BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Arsip dan organiasai merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Ibarat mata uang logam yang memiliki dua sisi berbeda namun menjadi satu kesatuan yang saling terkait satu dengan yang lain. Jika organisasi diibaratkan sebagai rumah, maka organisasi tanpa arsip bagaikan rumah tanpa tiang. Jika organisasi tidak mengelola arsip sesuai dengan kaidah kearsipan yang benar maka organisasi tersebut dapat mengalami permasalahan serius.
Sebagai sebuah organisasi besar, negara Indonesia merupakan gabungan dari bermacam-macam organisasi yang ada didalamnya. Sebuah fakta nyata yang seharusnya menjadi perhatian bersama bahwa keberadaan arsip benar-benar sebagai tiang utama berdirinya sebuah organisasi, tidak terkecuali di sebuah negara. Pada tahun 2002, Malaysia berhasil memenangkan sengketa pulau Sipadan dan Ligitan dari Indonesia di Mahkamah Internasional. Salah satu faktor penyebab kalahnya Indonesia di peradilan Internasional adalah kurangnya bukti yang kuat atas kepemilikian dua pulau tersebut.
Dari fakta tersebut dapat dikatakan bahwa eksistensi sebuah organisasi dapat tergambarkan melalui arsip-arsip yang dimiliki. Namun tidak sebatas memiliki, arsip tersebut perlu dikelola dengan baik dan benar. Karena melalui arsiplah organisasi dapat membuktikan kegitan yang dijalankan dan dapat membantah ketika ada tuduhan penyalahgunaan fungsi organisasi yang tidak sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Dengan asrip, organisasi dapat
terlindungi secara hukum. Ketika ada permasalahan hukum yang berkaitan dengan organisasi tersebut, arsip dapat dijadikan sebagai bahan bukti yang sah.
Informasi merupakan salah satu hal yang vital bagi sebuah organisasi.
Tanpa adanya informasi, organisasi akan kesulitan dalam mengatur organisasinya.
Seluruh informasi di organisasi dapat termuat melalui arsip yang dimiliki. Pada umumnya pengertian arsip dapat dipahami sebagai sebuah rekaman kegiatan yang tersimpan dalam berbagai bentuk dan media yang tercipta karena adanya kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi.
Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara.1 Adapun arsip dinamis itu sendiri dibagi menjadi dua yaitu aktif dan inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus dalam kegiatan organisasi. Sementara arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dalam kegiatan organisasi.2
Semakin banyak kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi akan berbanding lurus dengan banyaknya arsip yang tercipta. Volume arsip yang terus bertambah apabila tidak dikelola dengan baik akan menimbulkan masalah besar bagi sebuah organisasi. Oleh karena itu diperlukan manajemen kearsipan untuk
1 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 5.
2 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 5 dan 6.
mengatasi permasalahan yang muncul. Bagaimanapun juga salah satu komponen yang dapat dijadikan tolok ukur kemajuan sebuah organisasi adalah melalui pengelolaan arsip. Dalam sebuah litelatur menyatakan bahwa manajemen kearsipan merupakan bagian dari manajemen informasi secara keseluruhan.3
Manajemen kearsipan (Records Management) merupakan kegiatan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, serta pemusnahan.4 Keseluruhan proses manajemen kearsipan merupakan sebuah siklus hidup yang dijalani oleh sebuah arsip dari tahap penciptaan sampai nasib akhir arsip. Untuk menuju nasib akhir sebuah arsip, salah satu tahap yang harus dilalui adalah proses penyusutan arsip. Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan telah dijelasakan bahwa:
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.5
Jika arsip diibaratkan sebagai tiangnya organisasi, maka penyusutan merupakan pintu rumah tersebut. Kelancaran arus informasi melalui manajemen kearsipan sangat erat kaitannya dengan penyusutan. Tanpa adanya penyusutan maka semua informasi akan tercampur baik informasi penting, kurang penting,
3 Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm. 13.
4 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, op.cit., hlm. 15.
5 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 23.
bahkan tidak penting. Jika hal itu dibiarkan maka dapat menghambat kinerja sebuah organisasi dan pada akhirnya organisasi menjadi sulit maju dan berkembang bahkan organisasi menjadi kacau dan merugi.
