ABSTRAK
CV.Rocksider yang berdiri sejak tahun 2010 merupakan perusahaan distributor pakaian, celana, sandal, sabuk, dll. CV.Rocksider memiliki kantor pusat di Jl.Dr.Curie No.5. Tiga permasalahan utama yang terjadi diantaranya ketidakseimbangan antara piutang dan hutang perusahaan yang menghambat perputaran modal di CV.Rocksider sehingga perusahaan tidak dapat melakukan pembelian kepada supplier, tidak sesuainya barang yang dikirim dengan barang yang dipesan mengakibatkan menurunnya kepuasan konsumen, ketidaksesuaian antara produk yang ada di gudang dengan data pembelian dan penjualan. Kemungkinan penyebab dari ketiga permasalahan diatas adalah tidak adanya struktur organisasi yang jelas mengenai pekerjaan yang dilakukan serta pembagian posisi pekerjaan, tidak lengkapnya dokumen output yang digunakan yang berguna sebagai media penyampaian informasi, serta tidak tersedianya
database mengenai data supplier (hutang) dan konsumen (piutang) yang lengkap,
akurat dan dapat diakses dengan cepat dan mudah, selain itu tidak tersedianya
database yang akurat mengenai data jumlah produk dan jenis produk yang ada di
gudang.
Penelitian ini membahas 3 prosedur yang terkait permasalahan diatas mulai dari pemesanan produk oleh konsumen hingga penagihan piutang konsumen, prosedur tersebut diantaranya : Prosedur Pemesanan Produk oleh Konsumen, Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan Barang serta Prosedur Penagihan Piutang kepada Konsumen. Data tersebut dikumpulkan menggunakan metode observasi dan wawancara. Ketiga prosedur selanjutnya dianalisis kelebihan serta kelemahan menggunakan metode PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yang meliputi distribusi
pekerjaan, teknologi dan dokumen yang digunakan.
iii ABSTRAK
CV.Rocksider yang berdiri sejak tahun 2010 merupakan perusahaan distributor pakaian, celana, sandal, sabuk, dll. CV.Rocksider memiliki kantor pusat di Jl.Dr.Curie No.5. Tiga permasalahan utama yang terjadi diantaranya ketidakseimbangan antara piutang dan hutang perusahaan yang menghambat perputaran modal di CV.Rocksider sehingga perusahaan tidak dapat melakukan pembelian kepada supplier, tidak sesuainya barang yang dikirim dengan barang yang dipesan mengakibatkan menurunnya kepuasan konsumen, ketidaksesuaian antara produk yang ada di gudang dengan data pembelian dan penjualan. Kemungkinan penyebab dari ketiga permasalahan diatas adalah tidak adanya struktur organisasi yang jelas mengenai pekerjaan yang dilakukan serta pembagian posisi pekerjaan, tidak lengkapnya dokumen output yang digunakan yang berguna sebagai media penyampaian informasi, serta tidak tersedianya
database mengenai data supplier (hutang) dan konsumen (piutang) yang lengkap,
akurat dan dapat diakses dengan cepat dan mudah, selain itu tidak tersedianya
database yang akurat mengenai data jumlah produk dan jenis produk yang ada di
gudang.
Penelitian ini membahas 3 prosedur yang terkait permasalahan diatas mulai dari pemesanan produk oleh konsumen hingga penagihan piutang konsumen, prosedur tersebut diantaranya : Prosedur Pemesanan Produk oleh Konsumen, Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan Barang serta Prosedur Penagihan Piutang kepada Konsumen. Data tersebut dikumpulkan menggunakan metode observasi dan wawancara. Ketiga prosedur selanjutnya dianalisis kelebihan serta kelemahan menggunakan metode PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yang meliputi distribusi
pekerjaan, teknologi dan dokumen yang digunakan.
