51
RANCANGAN SISTEM INFORMASI SISWA PADA SEKOLAH DASAR
NEGERI 46/IV KOTA JAMBI
Sri Mulyati
1,Lina Restita Sari
2)
1) Dosen Tetap STMIK NurdinHamzah Jambi, Jambi 36121 2) Mahasiswa STMIK Nurdin Hamzah Jambi
E-mail :mulyati.sri52@gma il.co m
Abstrac- State Elementary School 46 / IV City of Jambi now has a computer , but has not been fully utilized by each homeroom teacher and the administration so that the student data processing system is not perceived as optimal as possible . Student data processing system is not considered to be effective , especially in terms of speed , accuracy and neatness of the information produced .
With the application of information systems students at the State Elementary School 46 / IV City ofJambi this problem can be overcome , so that the information presented can be faster .
Keywor d :System Information, data processig student
I. PENDAHULUAN
Pendidikan nasional berakar pada kebudayaan bangsa Indonesia, berdasarkan pancasila dan undang-undang dasar 1945 yang mengamanatkan upaya untuk mencerdaskan bangsa, serta pencerminan penyelenggaraan satu sistem pengajaran yang diatur dengan undang-undang.
Dalam Teknologi sekarang ini menuntut kita untuk dapat mengembangkan sistem informasi. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informas i diperlukan klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
Sekolah Dasar Negeri 46/IV Kota Jambi saat ini telah memiliki komputer, namun belum sepenuhnya dimanfaatkan oleh setiap wali kelas maupun bagian tata usaha sehingga sistem pengolahan data siswa belum dirasakan seoptimal mungkin. Sistem pengolahan data siswa belum dirasakan efektif terutama dalam hal kecepatan, ketelitian dan kerapian informasi yang dihasilkan.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian dan Defenisi
2.1.1 Defenisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan sistem didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada elemen dan yang menekankan pada prosedur. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Menurut Abdul Kadir (2003 : 54) Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Menurut Jogiyanto H.M (2005 : 1) Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
2.1.2 Defenisi Informasi
Menurut Tata Sutabri (2005 : 23) Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Menurut Jogiyanto (2005 : 8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. 2.1.3 Defenisi Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan susunan yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan tenaga pelaksananya yang secara bersama-sama saling mendukung untuk menghasilkan suatu produk. Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Daves (2005 :11, dalam buku karangan Jogiyanto yang berjudul Analisa & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis) :
Menurut Jogiyanto (2005 :11) Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi
52
yang mempertemukan kebutuhan pengolahantransaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dan laporan -laporan yang diperlukan.
2.1.4 Defenisi Perancangan Sistem
Rancangan sistem merupakan sistem baru yang disusun untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan dan memperbaiki sistem yang sudah ada. Menurut Adi Nugroho (2002 : 139) “Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan itu”.
Menurut Jogiyanto (2007 : 187) Perancangan Sistem dapat diartikan sebagai berikut : Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem; pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional; persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk; yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi; temasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
2.2 Siswa
Menurut Dr. Ibrahim Bafadal, M.Pd (2009 : 9) Siswa merupakan subjek yang akan dididik melalu i berbagai kegiatan pembelajaran di sekolah sehingga menjadi keluaran atau lulusan sebagaimana diharapkan. Dalam rangka menjalani proses pendidikan di sekolah, siswa termasuk komponen yang harus dikelola dengan sebaik-baiknya, seperti dikelompok-kelo mpokkan, dicatat, dibimbing bilamana menghadapi hambatan belajar.
2.3 Sekolah Dasar
Menurut Dr. Ibrahim Bafadal, M.Pd (2009 : 9) Bahwa secara teknis, pendidikan dapat dikategorikan dalam tiga tingkatan, yaitu pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan pendidikan tinggi. Tingkatan ini didasarkan pada kesiapan anak dalam mengikuti proses. Oleh karena itulah, maka setiap tingkatan harus dilalui sebaik-baiknya dan dinyatakan lulus.
