Hal 215-223
Makalah dipresentasikan dalam Seminar Nasional Dan Rapat Tahunan Bidang MIPA 2015 dengan Tema “Peran Ilmu MIPA Dalam Pengelolaan Sumber Daya Alam Untuk Meningkatkan Daya Saing Bangsa” pada tanggal 7 Mei
APLIKASI MONITORING KERJA PRAKTIK MAHASISWA PROGRAM STUDI SISTEM KOMPUTER
Ikhwan Ruslianto, S.Kom., M.Cs 1*,Salma Al Rasyid 2*
Jurusan Sistem Komputer, Fakultas MIPA Universitas Tanjungpura, Pontianak 1 ikhwanruslianto@siskom.untan.ac.id
Jurusan Sistem Komputer, Fakultas MIPA Universitas Tanjungpura, Pontianak 2
ABSTRACT
Practical work subject is one of media for students to improve their knowledge that they already gained from campus. Every student that taking practical work subject can consult with their supervisor in order to get direction about what they should do when they took the subject. However, during consultation, both lecturer and the student didn’t have record or note in digital form which can be accessed anytime and anywhere. Other than that, there is no control or recording from each student and lecturer that cause administration section work harder to monitor student progress. Because of that System Computer major in Tanjungpura University need monitoring application to monitor practical work students. System that will be created to ease control and recording for both administration section and lecturer for supervise practical work student.
Keyword:practical work student, monitoring, track record
1. PENDAHULUAN
Mata kuliah kerja praktik atau biasanya disingkat KP merupakan salah satu sarana bagi mahasiswa untuk mengimplementasikan ilmu yang didapat pada di kampus dan mengembangkan kemampuan dalam dunia kerja. Mahasiswa biasanya melakukan kerja praktik pada saat kegiatan perkuliahan sedang libur sehingga tidak mengganggu jadwal kuliah. Selama mahasiswa melakukan kerja praktik, mahasiswa diberikan waktu untuk melakukan bimbingan dengan dosen pembimbing yang ada di Universitas atau kampus, hal ini bertujuan untuk memudahkan mahasiswa apabila menemui permasalahan di lapangan dapat berkonsultasi dalam menyelesaikan permasalahan tersebut. Salah satu contoh Universitas yang memiliki mata kuliah kerja praktik yaitu program studi (prodi) Sistem Komputer Universitas Tanjungpura. Selama proses kerja praktik, mahasiswa dapat menemui dosen pembimbing untuk berkonsultasi tentang permasalahan yang ditemui selama kerja praktik dan mencatatnya pada kartu bimbingan. Selain itu, konsultasi antara dosen pembimbing dan mahasiswa terkadang tidak memiliki rekam jejak yang dalam bentuk digital.
216 Hal ini terkadang menimbulkan masalah, karena tidak adanya pencatatan data secara digital dan terpusat pada sebuah Universitas atau Program Studi tentang perkembangan mahasiswa-mahasiswa yang sedang kerja praktik. Selain itu, kartu kontrol yang dibawa mahasiswa memiliki kecendrungan untuk tertinggal atau bahkan hilang pada saat melakukan kerja praktik, atau bahkan rentan untuk sobek dan mahasiswa harus mencetak ulang kembali kartu kontrol tersebut. Permasalahan tersebut juga sering dialami pada program Studi Sistem Komputer Universitas Tanjungpura. Dari permasalahan tersebut, penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di Jurusan Teknik Industri UNS” membahas tentang aplikasi yang dapat mengontrol atau memonitoring proses tugas akhir dan kerja praktik [1].
Akan tetapi, aplikasi yang dibuat masih berbasis dekstop dan bersifat intranet sehingga hanya dapat diakses pada area kampus saja. Selain itu, alur standar operasional prosedurnya juga berbeda dengan yang ada pada prodi Sistem Komputer Universitas Tanjungpura sehingga perlu dibuat penelitian serupa pada prodi Sistem Komputer dengan tujuan untuk memudahkan proses bimbingan kerja praktik antara dosen dan mahsiswa dalam bentuk aplikasi yang dapat diakses dari manapun sehingga pencatatan data digital sebagai rekam jejak bimbingan mahasiswa yang sedang kerja praktik menjadi lebih efisien dan terstruktur.
