LAPORAN AKHIR PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

(1)

LAPORAN AKHIR PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

PROSEDUR PENGENDALIAN BUDGET OVERTIME

MELALUI PROGRAM HUMAN RESOURCE INFORMATION

SYSTEM (HRIS)

DI PT. SUPERNOVA FLEXIBLE PACKAGING

Disusun Oleh:

Dasep Cahyana

221620187

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PELITA BANGSA

PROGRAM STUDI D III AKUNTANSI

(2)

ii LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN AKHIR PRAKTIK KERJA LAPANGAN DI PT. SUPERNOVA FLEXIBLE PACKAGING

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Praktik Kerja Lapangan Jenjang D III Program Studi Akuntansi

Dasep Cahyana 221620187

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Akhir Praktik Kerja Lapangan Pada Tanggal

Bekasi, 13 Mei 2019 Menyetujui,

Supervisor Departemen IST

Reggi Handy Wijaya NIK: 2141353

Mengetahui,

Ketua Program Studi Akuntansi STIE Pelita Bangsa

Dian Sulistyorini, S.E., M.Si., AK., CA. NIDN: 0401048501

Dosen Pembimbing

Edi Tri Wibowo, S.E., M.M., AK., CA. NIDN: 0417047702

(3)

iii HALAMAN PERSETUJUAN

LAPORAN AKHIR PKL

Nama : Dasep Cahyana

NIM : 221620187

Program Studi : D III Akuntansi

Tempat PKL : PT. Supernova Flexible Packaging

Judul Laporan PKL : Prosedur Pengendalian Budget Overtime Melalui Program Human Resource Information System (HRIS)

Bekasi, 30 April 2019 Disetujui oleh,

Supervisor, Pembimbing,

Reggi Handy Wijaya Edi Tri Wibowo, S.E., M.M., AK., CA. NIK: 2141353 NIDN: 0417047702

Mengetahui,

Ketua Program Studi Akuntansi STIE Pelita Bangsa

Dian Sulistyorini, S.E., M.Si., AK., CA. NIDN: 0401048501

(4)

iv KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya yang telah dilimpahkan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan judul “Prosedur Pengendalian Budget Overtime Melalui Program Human Resource Information System (HRIS) Di PT. Supernova Flexible Packaging”.

Penulisan laporan ini didasarkan pada Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang sudah penulis lakukan di PT. Supernova Flexible Packaging. Tujuan dari Praktik Kerja Lapangan (PKL) sebagai salah satu syarat untuk menyusun tugas akhir dan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Media (A.Md.) jurusan Akuntansi.

Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada PT. Supernova Flexible Packaging yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan waktu enam minggu, secara khusus juga penulis menghaturkan terimakasih dan rasa hormat kepada:

1. Ibu Preatmi Nurastuti, S.E., M.M. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Pelita Bangsa.

2. Ibu Dian Sulistyorini, S.E., M.Si., AK., CA. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Pelita Bangsa.

3. Ibu Adibah Yahya, S.E., M.M. selaku Sekretaris Program Studi Akuntansi Universitas Pelita Bangsa.

4. Bpk. Edi Tri Wibowo, S.E., M.M., AK., CA. selaku Dosen Pembimbing. 5. Bpk. Suri Dyan Pratama selaku Staf Human Recruitment (HR).

6. Bpk. Iwan Tjandra Widjaja selaku General Manager Departemen IST. 7. Bpk. Robi Awaludin selaku Manager Departemen IST.

8. Bpk. Fajar Hendrian selaku Superintendent Departemen IST. 9. Bpk. Reggi Handy Wijaya selaku Supervisor Departemen IST.

10. Bpk. Sabarudin selaku Pembimbing PKL dan Staf Senior Departemen IST.

11. Bpk. Ipul Ardian Manang dan Bpk. Andika Prastyo selaku Staf Junior Departemen IST.

12. Sahabatku, Tiara Apriliani Utami yang selalu menyempatkan waktunya untuk berdiskusi dan memberikan motivasi sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini.

(5)

v 13. Teman-teman satu kelompok belajar “Geng Gongs”, Anis Anjani, Mutiani, Meliana Restuti, Mega Kurniawati, Diah Retna Sumekar, Rizka Nuha Amaliah, Nurfika Rosiyani dan Iis Siti Muhlisah terimakasih telah banyak membantu penulis dalam segala hal mengenai laporan ini. 14. Teman-teman satu angkatan Tahap 3 “Bon Cabe”, Angga Prasetyo

Wicaksono, Putri Wandansari, Desi Fatmawati, Alistiani Junialista, Alviani Farhatun Napisa, Mardian Tri Utami dan Fikrian Rezha Firmansyah terimakasih telah berjuang bersama.

15. Keluarga tercinta, terimakasih atas doa dan nasihat yang telah diberikan dengan ikhlas dan sepenuh hati.

16. Keluarga Besar Mahasiswa Program Studi Diploma III Akuntansi kelas AK.16.D2 Universitas Pelita Bangsa, yang sudah memberikan banyak kontribusinya baik langsung maupun tidak langsung dalam pembuatan laporan ini.

17. Terimakasih kepada semua pihak yang telah terlibat dalam penyusunan laporan ini yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan didalamnya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca demi kesempurnaan penulisan laporan sejenis di masa mendatang. Penulis juga berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Bekasi, 20 Maret 2019

(6)

vi DAFTAR ISI

COVER ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

HALAMAN PERSETUJUAN ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR GRAFIK ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Ruang Lingkup Masalah ... 4

C. Tujuan Praktik Kerja Lapangan ... 5

D. Manfaat Praktik Kerja Lapangan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7

A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 7

B. Visi Perusahaan ... 8

C. Misi Perusahaan ... 8

D. Nilai-nilai Perusahaan ... 8

E. Target Kualitas Perusahaan ... 9

F. Target Perbaikan Perusahaan ... 9

G. Peraturan K3 Perusahaan ... 9

H. Struktur Organisasi Perusahaan ... 9

I. Produk Perusahaan ... 12

BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ... 13

A. Deskripsi Unit Tempat Praktik Kerja Lapangan ... 13

B. Deskripsi Aktivitas Praktik Kerja Lapangan ... 29

C. Kompetensi yang Didapatkan ... 33

D. Tantangan Selama Praktik Kerja Lapangan ... 33

BAB IV PENUTUP ... 34 A. Kesimpulan ... 34 B. Saran ... 35 DAFTAR PUSTAKA ... 36 DOKUMENTASI KEGIATAN PKL... 37 LAMPIRAN KEGIATAN PKL ... 43

(7)

vii DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Logo PT. Supernova Flexible Packaging ... 7

Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. Supernova Flexible Packaging ... 11

