PROSES PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
DI UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh
gelar vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh :
Widayanti Eka Putri
D1806033
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
MOTTO
v Siapa yang menginginkan dunia, hendaklah ia mempunyai ilmu. Siapa yang menginginkan akherat, hendaklah ia mempunyai ilmu. Siapa yang menginginkan keduanya, hendaklah ia mempunyai ilmu.
(Al-Hadist)
v Dalam jasad itu ada sekerat daging, jika ia baik maka baiklah jasad seluruhnya, dan jika ia buruk maka buruklah jasad seluruhnya. Sekerat daging itu adalah hati.
v
PERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan
Kepada :
- Bapak dan Ibu tercinta - Suamiku tercinta
- Adik – adikku tersayang - Semua temanku yang baik
hati.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Tugas akhir ini
diselenggarakan pada tanggal 9 Februari sampai dengan 20 Maret 2009, bertempat di
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta yang merupakan salah satu syarat
kelulusan Program Studi Diploma III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Pada Kesempatan ini penulis
mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada :
1. Bapak Dekan, Staf dan seluruh Dosen di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta yang selama ini telah banyak membantu
pada masa perkuliahan hingga terselesainya Tugas Akhir ini.
2. Bapak Ketua Program Studi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta yang selama ini telah banyak membantu pada masa
perkuliahan hingga terselesainya Tugas Akhir ini.
3. Bapak Muhammad Sholihin, S. Ag., SIP. selaku Dosen pembimbing yang telah
berkenan memberikan bimbingan dan saran – saran yang begitu berharga dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Bapak dan Ibu tercinta yang menjadi teladan hidupku yang tidak pernah berhenti
dalam memberi kasih sayang, dukungan, perhatian dan cinta kasihnya.
5. Adik adikku yang selalu memberikan semangat sehingga penulis dapat
vii 6. Suamiku yang selalu mengisi keseharian dalam kehidupan penulis dan cintanya
serta membantu penulis dalam doa dan dukungannya.
7. Bapak dan Ibu mertua yang selalu memberikan doa dan dukungannya.
8. Teman – temanku yang selalu mendukung dan memberi semangat serta doanya
kepada penulis.
Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari
sempurna. Untuk itu segala kritik dan saran yang diajukan guna penyempurnaan
Tugas Akhir ini akan diterima dengan senang hati.
Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat dimanfaatkan untuk
semua pihak guna mengembangkan ilmu pengetahuan di bidang perpustakaan.
Surakarta, Maret 2009
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………... i
HALAMAN PERSETUJUAN………. ii
HALAMAN PENGESAHAN………. iii
HALAMAN MOTTO……… iv
HALAMAN PERSEMBAHAN……… v
KATA PENGANTAR………. . vi
DAFTAR ISI………. …... viii
DAFTAR TABEL……….… ix
DAFTAR LAMPIRAN………. x
BAB . I . PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………. 1
B. Tujuan Tugas Akhir……… 3
C. Pelaksanaan ………... 3
D. Metode Pengumpulan Data………... 4
E. Rumusan Masalah……….. 4
BAB . II . TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian……….. 6
B. Pemilihan Buku 1. Kriteria Pemilihan Koleksi……….. 8
2. Alat Bantu Pemilihan Koleksi.……….... 9
3. Asas Dasar Pemilihan Koleksi……….... 9
4. Pihak yang Berhak memilih Koleksi……….. 11
C. Prosedur dan Proses Kegiatan Pengadaan Koleksi 1. Prosedur Kegiatan Pengadaan Koleksi…………..……….... 12
2. Proses Kegiatan Pengadaan Koleksi ………. 13
ix
2. Hadiah………...… 15
3. Tukar Menukar……….. 16
E. Hambatan Pengadaan………. 17
BAB . III . GAMBARAN UMUM INSTITUSI/LEMBAGA A. Sejarah ……… 18
B. Struktur Organisasi……….. 20
C. Sumber Daya Manusia………. 22
D. Gedung/Ruang………. 25
E. Sumber Dana……… 26
F. Sarana dan Prasarana………... 26
G. Koleksi……….. 28
H. Layanan ………... 30
BAB . IV . PROSES PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN A. Prosedur dan Proses Pengadaan Koleksi……… 33
B. Hambatan – Hambatan Pengadaan Koleksi……… 37
C. Pemecahan Masalah……… 38
BAB . V . PENUTUP A. Kesimpulan ……… 40
B. Saran………... 42
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
1. Tabel 1. Struktur Organisasi………. 22
2. Tabel 2. Grafik Perkembangan Staf……….……… 23
3. Tabel 3. Data Khusus Gedung/Ruangan Perpustakaan……… 25
4. Tabel 4. Grafik Koleksi Buku……….. 30
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran 1. Surat Tugas
2. Lampiran 2. Surat Permohonan Magang
3. Lampiran 3. Surat Balasan Permohonan Magang
4. Lampiran 4. Jadwal Tugas Praktek Kerja Lapangan
5. Lampiran 5. Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan 6. Lampiran 6. Nilai Praktek Kerja Lapangan
7. Lampiran 7. Daftar Pegawai Perpustakaan
8. Lampiran 8. Flow Chart Pengadaan / Hadiah Buku 9. Lampiran 9. Flow Chart Pengadaan / Pembelian Buku
10. Lampiran 10. Prosedur Sistem Pengolahan Serial 11. Lampiran 11. Pengadaan Koleksi Pustaka yang hilang
12. Lampiran 12. Tender Universitas Atma Jaya Yogyakarta
13. Lampiran 13. Instruksi Kerja Inventarisasi Pembelian
14. Lampiran 14. Kwitansi Pembayaran
15. Lampiran 15. Pengiriman Jurnal dan Majalah Bulan Juli 2007
16. Lampiran 16. Jurnal Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
17. Lampiran 17. Desiderata Majalah 2008
18. Lampiran 18. Template Pemesanan Buku 19. Lampiran 19. Contoh Anotasi Buku Baru
20. Lampiran 20. Surat Kesanggupan Membayar Denda
21. Lampiran 21. Formulir Pendaftaran Anggota Perpustakaan 22. Lampiran 22. Formulir Pendaftaran Anggota Khusus
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pengembangan sumber daya manusia merupakan salah satu program
prioritas pemerintah yang perlu dilaksanakan agar kualitasnya di masa mendatang
akan meningkat sejalan dengan pembangunan yang sedang dilaksanakan. Laju
pertumbuhan ilmu pengetahuan dan teknologi mengakibatkan adanya perubahan
sosial dan budaya dalam masyarakat. Untuk mengikuti perubahan-perubahan yang
terjadi, maka diperlukan adanya suatu agen yang dapat digunakan sebagai sarana
untuk mendapatkan informasi yang mendukung. Dalam hal ini perpustakaan
merupakan salah satu penyaji informasi dari berbagai koleksi, baik ilmu
pengetahuan dan teknologi maupun sumber informasi lain yang sangat diperlukan
manusia.
Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan penyaji informasi yang
bertujuan memperlancar proses belajar mengajar dan mendukung pelaksanaan Tri
Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat. Oleh karena itu Perpustakaan Perguruan Tinggi harus diorganisir
dengan baik dan harus mampu memberikan fasilitas yang memadahi, baik sarana
fisik yang berupa koleksi, gedung dan perlengkapan pendukungnya maupun
pelayanan yang baik dari pustakawan kepada masyarakat terutama kalangan
akademik keberhasilan misi Perpustakaan Perguruan Tinggi dalam mendukung
kerjasama antara pihak perpustakaan, pemerintah serta masyarakat akademis
dalam pembinaanya.
