BAB 4
HASIL PENELITIAN
PT. MLW Telecom merupakan perusahaan distributor yang bergerak dalam bidang perangkat mobile wireless internet, yang berupa Data Card/Modem/Router CDMA/EVDO/GPRS/3G UMTS/3G HSDPA dan HSUPA, Pad guna menyediakan komunikasi yang mudah bagi siapa saja, kapan saja, dan dimana saja. Dengan beragamnya tipe produk yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom, maka pengendalian internal di bagian produksi dan persediaan harus efektif agar tidak terjadi kesalahan maupun kecurangan.
Dalam aktivitas atau kegiatan di bagian produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom dimulai dari proses penerimaan barang dari luar negeri hingga saat barang tersebut dilakukan pengiriman ke pelanggan. Di sisi lain dampak dari dilakukannya pengiriman barang adalah adanya retur penjualan, mutasi barang, yang juga dilakukan di bagian produksi dan persediaan. Oleh karena itu, Penulis akan menguraikan pelaksanaan pengendalian internal pada bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom sebagai berikut :
1. Pelaksanaan pengendalian internal atas produksi dimulai saat :
• Proses Testing
Proses testing merupakan proses pengecekan atau pengujian barang yang menjadi produk perusahaan untuk dijual ke pasaran. Proses testing terbagi menjadi 2, yaitu :
- Testing barang baru
Ketika barang datang dari luar negeri dilakukan proses testing apakah barang tersebut layak jual atau tidak. Apabila produk tersebut gagal maka diberi nama Defect on Arrival (DO).
- Testing barang yang telah direparasi
Barang atau produk yang telah direparsi terdiri dari produk DO dan RMA. RMA (Return Material Authorization) merupakan barang yang telah dibeli oleh pelanggan tetapi mengalami kerusakan.
• Proses Packing
Proses packing merupakan proses pengepakan barang sebelum dijual atau dikirim perusahaan ke pelanggan. Proses packing terjadi tidak hanya ketika ada permintaan penjualan. Ketika barang datang dari luar negeri, proses packing mulai terjadi sebab produk-produk tersebut dikemas dengan lebih rapi dan aman serta manggunakan standar pengepakan yang dimiliki oleh perusahaan.
2. Pelaksanaan pengendalian internal atas pengelolaan persediaan dimulai saat : • Penerimaan Barang
Penerimaan barang terjadi ketika barang yang dipesan dari luar negeri tiba di perusahaan. Proses sebelum terjadinya penerimaan barang dimulai saat persediaan barang di gudang mulai menipis maka dilakukan permintaan pembelian ke luar negeri. Dalam hal ini bagian penjualan membuat rincian mengenai jenis barang dan jumlah barang yang akan dipesan, sedangakan purchase order dilakukan oleh bagian finance. Setelah itu barang datang dari luar negeri dan diterima oleh bagian produksi dan persediaan.
• Penyimpanan Barang
Setelah barang diterima maka barang tersebut disimpan di dalam gudang sebelum dilakukan proses testing.
• Pengiriman Barang
Sebelum barang dikirim maka setiap barang yang menjadi permintaan penjualan harus di uji terlebih dahulu. Apabila melewati proses testing maka dilanjutkan ke pengepakan barang. Lalu dilakukan proses scanning untuk menerbitkan surat jalan (5 rangkap). Setelah itu diserahkan ke bagian logistik untuk didistribusikan ke pelanggan melalui kurir dan jasa pengiriman barang. • Retur Penjualan
Retur penjualan terjadi ketika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan atau ketika masyarakat kurang berminat dengan produk tersebut. • Mutasi Barang
Mutasi barang dapat terjadi ketika terdapat permintaan penjualan dari pelanggan (dealer, retail, online shop) dan pada saat tersebut terdapat retur penjualan, maka dilakukan mutasi barang. Di sisi lain ketika pelanggan mengalami kekosongan stok, maka barang di pelanggan yang memiliki stok berlebih dilakukan mutasi barang dengan persetujuan dari sales atau admin yang terkait.
• Perhitungan Fisik
Perhitungan fisik dilakukan secara manual dan terdapat rekonsiliasi pencatatan persediaan. Dalam melakukan perhitungan fisik tidak terdapat formulir khusus untuk melakukan stock opname. Di samping itu adanya kesamaan individu yang mengeluarkan barang dengan yang melakukan stock opname dapat menimbulkan peluang untuk melakukan kecurangan.
Hasil evaluasi pengendalian internal terhadap pengelolaan produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom seperti yang telah dijelaskan di atas didasarkan
pada 5 (lima) komponen pengendalian internal yang saling berhubungan.
4.1 Komponen Pengendalian Internal
4.1.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
1. Integritas dan Nilai Etika
Bagian dari bisnis seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan masyarakat umum meminta peningkatan standar yang tinggi dari integritas dan nilai etika sebagai bagian dari bisnis. Berdasarkan hasil evaluasi menunjukkan bahwa pihak manajemen menggunakan media intranet melalui email ke semua karyawan untuk memberitahukan pengumuman dan peraturan baru yang berlaku di perusahaan, misalnya peraturan mengenai kebijakan jam masuk kantor, kibijakan hari libur karyawan. Intranet merupakan suatu jaringan komputer yang biasa digunakan di dalam kegiatan internal perusahaan atau dapat disebut juga sebagai jaringan internet pribadi. Di sisi lain bahwa pihak manajemen dari PT. MLW Telecom memberikan uang lembur bagi karyawan bagian produksi dan persediaan apabila bekerja secara lembur atau overtime. Hal ini memberikan dampak positif bagi karyawan yang berada di bagian produksi dan persediaan dengan memiliki integritas dan nilai etika yang baik dimana setiap karyawan pada bagian ini bersedia untuk bekerja lembur atau over time pada hari sabtu dan minggu apabila terdapat permintaan penjualan yang sangat banyak. Berdasarkan hasil observasi, meskipun perusahaan memberikan uang lembur kepada karyawan pada bagian produksi dan
persediaan tetapi tidak pernah ada keluhan dari setiap karyawan pada bagian ini. Hal ini mencerminkan adanya loyalitas dan tanggung jawab yang tinggi dari karyawan. Di sisi lain karyawan pada bagian ini mempergunakan waktu istirahat dengan tepat waktu dan kembali bekerja sesuai waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan. Integritas dan nilai etika yang baik juga tercermin ketika ada karyawan yang sakit atau ijin, maka karyawan yang bersangkutan memberitahu kepada pemimpin mereka (Head of Production and Inventory), sehingga tidak terjadi kesalahpahaman antara karyawan dan pimpinan. Berdasarkan pada beberapa hal diatas maka karyawan pada bagian ini memiliki integritas dan nilai etika serta disiplin yang cukup baik atas peran dan tanggung jawab mereka.
