5
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Umum
2.1.1 Analisis dan Perancangan Sistem 2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Whitten (2004:12) “An arragment of people, data, processes, and information tecnology that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support an organization. “
Dari kutipan di atas, dapat diartikan bahwa, sistem informasi adalah suatu kumpulan orang-orang, data, proses-proses, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan memperoleh sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi.
2.1.1.2 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem menurut pendapat McLeod dan Schell (2007:154) adalah penelitian terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau sistem yang diperbahurui.
Sedangkan menurut Laudon (2010:515), analisis sistem terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus memenuhi dengan solusi sistem.
System analysis it consists of : 1. Defining the problem 2. Identifying its causes 3. Specifying the solution
4. Identifying the information requirement that must be met by a system solution Artinya analisis sistem terdiri dari :
1. Menentukan masalah.
2. Mengidentifikasi penyebab dari masalah tersebut. 3. Menentukan pemecahan masalahnya.
4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah. “System analysis is a problem – solving technique that decomposes a system into its component pieces for the purpose of studying how well those component parts work and interact to accomplish their purpose.” Dikutip dari Bently dan Whitten (2007:160), Analisis sistem adalah suatu tehnik pemecahan masalah yang mengubah suatu sistem ke dalam
potong-potongan komponen dengan tujuan seberapa baik komponen-komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuannya.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah suatu kegiatan penguraian kembali sebuah sistem informasi menjadi elemen-elemennya dengan tujuan untuk mempelajari kembali kekuatan, kelemahan, serta solusi yang mungkin diusulkan untuk meningkatkan kinerja sistem.
2.1.1.3 Pengertian Perancangan Sistem
“System design is a complementary problem-solving technique (to system analysis) that resembles a system’s component pieces back into a complete system-hopefully, and improved system. This may involve adding, ddeletin, and changing pieces realitive to the original system.” Dikutip dari Whitten (2004:186), perancangan sistem adalah teknik komplementer pemecahan masalah (yang bekerjasama dengan system analysis) yang menyusun kembali komponen-komponen sebuah sistem kembali ke sistem yang utuh dengan harapan menghasilkan sistem yang lebih baik. Teknik ini dapat melibatkan penjumlahan penghapusan dan perubahan komponen-komponen terhadap sistem yang sebelumnya.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah sebuah kegiatan yang bertujuan untuk menentukan elemen-elemen dasar di dalam sebuat sistem sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
2.1.2 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
Menurut Whitten et al (2004:31), “Object Oriented Analysis and Design (OOAD) is a collection of tools and techniques for system development that will utilize object technologies to construct a system and its software.”
Object Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah kumpulan peralatan dan teknik pengembangan sistem yang akan memanfaatkan teknologi objek untuk mengkonstruksi sebuah sistem dan perangkat lunaknya.
2.1.3 UML (Unified Modelling Language)
Menurut Jones dan Rama (2006:60), UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, kontruksi, dan mendokumentasikan sistem informasi.
Menurut Whitten, et al. diterjemahkan oleh Tim Penerbit ANDI (2004:408), UML adalah salah satu kumpulan kontroversi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek.
Menurut Marakas (2006:412), UML adalah bahasa standar industri untuk memspesifikasikan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan artifak dari sistem software berbasis objek.
Jadi UML adalah suatu bahasa standar yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan model dalam sistem informasi berbasis object- oriented.
2.1.4 Event
2.1.4.1 Pengertian Event
“An event is a logical unit of work that must be completed as a whole. An event is triggered by discrete input and is completed when the process has responded with appropriate outputs.” Whitten (2004:349) menerangkan, Event merupakan suatu unit kerja yang logis yang pasti melengkapi sebagai suatu kesatuan .Suatu event digerakkan oleh suatu input tersendiri dan terlengkapi ketika proses tersebut telah merespon dengan output yang tepat.
“Events are activities that happen at a particular point in time.” Jones dan Rama (2006:4). Dari kutipan, dapat diterjemahkan, “Events adalah aktivitas-aktivitas yang terjadi pada suatu titik waktu tertentu.”