Dalam rangka program pendidikan dan pelatihan bagi calon tenaga
profesional dibidang perpustakaan, maka mahasiswa Program Diploma III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta, sangatlah penting untuk terjun secara langsung kedunia kerja, dengan
melakukan Praktek Kerja Lapangan. Praktek Kerja Lapangan merupakan mata
kuliah yang wajib ditempuh oleh mahasiswa karena merupakan salah satu syarat
untuk menyelesaikan pendidikan. Dengan Praktek Kerja Lapangan diharapkan
mahasiswa akan lebih menguasai materi kuliah serta mendukung kegiatan kuliah,
karena mahasiswa dapat mengamati secara langsung keadaan perpustakaan,
sarana dan prasarana serta semua kegiatan yang dilakukan di perpustakaan. (Lilik
Listyorini, 1995 : 1)
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta merupakan
perpustakaan perguruan tinggi yang telah terlibat cukup lama dalam rangka ikut
mengembangkan pendidikan di Indonesia. Hal tersebut dikarenakan Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta telah banyak membantu dan berperan aktif
dalam menunjang kegiatan pendidikan dan penelitian yang dilakukan oleh
mahasiswa, dosen, peneliti, serta karyawan dikalangan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta. Selain itu perpustakaan juga berusaha untuk memberikan pelayanan
kepada masyarakat dengan koleksi-koleksi yang dimilikinya.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka, penambahan koleksi
di Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta terus menerus dilakukan.
memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka. Perpustakaan juga harus
mengenali siapa pemustaka dan informasi apa yang dibutuhkan. Kegiatan
pengadaan/pengembangan koleksi meliputi penyusunan kegiatan, pengembangan
koleksi, pemilihan, pengadaan, penyiangan, perawatan serta evaluasi
pendayagunaan koleksi.
Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara pembelian,
hadiah, dan tukar menukar. Anggaran untuk pengadaan bahan pustaka dapat
diperoleh dari berbagai sumber. Di perguruan tinggi anggaran dapat dialokasikan
dari dana universitas, fakultas atau perpustakaan itu sendiri. Untuk itu penulis
memilih tema tentang pengadaan bahan pustaka. Karena penulis ingin mengetahui
proses pengadaan bahan pustaka sebelum buku itu disajikan kepada para
pemustaka, dan penulis menyadari betapa pentingnya peranan pengadaan bahan
pustaka di perpustakaan.
B. Tujuan Tugas Akhir
1. Untuk mengetahui proses kegiatan yang ada di bagian pengadaan di
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
2. Untuk mengetahui hambatan yang dihadapi bagian pengadaan Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
3. Untuk mengetahui solusi yang dapat dilakukan dalam penyelesaian masalah
yang dihadapi bagian pengadaan Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta.
C. Pelaksanaan
1. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas Atma Jaya
2. Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta pada tanggal 9 Februari sampai 20 Maret 2009.
D. Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk memperoleh data dalam Penyusunan Tugas
Akhir ini adalah :
1. Observasi.
Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat
secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki. (Sudarwan Danim, 2000 : 70)
2. Wawancara.
Proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan di mana
dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung
informasi-informasi atau keterangan-keterangan. (Sudarwan Danim, 2000 : 83)
3. Literatur
Penulis menggunakan buku–buku yang berkaitan dengan bidang yang
dijadikan dalam topik judul laporan Praktek Kerja Lapangan. (Lilik
Listyorini, 1995 : 4)
4. Studi dokumen dan arsip.
Pengumpulan data informasi bersumber pada arsip, dokumen dan catatan
yang diperoleh dari hasil penelitian dan tinjauan. (Lilik Listyorini, 1995 : 4)
E. Rumusan Masalah
1. Bagaimana proses pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta?
2. Permasalahan yang dihadapi di bagian pengadaan Perpustakaan Universitas
3. Bagaimana solusi yang dapat menyelesaikan masalah pengadaan bahan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian
Globalisasi informasi merupakan proses perubahan informasi secara
luas sebagai akibat adanya perkembangan yang pesat di bidang ilmu
pengetahuan dan teknologi komunikasi. Perubahan tersebut sangat dirasakan
oleh pustakawan Universitas Atma Jaya Yogyakarta dalam upaya
menyediakan informasi yang sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pesatnya informasi mengakibatkan terjadinya ledakan informasi, globalisasi dan perkembangan teknologi informasi. Hal tersebut menuntut perpustakaan untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang mutakhir secara cepat dan tepat dengan melakukan kegiatan pemilihan dan pengadaan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh pustakawan secara sivitas akademika perguruan tinggi. (Ig. Mardyantiwi, 1995:2)
Pengadaan buku merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis dengan kegiatan menyediakan atau mengadakan buku untuk dijadikan koleksi perpustakaan. Baik buruknya mutu suatu koleksi perpustakaan sangat ditentukan oleh kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh bagian pengadaan. Oleh karena itu, petugas bagian pengadaan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas tentang penerbit, toko buku, penjualan buku, pemahaman, kebijakan yang telah ditetapkan, prosedur pengadaan, serta metode dan praktek pengadaan. (Sulistyo-Basuki, 1991:226)
Pengembangan koleksi merupakan kegiatan untuk menghasilkan
bahan pustaka yang lebih representative untuk kebutuhan pemustaka berdasarkan hasil seleksi dan evaluasi. Jumlah koleksi bahan pustaka hasil
pengembangan bisa bertambah dan bisa juga berkurang, karena ada beberapa
koleksi yang dipandang tidak relevan lagi dengan misi dan kebutuhan
Pertumbuhan informasi yang dinamis sesuai dengan kebutuhan dan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, menyebabkan Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta harus lebih tanggap dalam mengantisipasi
terhadap perubahan masyarakat. Dengan demikian pustakawan harus dapat
menyeleksi sumber-sumber informasi yang benar-benar sesuai dengan
kebutuhan dosen, peneliti dan mahasiswa.
Kebijakan pengembangan koleksi diperlukan oleh Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta karena :
1. Dengan kebijakan pengembangan koleksi, Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta memiliki pegangan untuk mengembangkan
koleksinya.
2. Dengan kebijakan pengembangan koleksi, Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta dapat menjaga konsistensi dalam memilih dan
mengadakan koleksi.
3. Dengan kebijakan pengembangan koleksi, perpustakaan memiliki
kekuatan resmi untuk menjalin hubungan dengan berbagai pihak, baik
yang berada di dalam maupun di luar Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
Dalam melaksanakan tugas pengembangan koleksi diperlukan saling
pengertian yang rutin dan kerja sama antara dosen, peneliti dan mahasiswa
sebagai pengguna dengan pustakawan sebagai penyedia informasi. Dengan
kerja sama yang baik diharapkan pengembangan koleksi Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta dapat berdayaguna dan berhasil guna bagi
semua pihak yang berkepentingan. (Pedoman Kebijakan Pengembangan
B. Pemilihan Buku
1. Kriteria Pemilihan Koleksi antara lain :
Untuk menjaga mutu koleksi, Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta menggunakan beberapa kriteria dalam menentukan koleksi
bahan pustaka, antara lain :
a. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang
studi tertentu.
b. Isi bahan pustaka cukup bermakna bagi pengembangan bidang
studi.
c. Bahasan bahan pustaka memuat pandangan yang seimbang,
khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial.
d. Kualitas isi bahan pustaka.
e. Kepantasan harga.
f. Bahasa.
g. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan
pustaka lama bisa diadakan sejauh tersedianya dana, dan bisa
mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu.
h. Bahan pustaka renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan
bentuk buku kecuali ada alasan tertentu yang bisa diterima.
i. Setiap bahan pustaka rujukan, misalnya ensiklopedi cukup diadakan
satu perangkat kecuali ada alasan tertentu yang bisa diterima.
j. Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa
hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukan.
maka jumlah bahan pustaka dalam media elektronik atau digital
perlu diperhatikan.
Kegiatan pemilihan bertujuan untuk mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai (Sulistyo-Basuki, 1991:427)
2. Alat Bantu Pemilihan koleksi antara lain :
Untuk menjaga mutu koleksi, Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta dalam pengadaan bahan pustaka perlu mengadakan
pemilihan/seleksi dengan menggunakan alat bantu seleksi, antara lain :
a. Silabus mata kuliah
b. Katalog penerbit / berita buku
c. Bibliografi
d. Accession list / daftar tambahan buku e. Tinjauan dan resensi buku
f. Iklan dan brosur terbitan buku baru
g. Books in print
h. Pangkalan data
i. Alat komunikasi
j. Desiderata
3. Asas Dasar Pemilihan Koleksi :
Pengembangan koleksi haruslah selalu didasari asas tertentu, yang
harus dipegang teguh. Perpustakaan harus menjaga agar koleksinya
berimbang sehingga mampu memenuhi kebutuhan dosen, mahasiswa, dan
peneliti. Oleh karena itu, asas pengembangan koleksi perlu diperhatikan
dalam memilih bahan perpustakaan, (Pedoman Kebijakan Pengembangan
a. Kerelevanan
Koleksi yang dipilih dan diadakan harus relevan dengan
program pendidikan, pengajaran dan pengabdian masyarakat pada
Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
b. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna
Koleksi yang diperoleh dan diadakan harus sesuai dengan
kebutuhan pengguna. Pengguna Perpustakaan Universitas Atma
Jaya Yogyakarta terdiri dari :
1) Tenaga pengajar
2) Tenaga peneliti
3) Tenaga non kepegawaian
4) Mahasiswa
5) Pengguna lainnya
c. Kelengkapan
Koleksi yang dipilih dan diadakan hendaknya tidak hanya
terdiri atas buku ajar yang langsung digunakan dalam perkuliahan
saja, tetapi juga meliputi bidang lintas ilmu yang berkaitan erat
dengan program yang ada secara lengkap dengan proporsinya yang
wajar sesuai dengan tingkat prioritasnya.