Di samping beberapa kelebihan diatas juga terdapat kekurangan atas faktor integritas dan nilai etika. Hal ini terlihat dari proses pelaksanaan peraturan kepegawaian (human resources policies) yang kurang maksimal. Hal ini terlihat dari karyawan yang sering melakukan pelanggaran peraturan kerja yang tidak selalu diberikan surat teguran dan surat peringatan atas pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Hal ini dapat mengakibatkan karyawan yang bersangkutan untuk tetap melakukan pelanggaran secara terus menerus dan apabila pelanggaran dilakukan dalam jangka waktu yang lama dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Dengan adanya kelemahan tersebut, maka lingkungan pengendalian atas faktor integritas dan nilai etika belum berjalan dengan efektif.
Dengan melihat adanya kelemahan diatas sebaiknya pihak manajemen memperketat pengawasan atas pelaksanaan human resources policies agar karyawan mematuhi dan menjalankan semua peraturan kepegawaian yang
dimiliki oleh PT. MLW Telecom. Selain itu tindakan pengawasan dan pemberian motivasi karyawan juga sangat penting untuk dilakukan oleh pihak perusahaan untuk mencegah terjadinya tindakan yang dapat merugikan perusahaan. Dengan adanya pengawasan pelaksaksanaan aturan kepegawaian yang dimiliki oleh perusahaan maka diharapkan pelanggaran yang terjadi dapat diminimalisasi.
2. Komitmen terhadap kompetensi
Beberapa karyawan pada bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom memiliki tingkat pendidikan yang sesuai dengan bidang pekerjaan mereka. Hal ini terlihat pada karyawan packing yang memiliki tingkat pendidikan akhir SMA.
Di samping itu tidak adanya pelatihan khusus bagi karyawan atas produk baru yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom menyebabkan karyawan harus bertanya dengan karyawan lainnya atas spesifikasi dan cara kerja dari produk tersebut. Selain itu tidak diadakannya training pengetahuan yang ditujukan untuk menambah keahlian atau skill dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab pekerjaannya.
Apabila perusahaan memiliki produk baru, sebaiknya perusahaan memberikan pelatihan atas produk-produk tersebut kepada bagian-bagian yang bersangkutan sehingga setiap karyawan yang berhubungan langsung dengan produk-produk tersebut memiliki pengetahuan dan keahlian dasar terkait dengan produk baru yang dimiliki oleh perusahaan. Di sisi lain sebaiknya perusahaan memiliki anggaran khusus untuk memberikan pelatihan pengetahuan atau kursus bagi karyawan yang tidak memiliki
tingkat pendidikan yang tinggi dengan melihat kinerja karyawan tersebut. Dengan ini diharapkan karyawan pada PT. MLW Telecom memiliki tingkat
wawasan dan kompetensi yang tinggi.
3. Dewan Direksi dan Komite Audit
Salah satu tanggung jawab Dewan Direksi adalah melaksanakan pengawasan dan pengelolaan pelaporan semua aktivitas di dalam perusahaan serta pengendalian internal perusahaan kepada Komisaris. Komisaris / Dewan Pengawas harus membentuk Komite Audit yang bekerja secara kolektif dan berfungsi membantu Komisaris / Dewan Pengawas. Komite Audit berfungsi membantu kelancaran tugas komisaris, antara lain Komite Audit melakukan penelaahan terhadap kebenaran informasi yang disampaikan oleh Direksi kepada Komisaris. Selain itu Komite Audit juga dapat berfungsi menilai efektivitas pengendalian internal (internal control), termasuk mengawasi fungsi Internal Auditor dan Eksternal Auditor.
PT. MLW Telecom merupakan salah satu perusahaan keluarga yang bertujuan untuk membuka lapangan pekerjaan di bidang teknologi. Pangsa pasar perusahaan berada di Jakarta dan di luar daerah. PT. MLW Telecom memiliki 3 orang Pemegang Saham. Dalam struktur organisasi dan proses pelaksanaan perusahaan terdapat 1 orang Komisaris serta Direktur Utama. Di samping itu Komisaris belum memerlukan Komite Audit karena pihak Komisaris masih dapat melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap aktivitas yang terjadi di perusahaan.
Banyak karakteristik yang dapat membentuk bagian dari filosofi dan gaya operasi manajemen serta memiliki dampak terhadap lingkungan pengendalian. Hal ini terlihat dengan adanya kekurangan yang dapat diidentifikasi Penulis adalah tidak adanya penilaian kinerja yang dilakukan oleh PT. MLW Telecom sehingga karyawan yang memiliki kinerja atau performa terbaik di setiap bagian tidak mendapatkan bonus atau reward. Dalam hal ini pihak manajemen perusahaan seharusnya melakukan penilaian kinerja karyawan. Apabila ada penilaian kinerja dan bonus maka dapat membuat setiap karyawan untuk lebih rajin dan tanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.