Dari dua definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa event adalah suatu aktivitas yang logis yang terjadi pada suatu titik waktu tertentu yang pasti melengkapi antara satu aktivitas dengan aktivitas lainnya sebagai satu kesatuan.
2.1.4.2 Indentifikasi Event
Menurut Jones dan Rama (2006, p21), ada beberapa cara dalam mengindentifikasi event, yaitu:
1. Kenali event pertama di dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau departemen bertanggung jawab dalam sustu proses bisnis.
2. Abaikan suatu kegiatan yang tidak melibatkan partisipasi dari internal agen. 3. Kenali sebuah event baru pada saat tanggung jawab berpindah dari satu
internal agen ke yang lainnya.
4. Kenali sebuah event baru ketika suatu proses terganggu dan dilanjutkan kembali oleh internal agen yang sama.
5. Gunakan event nama dan gambaran event yang merefleksikan secara menyeluruh dari event tersebut.
2.1.5 Workflow Table
“ A workflow table is a two-column table that identifies the actors and actions in a process.” Jones dan Rama (2006:87). Workflow table adalah suatu table berkolom-dua yang menerangkan actors dan actions dalam suatu proses.
Menurut Whitten, et al. diterjemahkan oleh Tim Penerbit ANDI (2004:62) Workflow adalah aliran transaksi melalui proses bisnis untuk memastikan pemeriksaan yang benar dan persetujuan diimplementasikan.
Jadi dapat disimpulkan, workflow adalah urutan aliran dari suatu proses kerja yang dibuat secara lengkap melingkupi yang terlibat dan aktivitas yang terjadi untuk menjelaskan satu transaksi bisnis atau permintaan customer.
2.1.6 Activity Diagram
“Activity diagram is a diagram that can be used to graphically depict the flow of a business process, the steps of use case, or the logic of an object behavior (method).” Dikutip dari Whitten (2004:450), Activity diagram adalah suatu diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan secara grafik aliran suatu proses bisnis, langkah-langkah dari use-case, atau logika sikap dari suatu objek (metode).
“The UML activity diagram plays the role of a “map” in understanding business process by showing the sequence in the process.” Jones dan Rama (2006:60). "
Jones and Rama (2006:61) organize activity diagrams into two types :
1. The overview diagram present a high-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows among these events.
2. The detailed diagram is similar to a map of a city or town. It provides a more detailed representation of the activitires assosiated with one or two events shown on the overview diagram.
Diterjemahkan dari kutipan di atas, “Activity diagram” adalah sebuah diagram yang menunjukkan urutan aktivitas dalam sebuah proses.”
Activity diagram dibagi menjadi dua tipe, yaitu :
1. Overview diagram menggambarkan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan peristiwa penting, urutan dari peristiwa ini dan informasi yang mengalir di antara peristiwa tersebut.
2. Detailed diagram mirip dengan peta kota besar satu kota. Detailed diagram menyediakan penyajian yang lengkap dari aktivitas-aktivitas yang menunjukkan pada overview diagram.
“A swimlane is column in an activity diagram that seperates activities or event according to the person or departement responsible for the particular event or activity.” Dikutip dari Jones dan Rama (2006:62), Swimlane merupakan kolom dalam suatu activity diagram yang memisahkan aktivitas-aktivitas atau event sesuai orang atau departemen yang bertanggungjawab pada event atau aktivitas tertentu.
2.1.7 Use Case
Dikutip dari Jones dan Rama (2006:267), “A use case is a sequance of steps that occur when an “actor” is interacting with the system for a particular purpose. An actor can be a person, a compputer, or even another system, but we will focus on human actors. A use case diagram is a graphical presentation that can provide a list of us cases that occur in an application.”
Melalui kutipan di atas, dapat diterjemahkan sebagai berikut: “suatu use case adalah suatu rangkaian dari langkah-langkah yang terjadi ketika seorang actor beriteraksi dengan sistem untuk tujuan tertentu. Suatu actor dapat menjadi seseorang, sebuah komputer, atau bahkan suatu sistem lain, tapi kita akan focus pada human actors. Use case diagram merupakan suatu penyajian grafis yang dapt menyediakan suatu daftar dari use cases yang terjadi dalam suatu aplikasi.”
