BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Bagi suatu perusahaan, sistem informasi akuntansi dapat membantu aktivitas perusahaan sehari-hari. Terciptanya informasi akuntansi bersumber dari data berbagai transaksi keuangan atau akuntansi yang didukung oleh sistem akuntansi.
Meningkatnya aktivitas suatu perusahaan akan menambah masalah yang harus dipecahkan. Pimpinan perusahaan atau manajer sebagai pengelola perusahaan harus mengambil keputusan yang tepat diantara berbagai alternatif yang bisa dipilih. Dalam mengambil alternatif keputusan tersebut manajemen membutuhkan informasi mengenai apa yang terjadi dalam perusahaan. Kebutuhan dapat dipenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi yang dibuat dengan baik. Semakin baik sistem informasi akuntansi yang diterapkan maka semakin baik pula informasi yang dihasilkan dan peluang terjadinya kesalahan dapat lebih diminimalisir.
2.1.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Bodnar dan William (2005,3) adalah :
“An accounting information system (AIS) is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information.”
Kutipan diatas dapat diartikan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi.
Selanjutnya menurut Azhar Susanto (2004, 82) :
“Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan (integritas) dari sub-sub sistem atau komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengelola data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.”
Dari definisi di atas jelaslah bahwa Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian penting dari sebuah perusahaan, dimana Sistem Informasi Akuntansi timbul karena adanya hubungan yang erat antara akuntansi dan sistem informasi, yang terdiri dari sumber daya manusia dan modal yang memiliki tanggungjawab didalam penyajian informasi untuk pihak-pihak yang berkepentingan, baik pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan.
Kemudian sistem informasi akuntansi juga merupakan komponen organisasi yang menghimpunkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa, mengkomunikasikan informasi keuangan kepada berbagai pihak yang membutuhkan informasi keluaran. Kemudian informasi keluaran ini dijadikan landasan untuk mengambil keputusan diberbagai permasalahan yang timbul di perusahaan.
2.1.2. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan belum tentu sesuai bagi perusahaan lainnya karena tiap-tiap perusahaan mempunyai ciri-ciri dan sifat-sifat tersendiri, dan disesuaikan dengan keadaan, kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
Pegertian sistem informasi menurut Bodnar dan William (2005,3) :
“An accounting information system (AIS) is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information.”
Dengan demikian secara administratif akan terwujud dengan adanya unsur- unsur sistem informasi akuntansi. Dari kutipan tersebut pula dapat dijelaskan bahwa :
1. Sumber Daya Manusia dan Alat
Sistem informasi akuntansi membutuhkan sumber daya untuk dapat berfungsi. Sumber daya dapat diklasifikasikan sebagai alat, data dan bahan pendukung, sumber daya dan dana. Sistem informasi akuntansi pada umumnya diberi sama menurut sumber daya yang digunakan. Suatu sistem informasi akuntansi yang didominasi oleh sumber daya manusia dinamakan sistem informasi akuntansi manual. Jika sistem informasi melibatkan penggunaan komputer (computer-based accounting information system). Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan dalam pengambilan keputusan, apakah suatu sistem dapat dilaksanakan dengan baik atau tidak. Disamping itu manusia juga mengendalikan jalannya suatu sistem. Sedangkan alat merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan dalam mempercepat pengolahan
data, meningkatkan ketelitian kalkulasi/perhitungan dan meningkatkan kerapihan bentuk informasi.
2. Informasi atau Laporan
Informasi tersaji selama tahap keluaran. Hasil akhir dari sistem informasi akuntansi adalah informasi akuntansi keuangan dan informasi manajemen.
Informasi tersebut antara lain : neraca, laporan laba rugi, lapora perubahan modal, laporan harga pokok penjualan, laporan biaya pemasaran, daftar umur piutang, dan sebagainya. Jadi informasi dihasilkan untuk kepentingan-kepentingan dan penggunaan (user) yang berlainan.
