PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Kendala dalam Penerapan Sistem Menjaminan Mutu
Internal di Universitas Muhammadiyah Metro dan Langkah
Penanggulangannya
Nyoto Suseno *
*Universitas Muhammadiyah Metro, Ketua Lembaga Penjaminan Mutu
Abstract
Pendahuluan Universitas Muhammadiyah Metroberdiri sejak 1967. Awalnya adalah empat sekolah tinggi yang dimarger menjadi Universitas Muhammadiyah Metro, yang saat ini memiliki 20 prodi yang tersebar di 5 fakultas, Program Diploma dan Program Pascasarjana. Sejak awal berdiri telah dilakukan berbagai upaya untuk melakukan penjaminan mutu Pendidikannya, baik secara eksternal maupun internal. Namun demikian penjaminan mutu tersebut belum terbentuk sistem secara baik, dan hanya mengikuti tuntutan eksternal seperti akreditasi atau tuntutan internal yang dihadapi, bahkan terkadang dilakukan atas kehendak pribadi masing-masing pengelola saat itu.
Sejak tahun 2007 pimpinan Universitas Muhammadiyah Metro telah menyadari pentingnya sistem penjaminan mutu, karena itu melalui SK Rektor Nomor: III.B/1.b/045/SK-UMM/2007 dibentuk Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). Pada 3 tahun pertama LPM belum berfungsi hingga dilakukan pergantian pengurus pada tahun 2010. Pada tahun 2010 disusun suatu naskah kebijakan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) dan disyahkan melalui SK Rektor Nomor: III.B/1.b/045.a/SK-UMM/2010, yang kemudian pada tahun 2016 buku SPMI diperbaiki dalam hal konsep dan subtansi implementasinya, melalui SK Rektor nomor: 326/III.3. AU/A/KEP-UMM/2016. Banyak
hambatan/kendala yang dihadapi dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu tersebut,
muhammadiyah dan organisasi profesi, serta telah melakukan studi banding terkait penerapan penjaminan mutu tidak kurang dari 10 perguruan tinggi. Namun demikian, pemahaman tentang SPMI juga tidak komprehensif dan berbeda-beda. Ada yang memahami SPMI sebagaimana
akreditasi, sehingga sampai tahun 2012 audit internal hanya dilaksanakan pada penyelenggaraan prodi, melalui program Evaluasi Mutu internal (EMI). Kemudian tahun 2013, kami membedah berbagai buku tentang penerapan quality control pada bidang pendidikan atau Total Quality Management (TQM), maka terjadi pergeseran pemahaman dan penerapan Quality control di UM Metro, yakni audit internal dilaksanakan untuk menilai ketercapaian standar, dan untuk tahap awal dilaksanakan pada penyelenggaraan perkuliahan. Tahap berikutnya dirumuskan standar-standar akademik dan non-akademik, serta instrumennya yang diturunkan dari berbagai kebijakan mutu (Statuta dan Renstra) dan buku manual mutu (penduan akademik, pedoman karya ilmiah, RIP penelitian dan pengabdian dan peraturan lainnya). Higga saat ini selain 24 Standar Nasional Pendidikan Tinggi, juga telah dikembangkan standar UM Metro lainnya dan SOP akademik dan non akademik. Audit internal juga telah dilakukan secara rutin, baik akademik maupun non akademik sesuai periodesasi masing-masing. Sebagai contoh penyelenggaraan perkuliahan diaudit setiap akhir semester, kepuasan pelayanan unit-unit, pelaksanaan penelitian dan pengabdian diaudit tiap tahun dan kerjasama diaudit tiap dua tahun. Kendala Kurangnya Dukungan dari Pimpinan dan Penolakan Sebagian Unit/Personil Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) di UM Metro, pada awal pembentukannya hanya sebagai pemenuhan kewajiban, sehingga LPM tidak memberi peran apapun, staf dan pengelola LPM hanya sekedar formalitas tanpa program dan kegiatan. Bahkan beberapa tahun terbangun opini, bahwa LPM adalah tempat SDM yang disingkirkan karena berseberangan dengan pimpinan UM Metro. Tahun 2010 dikembangkan dokumen SPMI dan disyahkan dengan SK Rektor, namun demikian saat itu tidak diikuti dengan program dan kegiatan lanjutan. Baru kemudian mulai tahun 2012 dilakukan kegiatan audit internal melalui EMI
bekerjasama dengan Majelis Dikti PP Muhammadiyah, meskipun penyelenggaraannya saat itu tidak secara langsung di bawah LPM. Baru tahun 2013, LPM melakukan audit penyelenggaraan
Perkuliahan yang hasilnya dilaporkan secara terbuka kepada seluruh dosen pada saat rapat dan pembagian SK mengajar pada awal semester. Sejak saat itu semau pimpinan baik tingkat
Renstra. Dokumen manual mutu meliputi: pedoman akademik, pedoman penulisan karya ilmiah dan peraturan lainya. Buku Standar mutu UM Metro yang meliputi: SNPT dan Standar pendidikan Tinggi yang dikembangkan oleh UM Metro, serta Buku Formulir, yang berisi berbagai instrument
pelaksanaan audit internal. Penutup Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dikemukakan bahwa dalam penerapan SPMI ditemui berbagai kendala atau hambatan yang harus dihadapi secara gigih dan cermat dengan menggunakan berbagai cara, strategi dan pendekatan. Kendala penerapan SPMI di UM Metro, sedikit demi sedikit dapat diatasi dan cenderung terjadi peningkatan, baik pada aspek pengakuan civitas akademika maupun aspek kualitas pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal. Kekurangan pahaman terhadap SPMI dapat diatasi dengan banyak belajar baik melalui buku,
pelatihan ataupun studi banding. Untuk mendapatkan dukungan dari pimpinan dan pengakuan dari segenap civitas akademika, maka perlu diawali dengan cara menunjukkan kinerja LPM dan hasilnya dilaporkan secara terbuka dengan memanfaatkan momen-momen penting, seperti misalnya pada saat rapat umum awal semester atau momen lain yang melibatkan banyak civitas akademika. Momen tersebut sebagai sarana sosialisasi, juga sebagai sarana peningkatan kinerja para karyawan dan dosen di UM Metro, dengan cara mengumumkan dosen atau karyawan dengan kinerja terbaik dan pemberian sertifikat penghargaan. Sedangkan dokumen mutu dapat dibangun dari berbagai dokumen perguruan tinggi yang sudah ada dengan kerja keras dan dilaksanakan secara
