SISTEM PENELUSURAN BAHAN PUSTAKA MELALUI OPAC PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
KABUPATEN DELI SERDANG
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam mennyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Perpustakaan
Oleh :
TRI WIRA DHIKA A UTOMO 152201019
PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Kertas karya ini berjudul “Sistem Penelusuran Bahan Pustaka Melalui OPAC Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang”. Kertas karya ini merupakan persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Tujuan penulisan kertas karya ini untuk menambah ilmu pengetahuan yang penulis miliki selama mengikuti perkuliahan khususnya tentang Sistem Penelusuran Bahan Pustaka melalui OPAC pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang. Penulis juga berharap dapat menambah pengetahuan bagi pembaca. Selain itu penulis membutuhkan saran dan kritik dari pembaca dalam kesempurnaan kertas karya ini.
Dengan segala kerendahan hati penulis mempersembahkan kertas karya ini kepada kedua orang tua penulis Purn. Mayor Inf. Budi Utomo dan Ibunda Nurtitasam, yang telah membantu dalam segala kebutuhan materi Do’a serta semangat yang tak pernah putus yang semuanya sangat membantu dalam penyusunan kertas karya ini. Dalam penyusunan kertas karya ini penulis banyak mendapat bantuan, masukan, arahan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada :
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan S.Sos. M.I.Kom., selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya serta sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, pikiran serta nasihat untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
3. Bapak Drs. Dirmansyah, M.A. selaku Dosen Penguji yang telah memberikan kritik dan saran dalam penulisan kertas karya ini.
4. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.P selaku Dosen Penguji 2 yang telah memberikan kritik dan saran dalam penulisan kertas karya ini.
5. Seluruh Staff Pengajar Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam hal memberikan ilmunya selama perkuliahan sehingga menulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
6. Bapak Drs. Ridwan Said Siregar, selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang dan seluruh Staff yang telah memberi izin kepada penulis untuk observasi serta memberikan informasi yang dibutuhkan dalam penyelesaian akhir kertas karya ini.
7. Kepada Kakak tersayang dr. Desy Kartika Tama dan Ditha Dwi Cahya S.Hut yang telah memberikan dukungan, kasih sayang, motivasi serta dorongan selama mengikuti perkuliahan dan penulisan kertas karya ini.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyajian kertas karya ini mengingat keterbatasan penulis. Namun penulis berharap kertas karya ini dapat berguna bagi penulis sendiri serta pihak pembaca pada umumnya.
Medan , Oktober 2018
Tri Wira Dhika A.Utomo 152201019
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ……… i
DAFTAR ISI ………... iii
DAFTAR GAMBAR ………. iv
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ……….. 1
1.2 Tujuan Penulisan ……….. 3
1.3 Manfaat Penulisan ……… 3
1.4 Metode Pengumpulan Data……….. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Umum 2.1.1 Defenisi Perpustakaan Umum ……….. 5
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum ……… 6
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum ……… 7
2.1.4 Tugas Perpustakaan Umum ………. 8
2.2 OPAC (Online Public Access Catalogue) 2.2.1 Defenisi OPAC ……… 9
2.2.2 Tujuan dan Fungsi OPAC ……… 10
2.2.3 Sistem Penelusuran Pada OPAC ……….. 11
2.2.4 Keuntungan dan Kerugian OPAC ……… 14
2.3 Sistem Temu Kembali Informasi 2.3.1 Efektifitas Sistem Temu Kembali Informasi ……… 17
2.3.2 Proses Temu Kembali Informasi ……….. 18
BAB III SISTEM PENELUSURAN BAHAN PUSTAKA MELALUI OPAC PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN DELI SERDANG 3.1 Sistem Penelusuran OPAC………. ……… 20
3.1.1 Pedoman Sistem Penelusuran Bahan Pustaka ……. 23
3.1.2 Prosedur Sistem Penelusuran Bahan Pustaka …….. 24
3.1.3 Fasilitas dalam Sistem Penelusuran ………. 26
3.1.4 Hambatan-hambatan yang dialami Pengguna ……… 26
3.2 Pengelolaan Penelusuran Bahan Pustaka ……… 27
3.3 Sistem Temu Kembali Informasi ……… 28
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ………. 29
4.2 Saran……… 29
DAFTAR PUSTAKA ………..………. 31
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 3.1 Halaman Demo Program INLISLite versi 2.1.2……… 21 Gambar 3.2 Sistem Penelusuran Bahan Pustaka Melalui OPAC ... 22 Gambar 3.3 Aplikasi OPAC pada Desktop………..…… 24 Gambar 3.4 Halaman Depan (Homepage) OPAC ….……….. 24 Gambar 3.5 Hasil Penelusuran Titik Akses melalui OPAC…….... 25 Gambar 3.6 Hasil Penelusuran Buku yang dicari melalui OPAC… 25
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan adalah suatu lembaga atau unit kerja yang menyimpan berbagai jenis bahan perpustakaan dan mengelolanya dengan cara yang sistematis untuk digunakan oleh pengguna. Perpustakaann merupakan pusat informasi dimana bahan-bahan perpustakaan dikumpul, diolah, dilayankan dan disebarluaskan agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin oleh pengguna.
Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu cepat, perpustakaan dituntut untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna secara cepat dan tepat pula.
Perpustakaan sebagai pusat informasi berorientasi untuk mendistribusikan informasi kepada pengguna. Salah satu cara dalam mendistribusikan informasi tersebut adalah melalui penelusuran atau temu kembali informasi yang dilakukan oleh pengguna. Penelusuran atau sistem temu balik informasi merupakan hal penting yang menjadi bagian tak terpisahkan dari sebuah perpustakaanan karena tanpa sistem temu balik informasi, pengguna akan mengalami kesulitan mengakses sumber daya informasi yang tersedia di perpustakaan. Sebaliknya, perpustakaan akan mengalami kesulitan untuk mengkomunikasikan sumber daya informasi yang tersedia kepada pengguna, apabila sistem temu-balik yang memadai tidak tersedia. Sistem temu kembali informasi merupakan proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil suatu dokumen dari suatu penyimpanan, sebagai jawaban atas pemintaan sebuah informasi. Pengertian lainnya adalah sistem temu kembali informasi merupakan proses yang berhubungan dengan representasi, penyimpanan, pencarian dengan pemanggilan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query.
