Mengatur Staf dan
Ekstraksi Data MSTS
Alat Bantu Kerja Meetings Satisfaction
Tracking System/MSTS (Sistem
holidayinn.com
Instruksi untuk Mengatur Staf
dalam MEETINGScope
Mengatur staf Anda merupakan langkah pertama dalam memulai
program Sistem Pelacakan Kepuasan Pertemuan (MSTS) Anda.
Ini memungkinkan sistem untuk mengenali siapa saja dari staf
hotel yang terlibat dalam pertemuan/acara tersebut. Anda harus
mengatur setiap orang yang terlibat dalam program penjualan
atau katering. Misalnya, Manajer Penjualan/Katering, Direktur
Penjualan/Katering, Direktur Makanan & Minuman, dan Direktur
Umum semua harus dimasukkan ke dalam daftar staf. Sangat
penting agar daftar staf tersebut tetap dalam keadaan terkini
setiap ada perubahan anggota tim. Apabila sebuah pertemuan
dimasukkan ke dalam MSTS dan tenaga penjualan tidak dikenali
di daftar staf, maka perencana pertemuan/acara TIDAK akan
dikirimi survei. Dengan cara mengikuti langkah-langkah berikut
ini, Anda dapat memulai mengatur daftar staf hotel Anda.
Apabila Anda memiliki akses login, mohon lanjutkan dengan
langkah-langkah berikut. Apabila Anda tidak memiliki akses,
mohon hubungi dukungan UniFocus di service@unifocus.com
untuk memperoleh akses login.
Instruksi untuk Mengatur Staf
dalam MEETINGScope
Masuk ke unifocus.com
Masuk dengan menggunakan alamat email dan kata sandi Anda; apabila Anda lupa kata sandi Anda, Anda dapat mengeklik “Forgot password?” (Lupa kata sandi?) dan kata sandi tersebut akan dikirim kepada Anda melalui email.
1. Klik pada folder “MEETINGScope”
di sebelah kiri layar Anda
2. Klik pada “Setup staff” (Mengatur
staf) di folder “MEETINGScope”
Anda juga dapat menandai tautan ini atau menyimpannya di bagian favorit Anda agar mudah diakses: http://partner.unifocus.com/
holidayinn.com
Instruksi untuk Mengatur Staf
dalam MEETINGScope
3. Ketik nama anggota staf dalam bidang “Name” (Nama) di bawah “Add a Staff Member”
(Tambahkan Seorang Anggota Staf)
4. Ketik sebutan mereka dalam bidang “Title” (Gelar - Tn. Ny. dsb.)
5. Ketik alamat email dalam bidang “Email”
6. Catatlah kata sandi yang dihasilkan sistem atau perbarui dengan kata sandi pilihan Anda • Berilah kata sandi ini kepada anggota staf yang sedang Anda atur. Mereka bisa
memperbaharui kata sandi tersebut dengan kata sandi pribadi mereka sendiri saat melakukan login pada “profile” (profil) mereka
7. Centanglah kotak “Is Admin” (“Adalah Admin”) apabila Anda ingin agar orang tersebut
memiliki akses ke hak administrasi [sistem] yang termasuk mengunggah data pertemuan dan mengatur anggota-anggota staf
8. Klik “Add Staff Member” (Tambahkan Anggota Staf)
Instruksi untuk Mengatur Staf
dalam MEETINGScope
10. Klik pada “Notifications” (Pemberitahuan) di samping nama anggota staf jika Anda ingin
dia menerima pemberitahuan melalui email ketika sebuah survei telah selesai
11. Pilihlah jenis pemberitahuan yang akan diterima orang tersebut (Direktur Umum wajib menerima semua Low Scores (Nilai Rendah))
12. Klik “Add” (Tambahkan)
13. Klik “Return to Staff List” (Kembali ke Daftar Anggota Staf)
14. Ikuti langkah 3-12 untuk menambahkan setiap anggota tim yang terlibat dalam proses Penjualan, Katering dan Acara (mis. Direktur Penjualan/Katering, kontak utama MSTS, Manajer Katering, Koordinator, Direktur Makanan & Minuman, dsb.). Dengan cara ini setiap orang diatur dan memiliki akses untuk masuk ke dasbor dan menerima pemberitahuan email setiap kali ada survei yang selesai. Mohon ingat agar daftar ini tetap diperbaharui sesuai dengan perubahan anggota tim
Setelah staf Anda telah selesai diatur, langkah berikut adalah untuk menentukan pemberitahuan mana saja yang dibutuhkan setiap orang. Kita memiliki pemberitahuan untuk laporan kilat mingguan, pemberitahuan status file antarmuka dan pemberitahuan laporan bulanan.
holidayinn.com
Weekly Flash Report
(Laporan Kilat Mingguan)
Weekly Flash Report (Laporan Kilat Mingguan) merupakan ringkasan
mingguan dari skor survei MSTS bagi hotel yang dikirimkan setiap
Senin pagi. Contact person (narahubung) utama untuk MSTS dan/
atau Direktur Penjualan/Katering wajib diatur untuk Weekly Flash
Report (Laporan Kilat Mingguan). Ikuti langkah-langkah di bawah ini
untuk mengatur berbagai pemberitahuan ini.
