dipotong

(15)

commit to user 60

Gambar 13

Tampilan menu “Browse”

Setelah menu Add dan Browse file selesai, selanjutnya page-range yang berguna sebagai perintah menentukan halaman-halaman berapa saja yang akan dipotong, contoh : 1-3; 5; 7-8 dst. Berarti jika petugas ingin memotong halaman satu sampai tiga, maka tinggal ketik angka 1-3. Jika ingin memotong halaman lima saja, maka ketik 5.

Untuk file-prefix, petugas harus menentukan halaman yang dipotong ke dalam penggolongan tiap bab, seperti dibawah ini

(16)

commit to user 61

Tampilan alur “File-Prefix”

Maka tinggal klik menu “Split this PDF”, akan muncul pemberitahuan seperti ini

Gambar 15

Tampilan proses pemotongan (splitting) sukses

Sumber : Perpustakaan Pusat UMY 2014 Halaman

judul skripsi

Nama file yang akan tersimpan

Output dari

“File-Prefix”

(17)

commit to user 62

Dan hasil dari proses pemotongan adalah seperti ini Gambar 16

Tampilan PDF yang sudah dipotong per bab-nya

Setelah file judul dan abstrak selesai, lanjutkan proses tersebut hingga file PDF sudah terpotong tiap halaman, juga tiap bab dari file judul hingga lampiran, seperti gambar berikut ini

(18)

commit to user 63

Tampilan seluruh pemotongan yang sudah selesai

d) Tahap Uploading

Tahap uploading adalah tahap terakhir dalam proses pendigitalisasian koleksi skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Pada tahap ini, berlangsung proses upload file-file digital dengan format PDF dari hasil tahap-tahap sebelumnya, agar file tersebut dapat di download para pengguna digital library.

Seperti yang dijelaskan pada tahap sebelumnya, bahwa file digital yang di upload diantaranya adalah judul, abstrak, bab I-V, dan lampiran.

Akan tetapi untuk menekan angka plagiasi terhadap suatu karya tulis

(19)

commit to user 64

ilmiah, maka Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta membuat kebijakan, file digital yang bisa di download hanya bagian judul, abstrak, dan bab I-II.

Gambar 18

Tampilan awal Website Perpustakaan UMY

Gambar diatas adalah tampilan dari website perpustakaan, seluruh koleksi perpustakaan dari masing-masing fakultas juga bisa dilihat lewat katalog di website tersebut. dan di website ini pula, file digital skripsi akan di upload.

Untuk pustakawan yang bertugas upload digital skripsi, maka pustakawan harusakses web ini terlebih dahulu, lalu pilih menu

“Digital Repository” yang terdapat disebelah kanan bawah dari website. Maka secara otomatis akan tersinkron dengan halaman thesis.umy.ac.id, yaitu halaman khusus untuk melihat dan

(20)

commit to user 65 Muhammadiyah Yogyakarta.

Gambar 19

Tampilan halaman “Digital Repository”

Jika pustakawan ingin langsung untuk upload file digital skripsi, maka tambahkan tulisan “/loginlibrarian.php” pada toolbar alamat website (URL), seperti dibawah ini

Sumber : Perpustakaan Pusat UMY 2014 Sinkronasi dari website perpustakaan

dengan halaman “digital repository”

Klik menu “skripsi S1”, jika ingin melihat koleksi skripsinya

Penambahan “/loginlibrarian.php”, untuk login pustakawan

(21)

commit to user 66

Hasil dari penambahan tulisan pada alamat website (URL) adalah sebagai berikut

Gambar 20

Tampilan login pustakawan untuk upload skripsi

Setelah form diatas terisi, hasil login akan menunjukkan “Control Panel” seperti berikut

Sumber : Perpustakaan Pusat UMY 2014 Pustakawan mengisi user ID,

password, dan captcha-code

Klik “Cari”, untuk pengecekkan data bibliografi

(22)

commit to user 67

Tampilan untuk mencari dan pengecekkan data bibliografi

Setelah mencari data dengan memasukkan nama mahasiswa, maka pencarian akan memunculkan data bibliografi dari skripsi mahasiswa tersebut.

Gambar 22

Contoh data bibliografi skripsi

Pencarian data lewat Nama Mahasiswa

Klik menu ini untuk konfirmasi lewat NIM

(23)

commit to user 68

Selanjutnya pilih menu “Konfirmasi NIM dan Edit Bibliografi”, dan memasukkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM), dengan tampilan seperti berikut

Jika konfirmasi data bibliografi skripsi dan NIM sesuai, lansung klik “save”. Tampilannya seperti berikut

Gambar 23

Tampilan data bibliografi yang sesuai

Sumber : Perpustakaan Pusat UMY 2014 Masukkan NIM dari mahasiswa

yang bersangkutan

Sudah sesuai?

