4. ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA. Tabel 4.1 Career Development System (CDS) Knowledge Areas Specific Skills Definitions Recruitment & onboarding

(1)

13

Universitas Kristen Petra

4. ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Career Development System (CDS) dan Career Development Tools (CDT)

Career Development System (CDS) departemen HR dirilis pada tahun 2012 dan dipublikasikan melalui intranet perusahaan. CDS membantu memberikan kejelasan mengenai pengetahuan yang diperlukan, tingkat keterampilan teknis dan kompetensi dalam melaksanakan pekerjaan di suatu posisi. Hanya saja, CDS ini isinya masih bersifat kurang spesifik dengan pekerjaan nyata sehari-hari dari posisi yang dijabarkan. Tabel 4.1 berikut menunjukkan contoh informasi yang diberikan dalam CDS.

Tabel 4.1 Career Development System (CDS)

Knowledge Areas Specific Skills Definitions

Recruitment &

onboarding

Recruitment Planning Knowledge about:

 tahap perencanaan rekrutmen.

 proses permintaan perekrutan baru dan proses terkait lainnya.

Sumber: Referensi Internal Perusahaan

Tabel 4.1 menunjukkan bentuk asal dari CDS yang hanya mencantumkan

‘knowledge areas’, ‘specific skills’, dan ‘definitions’. Tabel 4.1 merupakan cuplikan CDS untuk posisi Koordinator Personalia. Isi dari CDS tersebut masih belum bisa menggambarkan pekerjaan nyata seperti apakah yang dapat mengindikasikan skill yang tercantum di dalam CDS tersebut. Oleh karena itu, dibentuklah alat pelengkap dari CDS, yang disebut dengan Career Development Tools atau CDT.

Career Development System (CDS) dibuat untuk menyediakan kerangka mengenai kemampuan teknis dan keterampilan yang dibutuhkan oleh posisi yang ada di departemen tertentu untuk menjadi unggul dalam bidang pekerjaannya dan

(2)

14

pada akhirnya mendukung pencapaian perusahaan. CDS dapat diakses oleh seluruh karyawan melalui intranet. CDS yang dibahas dalam Tugas Akhir ini hanya khusus untuk lingkup Human Resources Department saja. Penggunaan CDS ini kemudian dioptimalkan dengan adanya Career Development Tools (CDT). Career Development Tools (CDT) tidak dapat diakses oleh seluruh karyawan, karena hanya khusus untuk bagian internal Personalia dan Payroll.

CDT sifatnya lebih detail dan spesifik, hingga sampai pada tahapan evaluasi.

Terdapat 3 output dari CDT, yaitu development plan, evaluation form, dan career path. Career Development Tools (CDT) adalah alat pelengkap untuk pengembangan posisi yang isinya mengacu pada Career Development System (CDS), dokumen position description, dan penerapan terbaik yang berjalan saat ini.

4.2 Proses Pembuatan CDT secara Umum

Gambar 4.1 menunjukkan proses secara umum dari pembuatan CDT.

Proses pembuatan CDT development plan yaitu dengan cara membuat template dari CDT development plan terlebih dahulu. Template dari CDT development plan dibuat dengan mengidentifikasi komponen apa saja yang diharapkan muncul dalam development plan tersebut. Komponen yang perlu ada di dalam CDT development plan maupun komponen yang sudah ada di CDS ditunjukkan pada Tabel 4.2.

Tabel 4.2 Komponen dalam CDT Development Plan

Komponen yang Harus Ada Komponen yang Sudah Ada dari CDS

Knowledge areas Knowledge Areas

Specific skills: definitions, on the job indicator, how

Specific skills: definitions

Core competencies: definitions, on the job indicator, how

Core competencies: definitions

Pemisahan bertingkat (level) dari on the job indicator (khusus untuk technical skills)

-

(3)

15

Tabel 4.2 menjabarkan komponen apa saja yang harus ada dalam CDT development plan dan komponen apa saja yang sudah ada di dalam CDS, sehingga dapat diketahui komponen apa saja yang perlu ditambahkan, diantaranya:

 On the job indicator & how untuk specific skills

 On the job indicator & how untuk core competencies

 Pemisahan bertingkat (level) dari on the job indicator (khusus untuk technical skills)

Template dari CDT development plan dibuat dengan mencantumkan komponen yang harus ada, kemudian ditinjau ulang oleh manajer, apakah telah mencakup tujuan dari pembuatan development plan itu sendiri ataukah masih ada hal-hal lain yang perlu ditambahkan. Setelah mendapat persetujuan dari manajer, barulah pembuatan CDT development plan dilanjutkan ke tahap pengisian template.

(4)

16

Start

Mengidentifikasi komponen yang perlu ada dalam CDT

development plan

Membuat template CDT development

plan

Apakah ada revisi dari pihak

manajemen?

Mengisi template CDT development

plan

Review CDT development plan

oleh SME dan reviewer masing-

masing posisi

Apakah ada revisi?

Membuat template CDT evaluation form

manajemen?

Mengisi template CDT evaluation form Tidak

B

Tidak

Tidak Ya

Ya

Membuat template CDT career path

manajemen?

Mengisi template CDT career path

Selesai Tidak Ya

Gambar 4.1 Proses Pembuatan CDT secara Umum

Tahap pengisian CDT development plan dilakukan dengan cara melakukan interview dengan subject matter expert (SME) dari posisi tersebut.