2. METODE PENELITIAN
Dalam melakukan penelitian tentang aplikasi monitoring yang akan dibuat, tahapan-tahapan dari prosedur awal pembuatan sampai hasil keluaran atau biasa disebut dengan metode Waterfall [2], adapun tahapan-tahapan metode tersebut antara lain sebagai berikut: 2.1 Studi Pustaka
Pada tahapan ini, yang dijadikan sebagai referensi untuk melakukan penelitian yaitu mencari referensi-referensi penelitian sebelumnya, apakah sudah ada penelitian yang sama pernah dilakukan, jurnal yang pernah dipublish maupun paper yang pernah dipersentasikan. Selain itu, referensi buku tentang bahasa pemrograman dan ebook juga dijadikan sebagai acuan.
2.2 Analisis Kebutuhan
Tahapan ini dilakukan dengan melakukan analisa kebutuhan prodi sistem komputer tentang pelaksanaan kerja praktik. Analisis dimulai dari mengetahui alur proses pengambilan kerja praktik, observasi dengan petugas administrasi tentang beberapa mekanisme kerja praktik dan mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk kebutuhan kerja praktik.
Tahapan ini bertujuan untuk membuat rancangan sementara dari sistem yang akan dibuat, biasanya perancangan berhubungan dengan tampilan dari aplikasi yang akan dibuat berupa menu-menu sistem, ikon-ikon dan lain sebagainya.
Adapun diagram blok tentang aplikasi monitoring kerja praktik mahasiswa ditunjukkan pada gambar 1.
Gambar 1. Diagram Blok Sistem Monitoring Kerja Praktik Mahasiswa
Pada gambar 1, dapat dilihat, mahasiswa yang akan melakukan kerja praktik harus mendaftar terlebih dahulu ke dalam aplikasi monitoring. Setelah dilakukan verifikasi terhadap account yang telah dibuat, selanjutnya mahasiswa dapat melakukan tahapan prosedur bimbingan dengan dosen sesuai standar prosedur operasi dari prodi sistem komputer, salah satunya adalah pengumpulan kartu rencana studi dan transkrip nilai sebagai bukti bahwa mahasiswa tersebut telah memenuhi sks mata kuliah sebanyak 110 sks sebagai syarat pengambilan mata kuliah kerja praktik. Dengan aplikasi monitoring tersebut diperoleh semua rekam jejak keseluruhan bimbingan termasuk kapan tanggal mahasiswa tersebut seminar untuk mempersentasikan hasil dari kerja praktik tersebut.
2.3.1 Diagram Konteks
Adapun perancangan lebih lanjut tentang aplikasi monitoring dapat dilihat pada gambar 2, yang merupakan diagram konteks dari sistem monitoring.
Aplikas i Monit oring KP dan TA Prodi Sis kom
Untan
Adminis trat or Dosen
Ma hasis wa Aktivasi, user, dll Profil, userna me, dll Profil, data kp, dll Konsultasi, tahapan kp, dll Data kp, profil, dll Tahapan kp, Surat, dll
Gambar 2. Diagram konteks aplikasi monitoring kerja praktik Mahasiswa
Aplikasi Monitoring
Daftar atau Login
Memverifikasi account Tahapan Prosedur Bimbingan Pencatatan Percakapan Konsultasi Bimbingan Rekam jejak keseluruhan bimbingan
218 Ada 3 pengguna pada aplikasi tersebut, seperti dilihat pada gambar 2 pengguna tersebut terdiri dari administrator yang memiliki akses penuh terhadap aplikasi tersebut, seperti membuat account baru, menentukan dosen pembimbing kerja praktik atau mengaktivasi account mahasiswa maupun account dosen. Selain itu admin juga dapat melihat rekam jejak dari semua mahasiswa yang bimbingan dengan dosennya, akan tetapi admin memiliki etika untuk tidak memanfaatkan fasilitas itu untuk mengetahui semua percakapan dosen dan mahasiswa selama bimbingan KP. Pengguna yang memiliki akses sebagai dosen, dapat mengisi profil dosen, kemudian melihat daftar mahasiswa bimbingan dan melakukan proses bimbingan kerja praktik dengan mahasiswa. Setiap proses bimbingan yang dilakukan akan dicatat oleh sistem sebagai rekam jejak bimbingan antara dosen dengan masing-masing mahasiswa bimbingannya.
