MANAJEMEN KARIR SEBAGAI SEKRETARIS Yuni Kasmawati
Universitas Budi Luhur
E-mail: yuni.kasmawati@budiluhur.ac.id
Abstract
The changes of global economic and business influence to the demand of carriers and skills. The employees, as a professional in this case have to be able to manage their carrier. Carrier is an important thing to the employees and organization. The successful carrier needs a commitment and management. To manage their carrier, people need carrier management. Carrier management needs special attention and constant evaluation, so the employees responsible to the development of their carrier. Secretary is a unique figure and a unique position, because a secretary does not have down liner. A secretary has a main role in creating atmosphere in the office. Secretarial carrier development is a basic need and as a self actualization. To reach this purpose, a secretary needs carrier management.
A. Pendahuluan 1. Latar Belakang
Perubahan bisnis dan ekonomi yang begitu besar dan terjadi hampir di seluruh dunia berpengaruh terhadap dunia kerja maupun lingkungan pekerjaan. Perubahan tidak hanya terjadi pada permintaan pasar terhadap keahlian-keahlian dan bidang karir tertentu, tetapi juga peranan karyawan sebagai profesional dan cara bagaimana mereka mengelola karirnya. Lingkungan kerja yang menjadi tidak pasti tersebut , akan menjadi alasan bagi individu karyawan untuk terdorong meningkatkan tanggung jawab dan upaya dalam mengelola karirnya masing-masing. Namun, tidak seorang pun mampu memperkirakan kapan dan berapa lama karir akan diraihnya.
Karir amatlah penting bagi karyawan maupun bagi organisasi. Bagi karyawan, karir bahkan dianggap lebih penting dari pada pekerjaan itu sendiri. Seorang karyawan bisa meninggalkan pekerjaannya jika merasa prospek kariernya buruk. Sebaliknya, pegawai mungkin akan tetap rela bekerja di pekerjaan yang tidak disukainya jika karyawan mempunyai prospek cerah dalam karirnya. Karir merupakan kebutuhan yang terus tumbuh dalam diri seseorang karyawan, sehingga akan mendorong kemauan kerjanya. Kesuksesan dalam karir tidak begitu saja terjadi. Harus ada komitmen dan dikelola atau diatur dengan hati-hati. Pada jenjang jabatan yang seperti apapun adalah penting bagi seorang karyawan untuk menjaga karir agar tetap dalam jalurnya.
Karyawan yang membutuhkan pengembangan diri akan berusaha mencapai suatu posisi melalui jalur tertentu dengan meningkatkan kinerja masing-masing individu. Untuk mengelola karirnya, setiap orang membutuhkan manajemen karir. Manajemen
karir merupakan sebagai proses untuk membuat karyawan dapat memahami dan mengembangkan dengan lebih baik keahlian dan minat karir karyawan dan untuk memanfaatkan keahlian dan minat tersebut dengan cara yang lebih efektif. Manajemen karir menuntut perhatian khusus dan evaluasi secara konstan. Hal ini merupakan proses berkelanjutan yang membuat karyawan bertanggung jawab atas arah dan pertumbuhan karirnya sendiri. Selain dari organisasi, karyawan juga memerlukan manajemen karir individu melalui perencanaan dan taktik. Perencanaan dan taktik karir akan membantu karyawan dalam meraih karir tertentu yang disesuaikan dengan penyediaan jalur karir yang ada dalam perusahaan. Manajemen karir melibatkan semua pihak termasuk karyawan yang bersangkutan dengan unit tempat si karyawan bekerja, dan organisasi secara keseluruhan.
Seorang sekretaris pada hakikatnya merupakan figur dengan kedudukan yang unik, tanpa anak buah, tetapi harus mengurus segala macam pekerjaan yang melibatkan banyak orang. Peran penting sekretaris adalah penentu suasana di kantornya. Sekretaris yang baik harus dapat menentukan suasana yang kondusif untuk produktivitas kantor yang berpusat pada atasan langsungnya. Sekretaris yang ideal ikut menentukan semangat irama dan budaya kerja yang bernuansa keberhasilan. Pengembangan karir sekretaris adalah sesuatu yang harus dilakukan untuk kebutuhan dasar akan pengakuan dan akutualisasi diri. Untuk menunjang keberhasilan tersebut diperlukan manajemen karir agar tujuan organisasi maupun tujuan pribadi sekretaris tercapai.
