INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

(1)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB

Hal 1 dari 12

INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

NO. POB: 11/UA/2015

Uraian Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disusun oleh Kasubbag Akuisisi dan Pengolahan Arsip

1 September 2015

Diperiksa oleh

Kasubbag Layanan Arsip dan Pembinaan

Kearsipan

21 September 2015

Disahkan oleh Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor

1 Oktober 2015

Status Dokumen Terkendali / Tidak Terkendali No. Distribusi

(2)

Hal 2 dari 12 FRM/UA/2015 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan

(3)

Hal 3 dari 12 1. Tujuan

Mengatur proses pengolahan Arsip Inaktif di Unit Arsip Perguruan Tinggi IPB untuk menjamin keselamatan arsip yang sudah menurun tingkat pemakaiannya dan memudahkan untuk temu balik arsip.

2. Ruang Lingkup

Pelaksanaan proses pengolahan Arsip Inaktif mulai dari pemilahan, input data ke komputer, membuat database, mengindeks, melabel dan menyimpan fisik arsip di boks dan rak arsip.

3. Istilah / Definisi

(1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

(2). Arsip Inaktif adalah Arsip yang arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

(3). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguran tinggi.

(4). Pemilahan arsip inaktif adalah pemilahan arsip dan non arsip, dan pengelompokkan berdasarkan :

 Fonds : unit fisik yang besar

 Seri dan sub seri : kelompok kearsipan yang disusun menurut fungsinya

 File : unit yang teratur dari arsip yang dikelompokkan berkas per berkas

(4)

Hal 4 dari 12

 Item : unit fisik yang terkecil

 Peace : lembar

(5) Pendeskripsian arsip adalah membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip yang dimaksudkan sebagai sarana penemuan.

(6) Kartu Deskripsi adalah kartu-kartu kecil berukuran 10 x 15 cm berisi deskripsi arsip.

(7) Penomoran definitif adalah pemberian nomor urut pada arsip

(8) Daftar Arsip Inaktif/ Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar arsip inaktif yang terdiri dari unsur-unsur : Nomor ; Kode Klasifikasi; Uraian Masalah;

Tahun Terbit Arsip ; Jumlah Arsip; Lokasi Simpan.

4. Referensi / Acuan

(1). Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

(2). Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip

(3). Surat Keputusan Rektor IPB Nomor 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan Institut Pertanian Bogor.

(4). Surat Keputusan Rektor IPB Nomor 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Institut Pertanian Bogor

(5) http://admisibisnis.blogspot.co.id/2013/07/pengelolaan-dan-penataan-arsip- aktif.html

5. Ketentuan Umum

(1). Pengolahan arsip inaktif dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip yang sudah berkurang penggunaannya sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

(2). Pengolahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip.

(5)

Hal 5 dari 12 6. Tahapan Pengolahan Arsip Inaktif

6.1. Flowchart Pengolahan Arsip Inaktif

1. Rekonstruksi

3. Pemberkasan/

Pengelompokan Arsip

4. Pendeskripsian

5. Pembuatan Skema Pengelompokan Arsip 6. Manuver

kartu deskripsi 7.

Memberikan nomor definitif pada

kartu deskripsi

8. Manuver Berkas

2. Pemilahan

9. Memasukkan Arsip kedalam

Folder

10. Pembungkusan Arsip

11.Memasukkan Folder kedalam boks dan pelabelan

boks 12. Membuat Daftar

Arsip Inaktif/

Daftar Pertelaan Arsip

(6)

Hal 6 dari 12 6.2. Penjelasan

1 . Rekonstruksi Arsip .

Pengelolaan dan penataan arsip inaktif pada dasarnya adalah melakukan rekonstruksi arsip, oleh karena itu dalam melakukan rekonstruksi arsip adalah melakukan survei, yaitu kegiatan pengumpulan data dan informasi yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala kelengkapannya yang meliputi sistem, sarana dan prasarana, fungsi dan kegunaannya.

Tujuan survey adalah untuk mempersiapkan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pembenahan arsip. Dari hasil survey ini diketahui kondisi arsip.

