METODE OBSERVASI & WAWANCARA

(1)

Modul ke:

FAKULTAS PSIKOLOGI

UNIVERSITAS MERCU BUANA

WAWANCARA SETTING

INDUSTRI/ORGANISASI

Bagian 2.

Wawancara Analisis Jabatan

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

Drs. Agung Sigit Santoso, M.Si., Psi.

(2)

TUJUAN PEMBELAJARAN

Tujuan Instruksional Khusus

:

Setelah mempelajari mempelajari materi kuliah METODE OBSERVASI

& WAWANCARA ini diharapkan para mahasiswa dapat :

1. Mengenal dan memahami teori, metode, proses, struktur, dan

keterampilan observasi & wawancara

2. Mampu menyusun rencana dan melakukan

persiapan-persiapan untuk observasi & wawancara

3. Mampu menerapkan setiap tahapan dalam proses observasi &

wawancara sesuai kebutuhan dan tujuannya sebagai bagian

dalam praktek pemeriksaaan psikologis.

(3)

TUJUAN PEMBELAJARAN

Tujuan Instruksional Umum

:

Setelah mempelajari materi kuliah Metode Observasi &

Wawancara ini diharapkan para mahasiswa dapat :

Memahami berbagai jenis metode observasi &

wawancara yang dipergunakan sebagai

bagian dalam proses pemeriksaan

psikologis, serta mampu

mempraktekkannya tahap demi tahap

sesuai kebutuhan psikodiagnostik.

(4)

WAWANCARA SETTING INDUSTRI/ORGANISASI

Bagian 2. Analisa Jabatan

(5)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

WAWANCARA SETTING INDUSTRI/ORGANISASI

Penggunaan wawancara dalam setting Psikologi Industri dan

Organisasi (PIO) ini biasanya dilakukan pada saat (a) Seleksi dan

penempatan; (b)

Job Analysis

; (c)

Coaching,

(d)

Performance

appraisal,

diperlukan dalam rangka perusahaan akan melakukan

promosi, mutasi atau demosi terhadap karyawannya

;

dan juga saat

proses (e)

Exit interview,

saat karyawan sudah tidak bekerja lagi,

(6)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

PANDUAN KERJA ASSOSIATE

KEGIATAN ANALISA JABATAN & EVALUASI JABATAN DI SEKRETARIAT JENDERAL DEPNAKERTRANS

CONTOH PANDUAN WAWANCARA ANALISA JABATAN

NAMA KEGIATAN

Konsultansi Analisa Jabatan dan Evaluasi Jabatan di lingkungan Sekretaria Jenderal Depnakertrans RI.

TUJUAN KEGIATAN

Pada dasarnya program Konsultansi ini bertujuan sebagai berikut :

1. Menyusun suatu Uraian Jabatan dan Persyaratan Jabatan (Job Des. & Job Spec.) yang ”up to date” / sesuai dengan kondisi terahir dari jabatan yang ada saat ini.

2. Menghitung Job Score yang sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerja yang ada. 3. Menyempurnakan Job Structure Organisasi Depnakertrans RI.

(7)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

PELAKSANAAN KEGIATAN

Jangka Waktu o 8 Minggu efektif,

o 13 April s/d 13 Juni 2009

Lokasi Kegiatan o Kantor Depnakertrans, Jl Taman Makam Pahlawan Kalibata, Jak-Sel

o Kantor Depnakertrans, Jl Gatot Subroto, Kuningan Jak-Sel o Pusdiklat Nakertrans, Jl Pusdiklat Kp. Makasar, Jak-Tim o Pusat K3 Naker, Jl Yos Sudarso, Jak-Utara

(8)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

RUANG LINGKUP KEGIATAN ASSOSIATE

1. Diluar pertemuan sosialisasi tanggal 6 – 8 April 2009, Assosiate wajib mengikuti

Workshop Teknis pelaksanaan dan penyegaran konsep JA JE, yang akan diselenggarakan sekitar tanggal 8 April 2009.

2. Mempelajari seluruh konsep dan teknis pelaksanaan yang berkaitan dengan pemenuhan standar kwalitas hasil Analisa Jabatan.

3. Menguasai Teknis pengambilan data berupa kegiatan wawancara Analisa Jabatan dan observasi lapangan (bila diperlukan)

4. Merencanakan dengan cermat, kegiatan pengambilan data dengan menghubungi pejabat nara sumber, untuk membuat janji wawancara atau observasi.

5. Membangun pola hubungan dan komunikasi yang efektif dan profesional dengan para pejabat yang di wawancarai.

6. Melaksanakan kegiatan Wawancara dan Obeservasi sesuai dengan Daftar Pertanyaan/ Bentuk Laporan Uraian Jabatan dan Petunjuk Teknis yang diberikan. Dikerjakan secara cermat dan Profesional sehingga memberikan hasil yang optimal.

(9)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

7. Dalam proses pengambilan data, berlaku ukuran ukuran teknis sebagai berikut :

• Satu Job Title, data dan informasinya di ambil paling tidak dari 2 pejabat yaitu : (1)

Pemangku Jabatan, dan (2) Atasan.

