PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN MERCHANDISING SECARA TUNAI PADA PT. PERTAMINA RETAIL JAKARTA TUGAS AKHIR NOVITA ILONA NIM :

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN MERCHANDISING SECARA TUNAI PADA

PT. PERTAMINA RETAIL JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III

NOVITA ILONA NIM : 11140467

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer

Bina Sarana Informatika Jakarta

2017

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

vii

KATA PENGANTAR

Puji Syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas terlaksananya Tugas Akhir ini, dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Merchandising Secara Tunai Pada PT. Pertamina Retail”, yang merupakan salah satu syarat kelulusan Program Diploma III Studi Komputerisasi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan riset pada perusahaan yang bersangkutan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Direktur AKADEMI BSI.

2. Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi.

3. Ibu Haryani, selaku Dosen Pembimbing 4. Bapak Raden, selaku Asisten Pembimbing

5. Staff/ karyawan/ dosen lingkungan AMIK BSI Jakarta

6. Bapak Bryan, selaku Manager My Pertamina Merchandising Store

7. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual.

8. Nelti Susanti, kakak tercinta yang telah memberikan dukungan 9. Rekan-rekan Mahasiswa Kelas 11.6A.31.

Akhir kata penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak yang membantu maupun teman-teman sekalian. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun penulis harapkan.

Jakarta, 10 Juli 2017 Penulis, Novita Ilona

(8)

viii

Novita Ilona (11140467), Perancangan Sistem Informasi penjualan Merchandising Secara Tunai Pada PT. Pertamina Retail Jakarta.

Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk membuat sebuah sistem yang berhubungan dengan sistem berbasis komputer, sehingga proses yang dilakukan dapat berlangsung dengan efektif dan efisien, serta meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi. Masalah yang sering terjadi dimana adanya data yang hilang ataupun double data karena banyaknya data yang harus dibuat. Metode penelitian yang dilakukan adalah dengan pengumpulan data meliputi : metode observasi, metode wawancara dan studi pustaka. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang berlangsung masih menggunakan sistem manual, sehingga disimpulkan bahwa Koperasi Anugrah Mandiri Jakarta Timur memerlukan pengolahan data yang lebih efektif dan efisien. Sehingga adanya peningkatan sistem yang berlaku untuk menghasilkan suatu informasi yang lebih baik dengan digunakannya sistem yang terkomputerisasi.

Kata kunci : Perancangan Sistem Informasi, Penjualan Tunai

(9)

ix ABSTRACT

Novita Ilona (11140467), Perancangan Sistem Informasi penjualan Merchandising Secara Tunai Pada PT. Pertamina Retail Jakarta.

The purpose of writing this Final Project is to make a system related to computer- based system, so that the process can be done effectively and efficiently, and minimize errors that may occur. The problem that often occurs where the missing data or double data because of the amount of data that must be made. The method of research conducted is by collecting data include: observation method, interview method and literature study. The results showed that the system is still using manual system, so it is concluded that Cooperative Anugrah Mandiri East Jakarta requires data processing more effective and efficient. So that there is an increase in the system applicable to produce a better information with the use of a computerized system.

Keyword : Information System Design, Cash Sales System.

(10)

xi

Lembar Judul Tugas Akhir ... i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ... ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ... iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ... iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ... v

Kata Pengantar ... vii

Abstraksi ... ix

Daftar Isi ... x

Daftar Simbol ... xiii

Daftar Gambar ... xvi

Daftar Tabel ... xvii

Daftar Lampiran ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Umum ... 1

1.2. Maksud dan Tujuan... 2

1.3. Metode Penelitian ... 2

1.4. Ruang Lingkup... 3

BAB II LANDASAN TEORI ... 4

2.1. Konsep Dasar Sistem ... 4

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)... 17

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ... 23

3.1. Umum ... 23

3.2. Tinjauan Perusahaan ... 23

3.2.1. Sejarah Perusahaan ... 24

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ... 24

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan ... 27

3.4. Unified Modelling Language (UML) ... 28

3.4.1. Activity Diagram ... 28

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan ... 29

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan... 29

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran... 30

3.6. Permasalahan Pokok ... 31

3.7. Pemecahan Masalah ... 32

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN ... 33

4.1. Analisa Kebutuhan Software ... 33

4.1.1. Analisa Kebutuhan ... 33

4.1.2. Use Case Diagram ... 34

4.1.3. Activity Diagram ... 36

4.2. Desain ... 38

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 38

(11)

xii

4.2.2. Logical Record Structure (LRS) ... 40

4.2.3. Spesifikasi File ... 40

4.2.4. User Interface ... 44

4.2.5. Spesifikasi Hardware dan Software ... 47

BAB V PENUTUP ... 49

5.1. Kesimpulan ... 49

5.2. Saran ... 50

DAFTAR PUSTAKA ... 51

DAFTAR RIWAYAT HIDUP... 52

SURAT KETERANGAN PKL/RISET ... 53

LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 54

(12)

xiii

1. Use Case Diagram

Use Case

Actor

ASSOCIATION

Komunikasi antara actor dan use case yang berpartisipasi pada usec ase atau use case memiliki Interaksi dengan aktor.

