Cronos ERP - Warehouse Management System

Cronos

ERP -

Warehouse

Management System

D

AFTAR

I

SI

Daftar Isi ... 2 Tujuan ... 3 Scope ... 3 Komponen Utama ... 4 Obyektifitas Sistem ... 5 1. Proses Global WMS ... 5 1. Multi Gudang ... 5 2. Single Gudang ... 6 2. Menu WMS ... 7 3. Struktur Gudang ... 8

4. Register Master Data ... 9

1. Lokasi Gudang ... 9

2. Tipe Lokasi ... 9

3. Bin Lokasi ... 10

4. Nama Barang ... 10

5. Alur Pengadaan Barang ... 11

6. Alur Penerimaan Barang ... 17

7. Alur Permintaan Barang User Cabang ... 20

8. Stok Opname ... 21

1. Stok Opname Adjustment Manual ... 21

2. Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet ... 21

T

UJUAN

Tujuan dibuatnya dokumen ini adalah untuk mendefinisikan kerangka disain aplikasi WMS yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan proses bisnis. Dokumen ini akan menjadi acuan

pengembangan aplikasi oleh tim pengembang software PT. Indoglobal Solution dalam memenuhi serta melengkapi secara komprehensif atas implementasi Sistem Informasi Manajemen.

Dokumen ini adalah kerangka dasar yang menyesuaikan dengan operasional proses customer dan dimungkinkan terjadi pembaruan apabila dalam implementasinya terdapat masukan baru atas kasus – kasus yang terdapat dalam operasional bisnis Customer.

S

COPE

Hasil akhir dari Flow process ini akan menjadi acuan dalam implementasi Sistem Informasi WMS Customer dalam hal:

 Implementasi System Business to Business menggunakan WMS yang mendukung kegiatan transaksi mutasi Inventory seperti :

1. Pengadaan Barang 2. Pengeluaran Barang 3. Penerimaan Barang 4. Retur Barang

5. Pengolahan data mutasi Barang

K

OMPONEN

U

TAMA

Item Keterangan

Ketergantungan  Level kapasitas User

 Struktur Gudang

 Standar Operating Procedure

 Flow Proses Mutasi Inventory

 Registrasi Gudang

Kebutuhan  Efisiensi dan akurasi kinerja bisnis

 Proses yang iteratif dan ter-otomatisasi.

 Jadwal Pengerjaan yang ketat & dan diperlukan review serta monitoring dari share holder

User  User Gudang Pusat

 User Gudang Cabang

Rangkuman Jadwal Pengerjaan

 Target implementasi pada bulan ______ 2012

 Bottom-Up Schedule (Jadwal Team Pengembang Aplikasi)

 Project Review dan stabilisasi.

Resiko  Kerangka Kesiapan (Readiness Framework)

 Organizational Change Management

 OnSite Operational Framework & Service Management

 Tambahan Kasus baru

 Service Level Konektifitas Jaringan antar Gudang Pusat – Gudang Cabang

Appendiks  Mendokumentasikan setiap perubahan.

 Mendokumentasikan setiap penemuan yang mempengaruhi percepatan dalam disain fisik.

O

BYEKTIFITAS

S

ISTEM

Obyektifias sistem merupakan standar model yang menjadi acuan dasar implementasi WMS berdasarkan hasil survey pada operasional proses bisnis CUSTOMER yang dapat dikelompokkan dalam 7 Kategori, yaitu

1. Proses Global WMS

2. Menu WMS

3. Struktur Gudang

4. Registrasi Master Data

5. Alur Pengadaan

6. Alur Penerimaan

7. Alur Permintaan Cabang

8. Stok Opname 9. Pembagian Wilayah

1.

Proses Global WMS

1.

Multi Gudang

GUDANG OUTLET 3 GUDANG OUTLET 2 GUDANG UTAMA OUTLET SUPPLY REQUEST (OSR) PENERIMAAN BARANG DISTRIBUSI USER OUTLET 1 USER OUTLET 3 USER OUTLET 2 USAGE ORDER PEMBELIAN PERMINTAAN BARANG KONTROL INVOICE VALIDASI INVOICE START STOP SUPPLIER SISTEM KONTROL KONSUMSI STOCK TRANSFER STOCK TRANSFER GUDANG OUTLET 1

2.