Weekly Flash Report
(Laporan Kilat Mingguan)
2. Gulir ke bawah sampai Anda melihat “Weekly Flash Reports & Interface Confirmations”
(Laporan Kilat Mingguan & Konfirmasi Antarmuka)
3. Klik tanda panah ke bawah dalam kotak di sebelah kiri 4. Pilihlah nama anggota staf
5. Klik tanda panah ke bawah dalam kotak di sebelah kanan
6. Pilihlah “Weekly Whole-Property Flash Report” (Laporan Kilat Seluruh-Properti Mingguan)
7. Klik “Add Notification” (Tambahkan Pemberitahuan)
8. Ulangi langkah 1-7 untuk semua anggota tim yang ingin menerima “Weekly Whole Property Flash Report” (Laporan Kilat Seluruh Properti Mingguan). Harap perhatikan bahwa narahubung
utama MSTS juga perlu menerima berbagai pemberitahuan berikut: “Interface Not Processed Recently” (Antarmuka Tidak Diproses Baru-baru Ini) dan “Interface Processed” (Antarmuka
Diproses). Anda menambahkan berbagai pemberitahuan ini dengan cara mengikuti langkah-langkah di atas dan mengubah langkah-langkah 6 dengan memilih “Interface Not Processed Recently”
(Antarmuka Tidak Diproses Baru-baru Ini) dan “Interface Processed” (Antarmuka Diproses).
1. Klik pada “Setup Notifications”
(Mengatur Pemberitahuan) dalam folder “MEETINGScope”
holidayinn.com
Pemberitahuan Laporan Properti
Bulan Siap Dikirim
“Property Monthly Report Ready Notification” (Pemberitahuan
Laporan Properti Bulanan Siap Dikirim) mengirim pemberitahuan
melalui email ketika laporan-laporan bulanan diterbitkan. Harap
perhatikan bahwa orang-orang berikut wajib menerima Monthly
Report Ready Notificaton (Pemberitahuan Laporan Properti Bulanan
Siap Dikirim): Direktur Umum, narahubung utama MSTS dan
Direktur Penjualan/Katering.
Pemberitahuan Laporan Properti
Bulan Siap Dikirim
3. Klik pada tanda panah ke bawah
4. Pilihlah orang yang akan menerima pemberitahuan 5. Klik “Add Notification” (Tambahkan Pemberitahuan)
6. Ulangi langkah 3-5 untuk setiap anggota tim yang ingin menerima Monthly Report (Laporan Bulanan)
2. Gulir ke bawah sampai Anda melihat “Property Monthly Report Ready Notification”
(Pemberitahuan Laporan Properti Bulanan Siap Dikrim) 1. Klik pada “Setup Notifications”
(Mengatur Pemberitahuan) dalam folder “MEETINGScope”
holidayinn.com
Ektraksi Data
MSTS
Ekstraksi Data MSTS menjadi cara Anda menggali informasi
pertemuan/acara Anda dari sistem penjualan dan katering Anda.
Sistem MSTS membutuhkan agar informasi tersebut dimasukkan
setiap minggu, sehingga sistem tersebut tahu siapa yang
menjadi perencana pertemuan, alamat email mereka, acara apa
yang melibatkan mereka, dan tanggal-tanggal acara tersebut.
Ini memastikan undangan survei dikirim kepada orang yang
tepat pada waktu yang tepat. Apabila Anda tidak memiliki sistem
penjualan dan katering atau tidak bisa mengekspor informasi
tersebut dari sistem Anda, Anda juga dapat mengumpulkannya
secara manual dalam sebuah file Excel. Mohon baca informasi
berikut untuk membantu Anda menciptakan ekstraksi data ini
bagi MSTS.
Ektraksi Data
MSTS
• UniFocus TIDAK mampu menerima atau mengolah file PDF—file tersebut HARUS merupakan file Excel, file Text, atau Comma-Separated File (file CSV)
• Ciptakan sebuah summary booking report (laporan ringkasan pemesanan) di tingkat BOOKING (pemesanan), bukan di tingkat acara
• Selalu buat laporan untuk 7 hari sebelumnya dari semua pertemuan yang pasti (DEF) dalam setiap kumpulan data yang diserahkan setiap minggu
• Data tersebut harus diunggah setiap hari Selasa sebelum pukul 18.00 waktu setempat • Pastikan bahwa nama-nama staf dalam file tersebut SAMA PERSIS dengan yang
dibuat di daftar staf Anda. Apabila nama-nama tersebut tidak sama persis, survei tidak akan terkirim dan pengolahan file tersebut akan gagal
Sebagai contoh, nama yang Anda lihat dalam kolom Booked By (Dipesan Oleh) di bawah, Heather Fields, merupakan manajer penjualan yang terkait dengan pertemuan tersebut. Namanya di daftar anggota staf yang telah Anda atur di atas harus persis sama dengan apa yang ada di kolom ini. Sistem MSTS adalah sistem yang peka huruf besar/kecil, jadi andaikata hanya satu huruf pun yang salah, sistem tidak akan mengenali nama anggota staf tersebut dan pertemuan tersebut tidak akan menerima survei.