Klik “save”

(24)

commit to user 69

mengupload data digital skripsi lewat menu “Upload File”.

Gambar 24 Tampilan Upload File

Setelah memilih menu tersebut, maka akan tampil form untuk

“Browse” file digital skripsi, yaitu untuk mengimport file digital skripsi yang sudah diolah sedemikian rupa, sesuai dengan prosedur pendigitalisasian di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Pilih menu

“Upload File”

(25)

commit to user 70 Gambar 25

Tampilan Browse file digital skripsi

Selanjutnya pengelompokkan file digital tiap bagiannya. Misal jika yang di browse adalah file bab tiga, maka pada form Bab harus dipilih “Bab III”.

Gambar 26

Tampilan pengelompkkan file digital skripsi

File “browse” dengan form

“Bab” harus sesuai !

(26)

commit to user 71 di katalog website.

Gambar 27

Tampilan Control Panel data bibliografi skripsi

Tugas setelah upload adalah mengecek data bibliografinya benar- benar sudah terlampir file digital skripsi yang sudah diolah atau belum. Dengan cara, logout terlebih dahulu dari admin pustakawan, lalu klik menu pencarian, langsung saja ketik nama mahasiswa yang skripsinya telah didigitalkan. Jika benar sudah terlampir, maka tampilannya seperti berikut ini

Menampilkan seluruh file yang

telah di upload

(27)

commit to user 72 Gambar 28

Tampilan Digital Skripsi yang sudah lengkap

2. Pemanfaatan digitalisasi koleksi skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Peran perpustakaan sebagai media penyedia layanan informasi, maka perpustakaan hendaknya mampu meningkatkan kwalitas layanan.

Salah satunya dengan pengembangan koleksi elektronik. Melihat hal tersebut, pastinya akan mendorong perpustakaan untuk melahirkan ide-ide baru dalam memberikan layanan, seperti proses digitalisasi koleksi skripsi.

Apalagi koleksi skripsi merupakan koleksi yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan koleksi bahan pustaka lain di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Digital skripsi yang sudah ter-upload, dengan keterangan

warna hijau saja yang dapat di

download

(28)

commit to user 73

untuk pemustaka maupun pustakawan disuatu instansi,

Bagi pengguna atau pemustaka :

· Mendapatkan informasi dengan cepat

Menurut Prantono, seorang mahasiswa jurusan peternakan berpendapat bahwa, ”lebih mudah mencari informasi lewat internet, karena semua orang bisa mendapatkan informasi yang diinginkan dengan lebih cepat jika dibandingkan membaca buku secara langsung”.

· Memberikan layanan dengan memperhatikan situasi dan kondisi para penggunanya

Ernawati seorang mahasiswa ekonomi berkata, ”lebih mudah mencari informasi dengan internet, karena segala macam informasinya dapat diakses dimana saja dan kapan saja.”

· Mempermudah dalam proses pengolahan informasi

Salah satu mahasiswa jurusan teknik geodesi, Ita Margasari berpendapat bahwa, “lebih mudah mengolah informasi dari internet dengan menggunakan komputer, karena lebih simple dan lebih cepat prosesnya. Jika tersedia pilihan yang lebih simple dan efisien, mengapa tidak dimanfaatkan.”

Data yang diambil dari beberapa narasumber diatas menjelaskan bahwa lahirnya digitalisasi sangat bermanfaat untuk para pengguna, dalam menemukan informasi yang mereka inginkan.

(29)

commit to user 74

Bagi pustakawan atau institusi terkait :

· Efisien tempat

Menurut Ibu Novi Diana Fauzie, “mengingat ruang Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang tidak terlalu besar untuk menyimpan semua koleksi yang ada, maka peran digitalisasi sangatlah penting”.

· Menurut Ibu Novi Diana Fauzie, ”untuk kedepannya, pemanfaatan koleksi digital di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta ini untuk meningkatkan peringkat universitas di Webometric dan untuk lebih mengenalkan perpustakaan”.

Dapat ditarik kesimpulan bahwa, terdapat manfaat yang beragam untuk sisi pustakawan dan juga untuk institusi terkait.

Walaupun disamping beragam manfaat tersebut masih ada hal yang dianggap negatif.