Single Gudang

OUTLET 3 GUDANG UTAMA

PENERIMAAN

BARANG DISTRIBUSI USAGE

ORDER PEMBELIAN PERMINTAAN BARANG KONTROL INVOICE VALIDASI INVOICE START STOP SUPPLIER SISTEM KONTROL KONSUMSI OUTLET 2 OUTLET 1

2.

Menu WMS

1. Stok Barang 2. Stok Opname

3. Stok Opname Import 4. Daftar Supplier 5. Permintaan Barang 6. Permintaan Pembelian 7. Reminder Minimum Stok 8. Penerimaan

 Penerimaan Barang Supplier

 Penerimaan Permintaan  Retur Penjualan  Penukaran Faktur 9. Pengeluaran  Pengeluaran Barang  Pengiriman Barang  Retur Pembelian

3.

Struktur Gudang

LOKASI GUDANG TIPE LOKASI BIN LOKASI NAMA BARANG Contoh :

LOKASI GUDANG REKALASI NAMA AKUN

GUDANG OBAT PERSEDIAAN OBAT GUDANG SPARE PART PERSEDIAAN SPAREPART GUDANG MATERIAL PERSEDIAAN MATERIAL GUDANG FAST MOVING PERSEDIAAN FAST MOVING

LOKASI TIPE LOKASI

GUDANG OBAT OBAT LUAR GUDANG OBAT SUPPOSITTORIA GUDANG OBAT SYRUP

GUDANG OBAT INFUS GUDANG SPARE PART ELEKTRIK GUDANG SPARE PART MEKANIKAL GUDANG SPARE PART KOMPUTER GUDANG MATERIAL BERAS GUDANG MATERIAL GANDUNG GUDANG MATERIAL SEMEN

TIPE LOKASI BIN LOKASI

OBAT RAK 01

ELEKTRIK RAK 01

MEKANIKAL RAK 01

KOMPUTER RAK 01

TIPE LOKASI BIN LOKASI NAMA BARANG

OBAT RAK 01 DECOLGEN

ELEKTRIK RAK 02 KABEL NYM

MEKANIKAL RAK 01 GEAR BOX

4.

Register Master Data

1.

Lokasi Gudang

3.

Bin Lokasi

5.

Alur Pengadaan Barang

a) ALUR PROSES b) USER TERKAIT  Gudang  Pembelian  Manager  Akunting

c) URUTAN PROSES USER GUDANG

NO PROSES USER GUDANG

1. Login GUDANG •Reminder Stok •Permintaan Pembelian PEMBELIAN / PURCHASING •Daftar Permintaan Pembelian •Pembuatan PO MANAGER

•Cek Stok Kebutuhan •Approval Manager PEMBELIAN •Validasi Data Pembelian •Cetak Order Pembelian GUDANG •Penerimaan Barang AKUNTING •Validasi Jurnal

NO PROSES USER GUDANG

2. 1) Menu Logistik  Permintaan Pembelian

3. User Pembelian akan melanjutkan proses pengadaan sampai dengan pengiriman Surat Pesanan ke Supplier

4. Supplier mengirimkan barang ke Gudang

NO PROSES USER GUDANG

d) URUTAN PROSES USER PEMBELIAN

NO PROSES USER PEMBELIAN

1. Login

2. 1) Menu Pembelian  Daftar Permintaan Pembelian

3. Manager melakukan approval

4. 1) Menu Pembelian  Order Pembelian 2) Cetak PO

NO PROSES USER PEMBELIAN

5. User Gudang siap melakukan penerimaan barang 6. Selesai

e) KONTROL TRANSAKSI

NO KONTROL KETERANGAN

1. Satuan Barang  Penggunaan satuan barang berdasarkan level satuan barang dengan pembakuan masing – masing jumlah yang sudah ditentukan. Pada transaksi order pembelian penggunaan satuan dapat dirubah menggunakan satuan terbesar atau terkecil berdasarkan kesepakatan antara pihak pembeli dengan SUPPLIER, contoh level satuan seperti dibawah :

 Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil.

