PENJELASAN XII
PENGADAAN BARANG DAN JASA OLEH MASYARAKAT
12.1. Penjelasan Umum 12.1.1. Ruang Lingkup
Ruang lingkup berlakunya Penjelasan XII adalah berkaitan dengan pengadaan yang dilakukan masyarakat untuk pembangunan prasarana dan sarana perdesaan maupun di luar sarana prasarana.
12.1.2. Pengertian Istilah
Istilah-istilah di bawah ini dimaksudkan agar pelaksanaan pengadaan oleh masyarakat di PNPM Mandiri Perdesaan mempunyai pedoman istilah dan penerapannya yang jelas dan mengikat.
a. Pemasok Barang/Penyedia Jasa adalah badan usaha atau orang perorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa dan mempunyai toko/fasilitas sebagai tempat untuk menunjang usahanya.
b. Panitia pengadaan adalah tim yang merencanakan, melaksanakan, bertanggung jawab, dan akuntable terhadap kegiatan pengadaan dan terdiri atas minimal 3 orang, yaitu maksimal 1 orang wakil TPK dan 2 orang wakil masyarakat, dengan minimal 1 orang Panitia Pengadaan dari kaum perempuan yang ditetapkan berdasarkan musyawarah oleh masyarakat.
c. Barang didefinisikan terdiri atas bahan dan alat.
Bahan adalah benda dalam berbagai bentuk dan ukuran, yang meliputi (1) bahan baku, (2) bahan atau barang setengah jadi, (3) bahan atau barang jadi.
Alat termasuk (1) sewa alat (2) sewa alat secara paket, yaitu alat dengan operasionalnya (contoh: sewa alat berat); atau (3) pembelian alat.
Spesifikasinya ditetapkan oleh masyarakat dibimbing olehFasilitator Teknikdan Fasilitator Kecamatan.
d. Jasa adalah layanan pekerjaan tertentu yang tidak mampu dilakukan oleh masyarakat. Sebagai contoh, paket jasa pengeboran sumur dalam, paket jasa pelatihan yang didanai yang berasal dari usulan masyarakat, jasa pendidikan dan kesehatan.
Spesifikasinya ditetapkan oleh masyarakat dengan bimbingan fasilitator teknik, dan fasilitator kecamatan, dan proses serta pelaksanaannya diawasi masyarakat.
e. Harga Perkiraan adalah harga barang dan jasa sebagai acuan proses pengadaan sebagaimana tertuang dalam RAB. (Perhitungan RAB dijelaskan pada PTO Penjelasan IV)
f. Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan oleh panitia pengadaan, sebagai pedoman bagi calon pemasok / penyedia jasa dalam menyiapkan dan menyampaikan penawaran
g. Kontrak adalah perjanjian antara TPK dengan pemasok barang/penyedia jasa dalam pelaksanaan kegiatan yang diperlukan berdasarkan hasil pengadaan oleh masyarakat.
12.2. Prinsip-Prinsip Pengadaan oleh Masyarakat
Pengadaan oleh masyarakat wajib menerapkan prinsip-prinsip berikut.
a. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan untuk menggunakan dana dan daya minimum untuk mendapatkan hasil dengan kualitas yang sudah ditentukan dan dalam waktu yang sudah ditetapkan.
b. Efektif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar- besarnya.
c. Terbuka dan Transparan, berarti pengadaan oleh masyarakat harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa dan berdasarkan prosedur yang jelas dan transparan.
d. Adil, berarti pengadaan oleh masyarakat harus memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apa pun.
e. Pemberdayaan, berarti pengadaan oleh masyarakat harus dipahami sebagai pembelajaran bagi masyarakat untuk dapat mengelola pembangunan pada umumnya dan khususnya pembangunan desanya sendiri.
Dalam proses pengadaan oleh masyarakat ini, ditentukan tujuan, prosedur pengadaan, dan ketentuan pasca pengadaan (masa pelaksanaan) untuk membantu masyarakat mengatur pelaksanaannya sesuai kondisi dan kebutuhan setempat. Selengkapnya seperti diuraikan di bawah ini.
12.3. Tujuan
Pengadaan oleh masyarakat ini bertujuan antara lain:
a. untuk memperoleh barang/jasa yang berkualitas baik, terjamin persediaannya, dan hemat biaya;
b. memudahkan pengawasan, serta menghindari tindak korupsi (mark-up, kolusi, nepotisme, dan tindakan lain yang merugikan masyarakat) melalui pelaksanaan yang transparan dan akuntabel;
c. menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaan oleh masyarakat;
d. meningkatkan kemandirian dan tanggung jawab masyarakat, TPK, dan Panitia Pengadaan.
