BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG
Persaingan yang sangat tajam terjadi di semua lini usahadalam era perdagangan bebas. Fakta ini membawa dampak positif dan negative bagi Indonesia. Adapun dampak positifnya adalah memberikan peluang bagi Indonesia untuk mengekspor produk yang semakin luas. Sedangkan dampak negatifnya adalah persaingan yang terjadi bukan hanya antar pelaku bisnis domestik, tetapi melibatkan pula pelaku bisnis dari luar negeri yang semakin bebas memasarkan produk di Indonesia.
Sejalan dengan perkembangan teknologi dewasa ini, jenis-jenis produk makin bertambah jumlahnya. Seiring dengan itu, persoalan yang dihadapi perusahaan terutama perusahaan industry akan semakin komplek. Hal ini menuntut manajemen perusahaan untuk menentukan suatutindakan dengan memilih berbagai alternative dan kebijaksanaan dalam mengambil keputusan yang sebaik-baiknya agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Salah satu tujuan yang paling utama adalah optimalisasi laba atau keuntungan.
Perusahaan yang ingin berkembang atau paling tidak bertahan hidup harus mampu menghasilkan produksi yang tinggi dengan kualitas yang baik. Hasil produksi yang tinggi akan tercapai apabila perusahaan memiliki efisiensi produksi yang tinggi. Akan tetapi untuk mencapai efisiens iproduksi yang tinggi ini tidak mudah, karena banyak faktor yang mempengaruhinya, baik faktor internal maupun eksternal perusahaan. Faktor-faktor tersebut antara lain tenaga kerja, bahan baku, mesin, metode produksi dan pasar.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Adapun Rumusan Masalah pada Makalah ini adalah 1. Menjelaskan Pengertian Kaizen Costing ? 2. Apa saja fungsi kaizen costing ?
3. Apa saja Kunci pelaksanaan Kaizen costing ?
4. Apa Saja Konsep,Segmentasi dan Penerpan Kaizen Costing ? 5. Menjelaskan perhitungan dan Analisis Kasus kaizen !
BAB II PEMBAHASAN
2.1.1 Pengertian Kaizen Costing
Kaizen berasal dari kata KAI artinya perbaikan dan ZEN artinya baik. Kaizen diartikan sebagai perbaikan terus menerus (continous improvement). Ciri kunci manajemen kaizen antara lain lebih memperhatikan proses dan bukan hasil, manajmen fungsional-silang dan menggunakan lingkaran kualitas dan perlatan lain untuk mendukung peningkatan yang terus menerus (Cane, 1998:27)
Menurut Supriyono (2002:152), pengertian kaizen costing yaitu:
“Kaizen costing adalah perbaikan secara terus-menerus yang didukung proses pengurangan biaya dalam tahap pemanufakturan produk yang sudah ada.”
Perusahaan yang menerapkan kaizen costing dengan melakukan perubahan secara bertahap dan berkesinambungan, biasa disebut dengan continuous improvement.
Menurut Cooper (2005:239) mengemukakan bahwa:
“Kata improvement di sini yang dimaksudkan adalah pengembangan terus-menerus untuk menyempurnakan keadaan yang telah ada, tanpa menciptakan sesuatu yang baru.”
Menurut Amin (2002:41), sasaran kaizen costing yaitu:
“Sasaran kaizen costing yang ingin dicapai yaitu dengan berusaha secara berkesinambungan menghasilkan produk dengan mutu yang lebih baik dengan harga yang lebih rendah.”
Menurut Supriyono (2002:167), harapan dari penerapan kaizen costing yaitu:
“Dengan diterapkannya kaizen costing, maka diharapkan kegiatan produksi dari suatu perusahaan bisa berjalan secara optimal diantaranya seperti meningkatkan mutu produksi, efesiensi tenaga kerja, mengurangi biaya dan memberikan kepuasan pada konsumen.”
2.1.2 Tujuan Kaizen Pemeliharaan
Kegiatan pemeliharaan teknonogi, sistem manajemen, dan standar operasional yang ada sekaligus menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta disiplin dengan tujuan agar semua karyawan dapat mematuhi prosedur pengoperasian standar (Standard Operating Procedure - SOP) yang telah ditetapkan.
Perbaikan
Kegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada. 2.1.3 Sasaran Kaizen
Karena konsumen tidak mau menanggung biaya-biaya yang tidak perlu tersebut. Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost, Delivery -- QCD). Pada praktiknya kaizen menempatkan kualitas pada prioritas tertinggi. Kaizen mengajarkan bahwa perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai, sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas sangat dijunjung tinggi. Kualitas yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas produk melainkan termasuk kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan produknya.
2.1.4 Manfaat Teori Kaizen
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Teori Kaizen dapat berupa : 1. Setiap orang akan mampu menemukan masalah dengan cepat.
2. Setiap orang akan memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.
3. Mendukung cara berfikir yang berorientasi proses.
4. Setiap orang berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan mendesak untuk diselesaikan.
5. Setiap orang akan berpartisipasi dalam membangun sistem yang baru. 2.1.5 Prinsip Kaizen
Kaizen mengandung sepuluh prinsip:
1. Berfokus kepada pelanggan Fokus utama kaizen adalah kualitas produk, tetapi tujuan terpenting kaizen adalah kepuasana pelanggan. Segala sesuatu / aktifitas yang tidak menambah nilai produk atau meningkatkan kepuasan pelanggan merupakan pengeluaran biaya yang tidak perlu.
