Materi RPB
Secara singkat rekayasa ulang proses bisnis dapat diartikan sebagai ”mulai dari awal”, meninggalkan prosedur-prosedur yang telah lama mapan dan mencari lagi kerja yang diperlukan untuk menciptakan suatu produk atau jasa pelayanan perusahaan serta memberikan nilai kepada pelanggan. Selanjutnya akan muncul pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
1. Bagaimana perusahaan merekayasa ulang proses bisnisnya ? 2. Dari mana harus memulainya ?
3. Siapa saja yang harus terlibat ?
4. Dari mana ide-ide perubahan radikal berasal ?
Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan diatas, harus dimulai dari pengertian formal rekayasa ulang. Pengertian yang lebih baik dari rekayasa ulang adalah seperti yang diungkapkan Hammer & Champy (1993) : pemikiran secara fundamental dan perancangan ulang proses-proses bisnis untuk mendapatkan perbaikan dramatis dalam hal ukuran kinerja yang penting/kritis seperti biaya kualitas, pelayanan dan kecepatan. Pengertian diatas memuat empat kata kunci sebagai berikut :
1. Kata kunci pertama adalah fundamental, yang akan menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : a. Mengapa kita melakukan seperti apa yang kita lakukan sekarang ?
b. Mengapa kita melakukannya dengan cara yang dipakai sekarang ?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas memaksa untuk melihat aturanaturan tak tertulis dan asumsi-asumsi yang mendasari cara menyelenggarakan bisnis.
2. Radikal adalah kata kunci kedua, artinya : a. Merancang ulang secara radikal. b. Memulai dari akar permasalahan.
c. Melempar jauh-jauh struktur dan prosedur yang sudah ada.
d. Mencipta ulang bisnis, bukan meningkatkan bisnis atau memodifikasi bisnisnya.
3. Dramatis/kritis adalah kata kunci ketiga, artinya hasil yang hendak dicapai dari rekayasa ulang tidak marjinal atau bertahap tetapi pencapainan suatu lompatan besar (quantum leaps).
manusia, dan struktur bukan proses. Pengertian rekayasa ulang yang diungkapkan oleh Peppard & Rowland (1995) :
Rekayasa ulang proses bisnis adalah filosofi perbaikan. Tujuannya adalah untuk mencapai perbaikan performansi dengan cara mendesain ulang proses-proses yang selama ini dijalani perusahaan, memaksimalkan nilai tambah yang terkandung didalamnya serta meminimalkan hal-hal yang tidak berkenaan dengan nilai tambah, pendekatan ini dapat diaplikasikan pada tingkat proses individu maupun tingkat organisasi keseluruhan. Gregory H Watson (1995) lebih menekankan pada rekayasa ulang dari sistem bisnis yang didefinisikan pada metoda untuk
mengidentifikasi dan implementasi perubahan. Dalam definisi yang dungkapkan diatas terdapat kata kunci sebagai berikut :
a. Rekayasa ulang adalah seni untuk mengembangkan dan menerapkan aplikasi dari ilmu pengetahuan murni untuk mendesain dari produk atau proses.
b. Sistem adalah kumpulan dari operasi-operasi secara bersamaan untuk tujuan tertentu. c. Bisnis adalah kumpulan aktivitas yang menjadi isi dari komersial, manufaktur atau jasa yang
menghasilkanoutput ekonomis dengan perhatian pada penghasilan keuntungan. Charles Coates (1995) mengungkapkan bahwa proses bisnis merupakan Delivery System ditambah dimension of time dan ketergantungan dari aktivitas dalam perusahaan. Kata kunci dari definis diatas adalah sebagai berikut : 1. Delivery System merupakan rangkaian ketergantungan aktivitas perusahaan yang terdiri dari aktivitas
internal dan eksternal (pembelian dan penjualan). Dengan melihat proses secara holistik merupakan rangkaian penghubung antara pemasok dan pelanggan.
2. Dimension of time. Waktu adalah faktor krusial dari rantai pemasok dan pelanggan. Waktu yang dimaksud tidak hanya berarti firm responsievenes to external customers tapi faktor penentu dari firm’s costto- serve. Kecepatan dari waktu tersebut berdampak pada peningkatan kapasitas kerja sehingga dapat menurunkan unit cost pada jumlah produksi yang tinggi sehingga dengan melihat proses secara holistic maka dapat dilihat interaksi dari proses yang belum optimal, yang ditandai dengan bottlenecks, duplikasi dan inefisiensi lainnya. Nick Obolensky (1994) membuat suau definisi tingkat tinggi yang singkat tentang rekayasa ulang proses bisnis yaitu :
Usaha yang dilakukan suatu organisasi untuk mengubah proses dan kendali internalnya dari suatu hirarki vertikal fungsional yang tradisional, menjadi struktur pipih yang horisontal, lintas fungsional, dan berlandaskan kerjasama tim yang berfokus pada proses untuk membuat pelanggan nyaman.