Pengolahan dan penataan arsip dapat diolah berdasarkan prinsip asal usul yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika arsip masih aktif, maksudnya arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh dari pencipta arsip apabila ada arsip yang berada di tempat lain arsip itu dikembalikan sesuai dengan asal pencipta arsipnya. Sedangkan prinsip yang lain adalah menggunakan prinsip aturan asli yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya ketika melakukan penataan arsip aturan/struktur arsip tetap bisa dipertahankan dan dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali.

2. Pemilahan

Pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan non arsip serta duplikasi arsip yang berlebihan. Non arsip dapat berupa : formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan non arsip ini dapat dimusnahkan.

3. Pemberkasan/pengelompokan arsip

Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul sehingga dapat

(7)

Hal 7 dari 12 ditentukan penggolongan/pengelompokan berdasarkan series (kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan)

Dalam praktek kerja lapangan/magang ini diggunakan prinsip asal-usul.

4. Pendeskripsian

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi berukuran 10 X 15 cm . Kartu deskripsi berisikan informasi : bentuk redaksi, uraian arsip/surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar.

5.Pembuatan skema pengelompokan arsip

Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Peyusunan ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau kombinasi.

Dalam pembuatan skema pengelompokan arsip ini bisa berdasarkan pola klasifikasi.

6.Manuver kartu deskripsi

Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip

7.Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi

Yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi. Nomor urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

8. Manuver berkas

Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta disusun sesuai skema.

(8)

Hal 8 dari 12 9.Memasukkan arsip ke dalam folder

Berkas yang telah disusun dimasukkan kedalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

10. Pembungkusan Arsip

Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus menggunakan kertas kissing

11.Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks

Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks kemudian boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok penomoran dimulai dari nomor 1(satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis (satu macam kode) dengan tahun yang sama.

Pengisian arsip dalam boks tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila dibutuhkan. Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret harus sama untuk memudahkan dalam pencarian.

12. Membuat Daftar Arsip/Daftar Pertelaan Arsip

Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam sistem filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan langsung.

Sedangkan sistem filing geografis dan numeric penemuannya menggunakan metode penemuan tidak langsung.

Penggunaan metode penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam boks dapat diketahui melaui nomor boks yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip.

(9)

Hal 9 dari 12 7. Daftar Dokumen Pendukung

 Daftar Arsip Inaktif

 Daftar Arsip Usul Musnah

 Berita Acara Pemusnahan Arsip

(10)

Hal 10 dari 12 8. Lampiran Formulir/Format (Contoh)

DAFTAR ARSIP INAKTIF/DAFTAR PERTELAAN ARSIP BIRO KEUANGAN IPB

FRM/UA/2015

01 Oktober 2015

No Kode

Klasifikasi

Uraian Masalah Tahun Jumlah Arsip

Lokasi Simpan*)

1 KU SP2D Softskill 2009 3 bendel 01.01.01

*) Keterangan

01.01.01 : Almari Nomor 01; Hambalan ke 01; Boks nomor 01.

Bogor,…

Kepala Unit Arsip,

(_________________)

(11)

Hal 11 dari 12 DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

FRM/UA/2015 01 Oktober 2015 No. Jenis Arsip Tahun Jumlah Tingkat

Perkembangan

Keterangan

Keterangan :

Nomor : menunjuk nomor jenis arsip

Jenis Arsip : menunjuk jenis berkas atas dasar series Tahun : menunjuk tahun pembuatan arsip

Jumlah : menunjuk jumlah arsip misalnya boks; odner Tingkat Perkembangan : menunjuk pada tingkat asli, copy atau turunan

Keterangan : menunjuk pada informasi tentang arsip, misalnya rusak, tidak lengkap , berbahasa Belanda

(12)

Hal 12 dari 12 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor :...

Pada hari ini...tanggal...bulan ...tahun....yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip, telah melaksanan pemusnahan arsip...sebanyak...tercantum dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan terlampir...lembar.

Pemusnahan Arsip secara total dengan cara...

Kepala Unit Arsip Saksi-Saksi :

1. Kepala Unit yang mempunyai arsip

2. Unit Hukum

3. Unit Pengawas Internal