SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ANALISA SISTE

(1)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ANALISA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN

PT. ALLCO STAR INTRACON

ANGGOTA KELOMPOK 1 :

1. BAHRUL ULUM 12165016

2. CLAUDIA G. SIANTURI 12162597

3. NILAM HERTI APRIYANI 12165936

DOSEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN : YUMI NOVITA DEWI ( YMD )

MANAJEMEN INFORMATIKA BINA SARANA INFORMATIKA

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini. Terimakasih juga kami ucapkan kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, Ibu Yumi Novita Dewi. Karena tanpa bimbingan dan pengarahan dari beliau kami tidak bisa menyelesaikan makalah kami ini.

Makalah ini membahas mengenai Sistem Penggajian Karyawan di PT. Allco Star Intracon. Besar harapan kami semoga makalah ini bisa bermanfaat dan memberi masukan

kepada banyak orang terutama mahasiswa dalam mengimplementasikan penggunaan sistem informasi dalam pembuatan makalah ini. Kami menyadari bahwa makalah yang kami buat belum sempurna, oleh sebab itu kami memerlukan kritik dan saran dari rekan-rekan pembaca untuk penyempurnaan makalah ini.

Jakarta, 13 Oktober 2017

(3)

Daftar Isi

Perkembangan zaman yang semakin pesat dan persaingan yang semakin ketat antar perusahaan, membutuhkan adanya fasilitas yang mendukung keberlangsungan usaha tersebut. Salah satu fasilitas untuk membantu kinerja perusahaan adalah dengan adanya sebuah sistem informasi. Sistem informasi manajemen membantu perusahaan

pengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung pengambilan keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapi kesuksesan.

Salah satu perusahaan terkemuka yang telah menerapkan sistem informasi manajemen adalah Pizza Hut. Model sistem informasi Pizza Hut memperlihatkan keterkaitan hubungan antara komponen dan aktivitas sistem informasi, dimana sistem ini memiliki kemampuan

beradaptasi untuk memenuhi permintaan dari lingkungan yang selalu berubah (dinamis). Perkembangan dan perubahan cepat di dalam dunia teknologi menjadi suatu pemicu bagi perusahaan tersebut untuk terus melakukan pembaharuan dalam sistem majemen informasi. Sehingga tetap menjadi suatu strategi jitu dalam persaingan bisnis.

1.2 Tujuan Penulisan

1. Mengimplementasikan ilmu yang di peroleh selama mengikuti kuliah Sistem Informasi Manajemen.

2. Mengetahui sistem penggajian karyawan pada PT. Pizza Hut.

(4)

1.3 Ruang Lingkup Masalah

Dalam penulisan tugas Sistem Infomasi Akuntansi ini, penulis hanya membahas tentang sistem penggajian dan agar makalah ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan dimulai dari proses rekap absen, proses perhitungan gaji, proses pembayaran gaji, dan proses pembuatan laporan.

1.4 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga memberikan gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini terdiri dari Empat (4) bab, yaitu :

1. BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis membahas tentang latar belakang, maksud dan tujuan penulisan itu sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci sehingga memberikan gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja Praktek.

2. BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini penulis juga mengemukakan uraian secara teoritis mengenai pengertian informasi, sistem akuntansi, dan peralatan pendukung (Tool System) yang penulis gunakan dapat menerapkan sistem berjalan seperti Diagram Alir Data (DAD), normalisasi dan kamus data dalam proses berjalannya sistem pengkodean.

3. BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN

(5)

4. BAB IV : PENUTUP

Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan serta saran beserta koreksi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis.

BAB II

LANDASAN TEORI

1.1. Konsep Dasar Sistem

Sistem saat ini banyak digunakan, banyak orang yang membicarakan tentang sistem. Baik perbankan, sistem pemasaran, sistem pembelian dan lainnya. Sistem sangat penting bagi manajemen pada semua tingkatan tertentu sisem informasi guna mendukung di dalam pengambilan keputusan. Mempelajari suatu sistem akan lebih mengetahui bila mengetahui dahulu apakah suatu sistem itu. Untuk lebih memahami pengertian sistem, sistem informasi akuntansi, maka kami akan menambahkan definisi tentang hal tersebut diatas.