Suatu program rekayasa ulang proses bisnis secara khas akan mengubah suatu organisasi dari bentuk ”cerobong” ke bentuk ”jaringan”. Dimana suatu program rekayasa ulang proses bisnis secara khas memerlukan empat variabel yaitu :
2. Perolehan dari perubahan dimasa yang akan datang, dimana manfaat yang diproyeksikan harus jelas dan dapat dipercaya sehingga mampu membantu organisasi mempertahankan tekadnya untuk terus maju.
3. Kebutuhan perubahan pemimpin yang dipersepsikan sangat mutlak diperlukan apabila tidak maka sulit untuk mencapai keberhasilan.
4. Dampaknya pada keseluruhan organisasi agar membuahkan hasil yang terbaik, tidak hanya parsial dikarenakan alasan politis.
Mengapa perusahaan perlu melakukan rekayasa ulang proses bisnisnya
Michael Hammer dan James Champy mengemukakan bahwa perusahaan yang perlu direkayasa adalah :
1. Perusahaan yang menghadapi masalah besar, dengan karakteristik mempunyai struktur biaya yang tinggi dan pelayanan kepada pelanggan yang buruk. Kondisi tersebut menghadapkan perusahaan untuk meningkatkan kinerja sesegera mungkin.
2. Perusahaan sehat dan memiliki visi kedepan untuk mengantisipasi perubahan yang akan mengancam perusahaan dimasa depan.
3. Perusahaan yang dalam kondisi puncak dan mempunyai ambisi untuk meninggalkan pesaing dengan menggunakan usaha rekayasa ulang proses bisnis.
Pelaksanaan rekayasa ulang proses bisnis
Hal-hal yang berkaitan dengan implementasi rekayasa ulang dari proses bisnis adalah sebagai berikut.
Identifikasi proses
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan identifikasi proses :
1. Seringkali proses tersebut tidak jelas terlihat karena terpilah-pilah oleh struktur organisasi 2. Oleh karena itu diperlukan suatu nama untuk mengidentifikasi setiap proses.
Identifikasi yang diberikan oleh Joe peppard & Philips Roland (1995) dengan menggunakan peta proses produksi manufaktur dan system informasi (batas pekerjaan). Peta proses memberikan gambaran yang menyeluruh dari mulai input sampai dengan output, sehingga dapat diperoleh gambaran aktivitas yang memberikan/tidak memberikan kontribusi pada hasil. Dibawah ini diuraikan keuntungan dan kerugian dari pemetaan proses :
1. Keuntungan :
b. • Dalam pembentukan peta personal yang terlibat akan paham masalah dari masing-masing aktivitas dan kontribusi yang dihasilkan.
2. Kerugian :
a. • Diperlukan peta yang memberikan kemudahan dari pelaksana operasi, hal ini perlu diperhatikan bila pemetaan dilakukan oleh staf pusat atau konsultan.
b. • Keterpakuan pada peta proses, sehingga mengganggu keluwesan dari proses yang digunakan untuk proses yang unik. Hal-hal yang perlu tercantum pada peta proses adalah sebagai berikut :
c. • Waktu tunda dari masing-masing aktivitas d. • Ketergantungan dari aktivitas
e. • Siapa yang bertanggung jawab pada aktivitas f. • Permasalahan dari masing-masing aktivitas
g. • Nilai tambah dari masing proses, atau yang berkaitan dengan biaya yang dihasilkan dari masing-masing aktivitas
Pemahaman proses
Setelah mengidentifikasi proses yang ada dalam perusahaan perlu adanya perhatian pada pemahaman proses pemenuhan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu pelanggan tidak perlu dianalisa pada proses yang telah ada. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya rekayasa ulang dari proses bisnis harus dimulai dari komitmen maka diperlukan pernyataan yang memberikan alasan mengapa rekayasa ulang dilaksanakan secara singkat dan persuasif.