<<include>> INCLUDE

EXTEND

Relasi use case tambahan kesebuah use case dimana use case yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan itu.

GENERALIZATION

Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum- khusus) antara dua buah use case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari yang lainnya.

Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor.

ACTOR

Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri.

Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana

use case yang ditambahkan memerlukan use case ini

untuk menjalankan fungsinya atau sebagai syarat

dijalankan use case ini.

(13)

xiv

2. Activity Diagram

INITIAL NODE

Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal.

ACTION

Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas biasanya diawali dengan kata kerja.

DECISION

Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu.

JOIN / PENGGABUNGAN

Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu aktivitas digabungkan menjadi satu.

FORK

Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara paralel.

SWIMLANE

Memisahkan organisasi bisnis yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi.

ACTIVITY FINAL

Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir.

3. ERD (Entity Relationship Diagram)

Entitas merupakan data inti yang akan disimpan, bakal tabel pada basis data, penamaan entitas biasanya menggunakan kata benda.

Atribut merupakan field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas

Atribut kunci primer merupakan field atau kolom data yang butuh disimpan di suatu entitas dan digunakan sebagai kunci akses record yang diinginkan, biasanya berupa id, dan bersifat unik.

Nama_entitas

Nama_atribut

Nama_kunci_primer er

(14)

xv

Relasi, relasi yang menghubungkan antar entitas, biasanya diawali dengan kata kerja

N Asosiasi adalah penghubung antara relasi dan entitas dimana kedua ujungnya memiliki multiplycity kemungkinan jumlah pemakaian

Nama relasi

dari satu.

(15)

xvi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar II.1 Diagram UML ... 19

Gambar II.2 Bentuk Hubungan Relasi ERD ... 21

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT.Pertamina Retail (Mercahndising Store) ... 25

Gambar III.2 Activity Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan ... 28

Gambar IV.1 Use Case Diagram Sistem Usulan ... 35

Gambar IV.2 Activity Diagram Sistem Usulan ... 38

Gambar IV.3 Entity Relationship Diagram Sistem Usulan ... 39

Gambar IV.4 Logical Relationship Structure (LRS) Sistem Usulan ... 40

Gambar IV.5 User Interface Menu Login ... 44

Gambar IV.6 User Interface Data Barang ... 45

Gambar IV.7 User Interface Data Pelanggan ... 45

Gambar IV.8 User Interface Data Penjualan ... 46

Gambar IV.10 User Interface Form Data Jurnal ... 46

Gambar IV.9 User Interface Data Akun ... 47

(16)

xvii

Halaman

Tabel IV.1 Spesifikasi Tabel Barang ...41

Tabel IV.3 Spesifikasi Tabel Penjualan ...41

Tabel IV.2 Spesifikasi Tabel Pelanggan ...42

Tabel IV.4 Spesifikasi Tabel Penjualan Detail ...43

Tabel IV.6 Spesifikasi Tabel Jurnal ...43

Tabel IV.5 Spesifikasi Tabel Perkiraan ...44

(17)

xviii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman A. Lampiran Dokumen Sistem Berjalan

A.1. Nota Permintaan Barang ... 54

A.2. Nota Nota Penjualan Barang ... 55

A.3. Laporan Transaksi Harian ... 56

B. Lampiran Dokumen Sistem Usulan B.1. Laporan Laba Rugi ... 61

B.2. Laporan Perubahan Modal ... 61

B.3. Laporan Neraca ... 62

B.4. Struk Pembayaran ... 62

B.5. Laporan Penjualan ... 63

(18)

1

PENDAHULUAN

1.1 UMUM

Perkembangan komputer saat ini sangatlah berperan penting diberbagai bidang usaha terutama kemampuannya yang baik dalam mengolah data dan informasi.

Apabila pada saat ini, komputer amat penting untuk memudahkan pekerjaan kita.

Di era sekarang ini teknologi sudah sangat maju, komputer pun mempunyai peranan yang sangat penting. Semua bidang profesi sangat membutuhkan komputer, seperti dalam dunia perdagangan telah mengalami perubahan yang sangat besar,karena adanya kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi. Akibatnya cara hidup dan pola pikir manusia mengalami perubahan menjadi lebih moderen sesuai dengan keadaan sekarang ini.