1.1.1. Pengertian Sistem

Pengertian sistem informasi menurut krismiaji (2010:4) dalam bukunya

Sistem Informasi Akuntansi adalah :

“Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.”

Pengertian sistem informasi menurut Sutarman (2012:13) dalam bukunya

(6)

1.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

1. Komponen Sistem

(Component)

Suatu Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan, komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan memengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem

(Boudary)

Batasan sistem (Boudary) merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satuan kesatuan.

3. Lingkungan Luar Sistem

(Environment)

Lingkungan luar (Environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang memengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem

(Interface)

Penghubung (Interface) merupakan media penghubung dari satu subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem

(Input)

Masukan (Input) adalah energy yang dimasukkan ke dalam subsistem.

6. Keluaran Sistem

(Output)

(7)

7. Pengolahan Sistem

(Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan masukan menjadi keluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran Sistem

(Objective)

Yaitu segala sesuatu yang harus di capai dalam pelaksanaan sebuah sistem. Sasaran sangat menentukan suatu kebutuhan akan masuk dan keluaran yang diharapkan. Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti juga bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah di rencanakan.

1.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrak system) dan sistem fisik (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem ilmiah (natural system) dan sistem bantuan manusia (human made system).

(8)

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Contoh sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena dapat mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Yang ada hanyalah (relatively closed system) sistem relative tertutup, tapi tidak benar-benar tertutup. Sedangkan sistem terbuka sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya melalui arus sumber daya.

1.1.4. Daur Hidup sistem

Siklus hidup sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis computer. Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem dan merupakan aspek yang sangat penting terhadap beberapa fase atau tahapan dari daur hidup sistem, antara lain :

1. Mengenali adanya kebutuhan

Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang mengikat kapasitas dari sistem yang ada.

2. Pembangunan Sistem

Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

3. Pemasangan Sistem

(9)

4.

Pengoperasian Sistem

Program-program kompuetr dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi adanya semua bersifat statis, sedangkan organisasi-organisasi yang ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami perubahan-perubahan dan itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan-perubahan aturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, maka sistem harus di perbarui.

5. Sistem Menjadi Usang

Kadang – kadang perubahan yang terjadi begtu drastis, sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya dimana secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.

1.1.5. Pengertian Informasi

Gordon B. Davis dalam Al-bahra bin Ladjamudin (2013:8)

mengungkapkan: “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna dan nyata atau berupanilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang maupun yang akan datang”.

1.1.6. Pengertian Sistem Informasi

Alter (1992) dalam Abdul Kadir (2014:9) pada Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisimendefinisikan bahwa “sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”.Menurut Yakub (2012: 20) Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen.

Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai berikutini :

1. Blok Masukan

(Input Block)

(10)

2. Blok Model

(Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.

3. Blok Keluaran

(Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

(Technology Block)

Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu; teknisi (brainware), perangakat lunak (software), danperangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data

(Database Block)

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

1.1.7. Sistem Informasi Akuntansi

Dalam melaksanakan dan mengelola perusahaan seorang pemimpin harus mengambil keputusan yang tepat diantara alternative yang akan diproses. Dalam pengambilan keputusan manajemen membutuhkan informasi yang handal mengenai apa yang akan di proses. Dalam pengambilan keputusan manajemen membutuhkan informasi yang handal mengenai apa yang akan terjadi di dalam perusahaan. Informasi tersebut dapat dipenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi yang telah dirancang dan direncanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

(11)

harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan”.

Dari beberapa definisi yang dierikan dapat diambil kesimpulan bahwa data yang diolah oleh sistem informasi akuntansi adalah yang bersifat keuangan. Sistem informasi yang terbatas pada pengolahan data yang bersifat keuangan saja, sehingga informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi hanya informasi keuangan saja.

Menurut Azhar Susanto (2008:8-11), tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari. 2. Mendukung proses pengambilan keputusan.

