LAPORAN Kerja Praktek Pengendalian MUTU

(1)

BAB II

MANAJEMEN PROYEK

A. Data Teknis Proyek

Data teknis proyek pembangunan Pondok Indah Residences adalah berdasarkan data-data yang di peroleh penulis selama melakukan kerja praktek. Adapun data-data proyek pembangunan Pondok Indah Residences adalah sebagai berikut :

1. Nama Proyek : Pondok Indah Residencess

2. Lokasi Proyek : Jalan Kartika Utama Kav V-TA Pondok Indah Jakarta Selatan 12310

3. Jumlah lantai : (32 lantai, 31 lantai, 24 lantai +3 basement) 4. Fungsi Bangunan : Aprtements dan Food Beverage

5. Pemilik Proyek : PT. Metrapolitan Kentjana, Tbk 6. Kontraktor Utama : PT. Total Bangun Persada, Tbk 7. Kontraktor Struktur : PT. Total Bangun Persada, Tbk 8. Konsultan Struktur : Beca Engineering NZ LTD &

PT. Bimatekno Karyatama Konsultan 9. Konsultan Arsitektur : DP Architect, PTE, NZ LTD &

PT. Anggara Architeam 10. Konsultan ME : Beca Engineering NZ LTD 11. Konsultan MK : PT. Jaya CM

12. Konsultan Interior : PT. Anggara Architeam 13. Quality Suveyor : WWI

14. Sub – Kontraktror : Multi Stran Engineering 15. Nilai Kontrak : ± Rp 947.061.000.000 16. Sumber Dana : Pemilik Proyek

17. Sifat Kontrak : Fixed Lump Sum Contract 18. Mata Uang : Rupiah (Rp.)

19. Waktu Pelaksanaan : 35 Bulan

B. Struktur Organisasi Serta Tugas dan Wewenang

(2)

Adapun struktur organisasi Kontraktor pelaksana PT. TOTAL BANGUN PERSADA Tbk. dalam pelaksanaan proyek pembangunan Pondok Indah Residences adalah sebagai berikut :

Gambar 2.Bagan Struktur Organisasi Proyek Pondok Indah Residences (Sumber : TOTAL BANGUN PERSADA Tbk, 2015)

Dalam organisasi kontraktor terdapat bagian-bagian yang mempunyai tugas dan wewenang masing-masing. Dengan adanya susunan organisasi dan manajemen yang baik dan teratur, maka dapat menjamin kualitas kerja dan sekaligus mempertahankan nama baik perusahaan. Gambar di atas menjelaskan mengenai uraian tugas dan tanggung jawab dari unsur-unsur yang terlibat dalam organisasi pihak kontraktor adalah sebagai berikut :

1. Project Manager

Project Manager adalah seseorang yang memiliki kekuasaan untuk memimpin semua kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek dan bertanggung jawab penuh terhadap tercapainya pelaksanaan proyek sesuai kontrak.

(3)

merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan program kerja bidang produksi (pelaksanaan kontrak konstruksi) sebagai bagian dari program kerja divisi, untuk menghasilkan pelaksanaan kontrak konstruksi secara efektif dan efisien, memenuhi batasan-batasan perencanaan dalam aspek sumber daya, biaya, mutu dan waktu, serta memberikan kepuasan kepada pihak pengguna jasa.

a) Tugas :

 Selalu Mengkoordinasikan atas jalannya proyek

 Mengatur mengatur personil proyek dengan Direktur Proyek dan melaporkannya kepada HRD.

 Memantau kegiatan dari beberapa Project Manager dalam memimpin pelaksanaan proyek sesuai dengan persyaratan kualitas, waktu dan anggaran yang telah disetujui.

 Bersama dengan manajer konstruksi mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan pemilik, Konsultan, Subkontraktor dan Pemasok.

 melakukan negosiasi dengan Subkontraktor.

 Untuk mengontrol kas proyek.

 Evaluasi kualitas kerja karyawan baik secara langsung maupun tidak langsung.

b) Tanggung Jawab

 Karyawan yang disfungsional.

 Biaya, waktu dan kualitas kerja.

(4)

 Keselamatan kerja yang ditentukan pada proyek berjalan. c) Wewenang

 Untuk memberikan informasi bagi tim.

 Menyediakan data proyek yang dibutuhkan.

 Untuk memberikan persetujuan kemajuan pembayaran subkontraktor.

 Untuk memberikan peringatan kepada bawahan.

