MANUAL SISTEM MANAJEMEN MADRASAH DAN PESANTREN [SIMAPES] VERSI 1.0

MANUAL

SISTEM MANAJEMEN

MADRASAH DAN PESANTREN

[

SIMAPES]

VERSI 1.0

Diperbanyak oleh:

Rabithatul Maahid al-Islamiyah [RMI-NU] Jawa Tengah

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahiim

Assalamuaalaikum warahmatullahi wabarakatuh

Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat, taufiq, inayah dan hidayahNya sehingga Rabithatul Maahid al-Islamiyah Nahdlatul Ulama (RMI-NU) Jawa Tengah berhasil menyelenggarakan pelatihan Aplikasi Sistem Manajemen Madrasah dan Pesantren (SIMAPES) di lingkungan pesantren pada acara Silaturrahmi RMI-NU Jawa Tengah. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak atas terealisasinya acara tersebut.

Aplikasi SIMAPES yang dikembangkan oleh Pesantren Virtual merupakan salah satu aplikasi yang ditujukan untuk membantu tatakelola lembaga pendidikan Islam, khususnya madrasah dan pesantren. Simapes menyediakan fasilitas sistem informasi siswa/santri berikut modul-modul administrasi harian pesantren seperti rekam nilai, tahfidz, kegiatan, keuangan dan manajemen kamar pondok.

Harapan kami aplikasi SIMAPES dapat membantu pesantren dalam pengelolaan sistem informasi dengan baik sekaligus mengajak pesantren memulai budaya digital yang merupakan tuntutan zaman saat ini dan di masa mendatang.

Sistem SIMAPES belum bisa dikatakan sempurna. Oleh karena itu kami mengajak kalangan pesantren untuk terus mengembangkannya atau mengembangkan sistem serupa sehingga nantinya dapat terwujud aplikasi sistem informasi dan manajemen yang dapat memenuhi kebutuhan pesantren dengan segala keragamannya.

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Ketua RMI-NU Jawa Tengah

KARAKTERISTIK SIMAPES  Berbasis web

 Bahasa pemrograman PHP

 Menekankan kemudahaan dan penyederhanaan  Dapat dijalankan secara Offline dan Online MODUL-MODUL

 Modul Tahfidz

 Modul Billing dan Pembayaran  Modul Rekam Kejadian Siswa  Modul Absensi

 Modul Mutasi Siswa/Santri

SPESIFIKASI KOMPUTER 1. HD min 100 gb

2. RAM 2 GB 3. OS XP/7/8 INSTALASI

1. Lakukan copy folder simapes dari CD ke drive C: pada pc yang akan digunakan untuk mengoperasikan Simapes.

2. Jalankan program Webserver dengan doble klik file xampp-control.exe

Selanjutnya akan muncul tampilan berikut:

3. Tanda hijau pada Apache dan Mysql mengindikasikan program telah berjalan dan siap untuk mengoperasikan Simapes. untuk menghentikan program bisa diklik stop dan quit.

4. Jalankan browser seperti Chrome atau Firefox lalu ketik alamat http://localhost/simapes . Jika proses instalasi di atas tidak ada kendala, akan muncul tampilan berikut:

untuk login gunakan username: admin password: bismillah. Jika berhasil login akan muncul tampilan berikut:

RUANG REFERENSI

1. Ruang referensi memuat menu-menu untuk pengaturan dan penyiapan keterangan dasar seperti identitas lembaga, daftar SDM/pegawai, daftar nama sub lembaga atau departemen, tahun ajaran, kelas, daftar mata pelajaran, daftar kegiatan, daftar nama-nama kamar pondok pesantren atau asrama.

2. Semua menu pada ruang referensi apabila dijalankan akan mengikuti pola kerja yang sama sesuai tujuannya, yaitu pola kerja CRUD (Create, Read, Update, Delete atau Buat, Baca, Ubah dan Hapus).

3. Pola kerja CRUD bisa dicoba pada menu SDM/Pegawai. Setelah di-klik menu SDM akan masuk ke ruang pengelolaan data SDM/Pegawai, seperti tampilan berikut:

Halaman utama ruang SDM menampilkan tabel berisi daftar SDM dalam lembaga yang dikelola. Pada bagian atas tabel terdapat empat sub-menu yang berfungsi menjalankan pola kerja CRUD tersebut. Menu Tambah untuk membuat record baru, Edit untuk mengubah data, Print untuk menampilkan data dan Hapus untuk menghapus data. Selain menu tambah, memerlukan seleksi data sebelum melakukan pemrosesan.

4. Dalam SIMAPES seleksi data pada tabel dilakukan melalui dua cara yaitu seleksi data tunggal atau satu

baris dengan cara melakukan satu klik dengan mouse pada baris data yang akan diproses. Setelah diklik barus yang terseleksi berubah warna agak gelap seperti tampilan berikut:

Selanjutnya data yang telah diseleksi dapat diproses dengan meng-klik sub-menu yang diinginkan, misalnya Edit untuk mengubah data, Print untuk mencetak data dan Hapus untuk menghapus data.

Cara memilih lebih dari satu baris data dalam sebuah tabel dilakukan dengan meng-klik baris yang diinginkan diiringi dengan menekan tombol CTRL.

ALUR KERJA SIMAPES

1. Alur kerja pengelolaan data informasi siswa pada SIMAPES adalah sebagai berikut:

Semua data baru dientry melalui menu PSB. Selanjutnya data PSB diproses melalui menu penempatan dan dipindahkan ke dalam data SISWA, dan selanjutnya data hanya dapat dimutasi ke dalam data ALUMNI. Data informasi Siswa hanya bisa dihapus ketika masih dalam ruang PSB atau calon siswa. Setelah dimasukkan ke dalam ruang SISWA atau ALUMNI hanya bisa dilakukan updating atau perubahan data namun tidak bisa dihapus.