3. Membantu pengolahan perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal.

4. Mengumpulkan data memasukkan data transaksi ke dalam sistem informasi akuntansi. 5. Mengolah data transaksi.

6. Menyimpan data untuk tujuan di masa mendatang.

7. Memberi pemakai atau pemberi keputusan (manajemen) informasi yang mereka perlukan.

8. Mengontrol semua proses yang terjadi.

1.1.8. Pengertian Gaji

Pada dasarnya seseorang yang bekerja pada suatu perusahaan adalah untuk mendapatkan gaji yang adil dan layak, agar dapat mencukupi biaya kehidupan bersama keluarganya. Karyawan memerlukan adanya uang sebagai wujud dari gaji atau upah yang diterimanya. Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008:373) adalah “Pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang manager yang pada umumnya dibayar tetap perbulan”.

1.1.9. Sistem Akuntansi Penggajian

(12)

dan upah juga dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji karyawan shingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Menurut Mardi (2011:107) sistem penggajian merupakan “Salah satu aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat secara periodic”.

Catatan-catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan penggajian adalah :

1. Jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen perusahaan.

2. Kartu harga pokok produk, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung yang di keluarkan untuk pesanan tersebut.

3. Kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga non produk di setiap bagian.

Kartu penghasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan sebagai potongan yang diterima setiap karyawan.

1.2. Peralatan Pendukung (Tool Systems)

Peralatan pendukung (tool system) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol – simbol lambing dan diagram. Adapun peralatan pendukung untuk merancang model sistem, terdiri dari :

1.2.1. Diagram Alir Data (DAD)

Diagram Alir Data merupakan gambaran sistem yang lebih khusus dan lebih terinci dari pada contex diagram. Definisi menurut Tata Sutabri pada buku Analisis Sistem Informasi (2012:117), Data Flow Diagram adalah sebagai berikut : “Data Flow Diagram ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputersasi, manualisasi, atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.”

Beberapa simbol yang digunakan di DFD (Data Flow Diagram) adalah sebagai berikut :

(13)

Keluaran luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Arus Data

Digambarkan dengan anak panah yang di gunakan untuk arah dari proses sistem. Data Flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari satu bagian ke bagian lainnya. Data Flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (Data Store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data, arus data ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.

3. Proses

Proses digambarkan dengan bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukkan adanya suatu perubahan didalam transformasi. Proses – proses tersebut selalu menunjukkan perubahan atau perubahan data. Jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang merusak.

4. Simpanan Data

Penyimpanan data digambarkan dengan bujur sangkar yang ujungnya terbuka, yang menunjukkan penyimpanan data. Simpanan data menunjukkan tempat penyimpanan data – data yang memungkinkan penambahan dan perolehan data.

Adapun bentuk aturan main dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :

1. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dan external entity secara langsung.

2. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

3. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store dengan exsternal entity secara langsung.

(14)

Langkah-langkah dalam membuat diagram alir data terbagi menjadi tiga bagian diantaranya :

1. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah yang Detail menggambarkan proses suatu sistem secara garis besar atau secara umum.

2. Diagram Nol

Diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yang penjabarannya secara terperinci.

3. Diagram Detail

Diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data atau sistem secara terperinci dan mendetail dari tahapan proses pada diagram nol.

1.2.2. Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store. Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem. (Yakub:2012)

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka kamus data harus memuat hal-hak berikut :

1. Nama Arus Data

Kamus data dibuat berdasararkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus data.

(15)

Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila nama lain ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

3. Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetak komputer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variable dan parameter dan parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat dikamus data.

4. Arus Data

Arus data menunjukan dari nama data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data ini di DAD.

5. Penjelasan

Untuk menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dari kamus data, maka bagi penjelsan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6. Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input dan harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan, dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, sedangkan volume puncak merupakan volume yang terbanyak.

(16)

Struktur data menunjukan yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen data. Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti actual maka symbol yang dijelaskan, yang disebut “notasi”. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan datanya dibandingkan dengan narasi.

Notasi atau symbol yang digunakan ada dua macam yaitu :

1. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi ini umumnya digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

Notasi

Arti

X

Setiap karakter

9 Angka

numeric

A

Angka

alphabet

Z

Angka nol ditampilkan sebagai notasi

kosong

.