2. Construction Manajer

a) Tugas :

 Membantu membuat pertemuan kontruksi dan menjelaskan atau mendeskripsikan proyek kepada staff proyek.

 Untuk memastikan pelaksanaan proyek dilakukan dengan metode yang benar

 Mengontrol biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana anggaran proyek

 Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerja sama dengan owner, perencana konsultan mengenai baik buruknya proyek yang dilakukan.

 Melakukan komunikasi dan berkordinasi dengan pihak internal dan eksternal untuk melaksanakan pekerjaan.

 untuk mengartikan atau menerjemahkan hasil berkomunikasi dan berkordinasi dengan owner dan pihak lain yang terkait dengan pelaksanaan proyek kepada tim proyek.

(5)

 Melakuan penerimaan bantuan dari owner yang akan ditulis pada surat serah pernyataan.

 Meminta persetujuan dari Project Manajer dan Project Director mengenai penggunaan subkontraktor.

 Memantau proses kegiatan proyek di lapangan dan mengambil tindakan yang benar ketika terjadi pelanggaran yang sudah terjadi.

b) Tanggung Jawab

 Proses pelaksanaan pekerjaan yang baik

 Berkordinasi dengan baik antara divisi organisasi proyek

 Mengontrol seluruh divisi organisasi proyek dalam menggunakan sumber daya secara efisien dan efektif

 Keseluruhan proyek finishing, baik pada aspek biaya, waktu dan keselamatan kerja pelaksanaan proyek

 Menunjuk mandor untuk melaksanakan pekerjaan dalam proyek

 Membuat laporan bulanan dan laporan akhir proyek yang akan disampaikan kepada Project Director.

c) Wewenang

 Memberikan persetujuan atas permintaan penambahan, pengurangan, mutasi, pekerjaan pekerja yang ditunjuk jika diperlukan.

 Membuat keputusan jika diperlukan pada proses pelaksanaan proyek.

 Mengatur, mengelola, memantau dan menolak semua kebutuhan pada proyek yang sedang berjalan.

3. Project Admin

a) Tugas :

(6)

 Menerima, menyerahkan, menginput dan memantau shop drawing.

 Menginput data dan mengirim/menyerahkannya kepada klien.

 Untuk mengirimkan Permintaan Informasi, Permintaan Proposal Permintaan Perubahan Order.

 Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan oleh atasan langsung.

b) Tanggung Jawab

 File yang dikelola adalah benar.

 Bertanggung jawab atas kerahasiaan dokumen.

4. Quality Control ( QC ) a) Tugas :

 Memastikan bahwa pekerjaan dan bahan yang digunakan sesuai dengan rencana mutu yang sudah ditetapkan pada langkah kerja atau penerimaan material dan membuat pemeriksaan untuk langkah kerja dan material yang akan digunakan dalam proyek.

 Membuat analisis hasil tes yang dilakukan dalam proyek dan memasukannya dalam file dokumen penting.

 Membantu persiapan dalam pendokumtasian dan pekerjaan proyek yang berlangsung untuk owner.

b) Tanggung Jawab

(7)

 Membuat peringatan baik lisan maupun tulisan kepada pihak terkait yang berhubungan dengan kualitas kerja

 Menentukan bahwa suatu pekerjaan harus melanjutkan ketingkat berikutnya

 Memberikan peringatan kepada bawahan.

5. Engineering Manager

a) Tugas :

 Untuk meninjau dan mengkoordinasikan hubungan antara gambar teknik sipil (struktur), arsitektur, dan ME.

 Menyiapkan material yang dibutuhkan untuk digunakan dalam proyek.

 Melakukan koordinasi dengan owner

 Membuat jadwal persetujuan pengiriman bahan material.

 Menyiapkan material, shop drawing dan metode pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan spesifikasi.

 Mendistribusikan pada pembuatan shop drawing dari pihak yang terkait.

 Menyiapkan bahan tambah yang dibutukan dalam proyek.

b) Tanggung Jawab

 Menyutujui shop drawing yang akan digunakan.

 Meyetujui metode yang akan digunakan

 Menyutujui subkontraktor yang akan bergabung.

c) Wewenang

(8)

 Memberi peringatan kepada bawahan.

6. Site Engineer

a) Tugas :

 Melaksanakan metode pekerjaan yang diberikan oleh atasan yang sudah di gambarkan oleh drafter

 Melaporkan dan mendiskusikan dengan engineering manajer/ site coordinator mengenai metode yang akan digunakan.