Referensi lain yang dapat digunakan dalam pengisian CDT development plan yaitu dokumen position description serta CDS. Hasil interview, dokumen position description serta CDS dituangkan ke dalam CDT development plan. Setelah itu, akan dilakukan review oleh SME dan reviewer yang telah ditentukan untuk masing-masing posisi.

(5)

17

Pembuatan template dari evaluation form dilakukan dengan mengidentifikasi terlebih dahulu bentuk evaluasi yang akan dilakukan oleh manajer. CDT evaluation form ini diharapkan dapat digunakan saat mengevaluasi kinerja karyawan baik itu secara langsung (tanya jawab langsung antara manajer dan karyawan yang bersangkutan) maupun secara tidak langsung (pengamatan oleh manajer). Oleh karena itu, pembuatan template CDT evaluation form ini disesuaikan dengan tujuan dari model evaluasi yang diinginkan oleh manajer.

Template CDT evaluation form yang telah dibuat kemudian ditinjau ulang oleh manajer. Setelah mendapat persetujuan, maka langkah selanjutnya yaitu melakukan pengisian template CDT evaluation form. Isi dari CDT evaluation form ini mengacu pada isi dari CDT development plan untuk masing-masing posisi.

Pembuatan template dari CDT career path dilakukan dengan mengidentifikasi hal-hal apa saja yang harus tercantum di dalam career path tersebut. Hal-hal yang harus ada di dalam CDT career path yaitu position grade masing-masing posisi, sub departemen posisi, dan posisi itu sendiri. Template dari CDT career path kemudian dipresentasikan kepada manajer untuk mendapatkan review. Setelah disetujui, maka career path akan diisi, dengan cara melakukan interview kembali dengan reviewer dari masing-masing posisi.

4.3 Template CDT Development Plan, Evaluation Form, dan Career Path Pembuatan template dari development plan, evaluation form, dan career path bertujuan untuk membuat suatu standar dalam penggunaan CDT, sehingga dapat dengan mudah digunakan. Template dari development plan akan sama antara satu posisi dengan yang lainnya. Begitu pula dengan template dari evaluation form maupun career path juga akan sama antara satu posisi dengan yang lainnya.

4.3.1 Template CDT Development Plan

Pembuatan template dari development plan dilakukan dengan cara mengidentifikasi hal-hal apa saja yang sebaiknya ada di dalam development plan.

Development plan digunakan sebagai panduan bagi karyawan untuk mengetahui

(6)

18

apa saja kompetensi baik secara technical skills maupun soft skills yang harus dimiliki dalam suatu posisi. Template tersebut disesuaikan dengan tujuan dari development plan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan di dalam template development plan ini yaitu jenis-jenis technical skills dan soft skills dan definisi dari technical skills dan soft skills tersebut. Hal lain yang juga perlu dicantumkan yaitu aktivitas pekerjaan nyata yang menjadi cerminan technical skills dan soft skills tersebut, serta bagaimana cara untuk karyawan mampu mencapai technical maupun soft skills yang ditetapkan. Gambar 4.2 merupakan template dari CDT development plan.

Penjelasan untuk template dari CDT development plan pada Gambar 4.2 yaitu sebagai berikut:

1. Bagian ini diisi sesuai dengan spesifikasi departemen HR yang dijabarkan, yaitu “Personalia” atau “Payroll”. Jadi, jika posisi yang dijabarkan adalah posisi yang termasuk di dalam bagian Payroll, maka judulnya yaitu “PAYROLL CAREER DEVELOPMENT TOOLS”.

2. Position description diisi dengan jabatan dari suatu posisi yang dijabarkan dalam development plan tersebut.

3. Report to diisi dengan kepada siapa jabatan (yang tertulis di position description) bertanggungjawab langsung. Contoh, untuk posisi

“Administrator Personalia” bertanggungjawab kepada “Koordinator Personalia”, maka yang tertulis di position description yaitu

“Administrator Personalia”, bagian report to diisi dengan

“Koordinator Personalia”.

(7)

19

Gambar 4.2 Template CDT Development Plan

2 3

4

5 6 7 8

1

9

11

12

10

(8)

20

4. Skill matrix berisi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh karyawan, baik itu yang bersifat technical skills maupun soft skills. Skill matrix diperoleh dari CDS.

5. Knowledge areas berisi area pengetahuan HR secara umum. Knowledge areas diperoleh dari CDS.

6. Specific skills merupakan technical skills sesuai dengan knowledge areas tertentu. Satu knowledge areas bisa memiliki lebih dari satu specific skills. Specific skills diperoleh dari CDS.

7. Definitions berisi definisi atau penjelasan dari specific skills atau core competencies. Kolom definitions diperoleh dari CDS.

8. On The Job Indicator berisi dengan pekerjaan-pekerjaan atau aktivitas nyata yang dilakukan oleh posisi tertentu dan sesuai dengan specific skills atau core competencies tertentu (diperoleh dari interview serta dokumen pendukung lainnya).

9. Level 1 dan 2 merupakan pemisahan dari on the job indicator. Setiap posisi dipisahkan menjadi 2 level, dimana level 1 merupakan tingkatan awal bagi karyawan (3 bulan), sedangkan level 2 (di atas 3 bulan) merupakan tingkatan yang lebih tinggi (advance). Contoh, untuk karyawan yang baru saja menduduki posisi “Administrator Personalia”

selama 1-3 bulan, akan dievaluasi dengan acuan dari level 1.

10. Indicator berisi pemisahan dari“On The Job Indicator” yang disesuaikan dengan level/tingkatannya. Misalkan di kolom “On The Job Indicator”

terdapat 4 poin indikasi, maka akan dipindahkan ke dalam kolom

”Indicator” sesuai dengan level/tingkatan dari poin indikasi tersebut.

11. How berisi mengenai bagaimana cara karyawan mampu mencapai specific skills ataupun core competencies sesuai dengan posisinya. Jadi, kolom ini berisi panduan bagi karyawan untuk bisa unggul di posisinya sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan (diperoleh dari interview dan membaca referensi perusahaan yang disediakan).

(9)

21

12. Core competencies berisi soft skills apa saja yang harus dimiliki oleh posisi tersebut.

4.3.2 Template CDT Evaluation Form

Pembuatan template dari development plan dilakukan dengan cara mengidentifikasi hal-hal apa saja yang ada di dalam evaluation form. Evaluation form ini digunakan untuk mengevaluasi atau menilai kinerja dari karyawan tertentu. Pihak yang berhak untuk melakukan penilaian yaitu minimum pangkat manajer, akan tetapi tanpa mengesampingkan masukan dari atasan langsung karyawan yang dinilai.

Contoh, Manajer HR Personalia melakukan penilaian terhadap Administrator Personalia, akan tetapi Manajer HR Personalia tetap memerlukan masukan dari atasan langsung Adminstrator Personalia tersebut, yaitu Koordinator Personalia. Evaluation form tetap diisi dan ditandatangani oleh Manajer HR Personalia, bukan oleh Koordinator Personalia. Jadi, yang berhak untuk mengisi yaitu karyawan dengan pangkat minimum sebagai manajer, karena perusahaan memiliki peraturan bahwa yang bisa menentukan seseorang dipindah/dirotasi, dinaikkan pangkatnya, ataupun dinaikkan gajinya adalah orang dengan pangkat minimal manajer, bukan koordinator ataupun supervisor.

Evaluation form ini dapat digunakan untuk dua jenis kondisi. Pertama, digunakan sebagai pre assessment sebelum seorang karyawan menduduki posisi tertentu. Contoh, karyawan A saat ini berada di posisi Administrator Personalia.

Karyawan A akan dipindah ke posisi HR Customer Service Officer. Oleh karena itu perlu dilakukan pre assessment terlebih dahulu terhadap karyawan A, apakah ia mampu menduduki posisi berikutnya. Kondisi yang kedua yaitu evaluation form ini digunakan untuk mengevaluasi karyawan di posisi tertentu, sehingga dapat dilihat kinerja pemegang jabatan di posisi tersebut.

Evaluation form yang digunakan dibagi dalam 2 tahap. Tahap pertama yaitu

“Check Point Evaluation”, sedangkan tahap kedua yaitu “Summary Evaluation Form”. Gambar 4.3 merupakan template dari evaluation form tahap pertama, yaitu

“Check Point Evaluation”.

(10)

22

Gambar 4.3 Template CDT Evaluation Form“Check Point Evaluation”

1 2

3 4

5 6

7

8

7

8

(11)

23

Penjelasan untuk template dari CDT evaluation form “Check Point Evalaution” pada Gambar 4.3 yaitu sebagai berikut:

1. Bagian ini diisi dengan posisi yang dievaluasi.

2. Bagian ini diisi dengan nama dari karyawan yang dievaluasi.

3. Bagian ini diisi dengan nomor ID dari karyawan yang dievaluasi.

4. Bagian ini diisi dengan nama dari evaluator yang melakukan evaluasi tersebut.

5. Bagian ini diisi dengan tanggal dimana evaluator melakukan evaluasi terhadap karyawan yang bersangkutan. Kolom di bawahnya akan diberi tanda “” jika karyawan telah memenuhi skill (baik itu specific skills maupun core competencies) tertentu.

6. Enhancement plan/comment merupakan kolom yang digunakan oleh evaluator untuk mengisi rencana pengembangan yang dapat dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan ataupun komentar untuk karyawan tersebut.

7. Baris yang berwarna abu-abu diisi dengan specific skills atau core competencies yang diperlukan di posisi tersebut.

8. Bagian ini diisi dengan on the job indicator dari CDT development plan, dimana akan dipisahkan menurut level untuk bagian specific skills, dan untuk bagian core competencies tidak dipisahkan menurut level.

Tahap berikutnya dari evaluation form yang digunakan yaitu “Summary Evaluation Form”. Summary evaluation form merupakan ringkasan dari tahapan evaluasi sebelumnya, yaitu check point evaluation. Gambar 4.4 berikut merupakan template dari summary evaluation form.

(12)

24

Gambar 4.4 Template CDT Evaluation Form “Summary Evaluation Form”

1 2

3

4

5

6

(13)

25

Penjelasan untuk template dari CDT evaluation form“Summary Evaluation Form” pada Gambar 4.4 yaitu sebagai berikut:

1. Bagian ini diisi dengan level dari posisi yang dievaluasi, apakah level 1 atau level 2.

2. Kolom ini diisi dengan specific skills maupun core competencies sesuai dengan posisi yang dievaluasi.

3. Kolom ini merupakan kolom penilaian untuk masing-masing specific skill dan core competency posisi tersebut. Terdapat tiga opsi penilaian pada tahapan summary ini, yaitu:

 Needs Improvement yang berarti karyawan tersebut masih membutuhkan pengembangan lebih lanjut dari skill tertentu.