Keberadaan arsip yang penting bukan berarti semua arsip harus tetap disimpan. Arsip disimpan karena dibutuhkan oleh organisasi untuk berbagai keperluan organisasi sampai pada saatnya disusutkan karena tidak dibutuhkan lagi.6 Permasalahan kearsipan yang sering ditemukan dalam sebuah organisasi adalah ketidakseimbangan antara volume arsip tercipta dengan penyusutan arsip yang dilaksanakan. Sehingga arsip tersebut menjadi menumpuk.
Ketika jumlah arsip yang tercipta terus menumpuk, maka arsip tidak mampu memberikan manfaat secara maksimal. Bahkan bukan tidak mungkin jika arsip- arsip tersebut akan menjadi masalah besar bagi organisasi itu sendiri. Sebagus apapun sistem kearsipan yang diterapkan akan mengalami kesulitan ketika semua arsip yang dimiliki tidak pernah disususutkan.
Dalam Undang-Undang Kearsipan nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 47 ayat 1 dijelaskan bahwa penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c dilaksanakan oleh pencipta arsip. Sehingga setiap organisasi bertanggungjawab terhadap kegiatan penyusutan arsip. Tanpa terkeculi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman sebagai salah satu organisasi yang bergerak dibidang pendidikan juga bertangnggung jawab untuk melaksanakan penyusutan arsip.
6 Boedi Martono, op.cit., hlm. 15.
Mengingat proses pendidikan berjalan sepanjang tahun, maka arsip yang ada di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman akan terus bertambah melalui kegiatan yang dilaksanakan. Apabila penambahan arsip tidak diimbangi dengan penyusutan arsip bukan tidak mungkin kegiatan pendidikan akan terganggu kuhusnya di wilayah Kabupaten Sleman. Salah satu aspek untuk menunjang kelancaran arus informasi di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman yaitu perlu dilakukan penyusutan arsip. Selain memusnahkan dan menyerahkan arsip, untuk memisahkan arsip aktif dan inaktif maka diperlukan proses penyusutan yang dikenal dengan pemindahan arsip.
Pelaksanaan penyusutan arsip pada prinsipnya untuk memaksimalkan kemanfaatan arsip secara cepat, tepat, efektif dan efisien. Salah satu bentuk penyusutan adalah pemindahan arsip. Pemindahan arsip dilakukan terhadap arsip- arsip yang ada di unit kerja yang telah memasuki masa inaktif untuk dipindahkan ke Record Center. Hal itu didasari atas pemahaman bahwa arsip yang tercipta akan mengalami penurunan kegunaan. Arsip hanya dibutuhkan beberapa kali dalam setahun serta penggunaanya tidak berkaitan langsung dengan oprasional organisasi. Oleh karena itu untuk mempermudah dalam pemanfaatan arsip perlu dilakukan pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
Penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman sangat penting dilakukan. Sebagai salah satu pilar utama bangsa Indonesia, pendidikan merupakan salah satu bagian terpenting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara sebagaiamana yang diamanatkan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia. Melalui pendidikan, sebuah negara mampu
mengembangkan segala aspek kehidupan bernegara. Proses pendidikan yang baik tidak terlepas dari bagaimana organisasi yang menangani pendidikan mampu mengelola arsipnya dengan baik. Salah satu cara untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang baik adalah dengan melakukan penyusutan arsip.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka permasalahan yang akan dibahas adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana prosedur dalam menyusutkan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman?
2. Sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan dalam kegiatan penyusutan arsip?
3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip?
B. Keaslian Tugas Akhir
Sejauh penelusuran yang penulis lakukan tentang judul yang penulis angkat, belum ada pihak yang secara khusus membahas mengenai penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman. Adapun judul karya ilmiah yang membahas tentang penyusutan telah ditulis oleh beberapa pihak.
Meskipun memiliki tema yang sama namun spesifikasi pembahasan yang diangkat serta tempat pelaksanan Praktik Kerja Lapangan akan berbeda.
Alasan bahwa Tugas Akhir ini murni kajian yang penulis lakukan adalah di Dinas Pedidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman belum ada pihak yang secara khusus membahas tema penyusutan arsip dengan spesifikasi pemindahan arsip. Adapun dari aspek tempat, hasil penelusuran yang penulis lakukan bahwa di
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman pernah digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan dengan judul “Pengolahan Arsip Inaktif di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman”.7 Secara garis besar tema tersebut membahas tentang pengolahan arsip inaktif sedangkan tema yang penulis angkat adalah tentang penyusutan arsip.