2. Mengadakan Peningkatan Terus Menerus Dalam kaizen, suatu keberhasilan bukanlah hasil akhir tetapi merupakan awal untuk melangkah ke tahap
berikutnya karena suatu keberhasilan merupakan factor dalam meningkatkan semangat untuk mencapai keberhasilan yang lain.
3. Mengakui Masalah Secara Terbuka Membangun budaya yang tidak saling menyalahkan, sehingga para karyawan dalam perusahaan kaizen dapat mengakui kesalahan secara terbuka, dengan sadar menunjukan kelemahan dari prosesnya dan meminta bantuan jika tidak mampu mengatasinya. Keterbukaan tersebut merupakan suatu kekuatan yang bisa mengendalikan dan mengatasi berbagai masalah dengan cepat serta meningkatkan kesempatan-kesempatan perbaikan.
4. Mempromosikan Keterbukaan Ilmu pengetahuan bagi kaizen adalah untuk saling dibagikan dan hubungan-hubungan komunikasi yang mendukungnya merupakan sumber efisiensi.
5. Menciptakan Tim Kerja Dalam Kaizen, Tim adalah fondasi yang membentuk struktur organisasi. Melalui keikutsertaan para karyawan dalam tim, perusahaan mendapatkan keuntungan dari karyawannya. Kerjasama tim ini dapat menanamkan rasa saling memiliki, tanggungjawab kolektif, dan berorientasi pada perusahaan serta dapat memperkuat keterbukaan, saling berbagi dan komunikasi.
6. Memanajemen Proyek Melalui Tim Fungsional-silang Proyek perusahaan kaizen direncanakan dan dilaksanakan dengan menggunakan sumberdaya antar-departemen atau fungsional-silang serta sumber daya yang berasal dari luar perusahaan. Hal itu dilakukan untuk mengurangi biaya, mengontrol pemborosan sampai tingkat tertentu serta memuaskan pelanggan.
7. Memelihara Proses Hubungan yang Benar Perusahaan jepang melakukan segala sesuatu yang mampu mereka lakukan supaya terpelihara keharmonisan dalam hubungan antar-manusia terutama para staff, manajer dan para pemimpin tim. Hubungan tersebut dapat menumbuhkan loyalitas dan komitmen dari karyawan.
8. Mengembangkan Disiplin Pribadi Disiplin pribadi di tempat kerja merupakan sifat alamiah orang Jepang
9. Memberikan Informasi pada Semua Karyawan Berbagi informasi merupakan hal yang sangat penting dalam perusahaan Kaizen. Dengan
memberikan informasi yang penting pada setiap orang maka tantangan perusahaan berubah menjadi tantangan pribadi. Informasi ini juga merupakan langkah penting untuk menciptakan budaya berdasarkan pengetahuan.
10. Memberikan Wewenang Kepada Setiap Karyawan Dalam pelaksanaan kaizen, setiap karyawan diberikan wewenang untuk melakukan perubahan kearah yang lebih baik dengan kata lain melibatkan peran karyawan dalam melakukan peningkatan.
2.2 Kunci Pelaksanaan Kaizen
Secara garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan kaizen dalam kegiatan industri yaitu :
1. Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan.
Sistem kaizen bisanya menghasilkan produksi sesuai dengan pesanan pelanggan dengan system produksi tarik (pull system) yang dibantu dengan menggunakan kartu
kanban.
2. Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size)
Ciri khas lain adalah memproduksi dalam jumlah kecil sesuai dengan permintaan pelanggan akan menghemat biaya dan sumber daya selain menghilangkan persedian barang dalam proses yang merupakan sejenis pemborosan yang dapat dihindari dengan menggunakan penjadwalan proses produksi selain itu juga menggunakan pola produksi campur merata (Heijunka) yang dimaksud heijunka adalah memproduksi bermacam-macam dalam satu lini produksi.
3. Menghilangkan pemborosan
dengan menggunakan system kartu kanban yang smendukung system produksi tarik, selain menghasilkan produksi dengan baik sejk awal yaitu pantang menerima, pantang memproses dan pantang menyerahkan produk cacat dengan bekerjasama dengan pemasok dengan persediaan yaitu mengurangi jumlah barang yang dating, menghilangkan persediaan penyangga, mengurangi biaya pembelian, memperbaiki penanganan bahan baku, tercapainy persediaan dalam jumlah kecil dan mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya.
