BAB II
KAJIAN PUSTAKA 2.1 Konsep Arsip
Setiap lembaga atau instansi dalam melaksanakan kegiatan administrasi tidak terlepas dari arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Catatan ini disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam, baik berupa tulisan, gambar maupun suara. Oleh sebab itu pentingnya konsep arsip pada suatu organisasi.
1. Pengertian Arsip
Arsip adalah salah satu bentuk sumber informasi penting dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Menurut Amsyah (2003, 2) “salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (seperti loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan”. Sedangkan Sedarmayanti (2003, 8) mengemukakan bahwa “arsip adalah kumpulan naskah atau dokumen yang dikelola dan disimpan oleh lembaga atau organisasi”.
Selain pendapat di atas Wiyasa (2003, 43) menyatakan bahwa “arsip berasal dari bahasa yunani yaitu archea adalah dokumen atau catatan mengenai permasalahan jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan”. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I pasal 1 pengertian arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam melaksanakan kehidupan masyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Kearsipan Bab I, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta dan perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa arsip adalah kumpulan naskah atau dokumen, rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat, diterima, dikelola dan disimpan oleh suatu lembaga baik lembaga pemerintahan maupun lembaga swasta dalam melaksanakan kehidupan masyarakat.
2. Tujuan Arsip
Arsip tidak hanya sebatas bukti maupun bahan pertimbangan bagi suatu organisasi pemerintah ataupun swasta, akan tetapi arsip juga memiliki tujuan dari suatu organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003, 19) “tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah”.
Sedangkan Barthos (2012, 12) menyatakan bahwa tujuan arsip sebagai berikut:
1. Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan.
2. Pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah.
Selain pendapat di atas Widjaja (1990, 92) menyatakan bahwa tujuan arsip sebagai berikut:
1. Menyimpan surat menyurat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
2. Menyiapkan surat saat diperlukan.
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab II pasal 3, tujuan kearsipan sebagai berikut:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan arsip adalah untuk menyimpan surat menyurat dengan aman dan menjamin keselamatan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah.
3. Fungsi Arsip
Arsip bukan hanya kumpulan naskah atau dokumen saja, tetapi arsip mempunyai fungsi dalam suatu lembaga atau organisasi. Amsyah (2003, 2) menyatakan bahwa fungsi arsip sebagai berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara.
Sedangkan Barthos (2012, 4) mengemukakan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis digolongkan menjadi dua sebagai berikut:
1. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan suatu unit kerja.
2. Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya sebagai referensi bagi suatu organisasi.
Selain pendapat di atas bahwa Sedarmayanti (2003, 9) menyatakan fungsi arsip dapat dibedakan menjadi dua macam sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu, (1) arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi atau kantor; (2) arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagi
dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Selain pendapat di atas Suraja (2006, 37) menyatakan bahwa “fungsi arsip adalah menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan pekerjaan dalam suatu organisasi dan kebutuhan individual”. Dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab III pasal 1 fungsi arsip dibedakan atas dua sebagai berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi didalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi arsip dapat dilihat berdasarkan fungsinya, dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis ada dua yaitu (arsip aktif dan arsip inaktif) dan arsip statis. Arsip juga dibedakan berdasarkan tempat penyimpanan, benda dan lamanya penyimpanan.
4. Jenis Arsip
Arsip memiliki peranan yang penting bagi jalannya suatu organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan suatu organisasi. Agus Sugiarto (2005, 10) menyatakan bahwa jenis arsip adalah:
1. Arsip menurut subjek atau isinya
Menurut subjek atau isinya dapat di bedakan menjadi beberapa macam, sebagai berikut:
a. Arsip kepegawaian, contoh data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan sebagainya.
b. Arsip keuangan, contoh laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah membayar.
c. Arsip pemasaran, contoh surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya. d. Arsip pendidikan, contoh kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport, transkrip mahasiswa dan sebagainya. 2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Surat, contoh naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel dan sebagainya.
b. Pita rekaman. c. Microfilm. d. Disket.
e. Compact disk (CD).
Sedangkan Endang (2009, 10-11) mengemukakan bahwa jenis arsip adalah sebagai berikut:
1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya, sebagai berikut: a. Arsip yang berbentuk lembaran.
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran.
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya, sebagai berikut:
a. Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
b. Inventory record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris.
c. Personal record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan kepegawaian.
d. Sales record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
e. Production record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, sebagai berikut: a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). 2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional
Daerah).
b. Instansi Pemerintah atau swasta
1) Arsip primer dan arsip skunder. Arsip primer adalah arsip asli, sedangkan arsip skunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi.
2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya, sebagai berikut:
a. Arsip tidak penting adalah arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi.
b. Arsip biasa adalah yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu.
c. Arsip penting adalah arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama.
d. Arsip sangat penting (vital) adalah arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya.
e. Arsip rahasia adalah arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu dalam suatu organisasi.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut:
1) Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor.
2) Arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
3) Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis arsip terdiri dari arsip menurut subjek atau isinya, arsip menurut bentuk dan wujud fisik, arsip berdasarkan masalahnya, arsip berdasarkan pemiliknya, arsip berdasarkan sifatnya dan arsip berdasarkan fungsinya.
5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah bagian yang penting dari suatu organisasi atau instansi. Oleh sebab itu arsip harus disimpan dan dikelola dengan baik. Sistem penyimpanan arsip untuk memudahkan dalam temu kembali arsip apabila arsip tersebut dibutuhkan sewaktu-waktu. Tjandra (2008, 288) menyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:
1. Sistem penyimpanan abjad
Susunan pada sistem ini berdasarkan urutan abjad. Umumnya digunakan untuk sistem nama, sistem geografis dan sistem subjek. 2. Sistem penyimpanan tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar negeri. Pada sistem ini menyimpan warkat menurut urutan-urutan tanggal.
3. Sistem penyimpanan nomor
Adalah sistem penyimpanan menurut urut-urutan angka dimulai dari satu terus meningkat hingga angka yang lebih besar.
4. Sistem penyimpanan wilayah
Adalah tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah. Misalnya pembagian menurut pulau atau menurut propinsi.
5. Sistem penyimpanan masalah atau subjek
Semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau masalah. Masalah-masalah itu dapat dipecah lagi menjadi sub-masalah dan sebagainya.
Sedangkan Amsyah (2003, 71) mengemukakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:
1. Sistem abjad adalah arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama orang, organisasi, atau instansi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.
2. Sistem angka atau nomor (numerik) adalah arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urutan angka dari yang angka terkecil terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar.
3. Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat.
4. Sistem subyek adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada isi dari arsip yang bersangkutan.
5. Sistem urutan waktu adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu surat dikirim keluar.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip terdiri dari sistem penyimpanan abjad, sistem penyimpanan angka atau nomor (numerik), sistem penyimpanan wilayah, sistem penyimpanan subjek, sistem penyimpanan urutan waktu dan sistem penyimpanan tanggal.
2.2 Pengertian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual adalah arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan memakai alat khusus serta memiliki bentuk fisik yang bermacam-macam. Menurut Sumrahyadi (2014, 1.7) “arsip audio visual adalah arsip dalam bentuk gambar dan suara apapun bentuk coraknya, yang dapat dilihat dan didengar”. Sedangkan Gunarto (2007, 1.34) menyatakan bahwa “arsip audio visual adalah dokumen yang berisi informasi pemerintahan dalam bentuk citra bergerak (moving images) dan suara (sound)”. Selain pendapat diatas Edmondson (2004, 27) mengemukakan bahwa:
Audiovisual archive is an organization or department of an organization which has a statutoryor other mandate for providing access to a collection of audiovisual documents and the audiovisual heritage by collecting, managing, preserving and promoting.
Maksud Edmondson arsip audio visual adalah sebuah organisasi atau departemen dari suatu organisasi yang memiliki undang-undang atau lainnya
untuk menyediakan akses ke koleksi dokumen audiovisual dan warisan audiovisual dengan mengumpulkan, mengelola, melestarikan dan mempromosikan. Pendapat lain dikemukakan oleh Harrison (1997, 27) “arsip audio visual adalah organisasi atau departemen dari suatu organisasi yang difokuskan pada mengumpulkan, mengelola, melestarikan dan menyediakan akses ke koleksi media audio visual dan warisan audio visual”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa arsip audio visual adalah organisasi atau lembaga dalam mengumpulkan, mengolah, mengelola, melestarikan arsip dalam bentuk gambar dan suara apapun bentuk coraknya dan dapat dilihat dan didengar untuk mempertahankan warisan budaya.
2.3 Jenis Arsip Audio Visual
Jenis arsip audio visual terdiri dari foto, film, video, rekaman suara, mikrofilm, mikrofis dan elektronik. Masing-masing jenis arsip audio visual mempunyai pengertian sebagai berikut:
1. Foto
Foto adalah arsip berupa negatif film dan gambar tercetak. Sumrahyadi (2014, 1.14) menyatakan bahwa “foto adalah hasil pemotretan baik berupa negative film (klise) atau dalam bentuk digital maupun gambar positif (hasil cetakan atau afdurk) yang layak disimpan melalui tahap seleksi dengan kriteria tertentu”. Sedangkan Martono (1992, 65) mengemukakan bahwa “foto adalah arsip yang disimpan pada boks atau kotak khusus dan ditata secara vertikal dan tatanannya disesuaikan dengan informasi yang terkandung didalamnya”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa foto adalah hasil pemotretan baik berupa negative film (klise) atau gambar tercetak disimpan melalui tahap seleksi dengan kriteria tertentu dan ditata secara vertikal sesuai dengan informasi yang terkandung didalamnya.