Menurut Mulyadi (2001,3) unsur-unsur sistem informasi akuntansi adalah :
“Unsur suatu sistem informasi akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan.”
Berikut ini adalah uraian lebih lanjut tentang pengertian masing-masing unsur- unsur sistem informasi akuntansi tersebut.
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut juga dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi didokumentasikan dalam secarik kertas. Formulir sering disebut dengan istilah media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti kas keluar, dan lain-lain.
2. Jurnal
Jurnal adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat peringkasan data yang hasil peringkasannya berupa jumlah data rupiah tertentu, kemudian diposting ke rekening yan bersangkutan dalam buku besar, contohnya : jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal lainnya.
3. Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur- unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang juga sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
4. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger).
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of fund entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan
buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut juga dengan catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar uang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan yang berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan ini dapat berbentuk hasil cetakan komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
Unsur-unsur tersebut diatas hanyalah suatu alat bantu pimpinan dan para manajer perusahaan dalam menciptakan informasi. Adapun informasi tersebut diperlukan bagi pihak di dalam perusahaan maupun luar perusahaan, sedangkan informasi-informasi yang diperlukan pimpinan dan para manajer meliputi :
1. Posisi harga, uang dan modal
2. Beberapa informasi pelengkap yang terinci, seperti : jumlah hasil penjualan, jumlah piutang yang telah terbayarkan serta saldonya, jumlah utang kepada kreditur dan lainya.
3. Besar laba yang diperoleh dalam periode tertentu.
4. Informasi-informasi yan harus disampaikan pada instansi pemerintah dan badan usaha lainnya, seperti laporan gaji dan upah pegawai.
2.1.3. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Manajemen memerlukan sistem informasi akuntansi gunanya mencapai tujuan perusahaan. Dalam memenuhi fungsinya, sistem informasi akuntansi harus mampunyai tujuan-tujuan, baik tujuan khusus maupun tujuan umum yang keduanya dapat memberikan pedoman bagi manajemen dalam merencanakan suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi-informasi yang berguna terutama dalam hal perencanaan dan pengendalian.
Setiap perusahaan baik yang berskala besar maupun kecil memiliki permasalahan yang kompleks. Kegiatan operasi perusahaan yang bermacam-macam mempekerjakan ratusan bahkan ribuan tenaga kerja, arus input maupun output yang dikelola dalam jumlah yang besar serta banyaknya pihak yang berkepentingan pada perusahaan. Oleh sebab itu perusahaan dituntut untuk mampu dalam merencanakan, mengkoordinasi serta mengendalikan seluruh aktivitas usahanya dengan baik agar tidak terjadi penyimpangan usaha.
Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001, 37) adalah :
1. Untuk meningkatkan kualitas informasi
2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian internal
3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha
Hal tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi
Yaitu informasi yang tepat guna, relevan, lengkap dan terpercaya.
2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian internal
Yaitu sistem pengendalian yang diperlukan untuk mengamankan kekayaan perusahaan.
3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha
Berarti bahwa biaya tata usaha untuk sistem informasi akuntansi harus seefisien mungkin.
Adapun tujuan utama dari Sistem Informasi Akuntansi menurut Wilkinson (2000,8) adalah :
“To provide accounting information to a wide variety of user.”
Tujuan spesifik Sistem Informasi Akuntansi menurut Wilkinson (2000,9) adalah sebagai berikut :
“1. To support the day to day operation,
2. To support decision making by internal decision makers, 3. To fill obligations relating to stewardship.”
Sedangkan tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2004,9) adalah :
1. Untuk mengelola aktivitas penjualan agar sasaran penjualan tercapai
2. Untuk mengamankan sumber pembiayaan perusahaan 3. Untuk menjaga perubahan posisi harta yang menyangkut :
a. Piutang, jika penjualan dilakukan dengan kredit b. Jumlah barang yang berkurang karena penjualan.