 Memeriksa shop drawing yang berkaitan dengan struktur, arsitektur dan MEP.

 Memeriksa metode yang sudah direncanakan dalam pelakasanaan proyek.

 Membuat jadwal shop drawing pekerjaanyang sudah direncanakaan.

b) Tanggung Jawab

 Kebenaran gambar dan tepat waktu dari jadwal rencana.

 Mencatat gambar yang sudah jadi pada sebuah dokumen.

 Memastikan bahwa yang digambarkan itu adalah yang digunakan di dokumen dengan versi yang benar.

7. Drafter

a) Tugas :

 Menerima data yang diperlukan untuk pembuatan gambar

(9)

 Mengirimkan hasil kerja ke site engineer

 Memperbaiki gambar jika diperlukan

b) Tanggung Jawab

 Memastikan gambar yang diminta sesuai dengan benar

 Tepat waktu dalam pembuatan gambar

8. Quantity Surveyor

a) Tugas :

 membuat analisis harga satuan untuk setiap pekerjaan

 menghitung volume pekerjaan dan memantau setiap keragaman

 membantu Project Manager membuat kemajuan pekerjaan yang akan diserahkan kepada Owner.

 membantu Site Coordinator pada perhitungan kebutuhan volume material.

 membantu pembuatan laporan rutin bulanan.

 membuat laporan kemajuan rutin dan ketertiban untuk disampaikan kepada Owner.

b) Tanggung Jawab

 menjamin perhitungan volume pekerjaan yang benar dan menganalisis itu harga satuan.

(10)

c) Wewenang

 memberikan informasi kepada atasan yang berkaitan dengan pekerjaan.

9. Site Manager (SM) a) Tugas :

 Untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan.

 Untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan Kualitas Rencana, shop drawing dan jadwal pelaksanaan.

 Untuk memastikan bawahan melaksanakan tugas mereka sesuai dengan job description yang diberikan.

 Untuk bekerja sama dengan pihak terkait untuk mendapatkan hasil kerja yang memuaskan.

 Untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan mengikuti standar dan keselamatan kerja bersih yang ditetapkan pada proyek.

b) Tanggung Jawab

 Atas aliran baik dari proses pelaksanaan pekerjaan.

 Atas efisiensi & sumber daya yang dikelola secara efektif.

 Atas kualitas dan waktu kerja sesuai dengan yang diberikan anggaran.

c) Wewenang

 Untuk membuat keputusan dan memberikan ide-ide kepada atasan untuk menambah, mengurangi dan menghapus sumber daya.

10. Chief Quality Supervisor (CQS) a) Tugas :

(11)

 Untuk memantau peralatan & tenaga kerja yang dibutuhkan di lokasi.

 Untuk memantau jadwal kerja sehingga sesuai dengan yang telah ditetapkan.

 Untuk memantau kualitas kerja sesuai dengan yang telah ditetapkan

 Untuk membuat perkembangan harian untuk Site Coordinator.

 Untuk memantau dan mengkoordinasikan gambar yang diterima untuk pengaplikasian dilapangan.

 Mengatur tugas-tugas untuk Supervisor.

b) Tanggung Jawab

 Untuk menjamin aliran baik dari pekerjaan pada jadwal yang ditentukan.

 Untuk menjamin kualitas kerja yang ditentukan.Untuk menjamin keamanan dan kebersihan lingkungan tempat kerja.

 Untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan di lapangan sesuai dengan versi terakhir shop drawing

c) Wewenang

 Untuk mengatur Pengawas pada pelaksanaan pekerjaan mereka.

 Untuk melakukan pertemuan dengan Supervisor, Subkontraktor, dan mandor.

11. Quality Supervisor (QS)

a) Tugas :

 Untuk mengatur rencana kerja harian di lokasi.

 Untuk mengatur persiapan kerja di lapangan, yang meliputi: 1. Langkah kerja yang akan dilaksanakan.

2. Metode pelaksanaan pekerjaan.

3. Menyediakan material, peralatan dan tenaga kerja.

 Untuk memantau pekerjaan di lapangan selama pekerjaan sedang berlangsung, yang meliputi:

(12)

2. Metode Kerja semua pekerja harus sesuai dengan instruksi kerja yang sah.

3. Penggunaan material dan peralatan di lapangan. 4. Kualitas dan jadwal pelaksanaan pekerjaan. 5. Keselamatan pekerja.

6. Kebersihan lokasi proyek.

 Untuk menghitung kebutuhan material pendukung, peralatan dan jumlah pekerja.