2. Film
Film adalah arsip berupa gambar dan suara. Sumrahyadi (2014, 1.17) mengemukakan bahwa “film adalah arsip yang menyimpan informasi berupa image atau citra bergerak yang terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film yang penciptaannya menggunakan teknis atistik dengan menggunakan peralatan khusus”. Sedangkan Irawan (2011, 4) menyatakan bahwa “film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar, fotografik dan suara pada bahan film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar, fotografik dan suara pada bahan film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus untuk memudahkan penggunaan dalam menyimpan informasi arsip.
3. Rekaman Video
Rekaman video adalah arsip yang informasinya berupa gambar bergerak dan suara. Sumrahyadi (2014, 1.15) menyatakan bahwa “rekaman video adalah arsip yang informasinya berupa gambar bergerak, terekam dalam rangkaian
fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik, seperti pita video (video tape), video disk atau kaset video”. Sedangkan Martono (1994, 93) mengemukakan bahwa “rekaman video adalah arsip yang informasinya disimpan menggunakan alat teknologi elektronik dalam bentuk gambar bergerak”. Selain pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan bahwa “rekaman video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik)”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa rekaman video adalah arsip yang informasinya berupa gambar bergerak dan bersuara, terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik, seperti pita video (video tape), video disk atau kaset video”. 4. Rekaman Suara
Rekaman suara adalah arsip yang informasinya berupa suara. Sumrahyadi (2014, 1.18) menyatakan bahwa “rekaman suara adalah arsip yang informasinya berupa suara terekam pada media dengan bahan dasar selulosa, berupa pita menggunakan rancangan dengan peralatan khusus”. Sedangkan Martono (1994, 93) mengemukakan bahwa “rekaman suara adalah arsip yang dibuat dari lak atau lapisan lak pada inti kertas pada selulosa asetat atau selulosa nitrat”. Selain pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan bahwa “rekaman suara adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa rekaman suara adalah arsip yang informasinya berupa suara terekam pada media dengan menggunakan peralatan khusus dengan bahan dasar selulosa asetat atau selulosa nitrat menggunakan sistem perekam tertentu.
5. Mikrofilm
Mikrofilm adalah arsip yang direkam pada film. Menurut Amsyah (2003, 218) “mikrofilm adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan, tranportasi, dan penggunaan”. Sedangkan Martono (1994, 93) mengemukakan bahwa “mikrofilm adalah helida perak sama dengan film yang digunakan dalam fotografi konvensional, jika tidak diproses dengan baik warnanya akan mudah pucat”. Selain pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan bahwa “mikrofilm adalah salah satu bentuk reprografi arsip untuk pembuatan salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil atau mini, dengan menggunakan ukuran 16 mm, 35 mm, dan 105 mm”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa mikrofilm adalah salah satu bentuk reprografi arsip untuk pembuatan salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil atau mini untuk memudahkan penyimpanan arsip.
6. Mikrofis
Mikrofis adalah arsip yang disimpan dalam lembar-lembar film negatif. Menurut Setiawati (2000, 34) “mikrofis adalah reproduksi dari lembar-lembar film negatif yang ditata dalam jaket film berukuran 10x15 cm”. Sedangkan Answir dan Usman (2002, 7) menyatakan bahwa “mikrofis adalah lembaran film
transparan yang terdiri atas lambang-lambang visual yang diperkecil sedemikian sehingga tidak dapat dibaca dengan mata telanjang”. Selain pendapat di atas Hartono (1986, 2) mengemukakan bahwa “mikrofis adalah mikroform dalam bentuk gulungan atau lembaran film, diberi sampul atau tidak dapat dalam bentuk celah-celah dan transparan atau tembus cahaya”. Dalam Penyusunan Guide Arsip Media Baru (2009, 4) “mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar mikrofilm yang berisikan citra-mikro yang banyak dalam satu pola yang menggunakan garis-garis jeruji yang paralel”.
Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa mikrofis adalah arsip yang disimpan dalam bentuk gulungan atau lembaran film, diberi sampul yang terdiri atas lambang-lambang visual yang menggunakan garis-garis jeruji paralel dan tidak dapat dibaca dengan mata telanjang.
7. Media Elektronik
Media elektronik adalah arsip yang disimpan dalam hard drive atau optical disk. Judith Read dan Marry Lea Ginn (2011, 342) menyatakan bahwa “media elektronik adalah catatan yang disimpan pada media penyimpanan elektronik yang dapat dengan mudah diakses atau diubah”. Sedangkan Haryadi yang disitir oleh Priansa dan Garnida (2013, 170) mengemukakan bahwa “media elektronik adalah kumpulan data yang tersimpan dalam bentuk data hasil pemindaian (scan) yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk”. Selain pendapat di atas Irawan (2011, 4) menyatakan bahwa “media elektronik adalah produk yang dihubungkan dengan sistem komputer yang dibuat dan diterima oleh
organisasi atau perorangan yang berkaitan dengan data dan disimpan sebagai bukti dari kegiatan”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa media elektronik adalah kumpulan data yang tersimpan dalam bentuk data hasil pemindaian (scan) yang disimpan pada media penyimpanan elektronik yang dapat dengan mudah diakses atau diubah dan disimpan dalam bentuk hard drive atau optical disk.