Kemudahan mendapatkan suatu informasi secara mudah, cepat dan akurat telah menjadi suatu kebutuhan manusia modern saat ini. Bagi kelompok akademisi kebutuhan akan suatu informasi buku, literatur dan segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan akademik dapat dipenuhi dengan koleksi buki dan literatur yang disediakan oleh perpustakaan.
Perpustakaan pada zaman sekarang berlomba – lomba untuk membentuk suatu mekanisme pelayanan perpustakaan bagi pengunjung perpustakaan.
Pembentukan mekanisme pelayanan perpustakaan yang sekarang dilakukan adalah mekanisme pelayanan berbasis komputer. Salah satunya adalah OPAC (Online Public Access Catalogue).
OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan datanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak komersial atau buatan sendiri. Katalog ini memberikan informasi bibliografis dan letak koleksinya. Katalog biasanya dirancang untuk mempermudah pengguna sehingga tidak perlu bertanya dalam menggunakannya (user friendly) (Saleh, 1992).
OPAC memiliki beberapa kelebihan yakni OPAC membantu pengguna dalam penelusuran koleksi menjadi lebih cepat dan mudah, kemampuan penelusuran (searching capabilities) OPAC yang cepat, infomasi yang diberikan oleh OPAC lebih akurat, tampilan (out and display) OPAC menarik (Hasugian, 2006).
Adanya informasi yang baik dalam pelayanan, pengelolaan perpustakaa, maka penanganan terhadap peminjaman, pengembalian, perhitungan denda, pembuatan laporan, pencarian koleksi pustaka menjadi lebih baik, cepat, efektif, jelas dan terperinci.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang merupakan perpustakaan yang berdiri dibawah naungan Pemerintahan Daerah Kabupaten
Deli Serdang. Sesuai dengan judul kertas karya ini maka yang dibahas adalah bagaimana kegiatan “Sistem Penelusuran Bahan Pustaka melalui OPAC Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang”. Pemilihan Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang sebagai obyek observasi dalam penulisan kertas karya ini karena Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang sudah mengalami perkembangan dalam proses pengelolalanya.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dalam pemilihan judul Kertas Karya ini adalah untuk 1. Mengetahui sistem penelusuran bahan pustaka melalui OPAC pada Dinas
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang.
1.3 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat penulisan yang ingin diperoleh dari Kertas Karya ini, antara lain:
1. Bagi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang yang diobservasi, sebagai bahan masukan dalam sistem penelusuran bahan pustaka melalui OPAC demi tercapainya tujuan perpustakaan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang.
2. Bagi Penulis, untuk menambah wawaasan pengetahuan dan wawasan penulis, serta pemahaman tentang Sistem Penelusuran Bahan Pustaka melalui OPAC.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data Kertas Karya ini, diantara lain :
1. Komunikasi Langsung, yaitu pengumpulan data melalui wawancara atau tatap muka kepada pimpinan dan pustakawan yang berhubung dengan sistem dengan sistem penulusuran informasi.
2. Studi Kepustakaan, yaitu mempelajari literatur, artikel dan dokumen yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini.
3. Studi Lapangan, yaitu pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan pada objek observasi di Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Umum
2.1.1 Defenisi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum sebagai salah satu pusat informasi yang disediakan dan dinikmati untuk semua lapisan masyarakat dalam memperoleh akses informasi. Undang - Undang RI Nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan menyatakan bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan pemerintah, pemerintah daerah dan/atau masyarakat yang layanannya diperuntukan bagi masyarakat luas di wilayahnya masing-masing.
Menurut Hermawan & Zen (2006: 3) perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan, dan sebagainya. Sedangkan Sulistyo-Basuki (1993: 46) mengemukakan bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum. Berdasarkan definisi di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa perpustakaan umum didirikan untuk kepentingan masyarakat dengan penggunaan dana masyarakat dengan tujuan pelayanan secara umum kepada masyarakat tanpa melihat adanya perbedaan yang ada baik itu latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya (Ayuningtyas, 2012).
Selain itu, Badan Standardisasi Nasional (SNI 7495, 2009: 2) menyatakan bahwa Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah kabupaten atau kota yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten atau kota serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, ras, agama, status sosial ekonomi dan gender.
Sejak diberlakukannya Undang-Undang Otonomi Daerah (OTDA) tahun 2000, dimana daerah mempunyai wewenang yang sangat besar dalam mengurus rumah tangganya sendiri, maka perpustakaan nasional yang ada di daerah pun diserahkan kepada daerah, namanya tidak lagi sebagai perpustakaan nasional, melainkan perpustakaan daerah, dengan tingkatan eselonisasi yang beragam.
Perpustakaan umum biasanya berada di daerah tingkat II di setiap provinsi.
Namun dalam pelaksanaannya, dapat saja ditempatkan di daerah tertentu yang menurut kebijakan dan pertimbangan tertentu lebih sesuai dengan kondisinya (Subekti dan Yusuf, 2010).
Dari kedua uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani semua lapisan masyarakat tanpa terkecuali dalam mencari informasi untuk kepentingan berbagai bidang, yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah kabupaten atau kota.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum
Pada dasarnya setiap lembaga memiliki tujuan yang akan dicapai dalam penyelenggaraannya. Menurut Hernandono (Sutoyo dan Santoso, 2001: 185) tujuan perpustakaan umum adalah untuk :
1. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan pada umumnya.
2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan informasi.
3. Mendidik masyarakat agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna.
4. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri.
Sedangkan Hermawan dan Zen (2006: 31) mengemukakan tujuan perpustakaan umum adalah:
1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk mengunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kesejahteraannya,
2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupannya sehari-hari,
3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi,
4. Bertindak selaku agen kultural, sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya dan,
5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang hayat.
Dari kedua uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan umum bertujuan untuk mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca khususnya, menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupannya sehari-hari, serta memberikan kemudahan masyarakat dalam mendapatkan informasi.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum
Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000: 6) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan umum adalah:
1. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan bacaan.
2. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui pembelian, langganan, tukar menukar, dan lain - lain.
3. Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka.
4. Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi.
5. Pendayagunaan koleksi.
6. Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung ke perpustakaan maupun yang menggunakan telepon, faximili, dan lain - lain.
7. Pemasyarakatan perpustakaan.
8. Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan.
9. Pelaksanaan koordinasi dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi mitra kerja lainnya.
10. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi bersama dan sarana atau prasarana, dan
11. Pengolahan dan ketatausahaan perpustakaan.
Menurut Siregar, (2004: 76) menjelaskan peran utama perpustakaan umum yang ditugaskan pemerintahan negara kepada suatu perpustakaan umum yaitu :
1. Membantu masyarakat terutama remaja dan anak - anak menjadi melek informasi termasuk di dalamnya mengajarkan bagaimana cara menelusur informasi dan mengembangkan kebiasaan membaca;
2. Membantu orang dewasa untuk “belajar sepanjang hayat”dan belajar kembali untuk perubahan atau peningkatan karier; dan
3. Memelihara dan mempromosikan kebudayaan. Peran tersebut termasuk unik karena tidak dapat dipenuhi oleh lembaga jenis lainnya
Dari pendapat di atas, dapat diuraikan bahwa pada dasarnya fungsi perpustakaan adalah sebagai sarana mencari informasi dalam berbagai bidang yaitu bidang pendidikan, budaya, dan rekreasi.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Umum
Setiap perpustakaan mempunyai tugas-tugas untuk mencapai maksud dan tujuan dari perpustakaan tersebut. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000: 5) tugas pokok perpustakaan umum adalah menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani
Selain itu, Badan Standardisasi Nasional (SNI 7495, 2009: 3) menyatakan bahwa tugas perpustakaan umum adalah:
1. Menyediakan sarana pengembangan kebiasaan membaca sejak usia dini;
2. Menyediakan sarana pendidikan seumur hidup;
3. Menunjang sistem pendidikan formal, non formal dan informal;
4. Menyediakan sarana pengembangan kreativitas diri anggota masyarakat;
5. Menunjang terselenggaranya pusat budaya masyarakat setempat sehingga aspirasi budaya lokal dapat terpelihara dan berkembang dengan baik;
6. Mendayagunakan koleksi termasuk akses informasi koleksi perpustakaan lain serta berbagai situs Web;
7. Menyelenggarakan kerja sama dan membentuk jaringan Informasi;
8. Menyediakan fasilitas belajar dan membaca;
9. Menfasilitasi pengembangan literasi informasi dan komputer;
10. Menyelenggarakan perluasan layanan antara lain melalui perpustakaan keliling.
Berdasarkan uraian diatas diketahui bahwa sebagai penyedia pelayanan informasi, perpustakaan umum bertugas untuk menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan kepada masyarakat umum.
2.2 OPAC (Online Public Access Catalogue) 2.2.1 Defenisi OPAC
OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan datanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak komersial atau buatan sendiri. Katalog ini memberikan informasi bibliografis dan letak koleksinya. Katalog biasanya dirancang untuk mempermudah pengguna sehingga tidak perlu bertanya dalam menggunakannya (user friendly) (Saleh, 1992).
OPAC menurut Hasugian (2009) (dalam Corbin 1985) adalah suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat tersedia secara online. Penelusuran informasi dengan menggunakan sistem OPAC memudahkan pengguna untuk memperoleh informasi kapan dan dimana saja dalam arti tidak harus pada jam buka perpustakaan. OPAC juga merupakan sarana penghubung antara koleksi suatu perpustakaan dengan penggunanya. Pengguna OPAC dapat memeriksa cantuman bibliografi yang ada pada suatu perpustakaan dan melakukan proses temu balik informasi dengan membuat pertanyaan atau permintaan (query) melalui pengarang, judul, subjek, maupun kata kunci lainnya. Melalui OPAC dapat diketahui pula karya apa saja yang ditulis oleh pengarang tertentu, tentang subjek buku tertentu, lokasi serta status dari koleksi perpustakaan tertentu.
Sedangakan, menurut Supriyanto (2008) OPAC yaitu sebuah fitur atau fasilitas yang dapat digunakan untuk memfasilitasi pengunjung web untuk mencari katalog koleksi, perpustakaan yang dapat diakses secara umum. Sehingga kita dapat mencari koleksi yang kita inginkan dengan menggunakan kata kunci judul, pengarang, subjek, nomor klasifikasi dan sebagainya.
Jadi secara umum, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusuri koleksi suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya.
2.2.2 Tujuan dan Fungsi OPAC
OPAC merupakan perkembangan teknologi di dalam ilmu perpustakaan, selain memberikan kemudahan bagi pengguna juga kemudahan bagi petugas perpustakaan dalam melakukan kegiatan pengatalogan.
Menururt Siregar (2004: 57) menyatakan bahwa peralihan manual ke bentuk online, disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan pustaka baru.
Katalog elektronik terbukti mampu mempromosikan koleksi perpustakaan sehingga penggunanya semakin tinggi.
Beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC oleh perpustakaan adalah :
1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan,
2. Mengurangi beban dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi,
3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efesiensi tenaga kerja,
4. Mempercepat pencarian informasi
5. Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas (Kusmayadi, 2006).
OPAC juga juga berfungsi sebagai sarana temu balik informasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka serta fitur lain di dalam OPAC seperti menu untuk kritik dan saran, menu absensi pengunjung untuk statistik pengunjung, menu tanya jawab (user interface), menu pengumuman, dan juga menu untuk menampilkan koleksi bahan pustaka terbaru. Melalui OPAC, pengguna dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanan bahan pustaka/koleksi tersebut berada. Oleh karena itu, OPAC merupakan sistem temu balik informasi yang merupakan bagian dari sistem automasi perpustakaan.
2.2.3 Sistem Penelusuran OPAC
Sistem penelusuran sangat diperlukan dalam menelusuri informasi, supaya pemustaka menjadi lebih mudah dalam mencari sebuah informasi, dan juga tidak membuat pemustaka menjadi bingung dalam menentukan kata kunci apa yang harus diketik untuk sebuah informasi tertentu yang dibutuhkan.