Toko Merchandising PT Pertamina Retail melakukan pengolahan data secara

manual sehingga terdapat beberapa permasalahan diantaranya menyebabkan stok

barang banyak yang ada di toko menjadi tidak lengkap, karena proses pemesanan

barang dan penerimaan barangnya memerlukan waktu yang cukup lama, sehingga

waktu yang ada tidak efektif dan efisien. Oleh sebab itu sebenarnya perusahaan ini

membutuhkan suatu sistem pengolahan data, sehingga proses penjualan lebih efisien.

(19)

2

Sesuai dengan permasalahan diatas, maka untuk itu penulis sangat tertarik untuk membahasnya dalam Tugas Akhir yang berjudul :

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN MERCHANDISING SECARA TUNAI PADA PT PERTAMINA RETAIL JAKARTA”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:

1. Menganalisa sistem penjualan merchandising untuk mengetahui permasalahan yang ada di PT. Pertamina Retail.

2. Mengusulkan sistem penjualan yang berjalan saat ini menjadi sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi.

3. Merancang sistem informasi penjualan yang manfaatnya akan diimplementasikan Pada PT. Pertamina Retail.

4. Dengan adanya penerapan sistem informasi penjualan ini dapat membangun proses pengolahan data yang efektif dan efisien, menyajikan laporan dengan tepat waktu dan memudahkan semua pekerjaan.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memenuhi Tugas Akhir sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) Program studi Komputerisasi Akuntansi pada Akademi Managemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) Jakarta.

1.2 Metode Penelitian

Untuk memperoleh data yang akurat dalam penulisan Tugas Akhir ini, maka

penulis menggunakan beberapa metode sebagai sarana untuk membantu serta

(20)

memudahkan penulis dalam penyusunan laporan. Berbagai macam metode yang penulis gunakan yaitu sebagai berikut :

1. Metode Observasi.

Penulis melakukan pengamatan langsung di PT. Pertamina Retail yang berlokasi di Jl. Letjen MT. Haryono Jakarta Selatan, terhadap masalah yang akan dijadikan objek penelitian, pengamatan yang penulis lakukan antara lain yaitu mengamati sistem penjualan yang ada pada PT. Pertamina Retail.

2. Metode Wawancara

Penulis melakukan proses tanya jawab dengan supervisor store mengenai sistem penjualan yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, sehingga dapat diperoleh informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

3. Metode penelitian kepustakaan

Penulis mencari informasi yang berkaitan dengan pokok pembahasan pada laporan Tugas Akhir ini, dengan mengambil beberapa referensi buku maupun catatan yang penulis peroleh pada saat kuliah untuk bahan penunjang penulisan Tugas Akhir ini.

1.3 RUANG LINGKUP

Didalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membatasi masalah hanya pada

penjualan saja. Dari mulai proses pemesanan, proses pembayaran, proses pengiriman

dan proses pembuatan laporan penjualan.

(21)

4

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Pada dasarnya sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan yang dihasilkan oleh suatu proses tertentu yang bertujuan untuk menyediakan informasi untuk membantu mengambil keputusan manajemen operasi perusahaan dari hari ke hari serta menyediakan informasi yang layak untuk pihak di luar perusahaan.

A. Pengertian Sistem

Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem menurut beberapa ahli yang dijabarkan dibawah ini :

Menurut Jogiyanto (2009:34), “dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi”. Sistem dapat di definisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Sistem dan prosedur merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Suatu sistem baru bisa terbentuk bila di dalamnya terdapat beberapa prosedur yang mengikutinya.

Menurut Mulyadi (2010:5), “dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi menyatakan bahwa Sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk

(22)

menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang”.

Sistem adalah sekelompok kompone dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu.

B. Karakteristik Sistem

Menurut Mulyadi (2010:5) dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi”

supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik memiliki karakteristik yaitu : 1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen – komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian – bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luar. Batasan sistem ini memungkinkan sustu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem (Environment) adalah diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalo tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

(23)

6

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber – sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenance input), dan masukkan sinyal (signal input).

Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam sistem computer program adalah maintenance input sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, system akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.

(24)

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Menurut Fatta (2007 : 6) dalam buku “Analisa & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern” untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur – unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :

1. Batasan (boundary)

Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.

2. Lingkungan (environment)

Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

3. Masukan (input)

Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh sistem .

4. Keluaran (output)

Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

(25)

8

5. Komponen (component)

Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

6. Penghubung (interface)

Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.

7. Penyimpanan (storage)

Area yang dikuasai dan digunakan untuk menyimpan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berada dari berbagai data yang sama.

C. Klasifikasi Sistem

Menurut Mulyanto (2009:8) dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi”. Sistem dapat di klasifikasikan berbagai sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Klasifikasi sistem sebagai:

a. Sistem abstrak (abstract system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

b. Sistem fisik (physical system)

Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.