 Untuk membuat laporan harian dan rencana eksekusi lapangan sesuai dengan aturan atau peraturan yang sah di lokasi.

 Untuk membahas pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan pekerjaan dengan pihak terkait.

b) Tanggung Jawab

 Untuk memastikan kualitas hasil kerja sesuai dengan yang direncanakan.

 Untuk menjamin keselamatan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan di daerah yang bertanggung jawab.

c) Wewenang

 Untuk memberikan informasi kepada atasan yang berkaitan dengan pekerjaan.

12. Chief Surveyor (CS) a) Tugas :

 Memimpin, mengarahkan dan mengatur Surveyor di lokasi.

 Untuk membuat rencana kebutuhan alat ukur dan peralatan yang sesuai dengan kebutuhan lapangan.

 Untuk memastikan perangkat pengukuran yang akan digunakan dalam kondisi baik (dikalibrasi).

 Untuk memeriksa hasil kerja Surveyor .

(13)

 Untuk membuat laporan hasil survey untuk Koordinator lapangan. b) Tanggung Jawab

 Terhadap kondisi alat ukur jaminan yang baik / benar (dikalibrasi).

 Memastikan hasil survey sesuai dengan gambar / kriteria. c) Wewenang

 Untuk mengatur Surveyor pada pelaksanaan pekerjaan.

 Untuk kembali / menolak menggunakan perangkat pengukuran dan peralatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan lapangan.

13. General Affair (GA) a) Tugas :

 Untuk mengkoordinasikan hubungan dengan pihak lain.

 Melakukan koordinasi keamanan di lokasi kerja.

 Untuk mengatur proyek operasional pemakaian kendaraan.

 Untuk memastikan lingkungan proyek telah mengikuti standar higienis dan keselamatan kerja yang ditetapkan di lokasi.

b) Tanggung Jawab

 Atas keamanan lokasi proyek.

 Atas Izin lebih.

c) Wewenang

14. Purchasing a) Tugas :

 Menyediakan bahan dan peralatan seperti yang diminta.

 Untuk memantau kedatangan material dan peralatan sesuai dengan waktu dan spesifikasi yang ditentukan.

(14)

b) Tanggung Jawab

 Selama aliran baik dari bahan dan alat yang menyediakan. c) Wewenang

 Dengan persetujuan dari PM memiliki kewenangan untuk membeli bahan/ alat yang mendesak.

15. Store Keeper (SK) a) Tugas :

 Untuk membuat permintaan bahan & alat permintaan.

 Untuk memantau dan mencatat materi cuaca & alat diterima.

 Untuk menyimpan bahan & alat. yang diminta

 Untuk mencatat keluar alat / bahan.

 Untuk mencatat alat / bahan kebutuhan di lokasi.

 Untuk memberikan laporan adanya bahan & alat untuk Site Coordinators.

 Untuk mengembalikan alat / bahan jika tidak diperlukan dalam proyek atas persetujuan PM.

 Bekerja pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan pekerjaan proyek yang diberikan langsung oleh atasan.

b) Tanggung Jawab

 Untuk menjamin yang keluar / masuk alat & bahan dan dipantau dengan baik.

c) Wewenang

 Untuk menolak / mengembalikan alat / bahan yang tidak sesuai permintaan.

 Untuk menolak permintaan penggunakan alat / bahan yang tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

16. Health, Safety And Environmental Officer (HSE) a) Tugas :

(15)

 Untuk memantau pelaksanaan kesehatan dan keselamatan terhadap pekerjaan.

 Untuk menganalisis keselamatan dan kesehatan kerja.

 Untuk membuat petunjuk keselamatan dan kesehatan kerja.

 Untuk membuat laporan keselamatan dan kesehatan kerja untuk menyampaikannya kepada PM.

 Untuk memeriksa tepat dan izin dari alat operasional dalam proyek.

b) Tanggung Jawab

 Selama pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja proyek. c) Wewenang

 Untuk menghentikan kerja yang tidak aman.

 Untuk memberikan peringatan kepada pekerja yang belum mematuhi HSE.

 Untuk mengusir pekerja yang tidak taat terhadap HSE area kerja.

 Untuk menghentikan pekerja yang masih belum mematuhi HSE, setelah 3 kali peringatan.

