MANAJEMEN PENERIMAAN BAHAN MAKANAN DI INSTALASI GIZI RUMAH SAKIT UMUM PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
TAHUN 2014
THE MANAGEMENT OF FOOD RECEIVING AT NUTRITION INSTALLATION OF GENERAL HOSPITAL IN PROVINCE NUSA TENGGARA BARAT
2014 Yuliana
Program Studi DIII, Jurusan Gizi, Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Mataram Nusa Tenggara Barat
(e-mail : yulianapoltekk@yahoo.co.id)
ABSTRACT
Background : The quality and safety of a food product depend on the quality and safety of raw materials used (Kemenkes, 2013). Receiving is a process in the foodservice system that control the delivered items is the same in quality and quantity with what has been previously agreed.
Objective : To know The Management of Receiving Food at Nutrition Installation of Generall Hospital in Province Nusa Tenggara Barat on 2014
Methods : The design of this research is an observational descriptive with variable The Management of Receiving Food that decomposed into Input, Process and Output. The component of Input are Receiver of the food, Facility and Document of receiving food. The component of Process are Schedule, and Step of Accepted Food. The component of Output is available of food which is type, quantity, quality and time delivered same as the order and the specification.
Results : Receiving food at Nutrition Installation of General Hospital in Province Nusa Tenggara Barat carried by an Assistant of Storage in the entrance area of nutrition installation by using scale and cart. This activity done every day at 06.30 till 11:00 AM with used conventional method. The accuracy percent of the receiving food in term of type and quality is 93.88%, in term of the quantity is 58.50% and in term of time is 54.42%.
Conclusion : The Management of Receiving Food at Nutrition Installation of General Hospital in Province Nusa Tenggara Barat has not worked optimally. Based on the result of observation the percent accuracy of receiving food has an average 46.26% is still far from the standard of the Guide Nutrition Care in Hospital (PGRS) on 2013.
Keywords: Management, Receiving, Food, Hospital
PENDAHULUAN
Penyelenggaraan makanan di rumah sakit merupakan penyelenggaraan makanan institusi yang sangat penting. Hal ini berkaitan dengan konsumen yang dilayani adalah orang sakit (Moehyi, 1992). Instalasi gizi sebagai unit produksi makanan bertangung jawab untuk menyediakan makanan bagi pasien untuk mempercepat proses kesembuhan (Halim Kusnadi, 2013).
Manajemen dalam penyelenggaraan makanan adalah prinsip yang harus diterapkan oleh instalasi gizi. Penyelenggaraan makanan yang dilaksanakan dengan dasar manajemen yang baik, diharapkan dapat menghasilkan produk makanan bermutu dan sesuai dengan
kebutuhan pasien (Rachmat, 2004 dalam Jufri dkk, 2012).
Mutu dan keamanan suatu produk makanan sangat bergantung pada mutu dan keamanan bahan baku yang digunakan (Kemenkes, 2013). Kegiatan dalam penyelenggaraan makanan yang berfungsi untuk mengontrol kualitas bahan makanan adalah penerimaan bahan makanan.
Menurut Maya Riqi Ratna (2009) penerimaan bahan makanan dapat digolongkan sebagai salah satu pengawasan yang dilakukan pada awal kegiatan penyelenggaraan makanan.
Dg. Pasewang diketahui bahwa proses penerimaan di dua rumah sakit tersebut belum sesuai dengan buku PGRS (Pedoman Pelayanan Gizi Rumah Sakit). Ada bahan makanan yang tidak ditimbang dan diperiksa spesifikasi.
Berdasarkan hasil observasi selama tiga hari di RSUP NTB (Rumah Sakit Umum Provinsi Nusa Tenggara Barat), terdapat beberapa hal dalam kegiatan penerimaan bahan makanan yang tidak sesuai dengan buku PGRS. Ada bahan makanan yang tidak diperiksa spesifikasi dan ada bahan makanan yang tidak datang pada jadwal yang telah disepakati.