d. Kemutuan
Koleksi yang dipilih dan diadakan hendaknya mempunyai
nilai dan mutu yang tinggi dan bermanfaat bagi pengembangan
Koleksi yang dipilih dan diadakan hendaknya memuat
informasi yang terbaru sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan saat ini.
f. Keaslian
Koleksi yang dipilih dan diadakan adalah koleksi asli, bukan
bajakan maupun fotokopi. Namun jika koleksi yang diusulkan
koleksi langka yang tidak mudah didapatkan koleksi aslinya, maka
pengadaan koleksi dalam bentuk fotokopi akan dipertimbangkan.
g. Kepantasan harga
Masalah harga merupakan bahan pertimbangan yang penting
dalam melakukan pemilihan dan pengadaan koleksi. Perpustakaan
hendaknya membeli koleksi dengan harga yang pantas dan sesuai
dengan harga yang tercantum di dalam bibliografi atau indeks
penerbit.
Kegiatan pengadaan bahan pustaka melibatkan dosen, peneliti,
mahasiswa serta pihak lain yang berkepentingan dengan perpustakaan.
Pemilihan bahan pustaka harus cermat sebelum sampai pada langkah
pengadaannya. Setiap judul yang diusulkan untuk dipesan harus diperiksa
kebenaran data bibliografinya agar tidak menyulitkan pengadaan bahan
pustaka tersebut. Pengadaan bahan pustaka merupakan proses yang
panjang dan mahal karena melibatkan berbagai pihak, di samping harga
buku yang terus meningkat. Proses yang panjang dan mahal ini biasanya
tidak disadari pemustaka.
Ketentuan dalam proses pemilihan bahan pustaka tentang
bagaimana melakukan seleksi dan siapa yang berhak melakukan seleksi
tergantung dari jenis perpustakaan dan struktur organisasinya. Pada
prinsipnya pihak yang berhak melaksanakan pemilihan bahan pustaka di
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta adalah :
a. Ketua program studi sebagaisubject specialist bidang ilmunya. b. Pustakawan sebagaisubject specialist buku umum.
c. Pemustaka yang terdiri dari mahasiswa, dosen dan peneliti dengan
konfirmasi subject specialist bidang keilmuan dengan tujuan untuk menjaga relevansi.
d. Kepala unit di lingkungan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
C. Prosedur dan Proses Kegiatan Pengadaan Koleksi
1. Prosedur Kegiatan Pengadaan Koleksi :
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta melaksanakan beberapa prosedur, antara lain :
a. Penerbit mengirim katalog kepada Perpustakaan Universitas Atma
Jaya Yogyakarta.
b. Kepala sub bagian pengadaan bahan pustaka memilah buku yang
ditawarkan sesuai dengan program studi.
c. Kepala sub bagian pengadaan mengirim kepada kepala program studi.
d. Kepala program studi mengirim daftar buku yang dipesan.
e. Kepala sub bagian pengadaan mengecek apakah pesanan sudah
Apabila belum dimiliki tinggal dipesan kepada toko buku atau
distributor yang ditunjuk.
f. Setelah buku diterima, dilakukan proses inventarisasi.
g. Buku diserahkan kepada bagian pengolahan untuk dilanjutkan
proses pengolahannya.
h. Kepala sub bagian pengadaan bekerja sama dengan kepala bagian
pelayanan umum untuk proses administrasi layanan pembayaran.
i. Kepala sub bagian pengadaan menyampaikan laporan pemakaian
anggaran program studi per bulan beserta sisa anggarannya. Surat atau
administrasinya dilakukan oleh bagian pelayanan umum.
2. Proses Kegiatan Pengadaan Koleksi :
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta melaksanakan beberapa proses kegiatan pengadaan, antara
lain :
a. Pemesanan buku yang berasal dari katalog yang dikirimkan
distributor kepada Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
b. Pemesanan buku yang berasal dari program studi.
c. Pemesanan buku langsung di toko-toko buku.
d. Pemesanan buku usulan mahasiswa atau pengguna.
Semua kegiatan pemesanan menggunakan persetujuan dari ketua program
studi dan administrasinya dilaksanakan di perpustakaan, pengecualian
pengadaan buku-buku umum dilaksanakan oleh perpustakaan. Dana
pengadaan koleksi fakultas direncanakan oleh masing-masing fakultas,
D. Metode Pengadaan
Pengadaan koleksi Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
diperoleh melalui :
1. Pembelian / langganan
Untuk mengadakan koleksi bahan pustaka melalui pembelian atau
langganan, perpustakaan perlu menyediakan anggaran. Anggaran
pengadaan koleksi merupakan bagian dari anggaran perpustakaan yang
telah direncanakan.
Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan melalui toko buku,
penerbit atau agen penjualan bahan pustaka. Untuk pemesanan bahan
pustaka :
a. Bagian pengadaan koleksi mengirimkan daftar pesanan ke toko
buku, penerbit atau agen penjualan bahan pustaka melalui berbagai
jalur, lisan atau melalui surat,electronic mail, dan sebagainya. 1) Daftar pesanan buku meliputi : pengarang, judul, penerbit,
tahun, harga, eksemplar dan jumlah eksemplar.
2) Daftar pesanan majalah / jurnal meliputi : judul, penerbit,
alamat, frekuensi terbit, harga langganan, mulai dilanggan
(volume, tahun dan nomor).
3) Daftar pesanan media non cetak meliputi : spesifikasi, jenis,
ukuran dan harga.
b. Pemesanan koleksi ke luar negeri dilakukan melalui agen karena
cara ini lebih praktis dibanding pembelian langsung, karena agen
c. Perpustakaan memberi waktu kepada toko buku, penerbit atau agen
untuk mengusahakan koleksi yang dipesan selama 1 (satu) bulan
untuk koleksi dalam negeri dan maksimal 2 (dua) bulan untuk
koleksi luar negeri. Jika ternyata tidak ada berita atau tindak lanjut
dari toko buku, penerbit atau agen tersebut, perpustakaan akan
memesan koleksi yang diusulkan tersebut ke tempat lain.
d. Apabila koleksi pesanan sudah sampai di perpustakaan. Bagian
pengadaan koleksi segera mencocokkan koleksi tersebut dengan
daftar pesanan.
Untuk pembayaran, toko buku, penerbit atau agen mengirimkan
koleksi pesanan dengan melampirkan faktur atau kuitansi pembelian.
Kemudian kepala bagian pelayanan umum akan melaksanakan
pembayaran setelah koleksi pesanan sesuai dengan daftar koleksi yang
dipesan dan faktur atau kuitansi pembelian sudah disahkan oleh kepala
perpustakaan. Pembayaran dapat dilakukan secara langsung kepada toko
buku, penerbit (agen) atau melalui transfer bank.
2. Hadiah
Koleksi yang diterima oleh Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta sebagai hadiah harus dicatat dalam buku inventaris,
selanjutnya diproses oleh bagian pengolahan koleksi terutama koleksi
yang sesuai dengan bidang-bidang studi yang ada di fakultas atau jurusan
dan program studi. Koleksi hadiah berasal dari instansi dalam negeri atau
luar negeri, sivitas akademika, wisudawan, dan perorangan.
Koleksi hadiah yang tidak sesuai dengan kebijakan pengembangan
sebagai bahan tukar menukar dengan instansi lain, atau dimasukkan
dalam program Book Sale yang diadakan oleh Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
3. Tukar Menukar
Tukar menukar koleksi dilakukan jika perpustakaan memiliki
koleksi yang tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna sehingga
diputuskan untuk ditukar dengan koleksi lain.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam tukar menukar koleksi :
a. Koleksi yang akan ditukarkan diproses sebagai berikut :
1) Dikeluarkan dari rak koleksi.
2) Data kepemilikan dihapus atau dihilangkan.
3) Diberi tanda stempel “Ditarik dari peredaran Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta”.