2.2 Pengolahan Data Elektronik
Adanya kebutuhan informasi yang semakin lama semakin dibutuhkan perlu mendapatkan perhatian dalam penanganannya. Hal ini didorong oleh adanya peran pengambilan keputusan dan tersedianya data yang semakin banyak dan kompleks, pengolahan dan hubungan antar unsur-unsur dalam organisasi yang semakin luas dan mengakibatkan timbulnya berbagai jenis data dan informasi.
Pada mulanya pengolahan data ini dilakukan secara manual hanya mengandalkan tenaga manusia. Namun sekarang telah ditemukan komputer yang dapat membantu manusia di dalam proses pengolahan data. Dengan menggunakan komputer dalam kegiatan pengolahan data, maka muncullah istilah Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data Processing).
2.2.1. Pengertian Pengolahan Data Elektronik
Adanya keterbatasan kemampuan manusia dalam menangani pengolahan data yang semakin pelik dan kompleks maka diperlukan peralatan yang mampu mengolah dan menghasilkan data secara benar dan tepat. Hal ini dapat terpenuhi dengan diterapkannya sistem pengolahan data yang menggunakan peralatan komputer yang lebih dikenal dengan istilah Sistem Pengolahan Data Elektronik.
Pengertian sistem pengolahan data elektronik menurut George H.
Bodnar (2003,5) adalah :
“Electronic data processing (EDP) is the use of computer technology to perform an organnization’s transaction-oriented data processing. EDP is
a fundamental accounting information system application in very organization, as computer technology has become commonplace, the term Data Processing (DP) has come tohave the same meaning as EDP.”
Artinya : Pengolahan Data Elektronik (PDE) adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi dalam suatu organisasi. PDE adalah aplikasi sistem informasi akuntansi yang paling mendasar dalam setiap organisasi, karena teknologi komputer telah menjadi hal yang biasa, maka istilah pengolahan data (data processing-DP) telah mempunyai arti yang sama dengan istilah PDE.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003;137 dan 176) Pengolahan Data Elektronik adalah:
"Berisi hitung-hitungan aritmatik tetapi tidak menyatakan apa- apa tentang arti dari data tersebut berupa kegiatan clerical dan pengolahan transaksi. Selain itu banyak estimasi-estimasi, perhitungan- perhitungan, dan modal-modal pemecahan masalah yang canggih yang tidak mungkin secara teknis diselesaikan secara manual."
Dari pengertian diatas, bahwa dengan menggunakan pengolahan data elektronik, dapat menghasilkan informasi yang lebih berarti dan dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan lebih cepat dan akurat.
2.2.2. Tujuan Sistem Pengolahan Data Elektronik
Menurut Azhar Susanto (2004;47) tujuan sistem pengolahan data elektonik menghasilkan informasi yang mampunyai ciri-ciri :
“ 1. Efektivitas 2. Efisiensi 3. Konfidensial 4. Integritas 5. Ketersediaan 6. Kepatuhan 7. Kebenaran.”
Tujuan sistem pengolahan data elektronik dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Efektivitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, termasuk didalamnya informasi tersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan lengkap.
2. Efisiensi artinya informasi yang dihasilkan melalui penggunaan sumber daya yang optimal.
3. Konfidensial artinya memperhatikan proteksi atau perlindungan terhadap informasi yang sensitif dari pihak yang tidak berwenang.
4. Integritas artinya informasi yang dihasilkan harus merupakan hasil pengolahan data yang terpadu berdasarkan aturan-aturan yang berlaku.
5. Ketersedian artinya informasi yang diperlukan harus selalu tersedia kapanpun saat dibutuhkan. Untuk itu diperlukan pengaman terhadap sumberdaya informasi.
6. Kepatuhan artinya informasi yang dihasilkan harus selalu patuh terhadap undang-undang atau peraturan pemerintah serta memiliki tanggung jawab
baik terhadap pihak internal maupun pihak eksternal organisasi perusahaan.
7. Kebenaran artinya informasi telah disajikan oleh sistem informasi dengan benar dan dapat di percaya sehingga dapat digunakan oleh manajemen untuk mengoprasikan perusahaan.
