PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR

(1)

commit to user

i

[Type text] xiv

PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN

DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR

(ENGINE SPARE PARTS PROCUREMENT PROCEDURES IN PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR)

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

IRA PUSPITA SARI D1510037

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

commit to user

(3)

commit to user

iii

(4)

commit to user

[Type text] xiv

PERNYATAAN

Nama : Ira Puspita Sari NIM : D1510037

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ”Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar” adalah betul – betul karya sendiri. Hal – hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2013 Yang membuat pernyataan

Ira Puspita Sari

(5)

commit to user

v

[Type text] xiv

MOTTO

 Tidak ada balasan kebaikan kecuali kebaikan (pula) (QS. Ar-Rahman : 60)

 Lihatlah, dalam kehidupan ini banyak orang yang tahu apa yang seharusnya dikerjakan, tetapi sedikit sekali yang mengerjakan apa yang dia tahu.

(Antony Robin)

 Athibba kasbaka tustajab da’ watuka.

Perbaikilah pekerjaanmu niscaya do’a mu dikabulkan. (Al Hadist)

 Jika tidak mampu melihat sisi baik seseorang, maka jangan lihat sisi buruk nya. Sesungguhnya tidak ada yang sempurna selain DIA.

(Penulis)

(6)

commit to user

[Type text] xiv

PERSEMBAHAN

Alhamdulillah, dengan semangat, kerja keras dan pengorbanan selama ini, laporan tugas akhir ini dapat terselesaikan. Dengan segala kerendahan hati, laporan tugas akhir ini penulis persembahkan untuk :

1. Bapak “Gimin Achmad Sofyan” dan Ibu “Wakinem”, terima kasih atas do’a tulus untuk kebaikan anak – anaknya, dukungan moral dan spiritual selama ini.

2. Saudara – saudara Muh. Ma’ruf, Muh. Marjuki, Kristina Sayekti, Mugi Harjo, Sri Kadarwati, Haryanto dan Kadarsih Esti yang selalu memberikan semangat dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

3. Sumantri, teman dekat yang telah memberikan dukungan, semangat dan dengan sabar menemani dalam suku dan duka dan berusaha untuk memberikan bantuan dalam bentuk apapun.

4. Teman – teman DIII Manajemen Administrasi, khususnya Dita Ayu Ratnasari, Farida Yuli Maryani, Poi Nor Kristiani dan Ria Anggarwati yang selalu menemani dan saling mendukung.

(7)

commit to user

vii

[Type text] xiv

KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa penulis panjatkan kepada ALLAH SWT yang telah melimpahkan rahmad, hidayah dan karunia-NYA sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Pengadaan Suku

Cadang Mesin di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar.” Tulisan ini

sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Laporan tugas akhir ini dapat terlaksana berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada :

1. Allah SWT yang senantiasa memberikan perlindungan, petunjuk dan kemudahan dalam proses pengamatan dan penulisan sehingga dapat terlaksana dengan sebaik – baiknya.

2. Drs. Muchtar Hadi, M. Si selaku pembimbing dan penguji II yang berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

3. Dra. Sri Yuliani, M. Si selaku penguji I tugas akhir.

4. Seluruh dosen yang telah memberikan bimbingan dan pelajaran kepada penulis.

5. Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan Kuliah Kerja Magang sebagai syarat penulisan tugas akhir ini.

(8)

commit to user

[Type text] xiv

6. Widyo Mugiyanto, selaku Manajer Logistik yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan Kuliah Kerja Magang di PT. Kusumahadi Santosa.

7. Ibu Eni dan Ibu Yanti selaku Kasie Logistik dan Ibu Suci, Bp. Mulyono dan Bp. Wandi, selaku staff logistik yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis selama melakukan Kuliah Kerja Magang di perusahaan tersebut.

8. Semua pihak yang telah memberikan sumbangsihnya dalam bentuk apapun untuk tugas akhir ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Semoga Allah SWT membalas kebaikan Bapak, Ibu dan pihak – pihak terkait yang telah membantu penulis.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari lengkap dan sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun senantiasa penulis terima dengan senang hati. Penulis berharap, dengan adanya karya sederhana ini dapat bermanfaat bagi akademi, perusahaan dan pihak lainnya yang sekiranya membutuhkan.