(26)

2. Sistem diklasifikasikan sebagai:

a. Sistem alamiyah (natural system)

Sistem alamiyah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.

b. Sistem buatan manusia (human made system)

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human machine system).

3. Sistem diklasifikasikan sebagai:

a. Sistem tertentu (deterministicl system)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sebagai keluaran sistem yang dapat diramalkan.

b. Sistem tak tentu (probalistic system)

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

4. Sistem diklarifikasikan sebagai:

a. Sistem tertutup (close system)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dan tidak berhubungan dengan lingkungan luar, sistem bekerja otomatis tanpa ada tutur campur lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system.

(27)

10

b. Sistem terbuka (open system)

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan output dari lingkungan luar atau subsistem lainnya. Karena sistem terbuka terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai pengendali yang baik.

Menurut Kusrini & Koniyo (2007:7) dalam buku “Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server” suatu sistem dapat diklasifikasikan menjadi seperti berikut:

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

3. Sistem tertentu dan sistem tak tentu

Sistem tertentu adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat sedangkan sistem tak tertentu adalah sistem dengan prilaku ke depan yang tidak dapat diprediksi.

4. Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luar atau otomatis, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar.

(28)

D. Tujuan Sistem

Adapun tujuan sistem menurut Susanto (2013:23) dalam bukunya berjudul

“Sistem Informasi Akuntansi” adalah sebagai berikut:

Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar supaya target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai suatu sasaran tanpa mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran tersebut kemungkinan besar sasaran tersebut tidak akan pernah tercapai. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai suatu keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian “. Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan suatu komponen sistem yang saling berhubungan satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan suatu kegiatan pokok perusahaan.

2.1.1. Informasi

a. Pengertian Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan sehari-hari. Beberapa ahli mendefinisikan informasi sebagai berikut:

Menurut Mulyanto (2009:12) dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi”. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata.

(29)

12

Menurut Jogiyanto (2009:8) dalam bukunya yang berjudul “Analisis dan Desain Sistem Informasi”. Mengemukakan definisi informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Secara Etimologi, Informasi berasal dari bahasa Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”.

Informasi Juga dapat diartikan sebagai data yang telah di olah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

b. Kualitas Informasi

Menurut Mulyanto (2009 :20) dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi”, Kualitas informasi bergantung pada 3 (tiga) hal yang sangat domain yaitu:

1. Informasi harus akurat.

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Informasi harus tepat waktu.

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.

(30)

3. Informasi harus relevan.

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya.

c. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2009:11) dalam bukunya yang berjudul “Analisis dan Desain Sistem Informasi” Nilai adalah suatu informasi dikatakan bernilai bila informasi lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem, informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.

d. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Swastika dan Putra (2016:16), dalam buku “Audit Sistem Informasi Dan Tata Kelola Teknologi Informasi Implementasi dan Studi Kasus”

bahwa sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen – komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.

Menurut Kusrini & Koniyo (2007:9) dalam buku “Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server” sistem adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem

(31)

14

informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen sistem, yaitu software, hardware dan brainware yang memproses informasi menjadi sebuah output yang berguna untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam suatu organisasi.

e. Komponen Sistem Informasi

Menurut Kusrini & Koniyo (2007:9) dalam buku “Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server” dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen sebagai berikut:

1. Perangkat keras (hardware), mencangkup berbagai peranti fisik seperti komputer dan printer.

2. Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data.

3. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

4. Orang, yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.

5. Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain – lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

(32)

6. Jaringan komputer dan komunikasi data, yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

f. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Susanto (2013:72) dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi Akuntansi”, Kumpulan atau group dari sub sistem / bagian / komponen apapun baik phisik atau non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan“.

Menurut Laudon (2013:52) dalam bukunya yang berjudul “Sistem

Informasi Akuntansi”, sistem informasi akuntansi adalah Komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas didalam perusahaan.

Dengan demikian, dilihat dari definisi tersebut di atas sistem akuntansi dan sistem informasi akuntansi mempunyai pengertian yang sama yaitu serangkaian kegiatan administrative perusahaan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sehari- hari .

g. Sistem Informasi Penjualan

Menurut Mulyadi (2010:15) dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi”, menyebutkan bahwa Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai.

(33)

16

h. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Beberapa fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan menurut Mulyadi (2010:15) dalam bukunya “Sistem Akuntansi” adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

2. Fungsi Gudang

Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.

3. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan.

4. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

2. Bukti Setor Bank

Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank 3. Rekap Harga Pokok Penjualan

(34)

Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan adalah:

1. Jurnal Penjualan

Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara kredit maupun tunai.

2. Jurnal Umum

Jurnal Umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.

