BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

(1)

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

3.1 Tinjauan Organisasi

3.1.1 Sejarah Organisasi

Sepak terjang TOP 1 dimulai 37 tahun yang lalu, saat William Arthur Ryan bertekad untuk memulai TOP 1 Oil Products Company, dengan visi untuk menjadi perusahaan penyedia pelumas berkualitas tinggi dari Amerika ke seluruh dunia. Karirnya yang dimulai pada bidang kemiliteran dan jauh dari dunia bisnis dan perdagangan, tidak lantas membuatnya menyerah. Dan terbukti, ia mampu merambah pangsa pasar Asia, Amerika Latin & Eropa. Sebuah kebanggaan bagi dirinya dan keluarganya, mengemban tugas negara dan menjadi bagian dari Tim Intelejen Angkatan Darat Amerika Serikat, di bawah komando Jenderal MacArthur. Kepercayaan pimpinan perang tertinggi Amerika Serikat pada masa Perang Dunia II terhadapnya, membuat ia dipercaya untuk mengemban tugas di wilayah Pasifik.William Arthur Ryan bertugas di Biak (Irian Jaya) dari tahun 1943 sampai dengan tahun 1945, setelah itu ia dipindahkan oleh atasannya ke Luzon (Filipina).Setelah perang berakhir, William A Ryan pensiun dari militer dan bergabung dengan satuan khusus dibawah Jenderal MacArthur yang bermarkas besar di Tokyo. Ia mengawali tugasnya pada bulan September 1945, di Yokohama (Jepang), dan dipercaya menjadi bagian dari Tim Ilmiah & Ekonomi yang bertanggung jawab untuk membangun kembali ekonomi Jepang, hingga tahun 1948. Selama di Jepang, William A Ryan menjalin hubungan yang sangat erat dengan kaum industriawan yang berorientasi masa depan perekonomian Jepang, seperti Hattori (pendiri perusahaan jam Seiko), Shoichiro Honda (pendiri Honda), dan masih banyak lagi yang lainnya. Pada tahun 1950 William A Ryan bergabung dengan perusahaan suku cadang otomotif Amerika Serikat, dengan jabatan sebagai Manajer Pemasaran Internasional hingga 1974.Disinilah seluruh keluarga William A Ryan menghabiskan sebagian besar hidup mereka di Jepang. Kecintaannya dan kepedulian sosialnya yang tinggi kepada anak-anak, membuatnya mengangkat

(2)

keluarga yang berjumlah 13 anak, selama ia berada di Jepang. Dengan jam terbang yang cukup tinggi dalam menggeluti suku cadang otomotif selama kurun waktu 1950-1974 di Jepang, membuatnya yakin bahwa trend produksi mobil dan komponen otomotif akan bergeser, dari Amerika Serikat (Detroit) ke Jepang, kemudian ke Taiwan, Korea, Brasil dan akhirnya ke China.Pada tahun 1974, pengakuan global terhadap negara Amerika Serikat sebagai produsen pelumas dengan kualitas terbaik di dunia, meyakinkannya untuk mendirikan sebuah perusahaan pelumas yang menawarkan pelumas kualitas tertinggi dari Amerika Serikat ke seluruh bagian dunia.Ini adalah cikal

bakal kelahiran TOP 1 Oil Products Company.

