Gathering 8th Anniversary TVXQ5 Bandung New

Gathering 8th

Anniversary

TVXQ5

Bandung

DBSK Home &

Cassiopeia Indonesia

Proposal Kegiatan

Gathering 8th Anniversary TVXQ5 DBSK Home

Dasar Pemikiran

Dong Bang Shin Ki (DBSK), yang mempunyai nama lain TVXQ, merupakan salah satu boyband asal Korea yang cukup fenomenal terutama di daerah Asia. Boyband ini diketuai oleh U-Know Yunho, dan beranggotakan Micky Yoochun, Hero Jaejoong, Xiah Junsu, dan Max Changmin. Melalui pesona kelima orang tersebut dan juga kepopuleran lagu-lagu yang mereka rilis maka tidak heran apabila fans mereka yang disebut Cassiopeia bertambah banyak diseluruh dunia.

Menjalarnya demam K-pop di Indonesia membuat orang-orang Indonesia menyukai boyband-boyband dan girlband dari Korea dan salah satunya adalah DBSK. DBSK memiliki cukup banyak penggemar di Indonesia. Atas dasar itulah banyak terbentuk komunitas-komunitas penggemar DBSK, salah satunya ialah DBSK Home.

DBSK yang sudah berdiri selama 8 tahun ini memiliki arti yang cukup spesial baik bagi anggota DBSK itu sendiri dan juga para Cassiopeia (sebutan bagi fans DBSK). Maka untuk merayakan hari jadi DBSK yang ke-delapan inilah, kami para administrator DBSK Home mengadakan acara Gathering 8th Anniversary TVXQ5. Gathering ini bertujuan untuk mempererat tali silaturahim sesama Cassiopeia, sekaligus mengadakan penggalangan dana bagi anak-anak penderita kanker. Acara ini juga menunjukkan bahwa selama delapan tahun ini dan mungkin sampai di tahun-tahun berikutnya Cassiopeia akan selalu setia mendukung DBSK. Selain itu, acara ini juga ditujukan untuk menjalin hubungan antar sesama penggemar Korea lainnya.

Nama Kegiatan “Gathering 8th

Anniversary TVXQ5”

Tema Kegiatan

“We’re still standing here”

Bentuk Kegiatan

 Lomba Cover dance dan Cover sing TVXQ

Seorang fans terkadang memiliki keinginan untuk mengikuti apa yang dilakukan oleh idolanya. Misalnya saja menyanyikan lagu mereka dan juga mengikuti gerakan tarian yang idola mereka peragakan. Karena sekarang ini banyak sekali fans yang melakukan hal ini maka kami membuat lomba cover

dance dan cover sing untuk menarik perhatian para fans lainnya dan sebagai

sarana bagi mereka untuk mengembangkan hobi dan kemampuan yang mereka miliki.

Para peserta akan mengumpulkan video (untuk cover dance ataupun cover

sing) ataupun mp3 (untuk cover sing).

 Performance

Agar acara ini memiliki hiburan, kami pun mencari beberapa performer menarik yang berhubungan dengan acara gathering ini antara lain cover dance TVXQ, cover sing TVXQ, dan beberapa pemenang lomba cover dance dan cover

sing yang kami adakan.

 Menonton video

Selain ada performer yang menarik, kami juga akan menampilkan beberapa video DBSK baik Music Video, Acara Variety Show ataupun video lainnya untuk menghibur para peserta Gathering dan juga untuk mengenang perjalanan DBSK selama 8 tahun ini.

 Doorprize

Untuk menarik perhatian dari para cassiopeia dan membuat mereka bersemangat kembali, kami memiliki beberapa doorprise yang menarik dan pastinya hadiah ini sangat diinginkan oleh para peserta.

 Acara Lelang

Pada akhir acara Gathering ini kami akan melelang beberapa standing banner, spanduk, dan barang lainnya kepada para peserta. Nantinya, hasil dari lelang ini akan digunakan untuk menambah biaya charity yang kami adakan.

b. Charity

Suatu kegiatan akan terasa sia-sia apabila kita tidak membagi kesenangan kita kepada orang lain. Maka dari itu selain mengadakan acara gathering, kami juga memasukkan program charity dalam acara kami. Program ini bertujuan untuk

membuktikan bahwa komunitas anak muda yang menyukai hal-hal seperti artis korea ini masih ingin memberikan kontribusi untuk kemanusiaan. Hal ini berarti bahwa anak muda pun masih memiliki jiwa sosial.

