PERANCANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN VB (VISUAL BASIC) DI PONDOK PESANTREN HIDAYATULLAH NASKAH PUBLIKASI

(1)

PERANCANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN VB (VISUAL BASIC) DI PONDOK PESANTREN

HIDAYATULLAH

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Jarot Yoga Prasetya 09.11.2742

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2014

(2)

(3)

1

PERANCANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN VB (VISUAL BASIC) DI PONDOK PESANTREN

HIDAYATULLAH

Jarot Yoga Prasetya¹⁾, Kusnawi²⁾,

Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta

Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 E-mail : jarotwisnubroto@gmail.com¹⁾, khusnawi@amikom.ac.id²⁾

Abstract - Pondok Pesantren Hidayatullah provide library facilities to improve educational facilities. Data collection in this library done by hand, very difficult to monitor anyone who borrowed and must be returned at any time. Authors devise an application library to facilitate monitoring officer and the record books. This application is designed using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft Office Access 2007 as database.

By designing this application, Hidayatullah boarding school in Yogyakarta will be easier and optimal working and knowing the required reports because the data are more structured information.

Keywords - Application Library, Application Design Library.

1. Pendahuluan

 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan Pondok Pesanteren Hidayatullah Yogyakarta merupakan salah satu intansi perustakaan yang memiliki arus lalu lintas data informasi. Karena pengolah data perpustakaan yang cukup banyak dilakukan dengan cara manual dan belum menggunakan database, maka proses pengolahan data perpustakaan menjadi tidak efisien dan memerlukan waktu proses yang lebih lama.

 Rumusan Masalah

Bagaimana merancang sebuah sistem informasi perpustakaan yang dapat membantu mengelola data pemberkasan, dan proses administrasi?

 Batasan Masalah

- Pembbuatan program utnuk petugas perpustakaan

- Pembuatan dapat melakukan transaksi peminjaman buku

- Program mencangkaup data buku, data angggota, dan data transaksi peminjaman - Software menggunakan Ms. Visual Basic 6.0

dan Ms Office Access 2007.

 Tujuan penelitian

Membangun sistem informasi yang dapat membantu petugas perpustakaan.

 Metode Penelitian

Metode yang digunakan adalah kepustakaan, wawancara, dan metode dokumentasi.

2. Landasan Teori

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur-unsur atau variable- variable yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain.[1]

Karakteristik sistem untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem maka perlu membedakan unsur-unsur dadi sistem yang membentuknya. Berikut karakteristik sistem yang membedakan:

 Masukan (input)

 Keluaran (Output)

 Penghubung (Interface)

 Batasan (Boundary)

 Lingkungan (Environment)

 Komponen (Component)

 Penyimpanan (Storage)[1]

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi pengguna yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai informasi dekatakan bernilai bila memanfaatkannya lebih besar bila disbanding biaya untuk mendapatkannya.[2]

Informasi yang berkualitas (Quality of Information) memiliki tiga kriteria, yaitu:

 Tepat Waktu (Timeliness)

 Akurat (Accurate)

 Relevan (Relevance)[2]

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Davis sebagi berikut : “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

[2]

Menurut John Buch dan Gary Grudnitski (1986), sistem informasi yang terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknonologi

(4)

2 (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (controls block). [1]

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perancangan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. [1]

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengmbangan sistem.

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagaian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka [1]

Analisis PIECES digunakan karena untuk mendapatkan pokok-pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik.

 Analisis Kinerja (Performance)

Analisi kinerja adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai.

Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. [1]

 Analisis Informasi (Information)

Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh menejemen didalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting karena dengan informasi, pihak manajemen akan merencanakan langkah selanjutnya.[1]

 Analisis Ekonomi (Economy)

Analisis ekonomi adalah penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.[1]

 Analisis Pengendalian (Control)

Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat beckup data. Selain itu, sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan biasanya dengan member password pada form aplikasi dan database.[1]

 Analisis Efisiensi (Eficiency)

Analisis efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan ruang dan keterlamatan pengolahan data.[1]

 Analisis Layanan (Service)

Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberikan,

- Akurasi dalam pengolahan data,

- Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian,

- Kemampuan menangani masalah yang diluar kondisi normal,

- Sistem mudah dipakai,

- Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.[1]

Model SDLC atau System Development Life Cycle adalah siklus hidup pengembangan sistem yang keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah [3]

Analisis &

Definisi Persyaratan

Operasi &

Pemeliharaan Integrasi &

Pengujian Sistem Implementasi &

Pengujian Unit Perancangan

Sistem &

Perangkat Lunak

Gambar 1. Waterfall menurut Ian Sommerville Diagram konteks merupakan DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan konteks dimana proses bisnis berada. Menunjukkan semua proses bisnis dalam satu proses tunggal (proses 0). Context diagram menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari satau memberikan informasi ke sistem.[1]

Diagram level nol menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Level ini juga menunjukkan komponen internal dari proses 0 dan menunjukkan bagaimana proses-proses utama direlasikan menggunakan data flow. Pada level ini juga ditunjukkan bgaimana proses-proses utama terhubung dengan entitas eksternal. Pada level ini juga dilakukan penambahan data store. [1]

Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0, sekaligus menunjukkan bagaimana informasi berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya. Jika misalnya proses induk dipecah, katakanlah menjadi tiga proses anak, maka tiga proses anak ini secara utuh menyusun proses induk.[1]

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi.

Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). Dari berbagai sudut

(5)

3 pandang basis data dapat didefenisikan sebagai himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah [4]

Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sujumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.

[4]

3. Analisis dan Perancangan Sistem

 Analisa Sistem

Menganalisa sistem guna optimalisasi dan maksimalisasi sistem, meliputi

- Identifikasi masalah

Pencarian buku masih secara manual, adanya keterlambatan informasi status buku saat dibutuhkan, kurangnya informasi peminjam menyebabkan tidak terkontrolnya peminjam, dan penggunaan kertas dan alat-alat tulis yang berlebihan.

- Analisa kelemahan sistem

Dilakukan dengan metode PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service) - Menganalisa kebutuhan sistem

Dalam rangka pengembangan aplikasi perpustakaan diperlukan peralatan yang memadai.

Analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi dua yaitu kebutuhan fungsional meliputi kebutuhan apa saja yang dilakukan oleh sistem dan kebutuhan non- fungsional mencakup kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki sistem.

 Analisis Kelayakan Sistem

Analisa kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhiryang akan dicapai. Maka dari itu perlu adanya evaluasi kelaykan dari berbagi segi kelayakan, diantaranya:

- Kelayakan Hukum - Kelayakan Operasional - Kelayakan Ekonomi - Kelayakan Teknologi

 Perancangan Sistem

Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap merancang suatu sistem dan program adalah membuat usulan pemecahan masalah secara logika.

- Perancangan Proses berupa menyusun kriteria tampilan informasi yang dihasilkan secara keseluruhan, mengumpulakan data dan mempelajari untuk disusun menjadi struktur data seerta dapat mengevaluasi kepututusan pelayanan sistem.

- Perancngan Flowchart sistem

Gambar 2. Flowchart Sistem - Perancangan Data Flow Diagram (DFD).