12.4. Prosedur Pengadaan oleh Masyarakat
Prosedur pengadaan oleh masyarakat ini meliputi penentuan kebutuhan pengadaan, cara pengadaan, prosedur pengadaan, cara pembuatan penawaran, penetapan, dan pengumuman pemenang serta pembuatan perjanjian.
12.4.1. Rencana Pengadaan oleh Masyarakat
Kebutuhan pengadaan oleh masyarakat sesuai dengan RAB, disiapkan oleh TPK dan masyarakat dengan dibimbing oleh Fasilitator Teknik, yang akan ditentukan dalam musyawarah desa (sosialisasi hasil pendanaan) yang juga akan menentukan apakah barang dan jasa dapat disediakan oleh masyarakat setempat atau harus dibeli dari pemasok barang/penyedia jasa.
Rencana Pengadaan oleh masyarakat mencakup:
a. jenis barang dan jasa yang akan diadakan, b. jumlah barang dan jasa yang dibutuhkan, c. metode pengadaan,
d. Jadwal pengadaan, termasuk waktu pengiriman dan tempat pengiriman, e. Harga Perkiraan.
Sangat disarankan bahwa beberapa jenis barang/jasa sejenis dapat digabungkan ke dalam satu paket pengadaan yang lebih besar agar lebih ekonomis, efisien, dan efektif. Oleh karena itu, pemecahan paket pengadaan tidak boleh dilakukan dan, jika hal ini terjadi, harus dilakukan dengan pertimbangan khusus, di mana Panitia Pengadaan harus memberikan alasan dan tercatat dalam rencana pengadaan oleh masyarakat.
12.4.2. Cara Pengadaan oleh Masyarakat
Terdapat 2 macam cara pengadaan yang dapat digunakan, yaitu pengadaan barang dengan pengumpulan bahan langsung oleh masyarakat dan pengadaan barang/jasa dengan cara dibeli/disewa dari pemasok barang dan penyedia jasa.
a. Pengadaan bahan dengan cara dikumpulkan atau disediakan oleh masyarakat sendiri.
Tata cara pengadaan harus direncanakan sejak penyusunan RAB melalui musyawarah desa, dengan memberi keterangan pada kolom bahan di formulir RAB bahwa harga bahan yang dikumpulkan atau disediakan oleh masyarakat ditetapkan nihil (diisi dengan angka nol).
Contoh: batu belah 800 m3 (dikumpulkan oleh masyarakat), harga dari batu belah tersebut nihil.
Syarat yang harus dipenuhi pada pengadaan bahan dengan cara dikumpulkan atau disediakan oleh masyarakat sendiri:
i. Bahan tersedia secara gratis ditempat umum.
ii. Biaya tenaga kerja dan transportasi material yang dikumpulkan atau disediakan oleh masyarakat tidak boleh lebih tinggi dari harga pasaran iii. Kelompok pengumpul bahan dalam desa (masyarakat) ditetapkan melalui musyawarah dan dibayar secara langsung untuk biaya tenaga kerja terkait dengan pengumpulan bahan berdasarkan HOK berpatokan pada harga pasaran dengan menggunakan Formulir PTO- Lembar C: (Sistem Upah Borong). Kepala kelompok juga dibayar sebagai pekerja. Pengadaan oleh masyarakat tidak dikenai pajak apa pun.
iv. Biaya sewa kendaraan terkait dengan pengadaan oleh masyarakat dapat dihitung secara terpisah sebagai sewa peralatan sesuai dengan ketentuan pada paragraph b (iii) di bawah.
b. Pengadaan barang dan jasa dengan cara beli/sewa dari pemasok barang dan penyedia jasa.
(i) Pengadaan bahan untuk pekerjaan sarana dan prasarana
Pada dasarnya, pengadaan semua barang/jasa oleh masyarakat dilakukan dengan melakukan perbandingan harga berdasarkan penawaran harga tertulis dari pemasok barang, sebagai berikut ini.