Selain itu berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh Penulis terdapat kelebihan yang terlihat diantara karyawan bagian produksi dan persediaan yaitu pemimpin (Head of Production and Inventory) yang memiliki sifat terbuka dan ramah terhadap karyawan, tetapi di sisi lain juga dapat bertindak secara tegas kepada karyawan saat menghadapi masalah yang terjadi di bagian produksi dan persediaan. Hal ini berdampak positif bagi karyawan karena karyawan dapat berinteraksi dan berkomunikasi dengan aktif kepada pemimpin. Selain itu karyawan juga dapat membedakan antara tugas dan wewenang pemimpin dengan tanggung jawab mereka sebagai karyawan. Di samping itu kerja sama antara pemimpin dan karyawan di bagian produksi dan persediaan berjalan dengan sangat baik. Hal ini terlihat dari kesediaan antar karyawan untuk saling membatu sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya.
5. Struktur Organisasi
Struktur organisasi berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas suatu entitas. Salah satu kelebihan atas faktor struktur organisasi adalah adanya kerangka tertulis tentang struktur organisasi perusahaan sehingga setiap bagian dan karyawan mengetahui kepada siapa mereka harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaan mereka.
Di sisi lain Penulis menemukan kelemahan dari struktur organisasi dimana tidak adanya bagian audit internal perusahaan. Bagian audit internal seharusnya berdiri secara independen untuk melakukan pengendalian internal dan memeriksa semua aktivitas yang terjadi di perusahaan serta memberikan saran yang membangun apabila terjadi kesalahan atau kecurangan di dalam aktivitas perusahaan.
Dengan melihat kondisi diatas sebaiknya PT. MLW Telecom membentuk departemen baru dalam struktur organisasi perusahaan sehingga bagian atau divisi audit internal dapat berdiri secara independen atau tidak berada di bawah naungan departemen lain. Selain itu apabila perusahaan belum memerlukan bagian audit internal karena lingkup operasional perusahaan yang belum terlalu luas, maka manajemen perusahaan dapat menambahkan fungsi dari Internal Auditor di dalam perusahaan. Hal ini diharapkan diharapkan agar divisi audit internal dapat memeriksa setiap lini perusahaan secara menyeluruh dengan adanya kepastian bahwa bagian audit internal tidak berada di bawah naungan
departemen tertentu sehingga kegiatan audit perusahaan dapat dilakukan
secara adil.
6. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Suatu konsep fundamental dari pengendalian internal yang disebutkan sebelumnya adalah bahwa pengendalian internal dilaksanakan atau diimplementasikan oleh orang. Agar pengendalian internal efektif, adalah penting bahwa kebijakan dan prosedur sumber daya manusia yang diterapkan akan menjamin bahwa personil memiliki tingkat integritas, nilai etika, dan kompetensi yang diharapkan.
Kelebihan yang terlihat atas faktor kebijakan dan praktik sumber daya manusia adalah pihak manajemen perusahaan memberikan test saat perekrutan karyawan baru sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan perusahaan. Di samping itu adanya adanya human resources policies dan prosedur secara tertulis bagi karyawan menjadi salah satu kelebihan atas faktor kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Human Resources Policies sangat penting agar karyawan mengetahui prosedur dan aturan sumber daya manusia yang berlaku di perusahaan.
Kelemahan yang terjadi adalah pihak manajemen perusahaan tidak melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan sehingga tidak ada promosi karyawan untuk naik ke tingkat yang lebih tinggi dan tidak ada reward bagi karyawan terbaik. Selain itu adanya karyawan yang berhenti bekerja tanpa pemberitahuan terlebih dahulu walaupun sudah ada human resources policies sehingga perusahaan belum mencari karyawan baru untuk menggantikan posisi tersebut. Di samping itu terdapat juga
kemungkinan bahwa karyawan yang keluar dari perusahaan secara tidak bertanggung jawab telah melakukan pelanggaran atau kecurangan yang
merugikan perusahaan.
Dengan melihat kondisi diatas sebaiknya pihak manajemen perusahaan melakukan penilaian kinerja secara periodik sehingga dapat diketahui kinerja karyawan tersebut terhadap perusahaan. Di samping itu pihak manajemen perusahaan harus memperketat perjanjian kerja awal antara perusahaan dengan karyawan secara hukum dimana dalam perjanjian tersebut disebutkan secara jelas dan rinci yang menjadi tanggung jawab, hak, dan kewajiban yang dimiliki oleh karyawan dan perusahaan. Hal ini diharapkan agar karyawan mengetahui hak dan kewajibannya dengan jelas. Di sisi lain dimaksudkan agar pihak perusahaan dan karyawan mematuhi perjanjian yang telah disepakati bersama.
4.1.2 Penilaian Resiko (Risk Assessment)
Penilaian resiko harus mempertimbangkan resiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Penulis mengidentifikasi beberapa resiko yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom, antara lain :
• Perubahan dalam lingkungan operasi
Resiko adanya kecurian oleh karyawan
CCTV merupakan salah satu cara untuk mengurangi atau meminimalisir terjadinya kecurangan di perusahaan. Pada bagian
produksi dan persediaan di PT. MLW Telecom, kamera CCTV tidak diaktifkan karena para pemimpin (Manager) tidak menginginkan adanya pihak atau bagian di luar produksi dan persediaan yang mengetahui aktivitas dan situasi ruang di bagian produksi dan persediaan. Para pimpinan beranggapan bahwa dengan adanya pihak eksternal yang mengetahui seluk beluk produksi dan persediaan akan melakukan tindakan menyimpang yang dapat merugikan perusahaan. Tetapi di sisi lain dengan tidak adanya kamera CCTV terdapat kemungkinan terjadinya kecurian yang dilakukan oleh pihak internal dari bagian produksi dan persediaan tanpa direkam oleh kamera CCTV karena ketidakaktifan CCTV tersebut.
Dalam hal ini ada baiknya apabila perusahaan mengaktifkan kembali kamera CCTV tersebut dan diletakkan di tempat yang tidak terlihat oleh pihak lain. Hal ini diharapkan agar setiap tindakan atau kecurangan yang terjadi baik oleh pihak internal maupun pihak eksternal dapat terekam oleh kamera CCTV tersebut. Di sisi lain dengan adanya kamera CCTV maka aktivitas atau kegiatan setiap karyawan dalam bagian produksi dan persediaan dapat terdeteksi sehingga para pemimpin perusahaan dapat menilai kegiatan yang terjadi di bagain produksi dan persediaan berjalan efektif atau tidak.
• Personel baru
Resiko terhadap human error
Human error terjadi karena unsur ketidaksengajaan dalam praktik sumber daya manusia. Hal ini dapat terjadi di PT. MLW
Telecom karena kurangnya pelatihan yang dilakukan di bagian produksi dan persediaan sehingga kemungkinan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan semakin besar. Selain itu tidak adanya surat perintah kerja secara jelas dan tertulis mengakibatkan kesalahan yang tidak disengaja dapat terjadi. Biasanya human error di bagian produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom terjadi pada bagian packing dan testing.
Dalam hal ini sebaiknya pihak manajemen memberikan pelatihan terhadap karyawan sesuai dengan bidang pekerjaan karyawan tersebut di perusahaan sehingga karyawan tersebut dapat lebih maksimal dalam menyelesaikan tugasnya. Selain itu bagian produksi dan persediaan menerbitkan atau memberlakukan surat perintah kerja untuk kegiatan packing dan testing sehingga dengan adanya surat perintah kerja diharapkan karyawan yang berada pada bagian tersebut menjadi jelas mengenai jenis produk yang harus dikerjakan terlebih dahulu sehingga human error atas kedua aktivitas tersebut dapat diminimalisasi.
• Operasi di luar negeri
Perjanjian dengan supplier luar negeri
PT. MLW Telecom merupakan perusahaan distributor barang di bidang perangkat mobile wireless internet seperti modem, GPS, Pad yang mendatangkan barangnya dari supplier di luar negeri. PT. MLW Telecom tidak memiliki kontrak jangka panjang dengan supplier sehingga tidak ada jaminan bagi perusahaan bahwa pihak
supplier akan memasok barang secara terus-menerus kepada perusahaan. Di sisi lain, PT. MLW Telecom melakukan pembelian barang secara cash terhadap supplier di luar negeri. Pembelian barang secara cash cukup membawa resiko yang besar bagi perusahaan, dimana PT. MLW Telecom tidak dapat memotong biaya atas kerusakan yang terjadi dari barang yang dipesan. Barang yang sudah dibeli oleh PT. MLW Telecom tidak dapat dikembalikan ke supplier apabila terdapat barang yang tidak dapat diperbaiki dengan sparepart yang ada. PT. MLW Telecom dan supplier mempergunakan kebijakan “bonus”. Bonus ini berarti bahwa PT. MLW Telecom mendapatkan tambahan barang yang sama sesuai pesanan sebesar 1% dari pembelian yang dilakukan oleh PT. MLW Telecom terhadap supplier. Hal ini terlihat dari PT. MLW Telecom membeli 1000 unit modem dengan tipe bandluxe maka PT. MLW Telecom mendapatkan 1010 unit modem bandluxe. Apabila barang yang tidak dapat diperbaiki lebih dari 1% bonus tersebut maka akan menjadi tanggungan dari PT. MLW Telecom dan mengakibatkan kerugian bagi peusahaan.
Dalam hal ini ada baiknya apabila PT. MLW Telecom memiliki atau membuat kontrak jangka panjang dengan supplier berkaitan dengan produk perusahaan sehingga pihak supplier tidak dapat berhenti secara sepihak dalam memberikan barang kepada PT. MLW Telecom. Di sisi lain kontrak tersebut juga harus membahas mengenai metode pembayaran dan sistem pengembalian barang rusak yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Di samping itu pihak PT. MLW Telecom juga harus menyadari atau mempertimbangkan
bahwa harga dari barang atau produk elektronik akan mengalami penurunan dilihat dari segi waktu. Oleh karena itu, apabila pihak supplier dan perusahaan ingin membuat perjanjian atau kontrak tertulis maka PT. MLW Telecom harus benar-benar memperhatikan mengenai harga barang elektronik yang terus mengalami penurunan sehingga kontrak jangka panjang tersebut tidak menimbulkan kerugian bagi PT. MLW Telecom.
• Lini, produk, atau aktivitas baru Resiko kosongnya persediaan
Kosongnya persediaan di bagian persediaan juga dialami oleh PT. MLW Telecom. Hal ini beberapa kali terjadi saat perusahaan mengikuti event pameran baik di dalam maupun di luar kota. Hal ini disebabkan karena pemesanan barang ke luar negeri tidak dilakukan oleh bagian produksi dan persediaan, tetapi dilakukan oleh bagian penjualan sehingga apabila terjadi kekurangan stok di bagian persediaan bisa dikarenakan adanya miscommunication antara bagian produksi dan persediaan dengan bagian penjualan.
Dalam hal untuk mencegah terjadinya kekosongan persediaan sebaiknya bagian produksi dan persediaan dengan bagian penjualan
melakukan komunikasi baik secara langsung maupun secara tidak langsung berkaitan dengan berapa banyak jumlah barang yang harus dipesan. Selain itu bagian produksi dan persediaan dengan bagian penjualan sebaiknya membuat perencanaan atas persediaan minimum sehingga pemesanan barang ke luar negeri bisa didasari atas
perhitungan perencanaan tersebut. Di sisi lain kedua bagian tersebut juga harus melihat minat pelanggan atas produk tersebut yang ditawarkan oleh PT. MLW Telecom, sehingga apabila respon dari pelanggan positif maka pemesanan barang dapat dilakukan jauh sebelum persediaan habis dan banyaknya barang yang dipesan dapat disesuaikan dengan permintaan pelanggan sehingga tidak terjadi kekosongan persediaan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
Kerusakan barang sebelum tiba di pelanggan
Dalam melakukan pengiriman barang ke pelanggan di luar daerah, PT. MLW Telecom mempergunakan jasa pengiriman barang. Apabila terjadi kerusakan untuk barang yang sensitif seperti “Pad” dalam jangka waktu pengiriman maka PT. MLW Telecom tidak menjamin atau bertanggung jawab atas kerusakan tersebut karena saat barang keluar dari perusahaan dalam kondisi baik dan layak jual. Sejauh ini belum ada keluhan dari pelanggan mengenai kerusakan barang dalam proses pengiriman. Apabila suatu saat terjadi kerusakan dalam proses pengiriman maka pihak PT. MLW Telecom akan memberikan service sesuai ketentuan dari kartu garansi yang diberikan dan PT.MLW Telecom akan melakukan komplain ke tempat jasa pengiriman atas kerusakan barang yang terjadi.
Dalam hal ini, apabila suatu saat terjadi keluhan dari pelanggan atas kerusakan barang sebelum tiba di pelanggan, pihak PT. MLW Telecom khususnya bagian produksi dan persediaan harus
meningkatkan kontrol atas keamanan dari proses pengepakan untuk produk-produk yang memiliki tingkat sensitivitas yang cukup tinggi. Selain itu, pihak perusahaan juga harus menghimbau kepada pihak ekspedisi terkait bahwa barang yang dikirim oleh perusahaam merupakan barang elektronik sehingga pihak ekspedisi dapat lebih berhati-hati dalam melakukan pengiriman produk-produk yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom.
Penumpukan Barang
Di bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom terdapat penumpukan barang dan perlengkapan (supplies). Banyaknya pembelian atas barang lama mengakibatkan barang tersebut menjadi kelebihan stok di gudang. Hal ini disebabkan karena adanya produk atau barang baru yang dikeluarkan oleh PT. MLW Telecom di pasaran sehingga mengakibatkan barang lama kurang diminati oleh masyarakat dan selisih harga antara barang baru dan barang lama tidak terlalu significant sehingga masyarakat lebih memilih untuk membeli barang atau produk baru dari PT. MLW Telecom. Di sisi lain PT. MLW Telecom kurang melihat pangsa pasar yang sedang diminati oleh pasaran sehingga ketika produk baru dipasarkan ke masyarakat maka daya beli masyarakat atas produk tersebut tidak banyak. Dengan adanya perputaran barang baru yang diminati masyarakat mengakibatkan barang lama dan barang yang tidak diminati masyarakat tidak dipasarkan lagi oleh perusahaan sehingga berdampak pada persediaan di gudang yang menumpuk.
Di sisi lain perlengkapan atau supplies yang digunakan oleh bagian produksi seperti spons, kardus, flyer, buku panduan banyak yang kelebihan stok karena banyaknya pembelian perlengkapan yang tidak sesuai dengan barang yang ada di bagian persediaan sehingga apabila perusahaan tidak melakukan pemesanan atas produk tersebut, maka perlengkapan itu tidak dipergunakan oleh PT. MLW Telecom.
Dengan melihat beberapa hal diatas, maka sebaiknya perusahaan melihat berapa banyak minat pelanggan atas produk perusahaan. Apabila perusahaan akan mendatangkan produk baru, ada baiknya banyaknya pemesanan atas produk yang lama dikurangi karena sebagian besar pelanggan pasti memilih untuk membeli produk keluaran terbaru. Selain itu jika perusahaan ingin mengeluarkan produk lain ada baiknya apabila perusahaan melakukan survei kepada pelanggan atas minat pelanggan terhadap produk tersebut. Apabila tanggapan pelanggan kurang baik, maka banyaknya pemesanan atas produk lain tersebut dapat dikurangi atau perusahaan tidak membeli produk tersebut.
Berkaitan dengan kelebihan perlengkapan atau supplies, sebaiknya bagian produksi dan persediaan khususnya packing melakukan pemeriksaan atas banyaknya barang atau produk yang belum dilakukan pengemasan sehingga tidak terjadi penumpukan perlengkapan atau supplies atas produk yang sudah tidak dipesan lagi oleh perusahaan. .
Di samping resiko tersebut terdapat kekuatan atau kelebihan dari PT. MLW Telecom dimana permintaan penjualan dari pelanggan dapat dipenuhi dari segi waktu sehingga pelanggan dapat menerima barangnya tepat pada waktu yang telah ditentukan. Hal ini terlihat dari para karyawan bagian packing yang sangat cekatan dalam melakukan pengepakan barang. Di sisi lain kesediaan karyawan untuk bekerja lembur atau over time di luar jam kantor menjadi salah satu faktor pendukung atas terpenuhinya permintaan penjualan dari pelanggan.
4.1.3 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi dan Komunikasi merupakan pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan kerangka waktu yang membuat orang mampu melaksanakan tanggung jawabnya. Komunikasi melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab individu yang saling terkoordinasi berkenaan dengan pengendalian internal.
