4.1. Bagan, Sistem, dan Prosedur Kerja
Gambar 4.1 Bagan Prosedur Kerja Pendampingan di PT. “X”
Penjelasan dari bagan di atas adalah penulis berinteraksi secara langsung dengan sales dan General Manager PT. “X” untuk menyampaikan keinginan pendampingan dan menggali data, selanjutnya General Manager akan menginstruksikan kepada Sekretaris, Market Analys, Supervisor dan Finance Supervisor untuk melakukan pendampingan. Kemudian Supervisor akan menginstruksikan kepada sales untuk melakukan koordinasi dengan penulis dalam melakukan penggalian data maupun wawancara. Dari kegiatan pendampingan tersebut, penulis menemukan data-data seputar kegiatan penjualan yang dilakukan oleh PT. “X”. Dari data-data yang ditemukan oleh penulis maka kemudian
General Manager
Sekretaris GM LMM
(Lokal Marketing Manager)
Supervisor
Market Analys Finance Supervisor
Sales Hasil temuan Diskusi Laporan Magang Laporan Akhir Penulis Hartono SE.MM.
dilakukan analisa berdasarkan data-data tersebut. Hasil analisa tersebut kemudian dituangkan ke dalam bentuk tulisan berupa laporan sementara yang akan diajukan kepada dosen pembimbing. Apabila terdapat kesalahan, laporan sementara dikembalikan kepada penulis untuk di revisi, dan apabila tidak terdapat kesalahan maka laporan sementara dapat dilanjutkan pembuatannya menjadi laporan akhir.
4.2. Mekanisme Interaksi dengan Pejabat Subyek Perusahaan
Dalam melakukan kegiatan pengumpulan data dan melakukan interaksi penulis meminta izin terlebih dahulu kepada General Manager PT. “X”.
Kegiatan pengumpulan data yang penulis lakukan berupa wawancara langsung dengan General Manager, Market Analys, Supervisor, Administrasi dan Sales, ikut turun ke lapangan didampingi oleh Marketing Manager untuk melakukan observasi dan wawancara langsung dengan pelanggan. Meminta arsip-arsip perusahaan pada staf bagian administrasi perusahaan, penulis melakukan sesuai dengan petunjuk serta persetujuan dan sepengetahuan General Manager. Adapun pola interaksi yang penulis terapkan adalah sebagai berikut:
Gambar 4.2 Bagan Pola Interaksi dengan Pejabat Subyek Perusahaan
4.3. Proses Pengumpulan Data Realisasi Kerja dan Temuan Lapangan 4.3.1. Proses Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang penulis lakukan terdiri dari: a. Data Primer
Laporan penjualan mulai berdirinya PT. “X”. Marketing activity PT. “X” Company Profile PT. “X” Penulis GM Sekretaris M. Analys Supervisor Administrasi Sales
Laporan harian akumulasi penjualan
Surat jalan, Purchasing Order, dan Sales Order Laporan kerja harian salesman
b. Data sekunder
Artikel-artikel majalah/koran ternama Internet
Data primer merupakan data utama yang penulis gunakan untuk analisa dan penulisan laporan, baik data yang diperoleh langsung/ berasal dari internal perusahaan seperti company profile, gambaran perusahaan secara umum, proses pembagian wilayah, struktur organisasi, serta observasi. Sedangkan data sekunder, yaitu: data pendukung yang penulis gunakan untuk analisa dan penulisan laporan seperti informasi-informasi mengenai perusahaan maupun pesaingnya di media massa, artikel-artikel yang berhubungan dengan analisa penulis.
4.3.2. Realisasi Kerja
Sesuai dengan petunjuk pelaksanaan General Manager, kegiatan observasi yang penulis lakukan di PT. “X” berlangsung selama 4 bulan dengan jam kerja pukul 08.00 – 16.30 dengan perincian sebagai berikut:
Selama kegiatan magang pertama-tama dibekali secara intensif oleh pihak perusahaan mengenai product knowledge karena untuk meningkatkan penjualan diperlukan product knowledge yang kuat sehingga dimana saat menghadapi customer kita mempunyai senjata untuk menjelaskan keunggulan dari produk perusahaan. Selain itu dapat dipelajari strategi – strategi yang digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan manajemen perusahaan dan strategi peningkatan penjualan.
Dalam mencari data – data yang dibutuhkan khususnya data untuk memajukan penjualan disektor bengkel yang dimana data tersebut merupakan masukan dari pihak customer bengkel, penulis didampingi oleh salesman dan ada kalanya didampingi supervisor untuk diperkenalkan kepada pihak bengkel sehingga data yang didapat benar – benar akurat karena merupakan temuan lapangan secara langsung. Dengan mempelajari hal – hal tersebut secara tidak
langsung dapat mengetahui kondisi pasar secar riil, mengerti karakteristik customer, jenis pelanggan, wilayah pemasaran, dan cara follow up kecustomer yang benar – benar baru. Selain itu penulis juga terjun kelapangan sendiri secara langsung untuk mengumpulkan data – data yang diperlukan, mencari customer baru dengan menawarkan secara garis besar program yang telah disusun untuk memajukan kesejahteraan bengkel selain untuk memajukan penjualan perusahaan.
Selain itu juga mempelajari menjadi seorang salesman yang efektif dan efisien dalam menjalankan pekerjaannya. Seorang salesman yang efektif mampu memanage piutang perusahaan untuk menghindari kerugian perusahaan. Sedangkan salesman yang efisien adalah seorang salesman yang mampu memberikan kontribusi penghematan kepada perusahaan baik dari segi financial maupun waktu.
Didalam magang ini juga mempelajari bagaimana membangun hubungan yang baik dengan sesama anggota perusahaan sehingga terciptanya kondisi kerja yang kondusif dan terciptanya tim kerja yang ekselen.