(30)

commit to user 75

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta memiliki SDM di bidang Teknologi Informasi yang sangat baik. Terbukti dengan mampunya membuat program pengolah koleksi bahan pustaka secara mandiri, bernama E-Library. Dengan pembuatan program ini, pihak universitas tidak perlu mengeluarkan anggaran yang besar dalam mendatangkan program pengolah koleksi bahan pustaka.

Mengingat program tersebut adalah produk mandiri, maka sudah pasti pihak universitas menginginkan program tersebut mempunyai , kelebihan, perbedaan dan ciri khas jika dibandingkan program pengolah koleksi bahan pustaka lain. Bukan hal yang tidak mungkin untuk mewujudkan hal tersebut. Kelebihan dari software E-Library antara lain :

a) E-Library merupakan software yang mampu berdiri sendiri tanpa melewati web browser, atau dalam istilah modernnya ialah aplikasi berbasis desktop.

b) E-Library yang merupakan aplikasi berbasis desktop lebih cepat dalam mengaksesnya, karena tidak memerlukan web browser.

c) E-Library merupakan aplikasi ciptaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, maka otoritas terletak di pihak UMY secara penuh.

(31)

commit to user 76

d) E-Library mempunyai tingkat keamanan yang lebih tinggi dalam resiko munculnya para hacker yang akan mengambil alih kendali sistemnya, dikarenakan software ini berbasis desktop.

Jika dibandingkan dengan program pengolah koleksi bahan pustaka yang lain seperti SENAYAN, maka berikut adalah ulasan tentang perbedaannya :

a) Seperti yang telah disampaikan sebelumnya bahwa E-Library merupakan software berbasis desktop, sedangkan SENAYAN merupakan aplikasi berbasis web. Maka akses aplikasi SENAYAN sangat tergantung dengan keadaan koneksi internet, berbeda dengan E-Library.

b) Untuk tingkat keamanan dari para hacker, SENAYAN lebih rentan terhadap resiko tersebut. Dikarenakan SENAYAN yang berbasis web maka harus tersambung dengan koneksi internet.

c) SENAYAN memerlukan pihak ketiga sebagai perantara dalam pengoperasiannya. Seperti halnya jika dalam menggunakan SENAYAN harus menggunakan program Mozilla Firefox.

Berbeda dengan aplikasi berbasis desktop seperti E-Library yang langsung bisa dioperasikan tanpa pihak ketiga sebagai perantara.

(32)

commit to user 77

Dalam setiap proses pengolahan bahan pustaka utamanya pedigitalisasian koleksi berupa skripsi maupun CD-nya di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, tentunya tidak lepas dari permasalahan atau kendala sehingga memerlukan solusi dari permasalahan tersebut.

Beberapa permasalahan yang ditemui saat proses pengolahan bahan pustaka utamnya pendigitalisasian koleksi skripsi, yaitu antara lain :

1. Koneksi Internet

Koneksi internet yang lambat sering kali membuat pengolahan bahan pustaka berjalan tidak sesuai dengan yang ditargetkan, seharusnya dalam sehari seorang petugas mampu mengolah sejumlah tiga puluh skripsi, dikarenakan koneksi internet yang lambat target dalam sehari tersebut tidak dapat tercapai.

2. Gangguan Sistem

Terjadi gangguan sistem disaat pengolahan koleksi skripsi berlangsung, salah satunya adalah tiba-tiba sistem error, dan harus log-out dari program tersebut, akan tetapi program tersebut belum bisa menyimpan secara otomatis tentang data apa yang sebelumnya sedang diolah, sehingga membuat data tersebut hilang dan harus mengulang pengolahan dari awal lagi.

(33)

commit to user 78

Masalah lain yaitu diantaranya, ketika petugas sudah mengisi form-form input data bibliografi dan akan menambahkan acuan (menu penggolongan bidang ilmu koleksi skripsi) untuk selanjutnya di save, maka data tersebut tidak akan bisa langsung tersimpan dalam “jendela” yang sama, petugas harus kembali ke tampilan awal terlebih dahulu, baru kemudian mengedit data yang baru saja di input. Serta, belum bisa melakukan upload data digital skripsi kedalam website perpustakaan seperti digital library pada umumnya.

3. Bentuk atau format softcopy skripsi

Masih kurang kuat dan kurang tegasnya peraturan tentang pengumpulan CD skripsi, sehingga membuat para mahasiswa tidak sepenuhnya melengkapi persyaratan yang seharusnya ada.

Contohnya, ada mahasiswa yang hanya mengumpulkan CD (Compact Disc) kosong, didalamnya tidak terdapat softcopy skripsinya. Ada pula mahasiswa yang tidak merubah format file skripsinya seperti yang seharusnya dalam bentuk PDF, ternyata setelah diteliti file-nya masih berbentuk Word. Terkadang ada yang sudah betul formatnya, tetapi belum terdapat tandatangan dihalaman pengesahan, dan salah satu penyebab kesalahan- kesalahan tersebut muncul karena tidak adanya petugas yang

(34)

commit to user 79 ke petugas.