Hasil penelusuran yang selanjutnya adalah Tugas Akhir yang berjudul
“Penyusutan Arsip PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta”.8 Dalam penelitian tersebut hanya membahas pemindahan dan pemusnahan arsip. Arsip yang disusutkan merupakan arsip yang berkaitan dengan kegiatan oprasional Angkasa Pura I yang bergerak dibidang penerbangan. Dalam penelitian tersebut dijelaskan proses pemindahan arsip dilakuakan secara prosedural dan non prosedural. Tahapan proses prosedural yaitu pemilahan, pembuatan daftar arsip pindah dan berita acara, pemindahan dan penandatangan berita acara. Sementara tahap non prosedural dilakukan oleh Sekretris dengan mendapat persetujuan dari General Manager. Kemudian Sekretaris mengkoordinasikandengan petugas inaktif untuk memindahkan arsip yang dimulai dengan cara mengelompokan arsip dan membuat daftar arsip serta berita acara.
7 Berniati Abrellia, “Pengolahan Arsip Inaktif di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman”, Laporan Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2015.
8 Rina Rantiasih, “Penyusutan Arsip PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta”, Laporan Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2104.
Penelitian yang bertemakan penyusutan arsip juga pernah disusun oleh Rinaningsih.9 Dalam penelitian ini arsip yang menjadi objek penyusutan adalah arsip tentang pertanian. Dalam penelitian tersebut menyatakan bahwa proses pemindahan belum disertai dengan berita acara dan daftar arsip. Sementara pelaksanaan penyerhan dan pemusnahan arsip dilakukan terhdap arsip yang tidak teratur. Sehingga dalam proses penelitian terlebih dahulu dilakukan rekonstruksi arsip. Tahapan rekonstruksi arsip yang dikerjakan yaitu pembuatan pola klasifikasi, pemilahan dan analisis arsip, pemberkasan, maneuver arsip, pembuatan daftar arsip, pembungkusan, penomoran, memasukan arsip kedalam boks, penentuan lokasi simpan, pelbelan dan penataan arsip dalam rak. Setelah arsip direkonstrusi baru dilakukan proses pemusnahan arsip terhadap arsip yang tidak bernilai guna dan penyerahan arsip terhadap arsip statis.
Berdasarkan penelusuran yang penulis lakukan, penulis dengan ini menyatakan bahwa laporan penelitian yang penulis lakukan akan berbeda dengan penelitian sebelumnya. Dalam aspek pemindahan arsip, penulis melaksanakan proses pemindahan arsip korespondensi Bidang Pemberdayaan Pendidikan Nonformal dan Informal serta Bidang Bidang Pembinaan Tenaga Pendidikan dan Kependidikan. Sedangkan arsip yang penulis kerjakan untuk diusulkan musnah adalah arsip tentang Draft Penetapan Angka Kredit menggunakan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian. Sedangkan proses penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan belum pernah dilaksanakan. Namun arsip statis yang yang pernah
9 Rinaningsih, “Penyusutan Arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta”, Laporan Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2015.
dimiliki pernah diakuisisi oleh Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman. Adapun arsip yang diakuisi tersebut adalah arsip akibat bencana Gunung Merapi. Dari ketiga jenis penyusutan tersebut yang penulis lebih menekankan terhadap proses pemindahan arsip. Proses pemindahan tersebut penulis kerjakan mulai dari mengambil arsip di unit kerja, pengolahan arsip inaktif, sampai tahap pemindahan dengan membuat berita acara yang ditandangani oleh Sekretaris dan pimpinan unit kerja.
C. Tujuan dan Manfaat
Berdasarkan rumusan masalah yang termuat dalam latar belakang dan permasalahan, tujuan penelitian Tugas Akhir yang berjudul “Penyusutan Arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman” sebagai berikut:
1. Mengetahui cara menyusutkan arsip khusunya proses pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman.
2. Mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman. .
3. Mengetahui volume, jenis dan pengorganisasian kearsipan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman.
4. Mengetahui permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip yang dihadapi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman dan cara menanganinnya.