Menurut Satzinger, et al. (2004:45) Use Case adalah aktivitas yang dilaksanakan oleh sistem, biasanya dalam menanggapi permintaan oleh pengguna sistem.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa Use case diagram merupakan suatu rangkaian dari langkah-langkah yang terjadi ketika seorang actor berinteraksi dengan sistem lain untuk tujuan tertentu sehingga didapat suatu penyajian grafis yang dapat menyediakan suatu daftar dari use case yang terjadi juga hubungan actor dan use case itu sendiri dalam suatu aplikasi. Use case diagram terdiri dari actor dan use case, dimana actor adalah suatu abstraksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem target. Sedangkan use case adalah suatu pola untuk interaksi sistem dan actor.
2.1.8 Class Diagram 2.1.8.1 Pengertian Class
Menurut Marakas (2006:406), Class adalah pengertian umum dibuat untuk mendeskripsikan suatu objek yang jenisnya serupa atau karakteristik yang sama.
Whitten et al (2004:431). “A class contains the components. The components are: a. Obeject is something that is or is capable of being seen, touched, or otherwise sensed
and about which usres store data and associate behavior.
b. Attribute is the data that represent scharacteristics of interest about an object.
c. Behavior is the set of things that an pbject can do and that correspond to function that at on the object’s data (or attributes).”
Komposisi-komposisi yang ada di dalam suatu class yaitu:
1. Object adalah sesuatu yang ada atau dapat dilihat, disentuh atau dirasakan dan pengguna dapat menyimpan data serta mencatat perilaku mengenai sesuatu itu.
2. Attribute adalah data yang mewakili karakteristik interes tentang sebuah objek.
3. Behavior adalah sekumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan terkait dengan fungsi-fungsi yang bertindak pada data objek.
2.1.8.2 Pengertian UML Class Diagram
Menurut Rama dan Jones (2006:158) UML Class Diagram adalah diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan:
a. Tabel dalam Sistem Informasi Akuntansi b. Hubungan antar tabel
c. Attribute dari table
Menurut Satzinger, et al. (2004:56) UML Class Diagram adalah model grafis yang digunakan dalam pendekatan yang berorientasi obyek untuk menunjukkan seluruh class dari objek suatu sistem.
Jadi dapat disimpulkan UML Class Diagram adalah suatu model grafis yang digunakan dalam pendekatan yang berorientasi objek untuk menampilkan seuruh class object dan hubungan antar class di dalam sistem.
2.1.9 Database
2.1.9.1 Pengertian Database
“A database is comprehensive collection of related data.” Jones dan rama (2006:156). Basis data merupakan kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan.
Menurut Connoly (2005:15), ”Database is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization”. Diterjemahkan sebagai berikut: database adalah sebuah kumpulan data yang memiliki hubungan satu sama lain yang berisi deskripsi dan desain data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang digunakan dalam sistem aplikasi perusahaan dan untuk menemukan data yang diperlukan.
“Benefits of data approach : a. The data can be shared b. Redundancy can be reduce
c. Inconsistency can be advoided (to some extend) d. Transaction support can be provided
e. Integrity can be maintained f. Security can be enforced
h. Standards can be enforced”
Menurut Date (2006:16), Keuntungan basis data adalah sebagai berikut : a. Penggunaan data bersama
b. Mengurangi redudancy data atau pengulangan data c. Menghindari inkonsisten
d. Dukungan transaksi dapat diperoleh e. Intergrity dapat dirawat
f. Jaminan keamanan
g. Menyeimbangkan kebutuhan yang bertentangan h. Standarisasi dapat diadakan.