2. Rumusan Masalah
Peran sekretaris yang cukup penting di dalam suatu organisasi atau perusahaan dimana sekretaris berperan dalam menentukan
suasana di kantornya. Seorang sekretaris tidak memiliki legalitas tapi harus mampu mengatur banyak orang dari berbagai pihak dan mempunyai posisi yang unik dalam suatu organisasi. Keadaan yang demikian tersebut, untuk menunjang karirnya, seorang sekretaris harus tahu bagaimana mengelola karirnya agar tujuannya tercapai.
3. Tinjauan Pustaka Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan dan melakukan banyak kewajiban yang lain yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas dari pimpinannya tersebut. (M.Braum dan Roman dalam Nuraeni, 2008)
a. Ruang Lingkup.
1) Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
2) Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
3) Menyelenggarakan rapat-rapat.
4) Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
b. Peran Sekretaris
Menurut Nuraeni (2008) Secara garis besar, peran umum yang dijalani oleh sekretaris sebagai berikut :
1) Sekretaris sebagai duta, artinya bertindak sebagai wakil dari perusahaan.
2) Sekretaris sebagai pintu gerbang, artinya berfungsi sebagai salah satu penerima tamu.
3) Sekretaris sebagai ibu rumah tangga, artinya sekretaris dapat mengurus kerapiaan, kebersihan kantor dan dituntut bekerja dengan rapi.
4) Sekretaris sebagai humas, artinya sekretaris menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja baik. c. Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi (
http://widiyanto.dagdigdug.com/ )
1) Peran Strategis, merupakan peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performen organisasi.
2) Peran Teknis, merupakan peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan.
3) Peran Pendukung. Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya
d. Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Tugas sekretaris, menurut Nuraeni (2008) yaitu :
1) Tugas Rutin antara lain membuka surat, menerima dikte, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan arsip, menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
2) Tugas khusus, biasanya karena ada unsur kepercayaan untuk menyimpan rahasisa perusahaan.
3) Tugas Istimewa, menyangkut keperluan pimpinan 4) Tugas sosial.
5) Tugas keuangan. 6) Tugas resepsionis. 7) Tugas insidental.
8) Tugas dalam pertemuan bisnis e. Tanggung Jawab Sekretaris
Menurut Nuraeni (2008), selain bertanggung jawab atas pekerjaannya, tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan oleh seorang sekretaris sebagai berikut :
1) Tanggung Jawab Individu, berhubungan dengan performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas.
2) Tanggung Jawab Dalam, berhubungan dengan upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.
3) Tanggung Jawab Cabang, berhubungan dengan keharusan seorang sekretaris meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing.
4) Tanggung Jawab Atas Keberhasilan Perusahaan, berhubungan dengan keharusan seorang sekretaris membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5) Tanggung Jawab Hukum , berkaitan dengan tugas khusus dimana sekretaris harus mampu menjaga rahasia perusahaan.
f. Kualifikasi Sekretaris Dalam Organisasi (http://widiyanto.dagdigdug.com/ )
Untuk menunjang karirnya, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan antara lain :
1) Pengetahuan yaitu pengetahuan yang luas, memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi, ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya, pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran, pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
2) Keterampilan yaitu mampu menyusun laporan, berkorespondensi, menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing, mampu menggunakan teknologi perkantoran 3) Kepribadian yaitu memiliki kepribadian yang menarik dan
baik, loyalitas dan dedikasi yang tinggi, ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggungjawab
g. Karir
Karir adalah semua pekerjaan atau jabatan yang ditangani atau dipegang selama kehidupan kerja seseorang. Jadi pengertian karir adalah pengalaman dan aktivitas kerja selama rentang waktu kehidupan seseorang dan rangkaian aktivitas kerja yang terus berjalan berkelanjutan yang dapat dikendalikan oleh individu dan organisasinya. (Handoko, 2000).