Dan setelah melalui perjalanan proses panjang, akhirnya pada tahun 1979 TOP 1 Oil Products Company didirikan, dengan visi menyediakan pelumas berkualitas bagi konsumen di seluruh dunia. Setelah lebih dari 30 tahun berjalan, TOP 1 telah berkembang menjadi suatu organisasi yang jauh lebih besar, namun tetap berpegang pada visi awalnya.Saat ini, TOP 1 merupakan salah satu eksportir pelumas berkualitas tinggi terbesar di Amerika bagi mayoritas negara-negara di Asia dan Amerika Latin.TOP 1 adalah perusahaan yang berkembang pesat dengan berbagai cakupan lini produk terlengkap yang kualitasnya telah diakui dunia.TOP 1 telah menerima berbagai macam pernghargaan, baik di Amerika Serikat maupun di luar negeri.Pendiri TOP 1 William A.Ryan menerima penghargaan State of California Exporter of the Year pada tahun 1985, dan yang terkini, TOP 1 merupakan penerima salah satu penghargaan prestos dari Departmeent of Commerce yaitu E-Award for Excellence in Exporting. Semangat pantang menyerahnya menjadi Inspirasi dan sikap optimis William A Ryan untuk berani bermimpi mengikuti visinya, dimana ketika 99% dari orang-orang mengatakan bahwa itu tidak akan mungkin terjadi, tetapi, ia telah membuktikan bahwa TOP 1 Oil Products Company adalah eksportir terbesar pelumas sintetik dari Amerika Serikat.TOP 1 sangatlah unik di mana seluruh bisnisnya secara turun temurun dimiliki dan dioperasikan oleh satu keluarga.Dan sampai hari inipun, generasi ke tiga dari keluarga Ryan terus melanjutkan pencapaian prinsip-prinsip organisasi yang telah dicetuskan oleh pendirinya, yaitu menyediakan pelumas berkualitas dengan senantiasa menjaga persahabatan erat yang telah terjalin dengan para pelanggannya.

(3)

3.1.2 Visi dan Misi Organisasi

Adapun visi yang dimiliki oleh PT Topindo Atlas Asia adalah menjadi perusahaan yang mampu memberikan pelayanan dan kualitas pelumas di Dunia. Dan perusahaan juga memiliki beberapa misi sebagai perusahaan pemasaran oli

a. Inovasi tiada henti untuk selalu mengembangkan pelumas terbaik. b. Selalu memberikan nilai dan service yang lebih kepada konsumen. c. Top 1 akan semakin menempatkan citra sebagai perusahaan pelumas.

3.1.3 Struktur Hierarki Sales

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sales AREA SALES REPRESENTATIVE AREA SALES SUPERVISOR

CHIEF OPERATIONAL OFFICER

HEAD OF SALES

AREA SALES MANAGER REGIONAL SALES

(4)

Tugas dan Tanggung Jawab

a. Area Sales Representative

1) Mendatangi bengkel sesuai routing pada hari tersebut 2) Mencatat order pada bengkel

3) Menagih kepada bengkel sesuai dengan faktur

4) Menjelaskan kepada bengkel jika ada promo dan diskon 5) menjelaskan akan ketentuan program khusus

6) Membuat laporan order dan penagihan kepada ASS

b. Area Sales Supervisor

1) Mengatur pembagian routing ASR

2) Memastikan order dan penagihan berjalan lancar

3) Melakukan survey lapangan terhadap produk-produk kompetitor 4) Memberikan laporan rekapitulasi order dan penagihan kepada ASM c. Area Sales Manager

1) Mengatur pembagian wilayah ASS

2) Mengatur pengiriman barang dari pusat ke daerah

3) Mengatur pengembalian barang jika ada barang yang rusak

4) Mengatur pengadaan barang dan jasa untuk kegiatan sales dan promosi di daerahnya. 5) Memberikan laporan penjualan sesuai areanya kepada Regional Manager

d. Regional Manager

1) Membawahi ASM pada regionalnya

2) Merencanakan event dan promo yang akan dilakukan pada regionalnya 3) Membuat atau merencanakan program – program pada regionalnya untuk

meningkatkan penjualan

(5)

3.2 Uraian Prosedur

Dalam sistem berjalan pada mekanisme sales Top 1, terdapat beberapa proses: 1. Proses Routing Salesman

Proses routing adalah menetapkan daftar bengkel-bengkel yang mejadi tujuan

kunjungan salesman pada hari itu.Konsep routingnya adalah per hari dan berulang per 2 minggu sekali. Proses penetapan kunjungan bengkel dilakukan oleh sales admin. Dan list kunjungan pada hari itu akan diberikan oleh salesman untuk melakukan kunjungan.