4. Masalah SDM (Pustakawan)

Masih kurangnya SDM yang baik akan memperlambat kemajuan suatu perpustakaan, begitu pula yang terjadi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Para petugas perpustakaan yang kebanyakan sudah tidak muda lagi akan kesulitan jika dituntut untuk mengikuti kemajuan di bidang ilmu terkait.

B. Pemecahan Masalah

Dalam setiap masalah maupun hambatan, pasti ada solusi untuk memecahkan masalah tersebut, begitu pula dengan masalah dan hambatan yang timbul saat proses digitalisasi koleksi skripsi di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Solusi tersebut antara lain :

1. Untuk masalah koneksi internet, pihak perpustakaan meminta kepada bagian TI atau Puskom UMY untuk memperhatikan bagian router, khususnya untuk pengolahan koleksi skripsi, agar dalam proses pengolahan berjalan lancar dan efisien waktu.

2. Dengan memperbaiki sistem yang awalnya sering error, maka kemungkinan sistem mengalami error sangat kecil. Seperti sudah

(35)

commit to user 80

teratasinya kendala dalam menambahkan acuan ke bibliografi skripsi, juga memperbarui sistem atau mengubah versi dari sistem, lewat penambahan beberapa sub menu dalam program E-Library.

Upaya lain untuk mengatasi masalah ini adalah dengan ditambahkannya menu “Browse”, untuk menampilkan file digital dari koleksi skripsi tiap bab.

3. Pustakawan dan petugas perpustakaan yang mengurusi bagian digitalisasi koleksi harus memulai pengolahan file yang ada di dalam CD (Compact Disc) dari setiap skripsi dengan merubah seluruh file-nya ke bentuk PDF (untuk file skripsi yang masih dalam bentuk Word).

Selain itu pustakawan juga mulai menggencarkan “pendidikan pemakai”. Di dalam kegiatan tersebut, para pustakawan juga menyisipkan sosialisasi tentang peraturan dan ketentuan dalam penyerahan CD koleksi skripsi.

4. Untuk meningkatkan sumber daya pustakawan, maka pihak Perpustakaan Pusat UMY menyelenggarakan pelatihan/pendidikan kepada para pustakawan maupun petugas perpustakaan, khusunya di lingkungan UMY. Dengan menghadirkan pakar TI dan juga pustakawan ahli, untuk selanjutnya mengumpulkan para pustakawan dan petugas perpustakaan yang masih belum mahir dalam proses digitalisasi. Kegiatan ini dilaksanakan secara berkala (jangka waktu dua bulan), agar para petugas tadi mampu untuk

(36)

commit to user 81 pustakawan.

Selain itu, untuk mengatasi sumber daya pustakawan yang masih kurang di lingkungan UMY, maka pihak universitas mulai mengadakan ujian untuk merekrut pegawai baru untuk ditempatkan ke perpustakaan-perpustakaan fakultas di lingkungan UMY. Hal tersebut bertujuan untuk semakin memperkuat nama universitas sekaligus nama perpustakaan.

Berhubungan dengan upaya peningkatan kwalitas pustakawan dan petugas perpustakaan, dari pihak universitas memberikan kesempatan kepada para pustakawan dan petugas perpustakaan untuk menuntut ilmu di dunia perpustakaan lebih tinggi lagi.

Semisal, untuk pustakawan lulusan D3 akan dibiayai untuk menempuh pendidikan S1. Dan untuk petugas perpustakaan yang berada di bagian pelayanan dan belum pernah mendapat ilmu perpustakaan sama sekali, akan dibiayai menempuh pendidikan D2 program perpustakaan. hal ini bertujuan untuk menciptakan perpustakaan dengan SDM berpondasikan ilmu perpustakaan yang nyata.

Keinginan kedepannya, pihak perpustakaan universitas akan memberlakukan peraturan baru, yaitu sistem “Upload Mandiri”.

Sistem ini berfungsi untuk melayani mahasiswa yang akan

(37)

commit to user 82

mengumpulkan CD skripsi, dengan terlebih dahulu meng-upload file-file digital mereka ke website perpustakaan.

Nantinya masing-masing mahasiswa UMY akan mempunyai passwpord khusus untuk sistem “Upload Mandiri” tersebut. sistem ini juga bermanfaat untuk lebih efisien waktu dalam pengolahan data digital.