4) Didaftar dan disusun menurut abjad.
b. Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah
perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkan, disertai dengan
syarat penukaran.
c. Perpustakaan penerima memilih koleksi yang diperlukan dan
mengirim daftar koleksi terpilih tersebut kepada perpustakaan
pengirim.
d. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dan setuju dengan syarat
penukaran maka proses tukar menukar dapat dilakukan.
Akan tetapi, Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta jarang
E. Hambatan Pengadaan
Dalam melaksanakan kegiatan pengadaan bahan pustaka,
sebagaimana diterangkan oleh Widjajanto bagian pengadaan bahan pustaka
dalam wawancara pada tanggal 12 maret 2009 di Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta hambatan-hambatan yang dihadapi Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta antara lain :
1. Kesulitan pengadaan, karena buku yang diusulkan merupakan edisi atau
cetakan lama yang sudah tidak beredar dipasaran.
2. Proses pemesanan terutama untuk buku asing memerlukan waktu 1-2
bulan untuk diadakan, sehingga akan terjadi deadline waktu yang harus
diperhitungkan pada saat akhir anggaran.
3. Program studi cenderung mengadakan koleksi pada pertengahan sampai
menjelang akhir anggaran.
BAB III
GAMBARAN UMUM INSTITUSI / LEMBAGA
A. Sejarah
Universitas Atma Jaya lahir pada tanggal 27 September 1965, di
bawah lindungan Santo Albertus Magnus. Nama Universitas Atma Jaya
Yogyakarta waktu itu adalah Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya
Cabang Yogyakarta. Sejak 31 Agustus 1973 Universitas Katolik Indonesia
Atma Jaya Cabang Yogyakarta melepaskan diri dari Universitas Katolik
Indonesia Atma Jaya di Jakarta, dan berdiri sendiri dengan nama Universitas
Atma Jaya Yogyakarta.
Pada saat itu Universitas Atma Jaya Yogyakarta belum memiliki
sebuah bangunan kampus, untuk kegiatan perkuliahan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta menyewa tempat di Universitas Sanata Dharma (dulu IKIP
Sanata Dharma), dan untuk kegiatan administrasi perkantoran, Universitas
Atma Jaya Yogyakarta menggunakan salah satu ruangan yang ada di rumah
milik A. Sutijoso, S. H. , (Rektor Universitas Atma Jaya Yogyakarta periode
1967-1976), yang lokasinya di Jl. Solo (sebelah selatan batas kota). Aktivitas
perkuliahan dan urusan administrasi dilakukan pada sore hari. Menurut
Mardyantiwi, yang ketika itu menjadi mahasiswi Universitas Atma Jaya
Yogyakarta angkatan tahun ke-3 (masuk tahun 1967), merasa prihatin, karena
Universitas Atma Jaya Yogyakarta belum punya kampus untuk aktivitas
19 belajar hanya dari catatan-catatan perkuliahan, buku literatur milik sendiri
atau pinjam kepunyaan teman. Karena Universitas Atma Jaya Yogyakarta
tidak mempunyai perpustakaan, tempat belajar penulis adalah di Wisma
Syantikara, Jalan Samirono, disana ada ruang baca yang cukup nyaman.
Alternatif lain yaitu di Perpustakaan GKI, Jalan Jendral Sudirman yang
sekarang dikenal dengan nama Wisma Hartono.
Sepuluh tahun kemudian, tepatnya pada tahun 1975, berdirilah
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Lokasi perpustakaan adalah
di rumah kontrakan almarhum Drs. Liem Kong Hoo, di Jalan Gejayan No.5
depan pasar Demangan. Petugas perpustakaan saat itu adalah Sunarto,
pegawai perpustakaan IKIP Sanata Dharma, P. Sumardjo, Karyawan Kopertis
wilayah V, dan R. A. Suhartuti (Kepala Bagian Pelayanan Pemakai, 1979 s/d
2008). Koleksi yang dimiliki kurang lebih 850 eksemplar (3 rak), sebagian
besar adalah buku-buku ekonomi. Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta memberikan pelayanan pertama kali pada tanggal 26 Mei 1975.
Pada tahun 1976, perpustakaan pindah ke Kampus Mrican (sekarang
Kampus I), menempati di ruangan sayap timur, lantai 2 di atas Aula. Tahun
1976-1978, koleksi terus bertambah dari 2 rak menjadi 10 rak, terdiri dari
buku-buku ekonomi, hukum, dan teknik. Tahun 1976, Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta mempunyai 4 orang staf, yaitu J. H.
Gondowijoyo, B. Sc. (kepala perpustakaan), R. A. Suhartuti, M. Mochtar
Modesir, dan Ig. Mardyantiwi. Seiring dengan tumbuh kembangnya
universitas sebagai lembaga induknya, berkembang pula perpustakaan.
jumlah sarana prasarana, jumlah anggota perpustakaan dan jumlah titik
layanan.
Periode tahun 1980 sampai dengan tahun 1989 merupakan masa-masa
“Perjuangan Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta”, karena saat
itu Universitas Atma Jaya Yogyakarta dalam kondisi berjuang untuk
meningkatkan status dari terdaftar menuju diakui, dari status diakui menuju
status disamakan. Hal itu dicapai oleh Universitas Atma Jaya Yogyakarta
secara bertahap. Setiap kali ada akreditasi, staf perpustakaan berjuang keras
dengan tulus ikhlas, tanpa kenal lelah dan tidak pernah memikirkan apakah
nanti ada uang lembur atau tidak. Yang dipikirkan hanya satu, yakni
“perpustakaan dapat memenuhi persyaratan akreditasi”. Persyaratan yang
dimaksud adalah rasio antara jumlah koleksi buku dan pengguna, jumlah
judul jurnal setiap fakultas per-program studi, jumlah peminjaman dan
jumlah pengunjung setiap hari, fasilitas yang dimiliki, program-program
pengembangan dan sebagainya.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menggambarkan
pembagian, hubungan dan uraian tugas staf perpustakaan yang akan
melaksanakan aktivitas serta sumber daya lainnya yang diperlukan dalam
pelaksanaan tugas untuk mencapai tujuan organisasi. Pada tahun 1976,
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta menggunakan struktur
organisasi mikro, dimana perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala,
dilengkapi dengan beberapa bagian, yaitu pelayanan administrasi, pelayanan
21 Sejak 1 April 1982, struktur organisasi perpustakaan berpedoman
pada peraturan pemerintah Nomor 5/1980. Dalam struktur organisasi ini,
perpustakaan secara fungsional berada dibawah dan bertanggung jawab
kepada Rektor. Dengan unit lainnya, perpustakaan dapat mengadakan
hubungan kerjasama secara fungsional dalam bentuk hubungan konsultatif.
Ketika itu unit perpustakaan disebut dengan Unit Pelayanan Teknis disingkat
UPT. Hal ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 30 tahun 1990,
pasal 34, unit pelaksana teknis merupakan unsur penunjang Tri Dharma
Perguruan Tinggi. Kedudukannya diluar lingkup fakultas dan bertanggung
jawab langsung kepada Rektor. Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari unit
perpustakaan berada dibawah koordinasi Pembantu Rektor Bidang
Akademik. Sampai saat ini, struktur organisasi perpustakaan masih bersifat
mikro, belum dikembangkan sesuai dengan Pedoman Perpustakaan Perguruan
Tabel. 1
STRUKTUR ORGANISASI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta mempunyai 27
pegawai yang dapat dilihat dalam lampiran.
C. Sumber Daya Manusia
Karyawan atau staf perpustakaan merupakan komponen yang sangat
penting untuk mencapai keberhasilan layanan perpustakaan, oleh karena itu
staf perpustakaan harus memadai baik dari segi kuantitas maupun dari segi
kualitas. Perlu kita ingat bahwa perpustakaan adalah lembaga atau unit yang
selalu berkembang (library is the growing organism). Seiring dengan REKTOR
Wakil Rektor I
Kepala Perpustakaan
Kepala Bagian
Pelayanan Teknis Kepala Bagian
23 perkembangan universitas sebagai lembaga induknya, jumlah staf
perpustakaan juga meningkat seperti digambarkan dalam grafik dibawah ini :
Tabel. 2
1976 1980 1985 1990 1998
Tahun
Grafik Perkembangan Staf
Jumlah mahasiswa yang dilayani oleh Perpustakaan Universitas Atma
Jaya Yogyakarta pada tahun 1998 sekitar 10.000 mahasiswa, berarti dalam
tahun tersebut rasio antara staf perpustakaan dan mahasiswa yang dilayani
adalah 1:370 atau 1 petugas melayani 370 mahasiswa.