Sistem atau aplikasi yang digunakan oleh PT. MLW Telecom adalah sistem accurate. Accurate accounting software mengkombinasikan kemudahan pemakaian, kestabilan, kesesuaian dengan praktik bisnis di Indonesia. Banyak perusahaan berkembang di Indonesia menggunakan accurate accounting software karena harga yang ditawarkan relatif murah. Accurate accounting software mengkonsentraskan pembuatan software paket. Beberapa modul yang dikemas dalam satu paket, diantaranya :
• Sales/ Account Receivable
• Purchase/ Account Payable
Purchase order, receive item, purchase invoice, purchase return.
• Item and Inventory
Item, warehouse, inventory, item transfer.
Aktivitas atau transaksi di bagian persediaan PT. MLW Telecom akan diproses dalam sistem tersebut, baik retur penjualan, permintaan penjualan, penerimaan barang, mutasi barang. Setelah itu akan menghasilkan laporan terkait dengan aktivitas tersebut.
Selain aktivitas tersebut terdapat kelemahan lain yaitu belum terintegrasi dengan gudang-gudang eksternal yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom. Hal ini terlihat dari aktivitas atau kegiatan yang dilakukan di luar bagian persediaan pusat PT. MLW Telecom masih harus diinput di kantor pusat. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya kesalahan dalam praktik sumber daya manusia yang disengaja maupun yang tidak disengaja, misalnya terjadi kesalahpahaman antara bagian persediaan pusat dengan bagian gudang eksternal yang bertanggung jawab atas barang perusahaan, terjadinya manipulasi stok barang dari pihak gudang eksternal karena minimnya intensitas pemeriksaan atau audit internal yang dilakukan oleh PT. MLW Telecom. Di sisi lain sistem accurate ini masih mempergunakan tenaga manusia untuk menginput beberapa aktivitas atau kegiatan sehingga masih terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Selain itu kegiatan atau aktivitas yang dilakukan oleh PT. MLW Telecom yang cukup banyak dan berdampak pada banyaknya data
yang diolah dan disimpan mengakibatkan kinerja dari sistem tersebut menjadi
lebih lambat.
Dengan melihat kondisi tersebut sebaiknya PT. MLW Telecom menyediakan dana cadangan untuk kembali mengundang trainer dari perusahaan yang menyediakan accurate accounting software tersebut untuk mendiskusikan pemecahan masalah terkait dengan sistem tersebut dan melakukan proses training ulang mengenai pemakaian dan cara kerja dari sistem yang telah diperbaharui tersebut sehingga kinerja karyawan yang berhubungan langsung dengan sistem tersebut menjadi tidak terhambat.
4.1.4 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Aktivitas Pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Penulis dapat mengiidentifikasikan beberapa kelemahan dan kelebihan atas faktor aktivitas pengendalian yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom, diantaranya :
1. Pemisahan Tugas dan Wewenang
Pemisahan tugas dan wewenang belum berjalan dengan baik di bagian produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom dimana adanya kesamaan
individu yang mengeluarkan barang dan melakukan stok opname.
Disamping itu terdapat kelebihan yang terlihat yaitu adanya job description pada bagian produksi dan persediaan sehingga karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Dalam hal ini ada baiknya apabila bagian produksi dan persediaan melakukan pemisahan tugas dan wewenang antara pihak yang melakukan
pekerjaan dengan pihak yang melakukan pemeriksaan, sehingga kesalahan
atau kecurangan yang mungkin terjadi dapat diminimalisir.
2. Adanya rekonsiliasi pencatatan atas persediaan
Bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom membuat rekonsiliasi pencatatan transaksi atas persediaan yang tersedia dan memberikan keterangan apabila terdapat perbedaan jumlah barang awal dengan pada saat dilakukan rekonsiliasi pencatatan persediaan.
3. Otorisasi di Bagian Produksi dan Persediaan
Otorisasi sistem accurate yang dipergunakan oleh PT. MLW Telecom telah berjalan cukup baik dimana hanya orang yang berkepentingan yang dapat mengakses informasi dari sistem tersebut dan adanya password pada sistem semakin membantu memperkuat keamanan yang ada. Selain itu apabila karyawan melakukan kesalahan dalam memasukkan data persediaan maka karyawan tersebut harus meminta akses khusus kepada Head of Production and Inventory untuk melakukan pembetulan.
Otorisasi yang lemah terlihat dalam proses permintaan penjualan (sales order), stock opname dan keluar barang, dimana tidak ada formulir
khusus yang menyatakan adanya permintaan penjualan, kegiatan stock opname, dan kegiatan keluar barang untuk testing dan packing. Hal ini mengakibatkan tidak adanya bukti tertulis apabila terjadi kehilangan barang.
Dalam hal ini, Penulis menyarankan agar perusahaan mulai mempergunakan formulir terkait dengan aktivitas tersebut dimana hal ini
dapat membuat pengendalian internal di dalam perusahaan lebih memadai
daripada sebelumnya.
4. Kebijakan Retur Barang dan Barang Demo
Retur penjualan merupakan salah satu strategi marketing PT. MLW Telecom dalam meningkatkan penjualan terhadap pelanggan. Dalam hal ini retur penjualan hanya boleh dilakukan “retail”. Retail merupakan pelanggan besar PT. MLW Telecom, diantaranya : carrefour, paper clip, office 2000, electronic city, electronic solution, hypermart. Di samping itu dengan tidak ada ketentuan banyaknya barang retur yang dapat dikembalikan akan mengakibatkan penumpukan persediaan di perusahaan, dimana apabila PT. MLW Telecom telah memasarkan barang baru maka produk retur tersebut menjadi kurang diminati di pasaran dan berdampak kerugian bagi perusahaan.
Dalam hal barang retur ini ada baiknya apabila perusahaan membatasi banyaknya barang retur yang diperbolehkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat menjual atau memasarkan produk tersebut ke pelanggan lain sebelum perusahaan mendatangkan produk keluaran terbaru.