1. Total pengadaan kurang dari 50 juta rupiah
2. Jika perkiraan harga dari material yang dibutuhkan berdasarkan rencana pembelian oleh masyarakat kurang dari 50 juta rupiah (adalah besarnya rencana pembelian satu atau beberapa material yang tertuang dalam RAB kegiatan) proses pengadaannya dilaksanakan sebagai berikut.
i. Panitia pengadaan menyiapkan formulir permintaan harga sederhana (Formulir 32) dan mengisi informasi tentang kebutuhan pembelian termasuk deskripsi dari bahan yang dibutuhkan, spesifikasi teknis (untuk material utama), jumlah, jangka waktu pengiriman, dan alamat pengiriman.
ii. Jika kebutuhan pengadaan yang tertulis dalam formulir permintaan harga terdiri atas beberapa jenis, maka calon pemasok barang diperbolehkan memberikan penawaran terhadap satu atau lebih jenis barang dan evaluasi harus dilakukan per jenis barang. Batas akhir tanggal/waktu dan alamat pemasukan penawaran harga dan nama serta alamat resmi untuk mengirimkan pengaduan juga harus diisi oleh Panitia Pengadaan di formulir 32. Harga yang ditawarkan tidak boleh diisi oleh panitia pengadaan, tetapi oleh calon pemasok barang sendiri.
iii. Panitia pengadaan harus menempelkan salinan formulir 32 yang lengkap pada lokasi yang dapat dilihat oleh anggota masyarakat (papan informasi desa/papan pengumuman umum) dan harus tetap dipasang setidaknya sampai tanggal batas akhir pemasukan penawaran terlewati.
iv. Panitia pengadaan akan memberikan formulir 32 kepada calon pemasok barang. Hal ini dapat dilakukan dengan kunjungan langsung panitia pengadaan ke toko/kantor pemasok barang dan/atau mengirimkan formulir 32 di atas lewat pos. Sebagai tambahan, formulir 32 harus disediakan tanpa ada pengecualian, kepada siapapun yang memintannya.
v. Setiap pemasok barang akan memberikan penawarannya secara tertulis dengan cara berikut ini.
(a) Mengisi harga penawaran pada satu atau beberapa jenis barang yang tercantum dalam formulir 32 berikut informasi lain yang diperlukan.
(b) Calon pemasok boleh mengisi harga penawaran pada lembar tagihan/kertas kop surat milik pemasok barang.
Selain harga yang ditawarkan, informasi berikut yang harus termasuk di dalamnya adalah nama pemasok barang, alamat, nomor telepon (jika ada), tanda tangan, dan tanggal.
vi. Pemasok barang akan mengirimkan formulir 32 atau lembar tagihan/kertas kop surat asli miliknya yang sudah diisi ke dalam amplop tertutup. Bagian luar amplop tertutup harus dialamatkan kepada panitia pengadaan, harus tercantum dengan jelas kalimat berikut: “Penawaran untuk memasok
……….[pemasok barang harus menulis nama dan referensi nomor pengadaan barang seperti yang tertulis dalam formulir 32] – Hanya untuk dibuka oleh panitia pengadaan pada batas akhir dan waktu yang telah ditetapkan untuk pemasukan penawaran”.
vii. Penawaran ini dapat diberikan oleh pemasok barang dengan cara memberikan langsung kepada panitia pengadaan pada saat kunjungan ke toko/kantor pemasok barang atau dapat diberikan, kemudian dengan mengirimkan secara langsung
atau lewat pos ke alamat panitia pengadaan sebelum batas akhir yang tertera pada formulir 32.
Jika penyerahan ini dilakukan secara langsung kepada panitia pengadaan, maka panitia pengadaan harus memberikan bukti tanda terima tertulis kepada pemasok barang.
viii. Secepatnya setelah batas akhir tanggal dan waktu pemasukan penawaran terlewati, panitia pengadaan harus membuka amplop tertutup yang diterima pada saat batas akhir tanggal dan waktu yang ditentukan. Penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan penawaran tidak boleh dibuka dan harus dikembalikan secara tertutup kepada pemasok barang bersangkutan. Panitia pengadaan kemudian mencatat harga yang ditawarkan pada Laporan Pembukaan Penawaran (formulir-32.b). Pembukaan umum dan pengumuman penawaran secara terbuka di hadapan wakil pemasok barang dan perwakilan masyarakat tidak diperlukan.
ix. Setelah selesainya pembukaan penawaran, panitia pengadaan harus melakukan evaluasi penawaran, termasuk pengecekan dan koreksi aritmatika apabila ada salah perhitungan dan mendokumentasikan hasil evaluasi penawaran secara tertulis dengan menggunakan formulir- 32.c.