Gambar 2.3. Produk Kemasan PT. Supernova Flexible Packaging ... 12

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Departement IST ... 13

Gambar 3.2. Halaman Login HRIS PT. Supernova Flexible Packaging .... 19

Gambar 3.3. Tampilan Jendela Home HRIS ... 20

Gambar 3.4. Tampilan Master Approvers Overtime ... 20

Gambar 3.5. Tampilan Add New Approvers Overtime ... 21

Gambar 3.6. Tampilan Menu Awal Overtime ... 21

Gambar 3.7. Tampilan Menu Overtime Detail ... 22

Gambar 3.8. Tampilan Form Input Detail Perorangan ... 23

Gambar 3.9. Tampilan Form Input Detail Pergroup ... 23

Gambar 3.10. Tampilan Menu Approval Overtime ... 24

Gambar 3.11. Tampilan Kotak Masuk Email Pengajuan Overtime ... 24

Gambar 3.12. Tampilan Approval Overtime by Email ... 25

Gambar 3.13. Tampilan Menu Confirm Overtime ... 25

Gambar 3.14. Tampilan Form Surat Perintah Lembur... 26

Gambar 3.15. Tampilan Data Overtime Report ... 28

Gambar 3.16. Tampilan Data yang Melebihi Kuota Overtime di HRIS ... 32

Gambar 4.1. Gedung PT. Supernova Flexible Packaging Jababeka II ... 38

Gambar 4.2. Lobby PT. Supernova Flexible Packaging ... 38

Gambar 4.3. Ruang Kerja Selama Kegiatan PKL ... 38

Gambar 4.4. Kegiatan Pelaksanaan PKL ... 39

Gambar 4.5. Identitas Selama Pelaksanaan PKL ... 39

(8)

viii DAFTAR GRAFIK

Grafik 4.1. Grafik Overtime Berdasarkan Type... 41

Grafik 4.2. Grafik Overtime Non Struktural ... 41

Grafik 4.3. Grafik Status Of Overtime Non Struktural ... 42

(9)

ix DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan Izin Pelaksanaan PKL... 44

Lampiran 2 Surat Persetujuan Pelaksanaan PKL ... 45

Lampiran 3 Surat Keterangan Pelaksanaan PKL ... 46

Lampiran 4 Jurnal Pembimbingan Pelaksanaan PKL ... 47

Lampiran 5 Jurnal Kegiatan Harian Pelaksanaan PKL ... 48

Lampiran 6 Absensi Kegiatan Pelaksanaan PKL ... 52

Lampiran 7 Nilai Tempat PKL ... 54

Lampiran 8 Nilai Pembimbing PKL... 55

Lampiran 9 Nilai Akhir PKL ... 56

Lampiran 10 Kuesioner Evaluasi PKL ... 57

Lampiran 11 Hasil Wawancara Selama Pelaksanaan PKL ... 58

Lampiran 12 Surat Perintah Lembur ... 59

Lampiran 13 Tabel Kegiatan Pelaksanaan PKL ... 60

Lampiran 14 Struktur Organisasi PT. Supernova Flexible Packaging ... 61

(10)

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Praktik kerja lapangan merupakan kegiatan kurikuler yang menjadi mata kuliah Program Studi D III Akuntansi STIE Pelita Bangsa. Dalam mata kuliah ini kegiatan pembelajaran dilaksanakan secara langsung di dunia kerja. Kegiatan ini bertujuan untuk membekali mahasiswa dengan keahlian praktis yang sesuai dengan situasi dan kondisi pekerjaan nyata yang tidak diperoleh di Perguruan Tinggi. Hasil dari kegiatan praktik kerja lapangan ini akan menjadi salah satu syarat bagi mahasiswa untuk menyelesaikan pendidikannya di Program D III Akuntansi STIE Pelita Bangsa dan aspek penentu bagi keberhasilan mahasiswa di dunia kerja setelah lulus.

Dalam kegiatan ini penulis melaksanakan praktik kerja lapangan di PT. Supernova Flexible Packaging Jababeka II, salah satu perusahaan swasta di daerah Cikarang yang bergerak di bidang manufaktur. Kegiatan ini dilaksanakan selama 1 bulan 2 minggu mulai dari tanggal 18 Maret 2019 sampai dengan 30 April 2019. Penulis melaksanakan praktik kerja lapangan di bagian Staff IT Development.

Perusahaan merupakan suatu badan organisasi bisnis yang menghasilkan suatu produk berupa barang atau jasa guna memenuhi kebutuhan dan keinginan masyarakat, serta memperoleh penghasilan untuk kemakmuran para pemegang saham dan pelaku kepentingan. Dalam suatu kegiatan usaha terdapat sebuah target yang telah ditetapkan, untuk mencapainya terkadang harus diperlukan overtime/kerja lembur bagi para karyawan.

Dengan adanya overtime/kerja lembur ini maka perusahaan dapat meningkatkan produktivitasnya tanpa harus mengeluarkan lebih banyak pengeluaran untuk karyawan-karyawan baru seperti membayar gaji mereka. Perusahaan hanya harus menambah jam kerja bagi karyawan-karyawannya dan membayar mereka dengan upah lembur yang perhitungannya telah diatur dan ditetapkan oleh pemerintah sesuai dengan Undang-undang no.13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan.

(11)

2 Undang-undang tersebut dibuat untuk menjamin dan melindungi para pekerja dalam mendapatkan haknya terutama hak dalam upah lembur yang diberikan saat kerja lembur. Biasanya perusahaan akan memberi tahu mengenai jam kerja yang melebihi standar dan sistem pengupahannya pada saat wawancara kerja dan karyawan berhak melakukan negosiasi mengenai gaji dan sistem pengupahan, sehingga kesepakatan itu selanjutnya akan ditulis dalam surat perjanjian kerja.

Overtime/kerja lembur adalah pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan, atas dasar perintah atasan, yang melebihi jam kerja biasa pada hari-hari kerja, atau pekerjaan yang dilakukan pada hari istirahat mingguan karyawan atau hari libur resmi, peraturan ini berlaku untuk semua karyawan golongan I – III.

Prinsip kerja lembur pada dasarnya bersifat sukarela, kecuali pada kondisi tertentu pekerjaan harus segera diselesaikan untuk kepentingan perusahaan. Waktu kerja lembur adalah waktu kerja yang melebihi 7 jam sehari untuk 6 hari kerja atau 8 jam sehari untuk 5 hari kerja dan 40 jam dalam seminggu atau waktu kerja pada istirahat mingguan dan atau pada hari libur resmi yang ditetapakan pemerintah (Pasal 1 ayat 1 Peraturan Menteri no.102/MEN/VI/2004). Waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3 jam/hari dan 14 jam dalam satu minggu diluar istirahat mingguan atau hari libur resmi.

Di dunia accounting, dikenal sebuah istilah budgeting. Dimana budgeting atau penganggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dan meliputi seluruh kegiatan perusahaan, dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter, serta berlaku dalam jangka waktu periode tertentu dimasa yang akan datang. Budgeting/penganggaran membuat setiap pemasukan dan pengeluaran terprediksi dan terukur dengan baik sehingga membantu pembisnis mementukan arah usahanya di kemudian hari.

Sistem overtime yang diterapkan perusahaan harus disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Penyesuaian tersebut bertujuan untuk mengontrol anggaran, sehingga tidak memangkas anggaran untuk pelaksanaan kegiatan lain. Biasanya, upah kerja lembur membutuhkan biaya yang tinggi untuk memberi kompensasi lembur bagi para karyawan yang terlibat didalamnya, sehingga dibutuhkan anggaran lebih.

(12)

3 Cara mengontrol biaya overtime yang tinggi dapat dilakukan dengan pencapaian target melalui sistem kerja lembur yang disertai dengan pengontrolan secara berkala. Pelaksanaan program kerja lembur yang optimal dengan biaya terkontrol dapat dilakukan melalui efektivitas.

Program efektivitas overtime/kerja lembur dapat menekan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Bagian keuangan dapat mengontrol biaya dengan perencanaan anggaran yang lebih efektif bagi perusahaan. Langkah yang diperlukan untuk menghasilkan kegiatan kerja lembur yang efektif adalah dengan peningkatan produktivitas, penetapan deadline kerja, serta pemberian fasilitas yang memadai. Apabila ketiga langkah tersebut dilakukan oleh perusahaan, maka dapat menimbulkan sistem dan sinergi yang optimal.