2.1.9.2Tahap Perancangan Basis Data
Menurut Connoly dan Begg (2005:293), Proses perancangan basis data dibagi menjadi 3 tahap utama, yaitu :
1. Conceptual Database Design
The first phase of database design is called conceptual database design, and involves the creation of a conceptual data model of the past of the enterprise that we are interested in modeling. The data model is built using the information documented in the user’s requirements specification. Conceptual database design is entirely independent of implementation details such as the target DBMS software, applications programs, programming language, hardware platform, or any other physical considerations.
2. Logical Database Design
The process of constructing a model of the data used in an enterprise based on a specific data model, but independent of a particular DBMS and other physical considerations.
3. Physical Database Design
The process producing a description of the implementation of the database on secondary storage; it describes the base relations, file organizations, and indexes used to achieve efficient access to the data, and any associated integrity constraints and security measures.
Desain Konseptual Basis Data. Langkah awal dalam desain konseptual basis data ini adalah dengan membuat model data secara konseptuall dari perusahaan yang bersangkutan. Data tersebut merupakain formasi mengenai perusahan. Dalam menentukan model data secara konseptual data yang tidak termasuk dalam sasaran
DBMS, program aplikasi, bahasa pemrograman, dan masalah dalam pembuatan basis data.
Desain Logis Basis Data. Desainlogis basis data adalah proses konstruksi suatu informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan sebuah model yang spesifik, tatapi bebas dari fakta-fakata DBMS dan pertimbangan-pertimbangan fisiklainnya.
Desain fisik basis data. Desain fisik basis data merupakan proses pembuatan tugas akhir dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder; fase ini mendeskripsikan dasarrelasi, berkasorganisasi, dan indeks untuk mencapai akses data yang efisien dan beberapa batasan hubungan yang utuh dan tingkatan keamanan. 2.1.9.3Database Management System (DBMS)
“DBMS (Database Management System) is a set programs that enables the user to store, modify, and extract information from database.” Menurut Jones dan Rama (2006:181), Sistem Manajemen Basis Data adalah suatu set program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengatur dan mengutip informasi dari suatu basis data.
2.1.10 Formulir
2.1.10.1 Definisi Formulir
Jones and Rama (2006:288), mengartikan “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data. When the form is displayed on a computer screen, the data entered in the blank fields are saved to one or more tables”, yang artinya formulir adalah dokumen yang terformat yang berisikan field kosong yang dapat diisi data oleh pengguna.
2.1.10.2 Tipe Input Formulir
Menurut Jones and Rama (2006:62-264), menyatakan tipe input formulir terdiri dari: a. Single – record entry form
Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan, menghapus atau memodifikasi data pada record tunggal dalam suatu table.
b. Tabular entry form
Sebuah formulir yang menampilkan tabel untuk menambahkan beberapa record dalam suatu table.
c. Multi – table entry form
Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan atau memodifikasi record dalam dua atau lebih file yang berhubungan, biasanya sebuah main form dan sub form.
2.1.11 Rancangan Layar
Pengertian rancangan layar menurut Britton dan Doake (2003:268), adalah suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar. Adapun menurut buku Valacich, George, dan Hoffer (2004:451), rancangan layar adalah “point of contact where a system meets its environment or where subsystems meet each other”.
Dari definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian rancangan layar atau interface adalah suatu tampilan untuk memudahkan actor berhubungan dengan sistem.
Menurut Jones and Rama (2008:335) yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo, elemen rancangan layar meliputi:
a. Text Boxes
Digunakan untuk memasukkan informasi yang akan ditambahkan ke table atau untuk menampilkan informasi yang diambil dari sebuah table.
b. Labels
Membantu user untuk mengetahui informasi apa yang dibutuhkan untuk dimasukkan. c. Look Up Feature
Umumnya dimasukkan ke dalam text boxes yang digunakan untuk memasukkan foreign key.
d. Command Button
Digunakan untuk melakukan sebuah action. e. Radio Button
Memungkinkan user untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan yang disediakan. f. Check Boxes
Memungkinkan user untuk memilih lebih dari satu pilihan dari beberapa pilihan yang disediakan.