 Meets Expectation yang berarti karyawan tersebut telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.

 Exceeds Expectation yang berarti karyawan tersebut telah melampaui di atas kriteria yang ditetapkan.

Evaluator memberikan tanda “” di kolom yang sesuai dengan penilaian terhadap karyawan tersebut.

4. Evaluator dapat memberikan review atau komentar di dalam kolom ini.

5. Bagian ini merupakan hasil akhir dari penilaian yang dilakukan, dimana terdapat dua opsi saja, yaitu “Fail” atau”Pass”. Evaluator harus mengisi bagian ini dengan memilih salah satu dari opsi tersebut. Jika hasil akhirnya adalah ”Fail”, maka karyawan tersebut dinyatakan belum mampu untuk menduduki posisi tujuan atau karyawan tersebut belum memenuhi kriteria yang diperlukan dalam posisinya saat itu (membutuhkan pengembangan lebih lanjut). Jika hasil akhirnya adalah

“Pass”, maka karyawan tersebut dinyatakan mampu untuk menduduki posisi tujuan atau karyawan tersebut dianggap telah memenuhi kriteria yang diperlukan dalam posisinya saat itu.

(14)

26

6. Evaluator diharuskan memberikan tanda tangan sebagai bukti serta mencantumkan nama dan tanggal diisinya summary evaluation form tersebut.

Cara melakukan evaluasi dan cara pengisian akan dijelaskan lebih lanjut di bagian lain dalam bab ini.

4.3.3 Template CDT Career Path

Pembuatan template untuk career path dilakukan dengan menyajikan setiap posisi yang ada di departemen HR Personalia dan Payroll. Semua posisi akan dicantumkan di dalam template career path karena masing-masing posisi akan memiliki career path. Career path digunakan sebagai kisi-kisi pengembangan karir untuk setiap posisi yang ada di HR Personalia dan Payroll.

Contohnya, seorang karyawan saat ini menduduki posisi Administrator Personalia. Karyawan tersebut ingin berkembang lebih lagi menuju ke posisi lain.

Career path memudahkan karyawan tersebut untuk mengetahui pengembangan karirnya menuju ke posisi-posisi tertentu.

Gambar 4.5 merupakan contoh template dari career path yang digunakan.

Kotak berwarna merah di bagian sebelah kiri pada Gambar 4.5 menunjukkan grade dari posisi tersebut. Grade digunakan untuk menentukan gaji dan jenis kompensasi maupun benefit yang diterima oleh karyawan tersebut. Makin tinggi grade suatu posisi, maka makin tinggi pula gaji maupun jenis kompensasi dan benefit yang diterima oleh karyawan yang menduduki posisi tersebut.

Kotak berwarna jingga di bagian atas pada Gambar 4.5 merupakan pembagian dari departemen HR Personalia. Departemen HR Personalia dibagi menjadi 3 sub departemen, yaitu HR Services, HR Information System, dan HR Contact Center. Kotak berwarna kuning di bagian atas Gambar 4.5 merupakan pembagian dari departemen Payroll. Departemen Payroll dibagi menjadi 2 sub departemen, yaitu Payroll Processing dan Layanan Payroll.

(15)

27

Universitas Kristen Petra HR Services

HR Information

System

HR Contact

Center Payroll Processing Layanan

Payroll

7

6

5

4

3

2

1

HR Information System Analyst

HR Customer Service Officer Koordinator

Personalia

Administrator Personalia

Supervisor Pengolahan Gaji

Supervisor Layanan Payroll Koordinator Gaji

Karyawan Bulanan/Harian

Analis Payroll

Prosesor Gaji Karyawan Bulanan/Harian

Tax & Social Security Officer

Document &

Logistic Officer

Administrator Layanan Payroll

Gambar 4.5 Template CDT Career Path

(16)

28

Masing-masing posisi diletakkan sejajar dengan sub departemen dimana posisi tersebut berada. Selain itu, posisi-posisi tersebut juga diletakkan pada grade dari posisi tersebut. Informasi mengenai grade diperoleh dari data perusahaan yng dijadikan acuan oleh perusahaan dalam menentukan gaji karyawan maupun jenis kompensasi dan benefit karyawan. Pembuatan CDT career path dilakukan dengan cara melakukan interview dengan reviewer untuk masing-masing posisi.

4.4 Membuat CDT Development Plan, Evaluation Form, dan Career Path Pihak manajemen berdiskusi terlebih dahulu untuk menentukan posisi apa saja yang dijabarkan dalam CDT, dan akhirnya didapati bahwa ada 12 posisi yang dijabarkan, yaitu:

1. Koodinator Personalia 2. Administrator Personalia 3. HR Customer Service Officer 4. HR Information System Analyst 5. Supervisor Pengolahan Gaji 6. Supervisor Layanan Payroll 7. Analis Payroll

8. Koordinator Gaji Karyawan Harian/Bulanan 9. Tax & Social Security Officer

10. Prosesor Gaji Karyawan Harian/Bulanan 11. Document & Logistic Officer

12. Administrator Layanan Payroll

Proses pembuatan CDT untuk 12 posisi ini diawali dengan membuat CDT untuk 1 posisi terlebih dahulu sebagai proyek percontohan (pilot project).