Arsip dan organisasi tidak bisa terpisahkan begitu saja. Oleh karena itu tujuan di luar rumusan masalah tersebut adalah untuk mengetahui profil Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman secara lengkap. Dari profil tersebut dapat diketahui berbagai unit kerja dan unit yang bertindak sebagai unit kearsipan.
Sejalan dengan dilaksanakannya penelitian untuk menyusun Tugas Akhir yang berjudul “Penyusutan Arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman” manfaat yang dapat diperoleh dari hasil penelitian ini terbagi menjadi dua yaitu manfaat praktis dan manfaat akademis:
1. Manfaat Praktis:
a. Memberikan masukan atau saran untuk petugas kearsipan dalam upaya pelaksanaan program penyusutan arsip agar sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.
b. Dapat dijadikan bahan refrensi untuk merumuskan kebijakan program penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman.
c. Tertatanya arsip dengan rapi, sehingga efektifitas dan efisiensi dalam berbagai bidang dapat tercipta.
2. Manfaat Akademis:
a. Untuk mahasiswa dan masyarakat umum, melalui penelitian ini dapat dijadikan salah satu bahan untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan tentang kearsipan khususnya mengenai progam penyusutan arsip.
b. Dapat dijadikan sebagai sumber litelatur dan panduan dalam pelaksaan program penyusutan arsip.
c. Menambah sumber refrensi keilmuan dibidang kearsipan khusunya tentang pelaksaan penyusutan arsip.
D. Sistematika Penulisan
Untuk membantu memahami dati tugas akhir yang berjudul “Penyusutan Arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olaharaga Kabupaten Sleman”, dalam laporan ini tersusun atas 4 (empat) bab. Masing-masing bab tersebut menyajikan pembahasan yang berbeda namun memilki satu kesatuan yang saling berkesinambungan. Untuk memudahkan dalam pembahasan di setiap bab, masing-masing bab akan dibagi kedalam beberapa subbab yang berisi penjabaran lebih rinci dari bab tersebuut.
Bab pertama merupakan pendahuluan dari tugas akhir ini. Dalam bab ini berisi latar belakang dan permasalahan, keaslian tugas akhir, tujaun dan manfaat serta sistematika penulisan tugas akhir. Latar belakang dan permasalahan menjelaskan tentang latar belakang ketertarikan penulis menangkat tema penyusutan arsip. Adapun permasalahan dari tugas akhir yang penulis angkat timbul dari latar belakang pertumbuhan volume arsip yang sangat besar tidak diimbangi dengan penyusutan arsip. Keaslian tugas akhir menujukan bahwa tugas akhir yang penulis susun merupakan hasil kajian yang penulis kerjakan. Fokus utama keaslian tugas akhir ini adalah pemindahan arsip. Tujuan yang diinginkan adalah untuk mendapatkan data dan informasi tentang penyusutan arsip, mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan, dan mengetahui permasalahan
yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip. Manfaat yang diharapkan adalah dapat mengatasi permasalahan yang muncul.
Bab kedua menjelaskan membahas tentang tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjauan pustakan berisi uraian singkat tentang bahan pustaka yang penulis gunakan untuk membantu dalam penyusunan tugas akhir ini. Bahan pustaka yang penulisgunakan terdiri dari 4 (empat) buku yang isinya relevan dengan tema tugas akhir yang penulis angkat. Sedangkan metode yang digunakan untuk mengumpulkan data dan informasi yang penulis gunakan adalah dengan metode observasi partisipasi, wawancara dan studi pustaka.
Bab ketiga dalam tugas akhir ini merupakan inti pembahasan dari tugas akhir ini. Dalam bab ini akan dijelaskan tentang gambaran umum dan pengelolaan arsip di organisasi tempat penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan yaitu Dinas Pendidikan Pemuda dan Olaharaga Kabupaten Sleman. Bab ini juga menjelaskan tentang pelaksanaan penyusutan arsip mulai dari pemindahan arsip, pemusnahan arsip, sampai penyerahan arsip. Selain itu dalam bab tiga juga dijelaskan tentang sarana dan prasarana digunakan, serta kendala yang dihdapi dalam proses penyusutan arsip.
Bab keempat merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari proses penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman.
Dalam bab ini penulis juga memberikan saran kepada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Sleman sebagai upaya perbaikan dalam pelaksanaan penyusutan arsip.