Menurut Hasugian (2004: 6) mengemukakan ada beberapa jenis penelusuran yang dapat dilakukan melalui OPAC, yaitu :
1. Penelurusan dengan browsing (browse searching). Penelurusan dengan teknik browse, yaitu menelusuri dengan memeriksa satu persatu cantuman dari dokumen yang ada, proses ini memang akurat, akan tetapi membutuhkan waktu yang lama sehingga kurang efisien untuk dilakukan.
2. Penelusuran kata kunci (keyword searching). Penelurusan dengan menggunakan kata kunci (keyword) tertentu sebagai query. Kata kunci bisa beruba istilah/kata yang dirumuskan secara bebas atau kata/istilah baku/standar.
3. Penelusuran terbatas (limited searching). Penelusuran dengan melakukan pembatasan kepada ruas data tertentu, pembatasan database tertentu, pembatasan tahun, tertentu, pembatasan bahasa, negara, dan sebagainya.
OPAC menggunakan beberapa jenis penelusuran dalam mencari informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Penelusuran yang ingin digunakan pengguna berdasarkan pemahaman yang memudahkan dalam temu balik informasi.
Sementara itu, Siregar (2004) menyatakan bahwa di samping akses melalui pengarang, judul, dan subjek, OPAC juga menawarkan misalnya akses melalui nomor panggil (call number) dan penerbit di tambah dengan logika boolean (boolean logic) berupa AND, OR, NOT dan batasan penelusuran oleh bahasa atau format dokumen.
Menurut Saleh (1996: 76-81) Teknik penelusuran OPAC terbagi dalam lima bagian, yaitu :
1. Penelusuran dengan kamus istilah. Penelusuran menggunakan istilah yang sudah dibuat oleh CDS atau ISIS pada saat mengindeks suatu ruas atau sub ruas.
2. Penelusuran bebas. Pengguna bebas mengetikkan apa saja yang ingin dicari karena sistem ini merupakan pengganti katalog.
3. Penelusuran dengan ekspresi Boolean. Penelurusan dengan Boolean ini memungkinkan pengguna untuk mendapatkan umpan balik informasi yang lebih tepat sesuai dengan apa yang diinginkan.
4. Penggunaan teknik ANY merupakan cara mengelompokkan istilah yang dapat dipakai sebagai penelusuran.
5. Pemotongan istilah. Pemotongan istilah digunakan apabila akan menjaring seluruh kata yang ada dalam basis data yang diminta dalam bentuk query.
Teknik penelusuran OPAC harus memberikan ketentuan standar tentang penelusuran informasi yang baik bagi pengguna. Informasi yang tersedia pada Perpustakaan Perguruan Tinggi sesuai dengan kurikulum yang ada. Civitas akademika terlibat langsung dalam perancangan teknik penelusuran OPAC.
Penelusuran dengan menggunakan OPAC dapat dilakukan dengan berbagai cara.
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa jenis penelusuran yang dapat dilakukan melalui OPAC yaitu:
1. Penelusuran dengan merawak (browser searching)
Penelusuran dengan merawak (browser seraching) artinya menelusur katalog dengan cara memeriksa satu persatu cantuman yang ada pada katalog perpustakaan tersebut. Penelusuran dengan cara merawak ini membutuhkan banyak waktu, sebab pengguna harus melihat semua cantuman yang ada pada katalog perpustakaan tersebut. Jadi, penelusuran dengan merawak ini kurang efisisen digunakan oleh pengguna, akan tetapi hasil dari penelusuran ini sangat akurat.
2. Penelusuran kata kunci (keyword searching)
Penelusuran dengan kata kunci (keyword searching) artinya menelusur katalog dengan menggunakan kata kunci atau query. Kata kunci yang digunakan berupa kata atau istilah yang dirumuskan secara bebas oleh pengguna untuk mengekspresikan kebutuhannya, sehingga pengguna dapat secara bebas memasukkan kata atau istilah yang sesuai dengan kebutuhannya ke dalam sistem.
Penelusuran dengan menggunakan teknik ini biasanya akan menghasilkan
panggilan dokumen (recall) yang tinggi sedangkan relevansi (precision) atau kesesuaiannya dengan kebutuhan pengguna cenderung rendah.
3. Penelusuran frase
Penelusuran frase artinya menelusur OPAC dengan memasukkan frase yang berisikan kata-kata yang tidak diindeks (stopwords) atau kata-kata umum (common words). Penelusuran dengan menggunakan teknik ini biasanya akan menghasilkan recall yang tinggi sementara precisionnya rendah sehingga hasil dari penelusuran ini kurang efisien.
4. Penelususran indeks-silang
Penelususran indeks-silang yaitu melakukan penelusuran pada sistem OPAC dengan menggunakan indeks-silang. Misalnya menelusur dengan lebih dari satu indeks dalam pernyataan penelusuran tunggal.
5. Logika boolean
Penelusuran dengan logika boolean yaitu merumuskan query dengan beberapa istilah terlebih dahulu sebelum melakukan penelusuran ke sistem OPAC.
Penelusuran ini dapat menggunakan operator And, Or dan Not. Operator And digunakan untuk mempersempit hasil pencarian agar lebih spesifik. Operator Or digunakan untuk memperluas hasil pencarian termasuk sinonim dan istilah yang terkait. Sedangkan operator Not digunakan untuk mengecualikan catatan yang tidak diinginkan dari hasil pencarian dan berguna untuk membedakan kata kunci yang sama.
2.2.4 Keuntungan dan Kerugian OPAC
OPAC adalah suatu sistem untuk membantu pemustaka dalam melakukan pencarian informasi yang dikembangkan dari bentuk manual ke bentuk digital.