17. Security a) Tugas :

 Untuk memeriksa seluruh catatan pengiriman dan cap keluar & masuk dengan baik

 Untuk mengatur lalu lintas di luar lingkungan proyek.

 Untuk menjaga kendaraan dalam proyek.

 Untuk mengatur pengunjung memeriksa dengan kartu pengunjung. b) Tanggung Jawab

 Atas keselamatan pekerja.

 Untuk menghindari mencuri barang.

 Atas aliran baik dari pekerjaan proyek. c) Wewenang

 Untuk melaksanakan peraturan izin pengunjung, pekerja keras.

(16)

C. Sistematika Pelengkap

Manajemen proyek konstruksi adalah ilmu untuk mengatur sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan-tujuan yang mencakup waktu, anggaran, dan mutu yang terbatas untuk memberikan pelayanan konstruksi yang terbaik bagi semua individu yang terlibat.

Proyek struktur gedung bertingkat, dalam kegiatan-kegiatan yang dihadapi sudah sangat kompleks dengan berbagai macam permasalahan dan resiko yang sangat besar. Tata urutan pelaksanaan pembangunan harus dilakukan secara menyeluruh mulai dari perancangan, perencanaan, dan pelaksanaan di lapangan. Agar efisiensi dan efektifitas kerja terpenuhi dengan baik, maka di dalam pelaksanaan proyek diperlukan manajemen proyek konstruksi yang baik, sehingga pada saat perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan di lapangan dapat dikendalikan sesuai dengan perjanjian tertulis di dalam dokumen kontrak yaitu dihasilkannya mutu yang baik dengan biaya seminimal mungkin.

Manajemen proyek konstruksi juga dapat diartikan sebagai tata cara atau sistem kerja dari pekerjaan konstruksi dalam mengelola sumber daya dan sumber dana dalam suatu proyek untuk mencapai tujuan dengan menggunakan metode-metode dan sistematika tertentu agar tercapai daya guna dan hasil yang maksimal. Manajemen proyek mencakup berbagai hal, antara lain tahapan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan koordinasi antar pihak. Adanya manajemen proyek tersebut waktu perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan di lapangan dapat direncanakan dan dikendalikan sehingga sesuai dengan tujuan akhir pembangunan proyek tersebut. Tata cara tersebut memadukan tahapan-tahapan proyek, antara lain :

 Tepat quantity atau bentuk proyek

 Tepat quality atau standar mutu yang diinginkan

 Tepat biaya

 Tepat waktu

Manajemen konstruksi yang baik dibutuhkan pula agar tercipta sistem organisasi proyek yang efisien. Adapun manajemen konstruksi yang baik, yaitu :

(17)

3. Merencanakan kemungkinan mengadopsi salah satu cara agar proyek dapat mencapai sasaran

4. Perencanaan sumber daya yang sesuai dengan fungsinya

Manajemen proyek konstruksi meliputi seluruh kegiatan konstruksi yang dimulai dari keinginan pemilik untuk membangun proyek sampai selesainya proyek tersebut, yang meliputi prinsip-prinsip manajemen yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan), Controling (pengawasan), dan Evaluating (evaluasi).

Sumber daya dalam sebuah proyek konstruksi dapat dikelompokan menjadi manpower, material, machines, money, dan method (5M) yang disebut 5 unsur manajemen, yaitu :

1. Manusia (Man) 2. Bahan (Material)

3. Mesin/Peralatan (Machines) 4. Metode/Cara kerja (Method) 5. Uang (Money)

Gambar 3. Sumber Daya Dalam Proyek Konstruksi

(Sumber : Buku Manajemen Proyek, 1997)

a. Manusia (Man)

Manusia sebagai sumber daya utama diartikan sebagai tenaga kerja baik yang terlibat langsung maupun tidak terlibat langsung dengan pekerjaan konstruksi. Tenaga yang terlibat langsung adalah tenaga kerja yang berada pada kelompok pemberi pekerjaan (pengguna jasa), kelompok kontraktor (penyedia jasa), dan kelompok konsultan (penyedia jasa). Berdasarkan kualifikasinya para tenaga kerja tersebut dapat dikelompokkan ke dalam tenaga ahli dan tenaga terampil.