• Lama waktu wawancara 1 (satu) job title diperkirakan 4 jam kerja.

• Untuk mendapatkan seluruh informasi sampai dengan tersusunnya Draft Laporan

Analisa Jabatan berupa Uraian Jabatan, sangat mungkin perlu melakukan dua kali pertemuan wawancara pada setiap nara sumber.

• Assosiate WAJIB, melakukan konfirmasi tentang Draft Laporan JA, kepada para

pejabat yang di wawancara, melakukan perbaikan perbaikan yang diperlukan sampai pada akhirnya para pejabat tersebut menerima dan menyetujui Draft Laporan JA yang ditandai dengan memberikan Tanda Tangan serta Nama jelas pada formulir persetujuan yang telah disediakan.

8. Menyerahkan seluruh berkas kerja, form persetujuan dan Draft Laporan JA kepada Sekretariat.

(10)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

A. IDENTITAS JABATAN

KODE JABATAN : Untuk diisi oleh analis

NAMA JABATAN : Tuliskan nama jabatan anda, BUKAN nama anda SUB.BAGIAN / SUB. BIDANG : Tuliskan sub bagian anda

BAGIAN / BIDANG : Tuliskan bagian anda BIRO/PUSAT : Tuliskan biro anda

SETJEN/DITJEN/ITJEN : SEKRETARIAT JENDERAL DEPARTEMEN : DEPNAKERTRANS

IDENTITAS PEJABAT

Nama Pejabat : Tuliskan nama lengkap anda beserta gelar akademis Masa Kerja di Jabatan ini :

Tuliskan masa kerja anda di jabatan ini

…… tahun …… bulan

Masa Kerja di Departemen :

Tuliskan masa kerja anda di Depnakertrans atau Depnaker atau Deptrans

…… tahun …… bulan

Nama Atasan langsung : Tuliskan nama lengkap atasan anda beserta gelar akademis Jabatan Atasan : Tuliskan nama jabatan atasan anda

FORMAT PENULISAN URAIAN JABATAN

(11)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

C. TUJUAN / FUNGSI JABATAN

Tuliskan fungsi jabatan anda atau jelaskan mengapa jabatan anda harus ada di organisasi ini. Dengan panduan kalimat di bawah ini : Bertanggung jawab kepada ..., dalam rangka/untuk... agar/sehingga ...

Tugas Pokok 1 : (Tugas pokok adalah tugas-tugas yang berhubungan langsung dengan fungsi jabatan)

Tahapan Pelaksanaan Tugas

: (Tahap pelaksanaan tugas adalah uraian tahapan kerja yang dituliskan berdasarkan urutan: INPUT ÆPROSES ÆOUTPUT diawali dengan kata kerja)

Contoh : Menerima penugasan dari ……… , Mempelajari …….., dst

1.1. 1.2. 1.3. dst

Wewenang : Mengusulkan ….., Menetapkan ….., Memutuskan ……. , dll

Indikator Prestasi : Tuliskan ukuran-ukuran yang menunjukkan prestasi/keberhasilan yang harus dicapai pada tugas tersebut

(12)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

Tugas Pokok 1 : (Tugas tambahan adalah tugas-tugas yang tidak berhubungan langsung dengan fungsi jabatan, namun dilakukan secara rutin)

Contoh : Menerima penugasan dari ……… , Mempelajari …….., dst

1.1. 1.2. 1.3. dst

(13)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

Tugas Pokok 1 : (Tugas lain-lain adalah tugas-tugas yang tidak berhubungan langsung dengan fungsi jabatan, dan tidak dilakukan secara rutin, hanya sekali-sekali saja.)

Misalkan sesekali mewakili atasan menghadiri rapat, sesekali diminta mengajar di pusdiklat, dsb.

Contoh : Menerima penugasan dari ……… , Mempelajari …….., dst 1.1.

1.2. 1.3. dst

(14)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

E. HUBUNGAN KERJA

DenganJabatan yang lebih Tinggi

JABATAN YANG DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN

INTERNAL

(Internal adalah di dalam satu kesekjenan yang sama)

Sebutkan unit kerja jabatan dimaksud Misalnya: melaporkan, melaksanakan tugas, menerima arahan, dll

EXTERNAL

(Ditjen, Itjen, Badan, Departemen / Instansi lain)

Dengan Jabatan yang Setara

INTERNAL

Sebutkan unit kerja jabatan dimaksud Misalnya: berkoordinasi, bekerjasama, dll

EXTERNAL

(Ditjen, Itjen, Badan, Departemen / Instansi lain)

Dengan Jabatan yang Lebih Rendah

INTERNAL

Sebutkan unit kerja jabatan dimaksud Misalnya: memerintahkan, mengontrol, mengawasi, dll

EXTERNAL

(15)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

PENERIMAAN PENGAWASAN

Pekerjaan yang diawasi Pengawasan oleh Frekuensi Pengawasan

Misalnya : Membuat perencanaan kerja, melaksanakan tugas pokok, tambahan, lain-lain

•

Sebutkan nama jabatan yang melakukan pengawasan

•

setiap saat, setiap jam, setiap hari, setiap minggu, bulan, tahun, sewaktu-waktu, dll

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang diawasi Jumlah

pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan

Sebutkan nama jabatan yang diawasi

• … orang

Misalnya : Membuat perencanaan kerja, melaksanakan tugas pokok, tambahan, lain-lain

setiap saat, setiap jam, setiap hari, setiap minggu, bulan, tahun, sewaktu-waktu, dll

OUT PUT ADMINISTRASI

Nama Formulir / File / Catatan

Tuliskan hasil kerja yang berupa dokumen, file, catatan, disposisi, dll.