Teknis pelaksanaan rekayasa ulang proses bisnis
James peppard & Philips Rowland membagi rekayasa ulang proses bisnis kedalam 2 pendekatan, yaitu :
1. Pendekatan rekayasa ulang secara sistematis (systematic redesign) 2. Pendekatan rekayasa ulang secara total (clean sheet approach)
Tujuan dari pendekatan ini adalah supaya usulan perbaikan proses memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Lebih baik (better), yaitu memberikan kepuasan yang lebih baik kepada proses owner dan khususnya pelanggan dalam hal ini mahasiswa.
2. Lebih murah (cheaper), yaitu memperoleh proses yang lebih efisien 3. Lebih cepat (faster), yaitu memperoleh proses yang lebih responsive memenuhi keinginan pelanggan
Peppard & Philips menguraikan kegiatan-kegiatan pendekatan rekayasa ulang secara sistematis sebagai berikut :
Ciri aktivitas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut :
3. Produksi dan bahan baku yang berlebihan, kegiatan ini akan mengakibatkan persediaan dan akan berakibat pada peningkatan ongkos persediaan.
4. Waktu tunggu, hal ini akan mengakibatkan buffer stock dan ketidakseimbangan dari pekerjaan
5. Transportasi dan pergerakan, hal ini dapat diatasi dengan work center dan penggunaan sistem informasi secara terpadu
6. Processing, proses yang berkaitan dengan pengendalian. Hal ini dimulai dari desain layanan/produk yang dirancang, perencanaan dan pengendalian proses, sehingga tingkat ketidakpastian dapat dikurangi.
7. Kertas kerja yang berlebihan, hal ini dapat dihilangkan dengan penataan dari prosedur dan penggunaan sistem informasi yang terintegrasi.
8. Pengerjaan ulang, hal ini biasa terjadi karena kelebihan beban kerja sehingga mengakibatkan ketelitian kerja yang kurang baik atau diakibatkan karena peralatan yang kurang presisi. Pengerjaan ulang yang terjadi dapat mengakibatkan biaya tinggi terutama biaya untuk material dan ongkos tenaga kerja.
9. Duplikasi pekerjaan, pada pengisian dari formulir yang kemudian dimasukkan kedalam computer, hal tersebut dapat mengakibatkan kelambatan pemrosesan data dan kesalahan dari pemasukan data.
10. Inspeksi, hal ini diakibatkan oleh karena ketidakmampuan dari pengerjaan dan ketidak percayaan dari pelaksana.
Penyederhanaan dilakukan pada proses sebagai berikut :
1. Formulir, proses pemasukan data kedalam formulir perlu ditata ulang sehingga tidak ada data yang menjelaskan data yang telah ada.
2. Prosedur, prosedur yang berlebihan akan mengakibatkan kebingungan, oleh karena itu prosedur-prosedur tersebut perlu diklarifikasi.
3. Komunikasi, ketidakjelasan dari komunikasi sangat mempengaruhi kinerja yang diperoleh, oleh karena itu perlu dikembangkan system informasi yang lebih baik dengan pelatihan dan lain-lain.
4. Teknologi, teknologi yang tidak tepat dan sangat komplek dapat mengurangi kinerja, oleh karena itu diperlukan identifikasi ulang teknologi yang tepat guna serta dapat menunjang aktivitas-aktivitas pelanggan.
5. Proses, yaitu berkaitan dengan produk/layanan yang beragam, oleh karena itu perlu diperhatikan fokus dari produk/layanan yang ditawarkan kepada pelanggan.
6. Aliran, aliran yang dimaksud adalah aliran produksi/jasa dan aliran informasi. Oleh karena itu, diperlukan usaha untuk menata ulang dari tata letak aktivitas sehingga dapat mengurangi waktu yang terbuang saat transportasi.
1. Penggabungan pekerjaan dengan syarat pemberdayaan pekerjaan dan penyediaan fasilitas yang lengkap dan baik.
2. Tim yang berbentuk hybrid terdiri dari lintas fungsional, yang tidak hanya bertanggung jawab secara
spesialisasi tetapi juga mempunyai tanggung jawab pada kesempurnaan produk/layanan yang diberikan kepada pelanggan.
3. Pelanggan, yang dimaksud adalah integrasi pelanggan yang mempunyai kebutuhan yang sama. Dengan integrasi tersebut dapat ditentukan proses yang tepat untuk masing-masing kelompok pelanggan.
4. Pemasok, integrasi dengan pemasok yaitu membangun hubungan yang dekat dengan pemasok dan penggunaan dari teknologi informasi yang terintegrasi.