(18)

b. Bahan (Material)

Bahan diartikan sebagai bahan baku natural maupun melalui pengolahan, dan setelah diproses ditetapkan menjadi item pekerjaan sebagaimana dituangkan di dalam dokumen kontrak. Bahan baku (tanah, batu, semen, pasir, besi beton, dll.) dan bahan olahan (agregat, adukan beton, profil baja dll.) merupakan sumber daya yang harus diperhitungkan secara cermat, karena pengaruhnya di dalam perhitungan biaya pekerjaan konstruksi sangat besar. Oleh karena itu lokasi bahan baku perlu secara cermat ditetapkan berdasar jarak dan volume yang tersedia, memenuhi syarat menjadi bahan olahan. Survai untuk mendapatkan informasi lokasi bahan baku perlu dilakukan, guna mendapatkan data akurat sebagai masukan bagi kontraktor dalam menyiapkan penawaran, maupun pada tahap pelaksanaan pekerjaan. c. Mesin/Peralatan (Machines)

Peralatan dalam pekerjaan konstruksi diartikan sebagai alat lapangan (alat berat), peralatan laboratorium, peralatan kantor (misalnya computer), dan peralatan lainnya. Dengan menggunakan peralatan yang sesuai sasaran pekerjaan dapat dicapai dengan ketepatan waktu yang lebih akurat, serta memenuhi spesifikasi teknis yang telah dipersyaratkan.

d. Metode/Cara kerja (Method)

Metode atau cara kerja pada pelaksanaan konstruksi berarti cara atau jalan yang ditempuh dalam menyelesaiakan suatu proyek konstruksi agar dapat berjalan maksimal. Sehubungan dengan upaya ilmiah, maka metode menyangkut masalah cara kerja untuk dapat memahami objek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan. Fungsi metode berarti sebagai alat untuk mencapai tujuan.

e. Uang (Money)

(19)

Seluruh kegiatan penyelenggaraan pekerjaan konstruksi pada seluruh kelompok yang terlibat, memerlukan biaya yang besarnya telah disepakati di dalam surat perjanjian kontrak. Jika terjadi ketidaksepakatan dalam pelaksanaan pekerjaan, biasanya berdampak pada “nilai uang” yang harus disepakati, dokumen kontrak telah mengatur tata cara penyelesaian hukum yang harus ditempuh.Uang sangat penting karena seluruh kegiatan pekerjaan konstruksi memerlukan pembiayaan, menyangkut rekruitmen manusia (tenaga kerja), penggunaan jasa tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil, tenaga non skill), penggunaan peralatan (alat-alat berat maupun alat-alat laboratorium), pembelian bahan dan material, pengolahan bahan dan material, baik bagi kelompok pengguna jasa maupun penyedia jasa. Jadi pengertian “uang” di dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi (civil works) bukan semata-mata untuk pembiayaan pelaksanaan konstruksi oleh kontraktor, tetapi termasuk biaya yangharus dikeluarkan untuk konsultan perencana, konsultan pengawas dan untuk pengguna jasa dalam suatu kurun waktu yang telah disepakati.

Manajemen mengenal suatu urutan pelaksanaan yang menggambarkan bahwa ada tindakan-tindakan manajemen untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan sebagai suatu proses. Secara umum fungsi manajemen meliputi penetapan tujuan/sasaran yang diikuti dengan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), pengendalian (controlling), dan evaluasi (evaluating). Oleh karena itu, jika seluruh tahapan tersebut diilustrasikan sebagai bentuk input, proses, dan output, maka :

(20)

Gambar 4. Skema Manajeman Proyek (Sumber : Buku Manajemen Proyek, 1997)

1. Planning

Planning (perencanaan) adalah pemikiran tentang rencana suatu kegiatan dengan cara pengambilan keputusan yang mengandung data, informasi, asumsi maupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan dilakukan pada masa yang akan datang. Bentuk planning antara lain :

a. Menetapkan tujuan dan sasaran yang akan dicapai

b. Menyusun rencana untuk jangka panjang dan jangka pendek. c. Menyumbang strategi dan prosedur pengoperasian.

d. Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan. Manfaat dari planning adalah sebagai sarana pengawas, pengendali, maupun pedoman pelaksanaan kegiatan, serta untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan.

2. Organizing

Organizing (pengorganisasian) adalah tindakan yang dilakukan setelah ditetapkannya tujuan-tujuan dan penyusunan perencanaan dengan cara mempersatukan suatu kegiatan manusia dengan bidang pekerjaannya masing-masing yang saling terkait satu sama lain serta berinteraksi dengan lingkungannya sehingga diharapkan akan dapat melaksanakan rencana yang telah ditetapkan. Bentuk tindakan-tindakan yang dilakukan antara lain :

(21)

Berdasarkan tindakan-tindakan di atas, kemudian disusunlah struktur organisasi. Adapun manfaat dari organizing adalah sebagai pedoman pelaksanaan fungsi di mana pembagian tugas, hubungan tanggung jawab, dan delegasi kewenangan dapat terlihat jelas.