Program MSTS bergantung pada narahubung utama MSTS Anda untuk mengirim file dari sistem penjualan dan katering hotel Anda dengan bidang-bidang berikut. Apabila Anda tidak mampu menggali informasi ini dari sistem penjualan dan katering Anda, Anda dapat menyerahkan informasi ini dalam file Excel dengan dilengkapi informasi wajib yang tertera dalam daftar di bawah ini. Judul-judul dalam file Excel akan terlihat seperti ini untuk sebuah file manual:
holidayinn.com
Ektraksi Data
MSTS
Hanya inilah bidang-bidang yang dapat kami petakan apabila Anda dapat memperoleh data ini dari sistem penjualan dan katering Anda. Informasi ini dapat meningkatkan kemampuan pelaporan Anda, tetapi tidak semua bidang diperlukan untuk membuat sistem MSTS berfungsi. Di bawah ini adalah daftar dari hal yang wajib dan hal yang tidak wajib atau pilihan.
Account Name (Nama Akun) Wajib
Post As (Nama/Deskripsi Pertemuan) Wajib
Arrival Date (Tanggal Tiba) Wajib
Departure Date (Tanggal Berangkat) Wajib
Dipesan Oleh (nama lengkap) Wajib
Service Mgr. (Manajer Servis (nama lengkap)) Tidak Wajib
Catering Mgr. (Manajer Katering (nama lengkap)) Tidak Wajib
Booking Lead Source (Sumber Pemesanan) Tidak Wajib
Total Expected Covers (Jumlah Perkiraan Kehadiran) Tidak Wajib
Total Food Revenue (Jumlah Hasil Penjualan Makanan) Tidak Wajib
Total Beverage Revenue (Jumlah Hasil Penjualan Minuman) Tidak Wajib
Guestroom Revenue (Hasil Penjualan Kamar) Tidak Wajib
Contact (Kontak (nama lengkap)) Wajib
Contact Email (Email Kontak) Wajib
Contact Address1 (Alamat Kontak1) Tidak Wajib
Contact Address2 (Alamat Kontak2) Tidak Wajib
Contact Address3 (Alamat Kontak3) Tidak Wajib
Contact City (Kota Kontak) Tidak Wajib
Contact State (Provinsi Kontak) Tidak Wajib
Contact Postal Code (Kode Pos Kontak) Tidak Wajib
Contact Office, Rec Phone (No. Tel. Kantor & Pribadi Kontak) Tidak Wajib
Property Name (Nama Properti) Tidak Wajib
Unique Identifier # (# Pengenal Unik) Tidak Wajib
Booking Type/Market Segment (Jenis Pemesanan/
Segmen Pasar) Tidak Wajib
Ektraksi Data
MSTS
Setelah Anda membuat ekstraksi data mohon masuk ke situs mitra Unifocus dan unggah data tersebut dengan mengikuti instruksi di bawah ini:
1. Masuk ke unifocus.com
Masuk dengan menggunakan alamat email dan kata sandi Anda; apabila Anda lupa kata sandi Anda, Anda dapat mengeklik “Forgot password?” (Lupa kata sandi?) dan kata sandi tersebut
akan dikirim kepada Anda melalui email.
holidayinn.com
Ektraksi Data
MSTS
3. Klik pada “MS Interface Upload” (Unggahan Antarmuka MS) dalam folder “Administration” (Administrasi)
4. Klik tombol “Browse” (Jelajahi)
Ektraksi Data
MSTS
6. Klik tombol “Upload” (Unggah)
7. Klik “OK” pada pesan konfirmasi
holidayinn.com
Dukungan
MSTS
Harap memaklumi bahwa tim dukungan UniFocus tidak bisa menciptakan
permintaan informasi melalui komputer atau melakukan kunjungan
lapangan untuk mengaturnya. Akan tetapi, UniFocus bisa mendukung
Anda melalui telepon atau email dan akan menjawab dalam waktu satu
hari kerja. Apabila hotel Anda memiliki anggota staf yang mempunyai
keahlian di bidang IT Anda dapat meminta bantuan mereka dalam
mengatur permintaan data pertama ini.
UniFocus akan membantu dalam menentukan apakah data yang
diekstrasi kompatibel dengan program MSTS.
Dukungan UniFocus dapat dihubungi di:
service@unifocus.com
Nomor telepon AS yang tidak bebas biaya: +1 972 512 5130