Rekruitmen tenaga perpustakaan ditangani/dikelola oleh bagian
kepegawaian Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Metode rekruitmen
dilakukan melalui tes masuk pegawai dan mutasi atau rotasi internal
Universitas Atma Jaya Yogyakarta yang dilaksanakan secara rutin. Antara
tahun 1980 sampai 1995 jumlah staf perpustakaan yang diperoleh melalui
mutasi/rotasi dari luar unit perpustakaan mencapai sekitar 40%. Yang 60%
Mulai dari tahun 1976, staf perpustakaan dikembangkan dan
ditingkatkan kemampuannya yang hasilnya diharapkan mampu untuk
meningkatkan produktivitas dan kinerja perpustakaan. Pengembangan
kemampuan staf menjadi sangat penting, ketika ada kompetisi dan
profesionalisme di kalangan pustakawan. Berbagai upaya telah dilakukan
oleh Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta untuk mendapatkan
tenaga yang terampil, ahli, dan professional. Menjelang akhir tahun 1976, staf
perpustakaan diberikan pelatihan Klasifikasi DDC edisi 17, saat ini mengikuti
perkembangan Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
menggunakan DDC edisi 22 dikatalogisasi oleh St. Kostka Sugeng, kepala
Perpustakaan Daerah Propinsi DIY. Secara berkesinambungan perpustakaan
mengirimkan staf, untuk mengikuti kursus/pendidikan dan pelatihan bidang
perpustakaan, loka karya, seminar, sarasehan, dan sebagainya. Berbagai
tempat kursus/diklat perpustakaan yang diikuti oleh staf Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta adalah Diklat Perpustakaan Universitas
Gajah Mada, kursus Perpustakaan IKIP Negeri Yogyakarta (sekarang
Universitas Negeri Yogyakarta), Diklat Perpustakaan QCC (Quality Control of Cycle) pimpinan Dra. Sawitri-Soeharto, M. A., Yayasan Pustakawan Indonesia pimpinan Soeatminah, Perpustakaan Daerah Propinsi DIY, dan
Kopertis Wilayah V.
Di bawah ini adalah nama-nama kepala perpustakaan yang pernah
memimpin Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta sejak berdiri
hingga saat ini yaitu:
25 2. Ig. Mardyantiwi, S. H., M. Si. : tahun 1982-1998
3. Drs. Ig. Sukirno, M. Si. : tahun 1998-2006
4. Ir. J. Tri Hatmoko, M. Sc : tahun 2006 s/d sekarang.
D. Gedung/Ruang
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta mempunyai empat
ruang perpustakaan yang berada di Kampus Santo Alfonsus, Kampus Thomas
Aquinas dan Kampus Bonaventura. Dengan rincian sebagai berikut :
Tabel. 3
DATA KHUSUS GEDUNG/RUANGAN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
NO GEDUNG/RUANGAN LUAS (m2)
1 Luas Tanah 7136
2 Luas Gedung 2611
3 Luas Ruang Penerima Tamu 30
4 Luas Ruang Sirkulasi 8
5 Luas Ruang Baca 46
6 Luas Ruang Koleksi 828
7 Luas Ruang Referensi 199
8 Luas Ruang Audio Visual 270
9 Luas Ruang Baca Remaja
-10 Luas Ruang Baca Individu
-11 Luas Ruang Baca Anak
-12 Luas Ruang Kerja Staf 271
14 Luas Ruang Pertemuan atau Aula 364
15 Jumlah Lantai 4 (lantai)
16 Luas Gedung 82
17 Luas Toilet 71
18 Luas Kantin
-19 Luas Tempat Parkir 2154
E. Sumber Dana
Sumber dana Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta berasal
dari fakultas, unit dan Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta yang
setiap tahun menganggarkan pengadaan koleksi baik buku, jurnal maupun
majalah. Pengelolaan administrasinya ditangani oleh perpustakaan. Setiap
bulan Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta melapor kepada
fakultas atau unit mengenai jumlah pemakaian dan sisa anggaran.
F. Sarana dan Prasarana
Perabot perpustakaan adalah sejumlah alat yang digunakan untuk
menunjang pelaksanaan kegiatan perpustakaan yang tidak habis pakai seperti,
kursi, meja, rak, lemari, almari loker dan sebagainya. Sedangkan
perlengkapan adalah alat bantu yang diperlukan untuk menunjang kelancaran
kegiatan perpustakaan secara optimal, seperti mesin fotokopi, komputer,
pesawat telepon, mesin potong dan sebagainya. Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta menyediakan perabot dan perlengkapan sesuai dengan
kebutuhan pengguna, luas ruangan dan disesuaikan juga dengan program
27 gedung sendiri. Selama ini menjadi satu dengan ruangan lembaga induknya.
Data lokasi Unit Layanan Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
adalah sebagai berikut :
1. Tahun 1975, lokasi perpustakaan ada di Jalan Gejayan nomor 5, di rumah
kontrakan alm. Drs. Liem Kong Hoo.
2. Tahun 1976, pindah lokasi ke kampus Mrican. Perpustakaan berada di
kampus 2, sayap timur, di atas aula. Dikampus ini, perpustakaan
mengalami perpindahan sebanyak 2 kali yakni pada tahun 1978 dan tahun
1980. Dari tahun 1980-1989 perpustakaan menempati pada sebuah
ruangan, yang merupakan sumbangan Kopertis Wilayah V DIY. Luas
ruangan terdiri dari ruang koleksi dan kantor, 115 m2 ; ruang kepala dan
ruang tamu, 21 m2 ; ruang baca, 108 m2. Dalam perkembangan terakhir
koleksi yang ada di perpustakaan kampus I adalah koleksi Fakultas
Hukum.
3. Tahun 1990, perpustakaan pindah ke Kampus II Gedung Santo Thomas
Aquinas di Babarsari I. Perpustakaan Kampus II ini disebut “Perpustakaan
Pusat”, karena semua judul koleksi diharapkan ada di unit layanan
perpustakaan ini. Mengingat bahwa proses belajar mengajar Fakultas
Ekonomi, Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, dan Hukum ada di Kampus I,
maka pada tahun 1991/1992 dibangun sebuah perpustakaan di ruang
basement Kampus I. Dengan demikian koleksi ekonomi, hukum dan ilmu-ilmu sosial dan politik dipindah ke unit layanan kampus I. Dalam
koleksi Fakultas Teknik, Fakultas Biologi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik.
4. Tahun 1995, dibuka unit layanan perpustakaan Kampus III, Babarsari II,
Gedung Santo Bonaventura. Di kampus ini dibuka 2 (dua) unit layanan,
yakni unit layanan program strata 1 dan unit layanan strata 2. Dalam
perkembangan terakhir, koleksi yang ada di unit layanan program strata 1,
adalah koleksi Fakultas Ekonomi dan Fakultas Teknologi Industri.
Sedangkan koleksi yang ada di unit layanan program strata 2
(pascasarjana), adalah koleksi Magister Manajemen, Magister Teknik,
Magister Hukum dan Magister Teknik Informatika.
5. Mulai bulan April 2009, diharapkan perpustakaan sudah menempati
gedung baru yang merupakan pusat dari segala kegiatan perpustakaan.
Unit layanan yang terpisah hanya unit layanan kampus I, sedangkan unit
layanan lain dijadikan satu di kantor pusat gedung Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta yang baru terletak bersebelahan dengan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
G. Koleksi
Pengembangan koleksi merupakan serangkaian proses atau kegiatan
yang bertujuan mempertemukan pemakai dengan rekaman informasi dalam
lingkungan perpustakaan atau unit informasi. Kebijakan pengembangan
koleksi yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
sejak berdiri sampai dengan sekarang lebih difokuskan pada pemilihan,
29 Bahan informasi yang diadakan/diterima Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta, terdiri dari buku teks, bahan rujukan, laporan
penelitian, makalah temu ilmiah, karya akademik, literatur kelabu, karya
fiksi, terbitan berkala. Bahan informasi non buku, terdiri dari mikrofis, kaset,
CD, CD-ROM, DVD, CVD. Bahan informasi yang diterima diperoleh dari
pembeli dan hadiah. Seperti telah dikemukakan dalam pengantar tulisan ini,
bahwa pada awal berdiri (1975) sebagian besar koleksi pepustakaan adalah
buku-buku ekonomi. Pada tahun 1976 buku-buku untuk Fakultas Hukum
mulai diproses. Semua bahan pustaka untuk fakultas hukum sebelum diproses
disimpan di rumah kediaman Paul W. Suleman (Pj. Rektor Universitas Atma
Jaya Yogyakarta, 1984-1985), di Jalan Jenderal Sudirman depan Hotel
Phoenix. Almarhum Paul W. Suleman, pernah menjadi Dekan Fakultas
Hukum dan Bendahara Yayasan Slamet Rijadi Yogyakarta.