3. Total pengadaan sama atau lebih dari 50 juta rupiah
Jika perkiraan harga dari material yang dibutuhkan berdasarkan rencana pembelian oleh masyarakan sama atau lebih dari 50 juta rupiah, proses pengadaannya sebagai berikut:
i. Panitia Pengadaan menyiapkan formulir permintaan harga (Formulir 32.a) dan mengisi informasi tentang kebutuhan pembelian termasuk deskripsi dari bahan yang dibutuhkan, spesifikasi teknis (untuk material utama), jumlah, jangka waktu pengiriman dan alamat pengiriman.
ii. Jika kebutuhan pengadaan yang tertulis dalam formulir permintaan harga terdiri atas beberapa jenis, maka pemasok barang diperbolehkan memberikan penawaran terhadap satu atau lebih jenis barang dan evaluasi harus dilakukan per jenis barang.
Batas akhir tanggal/waktu dan alamat pemasukan penawaran harga dan pembukaan penawaran secara umum, serta nama dan alamat resmi untuk mengirimkan pengaduan juga harus diisi oleh Panitia Pengadaan di formulir 32.a. Harga yang ditawarkan tidak boleh diisi oleh panitia pengadaan, tetapi oleh pemasok barang sendiri.
iii. Panitia pengadaan harus menempelkan salinan formulir 32.a yang lengkap pada lokasi yang dilihat oleh anggota masyarakat (papan informasi desa/papan pengumuman umum) dan dipasang sampai setidaknya tanggal batas akhir pengiriman penawaran terlewati.
iv. Panitia pengadaan akan memberikan formulir 32.a kepada calon pemasok barang yang potensial. Hal ini dapat dilakukan dengan kunjungan langsung panitia pengadaan ke toko/kantor pemasok barang dan/atau mengirimkan formulir 32.a di atas lewat pos. Sebagai tambahan, formulir 32.a harus disediakan tanpa ada pengecualian, kepada siapapun yang memintannya.
v. Setiap pemasok barang akan memberikan penawarannya secara tertulis dengan salah satu cara berikut.
(a) Mengisi harga penawaran pada satu atau beberapa jenis barang yang tercantum dalam formulir 32.a, berikut dengan informasi lain yang diperlukan.
(b) Calon pemasok boleh mengisi harga penawaran pada lembar tagihan/kertas kop surat milik pemasok barang.
Selain harga yang ditawarkan, informasi berikut yang harus termasuk di dalamnya adalah nama pemasok barang, alamat, nomor telepon (jika ada), tanda tangan, dan tanggal.
vi. Pemasok barang akan mengirimkan formulir 32.a atau lembar tagihan/kertas kop surat asli miliknya yang sudah diisi ke dalam amplop tertutup. Bagian luar amplop tertutup harus dialamatkan kepada panitia pengadaan, harus tercantum dengan jelas kalimat berikut: “Penawaran untuk memasok
……….[pemasok barang harus menulis nama dan referensi nomor pengadaan barang seperti yang tertulis dalam formulir 32.a] – Hanya untuk dibuka oleh panitia pengadaan pada batas akhir dan waktu yang telah ditetapkan untuk pemasukan penawaran”.
vii. Pemasok barang akan mengirimkan amplop tertutup yang berisi formulir 32.a yang sudah diisi atau lembar tagihan/kertas kop surat asli miliknya kepada panitia pengadaan sebelum batas akhir tanggal/waktu pemasukan penawaran yang tertera dalam formulir 32.a. Pemasok barang dapat memberikan langsung kepada panitia pengadaan pada saat kunjungan ke toko/kantor pemasok barang atau dapat diberikan, kemudian dengan mengirimkan secara langsung atau lewat pos ke alamat panitia pengadaan sebelum batas akhir yang tertera pada formulir 32.a. Jika penyerahan ini dilakukan secara langsung kepada panitia pengadaan, maka panitia pengadaan harus memberikan bukti tanda terima tertulis kepada calon pemasok barang.
viii. Secepatnya setelah batas akhir pemasukan penawaran yang telah ditetapkan, panitia pengadaan harus membuka amplop tertutup tersebut dengan disaksikan oleh perwakilan pemasok barang yang memutuskan untuk hadir dan harus dihadiri masyarakat desa setempat. Penawaran yang diterima setelah batas akhir pemasukan penawaran tidak boleh dibuka dan harus dikembalikan secara tertutup kepada pemasok barang bersangkutan.