Perkembangan ini dikarenakan kebutuhan pemustaka akan informasi terus meningkat dari waktu ke waktu. Akan tetapi, meskipun OPAC mempunyai banyak kelebihan dari katalog manual, OPAC juga memiliki beberapa
kekurangan. Kelebihan dan kekurangan OPAC dijelaskan oleh pendapat beberapa para ahli, yaitu:
Menurut Hermanto (2007: 1) OPAC memiliki keuntungan, yaitu : 1. Penelusuran informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
2. Penelusuran dapat dilakukan di mana saja tidak harus datang ke perpustakaan dengan catatan sudah online ke internet.
3. Menghemat waktu dan tenaga.
4. Pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak.
5. Pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalma menelusuri bahan pustaka.
Sedangkan menurut Fatahi dalam Hasugian (2004 : 9) menyatakan bahwa OPAC memiliki beberapa kelebihan dari katalog kartu yaitu sisi penelusuran mencakup interaksi (interaction), bantuan pengguna (user assistance), kepuasan pengguna (user satisfaction), kemampuan penelusuran (searching capabilities), keluaran dan tampilan (out and display), ketersediaan dan akses (availabilitu and access).
Dari berbagai keuntungan, OPAC juga memiliki peluang kekurangan.
Menurut Hermanto (2007: 1) adalah :
1. Belum semua bahan pustaka masuk ke data komputer sehingga pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran.
2. Tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiatan penelusuran bahan pustaka akan terganggu.
3. Kurangnya ketersediaan komputer terminal OPAC untuk menelusuri informasi yang dimiliki perpustakaan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa penerapan OPAC di perpustakaan memiliki banyak kelebihan, diantaranya: memudahkan pemustaka mencari informasi koleksi dan menghemat waktu dan tenaga dalam melakukan pencarian koleksi, dan beberapa kekurangan OPAC yaitu: sangat tergantung dengan
aliran listrik, kurangnya data koleksi yang dientri ke dalam OPAC, dan kurangnya jumlah komputer pendukung untuk mengakses OPAC.
2.3 Sistem Temu Kembali Informasi
Temu kembali informasi atau information retrieval merupakan proses dimana pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan pada penyedia informasi dengan dibantuh oleh sistem yang sudah disediakan. Menurut Saltea (1983) menjelaskan bahwa secara sederhana temu kembali informasi merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut (Saptari dan Purwono 2006). Pada dasarnya sistem temu kembali informasi yang bertujuan untuk menyimpan informasi adalah sebuah kumpulan laporan yang tersimpan secara bersama-sama dalam satu tempat penyimpanan.
Laporan-laporan yang tersimpan dapat berbentuk bibiliogari koleksi yang berada di penyedia jasa tersebut, bibliografi dari koleksi tersebut digunakan sebagai bahasa penelusur informasi.
Menurut Wibowo (2012) Sistem Temu Balik Informasi (Information Retrieval) adalah ilmu mencari informasi dalam suatu dokumen, mencari dokumen itu sendiri dan mencari data yang menggambarkan suatu dokumen.
Sistem Temu Balik Informasi merupakan cabang dari ilmu komputer terapan (applied computer science) yang berkonsentrasi pada representasi, penyimpanan, pengorganisasian, akses dan distribusi informasi. Dalam sudut pandang pengguna, Sistem Temu Balik Informasi membantu pencarian informasi dengan memberikan koleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Bahkan dengan adanya perkembangan teknologi informasi, pada saat ini telah ada perpustakaan yang menerapkan sistem temu kembali informasi secara online. Sarana temu kembali secara online ini di perpustakaan juga dikenal dengan istilah OPAC (Online Publik Accses Catalog).
Sarana ini adalah satu atau beberapa computer (PC) yang disediakan perpustakaan yang dapat digunakan oleh semua pengguna untuk menelusur
public accses catalog (OPAC) pada dasarnya lebih banyak memberikan manfaat dalam penemuan kembali informasi diperpustakaan.
Menurut B. Mustafa dalam makalanya yang berjudul “Sistem temu kembali informasi secara online” menyebutkan bahwa sistem online dalam temu kembali informasi di perpustakaan setidaknya mempunyai tiga manfaat utama yaitu:
1. Memberikan informasi tentang status mutahir dan aktual keberadaan suatu dokumen yang dimiliki oleh perpustakaan. Misalnya apakah dokumen itu ada dirak, sedang dipinjam atau sedang dalam proses perbaikan.
2. Menyediakan ekstra titik akses untuk semua dokuman. Maksudnya kalau masih katalog manual hanya bisa di temukan berdasarkan pengarang, judul atau subjek saja, maka dengan system online/otomasi banyak titik akses lain dapat diciptakan, misalnya melalui tahun terbit, penerbit, edisi, ISBN dan lain sebagainya tergantung kemauan penelusur.
3. Perpustakaan dapat mengkaji atau meneliti atau memonitor langka-langkah penelusuran yang telah dilakukan oleh pengguna perpustakaan serta total pengunaan katalog dan sebagainya.
Melalui uraian diatas maka nampak jelas bahwa penelusuran melalui katalog, baik OPAC (Online Public Accses Catalog) ataupun dalam bentuk manual (kartu katalog) lebih benyak memberikan titik pendekatan dalam penelusuran dibandingkan dengan penelusuran pada jajaran koleksi.
Jadi dengan kata lain penelusuran pada catalog lebih banyak memberikan keuntungan dan kemudahan dibandingkan dengan penelusuran langsung pada jajaran koleksi. (Golung dkk, 2015).
2.3.1 Efektivitas Sistem Temu Kembali Informasi
Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang tepat untuk mencapai tujuan. Dalam memanfaatkan efektivitas temu kembali informasi, harus digunakan parameter
untuk mengevaluasinya agar hasil yang diberikan sistem sesuai dengan permintaan pengguna. Evaluasi dilakukan untuk menjelaskan bagaimana sistem beroperasi atau untuk mengetahui mengapa sistem berfungsi pada tingkat efisiensi tertentu.
Efektivitas berhubungan dengan pencapaian tujuan yang lebih dikaitkan dengan hasil kerja. Menurut pendapat lain efektivitas sistem temu kembali informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu database sesuai informasi dengan permintaan pengguna. Efektivitas dari sistem temu kembali dapat diukur. Ada dua hal penting yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan sistem temu kembali informasi yaitu rasio atau perbandingan perolehan (recall) dan ketepatan (precision).