Sebagai pemisah ribuan

,

Koma sebagai tanda penghubung

~

Hypen

sebagai tanda penghubung

/

Slash

sebagai tanda spasi

Sumber : Kendall (2010:34)

2. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi

Arti

=

Terdiri dari

+

Dan

(17)

{ }

Menunjukan elemen-elemen repitif

[ ]

Menunjukan salah satu dari dua situasi tertentu

Sumber : Kendall (2010:338)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Sistem penggajian karyawan pada Pizza Hut yang menggunakan cara manual, mulai dari absen karyawan sampai pada perhitungan gaji karyawan oleh bagian keuangan, masih terdapat banyak selahan yang terjadi, antara lain membutuhkan banyak waktu dantenaga bila kita membutuhkan dokumen, ada nya data yang terselip karena kurang terjamin. Keamanan data sehingga butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut.

Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat meringankan tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam menyelesaikan suatu masalah terutama masalah pengolahan data gaji karyawan. Salah satu alternative yang dapat membantu menyelesaikan masalah terbayar.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di Pizza Hut terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan Praktek Kerja Lapangan untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek ini, yaitu sebagai berikut:

3.2.1. Sejarah Perusahaan

(18)

dalam rantai distribusi pizza di dunia. Pizza Hut dikenal seagai pemimpin pasar dengan penjualan $25 milyar pizza category semenjak tahun 1971 dengan hampir 12.000 restoran. Pizza Hut hadir di Indonesia untuk pertama kalinya pada tahun 1984, dan merupakan restoran pizza pertama di Indonesia. Saat ini, Pizza Hut sudah dapat ditemui mudah di kota-kota besar di seluruh Indonesia. Pizza hut menawarkan fasilitas yang lengkap baik dari pelayanan maupun produk yang dijual. Fasilitas pelayanan yang paling utama yaitu sistem order atau pesan makanan melalui hotline khsusus dan akan diantar ke rumah. Pizza Hut Menerapkan sistem informasi pada sistem Point of sale dan operasi toko serta pemesanan secara online di www.pizzahutdelivery.com. Kualitas layanan merupakan poin penting dalam pengembangan sistem informasi menejemen dalam pelayanan Pizza Hut.

3.2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam sekelompok orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema struktur organisasi pada Pizza Hut

(19)

 Manager Area

Manejemen lini pertama (first line management) merupakan tinggatan paling rendah, sering dikenal dengan manajer operasional. Tugasnya seperti memimpin dan mengawasi pegawai non-manajerial yang derlibat dalam proses produksi. Biasanya mereka sering disebut supervisor, manajer area, manajer shift, manajer department, manajer kantor atau mandor. District Manager: Seorang manajer yang mengawasi aktivitas penjualan untuk kabupaten.

Area Manager (AM): Sebagai manajer daerah (atau regional) , memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk sejumlah toko di daerah yang dialokasikan. Selain itu bertanggung jawab untuk staf dan akan bekerja sama dengan manajer senior dan manajer departemen. Tugas mencakup: menetapkan target penjualan. memaksimalkan penjualan dan profitabilitas..

 Manager Training

Memiliki peranan yang sangat penting dalam mengembangkan SDM. Pelatihan dan pengembangan perlu dilakukan di era globalisasi seperti sekarang ini.

Restaurant Manager (RM): Bertugas membantu Restoran manager dalam mengawasi kelancaran operasional di semua Restoran yang terdapat di dalam hotel.

(20)

Memastikan setiap kegiatan di seluruh area berjalan dengan baik. Memastikan kepuasan pelanggan yang dilayani. Memberikan briefing setiap hari dan memimpin do’a sebelum pekerjaan dimulai .

 Assistant Restaurant Manager (ARM)

Memberikan briefing serta pengawasan selama berlangsungnya acara.

 Shift Leader

Dalam pelayanan makanan memastikan karyawan melakukan berbagai tugas, dari

menyiapkan makanan, stocking pasokan, melayani, pengisian orang untuk makanan mereka, penanganan uang tunai, kartu kredit, dan kasir, membersihkan meja dan counter, ulang tabel, ucapan pelanggan dan menjawab pertanyaan.

 Shift Leader (SL)

Melaporkan langsung ke asisten manajer atau manajer.

 Crew Trainer (CT)

Pelatih terhadap bawahan-bawahannya agar mempunyai kinerja yang lebih baik dari sebelumnya

 Crew

Pekerja-pekerja yang bekerja dalam suatu toko, pekerja yang mendapat gaji setiap bulannya, dan bekerja setiap hari / hari tertentu untuk melayani pelanggan-pelanggan yang datang ke toko tersebut.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam sistem kelancararan pengolohan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung dengan prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tanpak teratur dan output yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan lebih baik.