2.4 Konsep Pelestarian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual yang disimpan di badan kearsipan mempunyai nilai informasi sepanjang masa. Untuk itu perlu melakukan pelestarian dalam mempertahankan kondisi fisik dan nilai informasi yang terkandung didalam arsip audio visual. Pengadaan arsip dapat dilakukan dengan cara pembelian, tukar-menukar, hadiah atau sumbangan, titipan, menggandakan dan produksi atau penerbitan sendiri, sedangkan pelestarian adalah melindungi agar dokumen tetap baik. Purwono (2010, 49) mengemukakan bahwa “pelestarian arsip audio visual adalah untuk melindungi agar dokumen yang dikerjakan tidak mengalami kerusakan”. Sedangkan Edmondson (2004, 30) menyatakan bahwa “pelestarian arsip audio visual adalah totalitas hal yang diperlukan untuk memastikan aksesibilitas permanen dari dokumen audio visual dengan integritas maksimal”. Selain pendapat di atas Sumrahyadi (2014, 6.26) mengemukakan bahwa “pelestarian arsip audio visual adalah daftar arsip yang telah diolah melalui kegiatan penataan secara fisik dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pelestarian arsip audio visual adalah daftar arsip yang telah diolah melalui kegiatan penataan secara fisik untuk melindungi agar dokumen yang dikerjakan tidak mengalami kerusakan sepanjang masa dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip audio visual.
2.4.1 Langkah-Langkah Pelestarian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual yang ada di lembaga kearsipan perlu dipelihara dan dilestarikan, karena untuk menjaga kondisi fisik dan informasi yang terkandung di dalam arsip. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pelestarian arsip audio visual seperti pengolahan, pemeliharaan, penataan dan upaya penyelamatan arsip audio visual. Berikut uraian masing-masing dari langkah-langkah pelestarian arsip audio visual:
1. Pengolahan Arsip Audio Visual
Pengolahan adalah kegiatan yang dilakukan agar memudahkan penataan arsip. Sumrahyadi (2014, 6.13) mengemukakan bahwa “pengolahan arsip audio visual adalah kegiatan penataan secara intelektual dengan menghasilkan sarana penemuan kembali berupa daftar arsip dan inventaris”. Selanjutnya Sumrahyadi (2014, 6.15-6.18) menyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Pengolahan arsip foto
Pengolahan arsip foto dilakukan dengan pencatatan data-data melalui pendaftaran umum atau pendaftaran deskriptif. Data yang dikumpulkan dalam pendaftaran umum adalah judul koleksi foto dan kondisi fisiknya termasuk bentuk dan ukuran foto. Sedangkan dalam pendaftaran deskriptif adalah kondisi fisik, nama koleksi dan wilayah.
2. Pengolahan arsip film
Arsip film adalah mendaftar arsip dengan cara melakukan pengecekan secara teknis terhadap bahan dasar film, jenis kopi, format, warna, parforsi, emulsi, mutu suara dan tingkat kerusakan.
3. Pengolahan arsip video
Arsip video juga dilakukan pendataan dengan dibuatkan catatan mengenai kondisi arsip. Data informasi dalam arsip video adalah nomor identitas dari video, judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan jenis video.
4. Pengolahan arsip rekaman suara atau kaset
Untuk jenis arsip rekaman suara dapat dilakukan pengolahan dengan langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan indeks adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara meringkas isi dari rekaman yang akan memudahkan bagi pengguna tentang isi secara keseluruhan (semacam daftar isi dari kaset).
b. Pembuatan label adalah kegiatan pemberian label pada setiap kaset rekaman baik dari kulit kaset yang diluar ataupun pada kasetnya yang diharapkan dapat digunakan sebagai nomor identitas dari kaset agar tidak tertukar dengan isi kaset yang lain.
c. Mengadakan penelitian dan pengecekan terhadap bentuk fisik, label kaset, mutu suara dan kondisi fisiknya.
d. Pembuatan daftar kaset yang disusun menurut waktu penerimaan dan instansi pengkisah.
e. Pembuatan transkripsi adalah pembuatan daftar dari seluruh isi kata-perkata dan kalimat-perkalimat tanpa mengubah isi dari pembicaraan dengan cara mendengarkan melalui transcriber.
f. Pembuatan abstraksi adalah kegiatan yang dilakukan untuk merumuskan intisari dari arsip rekaman suara.
g. Pembuatan buku sebagai sarana untuk penemuan kembali. 5. Pengolahan arsip microfilm
Pendataan arsip microfilm sebagai berikut: a. Pencatatan nomor reel.
b. Nomor lokasi penyimpanan. c. Judul koleksi.
d. Kurun waktu (tahun).
e. Nomor bundel (untuk arsip kertas yang telah dibuat microfilm). f. Jumlah (berapa reel).
g. Tahun pembuatan (tanggal atau bulan atau tahun). h. Asal-usul (membuat sendiri atau hibah).
i. Lokasi asli.
j. Kondisi fisik lainnya. 6. Arsip Elektronik
Jenis arsip elektronik mempunyai kecendrungan meningkat dengan cepat seiring perkembangan teknologi informasi yang pesat sehingga organisasi harus mengikuti perkembangan tersebut kalau tidak ingin
kalah bersaing dengan pesaing atau untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang (2013, 55-56) dinyatakan pengolahan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Identifikasi adalah menentukan pencipta arsip, pemilik, dan sistem penataan yang digunakan.