4. Memperbaiki aliran produksi
Penataan produksi dilakukan dengan berpedoman pada lima disiplin di tempat kerja yaitu 5-S yang antara lain :
a. Konsep Seiri atau pemilahan
Konsep Seiri yaitu disiplin di tempat kerja dengan cara melakukan pemisahan berbagai alat atau komponen ditempat masing-masing, sehingga untuk mencarinya nanti bila diperlukan akan lebih mudah. Seiri adalah memisahkan benda yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, kemudian menyingkirkan yang tidak diperlukan (ringkas). Sesungguhnya, terdapat banyak barang yang tidak diperlukan di dalam setiap pabrik. Barang yang tidak diperlukan artinya barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan produksi saat ini (Hirano, 2005: 13). Untuk mengetahui barang-barang yang perlu dibuang, barang-barang harus dipisahkan menjadi yang diperlukan dan yang tidak diperlukan. Hal ini disebut dengan “Seiri Visual”. b. Konsep Seiton
Konsep ini menyusun dengan rapi dan mengenali benda untuk mempermudah penggunaan. Kata Jepang seiton secara harfiah berarti menyusun benda dengan cara yang menarik (rapi). Dalam konteks 5 S. Hal ini berarti mengatur barang-barang sehingga setiap orang dapat menemukannya dengan cepat. Untuk mencapai langkah ini, pelat penunjuk digunakan untuk menetapkan nama tiap barang dan tempat penyimpanannya (Yasuhiro,1995: 249). Seiton memungkinkan pekerja dengan mudah
mengenali dan mengambil kembali perkakas dan bahan, dan dengan mudah mengembalikannya ke lokasi di dekat tempat penggunaan. Pelat penunjuk digunakan untuk memudahkan penempatan dan pengambilan kembali bahan yang diperlukan.
c. Konsep Seiso
Konsep ini selalu mengutamakan kebersihan dengan menjaga kerapihan dan kebersihan (resik). lni adalah proses pembersihan dasar dimana suatu daerah disapu dan kemudian dipel dengan kain pel. Karena lantai, jendela, maupun dinding harus dibersihkan, seiso setara dengan aktifitas pembersihan berskala besar yang dilakukan setiap akhir tahun di rumah tangga Jepang. Meskipun pembersihan besar-besaran di seluruh perusahaan dilakukan beberapa kali dalam setahun, tiap tempat kerja perlu dibersihkan setiap hari. Aktifitas itu cenderung mengurangi kerusakan mesin akibat tumpahan minyak, abu, dan sampah. Contohnya, kalau ada pekerja yang mengeluh ada mesin yang rusak ini tidak berarti mesin itu perlu penyetelan. Sebenarnya, yang diperlukan mungkin hanya program pembersihan di tempat kerja (Yasuhiro,1995:249).
d. Konsep Seiketsu
Seiketsu yaitu usaha yang terus menerus untuk mempertahankan 3 S tersebut diatas, yakni Seiri, Seiton), dan Seiso. Pada prinsipnya mengusahakan agar tempat kerja yang sudah menjadi baik dapat selalu terpelihara. Di tempat kerja yang terawat dengan baik, kerawanan dan penyimpangan dapat segera dikenali, sehingga berbagai masalah dapat dicegah sedini mungkin (Kristianto,1995: 47). Memelihara tempat kerja tetap bersih tanpa sampah atau tetesan minyak adalah aktivitas Seiketsu, antara seiso dengan seiketsu sangat berkaitan erat.
e. Konsep Shitsuke
Shitsuke adalah metode yang digunakan untuk memotivasi pekerja agar terus menerus melakukan dan ikut serta dalam kegiatan perawatan dan aktivitas perbaikan serta membuat pekerja terbiasa mentaati aturan (rajin). Hal ini dianggap sebagai komponen yang paling sukar dari 5 S. Untuk aktivitas ini, pekerja Jepang diharapkan melatih pengandalian diri sendiri, bukan dikendalikan manajemen (Yasuhiro, 1995:266).
5. Menyempurnakan kualitas produk
Salah satunya untuk menyempurnakan kualitas produk dengan melihat prinsip mnajemen, yaitu memelihara pengendalian proses dan membuat semua orang bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu, meningkatkan pandangan manajemen terhadap mutu, terpenuhinya pengendalian mutu produk dengan tegas, memberikan wewenang kepada karyawan untuk mengadakan pengendalian mutu produk, menghendaki koreksi terhadap cacat produk oleh karyawan, tercapainya inspeksi 100% terhadap mutu produk dan tercapai komitmen terhadap pengedalian mutu jangka panjang. 6. Orang-orang yang tanggap
Penerapan sistem kaizen ini tidak lagi menggunakan pilar keuangan, pemasaran, SDM, tapi menggunakan lintas fungsi atau lintas disiplin sehingga seluruh karyawan harus menguasai seluruh bidang dalam perusahan atau organisasi sesuai dengan jenjang dan kedudukannya dan kesalahan dalam proses selalu ditandai dengan menyalanya lampu andon dan proses dihentikan dan seluruh karyawan terfokus pada perbaikan yang terkenal dengan istilah jidoka, yaitu semua karyawan bertanggung jawab terhadap tercapainya produk yang baik dan mencegah terjadinya kesalahan.
7. Menghilangkan ketidakpastian
Untuk menghilangkan ketidakpastian dengan pemasok dengan cara menjalin hubungan abadi dan memilki satu pemasok yang lokasinya berdekatan dengan perusahaan yang masih kerabat dengan pemilik perusahaan,
sedang dalam proses produksi dengan cara menerapkan system produksi tarik dengan bantuan kartu kanban dan produksi campur merata (Heijunka).
8. Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang.
