AKUNTANSI UNTUK BENDAHARAWAN
Pengertian Bendaharawan
1. Menurut ICW (Indische Compabilitait Wet) :
Bendaharawan adalah Orang-orang atau badan yang dtugasi oleh negara untuk menerima, menyimpan , membayar , mencatat dan mempertanggungjawabkan uang , surat-surat berharga dan barang-barang milik negara yang berada dalam pengurusannya.
2. Menurut UU No.17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara :
Bendaharawan adalah Setiap orang yang diberi tugas menerima , menyimpan , membayar dan/atau mengeluarkan uang/barang milik negara adalah bendahara yang wajb menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada Badan Pemeriksa Keuangan.
3. Menurut UU No.1/2004 tentang Perbendaharaan Negara :
Bendaharawan adalah Setiap orang atau badan yang diberi tugas untuk dan atas nama negara/daerah menerima , menyimpan dan membayar/menyerahkan uang atau surat berharga atau barang-barang negara/daerah.
Bentuk-bentuk Bendaharawan
1. Bendaharawan Barang
Bendaharawan yang bertugas menerima, menyimpan, menyalurkan, mencatat,
dan mempertanggung jawabkan semua barang milik negara yang berada dalam pengurusannya.
2. Bendaharawan Umum
Bendaharawan yang dapat melakukan segala penerimaan dan pembayaran atas beban anggaran belanja Negara, berdasarkan bukti-bukti tagihan yang sah menurut hokum dan mendapat perintah membayar dari pejabat yang mempunyai wewenang ordonatur.
Yang bertugas sebagai bendaharawan umum adalah para kepala seksi yang
3. Bendaharawan Khusus
Bendaharawan yang melakukan pengurusan kebendaharawanan dalam ruang
lingkup tertentu yaitu mengenai penerimaan dan pengeluaran negara saja.
Bendaharawan khusus dibagi jadi dua (2) yaitu,
Bendaharawan Khusus Penerimaan
Bendaharawan yang khusus hanya menerima penerimaan Negara dan menyetorkannya secara berkala apa yang telah diterimanya kepada KPKN melalui Rekening Kas Negara.
Bendaharawan Khusus Pengeluaran
Biasanya disebut juga dengan bendaharawan UYHD (Uang Yang Harus Dipertanggung jawabkan), bendaharawan yang secara fisik menguasai uang Negara, yaitu berupa uang muka kerja guna pembiayaan kantor dan instansinya. Oleh karena itu bendaharawan ini terdapat hampir di setiap kantor/proyek/satuan kerja.
Tugas-Tugas Bendaharawan
Berdasar Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No 73 Tahun 2008, pengertian dan tugas Bendahara (dalam Pasal 1) adalah :
Bendahara adalah setiap orang yang diberi tugas menerima, menyimpan, membayar dan/atau menyerahan uang atau surat berharga atau barang-barang Negara.
Tugas menerima mengandung pengertian bahwa Bendahara harus
meng-administrasikan dengan baik aliran kas masuk yang diterimanya
Tugas menyimpan mengandung pengertian keamanan dan keselamatan dari kas
yang diterimanya menjadi tanggung jawab bendahara
Tugas membayarkan merupakan tugas fungsional bendahara yaitu membantu
pelaksanaan pembayaran belanja negara pada tingkat satuan kerja yang tidak dapat secara langsung dibayar oleh Kuasa Bendahara Umum Negara, untuk pelaksanaan ini bendahara mendapatkan Uang muka kerja yang selanjutnya dikenal dengan istilah Uang persediaan (UP).
Tugas menata usahakan mengandung pengertian seluruh kegiatan Bendahara
Tugas mempertanggungjawabkan mengandung pengertian bahwa bendahara
baik sebagai pemberi tugas atau penerima tugas, dapat memastikan bahwa tugas yang diberikan terlaksana dengan baik dan mengkomunikasikan pelaksanaan tugasnya sebagai bentuk dari pertanggungjawabannya. Adapun sarana pertanggungjawaban yang digunakan adalah berupa Laporan pertanggungjawaban (LPJ).