2. Diskripsi adalah mencatatat data teknis dan intelektual arsip secara akurat. Isi diskripsi audio visual adalah sebagai berikut:
a. Diskripsi arsip film dokumenter: nomor reel, tipe copy, ukuran, masa putar, warna, narasi, produksi, tahun produksi, copyright, series, file, isi informasi.
b. Diskripsi arsip video: nomor video, tahun, format, durasi, tipe, warna, series, file, isi informasi.
c. Diskripsi arsip foto: nomor positif atau item, nomor negatif, tempat atau lokasi, tanggal, jumlah, series, file, isi.
d. Diskripsi arsip rekaman suara: nomor kaset, tanggal rekam, durasi, tipe copy, mutu suara, file, isi informasi.
e. Diskripsi arsip rekaman suara (sejarah lisan): nomor kaset, pengkisah, pewawancara, tempat atau tanggal wawancara, type copy, series, file, isi informasi.
f. Diskripsi arsip microfilm: nomor reel, tahun, bundel, jumlah halaman, ukuran, selesai di microfilm, asal arsip, isi informasi. 3. Indeksing adalah memberi tanda pengenal arsip.
4. Labeling adalah menuliskan indeks atau tanda pengenal arsip pada tempat penyimpan arsip.
5. Tunjuk silang adalah memberikan kode atau tanda atau kata-kata yang memperlihatkan adanya hubungan informasi antara arsip video visual dengan lainnya.
6. Penyusunan sarana temu balik arsip (finding aid) adalah menyusun hasil diskripsi arsip secara sistematis pada suatu daftar inventaris, yang digunakan sebagai sarana bantu penemuan atau temu balik arsip audio visual (film, video, foto, kaset, microform).
7. Penataan adalah menempatkan dan menyusun arsip audio visual pada rak atau lemari penyimpanan sesuai dengan penciptanya, format, dan ukuran arsip secara teratur pada ruang penyimpanan.
Dalam Peraturan Gubernur Sumatera Barat (2006, 28-29) dinyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Pemeriksaan arsip yang akan disimpan apakah sudah ada tanda bahwa arsip benar akan disimpan, apakah arsip lengkap dan apakah kondisi fisik arsip.
2. Penentuan kode klasifikasi adalah kegiatan untuk menentukan kode klasifikasi yang sesuai dengan informasi arsip yang menonjol (subyek atau masalah) yang terkandung didalamnya.
3. Penentuan indeks dan pelabelan, penentuan indeks adalah penentuan kata tangkap arsip yang dikaitkan dengan informasi yang terkandung didalamnya; pelabelan adalah kegiatan untuk menuliskan indeks dan kode klasifikasi yang telah ditentukan secara konsisten dan jelas.
a. Pembuatan indeks dan label pada arsip film
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang khusus digunakan untuk film, indeks terlebih dahulu ditempel pada pembungkus film dan diletakkan disisi samping pembungkus.
b. Pembuatan indeks dan label pada arsip video
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang khusus digunakan untuk video, indeks terlebih dahulu ditempel pada pembungkus video dan diletakkan pada samping kaset video.
c. Pembuatan indeks dan label pada arsip rekaman suara
Penempelan label kaset diletakkan disisi samping dan permukaan atas dari kaset.
4. Pembuatan indeks dan label pada arsip foto atau slide
a. Negatif foto biasanya ditempatkan oleh pencetak foto pada plastik transparan yang berjalur.
b. Positif foto penulisan indeks pada positif foto dapat dilakukan pada amplop dan dibelakang kertas positif foto.
c. Slide penulisan indeks pada slide dapat dilakukan perbingkai dan diletakkan dibagian atas frame baik dibagian atas dari frame baik dibagian muka ataupun bagian belakang.
5. Membuat daftar isi berkas adalah memuat tentang isi atau teknis dari sebuah atau sekelompok arsip audio visual. Daftar isi file biasanya berbentuk tabel atau isian yang berisi tentang nomor, tanggal, peristiwa, time kode in-outnya (untuk video) atau track (pada kaset audio), isi dan lain sebagainya. Daftar isi file ditempatkan atau disisipkan didalam pembungkus film atau video atau dalam sampul kaset audio.
6. Membuat tunjuk silang adalah kode atau tanda yang diberitahukkan adanya hubungan informasi antara arsip yang satu dengan yang lainnya. 7. Pengelompokan arsip adalah menyatukan arsip yang sesuai dengan
klasifikasinya disusun sesuai dengan rencana pemberkasan.