Namun fakta dilapangan khususnya perusahaan manufaktur walaupun telah melakukan program efektivitas lembur dengan baik tetap saja biaya/upah kerja lembur terkadang sulit untuk dikontrol, sehingga perusahaan perlu melakukan pengendalian waktu overtime/kerja lembur melalui program berbasis Software/Aplikasi agar sistem pengendalian waktu overtime dapat terintegrasi dengan baik.

PT. Supernova Flexible Packaging memiliki project berbasis software Human Resource Information System (HRIS) yang merupakan penggabungan antara manajemen sumber daya manusia dengan teknologi informasi yang bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan Human Resource (HR) khususnya bagian Payroll/Penggajian.

Saat ini Program Overtime Online (OT Online) masih dalam tahap pengembangan dan percobaan sebelum program tersebut digunakan secara masal di PT. Supernova Flexible Packaging. Program Overtime Online merupakan kerjasama antara bagian Human Resource Payroll dan Information System Technology (IST) Development. Dengan diterapkan Program tersebut diharapkan dapat memberikan pengendalian yang baik terhadap waktu kerja lembur yang telah ditetapkan perusahaan agar anggaran yang dikeluarkan untuk biaya/upah lembur tidak berlebihan.

Prosedur yang ada dalam Program Overtime Online (OT Online) dengan melakukan pengajuan kerja lembur karyawan melalui Supervisor Produksi agar dilakukan approval/persetujuan oleh pihak Approvers yakni

(13)

4 superintendent dan General Manager yang ada di perusahaan, setelah semuanya diapprove/disetujui maka form Surat Kerja Lembur (SKL) bisa dicetak oleh Admin Produksi dan diserahkan berkasnya ke pihak Human Resource Payroll. Bagian Human Resource Payroll juga dapat memantau berapa banyak waktu overtime/kerja lembur yang telah digunakan oleh perusahaan sehingga bagian Payroll dapat menentukan anggaran biaya lembur dengan jelas sesuai dengan data yang ada pada sistem Overtime Online.

Mengingat program tersebut masih dalam tahap pengembangan dan percobaan serta akan mengalami beberapa masalah dilapangan terhadap penerapannya, maka penulis mencoba memfokuskan terhadap aspek pengendalian dan prosedur penerapan Program Overtime Online yang sedang diterapkan di Perusahaan tersebut dengan mengangkat judul "Pengendalian Budget Overtime Melalui Program Human Resource Information System (HRIS) di PT. Supernova Flexible Packaging”.

B. Ruang Lingkup Masalah

Dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis memfokuskan ruang lingkup masalah yang ada di PT. Supernova Flexible Packaging, antara lain sebagai berikut:

1. Bagaimanakah prosedur pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS) ?

2. Apa sajakah bagian yang terkait dalam prosedur pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS) ?

3. Apa sajakah dokumen yang diperlukan dalam prosedur pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS) ?

4. Apa sajakah kendala yang ditemukan dalam penerapan Prosedur pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS) ?

(14)

5 C. Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijelaskan, maka tujuan dari Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui bagimana prosedur pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS).

2. Untuk mengetahui bagian apa saja yang terkait dalam prosedur pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS).

3. Untuk mengetahui apa sajakah dokumen yang di gunakan dalam prosedur pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS).

4. Untuk mengetahui kendala apa sajakah yang terjadi selama penerapan prosedur pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS).

D. Manfaat Praktik Kerja Lapangan 1. Manfaat Teoritis

Mendapatkan pengalaman dan pengetahuan dalam melakukan praktik kerja lapangan dan melatih diri dalam menerapkan ilmu yang sudah diperoleh dari jenjang pendidikan, sehingga dapat memberikan informasi yang berguna dalam menyempurnakan teori-teori akuntansi, khususnya mengenai sistem informasi akuntansi dalam hal pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS).

2. Manfaat Praktis a. Bagi Mahasiswa

1) Menghasilkan lulusan yang memiliki keahlian profesional dengan tingkat pengetahuan dan keterampilan serta etos kerja yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja.

2) Mahasiswa mampu mempersiapkan kompetensi keahlian yang dibutuhkan dunia kerja sesuai dengan minat dan bakat mahasiswa.

3) Menjadi modal pengalaman dan nilai tambah bagi mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan dunia kerja.

(15)

6 4) Mendapatkan pengetahuan tentang dunia kerja dan menambah

kemampuan komunikasi.

5) Menambah rasa disiplin dan tanggung jawab terhadap semua tugas yang diberikan selama melaksanakan praktik kerja lapangan.

6) Mahasiswa dapat melatih kemampuan untuk menjadi pribadi yang mandiri, mampu bersikap, dan mampu memecahkan masalah terhadap tantangan yang ada pada dunia kerja.

b. Bagi Instansi

1) Untuk meningkatkan kerjasama antara lembaga pendidikan dengan perusahaan-perusahaan baik yang swasta maupun pemerintah.

2) Dapat membantu meringankan tugas-tugas karyawan.

3) Untuk mengetahui keandalan sistem pengendalian perusahaan dan dampaknya bagi perusahaan.

4) Dapat bertukar ilmu dengan mahasiswa yang melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL).

c. Bagi STIE Pelita Bangsa

1) Untuk mengetahui kemampuan Mahasiswa dalam menerapkan ilmu yang pernah diperoleh di lembaga pendidikan.

2) Sebagai Feed Back dalam melakukan penyempurnaan kurikulum dan proses pembelajaran di Program D III Akuntansi STIE Pelita Bangsa yang relevan dengan kebutuhan dunia kerja.

3) Terjalinnya kerjasama bilateral antara STIE Pelita bangsa dengan perusahaan.

(16)

7

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

Gambar 2.1. Logo PT. Supernova Flexible Packaging

PT. Supernova Flexible Packaging didirikan pada tahun 1981, memproduksi kemasan fine fleksibel yang di produksi secara modern di empat pabrik, yang terletak di Kawasan Industri Jababeka (Jababeka II dan Jababeka VI), Kawasan Industri MM2100, serta Kawasan Industri Ancol.

PT. Supernova Flexible Packaging telah memasarkan produk kemasan fine fleksibel ke Negara-negara dibelahan dunia dengan peralatan desain yang memadai, mulai dari Cylinder Making, Multi Colour Printing, beberapa jenis Laminating dan berbagai mesin Finishing yang canggih.

Berangkat dari filosofi perusahaan PT. Supernova Flexible Packaging “Berorientasi Pasar, Profesionalisme, dan Kerjasama yang membangun” filosofi ini akan terus membentuk budaya perusahaan guna mempertahankan posisi sebagai perusahaan kemasan fine fleksibel terkemuka di Asia Tenggara. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk dapat dipercaya oleh Customer perusahaan multinasional besar, serta meningkatkan dan memelihara hubungan bisnis jangka panjang dengan para customer.

Mutu produk terbaik adalah sebuah komitmen jangka panjang di PT. Supernova Flexible Packaging, yang telah terakreditasi dengan ISO 9001:2008 (Covers Quality Management System), FSSC 22000:2011 (Sets Out The Requirements Of a Food Safety Management System), ISO 14001:2004 (Provides a Framework for Managing Environmental Responsibilities), OHSAS 18001:2007 (Addresses Various Aspects of Occupational Health and Safety Management).

(17)

8 B. Visi Perusahaan

Berikut ini adalah visi perusahaan PT. Supernova Flexible Packaging: 1. Menjadi Industri kemasan terkemuka di Indonesia, Asia Tenggara dan

Dunia melalui perkembangan teknologi.

