EDISI 556 18 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI: PENETAPAN PROGRAM, PROYEK, DAN PETA PANDU (ROADMAP)
Merencanakan Proyek Tata Kelola
Prof. Richardus Eko Indrajit – indrajit@post.harvard.edu
Proyek berbasis kebijakan adalah segala jenis rangkaian aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan organisasi atau perusahaan. Sesuai dengan tata kala waktu yang ada, setelah melalui proses prioritasisasi, dijadwalkanlah pengerjaannya, yaitu:
• Program jangka pendek, yaitu kumpulan dari proyek yang harus dikerjakan dan/atau diselesaikan dalam satu hingga dua tahun ke depan;
• Program jangka menengah, yaitu kumpulan dari proyek yang harus dikerjakan dan/ atau diselesaikan dalam dua hingga lima tahun ke depan; dan
• Program jangka panjang, yaitu kumpulan dari proyek yang harus dikerjakan dan/atau diselesaikan setelah lima tahun ke depan.
!
Berdasarkan riset dan pengamatan yang ada, semakin jauh perspektif waktunya, akurasi perencanaan biasanya semakin berkurang. Statistik memperlihatkan bahwa untuk jangka pendek, rata-rata 25% rencana akan meleset, sementara untuk jangka menengah dan jangka panjang meleset sekitar 50% dan 75%. Hal inilah yang mendasari perlunya selalu rencana strategis dikaji kembali secara periodik paling tidak enam bulan hingga satu tahun sekali – untuk mengantisipasi serta merevisi perubahan yang terjadi.
EDISI 556 18 MARET 2014
Sementara untuk detail satuan waktunya, untuk jangka pendek biasanya menggunakan besaran bulan, sementara untuk jangka menengah menggunakan ukuran kwartal, dan semester untuk jangka panjang. Atau bulanan untuk jangka pendek, dua bulanan untuk jangka menengah, dan tiga bulanan untuk jangka panjang. Dalam diagram yang ada, biasanya dibedakan antara masa pengembangan dan masa implementasi/penerapan.
!
Karakteristik dari proyek berbasis kebijakan atau tata kelola yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:
• Untuk proyek penyusunan kebijakan baru, rangkaian proses dimulai dari diskusi internal, brainstorming, lokakarya, yang kemudian dilanjutkan dengan pembentukan kelompok kerja untuk membuat dokumen aturan terkait, yang kemudian diakhiri dengan sosialisasi dan edukasi ke para pemangku kepentingan.
• Untuk proyek evaluasi efektivitas kebijakan, proses menjadi lebih sederhana karena bertumpu pada masukan secara empiris (obyektif) maupun subyektif yang berhasil dikumpulkan oleh perusahaan – yang kemudian diakhiri dengan laporan hasil evaluasi. • Untuk proyek perubahan, pemutakhiran, atau pengembangan kebijakan, proses yang
ada merupakan gabungan antara proyek evaluasi efekvitas kebijakan dan penyusunan kebijakan baru.
• Untuk proyek adopsi terhadap peraturan eksternal yang diberlakukan pemerintah misalnya, perusahaan harus menggunakan pendekatan manajemen perubahan – yang skala atau eksposurnya sangat bergantung pada postur aturan baru yang diperkenalkan.
• Untuk proyek penerapan atau “enforcement” kebijakan baru, proses yang ada harus benar-benar dipertimbangkan agar tidak rancu dengan aktivitas rutin sehari-hari – dimana untuk kebijakan baru, selalu ada proyek yang mengawalinya yaitu sosialisasi, edukasi, dan membangun “awareness”.
akhir dokumen