Penertiban Tata Usaha dan Cara Mengerjakannya
Dijelaskan dalam :
1. Instruksi Presiden RI No. 3 Tahun 1968 2. Pasal 4 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945 3. Ketetapan MPRS No. XXXIII/MPRS.1967; 4. Keputusan Presiden RI No. 29 tahun 1966; 5. Keputusan Presiden RI No. 171 tahun 1967;
6. Keputusan Presiden Kabinet No. 75/U/KEP/11/1966;
Mekanisme Pembayaran Dalam Pelaksanaan APBN
Mekanisme pembayaran dalam pelaksanaan APBN yang berlaku saat ini terdapat dua mekanisme pembayaran yaitu melalui mekanisme pembayaran langsung (LS) dan mekanisme pembayaran Uang Persediaan (UP).
1. Mekanisme Pembayaran LS
Mekanisme pembayaran langsung (LS), yaitu mekanisme pembayaran dari KPKN kepada rekanan atau pihak ketiga. Mekanisme pembayaran LS tidak hanya untuk melakukan pembayaran dengan menggunakan sistem kontrak saja, tetapi dapat dikembangkan untuk pembayaran langsung kepada pihak ketiga/rekanan tanpa melalui ikatan pekerjaan dengan sistem kontrak, seperti pembayaran honor atau untuk pengadaan barang dan jasa sampai dengan Rp 50 juta sesuai dengan keppres 80 tahun 2003 yang mengatur mekanisme tata cara pengadaan barang/jasa pemerintah.
2. Mekanisme Pembayaran UP
Uang persediaan merupakan uang muka kerja dengan jumlah tertentu yang
bersifat daur ulang (revolving), diberikan kepada bendahara pengeluaran hanya untuk membiayai kegiatan operasional kantor sehari-hari yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.
Pengertian UYHD
Uang Yang Harus Dipertanggung jawabkan (UYHD) ialah Uang muka kerja yang diterima oleh bendaharawan untuk membiayai pengeluaran anggaran departemen/lembaga/instansi sehari-hari dalam jumlah yang relatif kecil, yang selanjutnya harus dipertanggung jawabkan.
Sifat UYHD
Sifat-sifat system dana UYHD adalah,
a. UYHD belum merupakan beban alokasi/kredit anggaran departemen/lembaga/ instansi yang bersangkutan, melainkan uang muka kerja atas beban anggaran khusus/transitorus : untuk anggaran rutin dengan mata anggaran pengeluaran (MAK) no. 6211; dan untuk anggaran pembangunan dengan MAK no. 6212.
b. UYHD bersifat revolving (berdaur ulang), artinya dana UYHD yang telah digunakan untuk pengeluaran dapat diganti kembali dengan cara penerbitan SPM atas nama bendaharawan bersangkutan sebesar pengeluaran atas beban MAK yang tercantum dalam DIK/DIP/SKO bersangkutan, sehingga jumlah UYHD menjadi pulih kembali.
UYHD dapat digunakan untuk beberapa MAK sebagai berikut, 1. Anggaran Belanja Rutin
a. Belanja Barang untuk keperluan kantor dan lain-lain :
- MAK 5210 (keperluan sehari-hari kantor)
- MAK 5220 (inventaris kantor)
- MAK 5230 (langganan daya dan tenaga)
- MAK 5240 (lauk pauk)
- MAK 5250 (lain-lain)
b. Belanja Barang untuk pemeliharaan
- MAK 5320 (rumah dinas)
- MAK 5330 (kendaraan bermotor)
- MAK 5350 (lain-lain pemeliharaan) c. Belanja Barang untuk perjalanan
- MAK 5410 (perjalanan dinas biasa)
d. MAK lainnya harus atas persetujuan DJA (Direktorat Jenderal Anggaran)
2. Anggaran Belanja Pembangunan
- MAK 5911 (gaji/upah)
- MAK 5912 (pengadaan tanah)
- MAK 5913 (pembelian bahan-bahan)
- MAK 5914 (pembelian peralatan dan mesin-mesin)
- MAK 5915 (biaya perjalanan)
- MAK 5916 (biaya konstruksi)
- MAK 5917 (biaya lain-lain)
- MAK lainnya harus atas persetujuan DJA.