3. Kartu Persediaan.

Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

2.2. Peralatan Pendukung (Tols System)

Untuk menggambarkan sistem yang akan digunakan maka diperlukan peralatan pendukung sistem (tools system). Adapun peralatan pendukung (tools system) yang digunakan adalah UML(Unified Modelling Language)

A. UML (Unified Modeling Language)

Rosa dan Shalahuddin (2016:133), UML adalah salah satu standar Bahasa yang banyak digunakan didunia industri untuk menfinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemprograman berorientasi objek.

(35)

18

1. Pengenalan UML

Pada perkembangan teknik pemrograman berorientasi objek, munculah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu Unified Modeling Language (UML). UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan mendokumentasikan dari sistem perangkat lunak. UML merupakan Bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung. UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek.

2. Diagram-diagram UML

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2016:140), pada UML 2.3 terdiri dari 13 macam diagram yang dikelompokan dalam 3 kategori. Pembagian kategori dan macam-macam diagram tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

(36)

sumber : Rosa dan Shalahuddin (2016:140) Gambar II.1.Diagram UML Berikut penjelasan singkat dari pembagian kategori tersebut:

a. Structure diagrams yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu struktur statis dari sistem yang dimodelkan.

b. Behavior diagrams yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan kelakuan sistem atau rangkaian perubahan yang terjadi pada sebuah sistem.

c. Interaction diagrams yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan interaksi sistem dengan sistem lain maupun interaksi antar subsistem pada suatu sistem.

B. Use Case Diagram

Rosa dan Shalahuddin (2016:155), Use Case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor

(37)

20

dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.

Syarat penamaan pada use case adalah nama didefinisikan sesimpel mungkin dan dapat dipahami. Ada dua hal utama pada use case yaitu pendefinisian apa yang disebut aktor dan use case.

1. Aktor merupakan orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang.

2. Use case merupakan fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor.

C. Activity Diagram

Rosa dan Shalahuddin (2016:161), Diagram aktivitas atau activity diagram menggunakan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.

Diagram aktivitas juga banyak digunakan untuk mendifinisikan hal-hal berikut : 1. Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan

merupakan proses bisnis sistem yang didefinisikan.

2. Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user interface dimana setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antarmuka tampilan.

(38)

3. Rancangan pengujian dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan sebuah pengujian yang perlu didefinisikan kasus ujinya.

4. Rancangan menu yang ditampilkan pada perangkat lunak.

D. Entity Relationship Diagram (ERD)

Rosa dan Shalahuddin (2016:50), Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD).

ERD biasanya memiliki hubungan binary (satu relasi menghubungkan dua buah entitas). Beberapa metode perancangan ERD menoleransi hubungan relasi ternary (satu relasi menghubungkan tiga buah relasi) atau N-ary (satu relasi menghubungkan banyak entitas), tapi banyak metode perancangan ERD yang tidak mengijinkan hubungan ternary atau N-ary. Berikut contoh hubungan relasi dalam ERD :

Sumber : Rosa dan Shalahuddin (2016:52) Gambar II.2.

Bentuk hubungan relasi dalam ERD E. Logical Record Structure (LRS)

Menurut Hasugian dan Shidiq (2012:608) memberikan batasan bahwa LRS adalah “sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram-ER akan

(39)

22

mengikuti pola atau aturan permodelan tertentu dalam kaitannya dengan konvensi ke LRS”. Perubahan yang tejadi yaitu mengikuti aturan-aturan sebagai berikut (Hasugian dan Shidiq, 2012:608) :

1. Setiap entitas akan diubah kebentuk kotak.

2. Sebuah atribut relasi disatukan dalam sebuah kotak bersama entitas jika hubungan yang terjadi pada diagram-ER 1:M (relasi bersatu dengan cardinality M) atau tingkat hubungan 1:1 (relasi bersatu dengan cardinality yang paling membutuhkan referensi).

Sebuah relasi dipisah dalam sebuah kotak tersendiri (menjadi entitas baru) jika tingkat hubungan M:M (many to many) dan memiliki foreign key sebagai primary key yang diambil dari kedua entitas yang sebelumnya saling berhubungan.

(40)

23

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Memasuki era perdagangan bebas yang sangat kempetitif, menjadi harapan baru untuk membuka peluang bisnis dalam bidang penjualan merchandising yang kian membanjiri pasar. Walau usaha dagang tersebut masih berskala lokal, PT.

Pertamina Retail khususnya outlite My Pertamina Merchandising Store telah mampu bersaing dengan menjual barang berkualias tinggi.

Tetapi sistem penjualannya masih bersifat manual, dari mulai pemesanan barang, pembuatan kwitansi sampai dengan pembuatan laporan penjualan.

Sehingga mngakibatkan stok barang di toko banyak yang kosong dan penjualan menjadi menurun.