Selanjutnya pada tahun 1977, bahan pustaka untuk Fakultas Teknik
mulai diproses. Ketika itu Dekan Fakultas Teknik adalah Dra. Sr. Bernadia,
CB. Bahan pustaka untuk Fakultas Biologi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik, Fakultas Teknik Industri diadakan setelah fakultas tersebut berdiri /
lahir di Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Perkembangan koleksi dari tahun
ke tahun menunjukkan peningkatan, hal ini dapat kita lihat pada grafik
Tabel. 4
Sejak perpustakaan berdiri peraturan katalogisasi yang diterapkan
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta adalahThe Anglo American Cataloging Rules, disingkat AACR dan peraturan. Katalogisasi Indonesia disingkat PKI. Tahun 1976 s/d 1995 perpustakaan masih membuat katalog
dalam bentuk fisik, antara lain katalog berkas (Sheaf Catalog). Dengan pertimbangan bahwa semua data koleksi sudah terotomasi, maka
perpustakaan tidak perlu lagi membuat card catalog. Sistem klasifikasi yang digunakan perpustakaan adalah Dewey Decimal Classificasion (DDC). Edisi DDC yang perlu digunakan adalah DDC edisi 15, edisi 17, edisi 19, edisi 20,
edisi 21, dan sekarang menggunakan DDC edisi 22.
H. Layanan
Sejak perpustakaan berdiri tujuan layanan Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta tidak pernah berubah yaitu memberikan kepuasan
kepada pengguna jasa yang terdiri dari mahasiswa, dosen dan karyawan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Salah satu bagian layanan adalah
31 kegiatan pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada pengguna agar
koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol,
peminjam koleksi mudah diketahui dan batas waktu pemgembalian mudah
diprediksi.
Sistem peminjaman (charging system) merupakan bagian sistem pelayanan perpustakaan. Tahun 1975-1989 perpustakan Universitas Atma
Jaya Yogyakarta menerapkan Sistem Tertutup atau closed access. Dalam sistem ini pengunjung tidak di ijinkan untuk mengambil sendiri koleksi
perpustakaan. Mulai tahun 1990 sampai dengan sekarang perpustakaan
menerapkan Sistem Terbuka atau open access; dimana dalam sistem ini pengunjung diberikan kebebasan untuk melakukan browsing atau membuka buku, melihat lihat dan mengambil sendiri bahan pustaka.
Jumlah pengguna jasa yang dilayani setiap tahun mengalami
peningkatan, hal ini sangat terkait dengan perkembangan jumlah mahasiswa
Universitas Atma Jaya Yogyakarta yang terlihat dalam grafik dibawah ini :
Tabel. 5
1975 1976 1982 1998
Tahun
Jenis jasa layanan yang disediakan perpustakaan selalu meningkat
kebutuhan pengguna dan perkembangan perpustakaan termasuk teknologi
informasi. Jenis jasa layanan tersebut meliputi, jasa sirkulasi, jasa rujukan,
jasa penelusuran, jasa bimbingan pengguna, jasa bebas pustaka dan jasa
fotokopi. Tahun 1975-1997 seluruh kegiatan layanan perpustakaan dilakukan
secara manual dengan menggunakan sarana berkas administrasi peminjaman,
seperti kartu pinjam, kartu anggota dan kartu buku. Mulai tahun 1998 seluruh
kegiatan layanan sirkulasi dilakukan dengan sistem otomasi dengan
menggunakan perangkat lunak NCI-BOOKMAN. Dalam sistem ini proses peminjaman dan pengembalian pustaka dilakukan dengan memasukkan data
buku dan data keanggotaan dengan cara menggunakan barcode readers. Dengan diterapkan otomasi layanan perpustakaan, tugas-tugas yang
“diemban” oleh perpustakaan dapat diselesaikan secara lebih akurat, cepat
BAB IV
PROSES PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN
A. Prosedur dan Proses Pengadaan Koleksi
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
melaksanakan beberapa prosedur, antara lain :
1. Prosedur Pengadaan Koleksi Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta :
a. Penerbit mengirim katalog kepada Perpustakaan Universitas Atma
Jaya Yogyakarta.
b. Kepala sub bagian pengadaan memilah buku yang ditawarkan sesuai
dengan program studi.
c. Kepala sub bagian pengadaan mengirim kepada kepala program
studi.
d. Kepala program studi mengirim daftar buku yang dipesan.
e. Kepala sub mengecek apakah pesanan sudah dimiliki, apabila sudah
punya tinggal menambahkan eksemplarnya. Apabila belum dimiliki
tinggal dipesan kepada toko buku atau distributor yang ditunjuk.
f. Setelah buku diterima, dilakukan proses inventarisasi.
g. Buku diserahkan kepada bagian pengolahan untuk dilanjutkan
proses pengolahannya.
h. Kepala sub bagian pengadaan bekerja sama dengan kepala bagian
i. Kepala sub bagian pengadaan menyampaikan laporan pemakaian
anggaran program studi per bulan beserta sisa anggarannya. Surat
atau administrasinya dilakukan oleh bagian pelayanan umum.
Proses Kegiatan Pengadaan Koleksi :
j. Pemesanan buku yang berasal dari katalog yang dikirimkan
distributor kepada Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
k. Pemesanan buku yang berasal dari program studi.
l. Pemesanan buku langsung di toko-toko buku.
m. Pemesanan buku usulan mahasiswa atau pengguna.
Semua kegiatan pemesanan menggunakan persetujuan dari ketua
program studi dan administrasinya dilaksanakan di perpustakaan,
pengecualian pengadaan buku-buku umum dilaksanakan oleh
perpustakaan.
Sedangkan dana pengadaan koleksi fakultas direncanakan oleh
masing-masing fakultas, dan dana buku umum direncanakan oleh
perpustakaan.
2. Proses Pengadaan Buku Pembelian :
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta melaksanakan beberapa proses kegiatan pengadaan buku
pembelian, antara lain :
a. Kepala bagian pelayanan teknis menerima katalog dari penerbit,
b. Sub bagian pengadaan dan inventaris mengirimkan katalog dari
penerbit kepada program studi yang isinya sesuai dengan subyek per
program studi.
c. Sub bagian pengadaan dan inventaris mengirim usulan mahasiswa
dan memilah sesuai dengan usulan kepada ketua program studi.
d. Menerima surat permintaan pengadaan dari program studi disertai
jumlah eksemplar yang dibeli.
e. Mengecek dalam database apakah koleksi sudah ada, berapa jumlahnya dan edisinya.
f. Mengecek dana yang tersedia.
g. Memesan kepada distributor, toko buku atau jobber sesuai permintaan program studi.
h. Menerima buku pesanan.
i. Menyampaikan kepada bagian administrasi keuangan untuk
pembayaran pesanan.
j. Kuitansi pembayaran sudah tertera diskon, sehingga harga yang
tertera adalah harga netto.
k. Menyampaikan kuitansi kepada bagian pelayanan umum untuk
direkap jumlah dana yang digunakan.
l. Perkecualian untuk pengadaan buku umum dilaksanakan oleh
perpustakaan dengan mempertimbangkan ketermanfaatan buku,
prosedur administrasi pengadaannya sama dengan yang dilakukan
m. Perkecualian untuk pengadaan buku berasal dari mahasiswa, maka
setiap bulan perpustakaan mengirimkan usulan kepada program
studi untuk diadakan.
n. Memberi nomor inventaris pada koleksi.
o. Menyampaikan kepada sub bagian pengolahan untuk diolah lebih
lanjut.