• dst

KEUANGAN

Jumlah Untuk Keperluan

Sebutkan jumlah uang yang anda kelola sebagai pejabat pada jabatan tsb.

Rp.

Sebutkan untuk keperluan apa saja boleh dipergunakan (secara global).

•

(16)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

ALAT / MESIN / BAHAN

Nama alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan Alat / mesin / bahan yang dimaksud adalah yang selama ini ada, BUKAN

yang diharapkan ada atau yang seharusnya ada Peralatan :

1. Komputer, Printer,

Bahan-Bahan Alat Bantu Kerja :

1. UU ttg Jementerianl, peraturan pelaksanaannya; 2. UU dan peraturan pelaksanaan lainnya yang terkait; 3. DIPA;

4. Buku pedoman, sistem dan prosedur kerja; 5. Instruksi lisan maupun tertulis dari Sekjen/Ditjen

6. Surat-surat masuk dan konsep-konsep surat dinas;Data yang dikumpulkan oleh Pelaksana.

7. Dan atau lain-lainnya ...(tuliskan)

Tuliskan kondisi atau situasi kerja yang dirasakan bila alat / mesin / bahan tersebut tidak berfungsi dengan baik.

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran Tuliskan dokumen-dokumen hasil kerja dan bahan dokumen penunjang

/ alat bantu kerja yang dipakai yang seharusnya dijaga kerahasiannya. Mulai dari yang bersifat Confidential/ Rahasia, Sangat rahasia.

Jika tidak ada tugas yang sifatnya rahasia, cukup tuliskan TIDAK ADA.

Tuliskan akibatnya terhadap situasi unit kerja, departemen atau bahkan negara, jika terjadi kebocoran atas ‘kerahasiaan’ tsb.

(17)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan

2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Kegiatan pejabat a. duduk b. berdiri c. berjalan 4. Tempat kerja a. Di dalam Gedung b. Di luar Gedung 5. Kondisi Lingkungan

: Tidak ada, sangat minimal, sakit, cacat, meninggal.

:(Misalnya: kelelahan, sakit mata, paru-paru, stress, dll)

: % : % : %

: % : %

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja

1. Alat Keselamatan Kerja:

(18)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

H. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

1. Pendidikan Minimal : SMA, D1, D2, D3, S1, S2, S3. Bukan jenjang pendidikan yang dimiliki pejabat saat ini, tetapi jenjang pendidikan minimal yang dibutuhkan untuk posisi jabatan ini.

Jurusan : Sebutkan secara spesifik jurusan atau spesialisasi yang diperlukan untuk menduduki jabatan tersebut

2. Diklat Kedinasan Minimal : Misal: Spama, Spadya, Adum, Adumla, Suslia, Suspim, dsb

3. Pelatihan Ketrampilan & Pengetahuan Minimal

: Misal : Pelatihan K3, Pengadaan barang, Bahasa Inggris, dsb

4. Pengalaman Penugasan pada jabatan tertentu

: Misal : Pernah menjabat di lingkungan binawas, dsb 1.

2.

5. Persyaratan Fisik : Misal : tidak buta warna, tidak cacat fisik, tidak pakai kaca mata, dsb

6. Persyaratan Jenis Kelamin : Misal : harus laki-laki atau harus perempuan atau bisa keduanya

7. Persyaratan Usia Minimal : Bukan usia anda saat ini, tetapi usia untuk menduduki jabatan tersebut Maksimal :

(19)

METODE OBSERVASI & WAWANCARA

LEMBAR PENGESAHAN :

o Nama Konsultan Analis Jabatan : ……….

o Tanggal Pengumpulan Data : … s/d … Mei 2009

Atasan Pemangku Jabatan

(...) Nama Jabatan

Pemangku Jabatan

(...) Nama Jabatan

Menyetujui Uraian Jabatan Ini Jakarta, …. Mei 2009

(20)

Terima Kasih

Drs. Agung Sigit Santoso, M.Si., Psi.

Daftar Pustaka

:

1. Gorden, R.L. (1996). Basic Interviewing Skills. Illionis: F.E. Peacock Publisher

2. Stewart, J.C., Cash, W.B. (2000). Interviewing: Principles and Practices. United States of America: The McGraw-Hill

3. Rahayu, I.T. (2004). Observasi & Wawancara. Malang: Bayumedia Publishing.

4. Disarikan dari beberapa sumber.