1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia usaha saat ini, berbagai
macam perubahan yang telah terjadi akibat globalisasi dari era ekonomi industri
ke era ekonomi informasi, maka peran dan fungsi sekretaris tidak hanya sebatas
pelaksana administrasi saja, akan tetapi sudah memiliki peran yang lebih luas lagi.
Tugas dan wewenang pekerjaan seorang sekretaris semata-mata bukan
hanya mengurus administrasi perkantoran dan elerical ( tata usaha ) saja
melainkan menjadi pusat informasi bagi perusahaan. Sekretaris yang profesional
merupakan sekretaris yang mampu meningkatkan brand image ( citra merek )
pada lembaga atau perusahaan tempatnya bekerja. Baik dalam kualitas kerja dan
profesinya sebagai sekretaris yang bertanggung jawab sesuai dengan kedudukan
atau wewenangnya.
Menurut Dewi (2011: 1), istilah sekretaris berasal dari bahasa latin
“secretum”, yang berarti rahasia dan “secretarium”, yang berarti seorang yang
diberikan kepercayaan menyimpan rahasia. Dalam bahasa inggris disebut
“secretary”, yang berasal dari kata “secret” yang berarti rahasia.
Menurut Brauma dan Portugal (2011: 2), sekretaris adalah asisten
pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu,
melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinannya, bila ada janji pertemuan,
dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas pekerjaan
Menurut Nanassy dan Selden (2011: 2), sekretaris adalah karyawan kantor
yang bertanggung jawab melebihi petugas stenografi, dimana biasanya melakukan
tugas dikte, menjawab telepon, membuat janji, mengarsip, surat menyurat, dan
lain-lain.
Menurut Webster’s New Words Dictionary (2011: 2), sekretaris adalah
pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya.
Dari pengertian para ahli di atas tentang sekretaris dapat disimpulkan
bahwa sekretaris merupakan seorang pejabat perusahaan yang bertanggung jawab
mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan
administrasi perkantoran, membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas,
fungsi, dan perannya dalam menjalankan perusahaan secara efisien dan efektif.
Sedangkan definisi sekretariat menurut para ahli antara lain: menurut Stein
(2011: 3), sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melakukan
pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial. Menurut Funk dan
Wagnalass (2011: 3), sekretariat adalah keseluruhan staff sekretaris pada suatu
kantor, khususnya departemen pemerintahan yang dipimpin sekretaris.
Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat di simpulkan bahwa sekretariat
merupakan suatu satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para
pembantunya melakukan rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok atau
manajemen kearsipan.
Tugas dan pekerjaan sekretaris pada dasarnya terbagi menjadi 3 (tiga)
bagian yaitu: tugas rutin, tugas khusus dan tugas, tugas khusus dan tugas kreatif.
Setiap bagiannya memiliki peranan dalam melakukan penjagaan beranda
kanan pimpinan, secret keeper (pemegang rahasia), penasihat untuk dimintai
pendapatnya dan penghubung (humas). Dalam menjalankannya tugas dan
pekerjaannya, seorang sekretaris harus memperhatikan aspek-aspek untuk
memudahkan tugas dan pekerjaannya tersebut di antaranya yaitu: teroganisir dan
orientasi detail atau teliti, melaksanakan tugas dengan cepat dan efisien,
menampilkan citra positif bagi perusahaan, berfokus pada solusi, mempelajari
keahlian baru atau mengembangkan keahlian, menjalin hubungan baik dengan
pihak di dalam dan di luar perusahaan, memahami lingkungan kerja serta
memiliki kemampuan melakukan beberapa kegiatan secara bersamaan
(multitasking).
Pada kedudukannya sekretaris mendapat pandangan dari PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) sebagai seorang sekretaris perusahaan (corporate
secretary) dalam struktur organisasi di bawah Direktur Utama, diangkat dan
diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal perusahaan
dengan persetujuan Dewan Komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris
perusahaan (corporate secretary) menjalankan fungsi sebagai berikut:
memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi perarturan tentang persyaratan
keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip good corporate government
(GCG), memberikan informasi yang dibutuhkan Direksi dan Dewan Komisaris
secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta, sebagai penghubung dan
menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi tidak
terbatas pada Daftar Khusus, dan Risalah Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris
Merek (brand) telah menjadi elemen krusial yang berkonstribusi terhadap
kesuksesan sebuah organisasi pemasaran, baik organisasi bisnis maupun nirlaba,
pemanufaktur maupun penyedia jasa, dan organisasi lokal,regional maupun
global. Menurut UU No. 15 (2001: 1), merek (brand) adalah tanda yang berupa
gambar, nama, kata, huruf-huruf, angka-angka, susunan warna, atau kombinasi
dari unsur-unsur tersebut yang memiliki daya pembeda dan digunakan dalam
kegiatan perdagangan barang dan jasa.