2.1.12 Definisi Laporan
“A report is a formatted and organized presentation of data.” Jones dan Rama (2006:201). Laporan merupakan suatu penyajian data yang tersusun dan terorganisir.
Jones dan Rama (2006:212), Four models of reports based on the organization of data in the reports:
a. Simple list reports, b. Grouped detail report, c. Summary report, and d. Single entity report.
a. Laporan daftar sederhana. b. Laporan detail berkelompok. c. Laporan ringakasan.
d. Laporan entitas tunggal.
Layout laporan menurut Jones dan Rama (2006:214), rancangan laporan terdiri dari: 1. Report Header:
Merupakan judul dari laporan, terdapat pula tanggal dan keterangan laporan. 2. Page Header:
Berfungsi untuk menampilkan nama attribute dari laporan. 3. Group Header:
Berfungsi untuk menampilkan informasi berdasarkan kriteria group. 4. Group Detail:
Berfungsi menampilkan informasi transaksi yang termasuk di dalam group. 5. Group Footer:
Berfungsi untuk menampilkan informasi tambahan di dalam group, contohnya adalah subtotal penjualan dari masing-masing group.
6. Report Footer:
Terletak di paling bawah halaman laporan. Contohnya adalah grandtotal dari masing-masing subtotal dari group, dan halaman laporan.
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Definisi Penjualan
Menurut Warren et al (2006:300) yang diterjemahkan oleh Aria Farahmita, penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang dagang yang dijual, baik secara tunai maupun kredit.
2.2.1.1 Definisi Penjualan Tunai
Menurut Warren, et al (2005:238), “Cash Sales are normally rung up (entered) on a cash register and recorded in the accounts.” Yang diterjemahkan: Penjualan tunai biasanya dimasukkan dalam cash register dan dicatat dalam akun.
2.2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pendapatan
Menurut Jones dan Rama (2008:52), siklus pendapatan untuk barang mencakup menerima pesanan, memilih, dan memeriksa barang untuk dikirimkan, menyiapkan barang untuk pengiriman, pengiriman barang dan menerima kas.
“The revenue cycle is a recurring set of business activities and related information processing operations associated with providing good and services to customers and collecting cash in payment for those sale.”Romney dan Steinbart (2006:354)
Yang artinya siklus pendapatn adalah serangkaian kegiatan usaha dan operasi pemrosesan informasi yang terkait dengan penyediaan barang dan operasi pemrosesan informasi yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima pembayaran atas penjualan tersebut.
sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa siklus pendapatan merupakan kumpulan aaktivitas bisnis yang mengatur kegiatan pemrosesan informasi yang terkait dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman barang atau jasa, proses penagihan sampai pengumpulan pembayaran kas dari hasil penjualan tersebut.
2.2.2.1 Fungsi yang Terkait
Berdasarkan buku Bodnar dan Hopwood (2004:280-305) unit yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pendapatan meliputi:
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini antara lain bertugas menerima pesanan pelanggan, meminta otorisasi kredit, mengisi faktur penjualan tunak, serta menentukan tanggal dan tujuan pengiriman. 2. Fungsi Kredit
Fungsi ini antara lain bertugas meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini antara lain bertugas menyimpan dan meyiapkan barang yang dipesan pelanggan.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini antara lain bertugas Menyerahkan barang atas dasar surat pesanan penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
5. Fungsi Penagihan
Fungsi ini antara lain bertugas Memverifikasi pesanan berdasarkan dokumen-dokumen pesanan yang diterima kemudian membuat dan mengirimkan faktur kepada pelanggan.
6. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini antara lain bertugas Membuat pencatatan transaksi penjualan, piutang, serta penerimaan kas secara periodic.
7. Fungsi Kas
Fungsi ini antara lain bertanggung jawab sebagai penerima kas dari fungsi penjualan untuk diteruskan ke bank
Fungsi ini antara lain bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodic, serta bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
2.2.2.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Berdasarkan buku Jones & Rama (2006:168-169) prosedur penjualan dalam siklus pendapatan meliputi:
1. Menerima Pesanan
Petugas pencatat pesanan memasukan data pesanan ke dalam komputer. Sistem komputer memeriksa apakah pesanan adalah dari pelanggan yang sudah ada. Jika pesanan adalah dari pelanggan baru, petugas membuat record pelanggan di Tabel Pelanggan di dalam sistem komputer.
