Muhamad Kamal F3308082

(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN SISTEM

PENJUALAN KREDIT PADA CV. PUTRA NUGRAHA

SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

Muhamad Kamal F3308082

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

commit to user

ii

ABSTRAC

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN SISTEM PENJUALAN KREDIT PADA CV PUTRA NUGRAHA SURAKARTA

MUHAMAD KAMAL

F3308082

The aim of this research are to know how the System of Internal Control On Credit selling System in CV Putra Nugraha.

Based on the evaluation of Internal Control System on Credit Selling System in CV Putra Nugraha found some strengths and weaknesses. Several advantages, among others, separation of functions, a good authorization system, use of adequate document, the selection and placement of employees in accordance with appropriate expertise in the field under their control. Besides these advantages, there are also some disadvantages, among others, there is no rotation of the function or position, there has been no training or education provided to employees, the absence of an organization whose task was to check the effectiveness of internal control systems that already exist.

Conclusions of this study were CV Putra Nugraha have a system of internal controls and procedures for credit selling which is good and adequate, but there are still things that need to be increased as the holding of a regular rotation of office and the holding of training or education that are a routine.

(3)

commit to user

(4)

commit to user

(5)

commit to user

v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO:

Ø Bekerja keraslah selagi yang lain masih tertidur.

Ø Sebaik-baik manusia adalah yang dapat member manfaat untuk manusia

lain.

Ø Ilmu yang tidak diamalkan bagaikan pohon yang tidak berbuah.

PERSEMBAHAN:

Ø ALLAH SWT

Ø Ayah dan Ibu

Ø Nusa dan Bangsa

(6)

commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat, nikmat dan karunia-Nya yang telah tiada terhingga

disepanjang perjalanan hidup ini. Hanya berkat ridho dan ijin-Nyalah, penulis

dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir dengan judul: “EVALUASI

SISTEM PENGENDALIAN INTERN SISTEM PENJUALAN KREDIT

PADA CV PUTRA NUGRAHA, SURAKARTA.” Tugas akhir ini disusun guna

melengkapi tugas-tugas dan memenuhi persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli

Madya Akuntansi Keuangan. Penulis sadar, kemampuan penulis terbatas dan

masih sangat jauh dari sempurna, sehingga penulis tidak lepas dari bantuan,

kerjasama, saran, serta dukungan dari semua pihak yang telah membantu penulis

dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, pada

kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada:

1. Bapak DR. Wisnu Untoro, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sebelas Maret.

2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, MSi, Ak selaku Ketua Program D3 Akuntansi

Keuangan Fakultas Ekonomi Sebelas Maret.

3. Bapak Drs. Hanung Triatmoko, MSi, Ak selaku Pembimbing Tugas Akhir

yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan selama penyusunan Tugas

(7)

commit to user

vii

4. Bapak dan Ibu Dosen Program D3 Akuntansi Keuangan, yang telah berkenan

memberikan ilmu dan pengetahuannya, dan seluruh birokrasi kampus yang

telah membantu.

5. Bapak Slamet Hariyadi selaku presiden direktur CV Putra Nugraha yang telah

memberikan ijin untuk melakukan penelitian.

6. Bapak Nugroho Arief Harmawan selaku direktur CV Putra Nugraha yang

telah memberikan ijin dan kemudahan kepada penulis untuk melakukan

penelitian.

7. Ibu Asika selaku kepala bagian HRD CV Putra Nugraha yang telah

memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian dan memberikan

kemudahan dalam memperoleh data yang dibutuhkan penulis.

8. Bapak Siqit Ary Wibowo S.Psi selaku Kepala Unit Gudang yang telah

memberikan ijin dan memberikan pengarahan.

9. Seluruh staff Karyawan CV Putra Nugraha, terimakasih atas bimbingan dan

kerja samanya.

10. Bapak dan Ibu tercinta, terimakasih atas segala doa, perhatian dan dukungan

moril dan materiil yang selalu diberikan selama ini sehingga penulis berhasil

menyelesaikan studi Diploma III dengan lancar.

11. Keluarga besarku terimakasih atas segala dukungan dan doanya.

12. Teman-teman westlep Ipunk, Tara, Kobar, Koled semoga persahabatan kita

abadi

13. Teman-teman Akuntansi Keuangan 2008 terimakasih untuk persahabatannya

(8)

commit to user

viii

14. Semua pihak yang penulis tidak dapat sebutkan satu persatu.

Semoga Allah SWT member balasan atas segala bantuan yang diberikan

pada penulis.

Akhir kata, penulis berharap agar karya yang sangat sederhana ini dapat

bermanfaat bagi penulis pribadi dan bagi para pembaca. Saran dan kritik yang

bersifat membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan isi penulisan

Tugas Akhir ini.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta, 20 Juni 2011

Penulis

(9)

commit to user

ix

DAFTAR ISI :

Halaman

HALAMAN JUDUL………. i

ABSTRAK………. ii

HALAMAN PERSETUJUAN……….. iii

HALAMAN PENGESAHAN……….. iv

HALAMAN MOTTO……… v

KATA PENGANTAR………... vi

DAFTAR ISI………. ix

DAFTAR GAMBAR……… xi

DAFTAR LAMPIRAN……… xii

BAB I. PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan………….……….. 1

1. Sejarah Perusahaan………..……… 1

2. Kegiatan Usaha Perusahaan………. 3

3. Visi, Misi, dan Slogan……...……….. 4

4. Struktur Organisasi……….. 4

5. Deskripsi Jabatan………. 6

B. Latar Belakang Masalah…………...……….. 18

C. Perumusan Masalah………..……….. 21

D. Tujuan Penelitian……… 22

(10)

commit to user

x

F. Metode Penelitian……….……….. 23

II. LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN

A. Landasan Teori………. 27

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi……….... 27

2. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Kredit……….. 29

3. Sistem Pengendalian Intern……….. 34

B. Pembahasan……… 39

1. Sistem Penjualan Kredit pada CV Putra Nugraha….….. 39

2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Sistem Penjualan

Kredit pada CV Putra Nugraha……… 55

III. TEMUAN

A. Kelebihan……… 59

B. Kelemahan……….. 61

IV. PENUTUP

A. Kesimpulan…...……….. 62

B. Rekomendasi………... 63

DAFTAR PUSTAKA

(11)

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Halamangggf

Gambar 1.1 Struktur Organisasi CV Putra Nugraha……… 5

Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit Pada CV Putra

Nugraha……… 44

Nugraha (Lanjutan)………. 45

(12)

commit to user

xii

DAFTAR LAMPIRAN

1. SURAT PERNYATAAN

2. SURAT KETERANGAN

3. LAMPIRAN 1 SURAT PERMINTAAN

4. LAMPIRAN 2 SURAT PENYIAPAN BARANG

5. LAMPIRAN 3 SURAT JALAN

(13)

commit to user

ii

ABSTRAC

MUHAMAD KAMAL F3308082

The aim of this research are to know how the System of Internal Control On Credit selling System in CV Putra Nugraha.

Based on the evaluation of Internal Control System on Credit Selling System in CV Putra Nugraha found some strengths and weaknesses. Several advantages, among others, separation of functions, a good authorization system, use of adequate document, the selection and placement of employees in accordance with appropriate expertise in the field under their control. Besides these advantages, there are also some disadvantages, among others, there is no rotation of the function or position, there has been no training or education provided to employees, the absence of an organization whose task was to check the effectiveness of internal control systems that already exist.