Surakarta, Mei 2013 Penulis

Ira Puspita Sari D1510037

(9)

commit to user

ix

[Type text] xiv

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ... i PERSETUJUAN ... ii PENGESAHAN ... iii PERNYATAAN ... iv MOTTO ... v PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

ABSTRAK ... xiv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Pengamatan ... 4

D. Manfaat Pengamatan ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Prosedur ... 6

1. Pengertian Prosedur ... 6

2. Prinsip – Prinsip Prosedur ... 7

3. Fungsi Prosedur... 8

4. Hal – Hal yang Diperhatikan dalam Penentuan Prosedur ... 9

B. Pengadaan ... 10

1. Pengertian Pengadaan ... 10

(10)

commit to user

[Type text] xiv

2. Cara – cara Pengadaan ... 11

3. Etika Pengadaan ... 12

4. Prinsip Pengadaan ... 13

5. Prosedur Pengadaan Barang ... 14

6. Pengadaan Yang Sehat ... 17

C. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin di PT. Kusumahadi Santosa ... 18

BAB III METODE PENGAMATAN A. Lokasi Pengamatan ... 20

B. Jenis Pengamatan ... 20

C. Penentuan Sampel dan Sumber Data ... 21

D. Teknik Pengumpulan Data ... 23

E. Teknik Analisis Data ... 24

BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA A. Sejarah Singkat... 27

B. Visi Dan Misi ... 28

C. Lokasi ... 29

D. Struktur Organisasi ... 33

E. Fungsi Bagian Pengadaan ... 40

F. Ketenagakerjaan ... 40 BAB V PEMBAHASAN A. Proses Pengadaan ... 47 B. Proses Penerimaan ... 55 BAB VI PENUTUP A. KESIMPULAN ... 59 B. SARAN ... 60 DAFTAR PUSTAKA ... 61 LAMPIRAN ... 62

(11)

commit to user

xi

[Type text] xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Prosedur Perolehan Bahan ... 15

Gambar 2.2 Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin ... 19

Gambar 3.1 Model Analisis Interaktif ... 26

Gambar 4.1 Lay Out PT. Kusumahadi Santosa ... 32

Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa ... 39

Gambar 5.1 Pedoman Pengadaan PT. Kusumahadi Santosa ... 45

Gambar 5.2 Pesanan Pembelian Barang ... 48

Gambar 5.3 Surat Penawaran Harga ... 49

Gambar 5.4 Tanggapan Surat Penawaran Harga ... 50

Gambar 5.5 Pesanan Pembelian ... 52

Gambar 5.6 Contoh SKB yang Sudah Diteliti ... 54

Gambar 5.7 Tanda Terima Barang ... 56

Gambar 5.8 PP yang Sudah diteliti ... 57

Gambar 5.9 Nota Retur Barang ... 58

(12)

commit to user

[Type text] xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Jam Kerja Bagian Produksi dan Petugas Keamanan ... 41 Tabel 4.2 Jam Kerja Bagian Non Produksi (Normal) ... 41

(13)

commit to user

xiii

[Type text] xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Wawancara Lampiran 2 Surat Tugas

Lampiran 3 Surat Keterangan selesai magang Lampiran 4 Form Presensi Magang

Lampiran 5 Form Monitoring Magang Lampiran 6 Form Penilaian Magang Lampiran 7 Surat Kebutuhan Barang Lampiran 8 Permintaan Pembelian Barang Lampiran 9 Surat Penawaran Harga

Lampiran 10 Tanggapan Surat Penawaran Harga Lampiran 11 Pesanan Pembelian (PP)

Lampiran 12 Pesanan Pembelian yang telah diteliti Lampiran 13 Nota dari Supplier

Lampiran 14 Form Tanda Terima Barang (TTB) Lampiran 15 Nota Retur Barang

(14)

commit to user

[Type text] xiv

ABSTRAK

IRA PUSPITA SARI. D1510037. PROSEDUR PENGADAAN SUKU

CADANG MESIN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN,

KARANGANYAR. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2013. 60 Halaman.