Pengertian sekolah dasar dapat dikatakan sebagai kegiatan mendasari tiga aspek dasar, yaitu pengetahuan, sikap dan keterampilan. Ketiga aspek ini merupakan dasar atau landasan pendidikan yang paling utama. Hal ini karena ketiga aspek tersebut merupakan hal yang paling hakiki dalam kehidupan. 2.4 Alat Bantu Perancangan Sistem
Alat bantu perancangan sistem ini akan digunakan untuk melakukan perancangan terhadap sistem yang akan dibuat agar tujuan yang akan dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan
dan diharapkan. Maka karena hal inilah diperlukan alat-alat tersebut agar pemrosesan data dapat dilakukan secara cepat dan tepat tanpa ada kesalahan yang nantinya dapat merusak sistem yang ada. 2.4.1 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Menurut Tata Sutabri (2004 : 163) Data Flow
Diagramadalahsuatunetwork yang
menggambarkansuatusistemautomartataukomputeris asi, manualisasiataugabungandarikeduanya yang penggambarannyadisusundalambentukkumpulanko
mponensistem yang
salingberhubungansesuaidenganaturanmainnya. 2.4.2 Komponen Data Flow Diagram
Menurut Prof. DR. Jugiyanto HM. MBA. Ph.D (2005, 700-710) dalam buku Analisis dan Disain Sistem Informasi, simbol-simbol DFD digambarkan sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar
Kesatuan Luar (External Entity) merupakan kesatuan (Entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberika n input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak seperti pada gambar berikut :
Gambar 2.6 Lambang Kesatuan Luar
Sumber: Analisis dan Disain Sistem Informasi, 2005, 701
2. Arus Data
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir di antara proses , simpanan data, dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan di samping garis panahnya. :
Gambar 2.7 Lambang Arus Data
Sumber: Analisis dan Disain Sistem Informasi, 2005, 702
3. Proses
Suatu proses adalah kegitan atau kerja yang dilakukan olah orang, mesin, atau komputer dari has il suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol
53
lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjangtegak dengan sudut-sudutnya tumpul. Atau
Gambar 2.8 Lambang Proses
Sumber: Analisis dan Disain Sistem Informasi, 2005, 705
4. Simpanan Data
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini :
a. Suatu file atau database di sistem komputer b. Suatu arsip atau catatan manual
c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang d. Suatu tabel acuan manual
e. Suatu agenda atau buku
Simpanan data di DFD dapat disimbolka n dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.
Gambar 2.9 Lambang Simpanan Data
Sumber: Analisis dan Disain Sistem Informasi, 2005, 707
2.5 Sekilas Tentang Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0
MenurutFrans Newman (2002 : 21) Microsoft Visual Basic adalahbahasapemrograman yang berbasisataubekerjadalamlingkungansistemoperasiwi
ndows. Bahasapemrograman Visual Basic
merupakanbahasapemrograman yang
disebutsebagaibahasapemrograman paling populerdigunakanolehprogramer-programer di seluruhduniadalammengembangkan program aplikasi Microsoft Visual Basic dapatdigunakanuntukmerancang program aplikasi lain yang berbasissistemOperasi Windows.
2.5.1 TampilanDasar Visual Basic 6.0
Setelahmengaktifkan program Visual Basic 6.0
danmembukajenisaplikasi yang
adamakabidangkerjatempatmenghasilkan program aplikasiakanditampilkan.Te mpatin idisebutdengan Int egrated Development Integration (IDE).Bentuklay a r Visual Basic 6.0 hampirsamadenganlayar program-program aplikasiWindowspadaumumnya, seperti Microsoft C++, Microsoft Visual FoxPro dan lain -lain.