3. Proses Pengadaan Buku Serial :
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta melaksanakan beberapa proses kegiatan pengadaan buku
serial, antara lain :
a. Penerbit atau agen mengirim katalog.
b. Kepala bagian pelayanan teknis mendisposisikan katalog dan usulan
program studi kepada bagian serial.
c. Bagian serial memilah usulan katalog berdasarkan program studi
kemudian mengirim katalog kepada program studi.
d. Program studi atau unit memilih jurnal atau majalah yang diusulkan
kemudian dikirim ke bagian serial.
e. Bagian serial memesan jurnal atau majalah ke penerbit sesuai
permintaan program studi kemudian dikirim kembali kepada penerbit
atau agen.
f. Penerbit atau agen mengirim jurnal atau majalah sesuai pesanan
g. Bagian serial menerima jurnal atau majalah kemudian mencocokkan
invoice dengan daftar pesanan dan dikirimkan kepada bagian pelayanan umum.
h. Bagian pelayanan umum membayar jurnal atau majalah.
i. Bagian serial mengolah serial jurnal atau majalah kemudian dikirim
ke masing-masing unit layanan.
4. Proses Pengadaan Buku Hadiah :
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta melaksanakan beberapa proses kegiatan pengadaan buku
hadiah, antara lain :
a. Bagian pelayanan umum menerima hadiah koleksi, kemudian
menyampaikan ucapan terima kasih kepada pemberi hadiah.
b. Sub bagian pengadaan menerima buku hadiah dan memilah sesuai
program studinya.
c. Menginventaris sesuai program studi.
d. Menyerahkan kepada bagian pengolahan untuk diolah.
B. Hambatan-Hambatan Pengadaan Koleksi
Dalam melaksanakan kegiatan pengadaan bahan pustaka,
sebagaimana diterangkan oleh Widjajanto bagian pengadaan bahan pustaka
dalam wawancara pada tanggal 12 maret 2009 di Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta hambatan-hambatan yang dihadapi Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta antara lain :
1. Kesulitan dalam hal pengadaan dikarenakan buku yang diusulkan
2. Proses pemesanan terutama untuk buku asing memerlukan waktu 1-2
bulan untuk diadakan, sehingga akan terjadi deadline waktu yang harus diperhitungkan pada saat akhir anggaran.
3. Program studi cenderung mengadakan koleksi pada pertengahan sampai
menjelang akhir anggaran.
4. Sikap pasif pemustaka khususnya dalam hal pemberian usulan.
C. Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah yang dihadapi bagian pengadaan
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta, pihak perpustakaan
terutama bagian pengadaan mengambil langkah-langkah sebagai berikut :
1. Perpustakaan berusaha mencari koleksi yang edisi dan subyeknya
relevan, dengan sebelumnya mengadakansurvei buku-buku yang saat ini banyak dibutuhkan pemustaka baik melalui Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta sendiri maupun mengadakan kerja sama dengan
perpustakaan lain serta mengunjungi atau survei di toko buku, penerbit / agen.
2. Pemesanan buku / koleksi yang membutuhkan waktu lama, terutama
buku-buku asing yang memerlukan waktu sampai 2 (dua) bulan, pihak
perpustakaan terutama bagian pengadaan mengambil langkah dengan
cara begitu katalog dari penerbit / agen datang, langsung memesan bahan
pustaka yang dibutuhkan melalui kurir yang lebih cepat dan tepat waktu
dengan tujuan supaya buku yang dipesan cepat datang dan bisa segera
dilakukan pemrosesan lebih lanjut untuk segera dilayankan kepada
3. Untuk memperlancar proses pengadaan bahan pustaka, maka proses
kerjasama dilakukan pada awal tahun anggaran. Selain itu, unit-unit yang
terkait harus mengadakan komunikasi yang efektif dengan
fakultas-fakultas.
4. Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta mengadakan pameran
buku, bursa buku dan literasi informasi kepada mahasiswa dengan tujuan
agar mahasiswa memberikan usulan pengadaan buku-buku yang
dibutuhkan dalam perkuliahan mereka serta untuk menunjang kegiatan
belajar mahasiswa.
5. Untuk mengatasi sikap pasif pemustaka Perpustakaan Universitas Atma
Jaya Yogyakarta selalu menanyakan kepada program studi yang pasif
untuk selalu mengadakan penambahan koleksi bahan pustaka yang sesuai
BAB V
PENUTUP
Sebagai penutup laporan Tugas Akhir yang dilaksanakan di Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta, penyusun menyampaikan beberapa kesimpulan
dan saran yang dapat digunakan sebagai koreksi guna meningkatkan mutu dan
kualitas perpustakaan pada umumnya dan Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta pada khususnya :
A. Kesimpulan
1. Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta merupakan Perpustakaan
Perguruan Tinggi yang bertujuan dan berfungsi memperlancar proses belajar
mengajar serta mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2. Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta memiliki tempat layanan
yang berada di :
• Kampus Santo Alfonsus.
• Kampus Thomas Aquinas.
• Kampus Bonaventura.
3. Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta menggunakan sistem
41 Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta) untuk pelayanan
pemustaka.
4. Bahan informasi yang diadakan / diterima Perpustakaan Universitas Atma
Jaya Yogyakarta, terdiri dari buku teks, bahan rujukan, laporan penelitian,
makalah temu ilmiah, karya akademik, literatur kelabu, karya fiksi, terbitan
berkala. Bahan informasi non buku, terdiri dari mikrofis, kaset, CD,
CD-ROM, DVD, CVD.
5. Metode pengadaan koleksi buku Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta melalui pembelian, hadiah, dan tukar menukar. Sedangkan untuk
pengadaan koleksi serial melalui langganan dan kerjasama serta hadiah.
6. Sarana dan prasarana di Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
meliputi: komputer untuk penelusuran informasi, komputer untuk staf,
komputer untuk layanan, mesin fotokopi, mesin potong, scanner, pesawat telepon, dan sebagainya.
7. Mulai bulan April 2009, perpustakaan sudah menempati gedung baru yang
merupakan pusat dari segala kegiatan perpustakaan. Unit layanan yang
terpisah hanya unit layanan kampus I, sedangkan unit layanan lain dijadikan
satu di kantor pusat gedung Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
yang baru terletak bersebelahan dengan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
8. Sub bagian pengadaan sudah melakukan proses inventarisasi dan kegiatannya
sampai dengan pembuatan anotasi agar penelusuran informasi / katalog
B. Saran
Setelah penulis mengambil beberapa kesimpulan, maka untuk dijadikan
pertimbangan dalam meningkatkan kualitas Perpustakaan Universitas Atma
Jaya Yogyakarta penulis memberikan saran-saran :
1. Kesadaran pemustaka yang masih bersifat pasif dalam memberikan usulan
bahan pustaka perlu ditingkatkan, karena dengan adanya usulan dari
pemustaka yang beraneka ragam keinginannya maka koleksi akan semakin
baik, lengkap dan berkualitas untuk menunjang proses belajar mengajar.
2. Peningkatan kerjasama dengan program studi dalam kegiatan pengadaan
bahan pustaka yang dipersiapkan subyeknya oleh program studi dan
dokumentasi pengadaan oleh perpustakaan.
3. Staf / petugas bagian pengadaan perlu ditambah mengingat banyaknya bahan
pustaka yang masuk setiap harinya, serta banyaknya tugas-tugas yang harus
diselesaikan.
4. Koleksi skripsi masih banyak yang belum diolah, hendaknya segera diproses
agar dapat segera dilayankan kepada pemustaka.
5. Ruang pengolahan koleksi perlu diperluas karena tempatnya sempit sehingga
apabila banyak bahan pustaka yang harus diproses akan mengganggu
DAFTAR PUSTAKA
Danim, Sudarwan., 2000. Metode Penelitian untuk Ilmu-Ilmu Prilaku : pedoman penulisan majalah, acuan dasar bagi mahasiswa program sarjana, peneliti pemula. Bumi Aksara, Jakarta.
Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat jenderal pendidikan Tinggi, 2005.
Perpustakaan Perguruan Tinggi Buku Pedoman Edisi Ketiga. Jakarta.
Listyorini, Lilik. 1995. Laporan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta Kajian Khusus Bidang Pengadaan Buku. Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.
Mardyantiwi, 1995. Pengembangan Koleksi Perpustakaan Melalui Komunikasi (makalah lokakarya proses belajar mengajar). Universitas Atma Jaya, Yogyakarta.
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta, 2001. Pedoman Kebijakan Pengembangan Koleksi., Yogyakarta.
Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta, 2008. WIPA (Wahana Informasi Perpustakaan UAJY)., Yogyakarta.
Shobir, Muslih. 2004.Terjemah Riyadhus Sholihin.Thoga Putra, Semarang.