3. Actuating

Actuating (pelaksanaan) merupakan suatu tindakan untuk menyelaraskan seluruh anggota organisasi dalam kegiatan pelaksanaan pekerjaan agar seluruh anggota organisasi dapat saling bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama. Adapun hal-hal yang dilakukan antara lain :

a. Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan

b. Mendistribusikan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab c. Memberikan pengarahan, penugasan dan motivasi

Manfaat dari actuating adalah menciptakan keseimbangan tugas, hak, dan kewajiban dari masing-masing bagian dalam suatu organisasi dan mendorong terciptanya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Keberhasilan dalam mencapai tujuan tersebut sangat dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan yang diterapkan.

4. Controling

Controling (pengawasan) merupakan suatu tindakan pengawasan yang diperlukan untuk memelihara aturan-aturan yang telah ditetapkan dengan cara mengukur, menganalisa, dan mengevaluasi kualitas pekerjaan sehingga dihasilkan kualitas kerja yang baik. Tindakan-tindakan tersebut antara lain :

a. Membandingkan hasil terhadap standar kualitas b. Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi c. Memberikan saran-saran untuk perbaikan d. Menyusun laporan kegiatan

(22)

merupakan salah satu upaya untuk meyakini bahwa arus kegiatan bergerak ke arah yang diinginkan.

5. Evaluating

Evaluating (evaluasi) merupakan kegiatan menilai kembali secara menyeluruh suatu kegiatan yang telah selesai dilaksanakan sehingga dapat diketahui apakah pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan planning. Oleh karena itu, evaluasi memungkinkan terjadinya replanning, reorganizing, atau peningkatan kualitas kerja pelaksanaan dan pengawasan.

D. Koordinasi Proyek

Pengelolaan proyek konstruksi membutuhkan pengetahuan manajemen modern serta pemahaman tentang proses desain dan konstruksi. Proyek konstruksi memiliki satu set khusus tujuan dan kendala seperti kerangka waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian. Sementara teknologi yang relevan, pengaturan kelembagaan atau proses akan berbeda, pengelolaan proyek tersebut memiliki banyak kesamaan dengan pengelolaan serupa jenis proyek-proyek di domain khusus lain atau teknologi seperti aerospace, farmasi dan perkembangan energi.

Garis Koordinasi Garis Tugas

Manajemen Konstruksi PT. Jaya CM

Sub Kontraktor Konsultan Arsitek

Dp Architect, PTE, NZ LTD PT. Anggara Architeam

Konsultan Struktur Beca Engineering NZ LTD PT. Bimotekno Karyatama

Konsultan MEP Beca Engineering NZ LTD

Kontraktor Pelaksana PT. TOTAL BANGUN

PERSADA T.bk Pemilik Proyek

(23)

Gambar 5. Garis Koordinasi Proyek (Sumber: Hasil Analisis, 2015)

1. Pemilik Proyek dengan Konsultan Perencana

Konsultan perencana ditunjuk oleh pemilik proyek, dimana konsultan perencana memberikan jasa berupa perencanaan proyek yang meliputi masalah-masalah teknis maupun administrasi kepada pemilik proyek dan hasil dari perencanaan tersebut wajib ditunjukan kepada pemilik proyek, kemudian pemilik proyek berkewajiban memberikan imbalan berupa biaya perencanaan kepada konsultan perencana. Pemilik proyek memiliki hak untuk memberikan perintah kepada konsultan perencana.Pemilik proyek dengan perencana juga membahas tentang kontrak konstruksi. Kontrak konstruksi dalam proyek pembangunan Pondok Indah Residences menggunakan kontrak konstruksi Fixed Lump Sum Contract.

2. Pemilik Proyek dengan Konsultan Pengawas

Merupakan hibungan koordinasi dan kontrak, sesuai perjanjian kontrak, konsultan MK ditugaskan untuk mengawasi dan mengendalikan tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor baik untuk pekerjaan yang telah dilaksanakan, sedang berlangsung, ataupun pekerjaan yang belum sempat dilaksanakan. Konsultan MK harus berupaya agar pelaksanaan pekerjaan dapat tepat mutu dan tepat waktu serta sesuai dengan spesifikasi yang ada. Konsultan pengawas berkewajiban memberikan informasi kepada pemilik proyek mengenai hasil pelaksanaan pekerjaan proyek dilapangan, kemudian pemilik proyek berkewajiban memberikan imbalan berupa biaya pengawasan kepada konsultan pengawas.