METODE PENELITIAN
1. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian dilaksanakan di Instalasi Gizi RSUP NTB pada Bulan Juli Tahun 2014 selama satu siklus menu (5 hari) yang pengambilan harinya dilakukan secara acak.
2. Desain dan Variabel Penelitian
Desain yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif observasional dengan variabel penelitian adalah manajemen penerimaan bahan makanan yang diuraikan kedalam masukan, proses dan keluaran.
Masukan dalam kegiatan penerimaan bahan makanan meliputi : 1) Tenaga ; tim penerimaan bahan makanan, 2) Sarana dan prasarana ; ruang penerimaan bahan makanan dan peralatan yang digunakan, 3) Dokumen ; daftar pesanan, spesifikasi bahan makanan.
Proses penerimaan bahan makanan merupakan meliputi : 1) jadwal penerimaan, 2) metode dan langkah penerimaan, 3) daftar jenis dan jumlah bahan makanan yang diterima
Keluaran dalam kegiatan penerimaan bahan makanan adalah tersedianya bahan makanan yang tepat jenis, jumlah dan kualitas serta dengan waktu penerimaan yang tepat.
3. Data yang Dikumpulkan Data Primer
Manajemen penerimaan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP NTB yang meliputi : Masukan, Proses dan Keluaran.
Data Sekunder meliputi :
a. Gambaran umum lokasi penelitian “Instalasi Gizi RSUP NTB”
b. Siklus menu
c. Daftar pesanan bahan makanan d. Spesifikasi bahan makanan
4. Cara Pengumpulan Data
Pengumpulan data primer dilakukan dengan metode pengamatan dan wawancara, sedangkan pengumpulan data sekunder dilakukan dengan cara mengutip dari dokumen yang dimiliki oleh Instalasi Gizi RSUP NTB.
5. Instrumen
Instrumen dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara, formulir penerimaan bahan makanan dan alat tulis berupa buku catatan dan pulpen untuk mencatat hasil pengamatan dan wawancara. Selain itu juga diperlukan kamera untuk mendokumentasikan kegiatan penelitian
6. Cara Pengolahan dan Penyajian Data Data yang diperoleh dari hasil pengamatan, catatan lapangan, wawancara, dan sumber data lainnya di kumpulkan, kemudian diolah dengan mengelompokan data, menyusun kedalam pola yang berstruktur, memilih mana yang penting dan yang akan dibahas, kemudian menarik kesimpulan dari hasil penelitian.
Data akan disajikan dalam bentuk kalimat deskriptif yang terstruktur dan disusun di Ms. Word, serta dilengkapi dengan data pendukung yang disajikan dalam bentuk tabel, grafik dan gambar agar lebih mudah dipahami oleh pembaca.
HASIL PENELITIAN
Kegiatan penerimaan bahan makanan di RSUP NTB melibatkan Panitia Penerima Barang/Jasa Non-Medis yang berjumlah 3 orang serta 1 orang Pembantu Pejabat Penyimpanan Barang di Instalasi Gizi yang bekerja berdasarkan Surat Keputusan Direktur RSUP NTB No. 800.05/11/RSUP dan No. 188/047/RSUP.
Panitia penerima melakukan pengecekkan setelah bahan makanan di terima oleh petugas penerima. Kegiatan penerimaan bahan makanan sehari-hari dilakukan oleh seorang Petugas Pembantu Pejabat Penyimpanan Barang di Instalasi Gizi yang berdasarkan Surat Keputusan No. 188/047/RSUP memiliki tugas :
a. Menerima barang bahan makanan basah setiap hari
b. Mengeluarkan barang makanan kering dan basah setiap hari sesuai dengan bon amprahan gizi
c. Mencatat barang keluar dan masuk setiap hari pada buku penerimaan dan pengeluaran harian
d. Mencatat pada laporan bulanan penerimaan dan pengeluaran tiap bulan bahan makanan basah/kering.
e. Membuat laporan tiap tiga bulan untuk laporan triwulan
f. Melakukan pengisian kartu barang pada masing-masing item barang
g. Menyimpan arsip/dokumen khusus pengadaan gizi
h. Menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang yang ada di instalasi gizi
2. Sarana dan Prasarana Penerimaan Bahan Makanan
a. Ruang Penerimaan Bahan Makanan Ruang penerimaan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP NTB adalah area di depan pintu masuk instalasi gizi yang memiliki luas ± 3 m2
dengan P = ± 2,4 m2 dan L = 1,2 m2 .