2.2.3. Metode Pengolahan Data Elektronik
Menurut Krismiaji (2002,105) sistem informasi mempunyai metode-metode pengolahan data sebagai berikut :
“ 1. Pemprosesan secara kelompok (Batch processing) 2. Pemprosesan seketika (Online processing). Metode ini dirinci menjadi dua metode yaitu : a. Online Real Time Processing
b. Online Batch Processing.”
Untuk memperjelas dari metode-metode pengolahan data kutipan diatas dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Pemrosesan secara kelompok (Batch processing)
Merupakan pemrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok.
Pemrosesan dilakukan pada satuan waktu tertentu atau ketika jumlah transaksi mencapai angka tertentu. Transaksi yang sudah terkumpul dalam sebuah batch dapat diproses secara unit atau dengan teknik pemrosesan langsung.
2. Pemrosesan seketika (Online processing)
Dengan cara ini, komputer menangkap data secara elektronik dan menyimpan sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut. Metode ini dapat dirinci menjadi dua metode yaitu :
a. Online real time processing, merupakan metode online dimana komputer menagkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan dan memprosesnya sesegera mungkin.
b. Online batch, merupakan metode online dimana komputer menangkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, setelah itu menyimpannya untuk diproses lebih lanjut di masa mendatang setelah mencapai satu kelompok (batch).
2.2.4. Unsur-unsur Pengolahan Data Elektronik
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003 ;66) sistem pengolahan data elektronik terdiri dari tiga unsur yaitu :
“1. Perangkat keras (Hardware) 2. Perangkat lunak (Software) 3. Manusia (Brainware).”
Unsur-unsur yang terdapat dalam pengolahan data elektronik ini harus saling berhubungan satu sama lainnya dan harus membentuk suatu kesatuan dan unsur sistem pengolahan data elektronik dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut:
1. Perangkat keras (Hardware)
Hardware merupakan paralatan komputer secara fisik untuk membentuk sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat menjalankan fungsinya. Ada lima komponen utama dari hardware :
a. Alat masukan b. Alat pemrosesan c. Alat keluaran
d. Media penyimpanan e. Perangkat komunikasi
Kompenen-komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Alat masukan
Alat masukan merupakan alat untuk memasukan data yang akan diproses kedalam komputer. Alat masukan dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu langsung dan tidak langsung.
• Alat masukan langsung berarti data langsung diproses oleh Central Processing Unit (CPU) tanpa terlebih dahulu dimasukan kedalam media simpanan luar sehingga memungkinkan interaksi langsung antara pemakai dengan sistem komputer. Contoh alat masukan adalah keyboard, visual display terminal, dan pointing device.
• Alat masukan tidak langsung berarti data yang dimasukan tidak langsung diproses oleh Central Processing Unit (CPU), tetapi direkam dahulu ke suatu media machine readable form (bentuk yang hanya dapat dibaca oleh komputer) yang berbentuk simpanan luar. Contoh alat masukan tidak langsung adalah magnetic disc.
b. Alat pemrosesan
Alat pemrosesan adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang sudah dimasukan lewat alat masukan dan hasilnya akan ditampilkan di alat keluaran. Alat pemrosesan terdiri dari CPU (Central Processing Unit) dan Main Memory.
• CPU (Central Processing Unit)
CPU adalah pusat pengolah program atau tempat pemrosesan instruksi- instruksi program. Elemen-elemen pokok CPU terdiri dari :
o Control unit
Control unit bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem komputer. Unit pengendali mengatur kapan alat masukan menerima data dan kapan data diolah serta kapan ditampilkan pada alat keluaran.
o Arithematic and logic unit (ALU)
Tugas utama Arithematic and logic unit (ALU) adalah meiakukan semua perhitungan aritmatika atau matematika yang terjadi sesuai dengan instruksi program.