8. Penyimpanan arsip adalah menempatkan dan menata arsip pada sarana yang tersedia sesuai dengan klasifikasi atau pengelompokan.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual adalah kegiatan penataan arsip dengan penyediaan sarana penemuan kembali
berupa daftar arsip dan inventaris. Pengolahan arsip audio visual terdiri dari pengolahan arsip foto, pengolahan arsip film, pengolahan arsip video, pengolahan arsip rekaman suara, pengolahan arsip microfilm dan pengolahan arsip elektronik.
2. Penataan Arsip Audio Visual
Penataan adalah kegiatan yang dilakukan untuk memudahkan temu balik arsip. Menurut Sumrahyadi (2014, 6.26) “penataan arsip audio visual adalah daftar arsip yang telah diolah melalui kegiataan penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan secara fisik dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip”. Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001, 935) “penataan adalah proses, cara, perbuatan menata, pengaturan dan penyusunan. Jadi penataan arsip audio visual adalah cara menata dan menyusun arsip dalam bentuk audio visual”. Selanjutnya Sumrahyadi (2014, 6.26-6.28) menyatakan bahwa penataan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Penataan Arsip Foto
Untuk arsip foto baik positif maupun negatif ditempatkan pada amplop (satu amplop isinya satu foto). Untuk memudahkan penemuan kembali setiap amplop diberi identitas nomor secara berurutan dengan deskripsi dari gambar tersebut.
2. Penataan arsip film
Peralatan yang biasa digunakan untuk menyimpan arsip film adalah cara baik terbuat dari kaleng ataupun dari plastik tetapi nampaknya lebih awet dan tahan dari korosi adalah dengan menggunakan can plastik.
3. Penataan arsip video
Arsip video ditempatkan pada rak khusus yang disusun secara literal. Rak tempat penyimpanannya mempunyai identitas tertentu dengan nomor sementara tempat dan video kasetnya diberi label dengan nomor identitas yang sama.
4. Penataan arsip rekaman suara
Arsip rekaman suara ditempatkan pada rak khusus atau pada tempat yang dirancang khusus. Penataannya disusun secara horizontal dengan
identitas nomor tertentu yang dimulai dari nomor kecil disebelah kiri menuju ke kanan.
5. Penataan arsip elektronik
Film pada arsip elektronik biasanya diatur didalam directory yang telah diciptakan dan diolah oleh operating system. Directory tersebut pada dasarnya berfungsi sebagai daftar isi bagi media yang bersangkutan. Sedangkan dalam Penataan Fisik Arsip Media Baru (2011, 5) langkah-langkah penataan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Direktur preservasi melakukan koordinasi dengan direktur akuisisi dalam rangka pengiriman arsip media baru hasil akuisisi.
2. Kasubdit penyimpanan arsip media baru menugaskan kasie penyimpanan arsip.
3. Rekaman suara, citra bergerak dan elektronik untuk menyusun perencanaan penataan fisik arsip media baru.
4. Kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik melakukan perencanaan penataan fisik arsip media baru dan meneruskannya kepada arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan arsip media baru.
5. Arsiparis atau pengelola arsip atau menata arsip di subdit penyimpanan arsip media baru memilah arsip media baru yang kondisinya masih baik maupun yang kondisinya sudah tidak baik, sehingga memiliki 2 (dua) daftar yaitu daftar arsip kondisi media baru yang kondisinya baik dan arsip kondisi media baru rusak serta memberikan laporan arsip media baru yang kondisinya masih baik maupun yang kondisinya rusak kepada kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik yang diteruskan kepada kasubdit penyimpanan arsip media baru.
6. Kasubdit penyimpanan arsip media baru dan melakukan koordinasi dengan kasubdit restorasi arsip dan memerintahkan kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik untuk melakukan penataan fisik arsip media baru.
7. Arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan arsip media baru melakukan penataan fisik arsip media baru yang meliputi tahapan:
a. Mencocokkan judul pada fisik arsip dengan isi informasinya. b. Mengganti kemasan arsip sesuai dengan medianya.
c. Labeling.
d. Menata arsip sesuai dengan peta lokasinya.
8. Kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik menerima laporan hasil penataan arsip media baru dari arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan arsip media baru dan melakukan koordinasi dengan kasubdit penyimpanan arsip media baru.
9. Kasubdit penyimpanan arsip media baru mengirim arsip media baru yang akan diselamatkan informasinya karena kondisi fisik yang kurang baik kepada kasubdit reproduksi arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penataan arsip audio visual adalah arsip yang telah diolah melalui kegiatan penataan secara fisik dan informasinya, untuk memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip. Penataan arsip audio visual terdiri dari penataan arsip foto, penataan arsip film, penataan arsip video, penataan arsip rekaman suara dan penataan arsip elektronik.
3. Pemeliharaan Arsip Audio Visual
Pemeliharaan arsip audio visual dilakukan setiap enam bulan sekali dengan mengadakan pengecekan dan penilaian terhadap kondisi fisik arsip mana yang perlu diperbaiki dan mana yang perlu mendapatkan perhatian khusus. Sumrahyadi (2014, 6.22) menyatakan bahwa “pemeliharaan arsip audio visual adalah untuk menjaga agar informasi arsip tetap dalam keadaan baik sepanjang waktu”.