Posisi yang dipilih yaitu Koordinator Personalia. Posisi ini dijadikan sebagai proyek percontohan karena merupakan posisi dari pembimbing lapangan, sehingga memudahkan dari segi komunikasi awal.

4.4.1 CDT Development Plan

Pembuatan development plan untuk posisi Koordinator Personalia dilakukan dengan cara melakukan interview dengan salah satu pemegang posisi

(17)

29

tersebut. Setelah interview dilakukan, maka dilanjutkan dengan mengisi hasil interview ke dalam template development plan. Dokumen pendukung lainnya, seperti dokumen position descriptions dan CDS juga dimasukkan ke dalam development plan.

Setelah pengisian development plan telah selesai, maka akan kembali ditinjau oleh pemegang posisi yang sebelumnya diwawancarai. Setelah mendapat persetujuan dari pemegang posisi tersebut, dilanjutkan dengan mempresentasikan CDT Development Plan tersebut kepada pemegang posisi Koordinator Personalia lainnya, baik itu yang ada di wilayah Surabaya maupun Jakarta. Setelah mendapat persetujuan, maka langkah berikutnya yaitu mempresentasikan hasil dari CDT Development Plan tersebut beserta kepada pihak manajer. Apabila telah diperoleh persetujuan dari pihak manajer, maka dapat dilanjutkan dengan mengisi evaluation form. CDT Development Plan untuk posisi Koordinator Personalia dapat dilihat pada Lampiran 1 dan posisi lainnya tidak dicantumkan karena merupakan rahasia perusahaan.

Setelah CDT Development Plan untuk posisi Koordinator Personalia selesai dibuat, maka posisi yang lain segera dibuat dengan mengikuti pola pengisian dari development plan Koordinator Personalia. Bagian yang diambil persis sama dengan CDS dan diisikan ke dalam CDT yaitu kolom yang berwarna kuning (lihat Lampiran 1), yaitu “Knowledge Areas”, “Specific Skills”, dan

“Definitions”. Bagian yang diisi yaitu kolom “On The Job Indicator”, “Indicator”

(Level 1 dan Level 2), serta “How” (Level 1 dan Level 2). Kolom “Knowledge Areas”, “Specific Skills”, dan “Definitions” diperoleh dari skill matrix yang ada di Career Development System (CDS). Ketiga kolom ini diisi sama dengan skill matrix karena skill matrix tersebut merupakan acuan kompetensi milik perusahaan.

Cara untuk mengisi kolom “On The Job Indicator” yaitu dengan cara menggali dari dokumen position description milik perusahaan (bersifat rahasia dan tidak dapat dicantumkan) serta melakukan interview dengan SME (Subject Matter Expert) posisi terkait. Contoh pengisian ada 2, yaitu:

 Pengisian menggunakan referensi dokumen terkait.

 Pengisian dengan melakukan interview.

(18)

30

Dokumen position description memuat mengenai tanggung jawab apa saja yang diemban oleh posisi tersebut. Salah satu contohnya yaitu terdapat poin di dalam dokumen position description Koordinator Personalia yang menyebutkan

“Mengembangkan metode yang praktis untuk memastikan pekerjaan admin sesuai dengan standar”. Maka, poin tersebut dimasukkan ke dalam kolom “On The Job Indicator” pada bagian specific skills “Coaching” dengan kalimat yang disesuaikan.

Interview dengan pihak SME dilakukan dengan memberikan pertanyaan- pertanyaan kepada SME terkait dengan pekerjaan sehari-hari yang dilakukan.

Pertanyaan yang diajukan juga dapat diberikan dengan mengacu pada specific skills yang tertera. Contohnya, untuk specific skills “Payroll and time &

attendance process management”, pertanyaan yang diajukan yaitu “Sejauh mana Bapak/Ibu harus memiliki pemahaman terkait dengan absensi karyawan dan sistem informasinya?” Jawaban yang diberikan yaitu “Seorang koordinator harus memahami secara detail mengenai konsep absensi karyawan dan sistemnya, selain itu mampu menanggapi keluhan karyawan jika ada masalah dengan absensinya yang berpengaruh terhadap tunjangan yang diperolehnya”. Maka jawaban tersebut dimasukkan ke dalam kolom “On The Job Indicator” dan dibedakan menjadi dua poin yang berbeda.

Pemisahan menjadi dua poin ini bertujuan untuk lebih memperjelas pada saat pengisian kolom level. Pemisahan ini juga dilakukan dengan menggali dari SME lebih jauh, seperti memberikan pertanyaan “Pada awal 3 bulan Bapak/Ibu bekerja, apakah Bapak/Ibu telah mampu mengambil suatu keputusan secara mandiri jika ada karyawan yang memberikan komplain?” Dari jawaban yang diberikan maka dapat diperoleh pemisahan dari aktivitas tersebut.