• Main Memory Unit
Main Memory Unit dapat menyimpan data dan instruksi dengan kapasitas yang besar terdiri dari :
o Random Acces Memory (RAM)
Semua data program yang dimasukan melalui alat masukan akan disimpan terlebih dahulu di RAM. RAM merupakan memori yang dapat di acces yaitu dapat diisi dan diambil isinya oleh programmer.
o Read Only Memory (ROM)
ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca saja, programmer tidak bisa mengisi sesuatu kedalam ROM. ROM sudah diisi oleh pabrik pembuatnya, berupa sistem operasi (Operating System).
c. Alat keluaran
Keluaran yang dihasilkan dari pengolahan data dapat berupa tulisan (huruf, kata, angka, karakter khusus, dan simbol-simbol lain), image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara (dalam bentuk musik atau omongan), dan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form).
Untuk mendapatkan bentuk-bentuk keluaran tersebut, maka dibutuhkan alat untuk menampilkannya, alat keluaran dapat berupa:
Hard copy device, berupa alat yang digunakan untuk mencetak tulisan, serta image pada media keras seperti kertas. Yang termasuk hard copy device yang umum dipergunakan adalah printer. Printer merupakan alat pencetak dengan media kertas, dan kertas yang dipergunakan umumnya adalah continuous form.
Soft copy device, berupa alat yang dipergunakan untuk menampilkan tulisan dan image pada media lunak yang berupa signal electronic. Soft copy device dapat berupa video display (layer berupa tabling sinar katoda atau chatode ray tube / CRT).
Drive device, berupa alat yang dipergunakan untuk merekam simbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti misalnya disc drive atau type drive.
d. Media Penyimpanan
Main memory didalam alat pemrosesan merupakan simpanan yang kapasitasnya tidak begitu besar. Kadang-kadang diperlukan suatu simpanan yang mempunyai kapasitas besar untuk menyimpan data dan program dalam kurun waktu tertentu yang disebut external memory (simpanan luar, karena terletak diluar alat prosesnya) atau secondary storage (simpanan kedua, simpanan pertama adalah main memory). Simpanan dapat digolongkan kedalam alat simpanan pemasukan urut atau Sequential Access-Storage Device (SASD) dan alat pemasukan data langsung atau Direct Access-Storage Device (DASD). Kelebihan DASD dibandingkan dengan SASD adalah kecepatan dari waktu pemasukannya dan banyak aplikasi yang membutuhkan hal seperti ini.
Simpanan luar yang termasuk ke dalam DASD adalah magnetic disc dan hard disc.
e. Perangkat komunikasi
Perangkat komunikasi merupakan alat yang menghubungkan seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer yang online. Jenis ini antara lain very entry device.
2. Perangkat lunak (Software)
Software merupakan komponen diluar komputer yang berupa instruksi- instruksi yang diperlukan oleh komputer, guna memproses dan menghasilkan data atau informasi sesuai dengan kehendak dari instruksi tersebut. Software terdiri dari:
• Perangkat lunak sistem operasi (operating software)
Merupakan program yang tertulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan sistem komputer.
• Perangkat lunak bahasa (language software)
Merupakan program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi- instruksi yang ditulis dalam bahasa pemograman ke dalam bahasa mesin untuk dapat dimengerti oleh komputer. Language software merupakan program khusus yang sudah disediakan oleh pabrik komputer yang digunakan untuk mengembangkan program aplikasi.
• Perangkat lunak aplikasi (application software)
Merupakan program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.
3. Manusia (Brainware)
Brainware komputer merupakan aspek manusia yang terlibat dalam sistem komputer dan merupakan pusat seluruh kegiatan yang dilakukan oleh manusia untuk mempersiapkan, mengolah konsep-konsep dan berbagai kegiatan lain sebelum segala sesuatunya dikerjakan oleh komputer. Komponen brainware umumnya dibagi ke dalam bagian yang dapat menunjang adanya internal check yang memadai yaitu:
• System Analyst yang bertanggung jawab untuk mendesain dan system analyst merupakan tujuan keseluruhan dan desain khusus untuk aplikasi-aplikasi tertentu.