Gambar 1. Ruang Penerimaan Bahan Berdasarkan gambar 1, diketahui bahwa tempat yang digunakan sebagai ruang penerimaan bahan makanan di RSUP NTB adalah area di depan pintu keluar masuk di instalasi gizi. Ruang tersebut menjadi pintu akses awal untuk seluruh kegiatan di instalasi gizi, mulai dari penerimaan bahan makanan, jalur masuk keluarnya bagi karyawan dan jalur distribusi makanan.
b. Peralatan di Ruang Penerimaan Bahan Makanan
Peralatan yang terdapat di ruang penerimaan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP NTB adalah 1 buah timbangan dengan kapasitas 50 kg dan 2 buah troli sebagai alat angkut bahan makanan.
Gambar 2. Peralatan penerimaan bahan makanan
Berdasarkan gambar 6, diketahui bahwa peralatan yang digunakan ada 2 jenis. Hal ini menunjukkan bahwa peralatan penerimaan bahan makanan RSUP NTB baru mencapai 20% dari standar dalam buku PGRS tahun 2013.
3. Dokumen
Dokumen yang diperlukan dalam kegiatan penerimaan bahan makanan, meliputi : daftar pesanan bahan makanan dan spesifikasi bahan makanan.
a. Daftar Pesanan Bahan Makanan Daftar pesanan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP NTB dibedakan atas jenis bahan makan yang dipesan dan waktu kedatangannya. Daftar pesanan bahan makanan yang ada digunakan di Instalasi Gizi RSUP NTB :
1) Daftar Pesanan Bahan Makanan Basah
3) Daftar Pesanan Bahan Makanan Kering
b. Daftar Spesifikasi Bahan Makanan Spesifikasi bahan makanan adalah standar bahan makanan yang ditetapkan oleh instalasi gizi sesuai dengan ukuran, bentuk, penampilan dan kualitas (Kemenkes, 2013). Setiap institusi memiliki standar spesifikasi bahan makanan yang berbeda satu dengan lainnya dan telah disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan institusi. RSUP NTB juga memiliki spesifikasi bahan makanan yang disesuaikan dengan daftar pesanan.
Proses Penerimaan Bahan Makanan 1. Jadwal Penerimaan Bahan Makanan
Secara garis besar penerimaan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP NTB dilakukan setiap hari pada pukul 06.30 – 11.00 WITA. Penerimaan untuk bahan makanan basah dilakukan setiap hari, bumbu 1 kali per minggu dan bahan makanan kering 2-3 kali per bulan.
a. Metode Penerimaan Bahan Makanan Metode penerimaan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP NTB adalah metode konvensional. Petugas membawa daftar pesanan yang akan diterima, apabila ada bahan makanan yang tidak sesuai, maka petugas harus mencatat dan mengembalikan kepada rekanan. Namun, selama pengamatan belum ada bahan makanan yang dikembalilkan meskipun jenis, jumlah dan kualitas serta jadwal penerimaan tidak sesuai dengan daftar pesanan dan spesifikasi yang disepakati.
b. Langkah Penerimaan Bahan Makanan Langkah penerimaan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP NTB adalah :
1) Bahan makanan yang datang ditimbang
2) Berat dari bahan makanan yang diterima dicatat pada formulir penerimaan bahan makanan
3) Bahan makanan yang telah ditimbang dan dicatat beratnya diletakkan pada troli untuk disalurkan ke ruang penyimpanan.