2. Menjadi perusahaan yang mempunyai teknologi canggih, sehingga dapat memberikan kualitas produk yang terbaik kepada Customer. 3. Menjadi perusahaan yang mempunyai profitabilitas tinggi dengan

menggunakan strategi yang jelas dan fleksibilitas dalam beradaptasi dengan lingkungan bisnis.

4. Mendukung adanya tantangan untuk terus berinovasi dan menjadi perusahaan yang dicintai oleh Karyawan, Customer, dan Masyarakat.

C. Misi Perusahaan

Berikut ini adalah misi perusahaan PT. Supernova Flexible Packaging: 1. Individual and the company with its stake holders grow together.

2. Melakukan promosi bisnis baru dengan sistem yang terorganisir melalui pengembangan teknologi Flexible Packaging.

3. Membangun manajemen yang berkualitas tinggi, dan model bisnis yang optimal sehingga dapat merespon perubahan teknologi produksi Packaging beserta sistem mutunya.

4. Berusaha untuk mewujudkan zero claim dan zero accident, membentuk komite K3, Impelementasi 5R, dan berpartisipasi dalam kegiatan Taman CSR Industri Supernova.

D. Nilai- nilai Perusahaan

Nilai-nilai perusahaan adalah sebuah kebiasaan yang diterapkan oleh perusahaan, kebiasaan ini dilakukan setiap harinya di Perusahaan oleh semua orang yang terlibat di dalam perusahaan tersebut dari mulai Atasan dan Karyawan. Nilai-nilai perusahaan diantaranya sebagai berikut: 1. Bersyukur dan keimanan.

2. Integritas dan attitude. 3. Profesionalisme.

4. Perubahan untuk kebaikan. 5. Mindset sukses.

(18)

9 E. Target Kualitas Perusahaan

Berikut ini adalah target kualitas PT. Supernova Flexible Packaging: 1. Perbaikan kualitas Sumber Daya Manusia.

2. Perbaikan kualitas Manajemen Perusahaan. 3. Perbaikan kualitas Sistem Teknologi Perusahaan. 4. Perbaikan kualitas Produk.

5. Perbaikan layanan sebelum dan purna jual.

F. Target Perbaikan Perusahaan

Berikut ini adalah target perbaikan PT. Supernova Flexible Packaging: 1. Penerapan 5R dan perbaikan secara terus menerus.

2. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia melalui training, pelatihan, dan pendampingan.

3. Penerapan standar mutu ISO 9001 tahun 2008 dan target sertifikasi ISO 9001 tahun 2015.

G. Peraturan K3 Perusahaan

Setiap Karyawan/Visitor wajib menggunakan alat pelindung diri, seperti topi, safety shoes, earplak, masker, dan alat pelindung diri lainnya yang sesuai dengan persyaratan di Area Kerja tersebut.

H. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan kerangka bagian kerja yang menggambarkan tugas, wewenang, tanggung jawab, dan tugas pokok setiap bagian yang ada dalam organisasi tersebut dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan. PT. Supernova Flexible Packaging mempunyai 895 orang karyawan yang terbagi atas beberapa departemen. Ada 9 departemen di PT. Supernova Flexible Packaging antara lain sebagai berikut:

1. HR and GA (Human Resources and General Affairs), terdiri atas: a. HR and GA.

b. Personalia (HRD). c. General Affairs. d. Payroll and HRIS.

(19)

10 e. Recruitment and Training.

f. Security (Keamanan).

2. Finance Accounting, terdiri atas: a. Account Payable.

b. Accounting.

c. Account Receivable and Collection. d. Cost Accounting.

e. Finance.

f. General Ledger and Reporting.

3. Purchasing, terdiri atas: a. Import Raw Material. b. Local Non Raw Material. c. Local Raw Material. d. Project and General Affair. e. Purchasing Raw Material. f. Sparepart and General Affair.

4. Marketing, terdiri atas: a. Marketing.

b. Market Research.

5. IST (Information System and Technology), terdiri atas: a. Application Development.

b. Business System Support. c. Infrastruktur.

d. System Analyst.

6. Engineering, terdiri atas: a. Electrical/Ins/Calibrasi. b. Engineering and Mechanical. c. Preventive Maintenance. d. Safety Health Environment. e. Utility and workshop.

(20)

11 7. PPIC (Production Planing and Inventory Control), terdiri atas:

a. Expedisi.

b. Expedisi and Delivery Planner. c. Material Planning.

d. Support Material Planning. e. Warehouse and Expedition. f. Warehouse Finish Goods. g. Warehouse Raw Material.

8. QC and Rnd (Quality Control and Research and Development), terdiri atas:

a. Continous Improvement Program. b. Safety Health Environment. c. Research and Development. d. Manufacturing.

e. Quality Assurance. f. Quality Control.

9. Production, terdiri atas: a. Blowing. b. Cylinder Making. c. Design. d. Laminating. e. Manufacturing metalizing. f. Production planning. g. Slitting.

(21)

12 I. Produk Perusahaan

Terdapat berbagai macam produk kemasan yang di produksi oleh PT. Supernova Flexible Packaging. Perusahaan ini juga memasok produk-produk merk terkenal di bidang manufaktur Non-Food Product Packaging dan Food Product Packaging dengan kemasan fine flekesibel. Berikut ini adalah jenis-jenis produk yang dihasilkan dari PT. Supernova Flexible Packaging, terdiri atas:

1. Kemasan makanan. 2. Kemasan makanan beku. 3. Kemasan perawatan pribadi. 4. Kemasan perawatan rumah. 5. Kemasan kesehatan.

6. Kemasan makanan manis dan snack. 7. Kemasan minuman.

8. Kemasan bumbu dan minyak goreng.

(22)

13

BAB III

PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

A. Deskripsi Unit Tempat Praktik Kerja Lapangan

Penulis melaksanakan praktik kerja lapangan di PT. Supernova Flexible Packaging, yang beralamat di Jl. Industri Selatan Blok LL No. 1, Kawasan Industri Jababeka II, Cikarang Baru, Bekasi 17550 – Indonesia. Penulis ditempatkan pada bagian Departement Information System and Technology (IST). Berikut ini adalah Company Profile dari PT. Supernova Flexible Packaging:

Nama : PT. Supernova Flexible Packaging

Alamat : Jl. Industri Selatan Blok LL No.1, Kawasan Industri Jababeka II, Cikarang Baru, Bekasi 17550 – Indonesia

Telepon : (+6221) 89831969 Fax : (+6221) 89831967

Email : Marketing@supernova-id.com Website : www.supernova-id.com

Karyawan : 58 Orang Karyawan di Departement Information System and Technology.

1. Struktur Organisasi Departement Information System and Technology Selama kegiatan praktik kerja lapangan, penulis ditempatkan di bagian Staf IT Development. Struktur organisasi dari Departement Information System and Technology (IST) seperti gambar di bawah ini:

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Departement Information System and Technology (IST) PT. Supernova Flexible Packaging

General Manager IST Application Development Business System Support

Infrastruktur System _Analyst Supervisor

IST Superintendent

(23)

14 2. Tugas Pokok dan Fungsi dalam Struktur Organisasi Unit IST

a. General Manager IST

General Manager adalah manager yang memiliki tanggung jawab kepada seluruh bagian/fungsional Departemen IST pada suatu perusahaan atau organisasi. General manager memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh manager fungsional.

Tugas dan Fungsi General Manager IST antara lain: 1) Mengelola Teknologi Informasi dan Sistem Komputer. 2) Membuat dan mengawasi anggaran IST dan expenditures. 3) Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem

komputer/aplikasi dalam lingkungan perusahaan.