Penggunaan UYHD
a. UYHD dapat diberikan baik untuk keperluan anggaran rutin maupun anggaran pembangunan.
b. UYHD digunakan untuk keperluan sehari-hari perkantoran/instansi, satuan kerja, proyek yang jumlanya relatif kecil.
c. UYHD dapat digunakan untuk berbagai jenis belanja atau MAK yang kredit anggarannya tersedia dalam DIK/DIP/SKO dan MAK yang bersangkutan.
d. Pembayaran untuk pengadaan barang/pekerjaan dengan nilai diatas Rp 5.000.000,00 dilakukan dengan SPM-LS, tidak diperkenankan dilakukan dari UYHD. Ketentuan ini termuat dalam Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 217/KMK.03/1990 pasal 4 ayat 1.
Batas Penyediaan Dana UYHD
Jumlah dana UYHD yang dapat diberikan negara kepada bendaharawan sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 217/KMK.03/1990 pasal 3 adalah,
- Jika pagu (batas) anggaran belanja rutin non-pegawai sampai dengan Rp 60.000.000,00 UYHD yang dapat diberikan adalah (seperempat) dari jumlah tersebut atau setinggi-tinggginya Rp 5.000.000,00.
- Jika pagu anggaran belanja rutin non-pegawai diatas Rp 60.000.000,00 sampai dengan Rp 450.000.000,00 UYHD yang dapat diberikan 1/12 (satu per duabelas) dari jumlah tersebut, atau setinggi-tingginya Rp 25.000.000,00.
- Jika pagu anggaran belanja rutin non-pegawai diatas Rp 450.000.000, 00 jumlah UYHD yang dapat diberikan adalah 1/18 (satu per delapan belas) dari jumlah tersebut, atau setinggi-tingginya Rp 50.000.000,00.
b. Untuk anggaran belanja pembangunan :
- Sebesar jumlah menurut ketentuan pada anggaran belanja rutin, tetapi jumlah pagu DIP yang dapat dimintakan UYHD nya termasuk mata anggaran untuk gaji dan upah.
- Atau sebesar kebutuhan satu bulan sesuai dengan rincian rencana penggunaan dana.
Pola Mekanisme UYHD
UYHD menganut system impress fund senilai dengan batas yang ditentukan dalam aturan. Bendaharawan akan mendapatkan saldo tertentu yang ditentukan secara tetap pada setiap bulan. Hal ini dilakukan dengan mengajukan reimbursement atas UYHD yang telah dikeluarkan sesuai dengan Mata Anggaran Pengeluarannya (MAK).
Bendaharawan mengajukan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) kepada KPKN setempat berdasarkan DIK (Daftar Isian Kegiatan) atau DIP (Daftar Isian Proyek). Untuk pengajuan dana UYHD, ada empat jenis SPP yang diajukan :
2. SPP-GU (Penggantian UYHD), diajukan pada saat pengisian kembali dana UYHD sehingga kembali dalam jumlah semula.
3. SPP-TU (Tambahan UYHD), diajukan untuk meminta tambahan dana UYHD.
4. SPP-LS (SPP Langsung), diajukan jika jumlah pembayaran yang diperlukan dalam rangka pengadaan/pemborongan berjumlah diatas Rp 5.000.000,00. Dengan pengajuan SPP-LS maka pembayaran dilakukan langsung oleh KPKN kepada pihak ketiga atau dengan kata lain, SPP-LS merupakan pelaksanaan pembayaran yang tidak dilakukan melalui dana UYHD.
Setelah semua SPP diperiksa dan disetujui oleh KPKN, maka KPKN selanjutnya menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) atas nama jabatan bendaharawan yang bersangkutan. Oleh karena itu semua bendaharawan diharuskan mempunyai rekening (atas nama jabatan) di Bank, sebab semua pembayaran KPKN dilakukan secara giral, baik untuk SPP-DU, SPP-GU, maupun SPP-TU.