Conclusions of this study were CV Putra Nugraha have a system of internal controls and procedures for credit selling which is good and adequate, but there are still things that need to be increased as the holding of a regular rotation of office and the holding of training or education that are a routine.

(14)

commit to user

ii

ABSTRAK

MUHAMAD KAMAL F3308082

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Kredit menjual di CV Putra Nugraha.

Berdasarkan evaluasi Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Kredit Jual Putra Nugraha di CV ditemukan beberapa kekuatan dan kelemahan. Beberapa keuntungan, antara lain, pemisahan fungsi, sistem otorisasi yang baik,

penggunaan dokumen yang memadai, seleksi dan penempatan karyawan sesuai dengan keahlian yang sesuai dalam bidang di bawah kendali mereka. Selain keuntungan, ada juga beberapa kelemahan, antara lain, tidak ada rotasi fungsi atau posisi, tidak ada pelatihan atau pendidikan yang diberikan kepada karyawan, tidak adanya organisasi yang bertugas untuk memeriksa efektivitas sistem pengendalian internal yang sudah ada.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah CV Putra Nugraha memiliki sistem

kontrol internal dan prosedur untuk menjual kredit yang baik dan memadai, tetapi masih ada hal yang perlu ditingkatkan sebagai memegang dari rotasi rutin kantor dan penyelenggaraan pelatihan atau pendidikan yang rutin.

(15)

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

CV. Putra Nugraha adalah perusahaan yang bergerak dibidang

penerbitan dan percetakan yang berlokasi di Jl. Merapi Raya No. 17

Mojosongo, RT 06 RW 09 Jebres, Surakarta. Merupakan perusahaan

perseorangan anak cabang dari Putra Nugraha Group milik Bapak Slamet

Haryadi. Dengan melihat perkembangan perusahaan yang sangat baik,

maka Bapak Slamet Haryadi memiliki pemikiran yang lebih jauh untuk

memperkuat dan memperbesar usahanya, dengan itu CV Putra Nugraha

disahkan sebagai badan hukum perseroan komanditer (CV) berdasarkan

akta notaris Agus Subyanto, SH Notaris di Surakarta Nomor 05 Tanggal

24 November 2004 dan telah terdaftar di kepaniteraan pengadilan Negeri

Surakarta tanggal 15 Februari 2005 dengan nomor urut 22/CV dengan

nomor surat keterangan W12.U2/05/HK.04.01/V/2008. Untuk selanjutnya

perubahan anggaran dasar perusahaan telah disahkan berdasarkan akta

notaris Silviani Tri Budi Esti, SH Notaris di Surakarta dengan nomor 18

tanggal 9 April 2007. Berdasarkan perubahan anggaran dasar tersebut,

perseroan menjalankan usaha yang bergerak dibidang penerbitan,

percetakan, dan perdagangan umum.

(16)

commit to user

CV Putra Nugraha dalam menjalankan aktifitas usahanya selain

memiliki akta pendirian diatas juga telah memiliki kelengkapan legalitas

perijinan diantaranya sebagai berikut:

a. Telah mendapatkan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari Direktorat

Jendral Pajak dengan Nomor 02.399.620.0526.000 tanggal 28 Januari

2005.

b. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak dari Direktorat Jendral Pajak

dengan Nomor PEM95/WP.32/KP.0603/2007 tanggal 25 April 2007.

c. Surat Izin Gangguan Tempat Usaha dari Walikota Surakarta dengan

Nomor 503/0423/J11/HO/IV/2007 pada tanggal 28 April 2007 sampai

dengan 28 April 2010.

d. Surat Izin Penggunaan Bangunan dari Walikota Surakarta dengan

Nomor 603/0377/J11/IPB/IV/2007 pada tanggal 28 April 2007.

e. Surat Izin Usaha Industri (SIUI) Industri Besar (IB) dari Unit Pelayanan

Terpadu Pemerintah Kota Surakarta Nomor 530/0051/IB/V/2007

tanggal 16 Mei 2007 dan berlaku sampai dengan tanggal 28 April 2010.

f. Surat Keterangan Domisili Perusahaan dari Kelurahan Mojosongo

dengan Nomor 500/26/V/2008 pada tanggal 21 Mei 2008.

g. Kartu Tanda Anggota Biasa dari Persatuan Perusahaan Grafika

Indonesia (PPGI) Provinsi Jawa Tengah sebagai Percetakan dengan

Nomor Registrasi 050222-00000344; nomor sertifikat

206.11308.00021; dan nomor akreditasi 203002.021202.015 pada

(17)

commit to user

3

h. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) Persekutuan Komanditer dari Unit

Pelayanan Terpadu Kota Surakarta nomor 11.16.3.52.01834 tanggal 28

April 2007 dan berlaku sampai dengan 28 April 2012.

i. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Perusahaan Besar (PB) dari Unit

Pelayanan Terpadu Pemerintah Kota Surakarta dengan Nomor

517/0486/RUB./PB/V/2007 tanggal 16 Mei 2007 dan berlaku sampai

dengan 28 April 2012.

2. Kegiatan Usaha Perusahaan

Putra Nugraha Grup didirikan untuk maksud menjalankan usaha

dalam bidang sebagai berikut:

1. Menjalankan usahanya dalam bidang penerbitan dan percetakan.

2. Menjalankan usaha perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan

umum termasuk perdagangan eksport, import, interinsulair, dan lokal

dari semua dan segala bahan dan barang yang dapat

diperdagangkannya, juga bertindak sebagai grosier, leveransir,

distributor, supplier, dealer, sub dealer, agen, dan perdagangan

perantara.

3. Menjalankan usaha perusahaan yang bergerak di bidang jasa pada

(18)

commit to user 3. Visi, Misi, dan Slogan

1. Visi

a. Turut serta membangun dan mengupayakan generasi cerdas dengan

membaca.

b. Menjadi perusahaan penerbitan terbesar di Indonesia.

2. Misi

a. Menjadi perusahaan penerbitan mandiri dan terbesar.

b. Mencerdaskan bangsa melalui buku-buku berkualitas.

c. Membangun SDM yang tangguh, jujur dan profesional.

d. Terdepan dalam inovasi, pelayanan dan kualitas.

e. Memajukan bangsa melalui buku-buku pelajaran dan bacaan yang

berkualitas.

3. Slogan

“Not The First But The Best”

4. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu urutan manusia atau orang yang

disusun menurut tugas dan kewajibannya dengan rasa tanggung jawab

dalam bidangnya masing-masing di suatu organisasi peraturan tertentu

guna mencapai tujuan tertentu pula. Adapun struktur organisasi CV Putra

(19)

5

SUSUNAN ORGANISASI PUTRA NUGRAHA

Board of Director/Dewan Direksi (Dir Opr, Dir Umum, Dir Keu, Dir Pmasaran)

Pimpinan Perusahaan

· HRD, Legal, GA Corporate

(20)

commit to user 5. Deskripsi Jabatan

Pembagian wewenang, tugas, dan tanggung jawab dalam CV Putra

Nugraha adalah sebagai berikut:

1. Presiden Direktur

Presiden Direktur merupakan pendiri dan sebagai pemilik dari

perusahaan, adapun tugas dari presiden direktur antara lain :

a) Mengendalikan seluruh kegiatan dari proses pembuatan buku dan LKS

hingga proses penjualan kepada sales.

b) Mengendalikan kegiatan pemeliharaan fasilitas yang ada di

perusahaan.

c) Mengendalikan kegiatan pelayanan komersial dan pengembangan

usaha.

d) Mengendalikan kegiatan pengelolaan keuangan, personalia, dan

administrasi.