Layar program Visual Basic 6.0 merupakansuatulingkunganbesar yang terdiridaribeberapabagiankecil yang tersusunsedemikianrupadanmempunyaisifatsebagaib erikut : a. Docking Berfungsisebagaitempatpeletakanbagian IDE sehinggadapatmenempeldenganbagianlain yang berdekatan.Untukdapatmenempelkanelemen layer keelemenlainnya, tempelkansisi-sisielemendansecaraotomatisakanmenempelketempa t yang di inginkan. b. Floating
Elemen-elemennya dapat digeser-geser ke posisi mana saja. Untuk dapat menggeser elemen layar, lakukan klik dan tahan tombol mouse pada TitleBar dan geser ke lokasi yang diinginkan.
c. Sizable
Elemen atau jendela dapat diubah-ubah ukurannya yaitu dengan melakukan klik dan tahan tombol mouse pada sisinya, lalu geser hingga ukurannya berubah sesuai dengan yang diinginkan.
Gambar 2.5 Tampilan Bidang Kerja Visual Basic 6.0
3 HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisa Sistem
Dari analisa dan metode penelitian yang penulis lakukan,maka penulis dapat menguraikan sistem yang sedang berjalan saat ini padaSekolah Dasar Negeri 46/IV Kota Jambi.
3.1.1 Sistem Yang Sedang Berjalan
Sistem pengolahan data siswa pada SD Negeri 46/IV Kota Jambi yang berjalan saat ini telah menggunakan komputer sebagai alat pengolahan data, namun pemanfaatannya belum sepenuhnya optimal. Sistem pengolahan data siswa belum efektif terutama dalam pencarian data, ketelitian dan kerapian informasi yang dihasilkan.
Beberapa permasalahan yang dirasakan dalam pengolahan data siswa pada SD Negeri 46/IV Kota Jambi diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Belum adanya sistem informasi data siswa yang terpadu sehingga informasi yang dibutuhkan tidak lengkap.
2. Kesulitan dalam pencarian data dan pengadministrasian pengolahan data siswa.
54
3. Penyajian laporan yang dibutuhkankepala sekolah atau bagian lain yang membutuhkan belum dapat dis ajikan secara cepat, tepat dan akurat. Dalam penyimpanan data seperti daftar siswa, daftar guru, daftar nilai dan lain sebagainya masih dilakukan secara manual (tertulis). Sekolah tidak mempunyai dokumentasi atau pencatatan data siswa. Sekolah hanya menyimpan data siswa yang beresiko hilang.
3.1.2 Sistem yang Diusulkan
Berdasarkan analisa sistem yang lama, dapat diketahui bahwa terdapat beberapa kelemahan yaitu proses penyediaan informasi tentang pengolahan data siswa lambat, karena guru dan wali kelas harus mengecek dahulu nama, nis siswa dan akibatnya proses penyediaan data menjadi lambat dan hal ini dapat menghambat kelancaran kegiatan pengolahan data siswa dan kemajuan sekolah. Maka yang kemudian akan dilakukan adalah perbaikan dari kekurangan-kekurangan pada sistem yang lama tersebut ke dalam sistem yang baru. Maka sistem yang dibutuhkan adalah:
a. Sistem yang dapat memproses transaksi-transaksi yang terjadi di sekolah, yaitu pengolahan data siswa.
b. Sistem yang dapat menyimpan data-data seperti data siswa, data mata pelajaran, data guru dan data nilai.
c. Sistem yang mampu menghasilkan laporan untuk kepala sekolah.
3.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD (Data Flow Diagram ) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, disk ette, hard disk dan lain sebagainya).
