Audit Internal PS Magister Manajemen Rumah Sakit

(1)

Laporan Pelaksanaan

(2)

(3)

Kategori Temuan : Ketidaksesuaian / Observasi

Tanggal Temuan : 10/26/2010

No. Temuan : 1

Auditor :

1. Viera Wardhani, dr., MKes. 2.

Uraian temuan:

Visi , Misi , dan Renstra (lama) sudah

dikembangkan dengan melibatkan 3 stakeholder namun tidak ada dokumentasi proses dan pengesahan

Akar penyebab:

Visi, Misi dan Renstra tidak lagi kompatible dengan perubahan status kepemilikan sehingga tidak menimbulkan rasa memiliki dan tidak ada kesesuaian dengan program yang dijalankan

Rencana tindakan koreksi atas temuan :

1. Menyiapkan kopi dokumen Visi, Misi, Renstra dari dokumen studi kelayakan

Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :

1. Penyusunan kembali Misi, Visi, Renstra, Proker dan penerjemahan strategi ke setiap bidang dan indvidu secara terukur dengan pendekatan BSC

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. 1 minggu

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Fetty dan SPS

2. 3.

Dipersiapkan oleh: Viera Wardhani, dr., MKes. Tanggal: 10/26/2010

Catatan : Tanda Tangan Auditee :

PS MMRS PPS FKUB a.n Ketua Program Studi,

Ttd.

(4)

No. Temuan : 2

Auditor :

Uraian temuan:

Belum semua prosedur dituliskan dan disahkan

Akar penyebab:

2. Dilakukan penulisan POS dan juknis terutama untuk pelayanan akademik dan

disahkanPenyusunan POS dilengkapi dengan penyesuaian form isian secara bertahap 3. Penyusunan POS dilengkapi dengan

penyesuaian form isian secara bertahap 4. Dilakukan penyusunan POS pelayanan

penunjang berikut, juknis dan form

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. 2 bulan Nov-Desember

2. 2 minggu Januari 3. 1 bulan (Januari)

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Viera dan Fety

2. Viera dan Fety

3. Nuning (Keu) dan Nining (Umum dan Kepeg)

Ttd.

(5)

No. Temuan : 3

Auditor :

Uraian temuan:

Dokumen pendukung kurang lengkap

Akar penyebab:

Tidak ada sistem dokumentasi dan pengendalian dokumen yang adekuat sehingga

5. Dokumen prasyarat standar dilengkapi

2. Pengembangan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman tercatat

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Fetty dan Aryo

2. 3.

Ttd.

(6)

No. Temuan : 4

Auditor :

Uraian temuan:

Upaya umpan balik dari alumni dan pengguna belum dilakukan maksimal (hanya melalui seminar dan belum terstruktur)

Akar penyebab:

Belum ada sistem tracer study yang sistematis

Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :

3. Dikembangkan sistem tracer study by email, pos dan analisis manual

4. Dikembangkan software tracer study

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1.

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1.

2. 3.

Ttd.

(7)

No. Temuan : 5

Auditor :

Uraian temuan:

Upaya umpan balik dari dosen belum terdokumentasi

Akar penyebab:

Belum ada sistem evaluasi dosen yang tertulis dan sistematis

6. Dilakukan dokumentasi rapat persiapan dan evaluasi akhir semester

5. Dikembangkan instrumen dan sistem umpan balik dosen secara tertulis

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Nining dan Aryo

2. 3.

Ttd.

(8)

No. Temuan : 6

Auditor :

Uraian temuan:

Upaya penjaminan mutu belum terdokumentasikan dengan baik

Akar penyebab:

7. Disusun dokumentasi rapat MMRS

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Nining dan Aryo

2. 3.

Ttd.

(9)

No. Temuan : 7

Auditor :

Uraian temuan:

Upaya penggalangan dana dari Hibah belum ada,

Akar penyebab:

8. Disusun daftar potensi hibah dan rencana penggalangan dana dari program hibah

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Lia

2. 3.

Ttd.