2. Proses Pencatatan Pemesanan/Pengembalian Pelumas

Proses pencatatan pemesanan atau taking order adalah salesman mencatat pesanan pelumas dari bengkel-bengkel untuk di catat sebagai Sales Order oleh kantor pusat. 3. Proses pemasaran dan promosi produk

Proses pemasaran dan promo produk akan disampaikan oleh sales admin dan diinfokan ke salesman untuk diinfokan kembali ke pihak bengkel bahwa ada promo pelumas.

4. Proses survey lapangan

Proses survey lapangan meliputi survey yang dilakukan oleh salesman terhadap kegiatan-kegiatan yang ada dilapangan atau dibengkel, meliputi kegiatan kompetitor, promo apa yang sedang dilakukan oleh kompetitor, melihat market share yang terjadi pada bengkel tersebut, penanganan komplain dari bengkel dan lain-lain.

5. Proses pelaporan

Proses pelaporan ini meliputi laporan per hari, setelah melakukan kunjungan ke bengkel, laporan pemesanan pelumas, laporan survey kompetitor, laporan komplain bengkel, laporan pelumas yang defect.

(6)

3.3 Analisa Sistem

Dalam analisa sistem ini akan dijelaskan semua aktifitas yang dilakukan pada sistem berjalan melalui activity diagram dibawah ini:

a. Proses Routing Salesman

Proses Routing Salesman

Salesman Salesman Sales Admin Sales Admin Start List Routing Salesman malakukan verifikasi routing End Salesman setuju ? Print Routing Tidak Ya Proses Pengambilan Data dari ERP

(7)

b. Proses pemesanan pelumas

Proses Pemesanan Pelumas

Sales Admin

Salesman

Salesman Karyawan Bengkel_{Karyawan Bengkel}

Start Form Pemesanan Check Credit Limit Konfirmasi Pemesanan Underlimit Overlimit Revisi Ok List Pemesanan Pelumas Sales Order Processing End Manual input pemesanan

(8)

c. Proses Pemasaran/Promo Pelumas

Proses Pemasaran/Promo Pelumas

Karyawan Bengkel Karyawan Bengkel Salesman Salesman Sales Admin Sales Admin Start Data Promo Pelumas Penjelasan promo Pelumas Salesman Menjelaskan promo ke bengkel Form Promo Pelumas Bengkel tertarik List bengkel Start Promo Processing

Manual input promo

(9)

d. Proses Survey Kompetitor

Proses Survey Kompetitor

Sales Admin Salesman Karyawan Bengkel

Start

Form Survey & Komplain

Kunjungan ke bengkel untuk

survey

Manual input survey dan komplain

Menjelaskan kegiatan kompetitor dan komplain

List komplain dan survey

End

(10)

3.4 Analisa keluaran Sistem berjalan

Analisa keluaran adalah segala sesuatu hal yang berkaitan tentang keluaran apa saja yang dihasilkan dari sistem yang berjalan sekarang diantaranya adalah:

a. Laporan penjualan pelumas b. Laporan survey kompetisi c. Laporan komplain bengkel

d. Data Pemesanan Bengkel

Uraian dari keluaran tersebut adalah sebagai berikut: a. Laporan Penjualan pelumas

Nama Keluaran : Laporan Penjualan pelumas

Fungsi : Sebagai laporan bukti pemesanan pelumas dari

bengkel yang akan dilihat oleh sales manager

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan.

Format : Lampiran – A4

Keterangan : Penginputan laporan masih dilakukan manual antara

data penjualan dengan laporan penjualannya.

Hasil Analisa : Kurang Baik

b. Laporan Survey Kompetisi

Nama Keluaran : Laporan Survey Kompetisi

Fungsi : Sebagai laporan yang akan diberikan ke sales

manager untuk dianalisa tentang kondisi kompetisi pasar di lapangan yang berkaitan dengan program-program competitor yang selanjutnya sebagai bahan acuan untuk evaluasi.