Sulistyo-Basuki menyatakan bahwa (Zubair, 2011) Rasio perolehan (recall) adalah perbandingan dokumen ditemukan dengan jumlah total dokumen relevan dalam sistem. Sedangkan rasio ketepatan (precision) adalah perbandingan antara dokumen relevan dengan jumlah dokumen yang ditemu balik dalam penelusuran. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perolehan (recall) dan ketepatan (precision) merupakan suatu hal yang sangat bertentangan. Sebab perolehan merupakan jumlah keseluruhan dokumen yang terpanggil oleh sistem dan belum tentu relevan dengan permintaan pengguna. Sedangkan ketepatan merupakan kemampuan sistem untuk tidak memanggil dokumen yang tidak relevan dengan permintaan pengguna.
Dengan demikian apabila recall tinggi maka precision rendah dan jika dan jika precision tinggi maka recall rendah. Oleh karena itu precision yang biasanya menjadi salah satu ukuran yang digunakan untuk menilai kefektifan suatu sistem temu kembali informasi.
2.3.2 Proses Temu Balik Informasi
Dalam meningkatkan pelayanan, perpustakaan harus mengikuti perkembangan teknologi informasi. Karena itulah perancangan sarana sistem temu
balik yang cepat dan efesien akan memudahkan pemustaka perpustakaan dalam penemuan kembali informasi di perpustakaan. Menurut (Sulistyo-Basuki, 1993;
132) menyatakan bahwa temu balik informasi merupakan istilah generic yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber data yang telah dimiliki unit informasi. Sedangkan menurut Nadler (1982) menyatakan bahwa retrieval system is a sequence of action which result in obtaining (retrieving) required information. Dari definisi tersebut dinyatakan retrieval system atau sistem temu balik merupakan suatu tindakan yang mengakibatkan ditemukannya kembali informasi yang dibutuhkan.
Menurut (Guinchat & Calire, 1983: 101) menyatakan bahwa Informationretrieval covers a rang of operation aimed at supplying the user with informationin response to specific inquires or regular needs. Dari definisi tersebut dikatakan bahwa temu kembali informasi meliputi sejumlah kegiatan yang mempunyai tujuan menyediakan informasi bagi pemustaka sebagai jawaban atas pencarianatau penelusuran berdasarkan informasi yang menjadi kebutuhannya.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan temu kembali informasi adalah untuk mengefesiensikan waktu dan tenaga dalam menemukan kembali informasi yang tersimpan bagi pemustaka yang membutuhkannya dengan menggunakan alat .
Sistem temu balik informasi terdapat 6 komponen yang berperan di dalamnya yaitu :
1. Kumpulan dokumen 2. Pengindeksan
3. Kebutuhan informasi pengguna
4. Strategi penelusuran informasi/doumen 5. Kumpulan dokumen yang ditemukam 6. Penilaian relevasi (Jubaidah, 2015)
BAB III
SISTEM PENELUSURAN BAHAN PUSTAKA MELALUI OPAC PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN DELI SERDANG 3.1 Sistem Penelusuran OPAC
Dari hasil observasi penulis di Kantor Dinas dan Arsip Kabupaten Deli Serdang sistem penelusuran bahan pustaka yang digunakan oleh Perpustakaan dan Arsip Deli Serdang ialah menggunakan Sistem Penelusuran OPAC (Online Publik Accses Catalog) dengan menggunakan software INLISLite.
INLISLite (Integrated Library System) merupakan perangkat lunak (software) aplikasi otomasi perpustakaan yang dibangun dan dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) sejak tahun 2011.
Penamaan INLISLite diambil dari kata Integrated Library System, nama dari perangkat lunak manajemen informasi perpustakaan terintegrasi yang dibangun sejak tahun 2003 untuk keperluan kegiatan rutin pengelolaan informasi perpustakaan di internal Perpusnas.
INLISLite yang digunakan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang versi 2.1.2. Adapun karakteristik INLISLite versi 2.1.2 yakni :
1. Perangkat lunak berbasis web (web application software). Dalam pengoperasiannya menggunakan aplikasi browser internet yang umum digunakan untuk menjelajahi informasi di internet.
2. Instalasi perangkat lunak INLISLite cukup dilakukan pada satu komputer yang difungsikan sebagai pangkalan data. Komputer operator cukup mengkoneksikan dirinya melalui perangkat jaringan, baik secara lokal (LAN), WAN, maupun Internet.
3. Dapat dioperasikan secara bersamaan dalam satu waktu secara simultan (multi user ready).
4. Menggunakan metadata MARC (Machine Readable Cataloguing) dalam pembentukan katalog digitalnya.
5. Bebas pakai / gratis (freeware).
Gambar 3.1 Halaman Demo Program INLISLite versi 2.1.2
INLISLite merupakan inisiatif Perpusnas dalam rangka penyediaan sarana pendukung untuk :
1. Membantu pengembangan otomasi perpustakaan di seluruh Indonesia.
2. Sebagai tool perpustakaan digital untuk menngelola koleksi full teks dan multimedia.
3. Membantu dalam pembentukan katalog elektronis berbasis MARC untuk Indonesia (INDOMARC).
4. Melaksanakan program nasional yang diamanatkan kepada Perpusnas untuk menghimpun data koleksi nasional dalam sebuah Katalog Induk Nasional (KIN) dan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI) dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.
Berdasarkan INLISLite versi 2.1.2 di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang memiliki 10.623 judul dan 22.927 eksemper. Dengan rata rata jumlah pengunjung perbulan 1.186 orang di tahun 2017. Sedangkan untuk tahun 2018 sehingga bulan Agustus, rata rata jumlah pengunjung perbulan 932 orang.
Sistem penelusuran OPAC di Dinas perpustakaan Deli Serdang merupakan sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan datanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat
lunak komersial atau buatan sendiri. Sistem OPAC ini menampilakan bibliografis dan letak koleksinya, yang berfungsi untuk mempermudah pengguna mencari informasi yang diinginkan.