Selanjutnya Sumrahyadi (2014, 6.22-6.24) mengemukakan bahwa pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Pemeliharaan arsip foto
Arsip foto harus selalu diperiksa dari kemungkinan faktor alam seperti kelembapan udara atau faktor lainnya. Kelembapan menimbulkan tumbuhnya sejenis jamur berupa bercak-bercak putih yang menyerang foto baik positif maupun negatif.
2. Pemeliharaan arsip film
Faktor dominan yang menyebabkan kerusakan pada arsip media baru adalah faktor fungsi atau sejenis jamur. Pemeliharaan dengan cara lain juga dapat dilakukan misalnya dengan cairan zat kimia tertentu misalnya larutan trychorotetine yang dituangkan pada kain pembersih. 3. Pemeliharaan arsip video
Arsip video agak sedikit khusus, misalnya untuk membersihkan pita dari kotoran seperti debu atau jamur digunakan video cleaner yang
berfungsi sebagai pembersih video. Arsip juga memerlukan perawatan secara rutin agar terbebas dari segala kotoran.
4. Pemeliharaan arsip rekaman suara
Rekaman suara yang sering dipinjam atau digunakan oleh user, dimungkinkan untuk dibuatkan copy atau back-up. Hal yang perlu diperhatikan adalah jauhkan rekaman suara dengan medan magnet yang dapat merusak rekaman suara dan rak dari kayu dimungkin untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan.
5. Pemeliharaan arsip elektronik
Secara umum untuk pemeliharaan arsip elektronik ada standar yang dapat digunakan sebagai berikut:
a. Semua media harus ditangani dengan hati-hati.
b. Tidak diperbolehkan dekat dengan medan magnet apalagi ditempelkan.
c. Permukaan media tidak boleh disentuh dengan tangan terbuka karena tangan berkeringat dan sedikit mengandung minyak.
d. Pergunakan pembungkus yang telah terstandar.
e. Penulisan informasi pada label ditempelkan setelah ditulisi informasi yang lengkap.
f. Hindarkan sinar matahari secara langsung termasuk benda-benda lain yang mengeluarkan panas terutama untuk media magnetic. g. Semua peralatan dimana media itu akan dipergunakan harus
beroperasi dengan baik sehingga kemungkinan terhapusnya data semakin kecil.
h. Pergunakan pembersih media yang sudah terstandar. Untuk mencegah kemungkinan kerusakan untuk negatif film suhunya antara 10℃ sampai 15℃ dengan tingkat kelembapan 50-55 % RH. Untuk media lainnya seperti foto, film positif, video, rekaman suara dan lainnya suhu sekitar 15℃ sampai 18℃ dengan kelembapan 55-65 % RH. Dan tentukan saja penggunaan AC (Air Conditioner) selama 24 jam nonstop dengan dilengkapi thermometer dan hygrometer.
Selain pendapat di atas Rusidi (2014, 8-9) menyatakan bahwa pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Arsip foto
Bahan arsip foto adalah kertas, plastik yang diisi silver bromide dengan proses kimiawi. Pemeliharaan arsip foto dengan cara disimpan pada amplop yang tidak mengandung asam, ditempel pada kertas atau disimpan dalam album. Arsip foto dimasukkan pada ruangan penyimpanan dengan suhu udara yang benar-benar konstan yaitu 20 C dan kelembapannya 40 RH.
2. Mikrofilm
Microfilm mudah sekali rusak karena kelembapan yang tinggi, temperatur udara yang tidak tetap, cendawan dan tangan-tangan kotor yang berminyak. Pemeliharaan arsip microfilm dengan cara disimpan dalam ruangan yang ber AC. Temperatur dan kelembapan udara tetap stabil. Temperatur yang ideal antara 18-21 C dan kelembapannya 40-50% RH. Cara penyimpanan arsip microfilm yaitu dengan cara digulung, dimasukan dalam kaleng tertutup dan tahan karat serta dibungkus dengan kotak koran dan disimpan pada mikrofil cabinet yang terdiri dari beberapa laci dan mempunyai sirkulasi udara yang baik dan terbuat dari logam yang tahan karat.
3. Arsip film
Pemeliharaan arsip film dengan cara dibersihkan dengan bahan airmixer. Pembersihan ini dilakukan untuk menghilangkan jamur, karat dan kotoran yang ada pada film. Untuk membersihkan arsip film dapat juga dengan menggunakan cairan kimia (larutan) trichlorotin yang dituangkan dalam kain katun, kemudian kain tersebut ditempelkan pada kedua sisi film dan diputar secara perlahan dan teratur dengan menggunakan alat bantu atau mesin penggulung film (rewinder). Arsip film ((film negative) disimpan dalam ruang bersuhu rendah antara 10-15 C dengan kelembapan 50-55% RH.