Jenis SPM ada 4 macam, tergantung SPP yang diajukan :
1. SPM-DU, untuk pembayaran pemberian uang muka kerja kepada bendaharawan. 2. SPM-GU, untuk pembayaran penggantian dana UYHD yang telah digunakan oleh
kantor/instansi/proyek yang bersangkutan.
3. SPM-TU, untuk pembayaran pemberian tambahan dana UYHD.
Pengertian dan Tujuan Pembukuan Bendaharawan
Pembukuan Bendaharawan merupakan suatu aktivitas mengidentifikasikan dan pengukuran, pencatatan, pengklasifikasian atau peringkasan seluruh dana UYHD yang diterima serta pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan atas beban anggaran negara yang terdapat pada kantor/instansi yang bersangkutan, untuk kemudian disusun Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) dan Laporan Keadaan Kas (LKK).
Tujuan Pembukuan Bendaharawan
a. Mencatat seluruh penerimaan dana UYHD yang dikelola dan pengeluaran-pengeluaran yang membebani anggaran negara secara up to date.
b. Menjadi dasar bagi penyeiapan dan penyusunan laporan keadaan kredit anggaran dan laporan keadaan kas.
c. Mengetahui saat dimana bendaharawan harus segera mengajukan permintaan penggantian atau penambahan dana UYHD.
d. Sebagai bahan informasi oleh pimpinan dalam pengelolaan dana UYHD pada kantor/instansi yang bersangkutan.
e. Mempermudah pelaksanaan tugas aparat pemeriksa fungsional.
Pencatatan bendaharawan dilakukan di dalam : a. Buku Kas Umum (BKU)
Buku untuk mencatat saldo kas awal, penerimaan, pengeluaran, dan saldo kas akhir dalam periode tertentu, semua aktivitas keuangan harus dapat terlihat dalam BKU. (BKU merupakan alat control utama dari pelaksanaan kegiatan pengurusan keuangan negara).
b. Buku Pembantu
1. Buku kas tunai
Untuk mencatat semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan secara tunai. Buku ini untuk memantau keadaan fisik uang yang ada dalam brankas bendaharawan.
2. Buku bank
Untuk mencatat transaksi atau perubahan uang bendaharawan di dalam rekening yang disimpan di bank tertentu yang disetujui oleh Menteri Keuangan atau Kuasa Bendaharawan Umum Negara.
3. Buku pembantu pengawasan UYHD
Untuk mencatat transaksi yang memerlukan dana UYHD atas beban MAK. Buku ini berfungsi untuk mengetahui saldo dana UYHD yang masih tersedia sehingga dapat direncanakan pengajuan penggantian UYHD ke KPKN.
4. Buku Pembantu Pengawasan Kredit Angggaran Per Jenis Pengeluaran (MAK) Untuk mencatat batas kredit anggaran belanja sesuai DIK/DIP/SKO dan dibuat per MAK sehingga pengeluaran tidak melampaui batas anggaran yang telah disetujui DPR-RI
5. Buku Pembantu Uang Muka (Persekot)
Buku ini digunakan untuk mencatat saldo dan muatsi uang muka yang diberikan bendaharawan kepada orang tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku 6. Buku Pungutan dan Penyetoran Pajak
Siklus Pembukuan
Kegiatan pembukuan bendaharawan meliputi identifikasi dan pengukuran data / bukti-bukti yang relevan, memproses data / bukti yang bersangkutan untuk kemudian menyusun Laporan Keadaan Kredit Anggaran dan Laporan Keadaan Kas, serta mengkomunikasikan laporan kepada para pemakai.