Karakteristik pemeliharaan dengan berpegang pada kontrak jangka panjang, memperbaiki mutu, fleksibilitas dlm mengadakan pesnan barang, pemesanan dalam jumlah kecil yang dilakukan berkali-kali, mengadakan perbaikn secara terus menerus dan berkesinambungan. Istilah lain yang bertujuan mengimbangi sistem kaizen ini adalah reengineering, yaitu mengadakan perombakan proses bisnis secara total sampai keakar-akarnya dan sistem ini diciptakan Amerika untuk mengejar ketinggalannya dari Jepang yang pernah dibantu ekonominya, baru kalau perombakan ini telah dilakukan, maka pemeliharaan dan peningkatan secara terus menerus dan berkesinambungan dapat dilaksanakan.
2.3 Segmentasi Kaizen
Menurut konsep kaizen dalam Tazakigroup (2000:69), kaizen dibagi menjadi tiga segmen, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan :
1. Kaizen yang berorientasi pada manajemen, memusatkan perhatiannya pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk mengejar kemajuan dan moral.
2. Kaizen yang berorientasi pada kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu, kelompok Jinshu Kanshi untuk manajemen sukarela menggunakan alat statistik untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan menetapkan standar atau prosedur baru.
3. Kaizen yang berorientasi pada individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, di mana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras. Kaizen adalah konsep tunggal dalam manajemen Jepang yang paling penting dan merupakan kunci sukses Jepang dalam persaingan. Jepang selalu berpikir bahwa tidak ada satu hari pun berlalu tanpa adanya suatu tindakan penyempurnaan (Takizakigroup: 2000).
Kaizen merupakan alat pemersatu filsafat, system dan alat untuk memecahkan masalah yang dikembangkan di Jepang selama 30 tahun pada suatu perusahaan utnuk berbuat baik lagi. Kaizen dapat dimulai dengan menyadari bahwa setiap perusahaan mempunyai masalah. Kaizen memecahkan masalah dengan membentuk kebudayaan perusahaan di mana setiap orang dapat mengajukan masalahnya dengan bebas (Imai,1998:18).
Perbedaan Kaizen dan Inovasi
Aspek penting dalam kaizen adalah mengutamakan proses. Hal ini berlawanan dengan manajemen yang digunakan di negara-negara Barat yang menilai performa karyawan hanya atas dasar hasil yang diperolehnya dan bukan pada usaha mereka (Imai, 1998.29).
Di bawah ini adalah penjabaran dari perbedaan antara kaizen dan inovasi dilihat dari karakteristiknya, sebagaimana tercantum pada tabel
2.5 Konsep Kaizen
Konsep kaizen meliputi beberapa hal, yakni : 1. Konsep 3 M (Muda, Mura, dan Muri)
Konsep ini dibentuk untuk mengurangi banyaknya proses kerja, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan mencapai efisiensi.
a. Muda (無駄) diartikan sebagai pengurangan pemborosan atau kesia-siaan. b. Mura diartikan sebagai pengurangan perbedaan.
c. Muri diartikan sebagai pengurangan ketegangan. 4. Gerakan 5 S (seiri, seiton, seiso, seiketsu dan shitsuke)
Konsep 5 S pada dasarnya merupakan proses perubahan sikap dengan menerapkan penataan, kebersihan, dan kedisiplinan di tempat kerja. Konsep 5 S merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, tertib maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan. Dengan kemudahan bekerja ini, empat bidang sasaran pokok industri yang meliputi:
a. Efisiensi Kerja b. Produktifitas Kerja c. Kualitas Kerja
d. Keselamatan Kerja dapat lebih mudah dipenuhi. 5. Konsep PDCA (Plan, Do, Check, Action)
Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA (plan, do, check action) sebagian sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen. Hal ini berguna dalam mewujudkan kebijakan untuk memelihara dan memperbaiki atau meningkatkan standar. Siklus ini merupakan konsep yang terpenting dari proses kaizen (Imai, 2005: 4).
Rencana (plan) berkaitan dengan penetapan target untuk perbaikan, karena kaizen adalah cara hidup, maka harus selalu ada perbaikan untuk semua bidang, dan perumusan rencana guna mencapai target tersebut. Periksa (check) merujuk pada penetapan apakah penerapan tersebut berada pada jalur yang sesuai rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan. Tindak (action) berkaitan dengan standarisasi prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.
6. Konsep 5 W + 1 H
Salah satu pola piker untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan kaizen adalah dengan teknik bertanya dengan pertanyaan dasar 5 W + 1 H (what, who, why, where, when dan how).
2.6.1 Penerapan Kaizen
Dalam menerapkan Kaizen, para pemimpin perusahaan atau organisasi di negara Jepang berpegang pada dua prinsip, antara lain : Memerlukan proses atau cara kerja yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Dengan proses atau cara kerja demikian, kita bisa bekerja lebih cekatan (bukan bekerja lebih berat). Untuk mendapatkan proses yang baik, para pemimpin perusahaan perlu mengetahui sumber masalah-masalah, kemudian meminta ide/gagasan/solusi dari semua karyawannya. Bagaimanapun juga, merekalah yang menjalani pekerjaan sehari- hari/dekat dengan pekerjaannya. Biasanya, solusi terbaik adalah solusi yang paling sederhana, logis, dan mudah dilaksanakan.
Memilih gagasan-gagasan yang sekiranya bisa atau memungkinkan untuk dilaksanakan kemudian menrapkannya dan bersabar menunggu hasilnya. Ternyata, satu perbaikan kecil yang dilakukan dalam perusahaan atau organisasi akan dapat menghasilkan dampak yang besar, dimana waktu dan uang dapat dihemat. Para karyawan pun semakin bersemangat kerja, karena mereka melihat ide-ide mereka diterima dan dilaksanakan oleh perusahaan.
2.6.2 Langkah-langkah Pemecahan Metode Kaizen
Langkah-langkah pemecahan masalah adalah sebagai berikut:
1. Membentuk sebuah team. Terdiri dari ketua, sekertaris, anggota, fasilitator. Sebaiknya membentuk nama team.
2. Membangkitkan masalah dan berkonsentrasi pada masalah yang dipilih. Menggunakan prinsip go look, go see atau lebih dikenal dengan nama Genchi Genbutsu. Prinsipnya adalah langsung melihat kejadian dilapangan tempat proses berlangsung.
3. Mengumpulakan dan meneliti. Meneliti semua proses yang ada lalu mencari 7 mudas yang terdiri dari proses, menunggu, inventory, transportasi, pergerakan, produksi yang berlebihan, proses ulang.
4. Membuat peringkat sistem yang terdiri dari nama, peringkat dan nilai. 5. Memilih objek penelitian.
6. Membuat jadwal penelitian.
7. Menganalisa kondisi sekarang. Menggunakan brainstorming dengan tujuan untuk mendapatkan ide sebanyak mungkin yang relative singkat.
8. Membuat Fishbone diagram. Menganalisa segala kemungkinan yang penting melalui 4MIE yaitu man, machine, methods, material dan environment.
9. Mengumpulkan data. Terdiri dari menentukan parameter penelitian, menentukan waktu pengumpulan, mendesain form-form yang dipakai, mengumpulan data dengan jujur. Dapat pula membuat flowchart atau merekamnya dalam bentuk video.
10. Membentuk target yang specific, dapat diukur, tidak rancu, masuk akal, dapat ditelusuri bila tidak tercapai.
11. Analisa penyebab. Pencarian penyebab permasalahan secara sistematik. Dengan membandingkan antara teori dengan kenyataan. Menggunakan 5 Why Analisis. 12. Merencanakan cara-cara pengukuran yang sesuai dengan target. Mendesign cara
praktis dan murah untuk mencari penyebab permasalahan. Merencanakan paling tidak satu rencana untuk setiap akar permasalahan.
13. Melakukan pengukuran. Mengumpulakan data dan memonitoring proses serta memberikan penilaian,
14. Mengecek hasil. Membandingkan hasil pengukuran dengan target yang telah dibuat. 15. Menindak lanjuti dari hasil pengecekan.
16. Membuat standarisasi proses dan melakukan pelatihan dengan standar baru. 2.6.3 Alat-alat implementasi kaizen
Dalam melakukan perbaikan secara terus menerus. Beberapa tools yang digunakan, anatara lain:
1. Cause & Effect – Fish bone.
Fish bone berguna untuk menganalisa dan menemukan factor-faktor yang berpengaruh secara signifikan didalam menentukan karakteristik kualitas output kerja. Disamping itu untuk menentukan penyebab-penyebab sesungguhnya dari suatu masalah.
Ada lima factor penyebab utama yang signifikan dan perlu diperhatikan, yaitu: a. Manusia (man);
b. Metode kerja (work-method);
c. Mesin atau alat kerja lainnya (machine/equipment); d. Bahan baku (raw materials);dan
e. Lingkungan kerja (work environment). 2. Lembar Isian (Check Sheet)
Lembar isian merupakan alat bantu untuk memudahkan proses pengumpulan data. Bentuk dan kan dengan kebutuhan maupun kondisi kerja yang ada. Di dalam pengumpulan data maka data harus diambil sesuai dengan kebutuhan analisis arti bahwa data harus:
a. Jelas, tepat dan mencerminkan fakta.
b. Dikumpulkan berdasarkan cara yang benar, hati-hati dan teliti. hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pembuatan lembar isian, yaitu sebagai berikut:
c. Maksud pembuatan harus jelas. Berisi informasi apa yang ingin diketahui. Data lengkap sebagai dasar untuk mengambil tindakan.
e. Stratifikasi harus sebaik mungkin. Mudah dipahami dan diisi. Memberikan data yang lengkap tentang apa yang ingin diketahui.
f. Dapat diisi dengan cepat, mudah dan secara otomatis bisa segera dianalisa. Kalau perlu dapat menggunakan gambar.
g. Ada beberapa jenis isian yang dikenal dan umum dipergunakan untuk keperluan pengumpulan data, yaitu antara lain:
h. Production Process Distribution Sheck Sheet
Lembar isian jenis ini dipergunakan untuk mengumpulan data yang berasal dari proses produksi atau proses kerja lainnya.
i. Defective Check Sheet
Lembar isian ini berguna untuk mengumpulkan data dalam mengurangi jumlah kesalahan atau cacat yang ada dalam suatu proses kerja.
j. Defect Location Check Sheet
Lembar isian yang berupa gambar sketsa dari benda kerja nantinya akan disertakan lokasi cacat yang terjadi, supaya dapat menganalisa dengan cepat. k. Defective Cause Check Sheet
Lembar isian ini digunakan untuk menganalisa sebab-sebab terjadinya kesalahan dari suatu output kerja. Data yang berkaitan dengan factor
penyebab maupun factor akibat akan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi hubungan sebab akibat yang jelas.
l. Check Up Confirmation Check Sheet
Penggunaannya berbeda dengan lembar isian yang lain karena lebih menitik beratkan kepada karakteristik kualitas atau cacat yang terjadi. Sheet ini berupa check list untuk melaksanakan semacam pengcekan yang dilakukan pada akhir proses kerja dengan tujuan meyakinkan apakah output kerja sudah selesai dengan baik/lengkap atau belum.
m. Work Sampling Check Sheet
Sampling kerja adalah suatu metode untuk menganalisa waktu kerja. Dengan metode sampling kerja ini kita akan dapat menentukan proporsi penggunaan waktu kerja sehari-harinya.