Menurut Kotler dan Amstrong (2001: 225), citra merek (brand image)
adalah seperangkat keyakinan konsumen mengenai merek tertentu. Sedangkan
menurut Ouwersoot dan Tudorica (2001: 226), brand image adalah kumpulan
persepsi tentang sebuah merek yang saling berkaitan yang ada dalam pikiran
manusia.
Berkenaan dengan itu, PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO)
memiliki strategi dalam meningkatkan pencitraan perusahaannya dengan cara
melakukan kerja sama baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan pada
pihak-pihak terkait seperti: pemberitaan, pemerintahan eksternal, organisasi dan
sebagainya, meningkatkan kualitas perkebunan yang dikelola, komoditas hasil
perkebunan kelapa sawit dan karet serta mewujudkan paradigma bisnis baru PT.
Perkebunan Nusantara III (PERSERO).
Agar suatu lembaga atau perusahaan dapat berjalan dengan baik dan
memiliki citra yang positif di masyarakat, maka diperlukan seorang sekretaris
indentitas citra merek (brand image) perusahaan. Baik berupa cara melakukan
pekerjaan, berkomunikasi dan memiliki penampilan yang baik sehingga dapat
membantu perusahaan mencapai tujuan secara efektif dan efisien serta
menerapkan nilai-nilai etika etika yang baik.
Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis menetapkan
judul Tugas Akhir ini adalah “PERANAN SEORANG SEKRETARIS
PERUSAHAAN DALAM MENINGKATKAN BRAND IMAGE DI PT.
PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) SEI BATANGHARI MEDAN”
dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka rumusan masalah
Tugas Akhir
“Bagaimana seorang sekretaris perusahaan melakukan peranannya dalam
meningkatkan Brand Image pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei
Batanghari Medan?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian untuk mengetahui bagaimana seorang sekretaris
perusahaan melakukan peranannya dalam meningkatkatkan brand image pada PT.
Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Organisasi
Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin
Seibatanghari Medan, khususnya pada bagian Sekretaris Perusahaan
(corporate secretary), mengenai peranan sekretaris dalam
meningkatkan brand image.
2. Bagi Penulis
Dapat menambah pengetahuan penulis mengenai peranan seorang
sekretaris perusahaan dalam meningkatkan brand image.
3. Bagi Pihak Lain:
Sebagai referensi bagi pihak lain yang berminat terhadap judul yang
penulis teliti.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Jl.
Sei Batanghari No.2 Sei Sikambing Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan
ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN Februari Maret April
III IV I II III IV I II 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan
Dalam kegiatan Persiapan Tugas Akhir, dilakukan pada minggu ke tiga (3)
bulan februari. Pada kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama lima
(5) minggu dimulai pada minggu ke empat (4) bulan februari sampai dengan
minggu ke empat (4) bulan Maret di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO)
Medan.
Setelah pengumpulan data selesai, dilakukan penulisan Tugas Akhir yang
di mulai pada awal minggu pertama (1) bulan April sampai dengan selesai, sesuai
dengan pedoman penulisan Tugas Akhir yang diberikan oleh Ketua Program Studi
D III Kesekretariatan.
F. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan setiap babnya dibagi atas
beberapa sub bab antara lain:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang masalah, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika
penelitian.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas PT.
Perkebunan Nusantara III (PERSERO), struktur organisasi, job
description, jenis usaha, dan uraian teoritis dari PT. Perkebunan
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, menerangkan tempat dan waktu penelitian dan
menjelaskan tentang peranan seorang sekretaris perusahaan dalam
meningkatkan brand image di PT. Perkebunan Nusantara III
(PERSERO) Sei Batanghari Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari
penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Perusahaan PT.
Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan, dan
saran bagi bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan
Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan, serta Daftar