(10)

No. Temuan : 8

Auditor :

Uraian temuan:

upaya dari kerjasama belum direkap

Akar penyebab:

9. Disajikan rekap laporan penggalangan dana kerjasama;

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Nuning (Keu); Nuning; Wira

2. 3.

Ttd.

(11)

No. Temuan : 9

Auditor :

Uraian temuan:

Upaya dan dampak roadshow belum ada

Akar penyebab:

10. Disusun rekap kegiatan roadshow dan trend pendaftar

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Lia, Wira

2. 3.

Ttd.

(12)

No. Temuan : 10

Auditor :

1. Aryo Dewanto, SE, MM, Ak. 2.

Uraian temuan:

Dokumen blue print kurikulum belum disimpan di master dokumen

Akar penyebab:

11. Disimpan dan dikoding dengan proses perumusannya

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Viera

2. 3.

Dipersiapkan oleh: Aryo Dewanto, SE, MM, Ak. Tanggal: 10/26/2010

Ttd.

(13)

No. Temuan : 11

Auditor :

Uraian temuan:

Dokumen blue print kurikulum belum melampirkan skema keterkaitan dengan visi

Akar penyebab:

12. lampiran dicantumkan

2. 3.

Ttd.

(14)

No. Temuan : 12

Auditor :

Uraian temuan:

Belum ada standar kompetensi nasional yang dirujuk

Akar penyebab:

belum ada forum atau konsil profesi manajemen rumah sakit nasional

13. (lihat perbaikan)

6. merintis komunikasi dan pertemuan nasional manajemen rumah sakit

2. 3.

Ttd.

(15)

No. Temuan : 13

Auditor :

Uraian temuan:

Prosentase tugas belum direkap

Akar penyebab:

14. dilakukan rekap prosentase tugas

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. 1 hari

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. nining dan fety

2. 3.

Ttd.

(16)

No. Temuan : 14

Auditor :

Uraian temuan:

Masih ada satu mata kuliah belum dilengkapi modul sesuai standar PS (SIM RS)

Akar penyebab:

15. dilakukan pendampingan asisten pengajar

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. 1 semester

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Wira

2. 3.

Ttd.

(17)

No. Temuan : 15

Auditor :

Uraian temuan:

fleksibiltas mata kuliah pilihan masih kurang

Akar penyebab:

2. 3.

Ttd.

(18)

(19)

No. Temuan : 16

Auditor :

Uraian temuan:

Penyajian hasil masih terbatas pada seminar kalangan sendiri

Akar penyebab:

tidak ada forum ilmiah nasional

1. publikasi abstrak di web

1. menggagas forum ilmiah

2. publikasi manuskrip di jurnal nasional oleh dosen

2. 3.

Ttd.

(20)

No. Temuan : 17

Auditor :

Uraian temuan:

Belum semua logbook tesis terisi lengkap

Akar penyebab:

1. ditetapkan aturan pengisian logbook sebagai syarat ujian proposal, seminar hasil, ujian tesis

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. bersama penyusunan prosedur

2. 3.

Ttd.

(21)

No. Temuan : 18

Auditor :

Uraian temuan:

tim tesis belum ditetapkan Dekan

Akar penyebab:

1. diajukan ke dekan

2. 3.

Ttd.

(22)

No. Temuan : 19

Auditor :

Uraian temuan:

Prosedur monev sudah berjalan tapi belum dituliskan

Akar penyebab:

1. prosedur dibakukan

2. 3.

Ttd.

(23)

(24)

No. Temuan : 20

Auditor :

Uraian temuan:

Belum ada kebijakan penjaminan mutu secara tertulis

Akar penyebab:

1. Disusun Manual Mutu, draft disahkan KPS dan

diunggah di laman

2. Sesudah raker, versi final dimintakan

pengesahan ke Dekan

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. 1 bulan (Desember)

2. 1 minggu sesudah Raker 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Viera (UJM)

2. Viera dan SPS 3.

Ttd.

(25)

No. Temuan : 21

Auditor :

Uraian temuan:

Belum ada satu sistem dokumentasi dan pengendalian dokumen yang tertulis

Akar penyebab:

1. idem tindakan perbaikan temuan no

2. 3.