3. Pemilik Proyek dengan Kontraktor Pelaksana

(24)

pelaksanaan sesuai dengan yang tertera didalam dokumen kontrak kepada kontraktor pelaksana agar proyek berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang telah menjadi kesepakatan di antara kedua belah pihak. Koordinasi ini dilakukan secara rutin seminggu satu kali, terutama jika terdapat perubahan rencana, baik bermula dari pemilik proyek maupun sebaliknya. 4. Konsultan Perencana dengan Konsultan Pengawas

Konsultan perencana dan konsultan pengawas berkoordinasi dalam hal pengolahan dan pengawasan jalannya pelaksanaan proyek agar sesuai dengan rancangan konsultan perencana. Selain itu, hubungan kerja dan konsultasi dapat dilakukan jika terjadi perubahan-perubahan terhadap perencana dan anggaran biaya.

5. Konsultan Perencana dengan Kontraktor Pelaksana

Konsultan perencana terlebih dahulu menyampaikan pekerjaan proyek kemudian kontraktor pelaksana bertugas melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan perencanaan yang telah disusun oleh konsultan perencana. Hubungan antara keduanya tidak ada hubungan perintah, yang ada hanyalah hubungan koordinasi.

6. Konsultan Pengawas dengan Kontraktor Pelaksana

Konsultan pengawas berkewajiban untu mengawasi pelaksanaan pekerjaan kontraktor agar memenuhi semua persyaratan yang telah ditentukan dalam perencanaan. Konsultan pengawas mempuyai hak untuk memberikan perintah kepada kontraktor dengan cara mereka saling berkoordinasi dalam pelaksanaan proyek.

E. Jenis Kontrak

1. Kontrak harga satuan

Hal penting dalam kontrak harga satuan (unit price contract) adalah penilaian harga setiap unit pekerjaan telah dilakukan sebelum konstruksi dimulai. Pemilik telah menghitung jumlah unit yang terdapat dalam setiap elemen pekerjaan.

(25)

ditawar untuk setiap item dalam kontrak. Penentuan besarnya harga satuan ini harus mengakomodasi semua biaya yang mungkin terjadi seperti biaya overhead, keuntungan, biaya-biaya tak terduga dan biaya untuk mengantisipasi resiko. Penggunaan jenis kontrak ini menjadi tepat apabila proyek mempunyai karakteristik sebagai berikut : proyek dapat didefinisikan secara jelas, kuantitas aktual masing - masing pekerjaan sulit untuk diestimasi secara akurat sebelum proyek dimulai.

2. Kontrak biaya plus jasa

Pada kontrak biaya plus jasa (cost plus fee contract) jenis ini, kontraktor akan menerima sejumlah pembayaran atas pengeluarannya ditambah sejumlah biaya untuk overhead dan keuntungan. Besarnya overhead dan keuntungan umumnya didasarkan atas presentase biaya yang dikeluarkan.

Metoda pembayaran dalam kontrak jenis ini dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu :

a. Pembayaran biaya plus jasa tertentu.

Pada metode ini, kontraktor tidak mendapatkan kesempatan menaikkan biaya untuk menambah keuntungan dan overhead.

b. Pembayaran biaya plus presentase biaya dengan jaminan maksimum Pada metode ini dapat meyakinkan pemilik bahwa biaya total proyek tidak akan melebihi suatu jumlah tertentu.

(26)

Kontrak biaya menyeluruh (lump sum contract) ini digunakan pada kondisi kontraktor akan membangun sebuah proyek sesuai rancangan yang ditetapkan pada suatu biaya tertentu. Jika terjadi perubahan baik desain, jenis material dan segala sesuatu yang menyebabkan terjadinya perubahan biaya, maka dapat dilakukan negosiasi antar pemilik dan kontraktor untuk menetapkan pembayaran yang akan diberikan kepada kontraktor terhadap perubahan pekerjaan tersebut. Semua biaya yang dikeluarkan untuk setiap pekerjaan tambah kurang harus dinegosiasikan antar pemilik dan kontraktor.