Pada prosedur sistem akuntansi berjalan ini ada beberapa prosedur yang didetapkan pada PT. Allco Star Intracon Indonesia adalah sebagai berikut :

A. Proses Rekap Absen

(21)

uatkan laporan gaji yang akan diserahkan ke Direktur. informasi yang didapat lalu mengarsipkan data itu kedalam arsip absen

.

B. Proses Perhitungan Gaji

Bagian keuangan membuat data perhitungan gaji atas dasar data Karyawan dan rekap absen dari data yang diarsipkan oleh Administrasi kemudian diserahkan kepada bagian Keuangan, lalu bagian keuangan membuat data gaji setelah itu diarsipkan menjadi arsip data gaji.

C. Proses Pembayaran Gaji

Proses penyerahan gaji dilakukan pada awal bulan dengan bagian Administrasi mengambil data gaji yang sudah disetujui oleh bagian Keuangan dari arsip data gaji lalu dibuat slip gaji. Slip gaji dibuat dua rangkap masing-masing karyawan menerima gaji dan slip gaji lalu copy slip gaji diarsipkan.

D. Proses Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan gaji diambil dari arsip data gaji dan arsip slip gaji. Kemudian laporan gaji diarsipkan.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

(22)

Gambar 3.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar 3.3. Diagram Detail Sistem Berjalan

Acc Laporan

(23)

Gambar 3.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur data. Adapun data sistem berjalan dari proses penyerahan kartu absen sampai proses penyerahan gaji adalah sebagai berikut :

A. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Data Absen

Nama Arus Data : Data Absen

Alias : DA

Bentuk Data : Manual

(24)

Penjelasan : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan Periode : Setiap hari

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama Perusahaan + Nama Dokumen + No + Nama

Karyawan

Isi = Tanggal + Bulan + Hari Footer = Tanda Bintang (*) Nama Perusahaan * Nama dari perusahaan * Nama Dokumen * Nama dari dokumen *

No * Nomor Urut *

Nama Karyawan * Nama karyawan *

2. Data Karyawan

Nama Arus Data : Data Karyawan

Alias : DK

Bentuk Data : Cetak Manual

Arus Data : Administrasi – proses 02

Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah karyawan yang menerima gaji

Periode : Setiap bulan Volume : 1 Lembar

Header : Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + Tanggal Isi : NIK + Nama + Gaji_Pokok + Subtotal

Footer : Tanda_Tangan

Nik * Nomor induk karyawan *

Nama * Nama depan + Nama tengah +Nama belakang* Gaji Pokok * Gaji pokok masing-masing karyawan *

Subtotal * Total dari gaji*

3. Tanda Terima Gaji

Nama Arus Data : Tanda Terima Gaji

(25)

Bentuk Data : Cetak Komputer Arus Data : Karyawan – proses 03

Penjelasan : Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji. Periode : Setiap bulan

Volume : 1 lembar

Header = Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + Tanggal Isi = No + Nik + Nama + Tanda_Tangan

Footer = Tanda Tangan Keuangan (*)

No * Nomor *

Nik * Nomor induk karyawan *

Nama * Nama depan +Nama tengah+Nama belakang * Tanda tangan * Tanda tangan penerima gaji *

B. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Rekap Absen

Nama Arus Data : Rekap Absen

Alias : RA

Bentuk Data : Cetak Komputer Arus Data : Karyawan –proses 01

Penjelasan : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan.

Periode : Tiap Bulan

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Foter

(26)

Nama_Karyawan Isi : Tanggal + Bulan + Hari Footer : Tanda Bintang (*) Nama Perusahaan * Nama dari perusahaan * Nama Dokumen * Nama dari dokumen *

No * Nomor Urut *

Nama Karyawan * Nama karyawan *

2. Data Gaji

Nama Arus Data : Data Gaji

Alias : DG

Bentuk Data : Cetak Komputer Arus Data : Keuangan – proses 02

Penjelasan : Untuk mengetahui data gaji Karyawan Periode : Setiap bulan

Volume : Sesuai kebutuhan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Data_Gaji + Nama_Perusahaan + Bulan + Tahun Isi : No_Induk + Gaji_Pokok + Gaji_Kotor + Gaji + Bersih