Ada dua pandangan mengenai definisi karir, yaitu: (1) pandangan bahwa karir bersifat struktural dari sebuah pekerjaan atau sebuah organisasi, sehingga karir dilihat dari urut-urutan posisi seseorang, atau jalur mobilitas dalam satu
organisasi dan (2) karir bersifat individual yang menekankan pada profesionalisme.
Collin (1998) menyatakan bahwa karir muncul akibat interaksi seseorang dengan organisasi dan lingkungan sosialnya, sehingga karir dapat dilihat dari berbagai disiplin ilmu. Karir tidak hanya mengembangkan pekerjaan seseorang tetapi juga kehidupan kerja seseorang. Karir sekarang ini tanpa batas yang menekankan berpindahnya antar organisasi, lebih fleksibel, non hirarkis dan tidak ada norma obyektif.
h. Manajemen Karir
Menurut Greenhaus, et.al (2000), manajemen karir adalah proses dimana individu mengembangkan, mengimplementasikan dan memonitor tujuan dan strategi karir. Selain itu individu yang terlibat dalam manajemen karir akan mengumpulkan informasi yang relevan mengenai dirinya, dunia atau ruang lingkup pekerjaannya, menetapkan tujuan karir yang realistik berdasarkan informasi tersebut, mengembangkan dan memperbaiki strategi untuk mencapai tujuan serta menghasilkan umpan balik efektifitas strategi dan relevansi tujuan. Manajemen karir melibatkan semua pihak termasuk karyawan dan organisasi secara keseluruhan.
i. Manajemen Karir Diri Sendiri
Kesuksesan psikologis merupakan tujuan tertinggi dari karir seseorang, yaitu perasaan bangga atas prestasi seseorang yang didapatkan ketika tujuan terpenting dalam kehidupannya tercapai. Hal ini bertolak belakang dengan keberhasilan vertikal yaitu meniti piramida korporat sebagaimana dalam kontrak karir yang lama.
Menurut Orpen (1994), manajemen karir individu adalah proses seseorang melakukan kontrol dan perencanaan pada karirnya dengan cara mengidentifikasi tujuan yang berkaitan dengan karir berupa kekuatan, kelemahan dan mengambil langkah-langkah yang berguna untuk mencapai tujuan karir yang diharapkannya. Manajemen karir diri sendiri didasarkan pada sikap proaktif karyawan yang respek untuk melakukan menajemen pada karirnya. (De Vos, 2006).
Menurut Nawawi (2000), langkah – langkah manajemen karir diri sendiri meliputi :
1) Menulis hasil interview dengan diri sendiri.
Hasil tersebut diperlukan sebagai bahan pertimbangan dalam merencanakan pengembangan karir diri sendiri di masa depan.
2) Inventarisasi kemampuan yang dimiliki
Berdasarkan hasil inventarisasi, semua aspek yang kuat dan positif perlu dikembangkan oleh karyawan secara individual.
3) Mempelajari nilai – nilai.
Setiap karyawan perlu mempelajari dan memilih nilai-nilai kompetitif yang relatif kuat untuk mendukung pencapaian sukses karir sesuai cita-cita.
4) Membuat buku harian 24 jam.
Informasi dari kegiatan dapat digunakan untuk menemukan faktor-faktor yang berpengaruh pada sukses atau gagalnya karir yang diinginkan.
5) Interview dengan pekerja lain
Informasi tentang dari pekerja tentang kiat yang mengantarkan kesuksesan karir.
6) Memperbaiki penampilan dalam bekerja
Usaha melakukan perbaikan berkenaan dengan penampilan dalam melaksanakan pekerjaan .
Pengembangan karir merupakan realisasi hubungan antara individu sebagai pekerja dengan organisasi atau perusahaan, untuk mewujudkan manajemen karir diri sendiri, diperlukan kondisi sebagai berikut (Nawawi, 2000) :
1) Kesadaran dan pemahaman para pekerja bahwa setiap pekerjaan/jabatan selalu memberikan kesempatan untuk maju dan berkembang dengan mempelajari ketrampilan baru melalui pendidikan.
2) Setiap pekerjaan harus memahami bahwa tanggung jawab pengembangan karirnya berada pada pekerja masing-masing.