2. Dewan Direksi

Dewan Direksi merupakan staf fungsional yang memiliki fungsi untuk

mengendalikan seluruh kegiatan umum, keuangan dan pemasaran. Dalam

melaksanakan fungsi dan tugasnya. Dewan Direksi bertanggung jawab

kepada Presiden direktur.

3. Pimpinan Perusahaan Branch Office

Pimpinan Perusahaan Branch Office merupakan kepala perusahaan

pada kantor cabang. Pimpinan Perusahaan Branch Office bertanggung

(21)

commit to user

7

penjualan kepada konsumennya. Pimpinan Perusahaan Branch Office

bertanggung jawab sepenuhnya kepada Dewan Direksi.

4. Pimpinan Perusahaan Head Office

Pimpinan Perusahaan Head Office merupakan kepala di kantor pusat.

Pimpinan Perusahaan Head Office bertanggung atas segala kegiatan dari

proses produksi LKS hingga pada penjualan kepada konsumennya.

Pimpinan Perusahaan Head Office bertanggung jawab sepenuhnya kepada

Dewan Direksi.

5. Corporate

Corporate merupakan suatu divisi yang berada di perusahaan untuk

mengatur segalanya yang berhubungan dengan sumber daya manusia yang

bekerja di perusahaan. Corporation bertanggung jawab sepenuhnya

kepada Dewan Direksi.

6. Manager Pemasaran

Manajer Pemasaran berfungsi untuk mengendalikan kegiatan

pemasaran untuk tiap-tiap produk yang telah diproduksi dan juga

memberikan keputusan untuk diberitahukan kepada pimpinan perusahaan

untuk melakukan produksi kembali karena stock barang yang ada tidak

memadai.

7. Kepala Unit Pemasaran

Kepala Unit Pemasaran mempunyai fungsi untuk menerima order

(22)

commit to user

bagian gudang untuk segera mengirimkan barang yang telah dipesan oleh

konsumen tersebut.

8. Pemasaran Tenaga Freelance

Pemasaran Tenaga Freelance mempunyai tugas untuk membuat surat

jalan sesuai dengan order pesanan yang telah dipesan dan mengantar surat

jalan ke gudang.

9. Administrasi pemasaran

Administrasi Pemasaran mempunyai tugas untuk menginput data dari

surat order pemesanan. Hasilnya akan dilaporkan untuk pencocokan ke

bagian gudang untuk sistem pengendalian. Laporan order penjualan

selanjutnya diserahkan kepada Kepala Unit Pemasaran.

10.Kepala Unit Gudang

Kepala Unit Gudang mempunyai tugas untuk mengendalikan seluruh

kegiatan penjualan, pengiriman, dan retur yang berada di gudang, dan juga

bertanggung jawab atas keselamatan jumlah stock buku dan distribusi

buku yang terjadi di gudang, serta membuat laporan distribusi produk yang

diserahkan kepada Manager Pemasaran.

11. Administrasi Gudang

Administrasi Gudang mempunyai tugas untuk membuat laporan stock

barang, laporan penjualan, dan laporan retur. Hasilnya akan diserahkan

kepada Kepala Unit Gudang untuk pencocokan kepada Kepala Unit lain

(23)

commit to user

9

12.Support Staff gudang

Support Staff gudang mempunyai tugas untuk membantu dari pada

kinerja Kepala Unit gudang supaya mempercepat proses penempatan buku

yang dikirim dari bagian produksi, mempercepat proses pengepakan untuk

segera dikirim kepada konsumen yang telah memesan, dan juga

mempercepat proses penghitungan retur yang dikembalikan oleh

konsumen.

13.Tenaga Gudang

Tenaga Gudang mempunyai tugas untuk menata produk-produk yang

berada di gudang, mengepak produk yang telah dipesan sesuai perintah

dari Kepala Unit Gudang, dan juga menghitung produk yang diretur dan

melaporkan ke Administrasi gudang dan Kepala Unit Gudang.

14.Driver

Driver mempunyai tugas untuk mengantarkan barang dari gudang

kepada konsumen dan juga mengambil retur yang dikembalikan oleh

konsumen kembali ke gudang.

15.Manager Keuangan

Manager Keuangan mempunyai tugas untuk mengendalikan seluruh

kegiatan keuangan yang berada di perusahaan dan juga membuat laporan

keuangan disetiap periode yang telah berakhir. Hasil laporan keuangan

(24)

commit to user

16.Kepala Unit Accounting

Kepala Unit Accounting mempunyai tugas untuk membuat laporan

arus kas dari penjualan, laporan piutang dagang, dan laporan pengeluaran

perusahaan. Hasilnya akan diserahkan kepada Manager Keuangan untuk

dipertanggung jawabkan.

17.Kas Bank dan Kasir

Kas Bank dan Kasir mempunyai tugas untuk menerima pembayaran

baik kontan maupun kredit dari konsumen dan menyetorkan ke Bank

dengan sepengetahuan Kepala Unit Accounting, serta membuat laporan

penerimaan kas yang dilaporkan kepada kepala Unit Accounting.

18.Penagihan

Bagian Penagihan mempunyai tugas untuk menagih piutang dari

konsumen yang bersangkutan bila sudah mencapai jatuh tempo yang telah

disetujui, serta membuat laporan piutang yang diserahkan kepada Kepala

Unit Accounting.

19.Pembelian Barang

Bagian Pembelian Barang mempunyai tugas untuk menerima order

perlengkapan yang dibutuhkan oleh semua divisi dan membelikan

perlengkapan yang telah dipesan dengan persetujuan dari Manager

Keuangan, serta membuat laporan pengeluaran perusahaan yang

(25)

commit to user

11

20.Kepala Unit Pajak

Kepala Unit Pajak mempunyai tugas untuk membuat laporan pajak

perusahaan dan mempertanggung jawabkan laporan tersebut kepada

Manager Keuangan.

21.Pajak

Bagian Pajak mempunyai tugas untuk mencatat pajak yang telah

dikeluarkan oleh perusahaan dan membayarkannya ke kantor pajak.

22.Manager Produksi

Manager Produksi mempunyai tugas untuk seluruh kegiatan produksi

yang berada di perusahaan dan membuat laporan barang produksi yang

telah masuk ke gudang pada setiap periode. Hasil laporan produksi

kemudian diserahkan kepada Pimpinan Perusahaan.

23.Kepala Unit Redaksional

Kepala Unit Redaksional mempunyai tugas untuk mengendalikan

seluruh kegiatan produksi redaksional dan bertanggung jawab dalam

proses distribusi pemindahan produk ke gudang, serta membuat laporan

produksi untuk diserahkan kepada Manager Produksi.