Media : Kertas

Frekuensi : Ketika terlihat adanya kompetisi pasar.

Keterangan : Penginputan laporan dilakukan masih manual dan

diberikan manual ke sales manager.

(11)

c. Laporan Komplain bengkel

Nama Keluaran : Laporan Komplain bengkel

Fungsi : Sebagai laporan yang akan diberikan ke bagian

trade marketing pusat mengenai komplain bengkel terhadap layanan perusahaan selama ini.

Media : Kertas

Frekuensi : Ketika ada komplain yang disampaikan oleh

bengkel

Keterangan : Penginputan laporan masih dilakukan secara

manual dan diberikan ke bagian trade marketing masih manual.

3.5 Analisa masukan Sistem berjalan a. Pemesanan Pelumas

Nama Masukan : Pemesanan Pelumas

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan pelumas oleh bengkel

yang ditujukan ke perusahaan

Media : Kertas

Frekuensi : Ketika ada transaksi pemesanan

Keterangan : Penginputan dilakukan masih manual dan diinput ke

dalam Microsoft Dynamics untuk dijadikan sales order masih manual.

(12)

Nama Masukan : Survey Kompetitor

Fungsi : Sebagai salah satu cara untuk melihat program atau

kegiatan kompetitor di pasar, yang selanjutnya dari laporan survey ini akan dievaluasi oleh sales manager.

Media : Kertas

Frekuensi : Ketika terlihat adanya kompetisi pasar.

Keterangan : Penginputan dilakukan masih manual

c. Komplain Bengkel

Nama Masukan : Komplain bengkel

Fungsi : Menampung komplain dan kritik dari bengkel untuk

disampaikan bagian trade marketing di kantor pusat.

Media : Kertas

Frekuensi : Ketika ada komplain dari bengkel.

d. Data Routing

Nama Masukan : Data Routing

Fungsi : Untuk membagi area kunjungan salesman terhadap

bengkel

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap hari.

(13)

Nama Masukan : Data Pelanggan

Fungsi : Untuk mengetahui kunjungan pada hari ini ke

bengkel/pelanggan mana saja.

Media : Kertas

f. Data Pelumas

Nama Masukan : Data Pelumas

Fungsi : Untuk mengetahui list pelumas

Media : Kertas

3.6 Identifikasi Kebutuhan

Berdasarkan hasil analisa dan uraian umum mengenasi sistem yang berjalan pada PT Topindo Atlas Asia Area Jakarta, maka dapat diidentifikasi kekurangan yang ada, sehingga pada sistem mendatang dibutuhkan:

a. Kebutuhan : Pemesanan Pelumas

Masalah : Tidak adanya pemesanan yang dapat diinput secara sistem

kemudian langsung diproses menjadi sales order.

Usulan : Salesman menggunakan perangkat berupa mobile, yang

didalamnya terpadat aplikasi web untuk menginput pemesanan secara otomatis dan data pemesanan tersebut dapat disinkronisasi kembali menjadi sales order pada Microsoft Dynamics.

(14)

Masalah : Tidak adanya kegiatan survey kompetitor yang dapat diinput secara sistem kemudian langsung diproses menjadi email dan dikirimkan ke sales manager secara real time

didalamnya terpadat aplikasi untuk menginput survey kompetitor dan sistem secara otomatis akan langsung mengirimkan email ke sales manager.

c. Kebutuhan : Komplain Bengkel

Masalah : Tidak adanya komplain bengkel yang dapat diinput secara sistem

kemudian langsung diproses menjadi email dan dikirimkan ke bagian trade marketing secara real time

didalamnya terpadat aplikasi untuk menginput komplain bengkel dan sistem secara otomatis akan langsung mengirimkan email ke trade marketing

d. Kebutuhan : Data Routing

Masalah : Penginputan routing yang ada pada Microsoft Dynamics tidak

bisa diintegrasikan dengan benar.