Otomatisasi, yang perlu diperhatikan dari otomatisasi adalah pemilihan pada proses yang tepat, bila ditemukan proses yang bermasalah otomatisasi akan mengakibatkan masalah yang berkelanjutan. Otomatisasi juga tidak tepat digunakan pada proses yang fleksibel. Hal yang tidak menguntungkan dari otomatisasi pekerjaan adalah kebosanan terhadap pekerjaan yang membutuhkan fleksibelitas untuk menanganinya. Pendekatan dari rekayasa ulang secara sistematik juga dikemukakan oleh Gregory H Watson (1995) tahap yang diungkapkan adalah sebagai berikut :
1. Menciptakan kapasitas untuk bertindak (create capacity to act)
Permasalahan yang datang ke perusahaan/organisasi selalu beragam sehingga diperlukan kompetensi dan kemampuan untuk mengatasinya. Kapasitas ini berasal dari pemahaman prioritas organisasi, analisa pemecahan masalah, dukungan manajemen dan motivasi. Hal yang perlu dirubah dalam budaya perusahaan untuk
membentuk kapasistas tersebut adalah dengan :
a. Pimpinan perusahaan paham akan perasaan dan kebutuhan pekerja/karyawan. b. Pimpinan perusahaan memberikan dorongan bukan mendikte.
c. Pimpinan perusahaan harus menimbulkan komunikasi yang efektif mengenai kebutuhan dan tujuan dari peningkatan.
d. Pekerja/karyawan yang terlibat harus merasakan hasil dari peningkatan tersebut. e. Perencanaan rekayasa ulang harus dilaksanakan secara hati-hati.
Enam subtahap yang mendukung dari pembentukan kapasitas adalah sebagai berikut : a. Menganalisa situasi bisnis dan menetukan isu-isu operasional yang tidak terkontrol.
b. Mengidentifiakasi kebutuhan pelanggan dan menganalisa proses yang telah ada untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
c. Studi banding (benchmark) pada organisasi sejenis dan antara fungsi yang ada dalam organisasi. d. Melakukan metoda simultan untuk meningkatkan kinerja dan merekayasa ulang, dalam kata lain
pelaksanaan rekayasa ulang tidak berarti menunda pekerjaan yang telah dilakukan. e. Evaluasi data yang berkaitan dengan permasalahan dan tujuan perusahaan.
Hal yang berkaitan dengan penghilangan kompleksitas adalah berasal dari fungsi embarkasi dan test, oleh karena itu diperlukan integrasi dari proses produk/jasa dengan kelengkapan yang baik.
3. Membangun kemampuan kompetensi
Membangun kompetensi dapat dilakukan dengan melakukan pelatihan untuk memperbaiki kemampuan teknis-spesialisasi dan kemempuan untuk berkomunikasi serta memecahkan masalah dengan efektif. Hal tersebut tidak terlepas dari budaya belajar yang ada didalam organisasi. Investasi yang dikeluarkan untuk biaya pelatihan dapat dikembalikan dengan peningkatan produktivitas perusahaan dan amortisasi.
4. Mengintegrasikan aktivitas (integrate your actions).
Integrasi yang dilakukan diawali dengan strategi koorporasi, strategi bisnis dan strategi konsisten, kemudian ditindak lanjuti dengan teknis-teknis ditingkat operasional-individu. Oleh karena itu, tujuan perusahaan harus jelas dan mampu mencapai tingkatan paling bawah. Hal lain yang mendukung kondisi itu adalah imbalan yang memadai.
Ukuran Performansi Proses Bisnis
Pengukuran performansi proses bisnis diperlukan dengan tujuan untuk :
1. Memahami apa yang terjadi
2. Evaluasi kebutuhan untuk melakukan perubahan 3. Evaluasi penyebab untuk melakukan perubahan 4. Memperbaiki kondisi out of control
5. Menetapkan prioritas
6. Memutuskan kapan tanggung jawab dapat perlu ditingkatkan 7. Menetapkan kapan memberi training
8. Merencanakan untuk menemukan harapan pelanggan 9. Memberikan jadwal yang realistik
Yang menjadi ukuran performansi adalah
1. Efisiensi, ukuran efisiensi adalah yang berhubungan dengan minimalisasi biaya, optimasi sumber daya (manusia, peralatan dan lain-lain), optimasi waktu proses
2. Efektifitas, kemampuan proses untuk menyampaikan jasa pelayanannya