2. Harga Pembelian  Entry harga pembelian pada menu Order Pembelian harus menggunakan harga yang sama atau lebih kecil dari harga dasar Provider sebelum PPN.

3. Pajak  Nilai PPN per barang akan secara otomatis terisi 10% apabila Supplier/SUPPLIER adalah PKP (Pengusaha Kena Pajak) . Setting PKP dapat dilihat pada menu  Master Data  Supplier / SUPPLIER

NO KONTROL KETERANGAN

4. Workflow / Urutan Proses  Proses transaksi pengadaan barang harus mengukuti urutan proses seperti diatas. Entry setiap proses tidak dapat dilakukan apabila proses sebelumnya belum lengkap.

6.

Alur Penerimaan Barang

a) ALUR PROSES b) USER TERKAIT  Gudang  Akunting c) URUTAN PROSES NO PROSES USER

1. Penerimaan Barang SUPPLIER GUDANG

2. Validasi Jurnal Keuangan AKUNTING

• Penerimaaan

Barang PBF

• Validasi Barang

Gudang

• Validasi Jurnal

Penerimaan

Akunting

• Penerimaan

Faktur

• Validasi Jurnal

Keuangan

Gudang /

Keuangan

NO PROSES USER GUDANG

1. Login

NO PROSES USER GUDANG

2. Selesai

d) KONTROL TRANSAKSI

NO KONTROL KETERANGAN

1. Satuan Barang  Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil.

2. Validasi Transkasi Keuangan

 Jurnal untuk penerimaan barang adalah sbb:

PERKIRAAN DEBET KREDIT

Persediaan XXX

PPN Masukan Yang Belum

Difakturkan XXX

Hutang Belum Diverifikasi XXX

3. Nomor Batch  Nomor Batch harus diisi sebagai acuan penggunaan barang berdasarkan expired date barang.

7.

Alur Permintaan Barang User Cabang

a) ALUR PROSES

b) USER TERKAIT

 User Gudang Cabang

 User Gudang Pusat c) URUTAN PROSES

NO PROSES USER

1. Permintaan Barang USER GUDANG CABANG

2. Pengeluaran Barang USER GUDANG PUSAT

3. Penerimaan Permintaan Barang USER GUDANG CABANG

4. Stok Barang (Visual Checking) USER GUDANG CABANG

d) KONTROL TRANSAKSI

NO KONTROL KETERANGAN

1. Stok Barang  Untuk menggunakan barang hasil permintaan, user peminta harus menginputkan data barang yang telah diterima dari bagian gudang menggunakan menu LOGISTIK 

PENERIMAAN PERMINTAAN BARANG.

 Verifikasi jumlah penerimaan barang oleh user dapat dilihat pada menu LOGISTIK STOK BARANG

User

• Permintaan

Barang

Gudang

• Pengeluaran

Barang

User

• Validasi

Penerimaan

Barang

• Entry

Penerimaan

Barang

8.

Stok Opname

1.

Stok Opname Adjustment Manual

9.

Pembagian Wilayah

Pembagian Wilayah merupakan acuan penting dalam implementasi aplikasi WMS karena pemetaan wilayah menggunakan kode yang menjadi ketergantungan modul lain seperti :

1. Kode Akun cabang 2. Kode Departemen 3. Kode Gudang Cabang

Lokasi

Cabang

Daerah 1

Gudang 1

Gudang 2

Daerah 2

Gudang 1

Gudang 2

Head Office

Jalan Tegal Parang Utara III No. 33 Jakarta Selatan 12790 Telp : 021- 7911109 Fax : 021- 79188443 Email : contact@igs.co.id web : www.IGS.co.id Contact Abdullah Soedarmo email : abdullah@igs.co.id HP : 0815 11 431 401

Ahmad Rudy Budiarto

email : rbudiarto@igs.co.id

HP : 081-555640478 / 081-252557693 Skype : rbudiarto