Ttd.

(26)

No. Temuan : 22

Auditor :

Uraian temuan:

Tidak dapat diketahui (dibuktikan) apakah semua tindak lanjut sudah dilakukan untuk setiap upaya perbaiakn

Akar penyebab:

Belum ada sistem dokumentasi upaya perbaikan berkelanjutan sehingga

1. Dikumpulkan catatan notulen rapat dan tindak

lanjut

1. Dikembangkan sistem pencatatan kegiatan

tinjauan manajemen, audit dan upaya perbaikan

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Aryo, Fety

2. 3.

Ttd.

(27)

No. Temuan : 23

Auditor :

Uraian temuan:

PS sedang dalam proses pengajuan terakreditasi

Akar penyebab:

1. Disiapkan laporan progress pemenuhan standar

akreditasi, SK Tim Akreditasi dan tindak lanjut

2. 3.

Ttd.

(28)

No. Temuan : 24

Auditor :

Uraian temuan:

laporan peninjauan atau perubahan kurikulum belum terdokumentasi dengan baik

Akar penyebab:

belum ada prosedur peninjauan kurikulum dan sistem dokumentasi

1. laporan disusun dan disahkan

1. mengembangkan prosedur peninjauan

kurikulum dan dokumentasinya

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. 2hari

2. 3.

Ttd.

(29)

No. Temuan : 25

Auditor :

Uraian temuan:

penugasan dalam bentuk literatur review dan critical appraisal belum membudaya (baru 2 matkul)

Akar penyebab:

tidak ada kebijakan yang mewajibkan review dan critical appraisal

1. revisi pedoman akademik, sosialisasi ke

dosen pada semester mendatang

2. 3.

Ttd.

(30)

(31)

Kategori Temuan :

Ketidaksesuaian / Observasi

Tanggal Temuan :

12/23/2010

No. Temuan :

26

Auditor :

Uraian temuan:

Belum ada laporan proses penyusunan renstra baru

Akar penyebab:

26. Disajikan dokumentasi proses penyusunan

Renstra baru (tahap Pra-Raker)

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi :

1. 1 minggu 2.

3.

Penanggung jawab tindakan koreksi :

1. Lia 2. 3.

Ttd.

Arief Alamsyah N, dr., MARS

(32)

12/23/2010

No. Temuan :

27

Auditor :

Uraian temuan:

Program kerja sudah tersusun dengan target pencapaian jelas, tetapi pencapaian th 2010 belum dicantumkan

Akar penyebab:

27. Dilakukan evaluasi pencapaian 2010, dan

dokumen laporan dittd SPS

12. Pengembangan prosedur pengendalian

dokumen dan rekaman tercatat

1. 1 hari 2. 3.

1. SPS atau fety 2.

3.

Ttd.

(33)

12/23/2010

No. Temuan :

28

Auditor :

Uraian temuan:

Dokumentasi pencapaian belum lengkap dan tidak sistematis

Akar penyebab:

28. Dokumen dilengkapi dan disusun secara

sistematis

13. Pengembangan sistem informasi yang

terintegrasi secara bertahap untuk semua aktifitas manajemen, pelayanan pendidikan dan program

1. 1 minggu 2.

3.

1. Fetty dan Nuning (SPJ) 2.

3.

Ttd.

(34)

12/23/2010

No. Temuan :

29

Auditor :

Uraian temuan:

tidak ada kebijakan kebebasan akademik

Akar penyebab:

29. dicari di bagian kemahasiswaa

1. 2. 3.

Ttd.

(35)

12/23/2010

No. Temuan :

30

Auditor :

Uraian temuan:

sarana laboratorium manajemen belum diprogramkan

Akar penyebab:

30. dimasukkan pada program kerja

1. 2. 3.

Ttd.

(36)

12/23/2010

No. Temuan :

31

Auditor :

Uraian temuan:

scientific meeting internal belum terprogram rutin

Akar penyebab:

31. disusun jadwal dan prosedur monitoringnya

1. 2. 3.

Ttd.