2.4 Pengkodingan (Pemrograman)
Pada tahapan ini, dilakukan pembuatan struktur database, tabel-tabel yang dibutuhkan, relasi tabel, serta pembuatan program untuk pengolahan data yang nanti akan digunakan dalam aplikasi monitoring kerja praktik.
Rancangan utama tampilan pada aplikasi monitoring terbagi menjadi 3 bagian antara lain sebagai berikut:
a. Halaman utama admin b. Halaman utama dosen c. Halaman utama mahasiswa
2.5 Integrasi dan Pengujian Sistem
Integrasi sistem dilakukan dengan mengkoneksikan database dan program yang telah dibuat.Selain itu, integrasi sistem dilakukan pada masing-masing perangkat apakah dapat terintegrasi dengan baik.Yang dilakukan pada tahap pengujian antara lain sebagai berikut: a. Pengecekan koneksi antara perangkat dan server.
b. Melihat tampilan sistem apakah dapat tampil sesuai dengan yang ada dirancangan. c. Pengecekan validasi sistem apakah telah sesuai dengan standar operasional prosedur. d. Melakukan pengecekan terhadap bug(error) program, apakah terdapat kesalahan baik dari
2.6 Alat dan Bahan 2.6.1 Alat
a. Perangkat Keras
Perangkat keras yang dibutuhkan pada aplikasi monitoring yaitu satu buah server dan satu buah laptop untuk membuat program tersebut.
b. Text Editor
Text Editor yang digunakan selama pelaksanaanKerja Praktek adalah Sublime Text dan terkadang menggunakan Notepad++ Text Editor.
c. Web Browser
Web Browser yang digunakan adalah Google Chrome, karena telah mendukung HTML5, sehingga memudahkan dalam pengerjaan Aplikasi.
d. Bootstrap
Pembuatan Aplikasi menjadi dengan adanya Bootstrap. Bootstrapadalah front-end framework yang mengedapankan tampilan untuk mobile device (Handphone, smartphone dll.) guna mempercepat dan mempermudah pengembangan website.[3] Bootstrap menyediakan HTML, CSS dan Javascript siap pakai dan mudah untuk dikembangkan.
2.6.2. Bahan
Pengerjaan Aplikasi ini dimudahkan dengan adanya data-data yang didapatkan dari Prodi Sistem Komputer yang berupa SOP atau format dari pengerjaan kerja praktik.Data yang didapatkan tersebut antara lain:
a. Bagan alir pengambilan matakuliah Kerja Praktek FMIPA Untan. b. Format surat tugas.
c. Format surat pengantar Kerja Praktek.
d. Format surat permohonan izin Kerja Praktek Mahasiswa. e. Format proses surat menyurat Kerja Praktek Prodi Siskom. f. Lampiran Langkah-langkah Kerja Praktek.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari hasil perancangan yang telah dibuat pembahasannya sebelumnya, hak akses terdiri dari tiga pengguna, yaitu administrator, dosen dan mahasiswa. Adapun tampilan halaman admin dapat dilihat pada gambar 3.
220 Gambar 3. Tampilan Halaman Admin
Account mahasiswa dan dosen dibuat oleh admin, ini untuk menghindari pembuatan account berkali-kali oleh mahasiswa. Kemudian setelah account dibuat, baik mahasiswa maupun dosen harus mengisi sendiri profil diri maupun proses pendaftaran judul kerja praktik oleh mahasiswa. Selain itu, tugas admin adalah memeriksa validasi surat-surat yang telah diupload oleh mahasiswa yang menjadi syarat dalam proses pengambilan kerja praktik seperti pada gambar 4.
Gambar 4. Tampilan daftar mahasiswa yang telah mengupload berkas
Setelah mahasiswa mengunggah berkas-berkas syarat kerja praktik, admin akan menginputkan tanggal penerimaan berkas-berkas tersebut dan memeriksa validasi apakah sesuai dengan syarat yang telah ditentukan, dan apabila telah divalidasi maka mahasiswa dapat melanjutkan ke proses selanjutnya untuk bimbingan KP. Dalam aplikasi tahapan proses yang telah dilewati mahasiswa seperti pada gambar 5.
Gambar 5. Tampilan tahapan proses bimbingan mahasiswa kerja praktik
Dari gambar 5 diatas, dapat dilihat bahwa mahasiswa sedang berada pada tahapan keempat, yaitu pengurusan berkas surat. Pada tahapan 5, mahasiswa mulai melakukan kerja praktik ditempat yang telah ditentukan pada awal pendaftaran kerja praktik, dan mahasiswa dapat melakukan proses bimbingan secara online dengan dosen pembimbingnya seperti pada gambar 6.