24.Asisten Redaksional

Asisten Redaksional mempunyai tugas untuk membantu dari pada

Kepala Unit Redaksional yang berguna untuk mempercepat proses

produksi dan mempercepat proses pemindahan produk dari bagian

(26)

commit to user

25.DG Repro

DG Repro mempunyai tugas untuk memproduksi buku yang

kemudian dikemas dan diangkut ke gudang.

26.Editor Setter

Editor Setter mempunyai tugas untuk meminimalisir kesalahan cetak

yang mungkin terjadi dari produk redaksional yang telah dicetak.

27.Kepala Unit Produksi Mojosongo

Kepala Unit Produksi Mojosongo mempunyai tugas untuk

mengendalikan seluruh kegiatan produksi di bagian produksi Mojosongo

dan bertanggung jawab dalam proses distribusi pemindahan produk ke

gudang, serta membuat laporan produksi untuk diserahkan kepada

Manager Produksi.

28.Asisten Produksi Mojosongo

Asisten Produksi Mojosongo mempunyai tugas untuk membantu dari

pada Kepala Unit Produksi Mojosongo yang berguna untuk mempercepat

proses produksi dan mempercepat proses pemindahan produk dari bagian

produksi ke gudang.

29.Operator Produksi Mojosongo

Operator Produksi Mojosongo mempunyai tugas untuk menjalankan

mesin produksi yang berada di bagian produksi mojosongo untuk

menghasilkan produk pesanan sesuai dengan perintah dari Kepala Unit

(27)

commit to user

13

30.Administrasi Produksi Mojosongo

Administrasi Produksi Mojosongo mempunyai tugas untuk mencatat

pengeluaran yang dibutuhkan untuk memproduksi dan juga membuat

laporan jumlah barang yang telah diproduksi dan dipindahkan ke gudang.

31.Lay Out Produksi Mojosongo

Lay Out Produksi Mojosongo mempunyai tugas untuk membuat

desain-desain cover LKS sebelum memulai proses produksi.

32.Support Staff Produksi Mojosongo

Support Staff Produksi Mojosongo mempunyai tugas untuk

memproduksi LKS dan mengepak barang untuk dipindahkan ke gudang.

33.Tenaga Gudang Produksi Mojosongo

Tenaga Gudang Mojosongo mempunyai tugas untuk memproduksi

LKS dan Mengepak barang untuk dipindahkan ke gudang.

34.Driver Produksi Mojosongo

Driver Produksi Mojosongo mempunyai tugas untuk membawa

produk dari gudang produksi mojosongo untuk ditempatkan ke gudang.

35.Kepala Unit Produksi Triyagan

Kepala Unit Produksi Triyagan mempunyai tugas untuk

mengendalikan seluruh kegiatan produksi di bagian produksi Triyagan dan

bertanggung jawab dalam proses distribusi pemindahan produk ke gudang,

serta membuat laporan produksi untuk diserahkan kepada Manager

(28)

commit to user

36.Asisten Produksi Triyagan

Asisten Produksi Triyagan mempunyai tugas untuk membantu dari

pada Kepala Unit Produksi Triyagan yang berguna untuk mempercepat

proses produksi dan mempercepat proses pemindahan produk dari bagian

produksi ke gudang.

37.Operator Produksi Triyagan

Operator Produksi Triyagan mempunyai tugas untuk menjalankan

mesin produksi yang berada di bagian produksi Triyagan untuk

menghasilkan produk pesanan sesuai dengan perintah dari Kepala Unit

Produksi Triyagan.

38.Administrasi Produksi Triyagan

Administrasi Produksi Triyagan mempunyai tugas untuk mencatat

pengeluaran yang dibutuhkan untuk memproduksi dan juga membuat

laporan jumlah barang yang telah diproduksi dan dipindahkan ke gudang.

39.Lay Out Produksi Triyagan

Lay Out Produksi Triyagan mempunyai tugas untuk membuat

desain-desain cover LKS sebelum memulai proses produksi.

40.Support Staff Produksi Triyagan

Support Staff Produksi Triyagan mempunyai tugas untuk

memproduksi LKS dan mengepak barang untuk dipindahkan ke gudang.

41.Tenaga Produksi Triyagan

Tenaga Gudang Triyagan mempunyai tugas untuk memproduksi LKS

(29)

commit to user

15

42.Driver Produksi Triyagan

Driver Produksi Triyagan mempunyai tugas untuk membawa produk

dari gudang produksi mojosongo untuk ditempatkan ke gudang.

43.Security Produksi Triyagan

Security Produksi Triyagan mempunyai tugas untuk menjaga

keamanan di gudang Produksi Triyagan dan memcatat masuk keluarnya

kendaraan untuk menjalankan sistem pengendalian.

44.Manager HRD

Manager HRD mempunyai tugas untuk melakukan kegiatan

pengelolaan administrasi kepegawaian, pengembangan sumber daya

manusia dan kesejahteraan serta pembinaan pegawai serta mempunyai

fungsi untuk penyusunan analisa jabatan dan organisasi.

45.Kepala Unit HRD

Kepala Unit HRD mempunyai tugas untuk membantu Manager HRD

dalam fungsi penyusunan analisa jabatan dan organisasi, adapun

macam-macam bentuk tugasnya seperti:

1) Pelaksanaan mutasi pegawai dan administrasi kepegawaian

2) Penyusunan program pendayagunaan dan pengembangan pegawai

3) Pelaksanaan pembinaan dan kesejahteraan pegawai

4) Pelaksanaan evaluasi dan pemantauan

46.Personalia

Bagian Personalia mempunyai tugas untuk mengurus segala sesuatu

(30)

commit to user

telah melanggar peraturan perusahaan, maka bagian personalia akan

membuat Surat Peringatan sesuai dengan persetujuan Kepala Unit HRD

dan Manager HRD.

47.GA

GA mempunyai tugas untuk memantau perkembangan karyawan yang

bekerja di perusahaan dalam bidang kemampuan menyelesaikan tugas

yang dibebankan kepada karyawan tersebut, dalam hal ini apabila kurang

mampu akan dilakukan mutasi ke departemen-departemen yang lain sesuai

dengan persetujuan Kepala Unit HRD dan Manager HRD.

48.OB

OB mempunyai tugas untuk mengantarkan surat-surat dari karyawan

yang berada disuatu departemen ke departemen lain, berfungsi sebagai

pemberitahuan kepada orang yang berada di departemen lain untyuk

menjalankan tugasnya.

49.Security

Security mempunyai tugas untuk menjaga keamanan, serta mencatat

kendaraan yang keluar masuk perusahaan untuk pengendalian intern.

Security juga bertugas di tiap-tiap kantor, baik di kantor pusat, kantor

cabang maupun gudang sesuai dengan jam tugasnya.

50.Manager IT

Manager IT mempunyai tugas untuk menyetujui pembelian

(31)

commit to user

17

pada karyawan setelah dilakukan riset bahwa memang benar dibutuhkan

untuk pembelian barang tersebut.

51.Kepala Unit IT

Kepala Unit IT mempunyai tugas untuk melakukan riset di kantor

pusat maupun cabang untuk melihat komputer, maupun barang teknologi

lainnya untuk mengadakan pemanambahan maupun perbaikan yang

dibutuhkan.