2. Selama data masih berada dalam database siswa, atau selama siswa berstatus siswa, datanya dapat diproses dengan modul-modul yang ada. Misalnya data tersebut dapat diproses nilainya, catatannya, keuangannya dan lain sebagainya.

Namun apabila data sudah dimutasi ke dalam database almuni, data tersebut sudah tidak bisa lagi diproses melalui modul yang tersedia dan hanya dapat diupdate melalui ruang alumni.

RUANG PSB [PENERIMAAN SISWA BARU]

1. Berikut adalah tampilan ruang PSB. Selain layanan CRUD ruang ini juga dilengkapi sub-menu Penempatan dan Pembayaran.

2. Sub-menu Penempatan digunakan untuk melakukan proses penerimaan dan penempatan kelas siswa setelah sebelumnya data tes atau ujian masuk siswa (bila ada) bisa dientry melalui menu edit. Prosesnya adalah klik baris data yang akan diproses, lalu klik menu Penempatan. Berikut tampilan menu Penempatan:

Kolom isian paling atas adalah tujuan kemana siswa diterima dan ditempatkan sesuai data yang dimasukkan dari ruang Referensi.

Setelah diklik Simpan, maka data akan dikirim ke database siswa dan terhapus dari ruang PSB.

3. Sub-menu Pembayaran digunakan untuk memasukkan data pembayaran calon siswa, misalnya biaya pendaftaran dll. Setelah disave, kwitansi pembayaran dapat dicetak melalui menu PembayaranSemua Transaksi.

RUANG KESISWAAN

1. Dengan meng-klik menu Kesiswaan, akan terbuka ruang kesiswaan yang menampilkan tabel siswa terdaftar yang aktif. Tabel siswa dilengkapi dengan filter dan mesin pencari sehingga memudahkan pencarian murid berdasarkan beragam kriteria. Berikut tampilan ruang Kesiswaan:

2. Dari pola CRUD hanya Print dan Edit yang disediakan dalam ruang ini, tidak ada menu Tambah atau Hapus. Sedangkan menu lainnya adalah menu Penempatan Kamar, Kenaikan atau pindah kelas dan menu Kelulusan dan Mutasi.

3. Menu Penempatan Kamar digunakan untuk mendaftarkan murid ke Asrama atau Pondok.

4. Menu Kenaikan/Pindah Kelas digunakan untuk mengubah data kelas siswa.

5. Menu Kelulusan/Mutasi digunakan untuk memproses kelulusan atau ketamatan siswa. Proses yang dilakukan adalah memindahkan data siswa dari database siswa ke database alumni.

RUANG AKADEMIK

1. Menu Akademik mengantarkan ke dalam Ruang Akademik yang berisi modul-modul sbb:

a. Modul Kegiatan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang diikuti siswa berikut rekapitulasi nilai-nalainya. b. Modul Tahfidz untuk merekam perkembangan

tahfidz atau murottal yang diikuti siswa.

c. Modul Catatan dan Kejadian untuk mencatat kejadian-kejadian penting yang dialami atau dilakukan siswa baik kejadian yang bersifat positif atau negatif.

d. Modul Presensi atau absensi siswa digunakan untuk mencatat ketidak hadiran siswa di kelas. Hanya

ketida hadiran yang dicatat, sedangkan kehadiran tidak dicatat.

e. Modul Nilai digunakan untuk mencatat matapelajaran yang diambil siswa dan nilai-nilainya.

RUANG BOARDING

Ruang ini digunakan untuk melihat daftar siswa dan informasi pondok atau asrama dimana siswa tersebut ditempatkan. Ruang ini juga digunakan untuk memperbaharui data kamar dimana siswa tinggal.

Untuk memudahkan pencarian tabel pada ruang ini dilengkapi filter terkait dan mesin pencari.

RUANG KEUANGAN

Ruang ini digunakan untuk mencatat transaksi keuangan siswa dan mencetak kwitansi atas pembayaran yang dilakukan oleh siswa. Halaman utama ruang ini menampilkan tabel siswa berdasarkan Nomor Induk Siswa berikut pembayaran terakhir yang dilakukan siswa. Tabel keuangan juga dilengkapi filter dan

kolom pencarian untuk mempercepat dan mempermudah mencari data siswa.

Di dalam ruang Kuangan terdapat sub-menu Pembayaran. Menu ini dipakai untuk melakukan pembayaran per siswa sekaligus untuk mencetak kwitansi atas pembayaran yang dilakukan. Berikut tampilannya:

RUANG ALUMNI

Selanjutnya adalah ruang Alumni yang berisi data alumni siswa yang telah dimutasi dari database siswa. Dalam ruang hanya tersedia dua sub-menu, yaitu menu Print dan Edit. Menu Edit digunakan untuk melakukan perbaikan pada data alumni. RUANG USER

Selanjutnya adalah ruang User digunakan untuk mengatur pengguna yang bisa login. Saat ini Simapes menyedian dua level pengguna, yaitu Admin dan Siswa/Ortu. Level Admin dapat melakukan semua aktifitas administrasi, sedangkan lever Siswa hanya bisa untuk melihat data siswa.

RUANG SISWA

Untuk masuk ruang Siswa menggunakan login Nomor Induk Siswa dan pasword yang diseting di ruang siswa atau melalui ruang User. Jika SIMAPES di-onlinekan, ruang Siswa ini dapat digunakan orang tua siswa untuk memantau perkembangan pendidikan anaknya. Tampilan ruang siswa adalah seperti berikut: