commit to user
PROMOSI JASA PERPUSTAKAAN UNTUK MENINGKATKAN
MINAT BACA MASYARAKAT DI KANTOR ARSIP
DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh
Gelar vokasi Ahli Madya (A. Md) dalam bidang Ilmu Perpustakaan
OLEH :
IKAWATI HADI UTAMI
D 1808024
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
PERSETUJUAN
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan
Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Pada hari
: Rabu
Tanggal
: 13 Juli 2011
Dosen Pembimbing
Sunarno, S.Sos
commit to user
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik UNS Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : Promosi Jasa Pepustakaan untuk Meningkatkan Minat
Baca Masyarakat di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta
PEMBIMBING : Sunarno, S.Sos
yang bertanda tangan di bawah ini,
N A M A
: Ikawati Hadi Utami
N I M
: D 1808024
TANGGAL DIUJI : 20 Juli 20101
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar – benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya
sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas
termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila
dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung
segala konsekuensinya.
Surakarta, Juli 2011
commit to user
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda
tangan di bawah ini :
NAMA
: Ikawati Hadi Utami
NIM
: D1808024
Program Studi
: Diploma III Perpustakaan
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya
: Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif
(Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
Promosi Jasa Perpustakaan untuk Meningkatkan Minat Baca Masyarakat di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
beserta instrument / desain/ perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalihkan
bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base),
merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama
saya sebagai penulis ( Autor ) dan Pembimbing sebagai co Autor atau pencipta dan
juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan
dari pihak manapun.
Dibuat di Surakarta
Pada Tanggal: 20 Juli 2011
commit to user
PENGESAHAN
Telah disetujui dihadapan oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan
dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari :
Tanggal :
Penguji I Penguji II
Drs. H. Supriyadi S.N., S.U Sunarno, S.Sos.
NIP.19530128 198103 1 001
NIP.19610910 198203 1 014
Surakarta, 20 Juli 2011
Mengesahkan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Dekan,
commit to user
MOTTO
Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan.
Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan.
(Q.S Al-Insyirah: 5-6)
Dengan Perpustakaan Daerah kita wujudkan masyarakat yang cerdas,
kreatif, dan mandiri.
(Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta)
Berfikir itu cahaya, kelalaian itu kegelapan, kejahilan itu kesesatan,
dan manusia yang paling hina ialah orang yang menganiaya orang
bawahannya.
commit to user
PERSEMBAHAN
U ca p a n p u ji sy u k u r a t a s k eh a d i r a t A l l a h Su bh a n a h u W a t a ’a l a
d a n segen a p ci n t a ,k et u l u sa n h a t i ser t a r a sa t er i m a k a si h .
P en u l i s p er sem ba h k a n T u ga s A k h i r i n i u n t u k :
K el u a r ga k u : B a p a k , I bu , A d i k k u , ser t a Sa u d a r a Sa u d a r i k u
y a n g t el ah m en d or on g d a n m em ber i d u k u n ga n ser t a d o’a
y a n g t el a h k a l i a n sem u a ber i k a n k ep a d a k u .
Sa h a ba t – sa h a ba t k u sep er ju a n ga n d a n seor ga n i sa si y a n g
sel a l u m em ber i sem a n ga t d a n d u k u n ga n u n t u k k u .
T em a n –t em a n D I I I P er p u st a k a a n sea n gk a t a n d a n
sep er j u a n ga n 20 0 8.
A l m a m a t er U N S t er ci n t a .
commit to user
ABSTRAK
Ikawati Hadi Utami. D1808024. 2011. Promosi Jasa Perpustakaan untuk
Meningkatkan Minat Baca Masyarakat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta. Tugas Akhir: Prodi DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Minat baca dapat diartikan sebagai suatu ketertarikan atau kecenderungan
untuk membaca, untuk itu perlu adanya suatu instansi yang bertanggung jawab
terhadap minat baca. Tanggung jawab terhadap upaya peningkatan minat baca
masyarakat Surakarta menjadi tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
Penulisan ini bertujuan untuk menggambarkan bagaimana kegiatan
promosi yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
untuk meningkatkan minat baca masyarakat, serta menjelaskan mengenai bentuk
-bentuk promosi yang digunakan, prosedur yang digunakan faktor penghambat,dan
pemecahan masalahnya. Informan diwawancarai berasal dari instansi yaitu pegawai
yang terkait dengan penulisan dan dari luar instansi yaitu pengguna jasa
perpustakaan. Teknik pengumpulan data dengan menggunakan metode wawancara,
dokumentasi, observasi,dan studi pustaka.
Hasil pengamatan menunjukan bahwa promosi perpustakaan yang telah
dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk
meningkatkan minat baca masyarakat yaitu mengadakan brosur, narasumber atau
wawancara lewat TV dan Radio, perpustakaan keliling, pameran buku.
Solusi pemecahan masalah yang dihadapi kantor arsip dan perpustakaan
daerah kota Surakarta antara lain dengan perekrutan kembali tenaga pustakawan
minimal 2 lulusan DIII Ilmu Perpustakaan, mengadakan penyuluhan dan sosialisasi
mengenai peranan dan fungsi perpustakaan bagi masyarakat, sehingga akan terbentuk
masyarakat yang gemar membaca.
commit to user
ABSTRACT
Ikawati Hadi Utami. D1808024. 2011. Promotion of Library Services to
Improve Reading Interest Communities in the Regional Office of Archives and
Library of Surakarta. Final: Prodi DIII Library Faculty of Social and Political
Sciences, University Sebelas March of Surakarta .
Interest in reading can be interpreted as an interest or inclination to read, it is
necessary to the existence of an agency responsible for the interest in reading.
Responsibility for improving public reading interest to the task of the Office of
Surakarta Regional Library Archives and Surakarta.
The writing is aimed to illustrate how the promotional activities undertaken
by the Regional Office of Archives and Library of Surakarta to increase reading
public, and explain the forms of promotion are used, the procedure used inhibiting
factor, and solving the problem. Informants were interviewed from the agency that is
associated with the writing staff and outside agencies that service users library. The
technique of collecting data by using interviews, documentation, observation, and
literature study.
Observations indicate that the promotion of libraries that have been conducted
by the Office of Archives and Regional Library City of Surakarta to increase reading
public that is holding brochures, speakers or interviews via TV and radio, mobile
libraries, book fairs.
Solutions to problems faced by the regional library and archives office of
Surakarta, among others, by hiring back workers at least 2 D3 Librarians Library
Science, held a counseling and socialization on the role and function library for the
community, so that will form the community who likes to read.
commit to user
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirobbil Alamin penulis panjatkan puji syukur kehadirat Allah
Subhanahu Wata’ala atas limpahan rahmat dan karunianya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan Tugas Akhir tepat pada waktunya.Penulisan Tugas Akhir
ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya Program
Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini
jauh dari kesempurnaaan,dan selesai nya laporan ini tidak lepas dari berbagai pihak
,untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1.
Allah Subhanahu Wata’ala, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-NYA
selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.
2.
Ibu bapak dan adikku yang selalu member do’a, semangat serta dorongan demi
kelancaran dn keberhasilan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
3.
Bapak Drs. Haryanto, M.Lib selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4.
Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan IlmuPolitik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
commit to user
6.
Bapak Sunarno, S.Sos selaku pembimbing sekaligus penguji Tugas Akhir.
7.
Bapak Drs. H. Supriyadi, S.N, S.U selaku penguji Tugas Akhir.
8.
Bapak dan Ibu Dosen D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Polotik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
9.
Ibu Dra. Siti Muryati, MM selaku kepala Kantor Arsip dan Perustakaan Daerah
Kota Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk Praktek Kerja
PUSDOKINFO
10.
Seluruh staf dan karyawan Kantor Arsip dan Perustakaan Daerah Kota Surakarta
11.
Seluruh teman–teman kuliah Program Studi D III Perpustakaan FISIP UNS
angkatan 2008.
12.
Seluruh teman–teman seorganisasi yang telah memberi do’a dan semangat.
13.
Semua pihak yang telah membantu dalan penyelesaian Tugas Akhir ini.
Dengan kerendahan hati ,penulis menerima kritik dan saran yang membangun untuk
kemajuan masa depan agar lebih baik.Penulis berharap agar penulisan Tugar Akhir
ini bermanfaanpada penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.Aamiin…….
Surakarta, 2011
commit to user
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………..
i
PERSETUJUAN……….
ii
SURAT PERNYATAAN……….
iii
PERSETUJUAN PUBLIKASI………...
Iv
PENGESAHAN………..
V
MOTTO………..
Vi
PERSEMBAHAN………...
Vii
ABSTRAK……….….
ABSTRACT……….
Viii
iX
KATA PENGANTAR………..……..
DAFTAR ISI………..……….…
X
Xii
DAFTAR TABEL………..…
Xv
DAFTAR BAGAN……….. Xvi
DAFTAR LAMPIRAN………..
Xvii
BAB I PENDAHULUAN………..
1
1.1 Latar Belakang Masalah………...
1
1.2 Rumusan Masalah……….
3
1.3 Tujuan Penelitian………..
4
commit to user
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI………
8
2.1 Pengertian Perpustakaan………...
8
2.2 Pengertian promosi………….. ………
10
2.3 Pengertian Promosi Layanan/Jasa Perpustakaan………
11
2.4 Pengertian Minat Baca ………..
12
2.5 Hubungan Promosi untuk Meningkatkan Minat Baca ………
14
BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH KOTA SURAKARTA………
17
3.1 Sejarah …..……….
17
3.2 Visi dan Misi……….
20
3.3 Dasar Hukum, Tugas Pokok dan Fungsi………
21
3.4 Struktur Organisasi………
24
3.5 Sumber Daya Manusia……….
27
3.6 Gedung dan Runag Perpustakaan………
31
3.7 Sumber Dana dan Anggaran Perpustakaan………
31
3.8 Sarana dan Prasarana………
32
3.9 Koleksi ……….
34
3.10 Layanan………..
40
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN………..
49
4.1 ANALISIS MASALAH.. ……….
49
commit to user
4.2.1 Bentuk-bentuk Promosi Jasa Perpustakaan yang Dilakukan di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta…………
51
4.2.2 Prosedur Pelaksanaan Promosi Jasa Perpustakaan di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daearah Kota Surakarta ………
53
4.2.3 Hambatan yang Dihadapi di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daearah
Kota
Surakarta
dalam
Melaksanakan
Promosi
Perpustakaan………
55
4.2.4 Solusi Pemecahan Masalah untuk Mengatasi Hambatan dalam
Melakukan Promosi Perpustakaan ………
57
BAB V PENUTUP……….
58
5.1 Kesimpulan………..
58
5.2 Saran……….
59
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Susunan Organisasi dan Tata Kerja……….
28
Tabel 2. Jenis Kepegawaian(PNS) menurut pendidikan……….…………..
29
Tabel 3. Jenis Kepegawaian(PNS) menurut golongan. ………..
Tabel 4. Daftar Tabel Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta……….……….………
29
30
Tabel 5. Sarana dan Prasarana……….……….………..
33
Tabel 6.Jumlah Keseluruhan Buku yang dimiliki sampai tanggal 3 Maret 2011. . 35
Tabel 7. Jumlah Koleksi Audio Visual Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta ………..
38
Tabel 8. Jumlah buku yang dimiliki di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta ……….……….
39
Tabel 9. Penambahan Buku Tiap Tahun……….
39
Tabel 10. Jumlah Pengunjung Perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta ………
50
Tabel 11 Jumlah Pengunjung Perpustakaan Keliling di Kantor Arsip dan
commit to user
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Permohonan Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 2. Surat Pengantar Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 3. Surat Tugas Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 4. Presensi Kehadiran Mahasiswa Praktek Kuliah Pusdokinfo
Lampiran 5. Catatan Kerja Harian Mahasiswa
Lampiran 6. Surat Keterangan Pelaksanakan Kuliah Kerja Pusdokinfo
Lampiran 7. Form Penilaian Kuliah Kerja Pusdokinfo
Lampiran 8.Cap Identitas Contoh Kartu Identitas Pegawai
Lampiran 9. Contoh Kartu Identitas Pegawai
Lampiran 10. Formulir Pendaftaran Anggota
commit to user
Lampiran 13. Contoh Kartu Anggota Perpustakaan Keliling
Lampiran 14. Contoh Kelengapan Bahan Pustaka
Lampiran 15. Data Pengunjung
Lampiran 16. Data Peminjam
Lampiran 17. Data Buku
Lampiran 18. Foto Armada Perpustakaan Keliling
Lampiran 19. Denah Bagian Pelayanan Perpustakaan
Lampiran 20. Denah Bagian Pengolahan Bahan Pustaka
commit to user
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada zaman globalisasi sekarang, pendidikan merupakan hal yang
penting, karena pendidikan merupakan akar dari peradaban sebuah bangsa.
Pendidikan sekarang telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki
setiap orang agar bisa menjawab tantangan kehidupan.Untuk memperoleh
pendidikan, banyak cara yang dapat kita tempuh,diantaranya melalui
perpustakaan, karena di perpustakaan berbagai sumber informasi bisa kita
peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat kita peroleh melalui
perpustakaan tersebut.
Pengembangan budaya baca merupakan amanat GBHN(Garis-garis
Besar Haluan Negara) pada tahun 2010, di sana dikemukakan "budaya baca"
selaras dengan amanat GBHN yang berbunyi “perlu ditumbuhkan budaya
baca, melalui gerakan nasional untuk membangkitkan minat dan kesadaran
membaca dikalangan masyarakat secara lebih terarah, terpadu dan
berkelanjutan menuju masyarakat yang cerdas”.
1Pada dasarnya tidak ada satu organisasi yang terlepas dari suatu
permasalahan, termasuk di perpustakaan, apabila diperhatikan dengan cermat
banyak sekali permasalahan yang dihadapi namun pengelola dan
penyelenggara perpustakaan tidak terpaku pada permasalahan tersebut,
1
commit to user
sebaliknya harus berupaya bagaimana cara mencari jalan keluar untuk
mengatasi permasalah itu, kendala tersebut dapat berasal dari internal maupun
eksternal perpustakaan.
Perpustakaan dikatakan berhasil apabila dapat berperan serta dalam
mengatasi masalah yang sedang dihadapinya, misalnya masalah koleksi,
SDM, jumlah pengunjung, minat baca masyarakat yang masih kurang, dan
sebagainya, hal ini menjadi tugas perpustakaan untuk bisa meningkatkan
pemasaran ataupun promosi jasa perpustakaan, agar masyarakat dapat
menggunakan/memanfaatkan layanan perpustakaan secara maksimal.
Kegiatan promosi perpustakaan di era globalisasi mempunyai
peranan yang sangat penting dalam rangka untuk meningkatkan minat
masyarakat agar memanfaatkan perpustakaan sebagai sumber informasi dan
sumber belajar sepanjang hayat. Tujuan utama promosi perpustakaan adalah
untuk menyadarkan masyarakat pengguna tentang pentingnya manfaat
perpustakaan bagi kehidupan.
2Berdasarkan masalah tersebut penulis tertarik untuk mengambil
judul “PROMOSI JASA PERPUSTAKAAN UNTUK MENINGKATKAN
MINAT
BACA
MASYARAKAT
DI
KANTOR
ARSIP
DAN
PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA“.
2
commit to user
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis dapat mengambil
beberapa rumusan masalah yang berkaitan dengan promosi jasa perpustakaan
untuk meningkatkan minat baca masyarakat di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta, antara lain:
1.2.1. Apa saja bentuk promosi jasa perpustakaan yang dilakukan di Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk meningkatkan
minat baca masyarakat?
1.2.2. Bagaimana prosedur pelaksanaan promosi jasa perpustakaan di Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
1.2.3. Apa saja hambatan yang dihadapi di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta dalam melaksanakan promosi jasa perpustakaan?
1.2.4 Bagaimanakah cara mengatasi hambatan yang dihadapi dalam melakukan
promosi jasa perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta?
commit to user
Tujuan penulis mengangkat tema mengenai promosi jasa
perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk
meningkatkan minat baca masyarakat adalah :
1.3.1. Untuk mengetahui apa saja bentuk promosi jasa perpustakaan yang
dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
untuk meningkatkan minat baca masyarakat.
1.3.2. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan promosi jasa perpustakaan di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
1.3.3. Untuk mengetahui apa saja hambatan yang dihadapi di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam melaksanakan promosi jasa
perpustakaan.
1.3.4. Untuk mengetahui bagaimanakah cara mengatasi hambatan dalam
melakukan promosi jasa perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta.
commit to user
Pelaksanaan pengumpulan data bersamaan dengan kegiatan Praktek
Kuliah Pusdokinfo (Perpustakaan Dokumentasi dan informasi) ini dilaksanakan
di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta selam 6 (enam)
minggu atau selama satu setengah bulan yaitu:
Hari
: Senin sampai Jum’at
Tempat : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Waktu : Tanggal 14 Februari sampai dengan 26 Maret 2011
Jadwal : Senin sampai Kamis pukul 08.00 WIB – 14.00 WIB
Jum’at pukul 08.00 WIB – 11.00 WIB
Untuk memperoleh berbagai informasi mengenai semua hal yang
berhubungan dengan promosi jasa perpustakaan di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah untuk mengembangkan minat baca masyarakat, dengan
metode pengumpulan data sebagai berikut:
commit to user
Metode observasi,yaitu cara dan teknik pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala
atau fenomena yang ada pada obyek penelitian.
3Penulis melakuakan observasi secara langsung di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta selama enam minggu.
1.4.2 Metode Wawancara
Metode wawancara,yaitu metode pengumpulan data dengan cara
tanya jawab yang dikerjakan secara sistematis dan berdasarkan tujuan
pada penelitian.
4Dalam hal ini penulis melakukan wawancara kepada Pegawai
maupun staf Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
1.4.3 Metode Studi Pustaka
Metode studi pustaka,yaitu segala usaha yang dilakukan oleh
peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau
masalah yang akan atau sedang diteliti.
5
3Moh. Pabundu Tika.1996.Metode Penelitian Geografi.Jakarta:Gramedi Pustaska Utama,hlm.67.
4 Ibid.,hal 67.
5
commit to user
Penulis menggunakan buku sebagai acuan referensi penunjang
data yang diperlukan.
1.4.4 Metode Dokumentasi
Metode Dokumentasi merupakan data sekunder karena sudah
ditulis atau diolah orang lain, dengan kata lain datanya sudah jadi.
6Untuk memperoleh data yang diperlukan penulis mencari
data-data dari beberapa dokumen yang dimiliki Kantor Arsip dan
Perpustakaan DaerahKota Surakarta.
BAB II
6
commit to user
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Perpustakaan
Menurut Sulistyo Basuki “perpustakaan adalah sebuah ruangan,
bagian sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk
menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata
susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan dijual. Perpustakaan
berasal dari kata pustaka, yang berarti buku”.
7Sedangkan menurut Sutarno Perpustakaan adalah “Suatu tempat
penyedia informasi yang mempunyai manfaat yang penting bagi
perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi, keberadaan perpustakaan
sangat penting bagi masyarakat untuk meningkatkan kualitas sumber daya
manusia serta bagi pelaksanaaan usaha–usaha pengembanagan nasional“.
8Banyak batasan atau pengertian tentang perpustakaan yang
disampaikan oleh para pakar di bidang perpustakaan. Anda dapat
mempelajari beberapa pengertian perpustakaan seperti di bawah ini:
1.
Menurut kamus “The Oxford English Dictionary”, kata “library” atau
perpustakaan mulai digunakan dalam bahasa Inggris tahun 1374, yang
7
Sulistyo Basuki,1991 . Pengantar Ilmu Perpustakaan .Jakarta : Gramedia Pustaka Utama,hlm. 3. 8
commit to user
berarti “suatu tempat buku-buku diatur untuk dibaca, dipelajari atau
dipakai sebagai bahan rujukan”.
92.
Pengertian perpustakaan ini pada abad ke-19 berkembang menjadi
“suatu gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang berisi koleksi
buku yanng dipelihara dengan baik, dapat digunakan oleh masyarakat
atau golongan masyarakat tertentu”.
103.
Dalam perkembangannya lebih lanjut, pengertian perpustakaan
memperoleh penghargaan yang tinggi, bukan sekadar suatu gedung
yang berisi koleksi buku yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat.
4.
Pada tahun 1970, The American Library Association menggunakan
istilah perpustakaan untuk suatu pengertian yang luas yaitu termasuk
pengertian “pusat media, pusat belajar, pusat sumber pendidikan, pusat
informasi, pusat dokumenstasi dan pusat rujukan “.
11Dalam
pengertiannya
yang
mutakhir,
disebutkan
bahwa
“perpustakaan merupakan salah satu sarana pelestarian bahan pustaka
sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi
9
Rohanda. 2000. Fungsi dan Peranan Perpustakaan Sekolah . Jakarta : IPI, hlm.15.
10 Ibid.,hlm.16
11
commit to user
ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan
kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional”.
12Pengertian perpustakaan yang mutakhir ini telah mengarahkan
kepada tiga hal yang mendasar sekaligus, yaitu hakikat perpustakaan
sebagai salah satu sarana pelestarian bahan pustakan; fungsi perpustakaan
sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan;
serta tujuan perpustakaan sebagai sarana untuk mencerdaskan kehidupan
bangsa dan menunjang pembangunan nasional. Dalam penyelenggaraan
perpustakaan, peranan library service sangat luas, karena menyangkut
berbagai bidang kegiatan perpustakaan dapat dikatakan seluruh pekerjaan
perpustakaan diperuntukan library service ini, sebab berhasil atau
gagalnya perpustakaan bergantung kepada service yang disediakan untuk
pembacanya.
132.2
Pengertian Promosi
Promosi
adalah
suatu
usaha
dari
pemasaran
dalam
menginformasikan dan mempengaruhi orang atau pihak lain sehingga
tertarik untuk melakukan transaksi atau pertukaran produk barang atau
jasa yang dipasarkannya.
14Menurut Mustofa Promosi adalah “setiap kegiatan yang bertujuan
untuk memperkenalkan produk pelayanan atau ide dengan saluran
distribusi”.
15Sedangkan menurut Darmono Promosi juga diartikan mekanisme
komunikatif persuasif pemasaran dengan memanfaatkan teknik-teknik
hubungan masyarakat. Promosi merupakan forum pertukaran informasi
antara organissasi dan konsumen dengan tujuan utama memberi informasi
tentang produk atau jasa yang disediakan oleh organisasi, sekaligus
12 Ibid, hlm.16
13
Ibid., hlm.16
14http://organisasi.org/definisi-pengertian-promosi-fungsi-tujuan-bauran-promosi-promotional-mix-produk,diakses 9 Mei 2011
jam 12.28 15
commit to user
membujuk konsumen untuk bereaksi terhadap produk atau jasa yang
ditawarkan.
16Jadi promosi adalah usaha untuk meningkatkan citra popularitas
barang yang akan dijual.
Rossiter dan Percy (dalam Tjiptono, 2002:222) mengklasifikasikan
tujuan promosi sebagai efek dari komunikasi sebagai berikut:
1.
Menumbuhkan persepsi pelanggan terhadap suatu kebutuhan
(category need).
2.
Memperkenalkan dan memberikan pemahaman tentang suatu produk
kepada konsumen (brand awareness).
3.
Mendorong pemilihan terhadap suatu produk (brand attitude).
4.
Membujuk pelanggan untuk membeli suatu produk (brand purchase
intention).
5.
Mengimbangi kelemahan unsur bauran pemasaran lain (purchase
facilitation).
6.
Menanamkan citra produk dan perusahaan (positioning)
17Lain halnya menurut Jerome dan Andrew kegiatan promosi
sedikitnya mempunyai empat tujuan yaitu:
1.
Menarik perhatian.
2.
Menciptakan kesan.
3.
Membangkurkan minat.
4.
Memperoleh tanggapan.
18Jadi tujuan Promosi antara lain sebagai berikut:
1.
Untuk menarik perhatian.
16 Darmono.2007. Perpustakaan Sekolah :Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja .Jakarta:PT Grasindo
17 http://maroebeni.wordpress.com/2008/09/19/fungsi-promosi-dalam-pemasaran/,diakses 20 Juli 2011 jam 16.00.
18
commit to user
2.
Untuk menciptakan kesan.
3.
Untuk membangkutkan minat.
4.
Untuk memperoleh tanggapan.
5.
Untuk mempengaruhi pengetahuan, sikap, perilaku, penerimaan dan
membujuk merekauntuk menerima konsep, pelayanan dan ide.
Promotional Mix/Bauran Promosi merupakan gabungan dari
berbagai jenis promosi yang ada untuk suatu produk yang sama agar hasil
dari kegiatan promo yang dilakukan dapat memberikan hasil yang
maksimal. Sebelum melakukan prmosi sebaiknya dilakukan perencanaan
matang yang mencakup bauran promosi sebagai berikut:
1.
Iklan seperti iklan koran, majalah, radio, katalog, poster, dll.
2.
Promosi dari mulut ke mulut dengan memaksimalkan hal-hal positif.
3.
Promosi penjualan dengan ikut pameran, membagikan sampel, dll.
4.
Public relation/PR yang mengupayakan produk diterima masyarakat.
5.
Personal selling/penjualan personil yang dilakukan tatap muka
langsung.
192.3
Pengertaian Promosi Layanan/Jasa Perpustakaan
Promosi perpustakaan pada dasarnya merupakan forum pertukaran
informasi antar organisasi dan konsumen dengan tujuan utama
memberikan informasi tentang produk atau jasa yang disediakan oleh
perpustakaan selaligus membujuk untuk bereaksi terhadap produk atau
jasa yang ditawarkan. Hasil dari promosi adalah tumbuhnya kesadaran
sampai pada tindakan untuk memanfaatkannya.
20Menurut Syihabuddin Qolyubi promosi perpustakaan merupakan
aktivitas memperkenalkan perpustakaan. Secara terperinci, tujuan promosi
perpustakaan adalah:
1.
Memperkenalkan fungsi perpustakaan kepada masyarakat pemakai.
19 Ibid.,jam12.35
20
commit to user
2.
Mendorong minat baca dan mendorong masyarakat agar menggunakan
koleksi perpustakaan semaksimal mungkin dan menambah jumlah orang
yang gemar membaca.
3.
Memperkenalkan pelayanan dan jasa perpustakaan kepada masyarakat.
4.
Memberikan kesadaran masyarakat akan adanya pelayanan perpustakaan
dan menggunakanya, serta menggembangkan pengertian masyarakat,
agar mendukung kegiatan perpustakaan; dan
5.
Memasyarakatkan slogan ”tak kenal maka tak sayang”
21Promosi merupakan suatu bentuk komunikasi (penyampaian pesan
atau informasi) yang meliputi 3 aspek, yaitu:
a. To Inform
Memberi tahu sesuatu yang tidak tahu sebelumnya tentang
perpustakaan (menginformasikan perpustakaan). Kecermatan dalam
menyuguhkan informasi yang tepat untuk disampaikan kepada
masyarakat.
b. To Persuade
Membujuk dan merayu user (masyarakat) untuk melakukan sesuatu
kegiatan di perpustakaan seperti membaca di perpustakaan.
c. To Influence
Kegiatan promosi untuk mempengaruhi pengguna. Diperlukan unsur
iming–iming jangan membuat orang bosan datang keperpustakaan
membuat citra perpustakaan yang menonjolkan citra yang positif.