3) Setiap pekerja perlu menyadari dan memahami bahwa biasanya lebih dari seorang pekerja yang memiliki peluang untuk mendapatkan jabatan.
j. Manajemen Karir Organisasional (Organizational Career Management)
Manajemen karir organisasional merupakan kebijakan atau aturan yang disusun dan dikembangkan untuk meningkatkan efektivitas karir karyawannya. (Orpen, 1994). Definisi karir organisasi mengacu pada struktur karyawan dan praktek-praktek yang memberi panduan bagaimana merekrut, mengembangkan dan memberi tugas kepada karyawan (Gaetner, 1988). Manajemen karir organisasional merupakan bagian dari pelaksanaan aktivitas pengembangan karir guna meningkatkan produktivitas karyawan.
Manajemen karir organisasi dapat memberikan kontribusi karyawan dan organisasi. Tidak hanya memberikan kesempatan pada individu untuk melakukan pengembangan karirnya saja, tetapi manajemen karir organisasi harus mampu untuk memberikan dukungan pada budaya dan mengolah karir karyawan dalam organisai.
k. Manajemen Karir yang Efektif
Wakter dan Gutterridge (1979) mengindikasikan bahwa perusahaan percaya bahwa kesuksesan karir terutama didasarkan pada tanggung jawab dan kemampuan karyawan untuk mengembangkan self-awareness (kesadaran pribadi) serta tanggung jawab untuk pengembangan personal dan peningkatan karirnya.
Hall dan Moss (Winter, 1998) menjelaskan 10 langkah yang dapat dilakukan oleh organisasi/perusahaan agar berhasil dalam pengembangan konsep karir baru . Adapun ke-sepuluh langkah tersebut adalah:
1) Mulai dengan pengakuan bahwa karir itu bersifat individual 2) Menciptakan informasi dan mendukung usaha individu untuk
mengembangkan karirnya.
3) Mengakui bahwa pengembangan karir adalah sebuah proses hubungan antara organisasi dan praktisi karir.
4) Menyediakan ketrampilan pada informasi karir.
5) Menyediakan dengan baik komunikasi dengan karyawan tentang pelayanan karir dan kontrak dalam karir baru. 6) Mempromosikan rencana kerja, bukan perencanaan karir. 7) Mempromosikan pembelajaran melalui hubungan baik
8) Menyediakan pekerjaan yang meningkatkan karir dan mengintervensi hubungan baik.
9) Memberikan suasana untuk "learner identity" pekerjaan yang lebih ahli (mastery).
10) Mengembangkan mind-set pengunaan "sumber daya natural untuk pengembangan".
Allred dkk (1996) menyatakan ada lima kategori knowledge, skill, dan atribut personal yang diperlukan dalam mengelola karir abad 21, yaitu:
1) Pengetahuan didasarkan pada keahlian khusus, melalui kolaborasi dengan orang lain.
2) Lintas fungsional dan pengalaman internasional
3) Kepemimpinan berkolaboratif yaitu kemampuan individu untuk menngintegrasikan secara cepat dalam lingkungan sebuah tim, baik sebagai pemimpin atau anggota merupakan titik kritis pada keberhasilan tim.
4) Ketrampilan mengelola diri sendiri.
5) Karakteristik kepribadian yaitu kepribadian yang paling kritis adalah seseorang harus fleksibel, profesional, memiliki integritas dan layak dipercaya.
Sementara itu Moses (1999) memberikan 12 saran praktis untuk menghadapi perubahan yang cepat. Cara-cara untuk menghadapi perubahan tersebut diberi istilah career intelligence. Adapun ke-12 saran tersebut adalah:
1) Memastikan kemampuan memasarkan akan ketrampilan diri 2) Berfikir global.
3) Kekuatan komunikasi, persuasi dan tidak secara konvensional.
5) Memahami kecenderungan bisnis, politik dan lingkungan sosial.
6) Persiapkan area-area kompetensi bukan pekerjaan. 7) Lihat ke depan
8) Bangun keuangan secara independen.