Usulan : Data routing pada Microsoft Dynamics akan dilakukan

sinkronisasi dengan sistem mobile.

e. Kebutuhan : Data Pelanggan

Masalah : Penginputan data pelanggan yang ada pada Microsoft Dynamics

tidak diintegrasikan dengan benar.

Usulan : Data pelanggan pada Microsoft Dynamics akan dilakukan

sinkronisasi dengan sistem mobile, dan salesman dapat menginput pelanggan baru pada sistem mobile, yang akan disinkronisasi kembali ke Microsoft Dynamics.

f. Kebutuhan : Data Pelumas

Masalah : Penginputan data pelumas yang ada pada sistem ERP tidak

diintegrasikan dengan benar

Usulan : Data pelumas pada Microsoft Dynamics akan dilakukan

sinkronisasi dengan sistem mobile, dan salesman dapat mengetahui list pelumas apa saja

(15)

Masalah : Laporan penjualan masih ditulis secara manual oleh salesman

Usulan : Laporan penjualan akandikeluarkan oleh Microsoft Dynamics

pusat.

h. Kebutuhan : Laporan Survey Kompetitor

Masalah : Laporan survey kompetitor masih ditulis secara manual oleh

salesman

Usulan : Laporan survey kompetitor akan langsung dikirim via email ke

bagian trade marketing

i. Kebutuhan : Laporan komplain bengkel masih ditulis secara manual oleh

salesman

Usulan : Laporan komplain bengkel akan langsung dikirim via email ke

bagian trade marketing.

(16)

a. Use Case Diagram Sinkronisasi Sistem Sales Admin Sinkroniasi Data Routing Sinkronisasi Data Pelumas Sinkroniasi Data Pelanggan Sinkronisasi Data Penjualan

Sistem Sinkronisasi

Gambar 3.6 Use Case Diagram Sinkronisasi Sistem

(17)

Sales Man Mengelola Data Penjualan Mengelola Data Pelanggan Baru Mengelola Data Survey Mengelola Data Komplain

Sistem Mobile SFA

(18)

3.8 Deskripsi Use Case

a. Deskripsi Use Case Sinkronisasi Sistem 1) Sinkronisasi Data Routing

Use Case : Sinkronisasi Data Routing

Actor : Sales Admin

Deskripsi :

 Melakukan sinkronisasi data routing dengan menekan tombol sinkronisasi data routing yang akan melakukan sinkronisasi table salesman, table routing dari Microsoft Dynamics ke system mobile 2) Sinkronisasi Data Pelanggan

Use Case : Sinkronisasi Data Pelanggan

Actor : Sales Admin

Deskripsi :

 Melakukan sinkronisasi data pelanggan dengan menekan tombol sinkronisasi data pelanggan yang akan melakukan sinkronisasi table pelanggan dari Microsoft Dynamics ke system mobile dan sebaliknya. 3) Sinkronisasi Data Pelumas

Use Case : Sinkronisasi Data Pelumas

Actor : Sales Admin

Deskripsi :

 Melakukan sinkronisasi data pelumas dengan menekan tombol

sinkronisasi data pelumas yang akan melakukan sinkronisasi table item master Microsoft Dynamics ke system mobile

4) Sinkronisasi Data Penjualan

Use Case : Sinkronisasi Data Penjualan

Actor : Sales Admin

Deskripsi :

 Melakukan sinkronisasi data penjualan dengan menekan tombol sinkronisasi data penjualan yang akan mengambil data penjualan dari system mobile dan akan membuat satu table temporary disistem Microsoft Dynamics sebelum menjadi Sales Order.

(19)

b. Deskripsi Use Case Sistem Mobile Sales 1) Mengelola Data Penjualan

Use Case : Mengelola Data Penjualan

Actor : Salesman

Deskripsi :

 Melakukan input, edit, hapus penjualan pelumas pada system mobile sales. Salesman hanya menginput quantity barang. Satuan, harga barang akan menyesuaikan secara otomatis.

 Melakukan submit penjualan yang akan menjadi laporan penjualan bagi area sales manager.