Proses penerimaan bahan makanan dilakukan 3-5 kali dalam sehari, hal ini karena bahan makanan diantarkan menggunakan sepeda motor yang memiliki kapasitas terbatas, sehingga memerlukan beberapa kali proses pengantaran.
Bahan makanan yang sudah ditimbang, tidak semuanya langsung diletakkan ditroli dan disalurkan ke ruang penyimpanan. Bahan makanan seringkali diletakkan di atas lantai karena ketidaktersediaan fasilitas (rak bahan makanan) serta menunggu petugas untuk menyalurkan ke ruang penyimpanan.
Gambar 3. Bahan makanan diletakkan di atas lantai
Berbeda dengan bahan makanan basah yang ditimbang, bahan makanan kering yang datang langsung dimasukkan ke gudang penyimpanan kering. Pemeriksaan yang dilakukan adalah pemeriksaan jenis, jumlah dan tanggal kadaluarsa dari kemasan yang digunakan. Bahan makanan kering disalurkan langsung oleh petugas pengantar ke gudang penyimpanan.
1 Juli 2 Juli
5 Juli 5 Juli
Gambar 4. Penerimaan Bahan makanan Kering
c. Hasil Analisa Ketepatan Penerimaan Bahan Makanan
Analisa ketepatan dilakukan pada penerimaan bahan makanan basah yang diterima setiap hari. Analisa ketepatan penerimaan bahan makanan meliputi ketepatan dari segi jenis &
spesifikasi, jumlah, dan waktu penerimaan bahan makanan.
1) Ketepatan Penerimaan Bahan Makanan Berdasarkan Jenis dan Spesifikasi
Penerimaan bahan makanan dikatakan tepat apabila bahan makanan yang diterima sesuai dengan jenis dan spesifikasi yang telah ditetapkan. Apabila salah satunya tidak tepat, dikatakan tidak tepat.
Tabel 1. Ketepatan Penerimaan Berdasarkan Jenis dan Spesifikasi
Tanggal penga-matan
Jenis
Total Tepat Tidaktepat
n % n % N %
1 juli 35 95 2 5 37 100
2 juli 21 95 1 5 22 100
5 juli 23 92 2 8 25 100
6 juli 29 91 3 9 32 100
8
j u l i
30 97 1 3 31 100
Total 138 94 9 6 147 100
Berdasarkan tabel 1, diketahui bahwa persentase ketepatan penerimaan bahan makanan dari segi jenis dan spesifikasi bahan makanan adalah 93.88%, lebih tinggi dari yang tidak tepat yaitu 6.12 %.
Gambar 5. Bahan Makanan yang Tidak Sesuai dengan Spesifikasi
2) Ketepatan Penerimaan Bahan Makanan Berdasarkan Jumlah
Penerimaan bahan makanan dikatakan tepat apabila bahan makanan yang diterima sesuai dengan jumlah yang terdapat dalam daftar pesanan.
Tabel 2. Ketepatan Penerimaan Bahan Makanan Berdasarkan Jumlah
Tanggal penga-matan
Jenis
Total Tepat tepat Tidak
n % n % n %
1 juli 25 68 12 32 37 100
2 juli 12 55 10 45 22 100
5 juli 12 48 13 52 25 100
6 juli 20 63 12 38 32 100
8
j u l i
17 55 14 45 31 100
Total 86 59 61 42 147 100
Berdasarkan tabel 2, diketahui bahwa persentase ketepatan penerimaan bahan makanan dari segi jumlah adalah 58.50%. Artinya, setengah dari semua jenis bahan makanan basah yang diterima memiliki jumlah yang tidak sesuai dengan daftar pesanan.
Ketidaktepatan jumlah bahan makanan yang diterima berupa :
1. Bahan makanan yang diterima lebih banyak dari jumlah yang dipesan, seperti kentang, timun, kool dan tomat pada tanggal 1 dan 6 juli.
tanggal 6 juli, daging sapi pada tanggal 8 juli.