2. Mengambil Barang
Karyawan gudang menggunakan slip pengambilan untuk mencari barang – barang yang akan diambil, selain produk dan jumlah, slip pengambilan mengidentifikasi lokasi gudang agar memudahkan karyawan gudang untuk mengumpulkan pesanan. 3. Mengirimkan Barang
Setelah menerima barang dan slip pengambilan dari gudan, petugas pengiriman merekonsilasikan slip pengambilan dengan slip pengepakan dan memperbarui slip pengepakan apabila ada perubahan yang ditunjukan di slip pengambilan. Kemudian petugas membuat konosemen dan melampirkannya ke paket serta memasukan data pengiriman ke dalam sistem komputer.
4. Menagih Pelanggan
Pada akhir hari, petugas piutang usaha menelaah slip pengepakan dan konosemen yang diberikan oleh pengirim serta membandingkannya dengan record pengiriman yang ditampilkan di komputer.
5. Menerima Kas
Pelanggan menerima faktur atau rekening pelanggan dengan menyobek potongan faktur yang memasukan Pelanggan# maupun jumlah faktur yang belum di bayar. 6. Mencatat Penerimaan
Petugas piutang usaha mengirimkan ke setiap pelanggan kredit untuk pembayaran dengan mencatat penerimaan kas di sistem komputer.
7. Menyetorkan Kas
Pada akhir hari, kasir menjumlahkan cek – cek dan membandingkan total tersebut dengan daftar nota pengiriman uang. Petugas menggunakan sistem untuk mulai mencatat setoran.
8. Merekonsilasi Kas
Setiap hari, kontroler membandingkan jumlah pada slip setoran dengan jumlah pada jurnal penerimaan kas.
2.2.2.3 Sistem File
Dalam buku Jones & Rama (2006:41-43) yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Adapun penjelasan dari file data, antara lain :
1. File Induk
File induk mempunyai ciri-ciri berikut :
a) File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup file persediaan (barang dan jasa), file pelanggan (agen-agen eksternal) dan file karyawan (agen-agen internal). b) File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual. c) Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data
ringkasan. Data acuan merupakan data deskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi, sebagai contoh di dalam file pelanggan tedapat nama pelanggan dan semua file induk berisi data acuan. Sedangkan data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman yang terjadi.
2. File Transaksi
Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut :
a) File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh- contoh kejadian dari siklus pendapatan meliputi pesanan, pengiriman dan penagihan kas.
b) File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.
c) File transaksi mencakup informasi kuantitas dan harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian sebagai contoh kuantitas barang yang dipesan.
Menurut Boockholdt (2001:334-337), “All accounting systems use master files. A master file is the computer readable equivalent of a ledger in a manual systems.”
Example Reference data Balance data
General ledger master file Account number Account description
Account Balance
Inventory master file Item number Item description Reorder point Order quantity
Quantity on hand Quantity on order
Customer master file Customer number Name and address Credit limit
Balance owed
Vendor master file Vendor number Name and address Discount policy
Year-to-date purchases
“Transaction files batch processing systems use transaction files. In these systems clerk, accumulate source documents – each represented one accounting transaction of a certain type – into batches prior to processing.”