4) Membuat dan implementasi semua sistem serta aplikasi.

5) Membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur IT (IT Policy) termasuk kebijakan keamanan IT (IT Security Policy). 6) Bekerja sama denga IT Vendor untuk merancang, membuat dan

mengimplementasikan sistem atau aplikasi jika diperlukan. 7) Memberikan arahan pada bawahan mengenai penggunaan dan

solusi teknologi.

8) Melakukan pengawasan dan update teknologi informasi.

9) Berperan mengambil keputusan mencakup keputusan tingkat tinggi terkait kebijakan dan strategi di Departemen IST.

10) Memastikan semua sistem IT dapat berjalan dengan lancar. 11) Menyediakan layanan dan pengembangan dalam lingkup IST. 12) Melakukan analisis terhadap spesifikasi dan efektifitas aplikasi. 13) Memberikan laporan bulanan kepada Direktur Keuangan

mengenai semua aspek dari Departemen IST.

b. Superintendent IST

Superintendent IST merupakan bawahan dari seorang General Manager IST yang memiliki tugas untuk mengatur dan mengawasi kegiatan sistem informasi dan teknologi yang ada pada perusahaan. Bagian ini dalam melakukan tugasnya tidak bisa dijauhkan dari bantuan support seorang Supervisor IST.

(24)

15 Tugas dan Fungsi Superintendent IST antara lain:

1) Bertugas mengawasi semua staf di Departemen IST.

2) Memberikan bimbingan, arahan dan pelatihan kepada karyawan. 3) Mengawasi organisasi sistem WAN.

4) Mengawasi pelatihan staf untuk memastikan mereka mampu menggunakan software dan hardware komputer secara kompeten.

5) Memberikan dukungan dalam mengatasi masalah-masalah di Departemen IST.

6) Menjaga informasi karyawan pada perubahan berbagai teknologi yang sedang berlangsung dalam IST.

7) Menjaga timnya agar termotivasi dan membantu mereka untuk memenuhi tujuan perusahaan.

c. Supervisor IST

Supervisor IST merupakan sebuah jabatan dalam struktur organisasi perusahaan yang memiliki wewenang dan kekuasaan untuk memberikan perintah kepada bawahannya yang sebelumnya telah diberikan arahan oleh pihak di atasnya (dalam hal ini General Manager IST/Superintendent IST). Seorang Supervisor tidak boleh memberikan arahan yang bersifat strategis melainkan hanya arahan teknis sebagai terjemahan dari arahan strategis. Posisi Supervisor berada di bawah General Manager dan Superintendent namun di atas staf pelaksana. Dengan kata lain, Supervisor merupakan penghubung antara arahan strategis dengan intruksi teknis pada suatau perusahaan.

Tugas dan Fungsi Supervisor IST antara lain:

1) Supervisor harus membuatkan job desk untuk staf bawahannya. 2) Memotivasi staf di bawahnya agar dapat melaksanakan tugas

dengan baik.

3) Supervisor harus membuat jadwal kegiatan untuk stafnya. 4) Melaksanakan briefing dengan para stafnya.

5) Menentukan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dalam waktu jangka pendek maupun jangka panjang.

(25)

16 d. Application Development

Application Development merupakan seseorang yang memiliki kemampuan dalam bidang developer dan memiliki pengetahuan yang luas dalam beberapa bahasa komputer yang bersangkut paut dalam sebuah aplikasi atau software.

Tugas dan Fungsi Application Development antara lain:

1) Membuat spesifikasi program secara detail melalui diskusi dengan klien.

2) Menjelaskan secara tepat apa tindakan program yang diinginkan. 3) Menguraikan spesifikasi program ke dalam elemen-elemen sederhana dan menerjemahkan logikanya ke dalam bahasa pemprograman.

4) Memikirkan solusi yang mungkin untuk memprediksi masalah, mengevaluasi pihak lain.

5) Bekerja sebagai bagian dari tim, dimana mengadakan proyek khusus untuk membuat bagian tertentu dari program.

6) Mengombinasikan semua elemen dari rancangan program dan mengujinya.

7) Menguji sampel data-set untuk memeriksa keluaran dari program sesuai dengan yang diinginkan.

8) Bereaksi terhadap masalah dan memperbaiki program sesuai kebutuhan.

9) Memasang program dan mengadakan pengujian akhir.

10) Mempelajari komputer print out selama berlangsungnya pengujian.

11) Mengevaluasi keefektifan program yang telah dibuat.

12) Meningkatkan efisiensi operasi program dan menyesuaikan kebutuhan baru seperlunya.

13) Mengadakan user acceptance testing untuk memastikan program mudah digunakan, cepat, dan akurat.

14) Membuat ulang langkah yang diambil oleh user untuk menemukan sumber masalah.

15) Membuat dokumentasi secara detail atas operasi dari program oleh user dan operator komputer.

(26)

17 e. Business System Support

Business system support adalah seorang teknisi pada sebuah perusahaan yang memiliki tanggung jawab untuk instalasi, evaluasi, dan peningkatan terhadap tiga objek utama yaitu komputer, software, dan pengembangan sistem jaringan (network system) yang bergerak dalam bidang bisnis suatu perusahaan. Memiliki kemampuan luas yang mampu menyerap dan berkomunikasi tentang bisnis kompleks dan konsep teknologi.

Tugas dan Fungsi Business System Support antara lain:

1) Memastikan komputer yang digunakan oleh user dapat berfungsi normal/berjalan seperti seharusnya.

2) Memastikan komputer yang digunakan user terhubung ke jaringan dan dapat berkomunikasi seperti seharusnya.

3) Memastikan aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh user berfungsi dengan baik.

4) Memastikan semua data user dalam komputer tidak dapat dibaca atau diambil oleh pihak yang tidak berkepentingan tanpa seizin user yang menggunakannya.

5) Melakukan cek dan update setiap pembaharuan sistem operasi maupun aplikasi yang dijalankan oleh user.

6) Melakukan backup terhadap semua data agar aman dan jika sistem mengalami gangguan, maka perlu restore data dari backup yang ada pada sistem tersebut.

7) Bertanggung jawab terhadap mesin pendukung semacam printer, scanner dan lain sebagainya.

8) Menjaga keamanan sistem memalui berbagai tools, seperti scanning dengan antivirus dan lain sebagainya.

9) Melakukan cek dan perbaikan apabila ada masalah pada jaringan komputer user.

f. Infrastruktur

Infrastruktur adalah seorang yang mengelola seluruh sumber daya infastruktur IT untuk memenuhi kebutuhan perkembangan bisnis perusahaan dan sesuai dengan road map infrastruktur IT serta patuh terhadap peraturan yang berlaku dalam perusahaan.

(27)

18 Tugas dan Fungsi infrastruktur antara lain:

1) Melakukan perencanaan strategis serta road map infrastruktur IT pada departemen IST.

2) Memastikan ketersediaan infrastruktur IT dengan menggunakan teknologi yang efisien dan efektif.

3) Mengelola konfigurasi server, sistem dan network IT.

4) Memastikan operasional infrastruktur IT berjalan sesuai dengan standar dan peraturan yang berlaku.

5) Mempertahankan DHCP Server, DNS, SQL Server, dan Antivirus.

g. System Analyst

System Analyst merupakan seseorang yang menterjemahkan keinginan klien serta mengubah informasi keinginan tersebut kedalam bentuk yang dapat dipahami oleh programmer dalam bidang pengembangan software. Formalnya, System Analyst adalah orang yang membuat daftar kebutuhan dan spesifikasi software yang akan dibuat. Posisi System Analyst ada diantara Klien dan Programmer.