52.Development Coordinator

Development Coordinator mempunyai tugas untuk membuat

surat-surat untuk pengejuan kepada atasan untuk mengadakan penambahan

computer maupun barang-barang teknologi lainnya yang diberikan kepada

Kepala Unit IT dan ditanda tangani oleh Manager IT.

53.Database Development

Database Development mempunyai tugas memberikan

database-database baru yang diperlukan. dalam hal ini membuat format penjualan di

dalam excel, maupun dengan aplikasi-aplikasi baru yang digunakan oleh

karyawan.

54.Branch

Branch mempunyai tugas untuk membuat laporan tentang kondisi

barang-barang yang perlu diganti maupun yang akan diperbaiki di kantor

(32)

commit to user

55.Holding

Holding mempunyai tugas untuk membuat laporan tentang kondisi

barang-barang yang perlu diganti maupun yang akan diperbaiki di kantor

pusat untuk membuat budget anggaran pada tahun berikutnya.

B. LATAR BELAKANG MASALAH

Perkembangan pengetahuan dan teknologi yang sangat besar

menimbulkan persaingan yang ketat dalam dunia usaha. Dalam

mempertahankan kelangsungan hidup dan mencapai tujuan khususnya,

perusahaan memerlukan penyediaan informasi yang cukup. Sistem

informasi akuntansi dalam suatu perusahaan mempunyai manfaat dan

peranan penting dalam tercapainya tujuan perusahaan.

Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk

mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha

pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan

yang menghasilkan laba. Penjualan dapat dilakukan secara kredit.

Penjualan tunai dilakukan apabila barang yang diberikan oleh penjual

langsung saat barang tersebut diterima dan ini sudah umum dilakukan juga

dianggap sebagai penjualan yang lazim, dan penjualan yang dilakukan

secara kredit adalah merupakan hal tagihan yang timbul dari transaksi

penjualan barang atau jasa, dan merupakan komponen besar dalam aktiva

(33)

commit to user

19

Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis

yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat,

mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk

keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan dalam proses

atau transaksi penjualan.

Sejak dulu sampai sekarang penjualan masih tetap berperan

penting di dalam suatu perusahaan diantara aktivitas lainnya. Penjualan

merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat

memperoleh laba. Banyak faktor selain usaha promosi termasuk segi

pelayanan atau pemberian service, harga yang cocok, juga bagian

pimpinan perusahaan dapat mengikuti order penjualan yang masih luas.

Salah satu upaya perusahaan untuk menaikan volume penjualan

adalah dengan cara menjual produknya secara kredit kepada

konsumennya. Penjualan kredit dilakukan oleh perusahaan dengan cara

mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterimanya dari pembeli

dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada

pembeli. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan

kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan

analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberikan kredit.

Umumnya perusahaan manufaktur melakukan penjualan produknya

dengan sistem penjualan kredit, begitu juga dengan perusahaan CV Putra

(34)

commit to user

sektor penjualan kredit, yang setiap bulannya mencapai ratusan juta

rupiah.

Dalam transaksi penjualan kredit, informasi yang umumnya

diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan adalah :

1. Jumlah pendapatan menurut jenis produk selama jangka waktu

tertentu.

2. Jumlah piutang yang diterima dari transaksi penjualan kredit.

3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.

4. Nama dan alamat pelanggan.

5. Kuantitas produk yang dijual.

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi di atas, maka perlu

dirancang beberapa hal, antara lain:

1. Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi

informasi yang diperlukan oleh manajemen.

2. Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam

dokumen.

3. Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan dan untuk

menghasilkan informasi yang diperlukan oleh manajemen.

4. Unit organisasi yang menangani transaksi penjualan kredit.

5. Elemen sistem pengawasan intern.

Penjualan produk secara kredit umumnya ditujukan untuk

menaikan volume penjualan. Akan tetapi, penjualan produk secara kredit

(35)

commit to user

21

memerlukan penanganan tersendiri untuk menyelesaikannya. Masalah

yang sering kali dihadapi adalah proses penagihan piutang, sehingga sering

terjadi kasus piutang tak tertagih (bad debt) atau sering disebut dengan

kredit macet yang tentunya memperlambat penerimaan kas oleh

perusahaan. Masalah lainnya adalah jumlah stock fisik dengan catatan

perusahaan sering terjadi perbedaan sehingga memerlukan sistem

pengendalian intern yang bagus yang dapat menutup terjadinya selisih

tersebut. Faktor penyebab bisa dari pihak konsumen, misalnya sengaja

mengulur-ulur waktu waktu pembayaran yang sudah jatuh tempo, atau dari

pihak perusahaan itu sendiri, misalnya keterlambatan dalam melengkapi

dokumen-dokumen penagihan. Disamping itu, kurangnya tenaga ahli yang

diperlukan dalam upaya penyelesaian atas penjualan produk secara kredit

merupakan masalah tersendiri yang memerlukan perhatian yang cukup

serius. Pada CV Putra Nugraha inti utama masalah kredit macet ini masih

dapat diminimalkan, sehingga tidak terjadi kerugian yang terlalu banyak.

Oleh karena itu dalam penulisan tugas akhir ini penulis

mengambil judul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

SISTEM PENJUALAN KREDIT PADA CV. PUTRA NUGRAHA

SURAKARTA”.

C. PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan dimuka maka

(36)

commit to user

1. Apakah Sistem Pengendalian Intern pada sistem penjualan kredit di

CV Putra Nugraha sudah cukup baik?

2. Apa sajakah kelebihan dan kelemahan dari sistem pengendalian intern

sistem penjualan kredit pada CV Putra Nugraha?

D. TUJUAN PENELITIAN

Tujuan atas penelitian yang dilakukan adalah menemukan pemecahan

atas permasalahan yang diuraikan diatas adalah:

1. Mengetahui sistem pengendalian intern pada sistem penjualan kredit

di CV Putra Nugraha.

2. Mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem pengendalian intern

sistem penjualan kredit CV Putra Nugraha.

E. MANFAAT PENELITIAN

1. Bagi Penulis

Dapat menambah wawasan dan pengetahuan bagi penulis dan juga

dapat menambah pengalaman dalam mempraktikan ilmu dan teori

tentang sistem akuntansi persediaan barang yang diperoleh selama

mengikuti pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi kedalam

kenyataan dunia kerja pada CV. Putra Nugraha Surakarta.

2. Bagi CV. Putra Nugraha

Hasil analisis ini diharapkan dapat memberikan pertimbangan dan

(37)

commit to user

23

akuntansinya serta dapat menanggulangi kelemahan-kelemahan yang

diterapkan pada sistem akuntansi persediaan barang, demi

kelangsungan dan kemajuan CV. Putra Nugraha di masa yang akan

datang, dan juga sebagai bahan pertimbangan terutama pimpinan

perusahaan dalam mengambil keputusan.

3. Bagi Pembaca

Sebagai bahan kajian dalam menambah ilmu pengetahuan di

bidang akuntansi terutama mengenai sistem akuntansi persediaan

barang dan juga sebagai referensi bacaan dalam pembuatan tugas

akhir di masa yang akan datang.