9) Berfikir pola (lattice), buka berjenjang (ladder). 10) Menjadi seorang generalis secara khusus. 11) Menjadi seorang manajer waktu yang ruthless. 12) Menjadi baik untuk diri sendiri
4. Tujuan Kajian
Penelitian ini dilakukan untuk memberi pengetahuan bagi seorang sekretaris dalam meniti karirnya agar tidak berhenti menjadi seorang sekretaris saja, sehingga tujuan pribadi dan tujuan organisasi tercapai..
B. Metode Penulisan
Analisis dalam penelitian ini menggunakan metode analisis deskriptif. Data penelitian dikumpulkan dengan tekhnik pustaka.
C. Hasil dan Pembahasan
Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah lagi penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.
Selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas, serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-tugasnya. Seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mnegurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarah atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. Kedudukan sekretaris yang demikian unik karena tidak mempunyai anak buah, tetapi harus mengurus segala macam pekerjaan yang melibatkan banyak orang, Hal ini mengharuskan seorang sekretaris mengelola karirnya dengan baik agar tidak berhenti menjadi sekretaris saja dan dapat meraih karir yang dicita-citakan. Untuk menunjang keberhasilan tersebut diperlukan manjemen karir. Faktor – faktor yang mempengaruhi pengelolaan karir seorang sekretaris yaitu :
1. Faktor organisasi 2. Faktor individu 1. Faktor Organisasi
Faktor organisasi yang dapat mempengaruhi pengembangan karir karyawan antara lain manajemen karir organisasional. Manajemen karir organisasional merupakan kebijakan atau aturan yang disusun dan dikembangkan untuk meningkatkan efektivitas karir karyawannya. Manajemen karir organisasi dapat memberikan kontribusi karyawan dan organisasi. Manajemen karir organisasi tidak
hanya memberi kesempatan pada individu untuk melakukan pengembangan karirnya, tetapi juga harus mampu memberikan dukungan pada budaya dan mengolah karir karyawan dalam organisasi.
Untuk mendukung keberhasilan pengembangan karir karyawannya terutama pengembangan konsep karir baru, suatu organisasi harus melakukan langkah – langkah :
a. Pengakuan bahwa karir itu bersifat individual.
Melalui penilaian terhadap karyawan, karyawan disadarkan mengenai karirnya.
b. Menciptakan informasi dan mendukung usaha karyawan untuk mengembangkan karirinya. Informasi tersebut berupa strategi bisnis, kesempatan pekerjaan lain, posisi lowong, dan program pelatihan dan pengembangan.
c. Menyediakan ketrampilan pada informasi karir dan teknologi penilaian terintegrasi dnegan pembimbingan karir dan konsultasi karir.
d. Menyediakan dengan baik komunikasi dengan karyawan tentang pelayanan karir dan kontrak dalam karir baru. e. Mempromosikan rencana kerja, bukan perencanaan
karir.
f. Mempromosikan pembelajaran melalui hubungan baik (relationships) dan kerja.
g. Menyediakan pekerjaan yang meningkatkan karir dan mengintervensi hubungan baik.
h. Memberikan suasana untuk "learner identity" pekerjaan yang lebih ahli (mastery).
i. Mengembangkan mind-set pengunaan "sumber daya natural untuk pengembangan".
Informasi – informasi yang diberikan dan peluang-peluang yang disediakan oleh organisasi tersebut harus dimanfaat sebaik – baiknya oleh seorang sekretaris agar dapat mendukung pengembangan karir pribadi sehingga seorang sekretaris tidak hanya berhenti pada karir menjadi sekretaris saja.
2. Faktor Individu
Dalam meraih tujuannya karir disuatu organisasi, seorang sekretaris perlu melakukan hal-hal sebagai berikut : a. Mengelola karir dengan knowledge, skill dan atribut
personal, yang berupa :
1) Pengetahuan didasarkan pada keahlian khusus, melalui kolaborasi dengan orang lain. Seorang sekretaris harus berpikir bahwa karir di masa mendatang tidak akan berkembang dalam manajemen sebuah pekerjaan yang permanen. Jadi harus berkolaborasi dengan orang lain dalam mengelola karir.