222.4 Pengertian minat baca
Minat adalah kecenderunagn hati yang tinggi terhadap sesuatu;
gairah atau keinginan.
23
21 Ibid.,hlm 260.
21
commit to user
Tampubolon (1993) menjelaskan bahwa “minat membaca adalah kemauan
dan keinginan seseorang untuk mengenali huruf dan dapat menangkap
makna dari tulisan tersebut”.
24Lain halnya dengan Lilawati (Sandjaja, 2005) mengartikan “minat
membaca adalah suatu perhatian yang kuat dan mendalam disertai dengan
perasaan senang terhadap kegiatan membaca sehingga dapat mengarahkan
seseorang untuk membaca dengan kemauannya sendiri”.
25Sinambela (Sandjaja, 2005) mengartikan” minat membaca sebagai
sikap positif dan adanya rasa keterikatan dalam diri terhadap aktivitas
membaca dan tertarik terhadap buku bacaan.
26Secara umum minat dapat diartikan: sebagai suatukecenderungan
yang menyebabkan seseorang berusaha untuk mencari ataupun mencoba
aktivitas-aktivitas dalam bidang tertentu. Minat juga diartikan sebagai
sikap positif terhadap aspek-aspek lingkungan. Ada juga yang mengartikan
minat sebagai kecenderungan yang tetap untuk memperhatikan dan
menikmati suatu aktivitas disertai dengan rasa senang. Minat mengandung
arti keinginan memperhatikan atau melakukan sesuatu. Minat juga berarti
sesuatu yang disenangi tanpa terikat atau terpaksa. Membaca adalah proses
untuk memperoleh pengertian dari kombinasi beberapa huruf dan kata.
27Membaca merupakan kemampuan dan keterampilan untuk membuat
suatu terhadap bahan yang dibaca. Yang dimaksud dengan kepandaian
membaca tidak hanya menginterpretasikan huruf-huruf, gambar-gambar,
dan angka-angka saja, akan tetapi yang lebih luas daripada itu ialah
23
Alwi, Hasan. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia.Jakarta:Depdiknas.
24
http://www.lintasberita.com/Dunia/Berita-Dunia/pengertian-minat-membaca,diakses 22 March 2011 jam 4.53
25 Ibid.,jam 5.00
26
www.unika.ac.id.02/05/05 27
commit to user
kemampuan seseorang untuk dapat memahami makna dari sesuatu yang
dibacanya. Karena itulah membaca merupakan kegiatan intelektual yang
dapat mendatangkan pandangan, sikap, dan tindakan yang positif. Fungsi
dari membaca itu sendiri adalah dapat membuka cakrawala pengetahuan
menjadi lebih luas, pengetahuan kita menjadi bertambah banyak sehingga
menjadi manusia yang tidak picik.
Aspek minat membaca meliputi kesenangan membaca, kesadaran akan
manfaat membaca, frekuensi membaca, dan jumlah buku bacaan yang
pernah dibaca. Minat baca bukanlah sesuatu yang lahir begitu saja pada diri
seseorang. Akan tetapi minat baca harus dipupuk dan dibina semenjak
masih dini.Cara meningkastkan minat baca salah satunya adalah
nenyediakan bacaan di perpustakaan.
Jadi minat baca merupakan kecenderungan jiwa yang mendorong
seseorang berbuat sesuatu terhadap membaca. Minat baca ditunjukan
dengan keinginan yang kuat untuk melakukan kegiatan membaca. Orang
yang memiliki minat baca yang tinggi senantiasa mengisi waktu luang
dengan membaca.
282.5 Hubungan Promosi untuk Meningkatkan Minat Baca
Promosi sangat erat hubungannya dengan minat baca karena melalui
kegiatan promosi perpustakaan dapat memperkenalkan perpustakaan itu
28
commit to user
sendiri, koleksi, jenis koleksi yang dapat diperoleh oleh pengguna
perpustakaan.
Melalui kegiatan promosi diharapkan masyarakat mengetahui
pelayanan yang diberikan perpustakaan sehingga membuat mereka tertarik
dan mengunjunginya.
Alasan lain mengapa promosi digunakan sebagai strategi dalam
pemasaran perpustakaan adalah karena karakter promosi yang
“mendorong” calon dan pelanggan untuk membeli produk atau jasa yang
dijual dengan cara meyakinkan mereka bahwa produk tersebut layak
dibeli. Saat ini semua usaha untuk mengembangkan perpustakaan sudah
dilakukan dan masyarakat sudah banyak mengetahui adanya perpustakaan.
Yang perlu dilakukan adalah mendorong mereka datang dan
memanfaatkan (membeli) semua jasa perpustakaan.
29Pemasaran adalah suatu proses sosial dan manajerial dimana
individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan
inginkan melalui penciptaan, penawaran, dan pertukaran segala sesuatu
yang bernilai (product of value) dengan orang atau kelompok lain.
30Kata kunci dari konsep pemasaran di perpustakaan adalah adanya
jasa yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna, adanya harga (kalau
dapat diterapkan) yang layak dan dapat dipertanggungjawabkan, adanya
tempat yang strategis dan nyaman, dan adanya pemasaran yang memadai.
Kalau kombinasi ke empat variable di atas telah dikembangkan secara
29
http://www.scribd.com/doc/23999994/Promosi-Sebagai-Strategi-Pemasaran-Perpustakaan,diakases 12 Mei 2011 jam 1.17
30
commit to user
baik, maka niscaya untuk mencapai tujuan perpustakaan secara efektif
akan mudah tercapai.
Oleh karena itu kami merekomendasikan kepada pihak-pihak yang
berkepentingan dengan perpustakaan untuk menindaklajuti konsep
pemasaran ini supaya diterapkan secara benar.
Murphy medefinisikan pemasaran sebagai berikut :
“A marketing concept as an integral part of strategic planning that starts
with identification of customer need and ends with the successful sale and
distribution of the product or service.”
31Pemasaran adalah sebuah konsep yang merupakan bagian integral
dari suatu perencanaan strategis yang dimulai dengan mengidentifikasikan
kebutuhan pengguna dan diakhiri dengan suksesnya penjulan dan
pendistribusian dari suatu produk atau jasa.