3. SWOT
SWOT adalah metode analisa suatu perusahaan dengan melihat 4 faktor yaitu strength, weakness, opportunities dan threaten. Tujuan penganalisaan ini adalah meningkatkan persaingan dengan melihat peluang untuk mendapatkan pasar dan keuntungan. Tujuan lainnya adalah mempersiapkan perusahaan supaya dapat menghadapi permasalahan yang akan timbul, memunculkan rencana-rencana yang baru.
Dalam menganalisa strength dan weakness ditentukan oleh fakt0r perusahaan, biasanya berupa data-data atau asumsi yang diberikan atau dari survey pasar. Sedangkan opportunities dan threaten ditentukan oleh factor luar yaitu ekonomi, trend dalam masyarakat, maupun perubahan kelakuan dari pesaing. SWOT juga digunakan untuk menganalisa strength, weakness, opportunities dan threaten dari suplayer. Strength adalah subject yang ahrus digali karena mereka ahlinya. Weakness adalah subject yang mana kelemahan dari supplier tersebut harus dikembangkan supaya menjadi strength. Threaten adalah ketakutan yang diakibatkan oleh kelemahan dari supplier yang ada, oleh karena itu perusahaan harus mempunyai rencana dalam menghadapi kelemahan
untuk dapat bekerja dengan supplier dalam meningkatkan performance dari sistem.
4. 5 Why Analysis
Five why analysis adalah suatu metode untuk menemukan akar dari permasalahan. Biasanya yang Nampak adalah gejala-gejala bukan masalah sebenarnya.Contoh metode ini adalah: mengapa ada oli tercecer dibawah mesin? karena mesinnya bocor. Mengapa mesinnya bocor? Karena penutup kerannya tidak rapat. Mengapa penutup kerannya tidak rapat? karena rusak. Mengapa kerannya rusak tidak diperbaiki? karena …. dll.
5. Poka Yoke
Manusia adalah makhluk terbatas, tidak bisa melakukan suatu pekerjaan sama seperti mesin. Gangguan-gangguan kecil dapat menyebabkan kesalahan terhadapap pekerjaan yang mereka lakukan. Hal ini bukan sepenuhnya merupakan kesalahan manusia. Desain proses yang jelek dapat menyebabkan munculnya permasalahan-permasalahan. Poka yoke berasal dari bahasa Jepang yang berarti bukti kesalahan. Poka yoke adalah suatu desain dalam pekerjaan atau proses yang dapat menghindarkan orang untuk melakukan kesalahan.
6. Gemba
Gemba dalam bahasa Jepang berarti tempat yang mana melakukan semua aktifitas benar-benar berlangsung, dengan kata lain tempat yang mana suatu produk dibuat.Contoh gemba dalam dunia industri adalah lantai produksi kalau dalam dunia perhotelan adalah tempat yang mana masakan itu dimasak kalau dalam dunia jasa adalah setiap tempat yang mana aktivitas jasa tersebut terjadi. Gemba lainnya adalah “Gemba-Cho” yang berarti mandor kerja, sejenis pekerjaan guru yang mana pekerjaannya adalah bekerja sekaligus melatih orang lain melakukan pekerjaan itu.
Gemba Kaizen adalah proses secara terus menerus dari mengidentifikasi (identifying), mengurangi (reducing) dan menghilangkan (eliminating), learn by doing. Gemba Kaizen berarti aktivitas Kaizen yang dilaksanakan di Gemba (tempat kerja). Gemba Kaizen adalah melakukan improvement yang berkesinambungan di area kerja.
Jidoka mempunyai 2 arti yaitu: Automasi dengan kepandaian manusia (autobination), jadi memindahkan kepandaian manusia pada mesin. Autonomation biasannya mengacu pada mesin atau line yang dapat berhenti secara automatis pada keadaan tidak normal. Suatu mesin akan berhenti sendiri ketika:
a) Sudah selesai membuat produk sesuai dengan yang direncanakan b) Suatu bagian tertentu rusak
c) Mesin macet.
Prinsip kedua adalah mematikan mesin atau proses secara manual ketika terjadi kesalahan. Operator diberi tanggungjawab untuk membetulkan proses. Bila operator tidak mampu maka wajib memberhentikan mesin supaya tidak terjadi kecacatan. Prinsip yang penting dari Jidoka adalah tidak mengijinkan kecacatan berpindah dari suatu stasiun ke stasiun lainnya.