DAFTAR ISI
ABSTRAK……… ii
LEMBAR PENGESAHAN……… iii
LEMBAR ORISINILITAS……… iv
KATA PENGANTAR DAN UCAPAN TERIMA KASIH……….. v
DAFTAR ISI……….……… vii
DAFTAR TABEL………. xi
DAFTAR GAMBAR……… xii
DAFTAR LAMPIRAN………. xiv BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah... 1-1 1.2 Identifikasi Masalah………... 1-2 1.3 Pembatasan Masalah……….. 1-3 1.4 Perumusan Masalah……… 1-3 1.5 Tujuan Penelitian……….….. 1-4 1.6 Sistematika Penulisan……… 1-4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
viii
2.7.2 Bagan Alir (Flowchart) ... 2-15 2.7.3 Context Diagram ... 2-16 2.7.4 Diagram Berjenjang ... 2-17 2.7.5 Data Flow Diagram (DFD) ... 2-17 2.7.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 2-20
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Mulai……… 3-4 3.2 Penelitian Pendahuluan……… 3-4 3.3 Studi Literatur……….……….……….… 3-4 3.4 Identifikasi Masalah……… 3-4 3.5 Pembatasan Masalah………. 3-5 3.6 Perumusan Masalah……….……… 3-5 3.7 Tujuan Penelitian………. 3-6 3.8 Pengumpulan Data………... 3-6 3.9 Analisis dan Pembuatan Diagram Prosedur Saat Ini……….. 3-7 3.10 Perancangan dan Desain Sistem……….. 3-7 3.11 Kesimpulan dan Saran……….. 3-9 3.12 Selesai……… 3-9
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4.1 Sejarah Singkat Perusahaan………. 4-1 4.2 Struktur Organisasi Perusahaan Saat Ini……….. 4-2 4.3 Prosedur Kerja yang diterapkan saat ini……….. 4-9 4.3.1 Prosedur pemesanan produk oleh konsumen…………. 4-10 4.3.2 Prosedur pengeluaran & pemasukan produk di gudang.. 4-11 4.3.3 Prosedur penagihan piutang konsumen...…………. 4-14
BAB 5 PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS
5.1.1 Analisis kelebihan dan kelemahan prosedur
pemesanan produk oleh konsumen... 5-1 5.1.2 Analisis kelebihan dan kelemahan prosedur pengeluaran
dan pemasukan produk di gudang... 5-6 5.1.3 Analisis kelebihan dan kelemahan prosedur
penagihan piutang konsumen... 5-13 5.2 Perancangan dan Desain sistem... 5-18 5.2.1 Rancangan Struktur Organisasi... 5-18 5.2.2 Prosedur Kerja Usulan... 5-23
5.2.2.1 Prosedur Usulan Pemesanan produk
oleh konsumen...5-23 5.2.2.1.1 Bagan Alir Prosedur Pemesanan Produk
Oleh Konsumen...5-25 5.2.2.1.2 DFD Prosedur Pemesanan Produk
Oleh Konsumen... 5-26 5.2.2.1.3 ERD Prosedur Pemesanan Produk
Oleh Konsumen...5-30 5.2.2.2 Prosedur Usulan Pengeluaran dan Pemasukan Produk ke
Gudang...5-31 5.2.2.2.1 Bagan Alir Prosedur Pengeluaran
dan Pemasukan Produk ke Gudang...5-33 5.2.2.2.2 DFD Prosedur Pengeluaran
dan Pemasukan Produk ke Gudang...5-34 5.2.2.2.3 ERD Prosedur Pengeluaran
dan Pemasukan Produk ke Gudang...5-38 5.2.2.3 Prosedur Usulan Penagihan Piutang... 5-39
x
5.2.3 Dokumen Output dan Input Usulan
Lembar Bukti Terima Barang... 5-48
5.2.4 Pembuatan Usulan Interface
5.2.4.1 Pembuatan Usulan Interface terkait Prosedur Pemesanan Produk Oleh Konsumen... 5-49 5.2.4.2 Pembuatan Usulan Interface terkait Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan Produk di Gudang... 5-50 5.2.4.3 Pembuatan Usulan Interface terkait Prosedur Penagihan
Piutang... 5-51 5.2.4.4 Pembuatan Usulan Interface terkait Prosedur Pendataan
Konsumen... 5-53 5.2.4.5 Pembuatan Usulan Interface terkait Prosedur Pendataan
Supplier... 5-54
5.2.6 Analisis Kebutuhan Biaya... 5-55 5.2.7 Spesifikasi Komputer... 5-55
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
4.1 Tabel pendapatan tahun 2011 4-5