3. Serta ada bahan makanan yang tidak diterima sesuai dengan jadwal dalam daftar pesanan, seperti : semangka yang seharusnya diterima tanggal 2, diterima pada tanggal 1.
3) Ketepatan Penerimaan Bahan Makanan Berdasarkan Waktu
Penerimaan bahan makanan dikatakan tepat apabila bahan makanan yang diterima pada tanggal yang sesuai dengan yang terdapat dalam daftar pesanan.
Tabel 3. Ketepatan Penerimaan Bahan Makanan Berdasarkan Waktu
Tanggal penga-matan
Jenis
Total Tepat tepat Tidak
n % n % N %
1 juli 24 65 13 35 37 100
2 juli 12 55 10 45 22 100
5 juli 10 40 15 60 25 100
6 juli 17 53 15 47 32 100
8
j u l i
17 55 14 45 31 100
Total 80 54 67 46 147 100
Berdasarkan tabel 3, diketahui bahwa persentase ketepatan penerimaan bahan makanan berdasarkan waktu penerimaan adalah 54.42%. Artinya, setengah dari semua jenis bahan makanan basah yang diterima tidak sesuai dengan jadwal dalam daftar pesanan.
Keluaran Penerimaan Bahan Makanan Keluaran penerimaan bahan makanan dilihat dari besarnya pencapaian ketepatan bahan makanan dari segi jenis, jumlah dan kualitas serta didatangkan pada waktu yang tepat.
Penerimaan bahan makanan dikatakan tepat apabila, dari segi jenis, jumlah, kualitas dan waktu penerimaan bahan makanan sesuai dengan daftar pesanan yang telah ditetapkan. Sedangkan, apabila ada salah satu dari jenis, jumlah, kualitas dan waktu pesanan tidak sesuai dengan daftar pesanan, penerimaan bahan makanan dikatakan tidak tepat.
Grafik 1. Perkembangan Ketepatan Penerimaan Bahan Makanan
Berdasarkan grafik 1, diketahui bahwa selama 5 hari pengamatan, presentase ketepatan bahan makanan yang diterima mengalami fluktuasi dengan nilai rata-rata 46.26%. Persentase ketepatan paling tinggi pada tanggal 1 juli sebesar 59% dan paling rendah pada tanggal 5 juli yakni 28%.
Hasil di atas menunjukkan bahwa tingkat pencapaian kegiatan penerimaan bahan makanan adalah rendah atau belum mencapai standar yang ditetapkan yakni 100% (semua bahan makanan yang diterima harus sesuai dengan daftar pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan).
PEMBAHASAN
Masukan Penerimaan Bahan Makanan 1. Tim Penerima Bahan Makanan
Dalam kegiatan penerimaan bahan makanan, tidak ada ahli gizi yang masuk sebagai salah satu tim penerima bahan penerimaan bahan makanan dilakukan oleh Tim Penerima dengan jumlah anggota berkisar antara 3 sampai 5 orang. RSUP NTB memiliki Tim Penerima Bahan Makanan yang berjumlah 4 orang dengan rincian 3 orang panitia penerima dan 1 orang petugas penerima.
Dalam pelaksanaan kegiatan penerimaan bahan makanan di RSUP NTB hanya dilakukan oleh 1 orang yaitu pembantu pejabat penyimpanan barang di instalasi gizi. Hal ini kurang sesuai dengan standar. Idealnya penerimaan bahan makanan dilakukan oleh minimal 3 orang. Masing-masing orang memiliki tugas untuk memeriksa kuantitas dan kualitas dari setiap bahan makananan yang akan diterima.