Tugas dan Fungsi System Analyst antara lain:

1) Meninjau dan menganalisa hasil print-out komputer dan indikator kinerja untuk menemukan masalah kode, dan memperbaiki error dengan mengoreksi kode.

2) Menguji, memelihara dan memantau program komputer dan sistem termasuk koordinasi instalasi program komputer dan sistem.

3) Mengembangkan dokumen dan merevisi prosedur desain sistem, prosedur pengujian dan standar kualitas.

4) Mempeluas atau memodifikasi sistem untuk melayani tujuan baru atau meningkatkan alur kerja.

5) Bekonsultasi dengan bagian manajemen untuk memastikan kesepakatan pada prinsip-prinsip sistem.

6) Menentukan software atau hardware komputer yang diperlukan untuk mengatur dan mengubah sistem.

(28)

19 3. Prosedur Pengendalian Budget Overtime melalui HRIS

Tingkat overtime di PT. Supernova Flexible Packaging sangat tinggi dan sulit dikendalikan, oleh karena itu bagian Human Resource Payroll dan Departemen Information System and Technology (IST) melakukan kerja sama dengan membuat aplikasi Overtime Online pada software HRIS guna mengendalikan budget overtime perusahaan melalui pengendalian kuota waktu overtime yang telah disesuaikan dengan kebutuhan overtime perusahaan. Diharapkan dengan diterapkannya aplikasi tersebut dapat mengendalikan budget overtime perusahaan, aplikasi ini baru diterapkan di Departemen Produksi karena pada departemen tersebut merupakan tingkat penggunaan waktu overtime yang paling tinggi. Berikut ini merupakan prosedur pengendalian budget overtime online melalui HRIS:

a. Buka situs Human Resource Information System (HRIS)

Untuk mengakses halaman ini, user dapat membuka alamat http://hris.supernova.co.id.

1) Pada halaman awal HRIS, perintah awal masukan User ID dengan memasukan NIK, serta pada digit pertama tambahkan angka 1 jika plant SPN, angka 2 jika plant SFP beserta password.

2) Klik tombol sign in untuk masuk ke sistem.

(29)

20 b. Tampilan Home Human Resource Information System

Gambar 3.3. Tampilan Jendela Home HRIS

c. Input Data Approvers Overtime

Sebelum melakukan input data overtime, maka supervisor menentukan terlebih dahulu pihak approval yang akan menyetujui pengajuan overtime. Sehingga setelah disetujui pengajuannya maka form surat perintah lembur dapat dicetak. Pihak Approval terdiri atas tiga orang Approval yakni Supervisor, Superintendent dan General Manager. Untuk mengakses halaman ini, maka dapat membuka menu overtime lalu klik Approvers Overtime.

Gambar 3.4. Tampilan Master Approvers Overtime

Dalam menu Approvers Overtime terdiri atas:

1) Tombol New Record: Untuk menambah approver overtime. 2) Sequence Number: Urutan atau tingkatan proses approval

(30)

21 3) Approver Name: Nama Approver (Level Superintendent Up). 4) Tombol Save: Untuk menyimpan data.

5) List of data, terdiri atas keterangan: a) No: Nomor urut data.

b) Sequence number: Urutan atau tingkatan proses approval berdasarkan jabatan.

c) Approver name: Nama approver. d) Active: Status.

6) Tombol edit: Untuk melakukan perubahan data. 7) Tombol Delete: Untuk menghapus data.

Gambar 3.5. Tampilan Add New Approvers Overtime

d. Input Data Overtime Karyawan

Untuk penginputan data overtime karyawan dilakukan oleh pihak user supervisor produksi dengan cara melakukan input data karyawan, yang selanjutnya akan di ajukan approval (persetujuan) kepada pihak approvers (pihak yang menyetujui).

(31)

22 Untuk mengakses halaman ini, dapat membuka modul Overtime. 1) Periode: Filter by periode aktif.

2) Tombol New Record: Untuk input overtime.

Gambar 3.7. Tampilan Menu Overtime Detail

3) Informasi Kuota Overtime per Departemen. 4) Header Data, terdiri atas kolom:

a) Plant: Plant user. b) Date: Tanggal overtime. c) Time: Jam overtime.

d) Code Overtime: Kode lembur. e) Type Overtime: Jenis Lembur.

f) Approval 1: Approval level 1, level Superintendent. g) Description: Keterangan detail.

5) Tombol Action, terdiri atas: a) Print untuk cetak.

b) Save untuk simpan data menjadi draft.

c) Submit untuk menyimpan data dan mengirimkan email ke approval 1.

d) Back untuk kembali ke menu. 6) Detail Data, terdiri atas keterangan:

a) Type Overtime: Jenis lembur pada kolom detail data dapat berbeda.

b) Over Kuota: Jika over kuota, approval overtime sampai level approval 3 (General Manager, Superintendent, serta Supervisor).

(32)

23 7) Tombol input detail overtime perongan.

8) Tombol input detail overtime data pergroup. 9) Tombol edit: Untuk perubahan data overtime. 10) Tombol delete: Untuk menghapus data. 11) Form Input detail Perorangan.

Gambar 3.8. Tampilan Form Input Detail Perorangan

12) Form input detail pergroup.

Gambar 3.9. Tampilan Form Input Detail Pergroup

13) List Of Data Overtime.

14) Tombol edit, delete, dan cetak.

e. Approval Overtime

Apabila supervisor sudah melakukan input data overtime, maka supervisor dapat melakukan approval sebagai pihak yang sudah pasti akan menyetujui pengajuan overtime tersebut. Tinggal menunggu approval dari pihak Superintendent atau General Manager. Untuk mengakses halaman ini pilih menu overtime lalu klik Approval Overtime.

(33)

24 Gambar 3.10. Tampilan Menu Approval Overtime

Dalam menu approval overtime, terdiri atas: 1) Periode: Filter data by periode aktif. 2) Status: Filter data by status.

3) List of data overtime: Data overtime tampil pada saat approval terakhir memberikan status approve.

4) Pilih status: New, Approve, atau Reject. 5) Detail data overtime

6) Tombol save: untuk menyimpan data approval.

Apabila pada saat pengajuan overtime oleh supervisor kuota overtime masih ada, maka hanya perlu dilakukan approval oleh approval 1 yakni superintendent. Apabila kuota sudah melebihi batas yang ditentukan maka perlu dilakukan approval oleh tingkat approval 1 (Superintendent) dan approval 2 (General Manager).

f. Approval Overtime by Email

Apabila pihak approvers tidak bisa melakukan approval pada software HRIS karena alasan tertentu, maka pemberitahuan pengajuan overtime akan muncul di kotak masuk email.

(34)

25 Untuk approval by email, dapat membuka kotak masuk email yang digunakan.

1) Buka email form helpdesk dengan subject Overtime-Approval. 2) Klik tombol approve untuk menyetujui overtime.

3) Klik tombol reject untuk menolak overtime.

Gambar 3.12. Tampilan Approval Overtime by Email

g. Confirm Overtime

Setelah dilakukan approval oleh pihak approvers, maka keterangan approval overtime tersebut akan masuk kedalam menu confirm overtime yang menyatakan bahwa overtime tersebut telah disetujui oleh pihak approvers sehingga pihak supervisor dapat mencetak surat perintah lembur. Untuk mengakses halaman ini pilih menu overtime lalu klik Confirm Overtime.

Gambar 3.13. Tampilan Menu Confirm Overtime

Dalam menu Confirm Overtime, terdiri atas: 1) Periode: Filter data by periode aktif. 2) Plant: Filter data by plant.