Nama dan alamat pemasok barang serta penawaran mereka harus dibaca dengan lantang dan didokumentasikan secara tertulis oleh Panitia Pengadaan menggunakan formulir Laporan Pembukaan Penawaran (formulir 32.b). Laporan pembukaan penawaran harus ditandatangani oleh semua anggota panitia pengadaan dan perwakilan pemasok barang yang hadir pada saat acara pembukaan penawaran. Salinan laporan pembukaan penawaran (formulir 32.b) harus diberikan kepada semua pemasok barang yang memasukkan penawaran.
ix. Panitia pengadaan akan melakukan evaluasi atas semua penawaran yang telah dibuka dan diumumkan secara terbuka,
termasuk pengecekan dan koreksi aritmatika apabila ada salah perhitungan. Evaluasi akan dilakukan untuk tiap jenis barang (contoh perbandingan tiap jenis barang pada paket pengadaan). Hasil evaluasi penawaran akan didokumentasikan secara tertulis dengan menggunakan formulir laporan hasil evaluasi penawaran (Formulir 32.c).
Berapapun nilai total pengadaan baik itu kurang, sama, atau lebih dari 50 juta rupiah, maka panitia pengadaan harus berupaya maksimal untuk memperoleh penawaran dari minimal tiga calon pemasok barang yang berbeda.
Disarankan untuk menyediakan formulir penawaran ke lebih dari tiga calon pemasok untuk memastikan setidaknya ada tiga penawaran yang didapat atas upaya tersebut. Apabila, dengan segala daya upaya Panitia Pengadaan, tidak mendapatkan tiga penawaran, maka proses pengadaan dapat terus dilanjutkan, tetapi panitia pengadaan harus menyatakan pada laporan evaluasi penawaran bahwa upaya yang telah dilakukan dan pendekatan ke pemasok barang untuk memperoleh tiga penawaran dan alasan mengapa mendapatkan kurang dari tiga penawaran.
(ii) Pengadaan bahan diluar kegiatan sarana prasarana.
Pengadaan ini dilaksanakan dengan cara yang sama dengan pengadaan bahan untuk kegiatan sarana prasarana (lihat di atas).
(iii) Pengadaan alat
Pengadaan ini dilaksanakan dengan cara yang sama dengan pengadaan bahan untuk kegiatan sarana prasarana (lihat di atas).
Khusus sewa alat, jika saat penyusunan harga perkiraan, panitia pengadaan menetapkan bahwa alat milik pemerintah lebih murah untuk disewa daripada alat milik swasta, maka diperboleh dilakukan penunjukan langsung dengan badan/instansi pemerintah terkait. Harga dapat dikonfirmasi oleh Fasilitator Teknik Kabupaten(FT-Kab).
Perbandingan harga ini berdasarkan pertimbangan tahun pembuatan, kapasitas dan jenis alat.
(iv) Pengadaan jasa
Pengadaan ini dilaksanakan dengan cara yang sama dengan pengadaan bahan untuk pekerjaan sarana dan prasarana (lihat di atas).
Harga penawaran dari calon pemasok bahan dan penyedia jasa sudah termasuk pajak. Kewajiban menyetor pajak adalah tanggung jawab pemasok bahan dan penyedia jasa pemenang proses pengadaan.
TPK tidak mengurus atau melaporkan pembayaran pajak.
12.4.2.1. Penetapan dan Pengumuman Pemenang
Kunci keberhasilan untuk penetapan calon pemenang pengadaan oleh masyarakat adalah transparansi.
Adapun cara penetapan pemenang pengadaan ditentukan berdasarkan kriteria yang tercantum di dalam formulir penawaran, di antaranya sebagai berikut.
a. Penawaran, diperiksa secara cermat dengan membandingkan kesesuaian jenis, jumlah, dan spesifikasi teknik barang yang ditawarkan dengan kebutuhan yang tercantum dalam formulir penawaran, dan memastikan kebenaran perhitungan aritmatika dari harga penawaran, termasuk perkalian antara jumlah dengan harga satuan yang ditawarkan serta total penawaran.
b. Penentuan pemenang, pemenang ditetapkan kepada pemasok barang/pemberi jasa yang memberikan penawaran terendah (setelah koreksi aritmatika terhadap kesalahan perhitungan) dan bilamana telah memenuhi persyaratan minimum untuk spesifikasi teknik serta syarat dan ketentuan yang tertulis dalam formulir penawaran.