F. METODE PENELITIAN

1. Sumber Data

a. Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari

hasil pengamatan obyek penelitian. Jenis data ini antara lain yaitu data

mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab pegawai CV Putra

Nugraha, serta prosedur pencatatan penerimaan dan pengeluaran

perlengkapan dan pergudangan. Sumber datanya diperoleh dari

(38)

commit to user

b. Data Sekunder

Data Sekunder merupakan data yang diperoleh secara tidak

langsung dari hasil pengamatan obyek penelitian. Data ini berupa data

yang telah dikeluarkan oleh perusahaan, misalnya sejarah berdirinya

perusahaan, struktur organisasi perusahaan, maupun laporan keuangan

perusahaan.

2. Teknik Pengumpulan Data

a. Observasi

Dengan mengadakan pengamatan langsung di perusahaan yaitu

dengan mengadakan pengamatan langsung pada obyek penelitian.

Dalam melakukan pengamatan mahasiswa didampingi oleh

pembimbing dan penanggung jawab instansi magang CV Putra

Nugraha.

Pengamatan yang dilakukan untuk mengetahui pencatatan adalah

sebagai berikut:

1. Mengamati kerja CV Putra Nugraha di Bagian Perlengkapan dan

Pergudangan dalam proses input data atau pencatatan untuk

mengetahui langkah ataupun cara yang benar di dalam proses

penginputan dan pencatatan akuntansi.

2. Mengamati dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang

digunakan di Bagian Perlengkapan dan Pergudangan CV Putra

(39)

commit to user

25

3. Mengamati setiap laporan yang dihasilkan di Bagian Perlengkapan

dan Pergudangan CV Putra Nugraha untuk mengetahui nilai

perlengkapan dan pergudangan yang dimiliki.

b. Wawancara

Wawancara adalah salah satu dari alat pengumpulan data, yang

menggali dengan pertanyaan baik dengan menggunakan panduan

(pedoman) wawancara maupun kuesioner (daftar pertanyaan). Dengan

melakukan tanya jawab kepada staf dan pegawai Dinas Akuntansi dan

Anggaran serta Bagian Perlengkapan dan Pergudangan di CV Putra

Nugraha yang terkait, seperti:

1. Mewawancarai pegawai yang berada di Dinas Akuntansi terkait

data maupun dokumen yang digunakan CV Putra Nugraha,

khususnya untuk mencatat perlengkapan dan pergudangan.

2. Mewawancarai penanggung jawab yang ada di Bagian

Perlengkapan dan Pergudangan terkait data maupun dokumen yang

digunakan CV Putra Nugraha.

c. Praktik

Metode yang bertujuan untuk melatih dan meningkatkan

kemampuan peneliti dalam mengaplikasikan pengetahuan maupun

keterampilan yang diperoleh.

Metode praktik yang dilakukan yaitu:

1. Melakukan kegiatan entry data nilai persediaan di perlengkapan

(40)

commit to user

2. Melakukan kegiatan entry data persediaan perlengkapan dan aktiva

yang masuk dan persediaan perlengkapan dan aktiva yang keluar

ke kartu persediaan perlengkapan dan aktiva.

3. Membuat memo penerimaan dan memo pengeluaran persediaan

perlengkapan dan aktiva serta dokumen-dokumen lainnya yang

terkait.

4. Melakukan stock opname jumlah persediaan peralatan dan aktiva

yang dimiliki oleh perusahaan serta entry data untuk membuat

(41)

commit to user

27

BAB II

LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN

A. LANDASAN TEORI

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

a. Pengertian Sistem

Sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang

terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi,

2001: 1).

Prosedur adalah suatu urutan yang klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 6).

b. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir, buku catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha suatu perusahaan yang bertujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi, (stettler dalam Baridwan, 1993: 1)

Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah organisasi,

formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan

(42)

commit to user

Dari definisi diatas, unsur suatu sistem adalah formulir, catatan

yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku besar pembantu, dan laporan

serta unsur akuntansi yang mendukung dari kegiatan akuntansi yang

ada dalam perusahaan.

c. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Bodnar dan

Hopwood (1997: 1) adalah kumpulan sumber daya, semacam

orang-orang dan peralatan yang dirancang untuk merubah data ekonomi ke

dalam informasi yang berguna.

Menurut Moscove dalam Baridwan, Sistem Informasi Akuntansi

adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,

mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan

informasi financial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada

pihak luar perusahaan (seperti kantor pajak, investor dan kreditur).

Tujuan umum pengembangan Sistem Informasi Akuntansi menurut

Mulyadi (2001: 19) antara lain:

1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan baru.

2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem

yang sudah ada, baik mutu, ketepatan penyajian maupun

struktur organisasinya.

3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan

(43)

commit to user

29

akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai

pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan

catatan akuntansi.

2. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem Penjualan Kredit adalah suatu sistem yang dilaksanakan

oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order

yang diterima oleh pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan

mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001: 210).

a. Pengertian Kredit

Kredit berasal dari bahasa Yunani, credare, yang berarti

kepercayaan. Dengan demikian istilah kredit memiliki arti khusus,

yaitu meminjamkan uang atau penundaan pembayaran pada saat itu

juga, (Widjajanto, 2001: 1).

(44)

commit to user

b. Unsur-Unsur Kredit

Unsur-unsur kredit terdiri dari:

1) Kepercayaan

Yaitu keyakinan si pemberi kredit bahwa prestasi yang

diberikannya akan benar-benar diterimanya dalam jangka waktu

tertentu di masa yang akan datang.

2) Tenggang Waktu

Yaitu masa yang memisahkan antara pemberian prestasi

dengan kontraprestasi yang akan diterimanya dalam jangka

waktu tertentu di masa yang akan datang. Dalam unsur ini

terkandung pengertian nilai agio dari uang, yaitu uang yang ada

sekarang lebih tinggi nilainya daripada uang yang akan

diterimanya pada masa yang akan datang.

3) Degree of risk/ Risiko Kredit

Yaitu tingkat risiko yang akan dihadapi sebagai akibat

adanya jangka waktu yang memisahkan pemberi prestasi dengan

kontraprestasi yang akan diterima di kemudian hari. Semakin

lama jangka waktu kredit yang diberikan, maka semakin tinggi

pula tingkat risikonya. Hal ini dikarenakan sejauh-jauhnya

kemampuan manusia untuk memperkirakan hari depan itu, maka

masih selalu ada ketidaktentuan yang tidak dapat ditentukan.

(45)

commit to user

31

4) Prestasi/ Objek Kredit

Prestasi atau objek kredit dapat diberikan dalam bentuk

barang, jasa, dan uang.

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit merupakan suatu kesatuan

dari rangkaian prosedur pemberian kredit yang diberikan kepada

calon debitur atas dasar kepercayaan dari debitur yang meliputi

permohonan kredit sampai pembayaran angsuran oleh debitur.

Sistem penjualan kredit yang baik akan menyediakan informasi yang

memadai bagi manajemen untuk mengelola kegiatan perusahaan

agar tujuan-tujuan perusahaan dapat tercapai.

c. Fungsi Yang Terkait

1) Fungsi Penjualan

a) Menerima order dari pembeli.

b) Mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan

informasi yang belum ada pada surat order tersebut.

c) Meminta otorisasi kredit.

2) Fungsi Gudang

a) Menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan

oleh pelanggan.

b) Menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

3) Fungsi Kredit

a) Meneliti status kredit pelanggan.

