Oleh: Mifta Hadi Safii
ABSTRAKS
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi membawa perubahan dalam berbagai bidang salah satunya adalah maraknya pengembangan perpustakaan digital di Indonesia. Perpustakaan merupakan sarana belajar yang harus dimiliki oleh lembaga pendidikan dalam rangka mewujudkan profiling lulusan yang diharapkan. Akademi Kepolisian sebagai lembaga pendidikan pembentukan perwira Polri yang lulusannya menyandang gelar sarjana (S1) Terapan Kepolisian harus didukung dengan perpustakaan yang memadai. Pada saat ini telah dikembangkan Sistem Informasi Akademi Kepolisian (SIAK) yang secara digital mengakomodir semua bentuk administrasi yang ada di Akademi Kepolisian, termasuk perpustakaan digital (e-library). Perpustakaan digital di Akademi Kepolisian masih memperlukan pengembangan agar menjadi lebih baik lagi sehingga dapat digunakan secara optimal untuk mendukung kegiatan belajar Taruna dan kegiatan penelitian. Kemudahan sarana digital pada saat ini termasuk akses internet akan memudahkan pada Taruna mempelajari pengetahuan dan ketrampilan kepolisian melalui perpustakaan digital Akademi Kepolisian.
Kata Kunci : Perpustakaan Digital, e- library, Akademi Kepolisian, Teknologi Informasi.
PENDAHULUAN
Akademi kepolisian merupakan lembaga pendidikan Polri yang menyelenggarakan pendidikan pembentukan perwira pertama. Pada saat ini lulusan Akademi Kepolisian menyandang gelar sarjana vokasi yaitu Sarjana Terapan Kepolisian. Profil lulusan Program Akpol Sarjana Strata Satu (S1) Terapan Kepolisian, yaitu sebagai Inspektur Polisi Dua (IPDA) yang berkualifikasi : a) Pemimpin yang berkarakter, melindungi, mengayomi dan melayani masyarakat dengan berlandaskan Tribrata dan Catur Prasetya; b) Manajer lini terdepan yang mahir dalam pemecahan masalah masyarakat; c) Pemelihara keamanan dan ketertiban masyarakat serta penegak hukum yang terpuji dalam melaksanakan tugas pokok Polri; d) Penyelidik dan penyidik Polri yang patuh hukum; e) Perwira Polri yang menjadi tauladan dalam kesamaptaan yang prima, sehat dan cerdas secara spiritual, intelektual dan emosional (Keputusan Kalemdikpol Nomor: Kep/ 363 / VII/ 2014).
Dalam membentuk profil lulusan khususnya di bidang intelektual dibutuhkan sarana belajar yang memadai. Perpustakaan merupakan sarana belajar yang wajib ada dalam sebuah lembaga pendidikan termasuk dalam lembaga pendidikan Polri. Pengertian perpustakaan menurut Darmono (2001:2) diartikan sebagai salah satu unit kerja yang berupa tempat untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan mengatur koleksi bahan pustaka secara sistematis untuk digunakan oleh pemakai sebagai sumber informasi sekaligus sebagai sarana belajar yang menyenangkan. Sedangkan Yusuf dan Suhendar (2005: 1) menyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat yang di dalamnya terdapat kegiatan penghimpunan, pengelolaan, dan penyebarluasan (pelayanan) segala macam informasi, baik yang tercetak maupun yang terekam dalam berbagai media seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset.
tape recorder, video, komputer, dan lain-lain. Mengacu pada dua definisi tersebut memberikan pemahaman bahwa perpustakaan merupakan suatu tempat yang melakukan penghimpunan dan pengelolaan bahan pustaka untuk disajikan kepada pemakai yang
membutukan bahan pustaka. Hal ini sebagaimana disampaikan oleh Widiasa (2007) menyebutkan tugas pokok perpustakaan, yaitu (1) menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai sumber informasi, (2) mengolah dan merawat bahan pustaka, dan (3) memberikan layanan bahan pustaka.