Barang demo merupakan barang yang diperuntukkan bagi pelanggan PT. MLW Telecom untuk mengetahui fitur produk dari perusahaan dengan lebih detail. Beberapa barang demo yang diperuntukkan untuk pelanggan disalahgunakan oleh karyawan untuk kepentingan pribadi dengan menggunakan barang demo tersebut. Di samping itu data dari barang demo tersebut tidak up to date sehingga stok barang demo yang ada di perusahaan menjadi tidak valid. Dengan kejadian atas barang demo tersebut maka
distribusi atas barang demo menjadi tidak teratur dan tidak terkontrol sehingga akan mengakibatkan pelanggan perusahaan tidak mendapatkan barang demo dan pelanggan tidak mengetahui keunggulan dari produk yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom.
Dalam menangani pendistribusian barang demo ini sebaiknya perusahaan menerapkan peraturan yang tegas terkait barang demo dimana karyawan tidak diperbolehkan untuk mempergunakan barang demo untuk kepentingan pribadi dan apabila ada yang melanggar peraturan tersebut maka perusahaan akan memberikan denda atau sanksi terhadap karyawan tersebut. Hal ini diharapkan agar karyawan tidak mempergunakan barang demo karena tujuan awal dikeluarkannya barang demo adalah untuk pelanggan dari PT. MLW Telecom.
Selain itu bagian produksi dan persediaan harus mendata secara lengkap tentang berapa banyak barang demo yang dikeluarkan oleh perusahaan dan letak penempatan serta rotasi dari barang demo tersebut di pelanggan, sehingga distribusi dan data mengenai barang demo menjadi lebih valid dan up to date.
5. Dokumen yang digunakan
Dokumen merupakan hal yang sangat penting di setiap perusahaan karena dapat menjadi bukti tertulis dan pertanggung jawaban karyawan yang mengeluarkan atau menandatangani dokumen/form tersebut. Pada bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom terdapat aktivitas atau kegiatan yang tidak menggunakan form diantaranya sales order, stock opname, dan keluar barang (proses packing dan testing). Hal ini dapat mengakibatkan
hilangnya barang perusahaan yang sulit dideteksi siapa pelakunya karena
tidak adanya form yang diguanakan sebagai bukti tertulis.
Dengan adanya beberapa dokumen yang tidak digunakan oleh perusahaan, maka Penulis merekomendasikan rancangan formulir pada sub bab berikutnya.
4.1.5 Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian internal pada suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan yang diperlukan.
Aktivitas pemantauan atau monitoring di bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom dilakukan oleh Head of Production and Inventory dimana Head of Production and Inventory memantau setiap lini atau aktivitas yang terjadi di gudang. Di samping kelebihan diatas masih terdapat kekurangan atas aspek pemantauan, diantaramya :
1. Tidak adanya fungsi audit internal
Dalam struktur organisasi dan berdasarkan analisa Penulis, bagian audit di PT. MLW Telecom menunjukkan bahwa akivitas atau kegiatan yang dilakukan lebih merujuk sebagai verifikator bukan sebagai audit internal perusahaan. Hal ini terlihat dari job description atas bagian audit dimana kegiatan atau aktivitas yang dilakukan adalah melakukan pengecekan atas suatu transaksi dan laporan. PT. MLW Telecom belum memerlukan bagian internal audit karena lingkungan operasional
perusahaan yang belum terlalu besar, tetapi PT. MLW Telecom
memerlukan adanya fungsi Internal Auditor di dalam perusahaan. .
Dengan melihat kondisi diatas sebaiknya di dalam perusahaan harus memiliki fungsi Internal Auditor. Hal ini dapat dilakukan dengan cara perusahaan mengeluarkan surat keputusan untuk membentuk suatu team work yang bersifat insidentil yang anggotanya diambil dari dalam perusahaan yang tidak berkaitan dengan objek yang diperiksa untuk melakukan pemeriksaan atas aktivitas operasional perusahaan sehingga apabila terdapat pelanggaran peraturan perusahaan atau human error atau kecurangan dapat segera dideteksi dan dicari solusi perbaikan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dengan adanya team work sementara tersebut maka semua bagian di perusahaan dan setiap lini yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom dapat dikontrol atau diperiksa. Di samping itu pemeriksaan dapat juga dilakukan perusahaan melalui Eksternal Auditor untuk memeriksa seluruh operasional perusahaan. Di sisi lain perusahaan juga dapat merukrut pegawai tetap untuk bagian internal audit perusahaan. Dari ketiga hal tersebut, pihak manajemen perusahaan dapat memilih salah satu yang paling efektif dan efisien dalam hal untuk melakukan pemeriksaan atau pengawasan internal perusahaan.
2. Tidak adanya penilaian kinerja
Setiap individu yang bekerja di suatu perusahaan harus diberikan penilaian kinerja karyawan atas performa karyawan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab mereka. Dengan adanya penilaian kinerja maka perusahaan dapat mengetahui prestasi dari karyawan tersebut, dimana
karyawan tersebut bekerja dengan “sangat baik”, “baik”, atau “cukup”. Pihak manajemen PT. MLW Telecom tidak memiliki peraturan tertulis atas sistem penilaian balance scorecard karyawan. Di samping itu, PT. MLW Telecom juga tidak melakukan penilaian kinerja atas karyawan yang bekerja di setiap bagian dari PT. MLW Telecom sehingga perusahaan tidak mengetahui kualitas kinerja karyawan dan dapat berdampak juga bagi karyawan dimana tidak adanya bonus atau reward bagi karyawan teladan sehingga karyawan merasa bahwa kerja keras mereka selama ini kurang dihargai oleh perusahaan dan dapat mengakibatkan para karyawan mencari perusahaan baru yang lebih baik.