Dengan terjadinya masalah diatas, untuk itu dibutuhkannya komputerisasi yang dapat mempercepat proses pengolahan data sehingga menghasilkan data yang akurat dan cepat.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaa kegiatan rutin di PT. Pertamina Retail terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar.

Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan makalah ini sebagai berikut :

(41)

24

3.2.1. Sejarah perusahaan

PT. Pertamina Retail merupakan anak Perusahaan PT Pertamina (Persero) yang bergerak di bidang usaha retail produk Pertamina yang beralamatkan di Gd.

Wisma Tugu, Jl. KH. Wahid Hasyim No. 100-102 Kebon Sirih Jakarta Pusat.

Perusahaan didirikan pada tanggal tanggal 1 September 2005, dengan memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) kecil nomor 738/ULP/LKPP/12/2013. Pada tanggal 1 Februari 2006 ditetapkan oleh Direktur Jenderal Administrasi Hukum dan Umum, Kementrian Hukum dan Ham Republik Indonesia. Terhitung sejak Maret 2006, Perusahaan mulai mengelola dan mengoperasikan SPBU. Seiring dengan perkembangan zaman pada tangal 1 Oktober 2016 perusahaan mulai mengelola merchandising store, dan mulai di resmikan pada tanggal 10 november 2016.

Di masa mendatang, PT. Pertamina Retail akan mengoptimalkan dan terus mengembangkan aset dan infrastruktur yang dimiliki demi mempertahankan keunggulan kompetitif untuk menjadi Perusahaan yang memberikan kontribusi lebih bagi Perusahaan Induk dan Negara, dan tetap terus berpegang kepada komitmennya sebagai Perusahaan yang menjunjung profesionalisme, akuntabilitas dan berorientasi pada kenyamanan dan kepuasan pelanggan.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai apabila tidak ada kerja sama yang baik antara fungsi dn para karyawan dengan atasan. Maka dari itu diperlukan suatu koordinasi yang baik antar divisi, agar tugas yang dijalankan bisa lebih efisien.

(42)

Adapun struktur organisasi pada PT. Pertamina Retail (Merchandising Store) sebagai berikut :

Sumber : PT. Pertamina Retail( Merchandising Store)

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT.Pertamina Retail (Mercahndising Store)

Untuk lebih jelasnya, dibawah ini penulis berusaha untuk menjelaskan fungsi dari organisasi pada PT.Pertamina Retail (Merchandising Store) secara garis besar adalah sebagai berikut :

1. Pimpinan

Bertugas sebagai pimpinan diperusahaan, menentukan langkah-langkah pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh perusahaan. Menerima laporan dari seluruh bagian, mengatur setiap langkah yang akan dilakukan perusahaan.

Pimpinan

Manager

Bagian Penjualan Bagian Gudang

(43)

26

2. Manager

Mengontrol setiap jalannya kegiatan yang berlangsung di dalam perusahaan.

Bertanggung jawab atas kelancaran pengolahan dan pengendalian terhadap Sumber Daya Manusia di seluruh bagian perusahaan, mengurus setiap pelaksanaan yang berlangsung untuk mencapai target kinerja sesuai tujuan perusahaan, memeriksa kembali laporan dari setiap bagian di dalam perusahaan, ikut dalam menentukan keputusan dan bertanggung jawab atas keputusan tersebut.

3. Bagian Gudang

Mencatat setiap keluar masuknya barang, memasukan dan mengeluarkan barang sesuai dengan kegiatan yang berlangsung, bertanggung jawab atas barang-barang yang ada di gudang.

4. Bagian Penjualan

Menjual barang ke customer, mencapai target penjualan perusahaan, bertanggung jawab atas penjualan yang berlangsung.

(44)

3.3. Prosedur Bisnis Berjalan

Berikut ini penulis menjelaskan mengenai prosedur bisnis berjalan pada penjualan Merchandising Store secara tunai pada PT. Pertamina Retail.

Customer datang langsung ke toko untuk memesan barang kepada bagian penjualan, bagian penjualan melakukan konfirmasi ke bagian gudang apakah barang tersebut tersedia atau tidak. Jika barang tidak tersedia bagiang penjualan mengkonfirmasi kembali ke customer, jika barang tersedia bagain penjualan membuat nota permintaan barang, setelah barang tersedia customer melakukan pembayaran pada bagian penjualan. Bagian penjualan membuat nota penjualan barang sebagai bukti pembayaran, nota penjualan rangkap I beserta barang diberikan kepada customer, dan nota penjualan rangkap II diarsipkan. Bagian penjualan membuat laporan harian penjualan berdasarkan nota penjualan.

Manager membuat laporan bulanan berdasarkan laporan harian penjualan.

Laporan penjualan bulanan diserahkan ke pimpinan.