2) Mengelola Data Survey

Use Case : Mengelola Data Survey

Actor : Salesman

Deskripsi :

 Melakukan input, edit, hapus survey kepada pelanggan, data yang disubmit dari survey lapangan ini akan lansung secara otomatis mengirim email ke bagian trade marketing.

3) Mengelola Data Pelanggan Baru

Use Case : Mengelola Data Pelanggan Baru

Actor : Salesman

Deskripsi :

 Melakukan input, edit, hapus jika mendapatkan pelanggan baru yang belum ada disistem.

4) Mengelola Data Komplain

Use Case : Mengelola Data Komplain

Actor : Salesman

Deskripsi :

 Melakukan input, edit, hapus data komplain kepada pelanggan, data yang disubmit dari komplain ini akan lansung secara otomatis mengirim email ke bagian trade marketing.

(20)

3.9 Activity Diagram Sistem Usulan

a. Sinkronisasi Data Routing

Sinkronisasi Data Routing

System ERP

Sales Admin Sync System Mobile Web Server

P h a se Start Ada Update? Sync Process Yes

Data Routing Data Routing

End Klik Sinkronisasi Data Routing No

(21)

b. Sinkronisasi Data Pelanggan

Sinkronisasi Data Pelanggan

System ERP

P h a se Start Cek Data Pelanggan Baru dari Mobile Sync Process

Data Pelanggan Data Pelanggan

End Sync Process

Yes

No

Data Pelanggan Data Pelanggan

Ada Update Yes No Klik Sinkronisasi Data Pelanggan

(22)

c. Sinkronisasi Data Pelumas

Sinkronisasi Data Pelumas

System ERP

P h a se Start Ada Update? Sync Process Yes

Data Pelumas Data Pelumas

End Klik Sinkronisasi Data Stok Pelumas No

(23)

d. Sinkronisasi Data Penjualan

Sinkronisasi Data Penjualan

System ERP

Sales Admin System ERP Sync System Mobile Web Server

P h a se P h a se Start Ada Update? Sync Process Yes Data Penjualan End Open Sales Order Klik Sinkronisasi Data Penjualan No Start Ada Update? Sync Process Yes

Data Pelumas Data Pelumas

End Klik Sinkronisasi Data Stok Pelumas No

(24)

e. Mengelola Data Penjualan Mengelola Data Penjualan

SalesMan System Mobile

Ph as e Start Input Quantity Pelumas Cek Stok Pelumas Hitung Total Pesanan Pelumas Pilih Pelumas yang

di Pesan Submit Data Pesanan Pelumas Database Mobile End No Yes Pesanan Benar? Edit/Cancel ? No Edit Cancel Yes

(25)

f. Mengelola Data Survey Kompetitor

Mengelola Data Komplain Bengkel

Ph as e Start Komplain Bengkel Input Komplain Bengkel Send Email ke bagian Trade Marketing Database Mobile Submit Data Survey

Saving Data Komplain

End

(26)

g. Mengelola Data Pelanggan Baru

Mengelola Data Pelanggan Baru

Ph as e Start Input Data Pelanggan Baru Database Mobile No End Cek Data Customer Exist Edit/Cancel?

Edit Data Pelanggan Baru

Cancel

Edit

(27)

h. Mengelola Data Komplain Bengkel

Mengelola Data Komplain Bengkel

Ph as e Start Komplain Bengkel Input Komplain Bengkel Send Email ke bagian Trade Marketing Database Mobile Submit Data Survey

Saving Data Komplain

End

(28)

3.10 Class Diagram Sistem Usulan

a. Class Diagram Sinkronisasi Sistem

+getDataCustomer() : string +checkRouting() +submitRouting() -SalesManId : string -CustomerId : string -Keterangan : string Sync Routing +checkCustomerERP() +checkCustomerMobile() +submitCustomerMobile() +submitCustomerERP() -CustomerId : string -CustomerName : string -CustomerAddress : string -CustomerAccount : string -CustomerInfo : string Sync Customer +checkItemExist() -ItemId : string -ItemName : string -ItemPrice : double Sync Pelumas +submitDataPenjualanMobile() -SalesTransId : string -SalesTransDate -ItemId : string -ItemQty : int -CustomerId : string -SalesManId : string -EstimateDeliveryDate Sync Penjualan -SalesManId -SalesManName -PhoneNumber -Email Sync Salesman