Gambar 6. Tampilan tahapan proses bimbingan mahasiswa menggunakan fitur pesan
Setelah semua proses bimbingan dan kerja praktik selesai, maka tahapan proses bimbingan pada aplikasi monitoring seperti pada gambar 7.
222 Gambar 7. Tampilan tahapan proses bimbingan mahasiswa yang telah selesai
Adapun alur keseluruhan aplikasi monitoring kerja praktik mahasiswa seperti pada gambar 8.
Gambar 8. Tampilan keseluruhan tahapan proses bimbingan mahasiswa
Dari gambar 8 yang dapat dilihat diatas, masing-masing tahapan proses bimbingan diterjemahkan dalam bentuk ikon penanda, tahapan yang berwarna putih menandakan bahwa proses belum selesai, sedangkan apabila tahapan menjadi warna biru, menandakan proses bimbingan ditahap itu telah selesai. Adapun penjelasan lebih lanjut tentang tahapan proses bimbingannya adalah sebagai berikut:
a. Tahap 1 : mengupload surat pengajuan Kerja Praktek.
b. Tahap 2 : prodi mengajukan permohonan surat izin KP ke Fakultas.
c. Tahap 3 : instansi tujuan membalas surat.
d. Tahap 4 : prodi memberikan surat tugas kepada mahasiswa.
e. Tahap 5 : pelaksanaan kerja praktik mahasiswa.
f. Tahap 6 : penyusuna laporan kerja praktik mahasiswa.
g. Tahap 7 : melaksanakan seminar hasil kerja praktik.
h. Tahap 8 : proses perbaikan laporan hasil kerja praktik.
Mahasiswa yang telah melewati proses bimbingan dari awal sampai selesai tinggal menunggu nilai kerja praktik yang akan diberikan oleh pembimbing lapangan (ditempat mahasiswa kerja praktik) dan pembimbing akademik yang merupakan dosen diprodi tempat mahasiswa kuliah.
4. KESIMPULAN DAN PROSPEK 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan pada uraian sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa:
1. Aplikasi monitoring kerja praktik dapat diterapkan pada program studi sistem komputer untuk memudahkan pengontrolan terhadap proses kerja praktik mahasiswa sehingga menjadi lebih efisien dan teratur.
2. Adanya pengarsipan data bimbingan kerja praktit secara digital dapat mengurangi penggunaan kertas atau pemborosan kartu kontrol.
3. Proses bimbingan kerja praktik dapat menjadi lebih fleksibel, karena mahasiswa tidak harus secara langsung bertatap muka dengan pembimbingnya.
4.2 Prospek
Prospek untuk pengembangan aplikasi ini dimasa yang akan datang yaitu :
1. Aplikasi monitoring kerja praktik dapat dikembangkan dengan diintegrasikan dengan sistem atau aplikasi lain, seperti aplikasi monitoring skripsi dan aplikasi penilaian seminar hasil skripsi.
2. Aplikasi monitoring ini menjadi salah satu alat yang dapat membantu dalam proses akreditasi kampus karena membuat semua aktifitas bimbingan menjadi lebih teratur dan terstruktur. 5. UCAPAN TERIMA KASIH
Penelitian ini tidak lepas dari bantuan banyak pihak yang telah meluangkan waktu dan tenaga untuk membantu terwujudnya aplikasi monitoring kerja praktik ini, terima kasih untuk bapak Dedy Triyanto, MT selaku sekretaris jurusan sistem komputer yang telah memberi arahan tentang bagaimana aplikasi ini harusnya dibuat. Serta Salman Al Rasyid yang telah membantu dalam pembuatan aplikasi ini.
6. PUSTAKA
[1] Prasetyo, Rendro. Iftadi, Irwan. dan Rochman, Taufiq. 2010. Perancangan Sistem
Informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di Jurusan Teknik Industri UNS. Performa Vol. 9, No.1: 55-63.
[2] Februariyanti, H., & Zuliarso, E.2012. Rancang Bangun Sistem Perpustakaan untuk Jurnal Elektronik. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume 17, 124-132 .
[3] Devie Rosa Anamisa, Yeni Kustiyahningsih, Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP dan MySQL, Bangkalan, 2010.