4.2 Tabel pendapatan tahun 2011 4-5
4.3 Tabel pendapatan tahun 2011 4-5
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
2.1 Simbol-simmbol dalam Flowchart 2-16
2.2 Simbol-simmbol dalam Data Flow Diagram (DFD) 2-18 2.3 Simbol-simbol dalam Entity Relationship Diagram (ERD) 2-21
3.1 Flowchart penelitian 3-1
3.2 Flowchart penelitian lanjutan 3-2
3.3 Flowchart penelitian lanjutan 3-1
4.1 Produk Celana bahan jeans 4-1
4.2 Produk tas 4-1
4.3 Produk Jaket 4-2
4.4 Produk kemeja 4-2
4.5 Produk Sandal 4-2
4.6 Produk Sabuk 4-3
4.9 Struktur Organisasi CV.Rocksider saat ini 4-6 4.10 Flowchart Prosedur Pemesanan Produk oleh Konsumen 4-11 4.11 Flowchart Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan
Produk di Gudang 4-13
4.12 Flowchart Prosedur Penagihan Piutang Konsumen 4-15
5.1 Rancangan Struktur Organisasi Usulan 5-18
5.2 Diagram Alir Prosedur pendataan supplier 5-29 5.3 Diagram Alir Prosedur pendataan konsumen 5-30 5.4 Context Diagram Prosedur Pemesanan Produk oleh Konsumen 5-31 5.5 Hierarchy Diagram Prosedur Pemesanan Produk oleh Konsumen 5-32
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
5.8 Context Diagram Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan 5-34 Produk di Gudang
5.9 Hierarchy Diagram Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan 5-36 Produk di Gudang
5.10 DFD Level 1 Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan 5-37 Produk di Gudang
5.11 DFD Level 2 Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan 5-38 Produk di Gudang
5.12 Context Diagram Prosedur Penagihan Piutang Konsumen 5-39 5.13 Hierarchy Diagram Prosedur Penagihan Piutang Konsumen 5-39 5.14 DFD Level 1 Prosedur Penagihan Piutang Konsumen 5-40 5.15 DFD Level 2 Prosedur Penagihan Piutang Konsumen 5-41
5.16 Bukti Terima Barang (BTB) 5-43
5.17 ERD Prosedur Pemesanan Produk oleh Konsumen 5-44 5.18 ERD Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan Produk di Gudang 5-46 5.19 ERD Prosedur Penagihan Piutang Konsumen 5-47
5.20 Usulan Interface PO untuk supplier 5-49
5.21 Usulan Interface menginput data produk yang masuk gudang 5-50 5.22 Usulan Interface Daftar Piutang Konsumen 5-51
5.23 Usulan Interface Pendataan Konsumen 5-52
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Judul Halaman
Gambar 1 PO (Purchase Order) saat ini L1-1
Gambar 2 SJ (Surat Jalan) L2-1
Gambar 3 FP (Faktur Penjualan) L3-1
Gambar 4 Prosedur Usulan Pemesanan Produk oleh Konsumen L4-1 Gambar 5 Prosedur Usulan Pengeluaran dan Pemasukan
Produk di Gudang L5-1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini, Industri kecil tumbuh dengan cepat di Indonesia, berbagai macam produk handmade Indonesia mampu dikirim ke luar negeri dengan jumlah yang cukup banyak. Kota Bandung menjadi salah satu lokasi yang dikenal sebagai distributor pakaian dengan merek yang terkenal di masyarakat. CV Rocksider merupakan industri yang bergerak sebagai distributor fashion masa kini, produk yang dijual bermacam-macam mulai dari pakaian, celana, sabuk, topi, dsb. Alex Iskandar merupakan pemilik tunggal dari CV Rocksider, perusahaan ini berdiri sejak Juni 2010. Berawal dari pengalaman di bidang garmen selama 18 tahun, mendorong sang pemilik untuk mendirikan CV Rocksider. Produk yang dihasilkan dijual di berbagai kota di Indonesia, mulai dari kota-kota di pulau Sumatera hingga kota Manokwari di pulau Papua.