(35)

26 3) Status: Filter data by status.

4) List of data: Data overtime tampil pada saat approval terakhir sudah memberikan status approve.

5) Pilih status: New atau confirm. 6) Detail data overtime.

7) Tombol save: Untuk menyimpan data konfirmasi.

h. Cetak Surat Perintah Lembur

Setelah pengajuan overtime telah disetujui oleh pihak approval, maka supervisor dapat mencetak surat perintah lembur dan memberikan berkas tersebut kepada pihah HR Payroll sebagai bukti bahwa telah terjadi overtime bagi karyawan.

(36)

27 4. Flowchart Pengendalian Overtime melalui HRIS

Adapun flowchart pengendalian budget overtime melalui program Human Resource Information System (HRIS) sebagai berikut.

(37)

28 5. Dokumen dalam Pengendalian Overtime melalui HRIS

Dokumen yang digunakan dalam pengendalian budget overtime, antara lain sebagai berikut:

(38)

29 B. Deskripsi Aktivitas Praktik Kerja Lapangan

1. Teori Tentang Pengendalian Budget Overtime

Penganggaran atau budgeting merupakan proses menyusun anggaran sehingga anggaran (budget) adalah hasil (bagian) dari penganggaran. Penganggaran digunakan oleh perusahaan maupun nonperusahaan. Penganggaran untuk sebuah nonperusahaan disebut penganggaran nirlaba (non profit budgeting), yaitu penganggaran yang tidak bertujuan untuk mencari laba. Sedangkan penganggaran untuk perusahaan merupakan penganggaran organisasi yang bertujuan untuk mencari laba.

Penganggaran perusahaan merupakan sebuah proses menyusun anggaran perusahaan sehingga anggaran perusahaan merupakan hasil dari penganggaran perusahaan. Penganggaran perusahaan berarti menjelaskan, menghitung, dan menyusun anggaran sebuah perusahaan. Anggaran perusahaan hanya menampilkan bentuk dari anggaran perusahaan, seperti laporan neraca atau laporan laba rugi tanpa disertai penjelasan, perhitungan maupun penyusunannya.

Kerja lembur atau overtime adalah pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan atas dasar perintah atasan yang melebihi jam kerja pada hari-hari kerja, atau pekerjaan yang dilakukan pada hari istirahat mingguan karyawan atau hari libur resmi. Upah kerja lembur adalah upah yang diterima pekerja atas pekerjaannya sesuai dengan jumlah waktu kerja lembur yang dilakukannya. Upah kerja lembur termasuk ke dalam budget tenaga kerja langsung dan biayanya bersifat variabel.

Tenaga kerja langsung adalah karyawan yang langsung terlibat dalam kegiatan produksi barang dan jasa. Biaya yang dikeluarkan untuk membayar upah tenaga kerja langsung akan dimasukkan ke biaya tenaga kerja langsung yang akan menjadi salah satu komponen dalam biaya produksi. Setiap tahunnya, perusahaan manufaktur harus menyusun anggaran tenaga kerja langsung yang memperlihatkan jumlah jam tenaga kerja langsung yang diperlukan berikut upah per jam untuk memproduksi barang jadi dalam satu periode anggaran.

(39)

30 Budget tenaga kerja langsung meliputi kebutuhan tenaga kerja langsung dan direncanakan yang diperlukan untuk memproduksi jenis dan kuantitas produksi yang telah direncanakan dalam budget produksi. Walaupun sebagian perusahaan membuat budget tenaga kerja yang mencakup baik tenaga kerja langsung maupun tidak langsung, biasanya perusahaan akan membuat budget tenaga kerja langsung yang terpisah dan memasukan tenaga kerja tidak langsug dalam budget overhead pabrik. Prosedur ini sejalan dengan perlakuan akuntansi biaya yang pada umumnya memasukan biaya tenaga kerja tidak langsung sebagai komponen overhead pabrik. Upah lembur yang berkaitan dengan tenaga kerja langsung harus dibudgetkan sebagai biaya tersendiri. Alasan utama penggunaan budget atau anggaran tenaga kerja langsung tersendiri adalah untuk memberikan data perencanaan tentang jumlah tenaga kerja langsung yang diperlukan.

Berikut ini adalah informasi-informasi yang diperlukan untuk penyusunan anggaran tenaga kerja langsung:

a. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk memproduksi barang dan jasa.

b. Jumlah barang jadi yang direncanakan untuk diproduksi.

c. Jumlah jam tenaga kerja langsung yang diperlukan untuk memproduksi satu unit barang jadi atau sering disebut standar penggunaan jam tenaga kerja langsung.

d. Perkiraan upah tenaga kerja langsung per jam.

Ada beberapa alasan yang mempengaruhi atau menyebabkan perusahaan meminta atau memerlukan para karyawannya untuk melakukan kerja lembur, diantaranya sebagai berikut:

a. Dinamika perekonomian yang semakin maju dan pesat. b. Mengejar target produksi yang sudah dibuat oleh perusahaan. c. Memanfaatkan sumber daya manusia dari Karyawan.

d. Ada kesempatan baik dalam pasar yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan.

(40)

31 2. Deskripsi Jurnal Harian Praktik Kerja Lapangan

Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan mulai tanggal 18 Maret 2019 sampai 30 April 2019 mengikuti jam kerja dari PT. Supernova Flexible Packaging yaitu hari:

Senin – Kamis : 08:00 – 17:00 WIB (1 Jam Istirahat) Jum’at : 08:00 – 17:00 WIB (1,5 Jam Istiraht)

Kegiatan selama praktik kerja lapangan meliputi:

a. Minggu pertama: Mengajukan permohonan PKL di Perusahaan, penulis ditempatkan di Departemen Information System and Technology (IST) di bagian IT Development, serta membaca SOP perusahaan.

b. Minggu ke dua: Pengenalan struktur organisasi PT. Supernova Flexible Packaging dan diberikan arahan oleh pembimbing PKL. c. Minggu ke tiga: Memahami prosedur pengendalian overtime

melalui Human Resource Information System (HRIS) yang diterapkan PT. Supernova Flexible Packaging.

d. Minggu ke empat: Membuat Manual Book/User Guide dan Flowchart tentang pengajuan overtime melalui HRIS untuk para karyawan PT. Supernova Flexible Packaging.

e. Minggu ke lima: Mengikuti meeting bersama direksi IST membahas Industri 4.0 guna menekan overtime di Departemen Produksi. Melakukan update data overtime yang telah diinput di Overtime Report melalui data absen lembur serta sebagai help desk apabila ada beberapa masalah terhadap penerapan Overtime melalui HRIS.

f. Minggu ke enam: Diberikan beberapa tugas baru seperti melakukan update informasi mengenai beberapa temuan abnormality yang terjadi di departemen produksi yang dilaporkan melalui aplikasi WSS, melakukan pencatatan transaksi permintaan Order Pembelian (PO) dari purchasing melalui software PPIC – Purchasing, serta melaksanakan kegiatan wawancara dengan HR Payroll terkait pengeluaran anggaran kas untuk membayar biaya overtime atau kerja lembur bagi karyawan.

(41)

32 3. Permasalahan Praktik Kerja Lapangan

Selama praktik kerja lapangan penulis menemukan beberapa permasalahan terhadap penerapan overtime melalui software HRIS, antara lain sebagai berikut:

a. Kendati telah dilakukan pengendalian overtime online melalui HRIS serta diawasi oleh pihak Approvers, tetap saja jumlah waktu overtime melebihi batas/kuota waktu overtime yang telah ditentukan oleh pihak HR Payroll. Hal ini menyebabkan budget overtime/biaya overtime yang akan dikeluarkan oleh perusahaan jauh lebih besar dari apa yang telah ditentukan sebelumnya.