ADMIN

1 Login Pengguna

D1 Pengguna

Username, Password Username, Password Pengguna

UserName, Password

2 Olah Data Kategori Buku

D2 Kategori_Buku Data Kategori Data Kategori

3 Olah Data

Penerbit

D3 Penerbit Data Penerbit

Data Penerbit

4 Olah Data Pengarang

7 Olah Data Denda Buku

9 Olah Data Pengembalian

12 Olah Laporan

Denda 11 Olah Laporan

Buku

10 Olah Laporan

Anggota

8 Olah Data Peminjaman 6 Olah Data

Anggota 5 Olah Data

Buku Data Pengarang

Data Buku

Data Anggota

Data Denda Buku

Data Peminjaman

Data Pengembalian

D4 Pengarang

D5 Buku

D7 Denda

D8 Peminjaman D9 Detail_Peminjaman

D6 Anggota

Data Denda Buku Data Anggota Data Buku Data Pengarang

Data Peminjaman

Data Kategori

Data Penerbit Data Pengarang

Data Anggota Laporan Buku

Data Buku

Data Anggota

Laporan Anggota Laporan Anggota

D10 Pengembalian

Data Pengembalian Data Pengembalian

Laporan Denda

Detail peminjaman

Detail Peminjaman Data peminjaman

Data Peminjaman Data Pengembalian

Data Denda

Laporan Denda 13

Hak Akses

D11 Hak Akses Data Akses

Info Akses

Data Akses Info akses

Gambar 3. DFD

 Rancangan Database

Tabel 1. Bentuk Normal Ketiga (3^rdNF)

(6)

4

Kategori kd_kategori*

nama_kategori keterangan

Penerbit kd_penerbit*

nama_penerbit kota_penerbit

Pengarang kd_pengarang*

nama_pengarang profil_pengarang

Denda kd_denda*

hari jumlah denda

Pengguna id_pengguna*

nama_pengguna NIP username password

Pengembalian no_pengembalian*

no_peminjaman**

id_anggota**

kd_denda**

nama tgl_pinjam tgl_hrs_kembali tgl_kembali total_denda

Anggota id_anggota*

nama_anggota kelas no_induk status_anggota

Peminjaman no_peminjaman*

id_anggota**

nama tgl_pinjam tgl_hrs_kembali

Buku kd_buku*

kd_kategori**

kd_penerbit**

judul_buku sinopsis tahun_terbit jumlah_stock jumlah_ada asal_buku

Hak Akses level kategori penerbit pengarang buku anggota petugas peminjaman pengembalian aturan akses

 Rancangan Relasi Antar Tabel

Pengguna id_pengguna*

nama_pengguna NIP Username Password Anggota id_anggota*

nama_anggota kelas no_induk status_anggota Buku

kd_buku*

kd_kategori**

kd_penerbit**

judul_buku sinopsis tahun_terbit jumlah_stock jumlah_ada asal_buku Kategori

kd_kategori*

nama_kategori keterangan

Pengarang kd_pengarang*

kd_buku**

nama_pengarang profil_pengarang Penerbit

kd_penerbit*

nama_penerbit kota_penerbit

Peminjaman no_peminjaman*

id_anggota**

id_pengguna**

tgl_pinjam tgl_hrs_kembali Detail_peminjam

kd_detail_peminjam*

no_peminjam**

kd_buku**

judul_buku

Pengembalian no_pengembalian*

no_peminjaman**

id_anggota**

kd_denda**

tgl_pinjam tgl_hrs_kembali tgl_kembali total_denda Denda

kd_denda*

hari jumlah denda

Detail_Pengarang kd_detail_pengarang*

kd_buku**

kd_pengarang**

Detail_Pengembalian kd_Detail_peminjaman*

no_pengembalian**

kd_buku**

Hak_Akses Level Kategori Penerbit Pengarang Buku Anggota Petugas Peminjaman Pengembalian Aturan Akses

Gambar 4. Relasi Antar Tabel

 Rancangan Input

Merupakan rancangan tampilan untuk menginputkan data, diantaranya:

- Halaman Login - Form Utama - Form Kategori - Form Penerbit - Form Pengarang - Form Buku - Form Anggota - Form Peminjaman - Form Aturan - Form Pengguna

4. Implementasi dan Pembahasan

Kegiatan implementasi dilakukan dengan rencana yang telah dibuat, dengan tahapan sebagai berikut:

 Pembuatan Database

 Pembuatan Interface (form)

 Pembuatan koneksi database dengan interface

 Pembuatan Coding Program (Source Code) Tahapan setelah dibuat program adalah pengujian.

 Pengujian Program

Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu:

- Kesalahan Logika (Logic Errors)

- Kesalahan Bahasa (Languange Errors) - Kesalahan Dalam Proses (Run Time Errors)

 Pengujian Sistem

Ada dua metode untuk melakukan uji coba yaitu:

- Uji Coba White Box

Adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisa apakah ada kesalahan atau tidak.