Data in typical transaction file records
Example Data Field Type
Journal voucher transaction file
Account Number Date
Debit or Credit Code Description Amount Source Number Reference Reference Reference Reference Balance Reference Sales order transaction
file
Customer Number Sales Person Number Purchase order Number Item Number Quantity Price Reference Reference Reference Reference Balance Reference
2.2.2.4 Sistem Pengendalian Intern
Menurut COSO (Romney, 2003:196) Internal control as the process because implemented by the board of directors, management, and those under their direction to provide reasonable assurance that control objectives are achieved with regard to the following :
1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reliability of financial reporting
3. Compliance with applicable laws and regulations
Sedangkan menurut COSO (Rama dan Jones, 2008:133) mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan :
1. Lingkungan pengendalian 2. Penentuan resiko
3. Aktivitas pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan
Dalam bukunya, Wing Wahyu Winarno (2006:11) menyatakan komponen pengendalian internal menurut COSO (The Committee of Sponsoring Organizations) ada lima, yaitu:
a. Control environment atau lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana yang ada di dalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan struktur pengendalian intern yang baik. Beberapa komponen yang mempengaruhi lingkungan pengendalian intern adalah: Komitmen manajemen terhadap integritas dan nilai-nilai etika (Commitment to
integrity and ethical values).
Filosofi yang dianut oleh manajemen dan gaya operasional yang dipakai oleh manajemen (Manajement’s philosophy and operating style).
Struktur organisasi (Organizational structure).
Komite Audit untuk Dewan Direksi (The audit committee of the board of directors).
Metode pembagian tugas dan tanggung jawab (Methods of assigning authority and responsibility).
Kebijakan dan praktik yang menyangkut sumber daya manusia (Human resources policies and practices).
b. Control activities atau kegiatan pengendalian
Kegiatan pengawasan merupakan berbagai proses dan upaya yang dilakukan oleh manajemen perusahaan untuk menegakkan pengawasan atau pengendalian operasi perusahaan. COSO mengidentifikasi setidak-tidaknya ada lima hal yang dapat diterapan oleh perusahaan, yaitu:
Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan (Proper authorization of transactions and activities).
Pembagian tugas dan tanggung jawab (Segregation of duties).
Rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang baik (Design and use of adequate documents and records).
Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan perusahaan (Adequate safeguards of assets and records).
Pemeriksaan independen terhadap kinerja perusahaan (Independent checks on performance).
c. Risk assessment atau pemahaman risiko
Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi berbagai risiko yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan memahami risiko, manajemen dapat mengambil tindakan pencegahan, sehingga perusahaan dapat menghindari kerugian yang besar. Ada tiga kelompok risiko yang dihadapi perusahaan, yaitu:
Risiko strategis, yaitu mengerjakan sesuatu dengan cara yang salah (misalnya: harusnya dikerjakan dengan komputer ternyata dikerjakan secara manual).
Risiko finansial, yaitu risiko menghadapi kerugian keuangan. Hal ini dapat disebabkan karena uang hilang, dihambur-hamburkan, atau dicuri.
Risiko informasi, yaitu menghasilkan informasi yang tidak relevan, atau informasi yang keliru, atau bahkan sistem informasinya tidak dapat dipercaya.
d. Information and communication atau informasi dan komunikasi Perancang sistem informasi perusahaan dan manajemen puncak harus mengetahui hal-hal di bawah ini: Bagaimana transaksi diawali
Bagaimana data dicatat ke dalam formulir yang siap di-input ke sistem komputer atau langsung dikonversi ke sistem komputer.
Bagaimana file data di baca di organisasi dan diperbaharui isinya.
Bagaimana data diproses agar menjadi informasi dan informasi diproses lagi menjadi informasi yang lebih berguna bagi pembuat keputusan.
Bagaimana informasi yang baik dilakukan. Bagaimana transaksi berhasil.
e. Monitoring atau pemantauan
Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak seperti yang diharapkan, dapat diambil tindakan segera. Berbagai bentuk pemantaun di dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan salah satu atau semua proses berikut ini:
Supervisi yang efektif (effective supervision) yaitu manajemen yang lebih atas mengawasi manajemen dan karyawan di bawahnya.
Akuntansi pertanggung jawaban (responsibility accounting) yaitu perusahaan menerapkan suatu system akuntansi yang dapat digunakan untuk menilai kinerja masing-masing manajer, masing-masing departemen, dan masing-masing proses yang dijalankan oleh perusahaan.
Audit internal (Internal auditing) yaitu pengauditan yang dilakukan oleh auditor di dalam perusahaan.