Perpustakaan selain berfungsi sebagai sarana belajar dalam mendukung pencapaian profil lulusan suatu lembaga pendidikan juga memiliki fungsi yang lain. Murjopranoto dalam Sumarji (1988) mengatakan dengan jelas bahwa perpustakaan mempunyai berbagai fungsi sebagai berikut: 1) untuk mempertinggi kebudayaan; 2) untuk menambah pengetahuan; 3) untuk dokumentasi; 4) untuk penerangan (misalnya peraturan pemerintah, perundang-undangan); 5) untuk memungkinkan research (penelitian) bahan-bahan yang berguna, misalnya laporan, statistik, peta) dan lain-lainnya; 6) untuk rekreasi (hiburan), dengan menyediakan buku-buku cerita; dan 7) untuk memberi inspirasi. Dari berbagai fungsi perpustakaan tersebut fungsi sebagai sarana penelitian merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam rangka mendukung tugas akhir Taruna Akademi Kepolisian. Tugas akhir tersebut berupa pembuatan Skripsi sebagai salah satu syarat kelulusan menjadi seorang perwira Polri yang menyandang gelar sarjana S1 Terapan Kepolisian. Perpustakaan yang lengkap dan representatif akan mampu memberikan kontribusi yang optimal kepada dosen dan perserta didik (taruna) untuk mengembangkan keilmuwan yang dimiliki serta terlaksananya fungsi perpustakaan dengan baik
PEMBAHASAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi pada saat ini telah memberikan perubahan besar pada kehidupan manusia. Pengaruh terhadap perpustakaan adalah berkembangnya perpustakan digital (e-library). Definisi perpustakaan digital merujuk pendapat dari Zainal A. Hasibuan (2005) yang mengatakan, bahwa digital library atau sistem perpustakaan digital merupakan konsep menggunakan internet dan teknologi informasi dalam manajemen perpustakaan. Sedangkan Ismail Fahmi (2004) mengatakan bahwa perpustakaan digital adalah sebuah sistem yang terdiri dari perangkat hardware, software, koleksi elektronik, staf pengelola, pengguna, organisasi, mekanisme kerja, serta layanan dengan memanfaatkan berbagai jenis teknologi informasi. Merujuk pada dua definisi tersebut elemen penting dalam perpustakaan digital (e-library) adalah penggunaan teknologi informasi.
Perkembangan perpustakaan digital pada saat ini berkembang dengan pesat di Indonesia. Menurut Griffin (1999), pada beberapa tahun terakhir ini telah terjadi peledakan pertumbuhan ketertarikan dalam perkembangan dan pemakaian perpustakaan digital. Beberapa faktor penunjuangnya adalah: 1) Telah tersedianya teknologi komputasi dan komunikasi yang memungkinkan dilakukannya penciptaan, pengumpulan dan manipulasi informasi; 2) Infrastruktur jaringan internasional untuk mendukung sambungan dan kemampuan pengoperasian bagi pengguna; 3) Informasi online mulai berkembang; dan 4) Kerangka akses internet umum telah muncul. Penggunaan komputer telah memberikan manfaat bagi pengembangan perpustakaan, sebagaimana disampaikan Sophia (1998), penggunaan teknologi komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat mempercepat penemuan kembali informasi, memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka dan komunikasi antarperpustakaan serta menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan. Dalam pengembangan sistem informasi pada perpustakaan diperlukan beberapa elemen penting yang harus disediakan yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia (brainware) (Sucahyo dan Ruldeviyani, 2007)
dan jenis layanan. Sarana minimal saat ini sebuah perpustakaan harus mempunyai: a) Jaringan lokal (Local Area Network); b) Akses Internet. Minimal memiliki akses internet untuk pustakawan agar mudah mengakses informasi eksternal perpustakaan; c) Komputer untuk pustakawan dan pemakai perpustakaan; b) Content, Content adalah semua dokumen, aplikasi, dan layanan yang akan “disajikan” kepada pemakai perpustakaan. Dokumen seperti buku, majalah, jurnal, prospektus, laporan keuangan, dan berbagai bentuk media lain baik tercetak maupun elektronik. Aplikasi adalah sistem yang dirancang dengan tujuan tertentu. Misalnya: aplikasi administrasi perpustakaan, aplikasi untuk menyimpan artikel yang didownload dari internet, aplikasi administrasi majalah, dan aplikasi perpustakaan digital. Layanan termasuk Layanan peminjaman buku, layanan pinjam antar perpustakaan, layanan pemberitahuan buku baru via e-mail, dan lain-lain; c) Sumberdaya Manusia (SDM). SDM merupakan faktor penting bagi perpustakaan dalam memberikan layanan berbasis TI; dan d) Pemakai Perpustakaan pun butuh pemakai. Percuma saja semua layanan dibuat bila tidak ada yang menggunakan. Perpustakaan harus memiliki profil pemakai potensialnya. Siapa target pemakainya? Bagaimana image perpustakaan dimata mereka? Bagaimana positioning
perpustakaan selama ini? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana pola pembelajarannya? Survei pemakai semacam segmentasi psikografis bisa membantu perpustakaan melihat pola pembelajaran pemakai potesialnya berdasarkan Nilai dan gaya hidup yang dianut (VALS/Value And Life Style). Dengan pengetahuan yang mendalam tentang pemakai, maka perpustakaan bisa melakukan aktifitas promosi dan memberikan layanan yang tepat bagi pemakai.