Buku Kas Umum
Didalam surat keputusan Menteri Keuangan No. KEP-332/M/V/9/1968 tanggal 26 September 1968 tentang Buku Kas Umum dan Tata Cara Mengerjakannya diatur Ketentuan sebagai berikut:
a. Setiap bendaharawan atau pemegang kas yang mengurus uang negara harus mempunyai buku kas umum dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan b. Halaman pertama mencatat jumlah halaman, tanggal dan tanda tangan oleh
bendaharawan atau pemegang kas
c. Setiap halaman diberi nomor urut dan diparaf d. Halaman terakhir digunakan utnuk pemeriksaan kas
e. Dikerjakan sendiri oleh bendaharawan kecuali ditentukan lain oleh pejabat yang berwenang
f. Dikerjakan sesuai dengan contoh yang ditentukan
g. Jumlah penerimaan dan pengeluaran dibukukan terlebih dahulu, setelah itu baru diterima atau dikeluarkan jumlah uangnya.
h. Penerimaan di sebelah kiri dan pengeluaran disebelah kanan i. Ditulis dengan tinta hitam
j. Tidak boleh ada ruang atau baris kosong k. Tidak boleh ada bekas hapusan
l. Koreksi dilakukan dengan mencoret kesalahan dengan dua garis lurus dan diparaf kemudian diganti dengan yang benar
m. Dibuat sedikitnya satu bulan sekali ditutup dengan menjumlahkan saldo penerimaan, pengeluaran, dan saldo kas, kecuali ada permintaan khusus baik pada pemerikasaan oleh atasan maupun oleh aparat pemerikasa. Penutupan bias dilakukan kurang dari satu bulan.
n. Buku kas umum tidak boleh dibawa dan harus ditinggal di kantor
Ilustrasi
Saudara Yulia Anastasia, bendaharawan suatu instansi di Solo daerah Jawa Tengah telah menerima Daftar Isian Kegiatan (DIK) tanggal 1 Oktober 2011 no 020/006/2011 tahun anggaran 2011/2012, untuk belanja rutin non pegawai, kode kegiatan 08.1.1.0981, dengan perincian sebagai berikut,
- MAK 5210 Rp 8.000.000,00
- MAK 5220 Rp 4.000.000,00
- MAK 5310 Rp 4.000.000,00
- MAK 5330 Rp 7.000.000,00
- MAK 5410 Rp 2.000.000,00
Jumlah Rp 25.000.000,00
Transaksi selama bulan Oktober 2011 :
Tanggal 3 : Telah diterima SPM dana UYHD (SPM-DU) dari KPKN Solo no. 00467 untuk dana UYHD sebesar Rp 5.000.000,00 dan telah dipindah bukukan pula pada hari itu pada rekening bendaharawan di BRI.
Tanggal 5 : Bendaharawan mengambil uang tunai dari bank untuk mengisi brankasnya dengan cek no. 0023 sebesar Rp 4.000.000,00.
Tanggal 6 : Dibeli alat tulis kantor (MAK 5210) seharga Rp 325.000,00 dari toko “Cendol” melalui kas bendaharawan dengan bukti kas no. 01.
Tanggal 8 : Dibeli barang inventaris kantor (MAK 5220) seharga Rp 1.000.000,00 bukti kas no. 02. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak Penghasilan (PPh) diperhitungkan dan dipungut oleh bendaharawan, masing-masing sebesar Rp 100.000,00 dan Rp 25.000,00. Pajak ini disetor langsung. Tanggal 15 : Instansi melakukan perbaikan kendaraan dinas kepada bengkel mobil
“Getek” dengan biaya sebesar Rp 400.000,00. Bukti kas no. 03 MAK 5330.
Tanggal 20 : dibayar biaya perbaikan gedung kantor kepada CV Bakso Rudal sebesar Rp 750.000,00 dengan bukti kas no. 04 atas beban MAK no. 5310. PPN dan PPh yang diperhitungkan masing-masing adalah Rp 40.000,00 dan Rp 20.000,00, tidak disetor langsung.
Tanggal 26 : Diterima SPJ SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) dari saudara Haidir sebesar Rp 300.000,00. Kekurangan uang muka dibayar oleh bendaharawan.
Tanggal 28 : Bendaharawan mengajukan SPP-GU kepada KPKN Solo sebesar Rp 2.775.000,00 oleh KPKN pada hari itu juga diterbitkan SPM-GU no. 510 dengan perincian :
- MAK 5210 Rp 325.000,00
- MAK 5220 Rp 1.000.000,00
- MAK 5310 Rp 750.000,00
- MAK 5330 Rp 400.000,00