Setelah kolom “On The Job Indicator” terisi, maka selanjutnya yaitu mengisi kolom “Indicator” di Level 1 dan Level 2. Pengisian kolom “Indicator”

pada pemisahan level ini disesuaikan dengan pertanyaan yang diberikan kepada SME terkait. Tabel 4.3 berikut adalah contoh yang diambil dari CDT development plan posisi Koordinator Personalia yang telah terisi hingga kolom “On The Job Indicator”.

(19)

31

Tabel 4.3 Pengisian Kolom “On The Job Indicator”

Skill Matrix

On The Job Indicator Knowledge

Areas

Specific

Skills Definitions

General HR Skills

HR System

Ability to:

 mengidentifikasi fungsi mana yang merupakan standar untuk platform sistem dan mana yang telah disesuaikan.

 menggunakan halaman Admin pada modul/aplikasi HR.

 menjelaskan dasar di balik setiap desain platform sistem.

1. Mampu mengoperasikan sistem informasi HR, seperti:

- Master Data - Report

- Regular/Irregular Process

2. Mampu memberikan masukan dan

rekomendasi kepada pihak terkait untuk proses perbaikan sistem.

Tabel 4.3 merupakan potongan tabel dari CDT development plan posisi Koordinator Personalia. Kolom “On The Job Indicator” yang telah terisi dijadikan acuan dalam pengisian kolom “Indicator” pada level 1 maupun level 2. Cara untuk mengetahui apakah suatu pekerjaan digolongkan pada level 1 atau 2 yaitu dengan memberikan pertanyaan kepada SME. Contohnya, (lihat Tabel 4.3),

“Apakah Bapak/Ibu pada tahap 3 bulan awal telah mampu memberikan masukan atau rekomendasi untuk perbaikan sistem?” Jika jawaban dari SME adalah

“Belum”, maka pekerjaan nomor 2 pada kolom “On The Job Indicator”

digolongkan pada level 2, sehingga pengisiannya pada kolom selanjutnya ditunjukkan pada Tabel 4.4.

Tahap selanjutnya yaitu dengan mengisi kolom “How” pada level 1 maupun level 2. Pengisian kolom “How” ini dilakukan dengan menggali informasi dari intranet perusahaan dan referensi-referensi yang dimiliki perusahaan. Informasi yang dicari contohnya, training apa saja yang diadakan perusahaan dan fungsi serta sifat dari masing-masing training tersebut, buku panduan apa yang dimiliki oleh perusahaan yang diberikan pada karyawan, akses data apa saja yang dimiliki oleh karyawan, serta bisa juga dilakukan dengan

(20)

32

menanyakan kepada SME terkait. Setelah itu, informasi yang diperoleh dimasukkan ke dalam kolom “How” seperti ditunjukkan pada Tabel 4.5.

Tabel 4.4 Pengisian Kolom “Indicator”

On The Job Indicator

Level 1 Level 2

Indicator How Indicator How

1. Mampu

mengoperasikan sistem informasi HR, seperti:

- Regular/Irregu lar Process 2. Mampu

memberikan masukan dan rekomendasi kepada pihak terkait untuk proses perbaikan sistem.

1. Mampu

- Regular/Irreg- ular Process

2. Mampu memberikan masukan dan rekomendasi kepada pihak terkait untuk proses perbaikan sistem.

Tabel 4.5 Pengisian Kolom “How”

Level 1 Level 2

Indicator How Indicator How

1. Mampu

- Regular/Irregular Process

1. (a) Mengikuti training sistem informasi HR.

(b) Mempelajari modul sistem informasi HR.

2. Mampu memberikan masukan dan rekomendasi kepada pihak terkait untuk proses perbaikan sistem.

2. Menganalisa permasalahan yang terjadi dalam sistem dan

memberikan masukan terkait dengan perbaikan sistem.

Setelah CDT development plan selesai terisi, maka diserahkan kepada reviewer untuk dilakukan review apakah isi dari CDT development plan tersebut telah sesuai atau tidak. Apabila tidak ada hal-hal yang perlu ditambahkan atau direvisi dari pihak reviewer, maka CDT development plan untuk posisi tersebut

(21)

33

telah selesai dibuat dan dapat langsung membuat CDT evaluation form sebagai tahap selanjutnya.

4.4.2 CDT Evaluation Form

Pembuatan CDT evaluation form dilakukan setelah CDT development plan selesai dibuat. Isi dari CDT evaluation form mengacu pada CDT development plan. Evaluation form untuk posisi Koordinator Personalia dapat dilihat pada Lampiran 2 dan posisi lainnya tidak dicantumkan karena merupakan rahasia perusahaan.

CDT evaluation form dapat digunakan untuk dua kondisi sebagai berikut:

 Untuk mengevaluasi karyawan apakah telah memenuhi indikator sesuai dengan posisinya. Contohnya, karyawan yang menduduki posisi Koordinator Personalia selama kurun waktu tertentu akan dievaluasi dengan menggunakan CDT Koordinator Personalia.

 Untuk mengevaluasi karyawan apakah karyawan tersebut mampu menduduki posisi lain (rotasi/promosi). Contohnya, karyawan yang menduduki posisi Administrator Personalia akan dipindahkan ke HR Customer Service Officer. CDT yang digunakan yaitu CDT posisi tujuan, yaitu CDT HR Customer Service Officer.

Seorang karyawan yang dievaluasi, tidak dievaluasi oleh seorang manajer saja, tetapi akan dievaluasi oleh manajer lainnya (lebih dari satu). Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya subyektivitas saat melakukan penilaian.