2) Lintas fungsional dan pengalaman internasional. 3) Kepemimpinan kolaboratif. Seorang sekretaris harus
mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan secara cepat dalam lingkungan sebuah tim.
4) Ketrampilan mengelola diri sendiri. Seorang sekretaris harus mampu menjaga keseimbangan antara pekerjaan dengan lingkungan kerja maupun dengan lingkungan keluarga.
5) Karakteristik kepribadian. Seorang sekretaris harus fleksibel, professional, memiliki integritas dan layak dipercaya.
b. Membuat langkah – langkah manajemen karir. Langkah – langkah tersebut adalah :
1) Menginterview diri sendiri. langkah ini dapat menemukan kekuatan dan kelemahan seorang sekretaris dalam pengembangan karir, serta memperolah jawaban tentang kesesuaian pekerjaan yang sedang dijalani.
2) Inventarisasi kemampuan yang dimiliki. Seorang sekretaris harus menginventarisasi kemampuan agar dapat diketahui kesesuaian antara minat dengan jenis dan bidang pekerjaan sehingga aspek yang kuat dan positif dapat dikembangkan untuk menunjang pengembangan karir.
3) Mempelajari nilai-nilai budaya yang bersifat teoritis, ekonomis, estetis, sosial, politis dan relegius. Nilai – nilai budaya tersebut akan membantu seorang sekretaris dalam berkomunikasi dengan lingkungan kerja atau relasi dari organisasi.
4) Membuat catatan harian yang dapat digunakan untuk perbaikan kinerja. Catatan harian tersebut dapat membantu seorang sekretaris dalam menemukan faktor-faktor yang membuat dirinya sukses atau gagal, serta untuk perbaikan kinerjanya.
5) Mencari informasi dari karyawan lain. Hal ini dilakukan oleh seorang sekretaris agar dapat memperoleh pengetahuan tentang sesuatu tentang segala sesuatu
yang dapat mengantarkannya pada sukses dalam bergaul, bekerja dan berkomunikasi.
6) Memperbaiki penampilan dalam bekerja. Perbaikan penampilan tidak hanya secara fisik seorang sekretaris tetapi meliputi peningkatan kemampuan pengetahuan (pengetahuan umum, pengetahuan sesuai dengan bidang pekerjaannya, bahasa asing, serta pengetahuan tentang diri organisasi tempat bekerja), kemampuan ketrampilan (menyusun laporan, korespondensi maunpun penggunaan teknologi perkantoran), kemampuan kepribadian (kepribadian menarik dan baik, loyalitas dan dedikasi tinggi, ketekunan, ketelitian, kesabaran, kejujuran, keramahtamahan dan tanggung jawab).
c. Menangtisipasi perubahan – perubahan global yang cepat dengan career intelligence antara lain dengan : 1) Memastikan kemampuan memasarkan akan
ketrampilan diri.
Kemampuan menjual seorang sekretaris perlu dikuasai jika ingin meningkat dalam karir. Karena dalam bidang pekerjaan apapun seseorang harus mampu menjual apakah itu suatu produk atau jasa, maupun "menjual diri" sendiri bisa diartikan seorang karyawan menjual kinerjanya pada suatu perusahaan. Intinya seorang sekretaris bertanggung jawab penuh untuk menciptakan nilai tambah pribadi yang membuat nilai jual semakin tinggi sehingga karir dapat terus melejit. 2) Berfikir global.
3) Kekuatan penuh komunikasi, persuasi dan tidak secara konvensional.
Kemampuan berkomunikasi seorang sekretaris sangat dipengaruhi oleh kemampuannya dalam berkomunikasi dan mempengaruhi orang lain. Keahlian ini dapat terus dilatih dan dikembangkan agar dapat menjadi komunikator yang handal sehingga dapat dengan efektif menyampaikan atau mempresentasikan ide-ide kepada atasannya.
4) Belajar terus menerus.
Seorang sekretaris harus senantiasa malakukan pembelajaran terus – menerus dan efektif agar ketinggalan dengan yang lain. Disamping itu seorang sekretaris juga harus mampu menyeleksi dan mengolah informasi yang diserap agar selalu relevan dengan dirinya. Peningkatan pengetahuan selalu diikuti dengan peningkatan kompetensi lalu diikuti dengan peningkatan karir
5) Memahami kecenderungan bisnis, politik dan lingkungan soaial.