Sholihin, Muhammad. 2006. Metode Ilmiah. Fakultas Pertanian Universitas Sebelas Maret, Surakarta.
Sulistyo-Basuki, 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
DAFTAR PEGAWAI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
NO NAMA JABATAN PENDIDIKAN
1 Ir. J. Tri Hatmoko, M. Sc Kepala S2
2 A. Sri Narmiyanti, SP, M. Si Pjs. Pelaksana Tugas Kabag
Pelayanan Pemakai
S2 Perpustakaan
3 A.Tri Susiati, S.Kom Kabag Pelalayanan Teknis S1 Komputer
4 Drs. Agung Nugrohoadhi Pjs Pelaksana Tugas Kabag Pel.
Umum
S1 Fak. Sastra
5 Rosalia Istiyarni PJS. Kasub Bag Sirkulasi D2 Pendidikan Bahasa
6 Edhi Heri Rumpaka, A. Md Kasub Bag Referensi D3 Perpustakaan
7 B. Widjajanto Kasub Bag Pengadaan &
Inventarisasi Pustaka
SMA
8 FX. Mardiyanto, S. Sos Kasub Bag. Pengolahan S1 Perpustakaan
9 Rudi Hardjono, A. Md Kasub Bag Perawatan Bahan
Pustaka
D3 Fak Ekonomi
10 Y. Sukmawan Kasub Bag Pendukung Sistem
Informasi
S1 Ilmu Komputer
11 A. Budi Santoso Staf Pelayanan Pemakai SMEA
12 C. Swiji Priyanti Staf Pelayanan Pemakai SMEA
13 L. Cahyaningsih Staf Pelayanan Pemakai SMA
14 Sarjiono Staf Pelayanan pemakai SMP
15 Supriyanti Staf Pelayanan Teknis SMA
16 Sugiman Staf Pelayanan Pemakai Sekolah Teknik (setara
SMP)
17 YMV. Agung Nugroho, S. Sos Staf Pelayanan Pemakai S1 Perpustakaan
18 I. Denny Ismawan Staf Pelayanan Pemakai STM
20 A. Karyawijayanti Staf Pelayanan Pemakai D2 Tek Perpustakaan
21 Ch. Esmi Triningsih, A. Md Staf Pelayanan Pemakai D3 Perpustakaan
22 A. Prastowo Harsa Pamardi, SH Staf Pelayanan Teknis S1 Fak. Hukum
23 Natanaelia Utami - D2 Ekonomi
24 FX. Ponijo Staf Pelayanan Pemakai SMA
25 F. Djamal Staf Pelayanan Teknis SMA
26 Hari Winarni Staf Pelayanan Umum SMA
27 C. Hudiananto, A. Md Staf Pelayanan Umum D3 ASMI Pendidikan
komputer
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
Flow Chart Pengadaan / Hadiah Buku
Subbag Pengolahan Subbag Pengadaan Kabag Pel.Teknis Kabag Pel. Umum Pemberi hadiah
Mulai
Pemberian hadiah bahan pustaka (buku, kaset, vcd, dll)
Memberikan hadiah Untuk diproses Bag. Teknis
Menginventaris Memberikan hadiah hadiah bahan Untuk diproses Bag.
pustaka Pelayanan Teknis
Menyerahkan hadiah Membuat surat
bahan pustaka ucapan terima
yang sudah kasih
diinventaris
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
Flow Chart Pengadaan / Pembelian Buku
Subbag Pengadaan Kabag Pel.Teknis Kabag Pel. Umum Unit / Prodi /Mhs Penerbit/Agen/Toko buku
Mulai
Usulan buku
Memilah usulan / katalog dari internet, resensi
buku berdasarkan unit / Prodi Buku, dll
Menerima usulan
Buku untuk dibeli Memberikan katalog buku dari penerbit mengirimkan katalog buku
ke Prodi / Unit
memilih buku yang dibutuhkan memesan buku yang sudah
dipilih Unit / Prodi
mengirim buku pesanan menerima buku pesanan,
mencocokan proforma invoice
dengan daftar pesan Beritahu Bagian Keuangan Pembayaran buku-buku
untuk pembayaran yang dipesan
Buku diinventaris sesuai Prodi
UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
QUALITY SYSTEM PROCEDURE
Halaman PERPUSTAKAAN Prosedur Sistem Pengolahan Serial 1
dari 3
Revisi Tanggal
002-QSP/Perpus-UAJY/III/2009
01 3 Maret 2009
Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh:
Ka. Bag. Pelayanan Teknis Manajemen Representative Kepala Perpustakaan 1. Tujuan
Menguraikan prusedur pengadaan bahan pustaka Jurnal dan Majalah Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
2. Ruang Lingkup
Kegiatan dimulai dari pemesanan Jurnal dan Majalah
Pemesanan bahan pustaka khususnya jurnal dan majalah yang akan menjadi koleksi di perpustakaan dapat dilakukan melalui beberapa tahap :
a. Pemesanan Jurnal dan Majalah yang berasal dari Prodi
Pengadaan bahan pustaka (Jurnal dan Majalah) yang merupakan permintaan secara langsung dari Prodi ke Perpustakaan diajukan dengan surat permohonaan dengan di cantumkan judul jurnal atau majalah yang akan dilanggan.
b. Penawaran Lewat Perpustakaan
Untuk pengadaan bahan pustaka (Jurnal dan Majalah) melalui perpustakaan, dalam hal ini perpustakaan akan mengirim penawaran tersebut ke masing-masing prodi (Judul disesuaikan Prodi) untuk di seleksi sesuai tidaknya bahan pustaka yang ditawarkan tersebut menjadi koleksi perpustakaan.
c. Kebijakan Perpustakaan
Kebijakan pengadaan bahan pustaka (Majalah) yang dilakukan langsung oleh perpustakaan dalam hal ini berkaitan dengan bahan pustaka(Majalah) yang sifatnya umum.
Contoh : Femina, Gatra, Hidup, Tempo.
Semua kegiatan pengadaan dan pemesanan bahan pustaka (Jurnal dan Majalah) dengan persetujuan Ketua Program Studi dan seluruh proses administrasi dilaksanakan di Perpustakaan dengan pengecualian majalah-majalah umum yang dilakukan secara langsung oleh Perpustakaan.
3. Referensi
a. Program kerja dan anggaran Universitas
b. Kebijakan pengembangan koleksi Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta c. Prosedur administrasi pembayaran yang berlaku
d. ISO 9001:2008 Quality Management System
4. Sarana
UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
QUALITY SYSTEM PROCEDURE
Halaman PERPUSTAKAAN Prosedur Sistem Pengolahan Serial 2
dari 3
Revisi Tanggal
002-QSP/Perpus-UAJY/III/2009
01 3 Maret 2009
Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh: Prosedur Mutu Pengadaan Bahan Pustaka (Jurnal dan Majalah)
Penerbit/Agen Kab.Pelayanan Ke Penerbit sesuai
UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
QUALITY SYSTEM PROCEDURE
Halaman PERPUSTAKAAN Prosedur Sistem Pengolahan Serial 3
dari 3
Revisi Tanggal
002-QSP/Perpus-UAJY/III/2009
01 3 Maret 2009
Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh:
UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
PROSEDUR SISTEM MUTU
Halaman PERPUSTAKAAN Prosedur Sistem Mutu
Pengadaan koleksi Pustaka yang hilang 1 dari 1 Revisi Tanggal 002-QSP/Perpus-UAJY/V/2008
00 23 Juni 2008
Mulai
Kepala Bagian Sirkulasi memberikan data buku yang hilang (judul buku, pengarang,
penerbit, tahun terbit) dan uang pengganti buku
Data buku (judul buku, pengarang, penerbit dan tahun terbit) dan uang pengganti buku
diserahkan ke sub. Bag. Pengadaan
Sub. Bag. Pengadaan mencatat kemudian memesan
ke penerbit / toko buku
Buku pesanan dikirim Buku pesanan
diterima sekaligus pembayaran tunai
Buku pengganti diinventaris dan dillabel, buku siap di
sirkulasikan
Selesai
UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
PROSEDUR SISTEM MUTU
Halaman PERPUSTAKAAN Prosedur Sistem Mutu
Pengadaan koleksi Pustaka yang hilang 1 dari 1 Revisi Tanggal 002-QSP/Perpus-UAJY/V/2008
TENDER UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA
Warek I Prodi Sub. Bag Pengadaan
Perpustakaan
Penerbit Bag.