Gambar 3.16. Tampilan Data yang Melebihi Kuota Overtime di HRIS b. Selama penulis menjadi help desk yang menangani beberapa

keluhan dan masalah selama penerapan Overtime Online di HRIS ternyata masih ada beberapa supervisor produksi yang masih mengalami kesulitan dan kesalahan dalam melakukan input data overtime bagi karyawannya.

c. Dalam melakukan update data overtime, penulis menemukan ada beberapa karyawan yang terkadang lupa absen pulang/masuk di data overtime report hal ini menyulitkan penulis dalam melakukan update data overtime di HRIS.

(42)

33 C. Kompetensi yang Didapatkan

Setelah melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) selama tanggal 18 Maret 2019 – 30 April 2019, penulis mendapatkan banyak pengetahuan dan kompetensi terutama di bagian Sistem Informasi Akuntansi. Kompetensi yang didapatkan antara lain:

1. Mengerti mekanisme pengendalian overtime melalui HRIS.

2. Mengerti cara membuat Manual Book/User Guide tentang overtime melalui HRIS untuk karyawan.

3. Mengerti cara membuat Data Struktur Overtime di HRIS.

4. Mengerti cara membuat Flow Proses untuk mekanisme penerapan overtime melalui HRIS.

5. Mengerti beberapa kendala yang terjadi selama penerapan Overtime di PT. Supernova Flexible Packaging.

6. Mendapat ilmu baru tentang Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi.

D. Tantangan Selama Praktik Kerja Lapangan

Sebagai mahasiswa tentu masih sangat minim dalam hal pengalaman kerja, maka penulis banyak menemukan tantangan dan hambatan dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL), antara lain sebagai berikut:

1. Waktu pelaksanaan praktik kerja lapangan yang sangat singkat sehingga mahasiswa tidak dapat mendalami dengan baik semua jenis tugas dan kegiatan dalam lingkungan kerja tempat PKL.

2. Sering terjadi penyimpangan mekanisme overtime melalui HRIS yang dilakukan oleh beberapa Supervisor produksi.

3. Sering adanya kesalahan komunikasi antara pihak HR Payroll dan Staf IT Development dalam menangani beberapa masalah overtime di HRIS.

4. Belum adanya pemisahan tugas dan tanggungjawab selama penerapan overtime melalui HRIS antara pihak HR Payroll dan Staf IT Development.

5. Minimnya waktu untuk melakukan Training dan Trial dalam penerapan overtime melalui HRIS kepada karyawan yang menyebabkan dalam proses penerapannya sering ditemui permasalahan yang sama.

(43)

34

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan praktik kerja lapangan yang telah dilaksanakan oleh penulis di PT. Supernova Flexible Packaging dapat diambil kesimpulan bahwa:

1. Penerapan prosedur overtime melalui HRIS sangat berguna dalam rencana pengendalian budget overtime yang akan dikeluarkan oleh perusahaan karena dapat memberikan gambaran estimasi biaya yang akan dikeluarkan serta dapat menekan biaya overtime melalui pengendalian oleh pihak approvers dalam menyutujui Surat Perintah Lembur Karyawan.

2. Selama penerapan overtime online melalui HRIS belum berfungsi secara maksimal karena kuota overtime yang telah ditentukan melebihi batas yang telah ditentukan oleh HR Payroll, hal ini mengakibatkan perusahaan mengeluarkan budget/biaya yang lebih besar dari apa yang telah ditentukan sebelumnya.

3. Pada saat penerapan overtime melalui HRIS belum adanya pemisahan tanggung jawab antara bagian HR payroll dan IT Development ketika mengatasi sebuah kendala, sehingga dalam praktiknya kendala yang seharusnya dikerjakan oleh pihak HR Payroll justru dikerjakan dan ditangani oleh pihak IT Development.

4. Masih minimya pengetahuan para Supervisor produksi dalam penerapan mekanisme overtime melalui HRIS yang mengakibatkan mereka salah prosedur pada saat melakukan input data overtime untuk karyawannya.

5. Dalam mekanisme penerapan overtime melalui HRIS dokumen yang digunakan adalah data Report Overtime (data absensi) serta Surat Perintah Lembur (SPL) yang telah dilakukan Approval sebagai bukti dapat melaksanakan kerja lembur.

6. Selama penerapan overtime melalui HRIS pihak-pihak yang terkait adalah supervisor sebagai user yang mengajukan Overtime karyawannya, Bagian Approvers yakni Superintendent dan General Manager yang memegang kendali persetujuan overtime yang telah

(44)

35 diajukan kepadanya, serta Pihak HR Payroll sebagai pengawas overtime melalui HRIS agar HR Payroll mempunyai gambaran berapa budget overtime yang telah digunakan dan memiliki estimasi untuk mengeluarkan upah lembur sesuai dengan budget/kuota waktu overtime yang telah terpakai oleh karyawan.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis mengharapkan:

1. Dalam penerapan overtime melalui HRIS, HR Payroll perlu melakukan pengkajian ulang dalam menentukan budget/kuota waktu yang akan diterapkan dalam HRIS agar kuota waktu overtime yang telah ditentukan sesuai dengan fakta pekerjaan dan target produksi di lapangan.

2. Perlu adanya pemisahan tanggung jawab antara IT Development dan HR Payroll agar ketika menemukan kendala pada saat penerapan overtime melalui HRIS tidak ada kesalahan komunikasi atau informasi yang seolah-olah saling enggan untuk mengatasi kendala tersebut. 3. Harus dilakukan Training dan Trial yang cukup kepada para

Supervisor Produksi agar mereka tidak melakukan kesalahan prosedur dalam melakukan input data overtime Karyawan.

4. Antara IT Development dan HR Payroll diharapkan senantiasa untuk melakukan pengembangan terhadap overtime online melalui software HRIS agar kedepannya berjalan efektif dan tidak ada kendala dalam penerapannya.

5. Dalam penerapannya diharapakan IT Development dan HR Payroll melakukan inovasi baru dalam software HRIS serta membuat aplikasi baru guna mengendalikan anggaran keuangan sebuah perusahaan sehingga pengendalian internal perusahaan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan utama perusahaan.

(45)

36

DAFTAR PUSTAKA

(2019). Diambil kembali dari Supernova Flexible Packaging: www.supernova-id.com

Krisnawan, E. D. (2017). Perlindungan Hukum Terhadap Buruh/Pekerja Atas Kerja Lembur. Dalam Skripsi (hal. 29). Surabaya: Perpustakaan Universitas Airlangga.

Nafarin, M. (2009). Penganggaran Perusahaan Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. Prodi Akuntansi, T. D. (2019). Buku Panduan dan Kegiatan Harian PKL Program

Studi D III Akuntansi. Bekasi: STIE Pelita Bangsa.

Researchers. (2016, September 29). THINK THANK. Diambil kembali dari http://8thinktank.co.id/haermes-hris/6-manfaat-penggunaan-hris-dalam-manajemen-karyawan/

Rommala, S. (2018, Februari 21). Gadjian. Diambil kembali dari https://www.gadjian.com/blog/2018/02/21/4-alasan-lembur-yang-dapat-merugikan-perusahaan/

Sasongko, C., & Parulian, S. R. (2010). Anggaran. Jakarta: Salemba Empat. Siregar, B., Suripto, B., Hapsoro, D., Lo, E. W., Herowati, E., Kusumari, L., et al.

(46)

37