(46)

commit to user

4) Fungsi Pengiriman

a) Menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang

diterimanya dari fungsi penjualan.

b) Menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari

perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

5) Fungsi Penagihan

a) Membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada

pelanggan.

b) Menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan

transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

6) Fungsi Akuntansi

a) Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit

dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada

debitur.

b) Membuat laporan penjualan.

d. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

1) Prosedur Order Penjualan

Menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi

penting pada surat order, kemudian membuat surat order

pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi

tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari

(47)

commit to user

33

2) Prosedur Persetujuan Kredit

Fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit

kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3) Prosedur Pengiriman

Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli

sesuai dengan informasi yang tercantum pada surat order

pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.

4) Prosedur Penagihan

Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan

mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur

penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada

waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.

5) Prosedur Pencatatan Piutang

Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke

dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu

mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi

sebagai catatan piutang.

6) Prosedur Distribusi Penjualan

Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut

(48)

commit to user

7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Fungsi Akuntansi mencatat secara periodik total harga

pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

3. Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi pengendalian intern didefinisikan sebagai sebuah

proses karena pengendalian intern ini melekat dalam kegiatan

operasional sebuah organisasi dan merupakan bagian yang integral dari

aktivitas dasar manajemen seperti perencanaan, pelaksanaan, dan

pemantauan kegiatan organisasi. Pengendalian intern memberikan

jaminan yang layak (bukan jaminan absolut) karena kemungkinan

terjadinya human fallure, kolusi dan, manajemen override.

Definisi diatas menunjukan bahwa suatu pengendalian intern yang

baik itu berguna untuk:

a. Menjaga keamanan suatu harta milik suatu perusahaan.

b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

c. Memajukan efisiensi dalam operasi.

d. Menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan yang

telah diterapkan terlebih dahulu.

Suatu pengendalian yang memuaskan harus meliputi hal-hal

(49)

commit to user

35

a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional.

Pemisahan fungsi dalam perusahaan diperlukan untuk mencegah

terjadinya kesalahan-kesalahan, baik yang disengaja maupun yang tidak

disengaja yang dapat berakibat merugikan perusahaan. Dengan

pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi operasi dan fungsi

penyimpanan, catatan yang diselenggarakan dapat mencerminkan

transaksi yang sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi

yang memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Suatu fungsi

tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua

tahap transaksi. Selain itu dengan adanya pemisahan fungsi ini akan

menghasilkan data akuntansi yang dapat terpercaya kebenarannya

sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya.

b. Suatu sistem otorisasi dan prosedur otorisasi terjadinya transaksi.

Setiap transaksi yang terjadi harus mendapatkan otorisasi dari

divisi yang berwewenang agar terselenggara suatu sistem pengendalian

intern yang memadai. Apabila dalam suatu perusahaan setiap personil

bertindak semaunya untuk mendapatkan dan menggunakan

sumber-sumber yang diperlukan oleh perusahaan tersebut, maka perusahaan itu

akan menjadi berantakan dan semakin jauh dari tujuan yang akan

dicapai. Disamping itu penggunaan formulir juga sangat penting

keberadaannya. Formulir merupakan media yang digunakan untuk

(50)

commit to user

terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu

penggunbaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna

mengawasi pelaksanaan otorisasi.

Macam-macam dokumen dan otorisasi atas dokumen tersebut:

1) Surat Permintaan: dibuat oleh bagian pemasaran, lalu disetujui

Kepala Unit Gudang dan dicatat oleh bagian akuntansi.

2) Surat penyiapan barang: dibuat oleh bagian pemasaran lalu

disetujui oleh Kepala Unit Gudang.

3) Surat Jalan: dibuat oleh bagian gudang lalu diotorisasi oleh

bagian pengiriman setelah itu diotorisasi oleh penerima barang.

4) Faktur Penjualan: dibuat oleh bagian pemasaran dan diotorisasi

oleh bagian Kepala Bagian Pemasaran.

c. Praktik-praktik yang sehat harus dijalankan dalam melaksanakan

tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap bagian organisasi adalah sebagai

berikut:

1) Pembuatan formulir dengan nomor urut tercetak untuk

mencegah terjadinya penyalahgunaan formulir.

2) Pelaksanaan suatu transaksi harus dilaksanakan lebih dari satu

bagian, tidak ada transaksi dari awal sampai selesai

dilaksanakan oleh satu bagian.

3) Adanya perputaran jabatan, sehingga dapat dihindari adanya

persengkokolan.

(51)

commit to user

37

5) Secara periodik diadakan pencocokan kekayaan fisik perusahaan

dengan catatannya.

6) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu kredit dengan akun

kontrol dalam buku besar.

d. Suatu Tingkat Kecakapan.

Didalam menjalankan roda kegiatan perusahaan diperlukan

karyawan yang mampu dan cakap agar dapat menjalankan tugasnya

dengan baik. Dengan demikian diperlukan seleksi bagi calon

karyawan yang sesuai dengan jabatan yang telah ditetapkan sehingga

terhindar dari terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan. Unsur

mutu pegawai merupakan unsur sistem pengendalian intern yang

paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten

dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas

minimum, perusahaan pasti dapat menghasilkan

pertanggungjawaban keuangan yang bisa diandalkan.

Komponen model pengendalian menurut Mulyadi adalah

sebagai berikut:

1) Lingkungan Pengendalian

Tulang punggung sebuah perusahaan adalah karyawan

yang meliputi atribut individunya, seperti integritas, nilai etika,

dan kompetensi. Mereka merupakan mesin penggerak organisasi

(52)

commit to user

2) Aktivitas Pengendalian

Perusahaan harus menetapkan prosedur dan kebijakan

pengendalian serta melaksanakannya untuk membantu

menjamin bahwa manajemen dapat menetapkan

tindakan-tindakan untuk menghadapi ancaman-ancaman yang timbul.

3) Perhitungan risiko

Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap resiko

yang dihadapinya, untuk itu haruslah diterapkan mekanisme

mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko-resiko

tersebut.

4) Informasi dan Komunikasi

Merupakan kegiatan pengawasan, bila kemungkinan

karyawan organisasi memperoleh dan menukar informasi yang

merugikan pihak perusahaan.

5) Pemantauan

Seluruh proses bisnis harus dipantau dan dilaksanakan

(53)

commit to user

39

B. PEMBAHASAN

1. Sistem Penjualan Kredit Pada CV Putra Nugraha

Pada suatu perusahaan, sistem penjualan kredit sangatlah penting.

Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit harus disesuaikan dengan

keadaan lingkungan perusahaan itu sendiri. Sistem Informasi Akuntansi

yang baik harus mendukung kegiatan operasional Salah satu perusahaan

dan menyediakan informasi yang handal kepada pemakai informasi di

dalam perusahaan tersebut. Sistem Informasi Akuntansi yang tepat dan

efektif didukung oleh beberapa hal sebagai berikut:

a. Fungsi yang terkait

1) Fungsi pemasaran

Fungsi pemasaran bertanggung jawab menerima order dari

pelanggan, meminta otorisasi kredit, membuat back order apabila

barang yang dipesan pelanggan tidak tersedia digudang.

2) Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab menyimpan barang hasil

produksi dan menyiapkan barang apabila ada pesanan dari

pelanggan kemudian menyerahkan barang kepada bagian

pengiriman.