Apabila kegiatan penerimaan bahan makanan dilakukan oleh satu orang saja, maka kegiatan penerimaan bahan makanan tidak dapat berjalan optimal. Hal ini karena, petugas penerima harus bertanggung jawab untuk memeriksa kuantitas dan kualitas setiap bahan makanan yang akan diterima. Lebih lanjut dijelaskan oleh Baltzer, 1992 dalam H.A. Rahmy, 2011 bahwa Setiap makanan yang ditentukan oleh berat harus ditimbang. Produk segar dan beku harus diperiksa untuk kualitas. Pengiriman tidak boleh diterima tanpa memverifikasi atau menghitung, berat kualitas, dan harga setiap jenis bahan makanan.
Salah satu hal yang harus diperhatikan pula adalah keterlibatan ahli gizi dalam kegiatan penerimaan bahan makanan. Hal ini diperlukan, karena instalasi gizi sebagai pengguna dan pembuat spesifikasi bahan makanan adalah yang paling tahu bagaimana, seberapa banyak dan kapan bahan makanan tersebut disedikan. Ahli gizi juga dapat berperan sebagai pengontrol dalam kegiatan penerimaan bahan makanan.
2. Sarana dan Prasarana Penerima Bahan Makanan
Sarana dan prasarana yang diperlukan dalam penyelenggaraan makanan meliputi ketersediaan ruangan dan peralatan untuk masing-masing kegiatan dalam penyelenggaraan makanan. Salah satu kegiatan dalam penyelenggaraan makanan yang memerlukan sarana dan prasarana khusus adalah kegiatan penerimaan bahan makanan.
a. Ruang Penerimaan Bahan Makanan Ruang penerimaan bahan makanan idealnya adalah tempat yang secara spesifik digunakan untuk menerima dan mengontrol barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian. Pemeriksaan terhadap barang yang masuk meliputi : berat, suhu, kuantitas, ukuran, dan kualitas barang (Depkes RI, 2009 dalam H.A. Rahmy, 2011).
Tempat yang digunakan sebagai ruang penerimaan bahan makanan di RSUP NTB adalah area yang terdapat di depan pintu keluar masuk di instalasi gizi.
Apabila dilihat dari segi letak ruangan, ruang penerimaan di RSUP NTB memiliki letak yang mudah dicapai kendaraan dan dekat dengan ruang penyimpanan. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam buku PGRS 2013 yang menyatakan bahwa sebaiknya letak ruang penerimaan bahan makanan adalah mudah dicapai kendaraan, dekat dengan ruang penyimpanan dan penerimaan bahan makanan adalah 16 m2.
digunakan sebagai jalur keluar masuk karyawan serta jalur distribusi makanan.
Ketidaksesuaian ruang penerimaan bahan makanan yang telah dapat mempengaruhi proses penerimaan bahan makanan secara keseluruhan. Penerimaan bahan makanan menjadi kurang optimal dan dapat terganggu dengan adanya lalu lalang karyawan dan troli distribusi disekitar area penerimaan. Selain itu, kontaminasi dari berbagai bahaya fisik dan mikrobiologis untuk bahan makanan semakin besar. Hal ini dapat mempengaruhi mutu dan keamanan dari bahan makanan yang diterima.
b. Peralatan Penerimaan Bahan Makanan
Peralatan peralatan penerimaan bahan makanan RSUP NTB baru mencapai 20% dari standar peralatan berdasarkan PGRS tahun 2013.
Menurut buku PGRS Tahun 2013, peralatan yang seharusnya terdapat dalam ruang penerimaan bahan makanan yaitu : rak bahan makanan, timbangan kap. 20-300 Kg, kereta angkut, pembuka botol, penusuk beras, pisau, kontainer, alat penguji kualitas telur, lemari arsip, APAR.
Ketidaklengkapan peralatan di ruang penerimaan disebabkan oleh belum adaya suatu ruang khusus yang difungsikan untuk melaksanakan kegiatan penerimaan bahan makanan. Sehingga, penataan dan penyimpanan peralatan penerimaan bahan makanan belum dapat dilaksanakan.
c. Dokumen Penerima Bahan Makanan Dokumen yang digunakan dalam kegiatan penerimaan bahan makanan di RSUP NTB meliputi : daftar pesanan bahan makanan dan spesifikasi bahan makanan. serta formulir penerimaan bahan makanan. Hal ini telah sesuai dengan prasyarat penerimaan bahan makanan menurut buku PGRS Tahun 2013.
