1
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Organisasi bukanlah suatu hal yang asing dan baru di Indonesia, banyak organisasi-organisasi masyarakat yang sudah terbentuk di Indonesia karena suatu visi dan misi yang sama. Menurut Barbara Senior dan Stephen Swailes (2010:4), “Organisasi dapat dilihat seperti orang yang berinteraksi dalam sebuah struktur atau mengorganisir cara untuk mencapai suatu tujuan yang jelas”. Maka untuk menghimpun dan merangkul orang-orang beragama Hindu di Indonesia, maka dibentuklah suatu badan organisasi yang telah diakui oleh pemerintah Republik Indonesia sebagai suatu lembaga berbadan hukum dengan nama Perhimpunan Pemuda Hindu Indonesia.
Perhimpunan Pemuda Hindu Indonesia atau yang lebih dikenal dengan nama Peradah Indonesia merupakan organisasi tingkat nasional yang memiliki cabang hingga kecamatan-kecamatan dan desa-desa di seluruh Indonesia, yang dimana organisasi ini memiliki tujuan untuk membangun generasi muda Hindu yang mandiri dan demokratis sebagai bagian integral dari Bangsa Indonesia untuk mencapai kedamaian dan kesejahteraan bersama yang berdasarkan Dharma (perbuatan baik).
Untuk lebih memudahkan para anggota dan calon anggota Peradah Indonesia untuk dapat saling terhubung dan mengetahui informasi-informasi yang ada, maka suatu sistem telah dibentuk untuk dapat memfasilitasi para anggota maupun calon anggota Peradah Indonesia. Namun, fasilitas yang dimiliki saat ini untuk para calon anggota masih belum sesuai harapan yang ada dimana untuk melakukan pendaftaran masih harus melakukan proses surat-menyurat melalui daerah setempat ke ibukota yakni kantor pusat Peradah Indonesia berada. Sehingga hal tersebut kurang efisien dan efektif karena cara ini memakan pengeluaran biaya yang sebenarnya bisa dikurangi maupun dihindari dan memakan waktu yang sebenarnya dapat diminimalisir. Selain itu belum ada suatu sistem yang berfungsi untuk melakukan diskusi bagi para anggota yang tersebar di Indonesia maupun bagi pengurus Peradah Indonesia itu sendiri. Peradah Indonesia juga belum memiliki suatu sistem pengelolaan kegiatan yang benar-benar terstruktur meliputi penjadwalan dan publikasi dari setiap kegiatan dan agenda yang ada. Untuk file yang ingin dibagikan
kepada para anggota maupun pengurus, Peradah Indonesia masih melakukannya dengan mengirim langsung via Pos Indonesia ke setiap alamat anggota. Para pengurus Peradah Indonesia menyimpan seluruh data yang dimilikinya dalam bentuk kertas-kertas dan file Microsoft Office sehingga hal tersebut dapat menimbulkan permasalahan dimana database anggota, forum, kegiatan dan lainny kurang aman, sistem pencarian yang sulit dan lambat dalam hal akses ketika suatu data sudah banyak.
Untuk mendukung kegiatan-kegiatan dan proses kerja yang ada pada Peradah Indonesia yaitu membantu proses pendaftaran anggota, memberikan suatu wadah diskusi bagi para anggota dan pengurus, membantu pengelolaan dan publikasi kegiatan serta pengelolaan arsip. Maka dalam hal ini dibutuhkanlah suatu analisis dan perancangan aplikasi basis data keorganisasian Peradah Indonesia dimana seluruh informasi dan data-data yang ada di Peradah Indonesia dapat diakses oleh anggota darimana dan kapan saja serta keseluruhan data dapat disimpan dengan aman dalam suatu basis data yang dapat diakses lebih cepat dan lebih terstruktur.
Faktanya suatu basis data memiliki peranan penting untuk mendukung kegiatan pada suatu perusahaan maupun organisasi. Sebagian besar perusahaan sudah mengimplementasikan basis data untuk mencapai suatu performa yang lebih baik. Oleh karena itu aliran informasi dari perusahaan ke pelanggan bisa menjadi efisien dan efektif, hal itu disebabkan model ini merujuk kepada aplikasi yang lebih menyentuh pengguna atau pelanggan sebagai pusat dari sistem (Tanty Oktavia, 2013).
1.2 Rumusan masalah
Adapun yang menjadi rumusan masalah dari penelitian ini antara lain :
1. Bagaimanakah analisis keorganisasian Peradah Indonesia yang meliputi pengelolaan anggota, pengelolaan kegiatan, pengelolaan arsip, dan pengelolaan forum komunikasi antar anggota ?
2. Bagaimanakah rancangan suatu aplikasi basis data berbasis web untuk menangani masalah pengelolaan anggota, pengelolaan kegiatan, pengelolaan
arsip, dan sistem komunikasi antar anggota yang lebih efektif dan tidak terbatas oleh tempat dan waktu ?
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam analisis dan perancangan aplikasi basis data keorganisasian Peradah Indonesia meliputi :
1. Pengelolaan anggota yang meliputi pendaftaran bagi anggota baru dan pengelolaan data anggota yang sudah terdaftar dimana anggota dibagi dalam beberapa tipe seperti admin, pengurus dan anggota.
2. Pengelolaan agenda dan kegiatan yang meliputi penjadwalan dan publikasi dengan tujuan semua anggota mengetahui seluruh informasi dari kegiatan dengan lebih cepat dan mudah.