(29)

b. Class Diagram Sistem Mobile Sales +CheckStock() +InputItemTrans() +EditItemTrans() +DeleteItemTrans() +CancelSalesTrans() +SubmitSalesTrans() +CalculateSalesTotal() -SalesTransId -SalesTransDate -ItemId -ItemQty -CustomerId -SalesManId Penjualan +InputSurvey() +EditSurvey() +DeleteSurvey() +SendEmail() -SurveyId : string -SurveyDescription : string -Competitor : string -EmailAddress Survey +InputComplaint() +EditComplaint() +DeleteComplaint() +SendEmail() +getCustomer() : string -ComplaintId : string -ComplaintDescription : string -CustomerId : string -EmailAddress : string Complaint +InputCustomer() +EditCustomer() +CancelCustomer() +CheckCustomer() -CustomerId : string -CustomerName -CustomerAddress -CustomerInfo Customer -ItemId : string -ItemName : string -ItemPrice : Double Pelumas 1..* 1 1 1..* 1..* 1 -SalesManId -SalesManName -PhoneNumber -Email Salesman 1..* 1 +getDataCustomer() : string +getDataSalesman() : string -SalesmanId -CustomerId -Keterangan Routing 1 1 1 *

(30)

3.11 Sequence Diagram Sistem Usulan

a. Sequence Diagram Sinkronisasi Sistem 1. Sequence Sinkronisasi Data Routing

Form Sinkronisasi Routing

Top Package::Sales Admin

Control Routing Customer SalesMan

Open Form Sinkronisasi Routing

get Customer

get Salesman dataCustomer

dataSalesMan

Save

Gambar 3.18 Sequence Diagram Sinkronisasi Data Routing

2. Sequence Sinkronisasi Data Customer

Form Sinkronisasi Customer

Control Customer Customer Mobile Customer

Open Form Sinkronisasi Customer

get Customer

check Customer Mobile dataCustomer

data Customer Mobile

Save

(31)

3. Sequence Sinkronisasi Data Pelumas

Form Sinkronisasi Stok Pelumas

Control Stok Item Price

Open Form Sinkronisasi Stok

get Item

get Price data Item

data Price

Update Stok

Gambar 3.20 Sequence Diagram Sinkronisasi Data Pelumas

4. Sequence Sinkronisasi Data Penjualan

Form Sinkronisasi Penjualan

Control Penjualan Penjualan

Open Form Sinkronisasi Penjualan

get Penjualan data Penjualan

Save

(32)

5. Sequence Mengelola Data Penjualan

Form Sinkronisasi Penjualan

Top Package::Salesman

Control Penjualan Penjualan Customer

Open Form Sinkronisasi Penjualan

get Penjualan get Customer data Penjualan data Customer Save SalesMan get Salesman data Salesman

Gambar 3.22 Sequence Diagram Mengelola Data Penjualan

6. Sequence Mengelola Data Komplain Bengkel

Form Komplain Bengkel

Control Komplain Bengkel

Open Form Input Komplain Bengkel

Save

Send Email

(33)

7. Sequence Mengelola Data Survey Kompetitor

Form Survey Kompetitor

Control Survey Kompetitor

Open Form Input Survey Kompetitor

Save

Send Email

Gambar 3.24 Sequence Diagram Mengelola Data Survey Kompetitor

8. Sequence Mengelola Data Customer

Form Customer Baru

Control Customer Customer

Open Form Input Form Customer

insert Customer dataCustomer

Save

(34)