Kami membuat penggalangan dana kepada para peserta gathering melalui kotak amal dan juga hasil lelang barang-barang yang masih berhubungan dengan DBSK diantara lain poster-poster yang kami buat, banner dan juga standing figure. Nantinya hasil keuntungan yang kami dapat akan kami akumulasikan dengan daerah – daerah lain dan akan kami sumbangkan pada Yayasan Kasih anak Kanker Indonesia untuk anak-anak penderita kanker.

Waktu dan Tempat Kegiatan

Waktu : 18 Desember 2011

Tempat : Gedung Amphiteather UPI (Gedung Kebudayaan UPI) Universitas Pendidikan Indonesia, Setiabudi, Bandung.

Peserta Kegiatan

Peserta acara Gathering 8th Anniversary TVXQ5 ini yaitu Cassiopeia Bandung dan sekitarnya.

Jumlah Panitia : 25 orang Jumlah Peserta : 150 orang Performer : 75 orang Jumlah Total : 250 orang

Panitia Kegiatan

Penawaran Sponsorship

Pendahuluan

Sesuatu yang tidak mungkin apabila sebuah acara terselenggara tanpa adanya bantuan dana, terlebih untuk kegiatan besar seperti “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” tentulah akan

memerlukan bantuan dana yang besar pula. Oleh sebab itu, panitia bermaksud menawarkan kerja sama dengan harapan akan dicapai suatu kerjasama yang harmonis, saling pengertian, dan saling menguntungkan. Kerjasama yang dimaksud adalah kerjasama yang mendukung kegiatan ini secara keseluruhan. Pada dasarnya kami terbuka kepada semua pihak untuk dapat terlibat dalam kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” untuk menyukseskan kegiatan

ini dengan berperan serta atau berpartisipasi menjadi sponsor. Bentuk partisipasi yang kami tawarkan berupa :

 Dana finansial

 Bentuk kerja sama lain

Besar harapan kami jalinan kerja sama ini dapat terbina dengan baik. Atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.

Media promosi antara lain :  Spanduk,

 Poster,  Pamflet,  Kaos Panitia,  ID Card, dan

 Iklan saat acara berlangsung.

Nilai Tambahan Bagi Perusahaan

Dengan menjadi sponsor pada kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” 2011,

sponsor akan mendapat image:

 Profesional: Perusahaan pendukung akan tercatat sebagai perusahaan yang profesional skala nasional dengan melakukan promosi yang tepat sehingga akan meningkatkan citra perusahaan.

 Sosial: Meningkatkan dan menciptakan image sosial di tengah masyarakat, sebagai perusahaan yang peduli masalah sosial.

Naskah Sponsorship

Bentuk kerja sama yang ditawarkan dari kegiatan “Gathering 8th Anniversary

TVXQ5” tahun 2011 sebagai berikut: 1. Sponsor Tunggal

2. Sponsor Utama 3. Sponsor Pendamping 4. Sponsor Biasa

1. Sponsor Tunggal

“Sponsor Tunggal” adalah suatu perusahaan atau instansi/lembaga, baik negeri maupun swasta yang memberikan bantuan dana sebesar 100% dari seluruh anggaran/biaya penyelenggaraan kegiatan ini. Timbal balik yang diperoleh penyandang dana (sponsor) adalah :

a. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada semua media yang digunakan untuk publikasi kegiatan ini. Seperti: spanduk, pamflet, dan lain-lain.

b. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada sertifikat. c. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada atribut yang

digunakan oleh panitia maupun peserta.

d. Diberikan tempat untuk memasang poster, spanduk, billboard atau bentuk promosi lain pada lokasi kegiatan.

e. Diberikan tempat untuk memberikan souvenir sebagai salah satu media promosi perusahaan atau instansi/lembaga kepada peserta kegiatan.

f. Diberikan hak sebagai satu-satunya sponsor kegiatan ini.

2. Sponsor Utama

“Sponsor Utama” adalah suatu perusahaan atau instansi/lembaga, baik swasta atau negeri yang memberikan bantuan dana sebesar 60% dari seluruh anggaran/biaya kegiatan ini. Timbal balik yang diperoleh penyandang dana (sponsor) adalah :

a. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada semua media yang digunakan untuk publikasi kegiatan ini. Seperti : spanduk, pamflet, dan lain-lain.

b. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada sertifikat atau piagam.

c. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada atribut yang digunakan oleh panitia maupun peserta.

d. Diberikan tempat untuk memasang poster, spanduk, billboard atau bentuk promosi lain pada lokasi kegiatan.