c. Pembatalan proses pengadaan dan penawaran ulang, dapat dilakukan apabila harga penawaran (setelah koreksi terhadap kesalahan perhitungan) secara substantif terlalu tinggi dibandingkan harga perkiraan pada RAB atau ada perubahan pada kebutuhan jenis barang/jasa, jumlah, spesifikasi teknik dan ketersediaan dana. Pelaksanaan pengadaan ulang memakai proses pengadaan yang sama seperti di atas, tetapi setelah dilakukan perubahan yang diperlukan pada kebutuhan pengadaan, syarat dan ketentuan, atau daftar calon pemasok barang untuk menghindari kesalahan yang sama pada proses pengadaan dalam penawaran ulang ini.
Secepatnya setelah evaluasi penawaran dan pengumuman pemenang kontrak selesai dilaksanakan, Panita Pengadaan harus secepatnya mengumumkan keseluruhan hasil pengadaan, dengan rincian sebagai berikut.
a. Untuk pengumuman kepada masyarakat, hasil dari proses pengadaan dilakukan dengan menggunakan formulir yang sama, yaitu formulir 32.c (laporan evaluasi penawaran), meliputi nama pemasok barang/penyedia jasa pemenang, harga penawaran dan harga kontrak, nama calon pemasok barang lain yang memasukkan penawaran, dan juga harga penawaran serta alasan kegagalannya dalam mengikuti proses pengadaan tersebut. Hasil dari proses pengadaan dengan menggunakan formulir 32.c ditempelkan pada papan informasi dan/atau media lainnya yang terdapat di lingkungan masyarakat, sehingga mudah dilihat dan mudah dijangkau oleh seluruh masyarakat di desa (mungkin dapat juga dilakukan dengan menggunakan pengeras suara melalui tempat tempat ibadah, balai desa atau balai pertemuan) atau juga di media informasi lokal maupun pada situs resmi PNPM-Mandiri Perdesaan.
b. Salinan formulir 32.c harus diberikan/dikirimkan kepada seluruh calon pemasok barang dan penyedia jasa yang memasukkan penawaran.
c. Semua dokumen terkait pada setiap proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak, termasuk spesifikasi teknis, harga perkiraan, formulir penawaran, semua dokumen asli penawaran yang diterima, dokumen pembukaan penawaran, formulir evaluasi penawaran dan salinan hasil evaluasi yang tersedia untuk umum, surat pemesanan, surat tagihan pemasok barang/penyedia jasa dan bukti pembayaran yang sudah dilakukan, pengecekan kualitas
dan kemajuan pengiriman barang dan jasa, dll. harus disusun dan dimasukkan pada arsip panitia pengadaan dan juga TPK.
Arsip ini harus disimpan dan dapat dilihat sewaktu-waktuoleh masyarakat dan pihak-pihak terkait maupun oleh auditorbaik pada masa pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan.
d. Penanganan Pengaduan, para pemasok barang/penyedia jasa dan masyarakat diperbolehkan mengajukan pengaduan terkait dengan proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak jika mereka menganggap bahwa telah terjadi penyimpangan di dalamnya atau terdapat indikasi praktik korupsi, kecurangan, kolusi, dan nepotisme. Informasi mengenai alamat pengaduan dan orang yang dapat dihubungi juga terdapat pada formulir penawaran.
12.4.2.2. Pembuatan Kontrak
Setelah calon pemenang ditentukan, TPK dan pemasok barang/penyedia jasa membuat dan menandatangani perjanjian.
Kontrak ini memakai Formulir Surat Pemesanan (formulir 34), termasuk persyaratan yang ditentukan pada formulir penawaran, seperti harga yang sudah termasuk PPN. Pemasok barang yang sudah menandatangani surat pemesanan secara eksklusif bertanggung jawab atas pelaksanaan kontrak sesuai dengan persyaratan dan kondisi yang ada dan tidak akan mengesubkontrakkan, sebagian atau keseluruhan, dari tanggung jawabnya untuk memasok barang kepada pihak lain (individu atau perusahaan.
12.5. Kegiatan Pasca-Pengadaan (Masa Pelaksanaan Kontrak)
Dalam hal ini, diwajibkan bahwa pengiriman barang, pekerjaan, dan jasa harus dilakukan secara ketat sesuai dengan surat pemesanan dari kontrak yang diberikan.