2.7 Metode Pengurangan Biaya
Menurut Amin (2002:18), ada 3 metode yang digunakan untuk mengurangi biaya, yaitu:
a. Reverse Engineering b. Process Value Analysis c. Value Analysis”
Berikut penjelasan dari ke 3 metode tersebut: a. Reverse Engineering
Yaitu produk pesaing secara cermat dianalisis dengan maksud untuk menemukan desain fitur yang lebih rinci untuk menciptakan pengurangan biaya.
b. Process Value Analysis
Aktivitas dapat digolongkan sebagai aktivitas bernilai tambah (value-added activity) dan aktivitas tidak bernilai tambah (non value-added activity).
1. Aktivitas bernilai tambah (value-added activity)Aktivitas bernilai tambah mer adalah upakan aktivitas yang dibutuhkan agar dapat bertahan dalam bisnis.
Menurut Hansen dan Mowen (2006:894), beberapa aktivitas yang diperlukan sebagai aktivitas bernilai tambah bila secara bersamaan memenuhi tiga kondisi:
Aktivitas terdahulu tidak menciptakan perubahan aktivitas sebelumnya. Aktivitas itu memungkinkan aktivitas lainnya dapat dilakukan.”
2. Aktivitas tidak bernilai tambah (non value-added)
Aktivitas tidak bernilai tambah yang tidak diperlukan oleh perusahaan, semua aktivitas selain dari aktivitas yang penting dilakukan untuk bertahan dalam bisnis. Aktivitas tidak bernilai tambah dapat diidentifikasi dari ketidakmampuan untuk memenuhi satu dari ketiga kondisi tersebut di atas.
Menurut Hansen dan Mowen (2006:895) ada lima aktivitas yang tidak menambah nilai yaitu:
1. Scheduling: aktivitas yang menimbulkan waktu dan sumber daya untuk menentukan kapan suatu produk mlai diproses dan berapa jumlah yang harus diproduksi.
2. Moving: aktivitas yang menimbulkan waktu dan sumber daya untuk memindahkan bahan baku, bahan setengah jadi, dan bahan jadi dari satu departemen ke departemen yang lain.
3. Waiting: aktivitas yang menunggu waktu dan sumber daya untuk memastikan bahwa suatu produk sesuai dengan spesifikasinya.
4. Inspecting: aktivitas yang membutuhkan waktu dan sumber daya untuk memastikan bahwa produk sesuai dengan spesifikasinya.
5. Storing: aktivitas yang membutuhkan waktu dan sumber daya untuk penyediaan bahan baku.”
Hansen dan Mowen (2006:482), mengemukakan bahwa:
“Analisis aktivitas adalah kunci sukses dari pengurangan biaya yang dapat mendukung continuous improvement, dimana kondisi persaingan harus dapat memenuhi keinginan konsumen.”
Analisis aktivitas dapat mengurangi biaya dengan 4 cara yaitu: 1. Eliminasi aktivitas
Eliminasi aktivitas memfokuskan pada aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah, pengurangan ini diperlukan apabila memiliki kinerja yang buruk.
2. Pemilihan aktivitas
Pemilihan aktivitas merupakan pemilihan diantara berbagai jenis aktivitas yang berasal dari strategi bersaing dan memiliki dampak yang besar terhadap pengurangan biaya.
3. Pengurangan aktivitas
Pengurangan aktivitas dapat menurunkan waktu dan sumber daya yang diperlukan aktivitas pendekatan pada pengurangan biaya ini harus ditujukan pada peningkatan efisiensi dari aktivitas yang diperlukan untuk memperbaiki aktivitas yang tidak bernilai tambah.
4. Pembagian aktivitas
Pembagian aktivitas merupakan peningkatan efisiensi dari aktivitas yang menggunakan skala ekonomis, contoh penggunaan produk lain yang dapat dipakai oleh produk lain juga.”
c. Value Analysis
Value Analysis adalah aktivitas pengurangan biaya yang mencakup perubahan rancangan produk yang sudah ada. Misalnya: menggunakan komponen umum, pemilihan bahan baku penolong yang dianggap dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Perusahaan menggunakan value analysis untuk mendukung pemilihan aktivitas pada bahan baku maupun pada bahan penolong.
2.8 Dasar Penetapan, Sasaran dan Harapan Yang Ingin Dicapai Dalam Penerapan Kaizen Costing
Menurut Supriyono (2002:168), penetapan biaya kaizen digolongkan menjadi 2 jenis: a. Aktivitas-aktivitas yang diimplementasikan pada kinerja sesungguhnya kaizen
jika terjadi perbedaan antara biaya sesungguhnya dan biaya target cukup besar setelah produk baru diproduksi selama tiga bulan.
b. Aktivitas-aktivitas lainnya yang diimplementasikan secara berkesinambungan setiap periode untuk mengurangi perbedaan antara laba target dan laba taksiran dan dengan demikian untuk mencapai biaya yang diperkenankan.”
2.9 Analisis Kasus dan Perhitungan Kaizen Costing
PT Tri Dharma Wisesa merupakan industri manufaktur yang bergerak dibidang komponen otomotif khususnya brake system. Sesuai dengan misi perusahaan untuk menjadi pemain global maka PT TDW harus siap dalam menghadapi persaingan global dimana setiap industri dituntut untuk menghasilkan produk dengan harga yang kompetitif, kualitas lebih baik, delivery on time, serta proses yang lebih efisien dan berbiaya rendah.
PT TDW sendiri terdiri dari berbagai bagian yang masing-masing turut berperan dalam memberikan kontribusi untuk kemajuan perusahaan. Seksi machining adalah salah bagian dari perusahaan yang bertugas untuk melakuakn proses machining dari produk yang akan di hasilkan. Seksi machining sendiri di bagi menjadi 2 bagian utama yaitu seksi machining roda 4 dan seksi machiningroda 2. Untuk seksi machining roda 2 dibagi lagi menjadi 2 bagian yaitu machining body caliper dan machining master cylinder.
Seiring dengan adanya peningkatan order dari customer untuk body caliper maka kapasitas produksi saat ini tidak akan mencukupi, sehingga kapasitas produksi harus ditambah. Namun karena adanya tuntutan untuk cost down maka diputuskan untuk melakukan Kaizen Project pada line machining body caliper untuk meningkatkan kapasitas produksi demi memenuhi kebutuhan customer. Dari sini kita akan melakukan analisis implementasi dari Kaizen project untuk peningkatan kapasitas ini dibandingkan dengan penambahan unit mesin produksi.
Langkah-langkah Perhitungan :
1. Mengidentifikasi data yang tersedia
Data yang berkaitan dengan Kaizen Costing ini dapat kita lihat pada data produksi PT TDW ini sendiri, sebagai berikut :
Sedangkan Data Permintaan Customer Meningkat dari tahun 2009 sampai tahun 2010 - Data Order untuk Body Caliper R2 Pada tahun 2009 3.531.173 pcs
Berikut rincian data order perbulan :
- Data Order untuk Body Caliper R2 tahun 2010 mengalami peningkatan dari tahun 2009, sebanyak 4.120. 155 pcs, berikut ini order perbulan:
Dalam kasus ini, Perusahaan dapat menerapkan Kaizen Costing untuk mengurangi biaya namun dapat memenuhi order dari pembeli yang meningkat.
2. Melakukan Pengolahan Data
Untuk hal ini, maka Perusahaan melakukan Improve atau perbaikan, sehingga tidak perlu menambah mesin untuk produksi namun cukup melakukan improve atau perbaikan.
Berdasarkan hasil studi dan diskusi dengan para engineer maka kita akan menentukan proses yang akan kita improve sebagai berikut :
1. Proses Rough bore (no 4) akan kita gabung dengan proses Finish Reamer Bore (no 6). Cutting tool akan di desain ulang menjadi tool kombinasi dan material cutting tool akan di upgrade dari carbide ke PCD (Polycristalline Diamond) untuk mendapatkan cutting parameter yang lebih tinggi serta tool life yang lebih lama.
2. Proses Bottom Groove (no 5) cutting tool nya akan didesain ulang untuk mendapatkan cutting parameter yang lebih tinggi. Proses Seal Groove (no 7) akan kita gabung dengan proses Boot Groove(no 8). Cutting tool juga akan di desain ulang menjadi tool kombinasi dan material cutting tool akan di upgrade dari carbide ke PCD (Polycristalline Diamond) untuk mendapatkan cutting parameter yang lebih tinggi serta tool life yang lebih lama.
mendapatkan cutting parameter yang lebih tinggi. Sebelum di Improve
Berikut perhitungan dari gambar diatas :
Biaya proses per produk = harga cutting tool / life time tool Contoh : Rp 8.100.000 : 60.000 = 135
Cost reduction per produknya adalah
Cutting tool lama-cutting tool baru= 720 – 135 = 585
Cost reduction per bulan = Cost reduction x Order per bulan = 585 x 341.846
= 199.979. 910
Cost reduction per tahun = Cost reduction x Order per bulan x 12 = 585 x 341.846 x 12
BAB III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN
Kaizen berasal dari kata KAI artinya perbaikan dan ZEN artinya baik. Kaizen diartikan sebagai perbaikan terus menerus (continous improvement). Ciri kunci manajemen kaizen antara lain lebih memperhatikan proses dan bukan hasil, manajmen fungsional-silang dan menggunakan lingkaran kualitas dan perlatan lain untuk mendukung peningkatan yang terus menerus.
Konsep Kaizen Costing terdiri atas 5 S yaitu Seiri, seiton, seiso, seiketsu dan shitsuke. Biaya proses per produk = harga cutting tool / life time tool. Cost reduction per produknya adalah Cutting tool lama-cutting tool baru. Sedangkan untuk Cost reduction per bulan = Cost reduction x Order per bulan dan Cost reduction per tahun = Cost reduction x Order per bulan x 12.
3.2 Saran
Dalam Perusahaan yang sudah berjalan dadlam kurun waktu yang cukup lama terkadang ia menggunakan kaizen costing untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produksi. Oleh Karen itu, sangat bermanfaat sekali jika diterapkan di Perusahaan lainnya.
DAFTAR PUSTAKA L. Gayle Reburn. http://www.google.co.id/url?url=http://elib.unikom.ac.id/download.php http://www.google.co.id/url?url=http://bidariayu92.blogspot.com/2015/01/makalah-manajemen-mutu-perbaikan.html http://jurnalskripsi.com/usaha-mengurangi-biaya-produksi-dengan-menggunakan- pendekatan-target-costing-dan-kaizen-costing-studi-kasus-pada-pt-pesona-remaja-malang/