4.3.3. Temuan Lapangan
- Rendahnya tingkat penjualan pada sektor bengkel.
- Banyak customer bengkel yang menolak untuk menjual accu karena permintaan pasar yang lesu dan karena bukan merupakan barang fast moving.
- Accu NGS yang kurang dikenal baik itu mutunya maupun brandnya.
4.4. Analisa Hasil Akhir
Tujuan dasar utama seseorang mendirikan sebuah perusahaan adalah untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar – besarnya. Hal tersebut dapat dicapai jika produk yang ditawarkan dapat diterima oleh masyarakat dan tingkat penjualannya tinggi. PT “X” dengan wilayah pemasaran pada daerah Surabaya memiliki suatu permasalahan yaitu :
- Rendahnya tingkat penjualan pada sektor bengkel. Hal ini ditunjukkan dengan terjadi penurunan penjualan pada perusahaan sebesar 25 % dari tahun
sebelumnya. Penurunan ini disebabkan permintaan pasar yang lesu dan persaingan yang sangat ketat diantara pesaing penjual accu.
- Banyak customer bengkel yang menolak untuk menjual accu karena permintaan pasar yang lesu dan karena bukan merupakan barang fast moving. - Accu NGS yang kurang dikenal baik itu mutunya maupun brandnya.
Untuk mengetahui penyebabnya maka akan dibahas kondisi intern perusahaan yang meliputi kebijaksanaan 4P ( product, place, price, promotion ) yang telah dijalankan dan kondisi ekstern yang terjadi diluar perusahaan.
a. Pembahasan masalah dari segi produk
Produk yang dikeluarkan oleh PT “X” terdiri dari 3 jenis battery yaitu accu untuk sepeda motor, accu untuk mobil keluaran Asia, dan accu untuk mobil keluaran Eropa. Akan tetapi perusahaan ini tidak memiliki accu kering dimana saat ini orang sudah mulai mencari accu ini dikarenakan free maintenance walaupun harganya lebih mahal daripada accu low maintenance.
Inovasi produk masih kurang karena para kompetitornya sudah mengeluarkan accu dengan inovasi baru sedangkan PT “X” selalu tertinggal satu langkah dalam hal inovasi. Walaupun mereka sudah melakukan inovasi , akan tetapi penerapannya tidak merata pada semua tipe accu.
Ditinjau dari pembahasan dari segi produk, PT “X” mengalami masalah dalam produknya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan selera konsumen. Hal ini dikarenakan kebijakan perusahaan yang menganut kebijakan “ follow the leader “ dimana kebijakan harga dan inovasi masih mengikuti accu merk GS.
b. Pembahasan dari segi distribusi (place)
Pendistribusian dari PT “X” menggunakan tenaga salesman dengan armada mobilnya untuk melayani para customernya. Setiap hari pengiriman barang 2 kali dalam sehari tanpa melihat jumlah pemesanan dan daerahnya. Ditinjau pembahasan dari segi distribusi, dapat dikatakan tidak bermasalah karena armada yang ada selama ini mampu mendistribusikan produk pada
customer secara kontinyu sehingga dari distribusi perusahaan dapat melaksanakannya dengan baik dan lancar.
c. Pembahasan dari segi harga (price)
Harga yang ditetapkan oleh perusahaan mengikuti Harga Eceran Tertinggi (HET) accu GS dimana dimarket merupakan barometer dalam hal harga, mutu, dan sebagainya. Akan tetapi yang membedakan adalah potongannya atau diskonnya. Bagi accu GS diskonnya adalah berkisar 18% tanpa terikat oleh jumlah pengambilan. Sedangkan untuk accu NGS diberlakukan strategy strata diskon yaitu :
- Strata 1 : 1 – 10 pcs : 15% + 9%
- Strata 2 : 11 – 50 pcs : 15% + 9% + 10% - Strata 3 : >50 pcs : 15% + 9% + 10% + 5%
Ditinjau dari segi harga, dapat dikatakan tidak bermasalah karena keuntungan yang diberikan kepada customer lebih besar dibandingkan jika menjual accu GS.
d. Kondisi persaingan
Persaingan yang terjadi dipasaran sangat ketat sekali karena pesaing melakukan promosi yang cukup gencar. Hal ini dipersulit dengan adanya merk – merk baru yang bermunculan disertai dengan bentuk accu yang bagus dan menarik. Dalam kondisi pasar yang demikian, perusahaan dituntut dapat lebih bersaing dengan melakukan kegiatan promosi yang cukup gencar dan memberikan discount serta serta sistem penjualan yang lebih menarik.
e. Pemecahan Masalah
Untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi perlu adanya program yang jelas bagi perusahaan khususnya masalah promosi. Hal yang bisa dilakukan yaitu:
1. Melakukan program NGS yaitu suatu program yang memberikan kemudahan pada para penjual aki, seperti adanya product knowledge
gratis, memberikan garansi 6 bulan dan 100% garansi ganti baru jika kerusakan dari pabrik, dan trial aki gratis bagi pemilik bengkel.
2. Program Member Get Member Ngs Battery yaitu suatu program yang memberikan point/hadiah bagi para penjual untuk meningkatkan penjualan accu, seperti setiap 1 (satu) member akan mendapatkan 1 poin dan dapat langsung ditukarkan dengan hadiah yang telah disediakan atau dapat dikumpulkan untuk ditukarkan dikemudian hari.
3. Konsep Voucher Dan Cuci Mobil merupakan suatu konsep untuk memberikan voucher oli dan cuci mobil bagi para penjual.
Untuk lebih jelasnya pelaksanaan program-program tersebut diatas dapat dilihat pada bab 5.