Rekomendasi Penulis terkait dengan hal diatas adalah pihak manajemen perusahaan membuat peraturan tertulis mengenai balance scorecard untuk karyawan dan melakukan penilaian kinerja terhadap setiap karyawan sehingga perusahaan dapat mengetahui kinerja dari setiap karyawan dan memberikan reward atau bonus bagi karyawan dengan kinerja terbaik.
4.2 Rancangan Formulir Yang Diusulkan
Dengan melihat kegiatan atau aktivitas yang dilakukan oleh PT. MLW Telecom, Penulis mengusulkan beberapa rancangan formulir yang belum ada di bagian produksi dan persediaan perusahaan. Di sisi lain Penulis ingin mengusulkan pembaharuan dari formulir yang telah ada di bagian produksi dan persediaan karena terdapat kesamaan design formulir untuk kegiatan atau aktivitas yang berbeda.
Beberapa rancangan formulir yang diusulkan oleh Penulis yang belum
ada di bagian produksi dan persediaan, diantaranya :
1. Sales Order
Form sales order merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat pesanan yang diterima dari pelanggan. Pelanggan yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom melakukan pemesanan melalui admin atau sales atau SPG yang berhubungan dengan pelanggan tersebut. Setelah itu didistribusikan ke bagian produksi dan persediaan untuk mempersiapkan pesanan dari pelanggan tersebut. Dalam hal ini, PT. MLW Telecom belum mempergunakan formulir khusus terkait aktivitas atau kegiatan tersebut. Oleh karena itu, Penulis mengusulkan rancangan formulir untuk aktivitas sales order : (Gambar 4.2.1).
2. Stock Opname
Setiap perusahaan pasti melakukan kegiatan stock opname untuk mengontrol antara stok yang terdapat pada data perusahaan dengan stok fisik yang ada di tempat penyimpanan. PT. MLW Telecom tidak melakukan kegiatan stock opname setiap saat. Stock opname di PT. MLW Telecom dilakukan dalam jangka waktu 1 tahun sekali. Perusahaan yang bergerak di bidang jual-beli barang biasanya memiliki form khusus untuk melakukan stock opname. Kegunaan dari formulir stock opname antara lain :
• Untuk memastikan bahwa saldo persediaan di buku sama dengan fisik persediaan yang sesungguhnya.
• Untuk mengetahui banyaknya persediaan yang rusak dalam penyimpanan. Barang-barang yang memiliki karakter khusus seperti tingkat kesensitifan barang yang tinggi, tidak tahan lembab dapat mengakibatnya rusaknya barang di dalam penyimpanan.
Dalam hal ini, PT. MLW Telecom belum memiliki formulir khusus untuk kegiatan stock opname. Oleh karena itu, Penulis mengusulkan rancangan formulir untuk aktivitas stock opname : (Gambar 4.2.2).
Gambar 4.2.2
3. Keluar Barang
Pada PT. MLW Telecom terdapat kegiatan produksi yaitu packing dan testing (Barang RMA dan DO). Rancangan formulir yang diusulkan oleh Penulis ini diperuntukkan untuk aktivitas keluar barang yang dilakukan oleh bagian produksi. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah adanya kehilangan barang saat dilakukan proses testing dan packing. Dengan adanya formulir khusus ini maka distribusi keluar barang pada kegiatan produksi lebih jelas dan terdapat bukti yang jelas dengan adanya tanda tangan atau paraf yang tertera di formulir tersebut sebagai bentuk pertanggung jawaban dari karyawan yang bersangkutan : (Gambar 4.2.3).
Gambar 4.2.3
Pembaharuan design formulir yang diusulkan oleh Penulis disebabkan oleh adanya kesamaan rancangan formulir yang digunakan pada bagian produksi dan persediaan. Selain itu pembaharuan formulir ini bertujuan agar pihak lain mudah memahami informasi yang disajikan dalam formulir tersebut. Berikut ini pembaharuan rancangan formulir yang diusulkan oleh Penulis :
1. Retur Barang
Formulir retur barang yang digunakan oleh PT. MLW Telecom pada bagian produksi dan persediaan memiliki kesamaan design atau format dengan formulir untuk delivery order. Oleh karena itu, Penulis mengusulkan pembaharuan rancangan formulir yang lebih rinci untuk kegiatan retur barang yang dilakukan oleh pelanggan (dealer) yang dimiliki oleh PT.
Gambar 4.2.4
2. Penerimaan Barang
Tujuan pembaharuan formulir penerimaan barang yang diajukan oleh Penulis adalah agar pihak lain yang mempergunakan formulir ini mudah memahami dan mengerti informasi yang disajikan : (Gambar 4.2.5).
Berdasarkan keseluruhan hasil evaluasi yang dilakukan oleh Penulis, maka Penulis dapat memberikan jawaban singkat atas identifikasi masalah yang
terdapat di Bab 1, sebagai berikut :
• Pengendalian aplikasi atau sistem Accurate yang digunakan oleh bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom cukup memadai. Hal ini terlihat dari otorisasi yang digunakan dalam sistem tersebut cukup baik dengan diberlakukannya password pada sistem tersebut dan hanya orang-orang yang berkepentingan yang dapat mengakses informasi dari sistem ini.
• Beberapa kelemahan dalam sistem pengendalian internal pada bagian produksi dan persediaan di PT. MLW Telecom diantaranya :
1. Tidak adanya pembatasan pada banyaknya jumlah retur penjualan.
2. Tidak ada kontrak jangka panjang dengan supplier luar negri.
3. Pembayaran dengan supplier di luar negri dilakukan secara cash.
4. Terjadinya penumpukan perlengkapan (supplies).
• Cara meningkatkan pengendalian internal di bagian produksi dan persediaan akan dijelaskan lebih lanjut pada Bab 5.
• Bagian produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom secara umum
belum menjalankan sistem pengendalian internal dengan memadai. Hal ini terlihat dari kelemahan yang dimiliki oleh bagian produksi dan persediaan