6) Mempersiapkan area – area kompetensi yang bukan pekerjaannya.
Kemampuan melakukan kompetensi yang bukan pekerjaan seorang sekretaris akan membantu dalam pengembangan karir.
7) Melihat ke depan. Seorang sekretaris harus mampu berpikir atau bertindak atau berperilaku yang lebih maju dibanding yang lain.
9) Menjadi baik untuk diri sendiri.
d. Dalam pengembangan karirnya, seorang sekretaris, memerlukan kesadaran sebagai berikut :
1) Kesadaran dan pemahaman bahwa setiap pekerjaan/jabatan selalu memberikan kesempatan untuk maju dan berkembang. Hal ini diwujudkan dengan menambah ketrampilan baru baik secara formal maupun non formal.
2) Sekretaris harus memahami bahwa tanggungjawab pengembangan karirnya berada pada diri masing-masing. Hal ini diwujudkan dengan menguasai dan mengembangkan kemampuan teknis dan atau manajerial.
3) Seorang sekretaris harus menyadari bahwa posisi yang tersedia di organisasi, lebih dari seorang karyawan yang memiliki peluang mendapatkannya.
D. Kesimpulan
Peran sekretaris yang cukup penting karena turut menentukan suasana yang kondusif untuk produktivitas kantor yang berpusat pada atasan langsungnya. Sekretaris yang ideal ikut menentukan semangat irama dan budaya kerja yang bernuansa keberhasilan.
Seorang sekretaris merupakan figur dengan kedudukan yang unik, tanpa anak buah, tetapi harus mengurus segala macam pekerjaan yang melibatkan banyak orang. Pengembangan karir sekretaris adalah sesuatu yang harus dilakukan untuk kebutuhan dasar akan pengakuan dan akutualisasi diri. Untuk menunjang keberhasilan tersebut diperlukan manajemen karir agar tujuan organisasi maupun tujuan pribadi sekretaris. Hal- hal yang harus
dilakukan oleh seorang sekretaris agar tujuan karirnya tercapai yaitu :
1. Mengelola karir dengan knowledge, skill dan atribut personal
2. Membuat langkah – langkah manajemen karir
3. Mengantisipasi perubahan – perubahan global yang cepat
4. Membangun kesadaran bahwa tanggung jawab karir ada di diri pribadi sekretaris.
Daftar Pustaka
Allred ,Bren B., Snow, Charles C ., and Miles, Raymond E ,. 1996. Academy of Management Executive,
Arthur, M.B & Rousseau, D.M. 1996. Introduction : The Boundaryless Career as A New Employment Principle. Oxford University Press. New York.
Collin, Audrey. 1998. New Challenge in The Study of Career. Personal Review.
Dessler, Gary. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi ke Sepuluh. PT. Indeks. Jakarta
Gaitner, Karen N. 1988. Managers Careers and Organizational Change. The Academy of Management Executive. Vol. 11 No.4
Gibson, Ivancevich, Donelly. 2000. Perilaku Struktur Proses Organisasi 2. Terjemahan. Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta
Greenhaus, Jeffrey H, Gerard AC & Veronica MG. 2000. Career Management. Harcourt College Publishers, Orlando.
Handoko, T.Hani. 2000. Manajemen Personalia dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit BPFE. Yogyakarta.
Moses, Barbara. 1999. Career Intelligence : The 12 New Rules for Succes. The Futurist.
Noe R.A, Hollenbeck JR, Gerhart B, Wright PM. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia : Mencapai Keunggulan Bersaing. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.
Nuraeni N. 2008. Panduan menjadi Sekretaris Profesional. Cetakan 1. Visi Media. Jakarta.
Orpen, Christopher. 1994. The Effects of organizational and Individual Career Management on Career Succes. International Journal of Manpower. Vol 15. No.1
Panggabean. M.S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan kedua. Penerbit Ghalia Indonesia. Bogor.
Walker J.W. & Gutteridge, J,G. 1979. Career Planning Practices : An AMA survey Report. N.Y. Amacom