Bab 1 Pendahuluan 1-2
1.2 Identifikasi Masalah
Berikut ini merupakan faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab permasalahan di CV Rocksider :
1. Tidak ada dokumen tertulis mengenai prosedur-prosedur atau tugas-tugas yang dilakukan oleh karyawan CV Rocksider. Hal ini menyebabkan karyawan tidak melakukan pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang sebaiknya dilakukan.
2. Tidak ada prosedur dan bagian yang jelas dalam melakukan penagihan piutang, hal ini menyebabkan banyak konsumen yang melakukan pembayaran lebih dari waktu yang sebenarnya sudah ditetapkan, yakni 40 hari.
3. Tidak akuratnya pendataan mengenai jenis dan jumlah barang yang dipesan oleh konsumen, tidak tersedianya formulir pemesanan untuk memudahkan karyawan dalam mencatat barang yang dipesan konsumen. Hal ini menjadi penyebab ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang dikirim oleh perusahaan.
4. Tidak adanya database konsumen dan supplier yang lengkap yang dapat diakses dengan cepat mengenai piutang serta hutang.
5. Tidak tersedia database yang akurat mengenai jumlah stok yang ada di gudang, dan kurangnya kontrol dalam proses keluar masuknya produk di gudang.
1.3 Pembatasan Masalah
Berikut ini beberapa pembatasan masalah dalam penelitian yang dilakukan : 1. Penelitian tidak membahas secara mendalam tentang kelayakan finansial
secara mendetail dari pengembangan sistem informasi yang akan diusulkan.
2. Penelitian tidak membahas secara terperinci mengenai pembuatan
software komputer.
Bab 1 Pendahuluan 1-3
4. Penelitian tidak membahas secara mendetail mengenai keterampilan karyawan di CV.Rocksider.
5. Penelitian tidak membahas konsumen retail yang melakukan pembelanjaan di CV. Rocksider
1.4 Perumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah yang ada, maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur-prosedur dan pembagian tugas setiap karyawan di CV.Rocksider saat ini?
2. Bagaimana prosedur penagihan piutang saat ini dan siapa yang melakukan penagihan tersebut?
3. Bagaimana prosedur pencatatan pesanan konsumen saat ini?
4. Bagaimana penyimpanan dan kelengkapan database mengenai konsumen dan supplier saat ini?
5. Bagaimana prosedur pendataan barang di gudang dan penyimpanan data produk di gudang?
6. Bagaimana kelebihan dan kelemahan prosedur yang terkait serta aliran informasi saat ini berdasarkan analisis PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service)?
7. Usulan apa yang diberikan untuk memperbaiki prosedur dan aliran informasi di CV.Rocksider saat ini?
1.5 Tujuan Penulisan
1. Mengetahui prosedur-prosedur dan pembagian tugas setiap karyawan di CV.Rocksider saat ini.
2. Mengetahui prosedur penagihan piutang saat ini dan siapa yang melakukan penagihan tersebut.
3. Mengetahui prosedur pencatatan pesanan konsumen saat ini.
Bab 1 Pendahuluan 1-4
5. Mengetahui prosedur pendataan barang di gudang dan penyimpanan data produk di gudang.
6. Mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan prosedur yang terkait serta aliran informasi saat ini berdasarkan analisis PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service).
7. Memberikan usulan apa yang diberikan untuk memperbaiki prosedur dan aliran informasi di CV.Rocksider saat ini.
1.6 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisikan mengenai uraian singkat tentang latar belakang permasalahan di CV Rocksider, Identifikasi masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah, tujuan penulisan serta sistematika penulisan
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan mengenai teori-teori yang akan digunakan dalam menyelesaikan permasalahan yang ada di CV Rocksider, dan diharapkan mampu memberikan usulan yang baik serta usulan yang dapat menyelesaikan permasalahan yang ada.