Penggunaan TI dalam Perpustakaan Digital
Teknologi Informasi (TI) menurut Haryadi (1993) adalah teknologi yang diterapkan dalam proses pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebarluasan informasi. Jika dikaitkan dengan perpustakaan maka TI adalah teknologi yang digunakan dalam proses proses pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebarluasan bahan pustaka. Dalam perpustakaan TI difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain: 1) Sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Kegiatan atau pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan antara lain adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, serta pengelolaan data anggota dan statistik.Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasi perpustakaan; dan 2) Sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan perpustakaan digital (Muharti, 2004).
sebagai tempat menyimpan koleksi perpustakaan yang sudah dalam bentuk digital; 2) Masalah aksessibilitas sistem perpustakaan digital dirancang agar koleksi perpustakaan lebih mudah diakses dan jangkauan aksesnya lebih luas. Yang terjadi di Indonesia, koleksi digital justru lebih sulit diakses daripada koleksi tercetak (printed). Bukan karena keterbatasan infrastruktur, tetapi karena kebanyakan pengelola perpustakaan digital masih takut atau bahkan tidak rela orang lain bisa membaca koleksi digitalnya; dan 3) Masalah manajemen pengembangan sistem. Implementasi sistem perpustakaan digitalmerupakan hal yang kompleks dan rumit. Karena itu perlu pembicaraan yang matang, mulai dari white papers, spesifikasi fungsional sistem, model bisnis, manajemen teknologi, isu legal, manajemen sumber daya manusia, prosedur, dan lain-lain.
Penggunaan TI dalam perpustakaan di Indonesia masih terdapat berbagai hambatan sehingga tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Kondisi ini bila terjadi maka akan memboroskan keuangan negara yang digunakan dalam membangun perpustakaan digital. Berbagai penyebab kegagalan dalam penerapan TI di perpustakaan menurut Ishak (2008) umumnya terjadi karena: 1) Target yang tidak jelas atau tidak tahu cara mencapainya; 2)
Team work yang lemah, saling curiga, kurang motivasi; 3) Pemimpin yang tidak punya visi, tidak mampu mengarahkan dan mendorong; 4) SDM yang tidak ditingkatkan kemampuannya, tidak tahu manfaat dari perkerjaannya; dan 5) Tidak mau belajar, evaluasi, benchmarking baik internal maupun terhadap dunia luar. Mengacu pada penyebab kegagalan dalam penerapan TI maka Akademi Kepolisian dalam mengembangkan perpustakaan digital harus memperhatikan berbagai aspek tersebut. Belajar dari pengalaman penerapan TI merupakan hal yang bijaksana daripada harus mengalami sendiri kegagalan, kemudian baru belajar memperbaiki kesalahan.