3. Sponsor Pendamping

“Sponsor Pendamping” adalah suatu perusahaan atau instansi/lembaga, baik swasta maupun negeri yang memberikan bantuan dana sebesar 30% dari seluruh anggaran/biaya penyelenggaraan kegiatan ini. Timbal balik yang diperoleh penyandang dana (sponsor) adalah:

a. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada semua media yang digunakan untuk publikasi kegiatan ini. Seperti: spanduk, pamflet, dan lain-lain.

b. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada sertifikat. c. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada atribut yang

digunakan oleh panitia maupun peserta.

4. Sponsor Alternatif

Ditawarkan kepada perusahaan/instansi yang bekerja sama dengan panitia dalam bentuk produk, baik berupa makanan atau minuman maupun berupa media publikasi.

4. 1. Sponsor Berupa Makanan / Minuman

Pihak sponsor bersedia melakukan kontribusi sebagai berikut :

 Memberikan Free Snack / Free Drink sebanyak jumlah peserta, panitia dan undangan selama kegiatan berlangsung.

 Mempresentasikan produk. 4. 2. Sponsor Berupa Media Publikasi

Sponsor berupa media publikasi terdiri dari dua media, baik media elektronik maupun media cetak.

4.2.1 Media Elektronik / Televisi atau Stasiun Radio

Publikasi acara kegiatan selama 5 (lima) hari berturut-turut dengan alokasi waktu antara 09.00-21.00 terhitung sejak 15 (lima belas) hari sebelum kegiatan berlangsung.

4.2.2 Media Cetak / Majalah atau Koran

Publikasi acara kegiatan di kolom iklan sebanyak 5 (lima) kali terhitung sejak 15 (lima belas) hari sebelum kegiatan berlangsung.

5. Donatur

Donatur adalah perusahaan/ instansi/ badan/ lembaga/ kelompok/ perseorangan yang bersedia mendukung kegiatan ini dengan memberikan sumbangan berupa :

 Uang Tunai

 Kerja Sama dalam bentuk bantuan sukarela dengan tetap menjaga hubungan profesionalisme dan bersifat tidak mengikat.

Ketentuan Sponsorship 1. Pesan Sponsorship

Pesan sponsorship tidak diperkenankan menggunakan kata-kata yang persuasif atau menganjurkan.

2. Bentuk Penawaran Sponsor

a. Materi sponsor dapat disediakan oleh panitia atau dapat juga panitia menerima materi dari sponsor.

b. Kepastian akhir pihak sponsor selambat-lambatnya diterima oleh panitia tanggal 21 November 2011

3. Cara Pembayaran

a. Pembayaran pertama (uang muka) sebesar 25 % dari keseluruhan jumlah yang harus dibayar (biaya total) dan dilakukan saat penandatangannan kontrak atau surat kesediaan berpartisipasi.

b. Pembayaran kedua adalah pelunasan sebesar 75 % dari biaya total dibayarkan paling lambat tanggal 26 november 2011.

4. Pembatalan Sponsor a. Dari pihak sponsor

 Sponsor yang telah membayar uang muka yang telah disepakati tidak dapat mengambil kembali uang muka jika mengundurkan diri sebagai pihak sponsor.

 Pengunduran diri setelah tanggal 24 November 2011 dikenakan sanksi pembayaran penuh.

 Pengunduran diri sebelum tanggal 24 November 2011, 50% dari biaya total yang telah dibayarkan menjadi hak panitia.

 Di luar ketentuan di atas, panitia berhak menentukan kebijaksanaan. b. Dari pihak panitia: akan dikembalikan sebesar yang telah diberikan.