32Secara kontekstual definisi tersebut di atas dapat dinyatakan bahwa
apapun layanan jasa yang ditawarkan oleh perpustakaan harus diawali dan
berorientasi kepada kebutuhan pengguna dan diakhiri dengan keberhasilan
layanan yang ditawarkannya. Konsep tersebut sebetulnya sudah banyak
dipahami oleh para pustakawan di Indonesia, namun dalam prakteknya
masih banyak kendala yang dihadapi, misalnya tentang proses pengadaan
31
Syihabuddin,Qalyubi,dkk.2003.Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Jogjakartya:IAIN Sunan Kalijaga,hlm.123. 32
commit to user
bahan pustaka yang memakan waktu yang lama dan minimnya dana untuk
perpustakaan.
commit to user
GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
3.1 Sejarah
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk
berdasarkan Peraturan daerah No.6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah
Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun, setelah
ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan
organisasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintahan Kota
Surakarta menjadi pola maksimal.
commit to user
atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat
Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat ini
dikeluarkan pada tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut,
selanjutnya disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II
Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta.
Atas hal tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D
No. 6 tanggal 22 April 1993, yang disyahkan dengan Keputusan Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23
Maret 1993.
commit to user
Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta.
Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah
Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II
Surakarta tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat
II Surakarta No. 1 tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta
tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan
masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah
Kota Surakarta.
commit to user
Dengan adanya Peraturan Daerah kota Surakarta no. 6 Tahun 2001
tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintahan di
bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan
Keputusan Walikota Surakarta No. 36 tahun 2001 tentang Pedoman
Uraian Tugas kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Kemudian, muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008
tentang Penjabatan tugas pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3.2 Visi dan Misi
Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi
tersebut adalah sebagai beriku:
3.2.1. Visi
“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur
bertumpu pada informasi”
3.2.2. Misi
a.
Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta
pengetahuan ilmiah.
commit to user
c.
Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang
modern.
d.
Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu
pengetahuan dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana
rekreasi serta pendidikan.
e.
Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai
Pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan
masyarakat.
3.3 Dasar Hukum, Tugas Pokok dan Fungsi
3.3.1 Dasar Hukum
1. Undang – Undang Tahun 2007 Nomor: 43 Tanggal 1 Nopember
2007 tentang Perpustakaan.
2. Undang–Undang Tahun 2009 Nomor: 43 tentang Kearsipan
3. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Tahun 2000
Nomor 04 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip
bernilai tinggi.
4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Tahun 2000
Nomor 03 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang
penyimpanan Arsip In Aktif.
commit to user
6. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Tahun 2004 Nomor 73 tentang
Pedoman Klasifikasi di Lingkungan Pemerintah propinsi Jawa
Tengah.
7. Peraturan Daerah Propinsi Jawa Tengah Tahun 2005 Nomor 4
tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Propinsi Jawa Tengah.
8. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Tahun 2005 Nomor 25 tentang
Perubahan Keputusan Gubernur Jawa Tengah Tahun 2004 Nomor
74 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Pemerintah
Propinsi Jawa Tengah.
9. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 38
tentang Tata cara Pengalihan Dokumen Perusahaan kedalam
Microfilm atau Media lainnya dan Legalisasi.
10. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 87
tentang Tata Cara Pengelolaan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan.
11. Keputusan Gubernur Jawa Tengah Tahun 2002 Nomor 80 tentang
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan
Pejabat Negara di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah.
12. Keputusan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Idonesia dan
commit to user
13. Peraturan Gubernur Jawa Tengah tahun 2004 Nomor 75 tentang
Pedoman Penggunaan Sarana Penyimpanan Arsip di Lingkungan
Pemerintah Propinsi Jawa Tengah.
14. Peraturan Daerah Kota Surakarta Tahun 2008 Nomor 6 tentang
Susunan dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.
15. Surat Keputusan Walikota Tahun 2008 Nomor 32 tentang
Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3.3.2. Tugas Pokok
Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta yang
berkedudukan di Kota Surakarta, merupakan unsur penunjang
pemerintahan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah.
Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor arsip dan
Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang
Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab
kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah yakni melaksanakan
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan
dan perpustakaan.
3.3.3. Fungsi
commit to user
a.
Penyelenggaraan kesekretariatan kantor.
b.
Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan
pelaporan.
c.
Pengelolaan dan pelayanan arsip.
d.
Pengelolaan perpustakaan.
e.
Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan.
f.
Penyelenggaraan sosialisasi.
g.
Pembinaan jabatan fungsional.
3.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi
secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan
sutau struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan
tanggung jawab dalam suatu organisasi.
commit to user
Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Surakarta. Mengenai bagan struktur organisasi Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut:
Bagan 1
Stuktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Darah Kota
Surakarta
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas
masing-masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut:
1.Kepala kantor
Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator.
Cakupan tugas-tugasnya adalah menggerakan seluruh unsure, baik berupa
KEPALA
SEKSI
PELAYANAAN
PERPUSTAKAAN SEKSI
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN SEKSI
PENGELOLAAN ARSIP
SUB BAGIAN TATA
USAHA KELOM POK JABATAN
commit to user
sumber daya manusia, dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan
dimanfaatkan menjadi kekuatan-kekuatan yang potensial bagi instansi.
Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang
membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media
informasi lainnya.
2. Subbagian Tata Usaha
Sub bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan
perumusan
kebijakan
teknis,
pembinaan,
pengkoordinasian
penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan
pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi: perencanaan, evaluasi dan
pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian.
3.Seksi Pengelolaan arsip
Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan
perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang
pengelolaan arsip, meliputi: pembinaan teknis kearsipan, pengelolaan
arsip dinamis inaktif dan statis memberikan layanan kearsipan sesuai
dengan kebijakan teknis yang di tetapkan oleh Kepala Kantor.
4. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
commit to user
bidang pengelolaan perpustakaan, meliputi: pengadaan, pengolahan dan
pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang
ditetapkan oleh Kepala Kantor.
5. Seksi Pelayanan Perpustakaan
Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan
penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang pelayanan perpustakaan, meliputi: pelayanan sirkulasi dan
referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta
pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan
oleh Kepala Kantor.
6. Jabatan Fungsional
Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan
Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
3.5 Sumber Daya Manusia
Jumlah Personil yang terlibat di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta ada 29 orang.
1.
Pimpinan Unit Kerja
Nama
: Dra. Siti Muryati, MM
commit to user
Pangkat/golongan
: Pembina Tk.I IV/B
Dasar Penunjukan : SK. Walikota tentang pengangkatan dalam
jabatan struktural
Eselon : III
Nomor
: 821.2/0202/2010
Tanggal
: 28 Desember 2010
2.Pengelolaan Kepegawaian
Nama
: Nina Dewi Ses.