DFD juga merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas. DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. 3.2.1 Diagram Konteks
Diagram Contex
3.3 Rancangan File
Database atau basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database berfungsi sebagai penyedia informasi bagi pemakainya. Database dibentuk dari kumpulan file. Rancangan file dalam pengolahan sistem informasi siswa pada SD Negeri 46/IV Kota Jambi adalah sebagai berikut :
Tabel 3.3.1 File Siswa Field Type Widt
h
Keteranga n
Nis Text 4 Primary
Key Nisn Text 10 Nm_Siswa Text 50 Status Text 10 Thn_Ajara n Text 4 Semester Text 2 Kelas Text 4 Tmpt_Lhr Text 30 Tgl_Lhr Date/ Time - Agama Text 9 Jns_K Text 9 Alamat Text 100 Asal_Sklh Text 50 Nm_Ayah Text 50 P_Ayah Text 30 Nm_Ibu Text 50 P_Ibu Text 30 Nm_Wali Text 50 Alamat2 Text 100 Tlpn Text 12
Tabel 3.3.2 File Guru
Field Type Widt h
55
NIP Text 21 Primary Key
Tgl_Msk Date/Time - Nm_Gur u Text 50 Tmpt_Lh r Text 100 Tgl_Lhr Date/Time - Jns_K Text 9 Agama Text 9 Pendidik an Text 5 Bdg_Ahl i Text 15 Gol Text 4 Alamat Text 100 Telepon Text 15 Status Text 9
Tabel 3.3.3File Mata Pelajaran Field Type Widt
h
Keteranga n Kd_Mapel Text 5 Primary
Key Nm_Mape l Text 30 Kelas Text 5 Semester Text 2 Tabel 3.3.4 File Data Nilai
Mata Pelajaran Nilai Widt h Keteranga n
Nis Text 4 Primary
Key Nisn Text 15 Nm_Siswa Text 50 Thn_Ajara n Text 10 Status Text 10 Kelas Text 4 Semester Text 2 Kd_Mapel Text 5 Nm_Mape l Text 30 Nilai Num ber 5 3.4 User Interface a. Tampilan Menu Utama
b. Tampilan Data Siswa
c. Tampilan Data Guru
56
e. Tampilan Data Nilai4 KESIMPULAN
Setelah melakukan penelitian dan menguraikan beberapa penjelasan pada bab-bab sebelumnya serta bagaimana sistem yang diterapkan oleh Sekolah Dasar Negeri 46/IV Kota Jambi, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1.Sekolah Dasar Negeri 46/IV Kota Jamb i dalam pengolahan datanya telah menggunakan komputer namun belum dimanfaatkan seoptimal mungkin, sehingga perlu pengembangan sistem informasi data siswa secara lebih lengkap dan terpadu, karena untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat sangat bergantung pada sistem yang digunakan. Sistem yang baik akan menghasilkan sebuah informasi yang baik pula dan dapat dilihat oleh siapa saja. Salah satu penyelesaian masalah mengenai pendataan siswa di Sekolah Dasar Negeri 46/IV Kota Jambi adalah dengan membuat sistem baru yakni Sistem Informasi Siswa.
2.Dengan penggunaan sistem informasi data siswa yang telah dikembangkan diharapkan memudahkan bagian tata usaha dalam pengolahan datanya, sehingga kebutuhan akan laporan -laporan yang dibutuhkan berbagai pihak dapat disajikan dengan cepat dan akurat, khususnya bidang pengolahan data siswa.
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi
. 2009. DasarPerancangan Dan Implementasi Database Relasional. Yogykarta : Andi
Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi
. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi
Noerlina. 2007. Perancangan Sistem Informasi: Berbasis Object Oriented, Studi Kasus. Jakarta : Mitra Wacana Media
Nugroho, Adi. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek . Bandung : Informatika Bandung
H.M, Jogiyanto. 2002. Pengenalan Komputer Dasar Ilmu Komputer, Pemograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Yogyakarta : Andi
. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi:Pendek atan Terstruk tur, Teori dan Prak tik Aplik asi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset
Bafadal, Dr. Ibrahim. 2009.
ManajemenPeningk atanMututSekolahDasa r. Jakarta : PT. BumiAksara
DAFTAR RIWAYAT HIDUP PENULIS Nama : Sri Mulyati, S.Kom TTL : Pekanbaru /02Mei 1976 NIK/NIDN : 06.023 /1002057601 Pend. Terakhir : S1 (Sistem Informasi) Bidang Keahlian : Ilmu Komputer
Nama : Lina Restita Sari
NIM : 0701049