Manajer-manajer yang melakukan penilaian terhadap karyawan setelah itu akan bertemu untuk mendiskusikan hasil akhir atau keputusan mengenai karyawan yang bersangkutan tersebut.

CDT evaluation form memiliki 2 bagian, bagian pertama yaitu check point evaluation dan bagian kedua yaitu summary evaluation form. Adanya dua bagian dalam evaluation form ini disesuaikan dengan metode evaluasi yang diinginkan oleh pihak manajer. Manajer menginginkan metode evaluasi yang dapat dilakukan baik secara langsung (melalui interview) maupun tidak langsung (melalui observasi/pengamatan).

(22)

34

4.4.2.1 Metode Evaluasi Langsung

Metode evaluasi ini digunakan untuk mengevaluasi secara langsung karyawan bersangkutan dengan cara interview. Manajer dapat langsung menggunakan bagian summary evaluation form jika menggunakan metode evaluasi langsung ini. Jadi, manajer tidak perlu mengisi bagian check point evaluation, tetapi langsung mengisi pada bagian summary evaluation form.

Hal lain yang diperlukan oleh manajer saat mengevaluasi yaitu, selain evaluation form ini, manajer juga memerlukan CDT development plan dari posisi yang bersangkutan. Jadi, pertanyaan yang diajukan pada saat interview mengacu pada CDT development plan posisi yang bersangkutan tersebut. Contohnya, jika manajer menanyakan mengenai specific skills “Payroll and time & attendance process management” dan mengevaluasi untuk level 1, maka pertanyaan yang diajukan sesuai dengan CDT development plan ditunjukkan pada Tabel 4.6 berikut ini.

Tabel 4.6 Contoh Pertanyaan Specific

Skills

On The Job Indicator

Pertanyaan Payroll and

time &

attendance process management

1. Memahami secara

mendalam dan mampu mengolah form elektronik absensi karyawan.

1. Apakah yang Anda pahami mengenai absensi dan

bagaimanakah prosesnya? Lalu, bagaimanakah sistem dari form elektronik absensi karyawan?

Contoh jawaban yang diberikan ditunjukkan pada Tabel 4.7 berikut ini.

Tabel 4.7 Contoh Jawaban Deskripsi Jawaban

a. Karyawan mampu menjelaskan mulai dari latar belakang adanya penggunaan sistem, bagaimana

(23)

35

Deskripsi Jawaban

cara mengaksesnya, dan bagaimanakah jika terjadi kesalahan input, pihak mana saja yang harus dihubungi.

b. Karyawan mampu menjelaskan konsep absensi karyawan dan prosesnya, serta alur sistem dari form elektronik absensi karyawan.

c. Karyawan menjelaskan konsep absensi karyawan dan prosesnya, namun kurang memahami alur dari sistem form elektronik absensi karyawan.

Tabel 4.7 memuat contoh kemungkinan jawaban dari karyawan saat dievaluasi oleh atasan. Jika karyawan menjawab dengan penjelasan seperti pada opsi “a”, maka karyawan tersebut dikatakan telah memenuhi persyaratan, bahkan melebihi persyaratan yang dibutuhkan. Oleh karena itu manajer yang mengevaluasi dapat memberikan tanda “” pada kolom “Exceeds Expectation”

seperti yang ditunjukkan pada Tabel 4.8.

Tabel 4.8 Contoh Pengisian pada “Summary Evaluation Form”

SPECIFIC SKILLS (Give “” in given columns,

according to the results)

Needs Improvement

Meets Expectations

Exceeds Expectations 23. Payroll and time &

attendance process management



Jika karyawan menjawab dengan penjelasan seperti pada opsi “b”, maka karyawan tersebut dikatakan termasuk dalam kategori “Meet Expectations”, dan jika menjawab dengan penjelasan seperti pada opsi “c”, maka termasuk dalam kategori “Needs Improvement”.

4.4.2.2 Metode Evaluasi Tidak Langsung

Metode evaluasi ini digunakan untuk mengevaluasi karyawan melalui observasi/pengamatan. Manajer menggunakan check point evaluation form dan summary evaluation form jika menggunakan metode evaluasi ini. Manajer melakukan pengisian pada bagian check point evaluation form, baru setelah itu

(24)

36

mengisi pada bagian summary evaluation form. Manajer dapat melakukan penilaian sewaktu-waktu dengan mengamati kinerja dari karyawannya, tanpa perlu karyawannya mengetahui. Tabel 4.9 menunjukkan contoh pengisian “Check Point Evaluation”, dengan mengambil contoh manajer melakukan pengamatan terhadap karyawannya pada tanggal 18 April 2013 dan mendapati karyawannya telah memenuhi kriteria “Payroll and Time & Attendance Process Management”

level 1.

Tabel 4.9 Contoh Pengisian “Check Poin Evaluation”

Manajer dapat memberikan tanda “” di baris skills yang lain, dimana karyawan yang bersangkutan telah memenuhi kriteria. Selain itu, jika karyawan tersebut masih kurang memenuhi, maka bagian skill tersebut dapat dikosongi dan manajer dapat memberikan saran pengembangan untuk karyawan tersebut dengan memberikan catatan pada kolom “Enhancement Plan/Comment”. Jika seluruh bagian telah terisi, atau pada suatu waktu tertentu diadakan penilaian kinerja (performance management) dalam perusahaan, maka manajer dapat langsung mengisi “Summary Evaluation Form” dan mengisi sesuai dengan hasil pengamatannya selama kurun waktu tertentu.