3) Fungsi pengiriman

Fungsi pengiriman dapat dilakukan oleh bagian pengiriman

perusahaan maupun dengan jasa ekspedisi. Fungsi pengiriman

(54)

commit to user

dengan order dari pelanggan dan surat pesanan yang dibuat

oleh bagian pemasaran. Fungsi pengiriman juga bertanggungjawab

memastikan keamanan barang yang keluar dari perusahaan telah

mendapatkan otorisasi dari bagian yang berwewenang.

4) Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi dalam transaksi penjualan kredit bertugas

melakukan pencatatan kedalam jurnal umum dan jurnal penjualan.

b. Dokumen yang digunakan

1) Surat pesanan

Surat pesanan merupakan dokumen utama dalam kegiatan

penjualan kredit. Surat pesanan dibuat oleh bagian pemasaran

setelah mendapatkan otorisasi atas penjualan kredit.

2) Surat jalan

Surat jalan merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian

pemasaran. Surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman resmi

kepada pelanggan yang berisi jumlah barang dan spesifikasinya.

3) Faktur penjualan

Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan

sebagai dasar bahwa perusahaan memiliki piutang dagang kepada

(55)

commit to user

41

c. Catatan akuntansi yang digunakan

1) Jurnal umum

Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan

perusahaan untuk mencatat transaksi perusahaan sesuai dengan

urutan waktu terjadinya transaksi.

2) Jurnal penjualan

Jurnal penjualan adalah catatan akuntansi yang termasuk

dalam jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat

transaksi-transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit.

3) Kartu gudang

Kartu gudang adalah catatan yang digunakan oleh bagian

gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang

disimpan dalam gudang.

4) Kartu persediaan

Kartu persediaan merupakan catatan yang termasuk

kedalam buku pembantu yang digunakan untuk mencatat mutasi

persediaan sesuai dengan rinciannya.

5) Kartu piutang

Kartu piutang merupakan catatan akuntansi yang termasuk

kedalam buku pembantu yang digunakan untuk mencatat mutasi

(56)

commit to user

d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

1) Prosedur Order Penjualan

Menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi

penting pada surat order, kemudian membuat surat order

pengiriman dan mengirimkannya, kepada berbagai fungsi lain

untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam

melayani order dari pembeli.

2) Prosedur Persetujuan Kredit

Fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit

kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3) Prosedur Pengiriman

Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli

sesuai dengan informasi yang tercantum pada surat order

pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.

4) Prosedur Penagihan

Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan

mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur

penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada

waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.

5) Prosedur Pencatatan Piutang

Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam

(57)

commit to user

43

dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai

catatan piutang.

6) Prosedur Distribusi Penjualan

Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut

informasi yang diperlukan oleh manajemen.

7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga

pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

e. Bagan alir

Arus dalam bagan alir dibaca dari kiri ke kanan, dari atas ke

bawah. Dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan

suatu sistem, antara lain:

1) Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan

menggunakan bagan alir.

2) Lebih mudah mengidentifikasi kelemahan-kelemahan sistem yang

memerlukan perbaikan.

(58)

commit to user Bagian Pemasaran

Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit CV Putra Nugraha

Keterangan:

Meminta otorisasi kredit dari kantor pusat jika disetujui

(59)

commit to user

45

Bagian Pemasaran (Lanjutan)

7

(60)

commit to user Bagian Gudang

(61)

commit to user

47

Bagian Pengiriman

(62)

commit to user Bagian Akuntansi

6

Faktur 2

Mencatat kedalam jurnal

penjualan dan kartu piutang

Jurnal penjualan

Kartu piutang

Faktur 2

T

(63)

commit to user

49

Keterangan bagan alir

1) Prosedur penerimaan pesanan

Prosedur penerimaan pesanan dilakukan oleh bagian

pemasaran yang memiliki tanggungjawab:

a) Menerima surat order dari pelanggan sebanyak dua rangkap,

meminta otorisasi kredit dari kantor pusat, surat order dari

pelanggan lembar pertama diarsipkan sesuai dengan nomor,

sedangkan surat order lembar kedua diserahkan ke bagian

gudang.

b) Membuat surat pesanan sebanyak tiga rangkap, lembar

pertama diarsipkan sesuai nomor, lembar kedua dan tiga

diserahkan ke bagian gudang.

c) Membuat surat jalan sebanyak empat rangkapsetelah menerima

surat pesanan lembar ketiga dan surat order dari pelanggan

lembar kedua dari bagian gudang, surat jalan lembar pertama,

kedua, dan ketiga beserta surat order lembar kedua diserahkan

kepada bagian pengiriman, sedangkan surat jalan lembar

keempat diserahkan ke bagian gudang.

d) Membuat faktur sebanyak tiga rangkap atas dasar surat

pesanan lembar ketiga, lembar pertama diarsipkan sementara

sesuai tanggal dan akan diserahkan kepada pelanggan apabila

telah dilakukan pelunasan, lembar kedua diserahkan ke bagian

(64)

commit to user

e) Melakukan pencatatan kedalam kartu persediaan atas dasar

faktur lembar ketiga, faktur lembar ketiga dan surat pesanan

lembar ketiga, faktur lembar ketiga dan surat pesanan lembar

ketiga diarsipkan secara permanen diarsipkan secara permanen

sesuai nomor.

f) Mengarsipkan secara permanen surat jalan lembar kedua dari

bagian pengiriman setelah mendapat otorisasi atau tandatangan

dari pelanggan.

2) Prosedur pengeluaran barang

Prosedur pengeluaran barang dilakukan oleh bagian gudang

yang memiliki tanggung jawab:

a) Menerima surat pesanan lembar kedua, lembar ketiga, dan

surat order lembar kedua dari bagian pemasaran, menyiapkan

barang dan menyerahkan ke bagian pengiriman.

b) Melakukan pencatatan kedalam kartu gudang atas dasar surat

pesanan lembar kedua, surat pesanan lembar kedua diarsipkan

secara permanen sesuai nomor.

c) Surat pesanan lembar ketiga dan surat order lembar pertama

diserahkan kembali ke bagian pemasaran.

d) Menerima surat jalan lembar keempat dan kemudian

(65)

commit to user

51

3) Prosedur pengiriman

Prosedur pengiriman barang dilakukan oleh bagian pengiriman

yang bisa berasal dari perusahaan ataupun menggunakan jasa

ekspedisi. Bagian pengiriman memiliki tanggungjawab:

a) Menerima surat jalan sebanyak tiga rangkap dan surat order

lembar kedua dari bagian pemasaran, menerima barang dari

bagian gudang.

b) Mencocokan barang dengan surat order dan surat jalan.

c) Setelah barang sampai ke pelanggan dan surat jalan telah

ditandatangani oleh pembeli, surat jalan lembar ketiga dan

surat order lembar kedua diserahkan kepada pelanggan beserta

barang.

d) Surat jalan lembar kedua diserahkan kembali kepada bagian

pemasaran setelah ditandatangani oleh pelanggan.

e) Surat jalan pertama diarsipkan secar permanen sesuai nomor.

4) Prosedur pencatatan

Prosedur pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi yang

bertanggungjawab:

a) Melakukan pencatatan kedalam jurnal penjualan dan kartu

piutang atas dasar faktur lembar kedua dari bagian pemasaran.

b) Mengarsipkan secara permanen faktur lembar kedua sesuai