Pengadaan suku cadang mesin berperan penting dalam membantu kelancaran proses produksi dan mendukung keberlangsungan perusahaan. Pengadaan suku cadang mesin dilakukan di bagian logistik dan membutuhkan sebuah prosedur sebagai pedoman agar dapar berjalan dengan efektif dan efisien. Pengamatan ini bertujuan untuk menambah ilmu bagi penulis dan sebagi bahan pertimbangan bagi perusahaan.

Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah deskriptif dengan menggambarkan secara rinci pelaksanaan pengadaan suku cadang. Penggambaran bedasarkan pada sumber – sumber data yang dinilai mempunyai kualitas / berperan penting dalam pelaksanaan pengadaan. Sumber data yang digunakan yaitu : informasi dari staf pengadaan, tempat (lokasi) pelaksanaan dan dokumen – dokumen yang digunakan. Usaha yang dilakukan untuk mendapatkan data – data tersebut dengan berbagai cara yaitu : mewawancara, observasi dan mengkaji dokumen tentang pengadaan. Selanjutnya, penulis melakukan analisis terhadap dokumen tersebut melalui tiga tahap yaitu pengumpulan data, penyajian data dalam bentuk kalimat yang mudah dipahami dan menarik kesimpulan.

Berdasarkan hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan dilakukan dengan proses pengadaan dan proses penerimaan. Proses pengadaan berawal dari permintaan dari departemen, pencarian informasi, perbandingan dari beberapa supplier, pembuatan surat pesanan sampai dengan pengiriman surat pesanan melalui faximile. Proses penerimaan berawal dari informasi kedatangan barang, pemeriksaan dokumen pengiriman dengan surat pesanan dan fisik barang sampai dengan pendistribusian ke departemen yang membutuhkan dan pembuatan laporan pengadaan barang.

Pengadaan suku cadang memperhatikan aspek utama yaitu efisiensi dan efektifitas. Pelaksanaan pengadaan suku cadang juga melalui beberapa hal sebagai bahan pertimbangan yaitu : kualitas, spesifikasi, harga, jumlah dan lokasi yang berhubungan dengan waktu dan biaya pengiriman. Pengadaan suku cadang perlu perhatian penting karena dapat mempengaruhi kelancaran proses produksi dan kelangsungan hidup perusahaan.

(15)

commit to user

xv

[Type text] xiv

ABSTRACT

IRA PUSPITA SARI. D1510037. Engine Spare Parts Procurement Procedures in PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar. Final Project Report. Studi’s Program of Administration Management. Bechelor Degree. Faculty of Social and Political Science. Sebelas Maret University. 2013. 60 Pages.

Procurement of spare part machinery is important in helping to smooth production process and support the sustainability of the company. Procurement of machinery parts made at the logistics and the need of a procedure as a guideline that buffer working effectively and efficiently. This observation aims to increase knowledge for the writer and for the company as a material consideration.

Types of observations used in this observation is descriptive by describing in detail the procurement of spare parts. Bedasarkan depiction on the source - the source of data assessed as having quality / instrumental in the implementation of the procurement. Source of data used, namely: information from procurement staff, place (location) and the execution of documents - the documents used. The work done to get the data - the data in various ways: interviewing, observation and review of the procurement documents. Furthermore, the authors conducted an analysis of these documents through the three stages of data collection, data presentation in the form of sentences that are easy to understand and draw conclusions.

Based on the observations it can be concluded that the procurement procedure is done with the procurement process and the admissions process. Procurement process begins with a request from the department, information retrieval, comparison of some suppliers, making note of the order until the delivery of mail order via fax. Admissions process begins with the arrival of information items, document checks by mail order and the delivery of physical goods through distribution to departments that require reporting and procurement.

Spares procurement notice major aspects of efficiency and effectiveness. The procurement of spare parts as well as through a few things into consideration: quality, specifications, price, number and location associated with the time and cost of delivery. Procurement of spare parts need to be an important concern because it can affect the smooth running of the production process and the viability of the company.