• Programmer bertugas membuat flowchart untuk aplikasi komputer, menyiapkan instruksi-instruksi komputer, menguji program dan mendokumentasikan hasilnya. Programmer tidak diperbolehkan memasukan data input operasi komputer.
• Computer Operator bertanggung jawab untuk mengolah data melalui sistem yang berhubungan dengan komputer. Operator harus mengikuti instruksi yang ditetapkan dalam run book yang telah disusun oleh programmer. Disini perlu adanya pembatasan bagi operator agar tidak dapat memodifikasi program sebelum atau sesudah program itu berjalan.
• Librarian bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara program-program, file transaksi, dan catatan penting lainya. Librarian menyediakan pengendalian fisik, program dan catatan hanya diberikan kepada mereka yang berhak saja.
• Data Control Groups berfungsi untuk menguji ketelitian dan efisiensi dari seluruh aspek-aspek sistem.
• Database Administrator adalah orang yang bertanggung jawab terhadap database suatu organisasi.
2.3. Efektivitas
Menurut Syahrul dan Muhammad Afdiniza (2000,326) pengertian efektivitas adalah :
“Tingkat dimana kinerja sesungguhnya (aktual) sebanding dengan kinerja yang ditargetkan.”
Dari pengertian tersebut dikemukakan bahwa efektivitas lebih dititik beratkan kepada tingkat keberhasilan organisasi (sampai sejauh mana organisasi dapat dikatakan berhasil) dalam usaha mencapai sasaran yang telah dipilih. Semakin tinggi tingkat keberhasilan suatu organisasi terhadap nilai pencapaian tersebut, maka dapat dikatakan bahwa kegiatan yang dilakukan perusahaan tersebut semakin efektif.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa efektivitas selalu dihubungkan dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan, jadi suatu perusahaan dapat dikatakan beroperasi secara efektif apabila dapat mencapai tujuan yang dietapkan.
2.4. Konsep Penjualan
Salah satu aktivitas perusahaan yang terpenting adalah penjualan.
Penjualan merupakan titik sentral bagi perusahaan. Tujuan utama perusahaan
adalah untuk memperoleh laba dari hasil penjualan yang merupakan unsur terpenting dalam mempertahankan kelangsungan hidupnya.
Pada umumnya kegitan penjualan bertujuan untuk memperoleh laba yang optimal untuk meningkatkan kinerja perusahaan, juga untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan dalam jangka waktu yang lama (going concers). Tujuan tersebut dapat dicapai apabila perusahaan dalam melaksanakan penjualannya telah sesuai dengan yang direncanakan.
2.4.1. Pengertian Penjualan
Pengertian penjualan yang dikemukakan oleh John Dowes dan kawan-kawan yang diterjemahkan oleh Susanto Budhidarmo (2000;495) adalah sebagai berikut:
"Penjualan adalah pendapatan yang diterima ditukarkan dengan barang atau jasa yang dicatat untuk suatu periode akuntansi tertentu, baik atas dasar kas (sebagaimana diterima) atau atas dasar aktual (sebagaimana diperoleh).”
Pengertian penjualan menurut Komaruddin (2000; 775) adalah:
"1. Suatu persetujuan yang menetapkan bahwa penjualan memindahkan milik kepada pembeli untuk sejumlah uang yang disebut harga, kadang- kadang juga jual.
2. Penerimaan bruto".
Menurut Syarul dan Muhamad Afdi Mizar (2000;746) adalah
"1. Pertukaran barang dan jasa dengan uang
2. Pendapatan yang diterima dari pertukaran barang dan jasa dan dicatat untuk satu periode akuntansi tertentu,baik berdasarkan kas
(sebagaimana diterima) atau berdasarkan akrual (sebagaimana diperoleh).”