3.12 Rancangan Struktur Table

Table 3.1 Struktur Tabel Salesman

no nama field jenis lebar keterangan

1 SalesManId varchar 10 Identitas Salesman

2 SalesManName varchar 50 Nama Salesman

3 PhoneNumber varchar 20 No HP Salesman

4 Email varchar 35 Email Salesman

Table 3.2 Struktur Tabel Routing

2 CustomerId varchar 10 Identitas Customer

3 Keterangan varchar 120

Keterangan yang dibutuhkan

Table 3.3 Struktur Table Customer

2 CustomerName varchar 50 Nama Customer

3 CustomerAddress varchar 75 Alamat Customer

4 CustomerAccount varchar 30 No rekening customer

5 CustomerInfo varchar 120 Info Customer

Table 3.4 Struktur Tabel Penjualan

1 SalesTransId varchar 10

Kode Transaksi Penjualan

(35)

2 SalesTransDate Date/Time Tanggal Penjualan

3 ItemId varchar 10 Barang yang dijual

4 ItemQty int Quantity yang dijual

Table 3.5 Struktur Tabel Pelumas

1 ItemId varchar Kode Pelumas

2 ItemName varchar Nama Pelumas

3 ItemPrice double Harga Pelumas

Table 3.6 Struktur Tabel Komplain

1 ComplaintId varchar 10 Kode komplain

2 ComplaintDescription varchar 200 Isi komplain

3 CustomerId varchar 10 Identitas customer

4 EmailAddress varchar 30 Email customer

Table 3.7 Struktur Tabel Survey

1 SurveyId varchar 10 Kode komplain

2 SurveyDescription varchar 200 Isi komplain

3 Competitor varchar 10 Identitas customer

(36)

3.13 Rancangan Antar Muka

a. Rancangan Antar Muka Sinkronisasi Sistem 1. Login Page

Synchronization System

TOP 1 Mobile SFA Username

Password

Login Page

(37)

2. Main Menu

TOP 1 Mobile SFA Main Menu Sinkronisasi Routing

Sinkronisasi Pelanggan

Sinkronisasi Pelumas

Sinkronisasi Penjualan

Input Promo Penjualan

Gambar 3.27 Rancangan Antar Muka Main Menu Sync Sistem

3. Sinkronisasi Routing

Log File Generated By Sistem

TOP 1 Mobile SFA Sinkronisasi Routing Sinkronisasi Routing

Export Log

Sinkronisasi Routing

(38)

4. Sinkronisasi Pelanggan

Log File From Mobile to ERP Log File From Mobile to ERP

TOP 1 Mobile SFA Sinkronisasi Pelanggan Sinkronisasi Routing

Export Log

Gambar 3.29 Rancangan Antar Muka Sinkronisasi Pelanggan

5. Sinkronisasi Pelumas

TOP 1 Mobile SFA Sinkronisasi Pelumas Sinkronisasi Routing

Export Log

(39)

6. Sinkronisasi Penjualan

TOP 1 Mobile SFA Sinkronisasi Penjualan Sinkronisasi Routing

Export Log

Gambar 3.31 Rancangan Antar Muka Sinkronisasi Penjualan

7. Input Promo Penjualan

Dd-mm-yyyy Dd-mm-yyyy

TOP 1 Mobile SFA Input Promo Penjualan Sinkronisasi Routing

Promo Dari Promo Sampai Isi Promo

Submit

(40)

8. Login Page SFA

Gambar 3.33 Rancangan Antar Muka Login Page SFA

9. Main menu SFA

(41)

10. New Customer SFA

Gambar 3.35 Rancangan Antar Muka New Customer SFA

11. Komplain Bengkel

(42)

12. Survey Kompetitor

Gambar 3.37 Rancangan Antar Muka Survey Kompetitor SFA

13. Penjualan SFA

Gambar 3.38 Rancangan Antar Muka Penjualan SFA

Catatan:

Untuk melakukan penjualan salesman cukup memilih item yang sudah tersedia dan memasukan quantity dari item tersebut, dan submit penjualan.