Pengembangan Perpustakaan Digital
Pada saat ini di Akademi Kepolisian telah dikembangkan Sistem Informasi Akademi Kepolisian (SIAK). Pembangunan SIAK di Akademi Kepolisian menghabiskan anggaran 27 Milyar Rupiah. SIAK diresmikan secara langsung oleh Kapolri Jenderal Sutarman pada tanggal 12 Maret 2014. SIAK dilengkapi dengan sistem e-library untuk mengakses buku jurnal dan sumber kepolisian, sistem e-learning jarak jauh, sistem informasi bagi orang tua siswa untuk mengikuti perkembangan anak mereka selama pendidikan, dan jaringan alumni. Selain itu siak juga dilengkapi sistem informasi dokumen, sistem informasi kendaraan dan perbengkelan, sistem pergudangan, dan sistem infomasi komando, bahkan dilengkapi dengan real time kamera yang diletakan di 160 titik di dalam Akpol yang berfungsi untuk melakukan pengawasan bagi para siswa didik.
Perpustakaan digital (e-library) pada SIAK pada saat ini belum optimal dikembangkan karena kurangnya bahan pustaka. Bahan pustaka yang baru dapat di akses terdiri dari materi kuliah yang disampaikan oleh para dosen. Bahan pustaka materi kuliah ini dikumpulkan para dosen Akademi Kepolisian setiap awal semester yang berisi Hanjar (bahan ajar), Silabus, Desain Pembelajaran dan Bahan presentasi mata kuliah. Sedangkan untuk buku hasil penelitian, jurnal belum dapat diakses secara optimal. Kondisi ini dapat disikapi oleh Akademi Kepolisian untuk melakukan proses digitalisasi buku-buku yang ada di perpustakaan Akademi Kepolisian, hasil penelitian yang telah dilakukan oleh lembaga maupun yang telah dilakukan oleh para taruna (Skripsi). Suryandari (2007) mengungkapkan proses digitalisasi yang dibedakan menjadi tiga kegiatan utama, yaitu: a) Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF; b)
Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan
disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat dioleh dengan program pengolahan kata; dan c)
Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text
karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dalam mengembangkan perpustakaan digital di Akademi Kepolisian diperlukan pentahapan yang sistematis agar manfaat dan tujuannya dapat tercapai. Salah satu bentuk pengembangan perpustakaan digital yang dapat dijadikan rujukan oleh Akademi Kepolisian salah satunya disampaikan oleh Zaenal (2005) yang mengemukakan terkait metode cepat (Fast Methodology) yang terdiri 6 (enam) fase yaitu : (1) requirement analysis phase, (2) decision analysis, (3) design phase, (4) construction phase, (5) implementation phase, (6) operation and support phase. Enam fase tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: a)
requirement analysis phase, dilakukan kegiatan analisis mengenai semua kebutuhan yang akan dikembangkan perpustakaan digital serta modul-modul apa saja yang akan dibuat di dalamnya; b) decision analysis phase, dilakukan kegiatan yang menyangkut keputusan yang akan diambil dalam menentukan sistem operasi, basis data, bahasa pemrograman dan teknologi yang digunakan dalam pengembangan sistem perpustakaan digital; c) design phase
yakni mendesain dan mengkonstruksikan serta mengimplementasikan sistem yang dibangun. yang meliputi : mendesain rencangan arsitektur sistem, basis data dan rancangan interface; d)
construction phase, kegiatan yang dilakukan adalah perancangan sistem perpustakaan digital yang telah dibuat pada fase sebelumnya akan diimlementasikan menjadi sebuah program. Dengan kata lain fase ini terdapat kegiatan baik untuk implementasi server, back office, maupun front office; e) implementation phase, kegiatannya adalah pengujian terhadap sistem yang dibuat yang telah diimplementasikan baik untuk implementasi server, back office,
meupun front office. Adapun tujuannya adalah untuk mengetahui apakah sistem perpustakaan digital yang telah dibuat memenuhi kebutuhan yang ada pada penggunanya. Dalam fase
implementation ini juga dilakukan kegiatan yang berupa training yaitu pelatihan yang ditujukan pada para staf, operator, teknisi, dan administrator yang akan menangani sistem perpustakaan digital tersebut; dan f) operation and support phase. Kegiatan yang dilakukan pada fase ini adalah pengoperasian sistem perpustakaan digital serta dilakukan perbaikan masalah yang timbul serta memelihara sistem yang telah beroperasi.
PENUTUP
Pengembangan perpustakaan digital (e-libray) merupakan hal yang mutlak dilakukan di Akademi Kepolisian untuk meningkatkan kompetensi yang dimiliki. Tantangan yang dihadapi oleh para perwira lulusan Akademi Kepolisian pada saat ini lebih kompleks akibat pengaruh kemajuan teknologi dan dinamika masyarakat. Perpustakaan digital di Akademi Kepolisian juga perlu dilengkapi dengan kemampuan untuk mengakses jurnal nasional dan internasional. Ketika perpustakaan digital telah dapat diakses dengan baik maka tindakan selanjutnya adalah merubah pola belajar dengan menggunakan sarana teknologi dan membuat tugas kuliah yang menyesuaikan dengan situasi kekinian (kotemporer). Hal ini akan mendorong para dosen di Akademi Kepolisian untuk mengembangkan bahan ajar sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan sehingga profil lulusan Akademi Kepolisian dapat menjalankan tugasnya sebagai first line supervisor di lapangan.
pendidikan Akademis S1, S2 dan S3 STIK-PTIK dan berbagai pendidikan kejuruan yang diselenggarakan oleh Polri. Perpustakaan digital (e-Library) merupakan salah satu bentuk integrasi yang akan dilaksanakan sehingga akses terhadap ilmu kepolisian akan semakin mudah dilakukan oleh peserta didik di setiap jenjangnya dan meningkatkan bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan Polri. Kondisi ini akan memberikan perubahan yang besar karena setiap personel Polri dapat melakukan akses informasi dan pengetahuan dengan mudah yang pada akhirnya akan bermuara pada meningkatnya profesionalisme Polri dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
Daftar Pustaka
Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Gramedia Widasarana Indonesia
Fahmi, Ismail, 2004. Inovasi Jaringan Perpustakaan Digital: Network of Networks (NeONs).
Makalah Seminar dan Workshop Sehari Perpustakaan dan Informasi Universitas Muhammadiyah Malang 4 Oktober 2004.
Griffin, (1999). An Architecture for Collaborative Math and Science Digital Libraries , MS thesis (Virginia Tech Department of Computer Science, Blacksburg, VA),
Haryadi, U. 1993. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan di Indonesia. Hasil Kongres UI dan Seminar. Jakarta: Pengurus Besar IPI. hlm 253-266
Hasibuan, Zainal A, 2005. Pengembangan Perpustakaan Digital: Studi Kasus Perpustakaan Universitas Indonesia. Makalah Pelatihan Pengelola Perpustakaan Perguruan Tinggi. Cisarua - Bogor, 17-18 Mei 2005.
Ikhwan, Arief, 2004. Konsep dan Perancangan dalam Outomasi Perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari Perpustakaan dan Informasi Universitas Muhammadiyah Malang 4 Oktober 2004.
Ishak (2008) Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol. 4, No. 2, Desember 2008
Loudon, Kenneth C. & Jane P. Loudon, (2005) Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital, Yogyakarta: Andi Offset,.
Muharti, R. 2004. Model implementasi protokol OAI dalam Indonesia DLN dan hubungannya dengan digital library di luar negeri.
Sophia, S. 1998. Pemanfaatan jasa perpustakaan dan informasi oleh peneliti: kasus Pustaka. Jurnal Perpustakaan Pertanian 7(1): 9-14.
Sucahyo, Yudho Giri dan Ruldeviyani, Yova (Ed.). 2007. Infrastruktur Perpustakaan Digital. Jakarta: Sagung Seto
Sumarji. P. Perpustakaan organisasi dan tata kerjanya. Yogyakarta. 1988.
Supsiloani (2006) Perpustakaan Digital sebagai Wujud Penerapan Teknologi Informasi di Perguruan Tinggi, Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol.2, No.1, Juni 2006
Suryandari, Ari (Ed.). 2007. Aspek Manajemen Perpustakaan Digital. Jakarta: CV Sagung Seto.
Timotius Dana, Desy Herlina Samosir dan I Made Widiyasa, (2008) Pengembangan Digital Library Perpustakaan Universitas Atmajaya Yogyakarta, Seminar Nasional Informatika 2008 UPN ”Veteran” Yogyakarta, 24 Mei 2008 (semnasIF 2008) ISSN: 1979-2328 Yusuf, Pawit M. dan Yaya Suhendar. 2007. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan
Sekolah. Jakarta: Media Prenada Media Group.