Sedangkan menurut Kotler (2001; 22) yang dialihbahasakan oleh Damos Sihombing adalah:
"Gagasan bahwa konsumen tidak akan membeli cukup banyak produk perusahaan kecuali jika perusahaan tersebut melakukan usaha penjualan dan promosi dalam skala besar"
Dengan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu proses penagihan kepemilikan atas barang dan jasa dari suatu perusahaan kepada para langganannya yang dimulai dengan permintaan dari pelanggan, lalu mengubah barang dan jasa tersebut menjadi piutang usaha dan akhirnya menjadi uang tunai.
Penjualan merupakan sumber penghasilan yang utama bagi perusahaan, dikarenakan penjualan tunai maupun kredit merupakan sumber utama bagi perusahan.
Jika transaksi penjualan dilakukan secara kredit maka akan menimbulkan piutang bagi perusahan. Sebaliknya jika transaksi penjualan tersebut merupakan penjualan tunai maka akan menimbulkan penerimaan kas.
Penjualan selain merupakan sumber pendapatan bagi perusahaan, juga merupakan sumber pembiayaan perusahaan, dan penjualan dapat mengubah posisi harta (materiil) dan finansial. Oleh karena itu setiap perusahaan, terutama perusahaan besar selalu membuat perubahan dalam strategi penjualan mereka dengan tujuan memperoleh laba yang lebih besar.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa penjualan merupakan ujung tombak aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan nutrisi bagi perusahaan dalam bentuk pendapatan hasil penjualan.
2.4.2. Tujuan Penjualan
Tujuan umum perusahaan dalam kegiatan penjualan adalah mencapai volume tertentu dari penjualan, mendapat laba maksimum, dan mempertahankan atau berusaha meningkatkan serta menunjang pertumbuhan perusahaan.
Kemampuan perusahaan dalam menjual barang dan jasanya diperusahaan dapat dijadikan suatu tolak ukur penilaian keberhasilan perusahaan. Untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut harus ada kerjasama yang baik antara bagian-bagian di dalam perusahaan.
Azhar Susanto dan La Midjan (2001,170) mengemukakan akibat penjualan sebagai berikut :
“Akibat adanya penjualan dapat merubah posisi harta dan menyangkut : (a) timbulnya piutang jika penjualan secara kredit atau masuknya uang kontan jika penjualan secara kontan, (b) kuantitas barang yang berkurang di gudang karena penjualan.”
2.5. Sistem Proses Online
Sistem proses online merupakan salah satu jenis pengolahan data.
Menurut Mulyadi sistem online dapat diartikan sebagai berikut :
“Sistem online adalah sistem komputer yang memungkinkan pemakai melakukan akses ke data dan program secara langsung melalui peralatan terminal .”
Dari kutipan diatas dapat diambil kesimpulan yaitu sistem online adalah sistem komputer yang memungkinkan pemakai melakukan akses ke data dan program secara langsung (input) dan menghasilkan output berupa hasil komputerisasi.
Kebanyakan pemprosesan online memakai komputer sebagai alat bantu, namun itu bukan berarti bahwa sistem pemrosesan online baru ada setelah masa komputerisasi diterapkan diperusahaan-perusahaan yang sangat kecil dengan manajer-manajer yang sangat sigap menangani dan memproses setiap kejadian transaksi. Pemakaian komputer baru terjadi pada saat sistem pemrosesan online diterapkan di perusahaan-perusahaan besar, dimana transaksi-transaksi dan berbagai jenis ditangkap, di proses dan disimpan dengan online.
Pemrosesan online umumnya melibatkan transaksi langsung antara manusia dan sistem yang berdasarkan komputer. Sering kali sistem pemrosesan online disebut juga sistem pemrosesan interaktif. Karyawan yang saling berinteraksi berhubungan langsung dengan sistem untuk melakukan pemrosesan, dimulai dengan pemasukan data baru suatu transaksi, baik itu transaksi pembelian maupun transaksi pembayaran melalui terminal cabang yang menghubungkan sentral cabang itu ke berkas penyimpanan (dismagnetik) online yang ada di kantor pusat. Keadaan data transaksi segera diperbaharui agar mencerminkan data sebelumnya.