5. Ketentuan Lain-Lain

a. Perjanjian kontrak dapat dilakukan antara pembawa proposal sponsorship dengan penanggung jawab pihak sponsorship.

b. Panitia tidak bertanggung jawab atas kesalahan, bila materi iklan diperoleh dalam bentuk selesai.

c. Panitia tidak menutup kemungkinan dari pihak sponsor untuk bekerja sama atau berpartisi dalam bentuk lain.

d. Panitia dapat melakukan klaim kepada pihak sponsor jika sponsor menyalahi ketentuan sponsorship.

e. Penyelesaian administrasi dapat dilakukan di sekretariat panitia maupun di instansi pemberi sponsor sesuai kesepakatan bersama.

f. Penyelesaian administrasi dapat dilakukan di sekretariat panitia untuk pembayaran atau dapat juga dikirimkan ke rekening :

g. Informasi lebih lanjut hubungi : Zola Permata Sari

Susunan Kegiatan (Lampiran 1) Susunan Kepanitiaan (Lampiran 2) Anggaran Dana (Lampiran 3 ) Penutup

Demikian proposal ini kami susun sebagai pedoman dan acuan dasar kegiatan,dan bahan pertimbangan semua pihak. Kami selaku panitia pelaksana mengharapkan partisipasi dan dukungan guna keberhasilan dan kelancaran pelaksanaan kegiatan ini. Akhirnya, hanya kepada Tuhan Yang Maha Esa kami berserah diri atas segala urusan.

Bandung, 23 Oktober 2011 Panitia Pelaksana

“Gathering 8th

Anniversary TVXQ5”

Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana

Lampiran 1: Susunan Acara

Susunan Acara Gathering 8th Anniversary TVXQ5

Draft Acara 8th anniversary TVXQ5 and Charity to Cancer Institution

No. Waktu Acara Tempat

1. 09.00 – 09 10 Opening

Taman Berrety 2. 09.10 – 10.00 8

th

anniversary of TVXQ5 ceremony (pelepasan Balon + flashmob) 3. 10.00 – 10.30 Pengkondisian peserta Amphiteathre 4. 10.30 – 10.45 Performer I 5. 10.45 – 11.00 Games I 6. 11.00 – 11.45 Contest I 7. 11.45 – 12.00 Voting Contest I 8. 12.00 - 13.00 BREAK 9. 13.00 – 13.15 Games II 10. 13.15 – 13.30 Performer II 11. 13.30 – 13.40 Games III 12. 13.40 – 14.25 Contest II 13. 14.25 – 14.40 Voting Contest II 14. 14.40 – 14.55 Performer III 15. 14.55 – 15.55 Nonton Bareng 16. 15.55 – 16.10 Performer IV 17. 16.10 – 16.25 Pengundian Doorprice 18. 16.25 - selesai Lelang penggalangan dana charity

Lampiran 2:

Susunan Kepanitiaan

Susunan Panitia Gathering 8th Anniversary TVXQ5

Panitia Pelaksana (Organizing Committee) Ketua : Junita Derliana Nababan Wakil : Chindy Verhanaz Rangkuti Sekretaris : Meilyna Haryanti

Bendahara : Priskila

Koordinator

Acara : Rini Anggun Pertiwi

Dana Usaha : Zola Permata Sari Dokumentasi : Indah Charvinda M Peralatan : Nur Yanuary K. Konsumsi : Fanny Diah Safitri Hadiah dan Souvenir : Antoinnette Melliza V.L. Pendaftaran : Synta Ciptaningtyas

Lampiran 3

Anggaran Pengeluaran

Daftar Pengeluaran Gathering 8th Anniversary TVXQ5

No. Deskripsi Jumlah Satuan HargaSatuan Total

Perkiraan Pengeluaran A. Kesekretariatan

Kertas A4 1 Rim 40.000,00 40.000,00

Tinta Printer 1 Buah 100.000,00 100.000,00

Kuitansi 4 Unit 5.000,00 20.000,00 Stempel 1 Unit 35.000,00 35.000,00 Proposal 10 Eksemplar 15.000,00 150.000,00 Keperluan Fotokopi Ls Ls 50.000,00 50.000,00 ATK Ls Ls 50.000,00 50.000,00 Subtotal 445.000,00 B Konsumsi

Makan Peserta dan Panitia (1x250)

