Pendahuluan
• Pengeluaran kas dalam perusahaan dapat
dilakukan dengan menggunakan Cek, dan
Dana kas kecil.
• Pengeluaran dengan dana kas kecil dapat
digunakan metode :
Kebaikan pengeluaran kas
dengan cek
1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.
2. Dilibatkannya pihak luar ( bank ) dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan.
3. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check
kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya
Dokumen
•
Bukti kas keluar
•
Cek
Bukti kas keluar
1. Perintah pengeluaran kas kepada bagian kas sebesar yang tercantum
2. Surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim kepada kreditur
Cek
Merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintahkan bank melakukan pembayaran
sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang
namanya tercantum pada cek.
– Cek atas nama, bank hanya membayarkan pada yang namanya tercantum pada cek tersebut
Permintaan cek
(Check Request)
1. Sebagai permintaan dari fungsi memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.
2. Dalam transaksi pengeluaran kas yang bukan merupakan pembayaran dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar
Catatan Akuntansi
1. Jurnal pengeluaran kas. Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap lunas oleh fungsi kas.
2. Register cek. Dalam pencatatan utang dengan metode
Bagian / Unit Terkait
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
.
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas,
fungsi
yang
bersangkutan
mengajukan
permintaan cek kepada fungsi akuntansi.
Bagian / Unit Terkait
3. Fungsi akuntansi; bertanggung jawab atas :
– Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
– Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
– Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otoritas kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
4. Fungsi Pemeriksa intern; bertanggung jawab :
– melakukan penghitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi.
– melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit)
Jaringan Prosedur dengan cek yang
tidak memerlukan permintaan cek
• Pembuatan bukti kas keluar
• Pembayaran Kas
Jaringan Prosedur dengan cek yang
tidak memerlukan permintaan cek
• Permintaan Cek
• Pembuatan bukti kas keluar
• Pembayaran Kas
Sistem Pengendalian Intern
1. Semua pengeluaran kas dilakukan
dengan cek
2. Pengeluaran kas dengan yang tidak
Organisasi
1. Fungsi penyimpanan harus terpisah dari
fungsi akuntansi
Sistem otorisasi & Prosedur Pencatatan
1. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari
penjabat yang berwenang
2. Pembukaan dan penutupan rekening bank
harus mendapatkan persetujuan dari penjabat
yang berwenang
Praktik yang sehat
1. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian / penggunaan yang tidak semestinya
2. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan
3. Penyusunan rekening koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga untuk pengecekan ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas
Praktik yang sehat
5. Jika pengeluaran kas hanya meyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dengan sistem dana kas kecil, yang akuntansinya dilakukan dengan sistem imprest.
6. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kasyang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi
7. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian
8. Kasir diasuransikan
9. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan
Sistem Dana Kas Kecil
Prosedur sistem saldo berfluktuasi
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan
prosedur :
– Pembentukan dan kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
– Pengeluaran dan kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
– Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo
Sistem Dana Kas Kecil
Prosedur sistem imprest
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan:
• Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
• Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal, bukti-bukti pengeluaran dan kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang siselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
Prosedur
• Pembentukan dana kas kecil,
• Permintaan dan pertanggung jawaban
pengeluaran dana kas kecil, dan
Dokumen
1. Bukti kas keluar; berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem informasi dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali.
Dokumen
• Bukti pengeluaran kas kecil; dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan doserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
• Permintaan pengisian kembali kas kecil; dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
– Imprest system ; ,jumlah yang diminta sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil.
Catatan Akuntansi
1. Jurnal pengeluaran kas. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali. Dokumen sebesar yang digunakan sebagai dasar pencatatan adalah bukti kas keluar yang telah dicap luas oleh fungsi kas.
2. Register cek. Digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisiaan kembali dana kas kecil.
Bagian / Unit Terkait
1.
Fungsi kas
. Fungsi ini bertanggung jawab dalam
mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan
menyerahkan cek kepada pemegang dana kas
kecil pada saat pembentukan dana kecil dan
pada saat pengisian kembali
2.
Fungsi pemeriksa intern
; bertanggung jawab
atas :
– Penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas.
– Pemeriksaan secara mendadak (surprised audit)
Bagian / Unit Terkait
3. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab atas :
– Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan
– Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
– Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek
– Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam flictuating-fund-balanced system)
– Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
– Fungsi pemegang dana kas kecil; bertanggung jawab atas; penyimpanan dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat yang ditunjuk, dan
Sistem Pengendalian Intern
Sistem Pengendalian Intern yang baik mensyaratkan : – semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank
pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya
– semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek
Organisasi
1. Fungsi penyimpan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
Sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan
1. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari penjabat yang berwenang
2. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari penjabat yang berwenang
Praktik yang sehat
1. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian dan penggunaan yang tidak semestinya
2. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan
3. Penggunaan rekening Koran bank, merupakan informasi dari pihak ke tiga untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan uang
Praktik yang sehat
5. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan system pengeluaran kas melalui dana kas kecil yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system
6. Secara periodic dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi
7. Kas yang ada ditangan dank as yang ada diperjalanan diasuransikan dari kerugian
8. Kasir diasuransikan
9. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan