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisikan mengenai sistematika penulisan, yang digambarkan melalui flowchart penelitian, mulai dari latar belakang permasalahan, mengidentifikasi masalah, metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah yang ada, hingga kesimpulan beserta saran yang penulis berikan.
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
Bab 1 Pendahuluan 1-5
BAB 5 PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS
Bab ini berisikan mengenai pengolahan data yang sebelumnya sudah diperoleh, jika pengolahan sudah dilakukan maka dilanjutkan dengan analisis terhadap hasil pengolahan data.
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari penelitian yang dilakukan mengenai Sistem Informasi Manajemen di CV.Rocksider, dapat ditarik beberapa kesimpulan diantaranya:
1. Struktur organisasi dirancang kembali untuk memperjelas posisi setiap karyawan. Bagian Administrasi ditambahkan untuk mengatur keuangan perusahaan.
2. Usulan tampilan program akan memberikan alert kepada kepala pemasaran & penjualan mengenai jadwal penagihan piutang.
3. Pencatatan pesanan konsumen jauh lebih cepat dan akurat jika menggunakan program di komputer.
4. Dengan adanya database lengkap mengenai supplier dan konsumen membuat aliran informasi lebih cepat dan akurat.
5. Tidak sesuainya data produk yang ada di gudang dengan kenyataan di gudang dikarenakan tidak tersedianya database yang akurat dan dapat diakses dengan cepat.
6. Kelemahan prosedur saat ini berdasarkan metode PIECES : Prosedur Pemesanan Produk oleh Konsumen
• Tidak ada tahapan pengecekan piutang sebelum konsumen melakukan transaksi yang berikutnya.
• Tidak ada dokumen atau formulir pada saat konsumen memesan produk (daftar pesanan konsumen)
• Lambatnya pengecekan digudang pada saat kepala pembelian membuat PO
Prosedur Pengeluaran dan Pemasukan Produk di Gudang
Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6-2
• Tidak ada dokumen yang mendukung kontrol dari perpindahan produk ke gudang (surat jalan)
Prosedur Penagihan Piutang Konsumen
• Distribusi pekerjaan yang belum jelas mengenai siapa yang melakukan penagihan piutang
• Tidak adanya alert yang mengingatkan tanggal jatuh tempo pembayaran piutang konsumen
• Tidak ada database atau rekaman pembelanjaan yang dilakukan oleh konsumen
7. Usulan rancangan sistem informasi yang diberikan untuk perusahaan, yaitu :
• Prosedur usulan dirancang untuk mengatasi permasalahan yang ada di setiap prosedur, dengan peninjauan pendistribusian beban kerja yang diberikan kepada setiap bagian yang ada di CV.Rocksider. Perancangan yang diusulkan melibatkan struktur organisasi yang perlu dirancang kembali untuk mendukung perancangan yang sudah disusun.
• Pengadaan dokumen baru yakni BTB (Bukti Terima Barang). BTB dirancang untuk mendukung kesepakatan antara kantor cabang dan bagian gudang pada prosedur pengeluaran dan pemasukan produk di Gudang.
• Penggunaan sistem yang terkomputerisasi, yaitu sistem LAN (Local Area Network) untuk mempermudah pekerjaan yang dilakukan pada perusahaan ini. Selain itu, penggunaan sistem ini mempercepat penyampaian informasi penting ke seluruh bagian yang terkait.
Bab 6 Kesimpulan dan Saran 6-3
6.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
1. Jogiyanto, H.M.: “Analisis & Desain Sistem Informasi”, ANDI., 2002. 2. Lucas, Henry C.: “Analisis, Desain, dan Implementasi Sistem Informasi”,
ERLANGGA.,1992.
3. McLeod, Raymond.:”a Study of Computer-Based Information System”, Prenhallindo.,2009.
4. Gane, Trish Sarson.:”Structered Systems Analysis: Tools and Techniques”. Prectice-Hall.,1979.
5. William S, Davis.: “System Analysis and Design a Structured Approach”. Addison-Wesley,1983.
6. Ziya A, Aktas.: “Structured Analysis and Design of Information Systems”. Prestice-Hall.,1987.