Gambar 3.2 Sistem Penelusuran Bahan Pustaka melalui OPAC
Sarana ini adalah satu computer (PC) yang disediakan perpustakaan yang dapat digunakan oleh semua pengguna untuk menelusur katalog perpustakaan yang sudah berbentuk pangkalan data elektronik. Online public accses catalog (OPAC) pada dasarnya lebih banyak memberikan manfaat dalam penemuan kembali informasi diperpustakaan.
Strategi penelusuran sangat diperlukan di era Internet saat ini, karena bisa memfokuskan penelusuran sesuai dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dengan memformulasikan permintaan informasi (query) yang baik, serta mengoptimalkan fasilitas penelusuran yang tersedia pada mesin pencari.
Pada kenyataannya pengguna (user) belum memanfaatkan secara maksimal fasilitas penelusuran yang tersedia pada search engine, untuk itu perlu melakukan pendidikan pemakai (user education) atau bentuk-bentuk pelatihan
yang lain agar mereka terampil menelusur secara mandiri. Dengan demikian fasilitas online yang tersedia bisa dimanfaatkan semaksimal mungkin.
3.1.1 Pedoman Sistem Penelusuran Bahan Pustaka
Adapun pedoman dalam sistem penelusuran koleksi tetap menggunakan titik akses dalam mencari koleksi bahan pustaka. Titik akses yang digunakan merupakan standar perpustakaan Nasional sama seperi perpustakaan umum lain nya. Titik akses merupakan titik temu balik informasi yang digunakan dalam mempermudah pengunjung menemukan koleksinya yang dibutuhkan. Adapun titik akses tersebut ialah :
1. Judul
Contoh: Teori & Praktik Penelusuran Informasi 2. Pengarang
Contoh: Pawit M.Yusup 3. Penerbit
Contoh: Kencana Prenada Media Group 4. Tahun terbit
Contoh: 2010 5. Subjek
Contoh: Penelusuran 6. No panggil
Contoh: 025.524 07 7. ISBN/ISSN/ISMN
Contoh: 978-602-8730-33-4
3.1.2 Prosedur Sistem Penelusuran Bahan Pustaka melalui OPAC
Adapun prosedur sistem penelusuran bahan pustaka melalui OPAC di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang yakni :
1. Pengunjung membuka aplikasi OPAC yang terdapat pada desktop kompter,
Gambar 3.3 Aplikasi OPAC pada Desktop
2. Pengunjung mengetik titik akses dalam menelusuri koleksi bahan pustaka melalui OPAC,
Gambar 3.4 Halaman depan (Homepage) OPAC
3. Kemudian akan muncul halaman informasi mengenai titik akses yang berkaitan,
Gambar 3.5 Hasil Penelusuran Titik Akses melalui OPAC
4. Pengunjung memilih buku yang dimaksud dan akan muncul halaman informasi mengenai buku yang dicari,
Gambar 3.6 Hasil Penelusuran Buku Yang Dicari melalui OPAC
5. Lalu pengunjung pergi kerak nomor yang tersedia sesuai no kelas (klasifikasi) buku yang dibutuhkan.
3.1.3 Fasilitas dalam Sistem Penelusuran Bahan Pustaka
Fasilitas dalam membantu sistem penelusuran koleksi bahan pustaka pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang adalah:
1. OPAC, OPAC di Dinas perpustakaan Deli Serdang merupakan sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan datanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak komersial atau buatan sendiri. Sistem OPAC ini menampilakan bibliografis dan letak koleksinya.
2. Website, website yang digunakan untuk sitem penelusuran yakni Mozila Firefox.
3. Komputer (PC), komputer yang digunakan bermerek HP 1 unit.
4. Jaringan Internet – Offline.
Letak dari fasilitas dalam sistem penelusuran di Perpustakaan Deli Serdang terdapat di pintu masuk diruangan koleksi.
3.1.4 Hambatan-hambatan yang dialami Pengguna
Adapun hambatan yang dialami oleh pengguna dalam memanfatkan sistem penelusuran informasi diantaranya adalah:
1. Jaringan
Jaringan yang terputus karna gangguan signal sehingga pengguna sulit untuk menemukan informasi yang dibutuhkan. Jaringan yang di gunakan perpustakaan Deli Serdang Offline hanya dapat menggunakan komputer yang terdapat di Perpustakaan Deli Serdang. Tidak dapat di akses secar online dari luar perpustakaan.
2. Komputer (PC)
Terbatasnya jumlah computer yang dimilki dapat mengambat pengguna saat ingin mencari buku di opac,apabia disaat pengunjung ramai.
Komputer di Perpustakaan Deli Serdang berjumlah 3 unit. 1 unit untuk
daftar hadir pengunjung, 1 unit untuk bagian administrasi keanggotaan, dan 1 unit untuk sistem penelusuran OPAC.
3. Energi Listrik
Padamnya listrik juga berpengaruh dalam menghambat penelusuran koleksi, Karena perpustakaan belum memiliki genset sebagai penghasil listrik cadangan.
4. Kurangnya informasi mengenai sistem penelusuran di Dinas Perpustakaan Deli Serdang, dikarenakan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupten Deli Serdang hanya memiliki 3 orang dibagian pelayanan dan tidak memiliki pustakawan.
3.2 Pengelolaan Penelusuran Bahan Pustaka
Adapun cara pengelolaan penelusuran bahan pustaka pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang berpedoman pada :
1. Penelusuran Informasi Digital: penelusuran yang dilakukan dengan dan melalui media digital atau elektronik seperti melalui OPAC (Online Public Access Catalog), Search Engine (di Internet), Database Online, Jurnal Elektronik, Reference Online, dan informasi lain yang tersedia secara elektronik/digital.
2. Penelusuran informasi melalui komputer dan media internet telah membawa orang untuk menembus batasan-batasan yang semula ada pada teknik penelusuran informasi secara manual / konvensional. Melalui OPAC, Search Engine, Database Online dan fasilitas lainnya pemakai perpustakaan akan lebih mudah mendapatkan informasi yang dikehendaki, dengan jenis dan macam yang cakupannya lebih luas lagi.
3.3 Sistem Temu Kembali Informasi
Sistem temu balik informasi adalah suatu proses temu balik atau penemuan kembali informasi yang tersimpan dengan menggunakan sarana temu balik yaitu katalog manual ataupun online dan dalam penelusuran menggunakan perwakilan dari suatu dokumen atau disebut juga dengan query agar dengan mudah menemukan informasi yang relevan dengan pengguna.
Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh penulis di Kantor Dinas Dan Arsip Deli Serdang, bahwa sistem temu kembali informasi belum berjalan maksimal, sebab masih mengunakan sistem LAN (LAN = local area network), hanya sebatas tempat tertentu, satu kompleks, Misalnya, jaringan antar gedung satu dengan lainnya.
Dalam konteks ini, temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan data yang telah penulis peroleh dari observasi pada Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang, maka penulis dapat menarik beberapa kesimpulan dan saran yaitu sebagai berikut:
4.1 Kesimpulan
1. Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang dalam sistem penelusuran bahan pustka menggunakan Sistem Penelusuran OPAC (Online Publik Accses Catalog) dengan software INLISLite versi 2.1.2.
2. Sistem penelusuran bahan pustaka melalui OPAC di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang dapat diakses ketika pengguna atau pengunjung sedang berada diwilayah Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang menggunakan PC yang disediakan oleh Pihak Perpustakaan.
3. Penerapan OPAC pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupten Deli Serdang sangat membantu kinerja bagian pelayanan, begitu juga pengunjung ketika mengunjungi perpustakaan yang sudah ada OPAC nya. Hal tersebut sangat efisien dan menghemat waktu.
4.2 Saran
1. Sebaiknya jumlah OPAC yang ada di perpustakaan ditambah karena dirasa masih kurang dengan banyaknya pengunjung yang menggunakannya.
2. Sebaiknya ada petunjuk yang jelas dalam penggunaan OPAC, karena masih banyak pengunjung yang belum tahu cara menggunakan OPAC.
3. Diharapkan akses internet dibuat sistem WAN (WAN = wide area network) sehingga dapat memudahkan pengguna saat pencarian informasi diluar area perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA
Ayuningtyas, Tika. 2012. Kualitas Pelayanan di Perpustakaan Umum Kota Madiun (Studi Deksritif Tentang Kualitas Layanan Dengan Menggunakan LIBQUAL di Perpustakaan Umum Kota Madiun. Jurnal Ilmiah.
Badan Standarisasi Nasional Indonesia. 2009. Standarisasi Nasional Indonesia Untuk Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota : SNI 7495.
Golung, A. M, dkk. 2015. Pemanfaatan Sarana Temu Kembali Informasi Khususnya Katalog UPT Perpustakaan UNIMA Oleh Mahasiswa.
Journal “Acta Diurna” Volume IV. No.1.
Hasugian, Jonner. 2006. Penggunaan Bahasa Alamiah dan Kosa Kata Terkontrol dalam Sistem Temu Kembali Informasi Berbasis Teks. Dalam Jurnal Pustaka : Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol.2 No.2, Desember 2006. USU Press.
Hermawan, R. & Zulfikar Z. 2006. Etika Kepustakawanan: Suatu Pendekatan Terhadap Profesi dan Kode Etik Pustakawan Indonesia. Jakarta : Sagung Seto.
Indonesia, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan Nasional RI.
Kusmayadi, Eka & Etty Andriaty. 2006. Kajian online public access catalogue (OPAC) dalam pelayanan perpustakaan dan penyebaran teknologi pertanian. 19 Februari 2011. http://pustaka.litbang.deptan.go.id/.
Saleh, A.R. dan B. Mustafa. 1992. Penggunaan Computer Untuk Pelayanan Informasi Perpustakaan. Dalam Bunga Rampai 40 Tahun Pendidikan Ilmu Perpustakaan di Indonesia. Jakarta : Kesaint Blanc.
Saleh, Abdul Rahman.et.al. 1996. CDS/ISIS: Panduan Pengelolaan Sistem Manajemen Basis Data untuk Perpustakaan dan Unit Informasi, Saraswati Utama, Bogor.
Saptari, Janu. Dan Purwono. 2006. Temu Kembali Informasi Bibliografi dengan Bahasa Alami. Pada Field Judul dan Subjek (Studi Efektifitas Katalog Induk Terpasang Perpustakaan UGM). Dalam Jurnal Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi Volume 3 No. III.
Siregar, B. 1998. Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengembangan Literatur:
Bahan Pelatihan Tenaga Teknis Perpustakaan Proyek Pembinaan Perpustakaan Sumatera Utara, T.A. 1998/1999. Medan.
Subekti. Yusuf. 2010. Teori dan Praktik Penelusuran Infromasi. Jakarta: Preneda Media Group.
Sulistyo, Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,1991.
Sulistyo, Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital. Yogyakarta: Kanisius.
Sutoyo, A & Santoso, J. 2001. Strategi Dan Pemikiran Perpustakaan Visi Hernandono. Jakarta : Sagung Seto.
LAMPIRAN
Visi Misi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang Visi:
“Menjadi sumber informasi berbasis teknologi informasi dan mewujudkan masyarakat yang cerdas dan gemar membaca”.
Misi:
1. Mewujudkan pelayanan berbasis teknologi bagi pemustaka
2. Mewujudkan penyelamatan dan pelestarian dokumen arsip sebagai sumber informasi
3. Mewujudkan masyarakat yang gemar membaca dan pemberdayaan perpustakaan yang ada di Kabupaten Deli Serdang
4. Mewujudkan tata kelola lembaga yang berbasis teknologi informasi didukung oleh sumber daya aparatur yang berkualitas
Fungsi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang Fungsi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang : 1. Perumusan kebijakan dibidang perpustakaan dan arsip;
2. Pelaksanaan kebijakan dibidang pengendalian perpustakaan dan arsip;
3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan dinas dibidang perpustakaan dan arsip;
4. Pelaksanaan administrasi dibidang perpustakaan dan arsip;
5. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya.
Tugas Pokok Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang Tugas Pokok Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang adalah membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan arsip yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Kabupate
Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Deli Serdang
Kepala Dinas
Sekretaris
kasi Kasubag
umum
kasi
kasi kasi
kasi
Kasubag keuangan
kabid kabid
kasi kabid
Kasubag progarm
kasi kasi
kabid