3. Pengelolaan arsip yang meliputi pengelolaan terhadap arsip-arsip Peradah Indonesia yang bisa berbentuk dokumen, video, gambar, dan lainnya dimana arsip tersebut bisa diakses oleh pihak-pihak yang telah diberikan hak akses. 4. Pegelolaan forum komunikasi anggota yang meliputi jenis forum itu sendiri
seperti pihak-pihak yang terlibat didalam forum yaitu umum, hanya pengurus, pengurus dan anggota.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan
Tujuan dari rancangan dan penelitian ini diantara lain :
1. Menganalisis keorganisasian Peradah Indonesia yang meliputi pengelolaan anggota, pengelolaan kegiatan, pengelolaan arsip, dan pengelolaan forum komunikasi antar anggota.
2. Merancang suatu aplikasi basis data berbasis web untuk menangani masalah pengelolaan anggota, pengelolaan kegiatan, pengelolaan arsip, dan sistem komunikasi antar anggota yang lebih efektif dan tidak terbatas oleh tempat dan waktu.
Manfaat dari rancangan dan penelitian ini diantara lain :
1. Memberikan kemudahan dalam hal pendaftaran untuk para calon anggota Peradah Indonesia.
2. Memberikan kemudahan dalam melakukan diskusi antar anggota.
3. Mempermudah untuk mendapatkan informasi-informasi yang ada seperti kegiatan, agenda dan arsip.
4. Seluruh data yang ada sudah disimpan dalam suatu basis data sehingga tingkat keamanannya lebih terjamin.
1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Tahap Analisis
Analisis diperlukan guna mencari informasi dan fakta-fakta yang diperlukan dalam perancangan aplikasi yang akan menjadi dasar perancangannya. Dengan demikian, maka akan diketahui informasi-informasi yang diperlukan sehingga informasi tersebut menjadi lebih akurat. Pencarian fakta dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :
1. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan membaca, mempelajari, dan membuat suatu kesimpulan dari buku-buku referensi dan materi perkuliahan yang dijadikan pedoman dan sumber data dalam perancangan aplikasi sehingga tidak menyimpang dari teori yang semestinya.
2. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung guna mendapatkan informasi dua arah kepihak-pihak tertentu yang memiliki sumber data yang diperlukan dalam perancangan aplikasi sehingga tidak menyimpang dari apa yang dibutuhkan dan bisa bermanfaat sesuai dengan yang diharapkan.
3. Pemeriksaan Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan dengan cara memeriksa semua dokumen, formulir, laporan yang berhubungan dengan aplikasi yang akan dirancang, sehingga pengertian tentang aplikasi dan sistemnya dapat diperoleh dengan cepat.
4. Observasi
Observasi dilakukan dengan cara mengamati kegiatan pendaftaran anggota yang dilakukan di Peradah Indonesia, tata cara pembuatan agenda kegiatan, dan bagaimana pengelolaan arsip-arsip di Peradah Indonesia dan kegiatan pengiriman arsip ke para anggota Peradah Indonesia.
1.5.2 Tahap Perancangan
Metode perancangan yang digunakan meliputi : 1. Perancangan basis data yang meliputi :
• Perancangan conceptual database yang meliputi penentuan entitas, relasi, dan atribut-atribut yang akan diperlukan dalam perancangan aplikasi.
• Perancangan logical database yang meliputi pembuatan normalisasi yang digunakan untuk mengetahui basis data yang dirancang sudah dalam kondisi normal.
• Perancangan physical database yang meliputi perancangan basis data relasional, representasi dari data yang diperoleh, dan batasan-batasan yang diperlukan sesuai dengan perusahaan.
2. Perancangan layar aplikasi menggunakan state transition diagram (STD) dan user interface yang termasuk proses input dan output.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan suatu gambaran yang jelas mengenai penulisan skripsi ini, maka penulisan akan dibagi secara sistematis menjadi 5 (lima) bab sebagai berikut : • BAB 1 Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang yang melandasi penyusunan skripsi tentang analisis dan perancangan aplikasi basis data keorganisasian Peradah Indonesia, batasan ruang lingkup, rumusan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian dan sistematika penulisan sebagai langkah awal dalam penyusunan skripsi.
Bab ini berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai dasar dalam penelitian dan berkaitan erat dengan penyusunan skripsi. Teori-teori yang digunakan berasal dari studi pustaka yang dijadikan sebagai landasan dalam penyusunan skripsi. Bab ini terbagi menjadi penjelasan mengenai teori yang berkaitan dengan penelitian dan hasil penelitian atau produk sebelumnya.
• BAB 3 Metodologi
Bab ini berisi tentang metode perancangan basis data yang digunakan, analisis masalah dari organisasi Peradah Indonesia yang meliputi analisis sistem yang sedang berjalan, kebutuhan user, identifikasi masalah, usulan pemecahan masalah, dan perancangan basis data yang meliputi konseptual, logika, dan fisikal, serta perancangan layar aplikasi.
• BAB 4 Hasil dan Pembahasan
Bab ini berisi semua kebutuhan operasional yang dibutuhkan dalam perancangan sistem yang meliputi spesifikasi hardware dan software, tampilan layar, evaluasi basis data, dan evaluasi aplikasi.
• BAB 5 Simpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan dari analisis dan perancangan aplikasi basis data keorganisasian Peradah Indonesia serta saran yang digunakan untuk perbaikan sistem yang dibuat dimana nantinya akan berguna sebagai penyempurnaan penelitian yang lebih mendalam dimasa yang akan datang. Dan sebagai penutup dari penelitian dan penyusunan skripsi.