Diharapkan tidak terdapat perbedaan dari yang tertulis di dalam kontrak. Meski demikian, dalam keadaan tertentu di luar kebiasaan selama periode pelaksanaan kontrak, seperti tersebut di bawah ini, di mana TPK dapat meninjau dan menyetujui perpanjangan periode kontrak, perubahan tersebut dapat diminta oleh pemasok barang/penyedia jasa karena:
a. faktor cuaca, adalah cuaca yang tidak dapat diantisipasi, yang menyebabkan terlambat pengiriman;
b. terjadinya bencana alam, adalah suatu kejadian bencana alam yang mempengaruhi jalan yang digunakan untuk mengirim bahan, sehingga mengakibatkan keterlambatan pengriman;
c. keterlambatan penyiapan lokasi, jika TPK terlambat untuk menyiapkan lokasi yang menyebabkan pengiriman ditunda.
Perubahan tersebut harus mengikuti prosedur PTO yang digunakan dalam penyusunan laporan revisi.
Revisi akan memberikan panduan kepada pemasok barang/penyedia jasa mengenai bisa atau tidaknya pemasok barang/penyedia jasa melanjutkan kegiatan dan kemungkinan negosiasi lebih lanjut untuk merevisi jadwal pengiriman barang. Bila TPK tidak menyetujui adanya perubahan, maka pemasok barang/penyedia jasa harus mematuhi syarat dan ketentuan kontrak.
Apabila pemasok barang/penyedia jasa tidak bisa memenuhi kewajiban mereka, TPK berhak untuk memutus kontrak setelah memberikan surat peringatan kepada pemasok
barang/penyedia jasa tentang pemutusan kontrak apabila gagal memenuhi kewajiban mereka. Jika perjanjian dibatalkan, maka TPK wajib mengadakan pengadaan ulang dengan membentuk Panitia Pengadaan yang baru.
12.6. Sistem Informasi Pemantauan Proses Pengaduan
Sesuai dengan pengaturan pengadaan barang di PAD, PMD akan mengembangkan modul pengadaan sebagai suatu sistem yang terintegrasi sebagai bagian dari sistem informasi pemantauan memuat seluruh kinerja dan keluaran dari proses pengadaan oleh masyarakat.
12.7. Tugas dan Tanggung Jawab Fasilitator dalam Pengadaan Barang dan Jasa
Fasilitator teknis dan fasilitator kecamatan tidak boleh terlibat langsung atau tidak langsung dalam proses pengadaan, mulai dari permintaan penawaran sampai dengan pemilihan pemenang kontrak yang merupakan tanggung jawab secara eksklusif dari panitia pengadaan.
Meski demikian fasilitator mempunyai tugas sebagai berikut.
a. Memberikan pelatihan dan bimbingan kepada panitia pengadaan sebelum proses pengadaan dilaksanakan. Materi pelatihan antara lain meliputi rencana pengadaan dan prosedur pengadaan, spesifikasi teknik bahan/alat, dan menentukan kewajaran perkiraan harga.
b. Melakukan tinjauan pascapelaksanaan proses pengadaan oleh panitia pengadaan setelah kontrak diberikan untuk memeriksa ketaatan terhadap prosedur pengadaan dalam PTO ini. Fasilitator juga bertanggung jawab untuk memeriksa ketaatan pelaksanaan kontrak terhadap surat pemesanan (Formulir P) yang ditandatangani. Selain itu, dapat dilakukan audit oleh pihak yang berwenang pada proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak pengadaan masyarakat.
Fasilitator akan memberikan laporan bulanan secara tertulis, termasuk temuan peninjauan pascapelaksanaan dan pemeriksaan kepatuhan yang mereka lakukan.
Formulir yang digunakan:
1. Formulir 32: Formulir penawaran sederhana (untuk total nilai pengadaan kurang dari 50 juta rupiah)
2. Formulir 32.a: Formulir penawaran (untuk total nilai pengadaan sama atau lebih dari 50 juta rupiah)
3. Formulir 32.b: Formulir laporan pembukaan penawaran (untuk semua penawaran berapapun nilainya)
4. Formulir 32.c: Formulir laporan evaluasi penawaran (untuk semua penawaran berapapun nilainya)
5. Formulir 34: Formulir surat pemesanan (untuk semua pengadaan berapapun nilainya)