- Uji Coba Black Box

Merupakan tahap yang bergokus pada pernyataan fungsional perangkat lunak. Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam beberapa hal, diantaranya fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses databaseekstrenal, kesalahan kinerja, intalasi, dan kesalahan transmisi

Tabel 2. Black Box Testing

No Interface Jenis Unit yang Dites Hasil 1. Form Login Proses login Ok 2. Form Data

Anggota

Tampil data, simpan data, ubah data, dan hapus data.

Ok

3. Form Data Petugas

Ok

4. Form Buku Tampil data, simpan data, ubah data, dan hapus data.

Ok

5. Form Penerbit

Ok

6. Form Kategori

Ok

7. Form Pengarang

Ok

8. From Transaksi Peminjaman

Tampilan tanggal,

simpan data

peminjaman.

Ok

9. Form Transaksi Pengembalian

Tampil data

peminjaman dan jumlah denda.

Ok

10. Form Aturan Memasukkan data aturan peminjaman.

Ok 11. Form Hak

Akses

Mengatur pemberian hak akses pada admin atau petugas

Ok

12. Laporan Kategori

Tampil data Ok

13. Laporan Penerbit

Tampil data Ok

14 Laporan Pengarang

Tampil data Ok

15. Laporan Buku

Tampil data Ok

16. Laporan Anggota

Tampil data Ok

17. Laporan Petugas

Tampil data Ok

18. Laporan Peminjaman

Tampil data Ok

(7)

5 20. Laporan

Pengembalian

Tampil data Ok

 Konversi Sistem

Dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai dengan baik tanpa ada masalah pada sistem baru.

Penerapan di perpustakaan ini menggunakan konversi paralel. Konversi paralel dipilih dengan tujuan apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan, maka ada data-data pada sistem yang lama, sehingga pengolahan data akan tetap berjalan.

 Manual Instalasi

Pembuatan dan cara menginstall aplikasi-aplikasi yang mendukung sistem perpustakaan.

 Pelatihan Personil

Dilakukan agar program yang dibuat dapat dijalankan dengan baik, dengan tahapan;

- Pemberian pembelajaran secara tertulis - Pelatihan secara langsung kepada personil

 Pemeliharaan Sistem

- Pengecekan program pada satu bulan pertama setelah pemakaian program.

- Melakukan backup data, berupa database dan tabel.

5. Kesimpulan

 Merancang sistem informasi perpustakaan dengan cara:

- Menganalisa sistem guna mengoptimalisasi dan maksimalisasi sistem, meliputi mengindentifikasi masalah, analisa kelemahan sistem menggunakan PIECES, dan menganalisa kebutuhan sistem.

- Menganalisa kelayakan sistem dari segi hukum, operasional dan ekonomi.

- Perancangan sistem, merancang sistem perpustakaan dengan langkah perancangan proses, membuat flowcart sistem, membuat DFD, dan rancangan database.

- Perancangan input, merancang form dan tampilan aplikasi.

 Fitur aplikasu perpustakaaan tidak hanya fitur transaksi dan administrasi seperti peminjaman, pengembalian, kategori buku, daftar buku, pengarang, penerbit, anggota dan petugas, tetapi dilengkapi dengan fitur hak akses yang mana admin memberikan beberapa hak akses fitur kepada petugas. Form aturan juga melengkapi fitur aplikasi guna mengatur maksimal peminjaman buku, batas pengembalian dan besaran denda.

Daftar Pustaka

[1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI

[2] Kusrini dan Andi Koniyo. 2007.Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server.Yogyakarta : ANDI.

[3] Sommerville, Ian. 2003. Software Engineering. Jilid 1. Edisi ke-6. Terjemahan Yuhilza Hanum. Jakarta:

Erlangga.

[4] Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta : ANDI.

Biodata Penulis

Jarot Yoga Prasetya, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2014.

Kusnawi, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta. Memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi Teknik Elektro (M.Eng), di UGM. Saat ini menjadi dosen di SMIK AMIKOM Yogyakarta.