250 Orang/hari 15.000,00 3.750.000,00

Kue tart 1 buah 300.000,00 300.000,00

Subtotal 4.050.000,00

C Publikasi

Spanduk 5 Unit 60.000,00 300.000,00

Wall of Fame (3x3) 1 Unit 540.000,00 540.000,00

Standing Banner 5 Unit 200.000,00 1.000.000,00

Poster 10 Unit 30.000,00 300.000,00

Pamflet 200 Unit 100 20.000,00

Subtotal 2.160.000,00

D Peralatan

Paku payung 4 Dus 2.000,00 8.000,00

Selotip 3 Unit 2.000,00 6.000,00

Cutter 2 Unit 2.000,00 4.000,00

Gunting 2 Unit 3.500,00 7.000,00

Benang Kasur 10 Unit 2.000,00 20.000,00

Kawat 10 Meter 10.000,00 100.000,00

Lem Kertas 1 Unit 10.000,00 10.000,00

Subtotal 195.000,00

E Dokumentasi

Cuci cetak foto Ls Ls 90.000,00

Kaset video 3 Kaset 35.000,00 105.000,00

Batu baterai 10 Unit 10.000,00 100.000,00

Pembuatan buku 1 Unit 200.000,00 200.000,00

Subtotal 495.000,00

F Transportasi

Bis 1 Unit 2.000.000,00 2.000.000,00

Subtotal 2.000.000,00

G Hadiah dan Souvenir  Hadiah

Juara Cover Dance 1 Paket 1.250.000,00 1.250.000,00

Juara Cover Sing 1 Paket 750.000,00 750.000,00

Doorprize 1 Paket 500.000,00 500.000,00

Hadiah games 1 Paket 200.000,00 200.000,00

 Cenderamata

Untuk Performer 5 Unit 10.000,00 50.000,00

Untuk Fandom lain 15 Unit 10.000,00 150.000,00

Untuk Donatur 1 Unit 80.000,00 80.000,00

 Goodies Rubber 150 Unit 10.000,00 1.500.000,00 Kalender 1 Rim 500.000,00 Booklet 150 Unit 30.000,00 4.500.000,00 Tas 150 Unit 10.000,00 1.500.000,00 Sticker 150 Unit 1.500,00 225.000,00 Subtotal 11.205.000,00

Perkiraan Pemasukan

1. Pendaftaran peserta 150 Orang 75.000,00 11.250.000,00 2. Pendaftaran Perlombaan 10 Tim 100.000,00 1.000.000,00

Total Perkiraan Pemasukan 12.250.000,00

Kekurangan Biaya

Total Perkiraan Pemasukan 20.302.500,00

H Dekorasi

Balon Gas 200 Unit 5000,00 1.000.000,00

Balon 100 Unit 1000,00 100.000,00

Kain 15 kg 60.000,00 900.000,00

Pita 3 roll 20.000,00 60.000,00

Styrofoam Besar 2 Unit 30.000,00 60.000,00

Subtotal 2.120.000,00

G Lain-lain

Sewa Gedung 1 Unit 6.000.000,00 6.000.000,00

Kaos Panitia 25 Unit 35.000,00 875.000,00

ID Card 25 Unit 2000,00 50.000,00

Subtotal 925.000,00

Total PerkiraanPengeluaran 29.575.000,00

Overhead Cost 10% 2.957.500,00

Akta Perjanjian Kerja Sama

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

Jabatan :

Perusahaan :

Alamat Perusahaan : No. Telp/Hp :

Setelah mempelajari penawaran kerajasama yang Anda berikan, kami bersedia melakukan kerja sama dalam bentuk sponsorship dan menyetujui segala persyaratan yang tercantum dalam proposal sponsorship. Secara bersama-sama kedua belah pihak bersepakat untuk mengadkan perjanjian kerja sama dengan naskah sponsorship :

1) Sponsor Tunggal (...) 2) Sponsor Utama (...) 3) Sponsor Pendamping (...) 4) Sponsor Alternatif (...)

 Jenis Media

 Sejumlah Uang (terbilang)

 Hak Fasilitasi Promosi

Materi disediakan oleh : Panitia/ Sponsor Jumlah uang yang disepakati : Rp

Dengan uang muka sebesar : Rp Sisanya akan dibayar pada tanggal :

Bandung, 23 Oktober 2011 Penerima atas Nama Panitia Tanda Tangan dan Cap Perusahaan

Tanda Terima

Proposal “Gathering 8th

Anniversary TVXQ5 ” tahun 2011

Saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama / Jabatan :

No. Hp/ Telp :

Perusahaan :

Alamat :

Telah menerima proposal “Gathering 8th Anniversary TVXQ5 ”tahun 2011 pada:

Hari / tanggal :

Konfirmasi selanjutnya akan dilakukan dengan menghubungi : Nama / Jabatan :

No. Hp/ Telp :

Hari/Tanggal :

Jam :

Tanda tangan Penerima