(45)

28

3.4. Unified Modelling Language (UML) 3.4.1. Activity Diagram

1. Proses Bisnis Berjalan

Pimpinan Manager

Customer Bagian Penjualan Bagian Gudang

Memesan Barang Menerima Pemesanan Barang

Melakukan Konfirmasi Ketersediaan

Barang

Menerima Konfirmasi Ketersediaan

Mengecek Ketersediaan

Barang

Barang Tidak Tersedia

Menginfokan Ketersediaan

Barang

Membuat Nota Permintaan Barang

Menerima Pembayaran dan

Membuat Nota Penjualan

Memberikan Nota Penjualan Menerima Nota

Penjualan Barang

Membuat Laporan Rekap

Data Harian Penjualan

Barang

Memberikan Rekap Laporan Harian Penjualan

Barang

Membuat Laporan Rekap Data Bulanan Penjualan

Barang

Menerima Laporan Penjualan tidak tersedia

Tersedia Menerima Info

Pemesanan Barang

Melakukan Pembayaran

Gambar III.2.

Diagram Activity Sistem Berjalan

(46)

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem bejalan.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk masukan merupakan rangkaian data yang masuk kedalam sistem dan proses sehingga menghasilkan suatu keluaran. Adapun spesifikasi bentuk masukan adalah sebagai berikut :

a. Nama Dokumen : Data Barang

Fungsi : Untuk melihat data barang dan stock Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Bagian Penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi _:Melihat data barang atau ketersediaan barang Bentuk : Lampiran A-1

b. Nama Dokumen : Nota Permintaan

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang

Tujuan : Customer

Frekuensi : Setiap ingin melakukan transaksi penjualan

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar Bentuk : Lampiran A-2

(47)

30

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Spesifikasi bentuk keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses spesifikasi bentuk masukan. Adapun bentuk spesifikasi bentuk keluaran adalah sebagai berikut:

a. Nama Dokumen : Nota Penjualan Fungsi : Bagian Penjualan

Tujuan : Customer

Frekuensi : Setiap ingin melakukan transaksi penjualan

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 3 Lembar Bentuk : Lampiran B-1 b. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Bagian Penjualan Tujuan : Pimpinan dan Manager

Frekuensi : Setiap penjualan laporan penjualan

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 3 Lembar Bentuk : Lampiran B-2

(48)

3.6 Permasalahan

Pengolahan data transaksi penjualan pada PT. Pertamina Retail masih menggunakan sistem manual, sehingga akan berdampak pada perhitungan- perhitungan yang kurang akurat, hal itu merupakan permasalahan yang harus ditangani sebagai. Sebagai berikut permasalahan yang terdapat di PT. Pertamina Retail :

a. Permasalahan yang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini adalah tingkat kecepatan dalam pengolahan, penyimpanan, maupun pengambilan data penjualan sangat kurang dan tingkat keamanan data pun tidak begitu terjamin, hal ini disebabkan karena sistem berjalan dilakukan dengan cara proses pencatatan dan menggunakan microsoft excel sebagai alat bantu dalam membuat laporan.

b. Pembuatan laporan kepada pimpinan masih sering mengalami keterlambatan termasuk untuk tahapan berikutnya.

(49)

32

3.7 Pemecahan Masalah

Setelah kita mengetahui permasalahan diatas, maka penulis berusaha mencari jalan keluar agar didapatkan hasil yang maksimal untuk memecahkan masalah yang terjadi di perusahaan tersebut. Yaitu sebagai berikut:

a. Maka dibuatlah suatu sistem, dimana sistem tersebut dapat mencakup hal-hal yang dapat membuat sistem yang ada dapat bejalan dengan baik.

b. Sistem yang dibuat dapat memberikan laporan yang cepat dan akurat. Dengan adanya alternatif pemecahan masalah ini diharapkan penjualan Merchandising pada PT. Pertamina Retail dapat berjalan dengan baik.

(50)

33

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Analisa kebutuhan software

Analisa kebutuhan software merupakan langkah awal untuk menentukan gambaran perangkat yang akan dihasilkan ketika kita akan mengembangkan sebuah sistem, baik sistem yang belum terkomputerisasi ataupun sistem yang sudah terkomputerisasi. Analisa kebutuhan software yang baik belum tentu menghasilkan perangkat lunak yang baik, sehingga dibutuhkan tahap-tahap yang rinci,spesifikasi, sesuai prosedur dan terstruktur.

4.1.1 Analisa Kebutuhan

Adapun kebutuhan atas sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Pengguna dapat login dengan akun yang telah dibuat 2. Pengguna dapat mengelola master barang

3. Pengguna dapat mengelola data transaksi Penjualan 4. Pengguna dapat mengelola jurnal umum

5. Pengguna dapat mengelola laporan penjualan

6. Pengguna dapat mengelola data perkiraan

(51)

34

4.1.2 Use Case Diagram

Use case Diagram digunakan untuk menggambarkan kebutuhan dan

fungsionalitas sistem dari sudut pandang user berdasarkan hasil analisa yang telah

dilakukan yang terfokus pada sistem yang terkomputerisasi.