4.4.3 CDT Career Path

Career path dibuat untuk masing-masing posisi yang ada di Departemen Payroll dan Personalia. Career path menunjukkan secara umum pengembangan dari suatu posisi. Setiap posisi di dalam career path ini akan memiliki jalur pengembangan karir yang naik atau secara lateral, dan tidak menurun. Selain itu, career path ini juga menggambarkan karir untuk pengembangan posisi hingga salary grade 7. Jadi, untuk posisi “Supervisor Pengolahan Gaji” tidak memiliki career path dalam CDT ini, karena salary grade dari posisi tersebut saat ini

SPECIFIC SKILLS

(Give “” in columns “Date” if the employee already fulfill the specific skills)

Date:

18 Apr’13 … Enhancement Plan/Comment

PAYROLL AND TIME & ATTENDANCE PROCESS MANAGEMENT Level

1

1. Memahami secara mendalam dan mampu mengolah form elektronik absensi karyawan.



(25)

37

adalah 7. Career path untuk posisi “Supervisor Pengolahan Gaji” digambarkan di bagian lain di luar dari CDT.

Pembuatan career path melalui proses diskusi dengan pihak manajemen (manajer dari posisi yang bersangkutan) dan reviewer untuk masing-masing posisi yang bersangkutan. Salah satu contoh CDT career path ditunjukkan pada Gambar 4.6.

Gambar 4.6 menunjukkan CDT career path untuk posisi Koordinator Personalia.

Career path posisi lainnya tidak dicantumkan karena merupakan rahasia perusahaan.

Pembuatan career path melibatkan diskusi dengan pihak manajemen, karena yang sepenuhnya berhak untuk menentukan karir karyawan adalah pihak manajemen. Career path pertama yang dibuat yaitu untuk posisi Koordinator Personalia, sebagai proyek percontohan.

Koordinator Personalia memiliki kemungkinan karir secara umum yaitu mampu menduduki posisi HR Information System Analyst, Koordinator Gaji Karyawan Harian/Bulanan, Analis Payroll, dan Supervisor Layanan Payroll.

Kemungkinan pengembangan karir dari Koordinator Personalia yang digambarkan tampak secara perpindahan posisi lateral, akan tetapi pada kenyataannya tidak menutup kemungkinan bahwa seorang Koordinator Personalia bisa dipindah dengan kenaikan grade. Contohnya, seorang Koordinator Personalia dipindah ke posisi HR Information System Analyst, dimana dalam career path digambarkan bahwa perpindahan posisi tersebut secara lateral (dalam grade yang sama). Akan tetapi, jika manajemen melihat bahwa Koordinator Personalia yang telah menduduki posisi HR Information System Analyst mampu melakukan pekerjaannya dengan baik, maka ia akan naik grade (promosi).

Setelah menduduki posisi HR Information System Analyst, maka untuk mengetahui pengembangan posisinya ke mana lagi, maka yang perlu dilakukan yaitu meninjau dari CDT career path posisi HR Information System Analyst.

Begitu seterusnya. Posisi yang tidak memiliki CDT career path yaitu Supervisor Pengolahan Gaji, karena grade dari posisi tersebut adalah grade maksimal dalam career path yaitu grade 7, sehingga pengembangan karir untuk posisi Supervisor Pengolahan Gaji digambarkan di bagian lain di luar CDT.

(26)

38

Universitas Kristen Petra 7

6

5

4

3

2

1

HR Information System Analyst

HR Customer Service Officer Koordinator

Personalia

Administrator Personalia

Supervisor Pengolahan Gaji

Supervisor Layanan Payroll Koordinator Gaji

Karyawan Bulanan/Harian

Analis Payroll

Prosesor Gaji Karyawan Bulanan/Harian

Tax & Social Security Officer

Document &

Logistic Officer

Administrator Layanan Payroll

HR Services

HR Information

System

HR Contact

Center Payroll Processing Layanan

Payroll

Gambar 4.6 CDT Career Path “Koordinator Personalia”

(27)

39

4.4.4 CDT Go-Live

CDT yang telah selesai dibuat (development plan, evaluation form, career path) kemudian disosialisasikan kepada Departemen HR Personalia dan Payroll. Bentuk implementasi nyata dari CDT yang telah diterapkan yaitu salah satunya dengan membagikan CDT development plan dan evaluation form kepada Koordinator Personalia dan Administrator Personalia (Tanda Terima dapat dilihat pada Lampiran 3). Bentuk implementasi yang lain yaitu, karyawan baru yang ada di Departemen HR Personalia dan Payroll mendapatkan CDT development plan sesuai dengan posisi yang didudukinya.

CDT diletakkan di dalam folder internal Departemen HR Personalia dan Payroll, dimana yang bisa mengakses CDT hanyalah karyawan HR Personalia dan Payroll. Jika terdapat perubahan atau revisi, maka PIC yang telah ditunjuk dari masing-masing departemen akan melakukan update terhadap CDT tersebut.

Apabila CDS mengalami perubahan, maka CDT juga akan direvisi sesuai dengan perubahan dari CDS tersebut.