2.5.1 Manfaat Proses Online
Keunggulan utama pemrosesan online adalah pemberian jasa (pelayanan)
yang lebih baik kepada para pemakainya. Manfaat yang diberikan antara lain : 1. Memberikan informasi yang mutakhir dengan tepat waktu.
Semua catatan selalu up to date, maka setiap pemakai selaiu memperoleh informasi yang selalu baru sebagai jawaban atas berbagai permintaan
Kemampuan seperti ini sangat berguna dalam pengambilan keputusan atau dalam penanganan urusan yang berhubungan dengan para pelanggan.
2. Melakukan veriftkasi data secara dini dan menyeluruh untuk memastikan kecermatan dan kelengkapan.
Adanya proses pengecekan secara menyeluruh sehingga kesalahan-kesalahan yang ada dapat segera terdeteksi diperbaiki dengan cepat. Hasilnya adalah informasi dengan kadar keakuratan yang tinggi.
3. Mengadakan penyortiran dan perekaman data.
Hal ini disebabkan data dimasukan dan diproses terhadap arsipnya secara langung. Dengan begitu waktu yang digunakan untuk pemprosesan dapat lebih efektif dan efisien.
4. Menyediakan keluwesan tambahan terhadap perubahan para pemakainya.
Pemrosesan online dapat lebih mudah mengikuti perkembangan kebutuhan para pemakainya. Jadi bila ada perubahan-perubahan yang harus dilakukan untuk pemasukan kebutuhan para pemakainya, sistem dapat dengan luwes berubah dengan tidak begitu banyak mengorbankan proses yang berlangsung.
Dari beberapa manfaat di atas terlihat bahwa pemrosesan online sangat cocok dan akan terpilih jika informasi tepat waktu dan mutakhir yang diperiukan bagi perusahaan yang membutuhkan pelayanan yang memadai bagi para pelanggannya juga bagi proses pengambilan keputusan.
2.5.2. Fungsi yang Terkait dalam Proses Online
Sistem proses online memiliki fungsi yang bersifat sendiri-sendiri.
Setiap fungsi-fungsi atau tahapan-tahapan tersebut dilaksanakan dibawah
pengendalian program komputer yang disimpan secara online. Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Entry dan Edit Data
Data yang akan di proses secara online dimasukkan melalui rancangan online.
Selama proses pemasukkan atau entry, data diperiksa ataupun diedit untuk mengecek kesalahan dan pengabaian (omission).
2. Fungsi Pemutakhiran atau Pemeliharaan Arsip.
Pada saat memasukkan data transaksi petugas entry memberitahu sistem komputer tentang : pertama, jenis transaksi (misalnya saja pembayaran) dan yang kedua, tentang jam tindakan (misalkan pemutakhiran) kemudian memanggil program aplikasi yang sesuai dari penyimpanan sekunder untuk melakukan pemrosesan. Dalam proses online ini seringkali data transaksi mempengaruhi lebih dari satu jenis arsip.
3. Fungsi Pertanyaan Arsip
Bila manajer ataupun karyawan yang berkepentingan menginginkan informasi segera dari basis data pemrosesan online maka penanya tinggal memasukkan pertanyaan atau permintaan melalui suatu alat masukkan. Informasi yang dikehendaki ditarik oleh perangkat lunak pertanyaan yang disebut juga inquiry software untuk kemudian ditayangkan pada monitor dalam waktu beberapa menit ataupun detik kepada peminta dalam bentuk yang telah ditentukan.
4. Fungsi Pembuatan Laporan
Fungsi ini menghasilkan dokumen dan laporan yang bekala sama seperti yang dihasilkan oleh sistem pemrosesan lainnya. Berdasarkan permintaan pihak yang berwenang sistem komputer mencetak dokumen atau laporan dibawah pengendalian program pembuatan laporan.