4. Disket dan kaset
Pada dasarnya pemeliharaan arsip disket dan kaset tidak jauh berbeda dengan pemeliharaan arsip foto atau film negative. Dalam hal ini suhu dan kelembapan udara menjadi pertimbangan utama. Pemeliharaan dan perawatan arsip media baru (non kertas) ini dilakukan secara rutin. Setiap 6 (enam) bulan sekali dilakukan pengecekan untuk diperbaiki atau dirawat sesuai dengan kondisi fisik arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pemeliharaan arsip audio visual adalah upaya menjaga agar informasi arsip tetap terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Pemeliharaan arsip audio visual terdiri dari pemeliharaan arsip rekaman suara, pemeliharaan arsip foto, pemeliharaan arsip film, pemeliharaan arsip video dan pemeliharaan arsip elektronik.
2.4.2 Upaya Penyelamatan Arsip Audio Visual
Upaya penyelamatan arsip audio visual bisa melalui berbagai cara diantaranya adalah dengan perlindungan. Perlindungan arsip adalah melindungi arsip agar tetap utuh baik fisik dan informasi arsip. Sugiharto (2010, 52) menyatakan bahwa upaya penyelamatan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Upaya preventif adalah perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen atau arsip terhadap bahaya dan gangguan.
2. Upaya kuratif adalah perlindungan yang dilaksanakan jika terdapat unsur perusak terhadap dokumen atau arsip.
Sedangkan Khihanta (2014, 8.7) mengemukakan upaya penyelamatan arsip audio visual adalah:
Upaya penyelamatan arsip audio visual dengan reprografi arsip vital elektronik merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan sebuah dokumen, yang mencakup tiga proses dasar, yaitu copying, duplicating, dan micropying. Copying adalah reproduksi dalam besaran yang sama dengan arsip aslinya, duplicating adalah copying dalam jumlah banyak dan micropying adalah pengandaan dalam besaran yang lebih kecil dari ukuran aslinya.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan bab II pasal 34 dinyatakan bahwa perlindungan dan penyelamatan arsip sebagai berikut:
(1) Negara menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf g (perlindungan dan penyelamatan arsip), baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik dan kesejahteraan rakyat.
(2) Negara secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis.
(3) Negara menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dari bencana alam, bencana sosial, perang, tindakan kriminal serta tindakan kejahatan
yang mengandung unsur sabotase adalah tindakan pengrusakan yang dilakukan secara terencana, spionase adalah mengumpulkan informasi mengenai sebuah organisasi atau lembaga yang dianggap rahasia tanpa mendapatkan izin dari pemilik yang sah dari informasi tersebut dan terorisme adalah serangan-serangan terkoordinasi yang bertujuan membangkitkan perasaan teror terhadap sekelompok masyarakat. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa upaya penyelamatan arsip audio visual dengan upaya preventif adalah perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen, upaya kuratif adalah perlindungan unsur perusak dokumen dan reprografi merupakan kegiatan pengulangan atau penggandaan dokumen.
Upaya penyelamatan arsip dapat juga dilakukan dengan cara alih media. Alih media adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi yaitu mengalihkan arsip tercetak menjadi non cetak. Menurut Hartinah (2009, 15) “alih media adalah merubah bentuk dari bahan tercetak ke dalam bentuk digital seperti mikrofice, pita magnetik, CD, DVD dan lain-lain”. Sedangkan Kosasih (2008, 12) mengemukakan bahwa “alih media adalah alternatif untuk melestarikan kandungan informasi bahan pustaka, karena formatnya dapat disimpan pada media penyimpanan yang relatif besar kapasitasnya dan tahan lama”. Selain pendapat di atas Husna (2013, 2) mengemukakan bahwa:
Alih media digital adalah suatu proses pengalihan bentuk ke dalam format digital dari bentuk analog yang sebelumnya hanya satu buah menjadi file digital yang dapat dibaca pada komputer dan dapat dibuatkan kopi digitalnya, sehingga ada dua versi yaitu versi asli dan kopiannya dalam bentuk digital.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa alih media adalah merubah bentuk tercetak menjadi non cetak seperti mikrofice, pita magnetik, CD, DVD dan lain-lain untuk dapat melestarikan fisik arsip dan kandungan informasi arsip dan
dapat dimanfaatkan oleh masyarakat serta digunakan dalam jangka waktu yang cukup lama.
Upaya penyelamatan arsip audio visual yang informasinya berupa arsip nilai sejarah. Nilai guna sejarah adalah sebuah arsip berdasarkan kualitas atau isi arsip yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan sebuah kegiatan. Menurut Octavianny (2014, 10) “nilai guna sejarah adalah menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah”. Sedangkan Handayani (2007, 25) menyatakan bahwa “nilai guna sejarah adalah arsip yang dapat menggambarkan suatu peristiwa dimasa lampau atau bisa dikatakan arsip sebagai bahan pengingat atas kejadian di masa lampau”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa nilai guna sejarah adalah arsip yang menggambarkan suatu peristiwa atau keadaan pada masa lampau sebagai pengingat peristiwa sejarah.