(52)

Adapun Use Case Diagram sistem usuluan untuk aplikasi sistem informasi penjualan tersebut adalah sebagai berikut :

uc Sistem Usulan

Pengguna

M elakukan Login

M engelola Data Barang

Mengelola Data Transaksi Penj ualan

M engelola Jurnal Umum

Mengelola Data Perkiraan

Mengelola Laporan Penj ualan &

Keuangan

Input User Name

Input Pasw ord

Tambah

Simpan Hapus Cari

Keluar Ubah

Tambah

Simpan

Cetak

Hapus

edit

Tambah

Simpan Hapus

Edit

Tambah

Hapus

Simpan

Edit Cetak Jurnal

Umum

Cetak Laporan laba rugi Cetak Neraca

Saldo Log Out

«i nclude»

«extend»

«incl ude»

«i nclude»

«include»

«i nclude»

«extend»

«incl ude»

«i nclude»

«extend»

«extend»«extend»

«extend»

«extend» «extend»

«extend»

«i nclude»

«extend» «extend»

«i nclude»

«extend»

Gambar VI.1.

Use Case Diagram Sistem Usulan

(53)

36

4.1.3. Activity diagram

Pada bagian ini akan digambarkan alur penggajian suatu sistem yang sedang

berjalan, yang bertujuan untuk melihan alur proses sistem yang sedang berjalan.

(54)

ac t Prose s pemba ya ran

Sistem Pe ngguna

Klik me nu login Tampilan M e nu

login

mas ukan us e r name & pas word

Ce k us e r name &

pas word

ke mbali ke halaman s e be lumnya

mas uk ke me nu utama

salah benar

M e nge lola data

barang me nge lola data trans aks i pe njualan

me nge lola jurnal umum

me ne lola data pe rkiraan

me nge lola laporan pe njualan

ke uangan

pilih me nge lola data barang

tambah data barang

pros e s data barang

s impan data benar ubah data

salah

me nampilkan data yang diubah pilih me nu me nge lola

data trans aks i pe njualan

me nampilkan data trans aks i

tambah data trans aks i

pros e s data trans aks i

s impan dan ce tak data trans aks i

benar ubah data

me nampilkan data yang diubah

pilih me nu me nge lola jurnal

umum

me nampilkan jurnal umum

tambah jurnal umum

pros e s jurnal umum salah

s impan trans aks i benar Ubah data

salah

me nampilkan data yang diubah pilih me nge lola

data pe rkiraan

tambah data pe rkiraan

pros e s data pe rkiraan

s impan data pe rkiraan ubah

salah

benar

me nampilkan data yang diubah me nge lola laporan

pe njualan dan ke uangan

pros e s laporan ke uangan dan

pe njualan

ce tak jurnal umum

ce tak laporan laba

rugi

ce tak ne raca

s aldo

Gambar IV.2

Activity Diagram Usulan

(55)

38

4.2. Desain

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

(56)

Barang Penjualan

Jurnal Umum

Data perkiraan penjualan detail

terdiri dari

Pelanggan

Melakukan

Memiliki

terdiri dari

kd_pelanggan

Nm_pelanggan

Alamat_pelanggan

Telepon

Nm_barang

Jenis_Barang

kd_barang

Stok

Harga

Kd_pelanggan No_Nota

Tgl_Transaksi

Nominal

Total

kd_barang

No_Nota

Nm_barang

No_Jurnal

Tgl_Jurnal

Kd_perkiraan

Keterangan Kd_perkiraan

Debet Kredit Nm_Perkiraan

Kategori

1 M

M 1

1

M ^Jml_barang

No_nota terdiri dari

Gambar IV.3

Entity Relationship Diagram Sistem Usulan

(57)

40

4.2.2 Logical Record Structure (LRS)

class Sistem berj alan

Barang

- harga: i nt - j eni s_barang: char - nm_barang: char - stock: char + kd_barang() : char

Penj ualan

- kd_pel anggan: i nt - nomi nal : i nt - tgl _transaksi : fl oat - total : i nt + no_nota() : char

Pelanggan

- al amat_pel anggan: char - nm_pel anggan: char - tel epon: fl oat + kd_pel anggan() : char

penj ualan detail

- Jml _barang: i nt - nm_barang: char - no.nota: char + kd_barang() : char

Jurnal Umum

- debi t: i nt - kd_perki raan: char - keterangan: char - kredi t: i nt - No.Nota: char - tgl _j urnal : fl oat + no_j urnal () : char Data Perkiraan