+ Total_Potongan + Kode_Pinjaman

Footer : Tanda Tangan

No Induk * No induk karyawan *

Gaji Pokok * Gaji Pokok Masing-masing karyawan* Gaji Kotor * Gaji sebelum dikurangi dengan potongan* Gaji Bersih * Gaji sesudah dipotong *

Total Potongan * Total potongan yang ada satu bulan * Kode Pinjaman * Terdiri dari 6 digit *

3. Slip Gaji

Nama Arus Data : Slip Gaji

Alias : SG

Bentuk Data : Cetak Print

(27)

Penjelasan : Bukti jumlah menerimaan gaji karyawan Periode : Setiap Bulan

Volume : Satu Lembar

Header : Slip Gaji + Bulan + Nama Perusahaan + Tanggal Isi : Nomor_Induk + Nama + Jabatan + Gaji_Pokok +

Tunjangan + Pinjaman + Uang_Makan + Lemburan + Total

Footer : Tanda Tangan

Slip Gaji * Bukti Gaji *

Bulan * Bulan *

Nama Perusahaan * Nama Perusahaan *

Tanggal * Tanggal *

Nomor Induk * Nomor induk karyawan *

Nama * Nama karyawan *

Jabatan * Jabatan karyawan *

Gaji Pokok * Gaji Pokok Masing-masing karyawan* Tunjangan * Tunjangan *

Pinjaman * Pinjaman karyawan * Uang Makan * Uang makan karyawan *

Lemburan * Lemburan *

Total * Total gaji karyawan*

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan. Spesifikasi sistem penggajian karyawan pada PT. Allco Star Intacon Indonesia adalah :

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen yang mengalami proses awal dari sistem penggajian pada PT. Allco Star Intracon Intracon, bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :

A. Data Absen

(28)

Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Bagian Administrasi

Frekuensi : Setiap karyawan masuk kerja

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-1

B. Data Karyawan

Nama Dokumen : Data Karyawan

Fungsi : Mengetahui jumlah karyawan yang menerima gaji

Sumber : Karyawan

Nama Dokumen : Tanda Terima Gaji

Fungsi : Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji. Sumber : Bagian Keuangan

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Pada sistem keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran data dari sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi keluaran yang nantinya

(29)

A. Rekap Absen

Nama Dokumen : Rekap Absen

Fungsi : Untuk mengetahui rekap absensi selama 1 bulan Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Bagian Keuangan

Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B-1

B. Data Gaji

Nama Dokumen : Data Gaji

Fungsi : Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Manager Keuangan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampirab B-2

C. Slip Gaji

Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B-3

(30)

Berdasarkan pengamatan penulis permasalahan yang ada bahwa PT. Allco Star Intracon Indonesia dalam mengelola proses penggajian mulai dari proses merekap data absen sampai pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual sehingga data dapat dimanipulasi. Apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan mengakibatkan seperti:

1. Keamanan dokumen tidak terjamin.

2. Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama. 3. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.

4. Permintaan informasi yang sulit dilaksanakan.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah yaitu dengan mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perlengkapan data absen sampai perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program pada komputer :

1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga menghasilkan informasi yang benar.

2. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu ketertiban dalam hal pencatatan data.

3. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan menggunakan sistem manual.

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Dari pembahasan mengenai sistem Penggajian pada PT. Allco Star Intracon Indonesia penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa semakin berkembangnya teknologi perusahaan akan membutuhkan informasi yang efektif dan efisien, untuk itu diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dengan baik seperti:

(31)

2. Kesalahan pada sistem dapat terdekteksi dan segera dapat diperbaiki.

3. Dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam pembuatan laporan gaji karyawan di PT. Allco Star Intracon Indonesia.

4.2. Kritik & Saran

Selama penulis melakukan riset, maka kami mencoba mengemukakan saran bahwa sistem penggajian di PT. Allco Star Intracon Indonesia masih yang harus ditingkatkan lagi dalam sistem penggajian tersebut seperti :

1. Agar dalam perhitungan penggajian karyawan tidak terjadi kesalahan maka harus lebih ditingkatkan lagi dalam sistem komputernya.

(32)