NIP
: 19700112 200801 2 015
Pangkat/Golongan
: Pengatur Muda, II/a
Dasar Penunjukan : Keputusan KA. Badan Kepegawaian Daerah
Kota Surakarta
Nomor
: 800/004/2011
[image:49.595.153.549.89.721.2]Tanggal
: 10 Januari 2011
Tabel 1
Susunan Organisasi dan Tata Kerja (pejabat structural)
No Nama NIP GOL JABATAN
1 M. Ndandung, SH 195903171981031009 III/D Ka. Sub. Bag. TU
2 Drs.Muhammad Yuhri 195507201988031001 III/D Kasi Pengelolaan Arsip
3 Sri Rahayu, SPd 195508161980032004 III/D Kasi Pengelolaan
Perpustakaan
4 M.Arif Mutaqin.S.Sos 196309161989024003 III/D Kasi Pelayanan Pemakai
Perpus
commit to user
C. Data Kepegawaian
1) Jumlah Pegawai (PNS dan honorer / lainnya)
- Laki-laki : 14 orang
- Perempuan : 15 orang +
Jumlah : 29 orang
2) Jenis kepegawaian
- Pegawai Negeri Sipil : 29 orang
- Honorer / lainnya : orang +
Jumlah : 29 orang
3)
Tabel 2. Jenis Kepegegawaian (PNS) menurut pendidikan
No Jenis Pendidikan Jumlah (orang)
1 Sarjana (S2) 1
2 Sarjana (S1) 9
3 Sarjana Muda / D III/D II 3
4 SLTA 13
5 SLTP 3
6 SD -
Jumlah 29
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
4)
Tabel 3. Jenis Kepegegawaian (PNS) menurut golongan
No Golongan Jumlah
1 IV 1
[image:50.595.142.486.169.605.2]commit to user
3 II 8
4 I -
Jumlah 29
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
5)
Pendidikan Penjenjang yang diikuti
-
DIKLAT PIM II
: orang
-
DIKLAT PIM III
: 1 orang
-
DIKLAT PIM IV
: 3 orang
6)
Jenis kepemilikan KARIS/KARSU PNS
-
Yang sudah memiliki : 28 orang
[image:51.595.145.504.235.498.2]-
Yang belum memiliki : 1 orang
Tabel 4
commit to user
NO NAMA JABATAN PANGKAT/GOL.
1 Dra. Siti Muryati, MM Kepala Kantor Pembina Tk.I/IV/b
2 M. Ndandung K., SH Ka. Sub. Bag. TU Penata Tk.I/III/d
3 Haryanto Staff TU Penata III/c
4 Daryana Staff TU Penata III/c
5 Budiningsih Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b
6 Tri Suyanto Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b
7 Anis Widhaningsih, SE Staff TU Penata Muda Tk.I/III/b
8 Selvia Berthisani Staff TU Penata Muda Tk.I/II/b
9 Sri Mulyanti Staff TU Pengatur Muda Tk.I/II/d
10Ni na Dew i Staff TU Pengatur Muda /II/a
11M uham m ad Yuhri Kepala Seksi Arsip Penata Tk.I/III/d 12Arief Heri Wi yana,S.SI Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b 13Budi Sof yan Hadi Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b 14Dam ayant i M i eke Darw at i Staff Arsip Penata Muda Tk.I/III/b
15Sri yari Staff Arsip Pengatur Muda Tk.I/II/b
16M uham m ad Arif M ut aqi n,S.Sos Kepala Seksi Pelayanan Penata Tk.I/III/d
17Suparsi Staff Pelayanan Penata III/c
18Warsit o Staff Pelayanan Penata III/c
19Agus M adi yo no Staff Pelayanan Penata Muda Tk.I/III/b 20Herm aw ant o Staff Pelayanan Penata Muda Tk.I/III/b 21Tri ni ng Tyast ut i Staff Pelayanan Penata Muda III/a 22Fat i m ah Rohani w at i Staff Pelayanan Pengatur Muda II/a
23Agus Sunaryo Staff Pelayanan Pengatur Tk.I/II/d
24Rachm adi Staff Pelayanan Pengatur II/c
25Sri Rahayu,S.Pd Kepala Seksi Teknis Penata Tk.I/III/d
26Um i Sudarj ani Staff Teknis Penata III/c
commit to user
3.6 Gedung dan Ruang Perpustakaan
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang
terletak di Jalan Kepatihan No.3 Surakarta Kode pos 57129 Telp. (0271)
643320 mempunyai luas sebagai berikut:
Luas tanah 555 m2 gedung Eks DKRPP dan KB, sertifikat telah pakai
nomer AH 372769 Jl. Kepatihan No.3 .Terdiri dari 2 Lantai.
Lantai 1
Terdiri dari ruang sirkulasi, ruang bahan pustaka, dan rak buku,
runag baca kamar mandi, toilet, ruang fotokopi, tempat parkir karyawan,
pengunjung dan mobil perpustakaan keliling.
Lantai 2
Terdiri dari ruang arsip, ruang tata usaha, ruang Kepala Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dan Ruang pengolahan koleksi
(layanan teknis).
3.7 Sumber Dana dan Anggaran Perpustakaan
3.7.1. Sumber Dana
commit to user
pendaftaran anggota dan denda dari keterlambatan pengembalian
buku.
3.7.2. Anggaran Perpustakaan
a.
Penyediaan anggaran perpustakaan secara Tetap.
b.
Sumber anggaran Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta dari APBD.
c.
Jumlah anggaran
d.
Tahun 2008
:
Rp. 1.525.367.416
e.
Tahun 2009
:
Rp. 553.277.504
f.
Tahun 2010
:
Rp. 673.885.000
Kegiatan lainnya berkaitan pemberdayaan perpustakaan
dengan cara:
a.
Sosialisasi kepada warga masyarakat (PKK, RT/RW,
Karangtaruna).
b.
Sosialisasi oleh petugas Perpustakaan Kampung di 18 lokasi di
wilayah Kota Surakarta.
commit to user
Sarana Prasarana merupakan unsur yang tidak kalah penting
dalam menunjang semua aktifitas di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta.Dengan tesedianya sarana dan prasana yang
memadai, maka perpustakaan tersebut dapat berjalan dengan baik.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan
sutu lembaga yang melayani berbagai lapisan masyarakat mulai dari
kelas bawah, menengah dan atas, mulai dari anak–anak, pelajar,
mahasiswa, karyawan, guru, juru masak, peneliti dosen dan lain–lain,
yang ingin memanfaatkan layanan yang ada di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
[image:55.595.169.513.246.718.2]Sarana dan prasarana yang ada di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dapat dilihat pada tabel 5.
Tabel 5
Sarana dan Prasarana
NO
NAMA BARANG
JUMLAH
1
Meja
20
2
Kursi
78
3
Rak
12
4
Papan kegiatan
1
5
Almari buku
4
commit to user
7
Brangkas
1
8
Kulkas
1
9
Jam dinding
7
10
AC
5
11
Telepon
5
12
Mesin ketik
3
13
White Board
4
14
Mesin fotokopi
1
15
Komputer dan peinter
8
16
Audio Visual
1
17
Kipas angin
3
18
Dispenser
4
19
Mobil perling
4
20
Sepeda motor
2
21
Filing cabinet
5
22
Laptop
2
23
Papan display buku baru
1
24
Papan Pengumuman
1
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
commit to user
[image:57.595.145.474.234.700.2]Koleksi yang dimiliki Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta tiap tahunnya mengalami peningkatan jumlah koleksi. (lihat
tabel. 6)
Tabel 6
Jumlah Keseluruhan Buku Sampai Dengan tanggal 03 Maret 2011
GOLONGAN
Judul
Eksemplar
000
3.810
3.997
100
2.155
2.834
200
1.737
1.945
300
4.696
5.730
400
843
957
500
1.066
2.002
600
5.697
6.490
commit to user
800
2.066
2.479
900
1.055
1.213
FIKSI
5.802
6.967
Jumlah
30.289
35.827
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Maret 2011
Sedangkan jumlah koleksi yang ada di mobil keliling ada 3.811
judul dengan jumlah eksemplar 6.129 dari 4 (empat) armada yang ada di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
memiliki berbagai jenis koleksi, diantaranya adalah:
3.9.1
Koleksi Umum
Koleksi umum ada yang menyebutkan koleksi sirkulasi
yaitu koleksi yang bisa di pinjam dan dibawa pulang.
3.9.2
Majalah
commit to user
Pemberian kode yang dipakai adalah kode huruf
dengan angka, kode ini dapat dipakai sebagai ciri penempatan
majalah atau tanda majalah. Koleksi majalah yang terdapat di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
meliputi, Penyebar Semangat, Kartini, Femina, Media Pustaka,
Motor, Civitas, Tempo, India Prespektif, Gadis, Hidup, T & T,
Matra, dan lain-lain. Majalah ini berasal dari pembelian dan
hadiah.
3.9.3
Surat Kabar
Surat kabar adalah kumpulan berita, artikel, cerita,
iklan, dan sebagainya yang dicetak dalam lembaran kertas
ukuran plano, terbitan secara teratur, bias setiap hari atau
seminggu sekali.
Surat kabar yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta, antara lain Solopos, Suara Merdeka,
Kompas, Joglo semar, dan lain-lain. Surat kabar dari
pembelian yang berlangganan.
3.9.4
Referensi
commit to user
konsultasi. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta disamping menyediakan buku koleksi umum juga
menyediakan buku referensi, antara lain ensiklopedia, kamus,
buku tahunan, biografi, bibliografi, buku pegangan dan
pedoman, buku petunjuk atau direktori, sumber-sumber ilmu
murni (geografi), indeks dan abstrak serta
penerbitan-penerbitan pemerintah.
Perbedaan antara koleksi umum dan referensi, antara
lain:
a.
Buku-buku referensi hanya dapat dibaca ditempat atau
tidak boleh dipinjam dan dibawa pulang.
b.
Koleksi umum dapat di pinjam dan dibawa pulang
c.
Koleksi referensi dalam nomor pustaka (call number)
dibubuhi tanda “R” (Reference Book). Khusus koleksi
bahasa Belanda dibubuhkan tanda “LB” (Leeszaal
Bibliotheek)
d.
Koleksi umum tidak ada tanda “R”
e.
Tempat penyusunan koleksi referensi dipisahkan dari
koleksi umum
commit to user
[image:61.595.138.506.218.490.2]Koleksi audio visual adalah koleksi bukan cetak atau
non buku yaitu dalam bentuk soft copy atau bentuk digital.
Biasanya koleksi ini berupa CD, flashdisk, CD-ROM, Kaset,
dan koleksi bentuk mikro. Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta hanya memiliki jenis CD dan alat-alat
untuk memutarnya. Audio visual ini berasal dari pembelian dan
hadiah atau bawaan dari buku.
Tabel 7
Jumlah Koleksi Audio Visual
NO ASAL JUMLAH KEPING
1 Hadiah 58 100
2 Pembelian 17 17
Jumlah 75 117
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
3.9.6
Koleksi Khusus
commit to user
[image:62.595.150.474.213.511.2]buku mengenai seluk-beluk suatu kota, buku mengenai
kebudayaan suatu daerah.
Tabel 8
Jumlah buku yang dimiliki
a Non Fiksi 29.455 judul 38.764 Eks
b Fiksi 7.976 judul 11.935 Eks
c Referensi 1.868 judul 4.767 Eks
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
Tabel 9
Penambahan buku/tahun
a. Tahun 2007 1.048 judul 2.096 eks
b. Tahun 2008 1.719 judul 2.169 eks
c. Tahun 2009 2.041 judul 2.343 eks
d. Tahun 2010 1.500 judul 3.000 eks
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011
3.10 Layanan
commit to user
1. Sistem pelayanan terbuka (opened access), yaitu suatu sistem pelayanan
dimana pemustaka diberi kebebasan untuk mencari dan mengambil
sendiri bahan pustaka yang dikehendaki.
2. Sistem pelayanan tertutup (closed access), yaitu suatu sistem pelayanan
dimana pemustaka tidak diberi kebebasan untuk mencari dan
mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki, petugas
perpustakaanlah yang mengembalikannya.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang
dibuka secara resmi pada tanggal 21 Agustus 1971 menggunakan sistem
pelayanan terbuka (opened access) untuk public service, mengingat:
1
Jumlah petugas yang sedikit
2
Keinginan untuk lebih mengutamakan service kepada pemustaka.
Kemudian, karena jumlah bahan pustaka dan pemustaka yang
semakin meningkat, sehingga resiko kehilangan bahan pustaka lebih
besar, maka Kepala Perpustakaan mengambil suatu kebijaksanaan baru
dalam penggunaan sistem pelayanan perpustakaan. Mulai tanggal 21
agustus 1979, sistem pelayanan campuran (mixedst access) dipergunakan
oleh perpustakaan dalam pelayanan kepada pemustaka.
commit to user
mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dengan kata lain
sistem terbuka dan sistem tertutup kedua-duanya dipergunakan
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
memberikan layanan kepada pemustaka antara lain:
1.
Layanan Arsip, yaitu layanan bagian tempat penyimpanan surat
menyurat.
2.
Layanan Administrasi, yaitu layanan tentang kepengurusan
institusi.
3.
Layanan Teknis, yaitu bagian pengolahan bahan pustaka.
Pengolahan bahan pustaka dilakukan setiap koleksi diterima, baik
berasal dari hadiah, pembelian maupun tukar menukar bahan
pustaka, Tahap-tahap pengolahan koleksi:
Stempel, terdiri dari dua stempel yaitu kepemilikan dan stempel
inventarisasi
a.
Pencatatan pada buku induk dan inventarisasi
commit to user
c.
Katalogisasi, sistem yang digunakan adalah Anglo-American
Cataloging Rule 2 (AACR2) yang merupakan standar
katalogisasi internasional.
d.
Pasca Katalogisasi, yaitu kegiatan setelah katalogisasi,
diantaranya adalah label buku, kartu buku, kantong buku, slip
tanggal kembali (date due slip).
e.
Ekspedisi, yaitu kegiatan penyerahan bahan pustaka ke bagian
sirkulasi disertai bukt