Prasyarat penerimaan bahan makanan menurut buku Pedoman Pelayan Gizi Rumah Sakit Tahun 2013
adalah : tersedianya daftar pesanan bahan makanan dan spesifikasi bahan makanan yang telah di tetapkan.
Dalam proses penerimaan bahan makanan, petugas penerima mengecek jenis dan jumlah bahan makanan yang akan diterima berdasarkan daftar pesanan. Oleh karena itulah, dalam proses penerimaan bahan makanan, daftar ini harus senantiasa digunakan.
Pada kegiatan penerimaan bahan makanan, petugas penerima tetap membawa daftar pesanan dan penerimaan bahan makanan yang diletakkan dalam satu map.Namun, pada pelaksanaannya, jenis dan jumlah bahan makanan yang diterima tidak selalu sesuai dengan yang terdapat dalam daftar pesanan.
Pihak rekanan sering
mendatangkan bahan makanan secara sekaligus. Bahan makanan seharusnya datang lebih dari 1 kali dalam satu siklus didatangkan 1 kali saja dengan jumlah yang sekaligus banyak. Sebagai contoh misalnya kentang dalam daftar pesanan dipesan setiap hari selama 1 siklus (5 hari) masing-masing sebanyak 2 kg, rekanan akan mendatangkan kentang langsung 10 kg. Petugas penerima tetap menerima bahan makanan tersebut, dengan catatan pada hari berikutnya bahan makanan yang telah didatangkan tidak diantarkan kembali.
Selain hal di atas, petugas penerima sering tidak membawa spesifikasi ketika kegiatan penerimaan berlangsung. Hal ini menyebabkan kualitas bahan makanan yang diterima seringkali tidak sesuai dengan spesifikasi. Bahan makanan yang sering tidak sesuai dengan spesifikasi adalah besar potongan lauk hewani seperti daging sapi, ayam dan ikan..
Proses Penerimaan Bahan Makanan
Penerimaan bahan makanan di RSUP NTB menggunakan metode konvensional. Petugas penerima dapat menolak atau mengembalikan bahan makanan yang tidak sesuai dengan daftar pesanan. Namun, selama pengamatan belum ada bahan makanan yang ditolak ataupun dikembalikan ke rekanan, meskipun dari segi jenis, jumlah dan kualitas serta jadwal tidak sesuai dengan daftar pesanan. Hal ini dapat menyebabkan kerugian bagi pihak instalasi gizi sebagai pengguna bahan makanan, selain itu mutu dan keamanan produk makanan tidak dapat dijamin baik.
Secara garis besar penerimaan bahan berlangsung setiap hari mulai pada pukul menyebabkan bertambahnya bahaya kontaminasi fisik dan mikrobiologi terhadap bahan makanan. Hal ini dapat menurunkan tingkat keamanan dari bahan makanan yang diterima.
Bahan makanan basah seringkali diletakkan di atas lantai sebelum disalurkan ke ruang penyimpanan. Hal ini tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan Kemenkes RI (2013) yang menyatakan bahwa “Bahan makanan seharusnya tidak diletakkan dilantai, jarak bahan makanan dengan lantai minimal 15 cm.” Hasil analisa perkembangan ketepatan penerimaan bahan makanan di RSUP NTB menunjukkan bahwa ketepatan penerimaan bahan makanan memiliki persentase rata 46.26%. Hasil ini cukup jauh dari standar yang telah ditetapkan yakni 100% (semua bahan makanan yang diterima harus sesuai dengan daftar pesanan dan spesifikasi yang telah disepakati).
Hasil ini menunjukkan bahwa kegiatan penerimaan bahan makanan belum berjalan optimal. Faktor penting yang menyebabkan rendahnya tingkat ketepatan penerimaan bahan makanan di RSUP NTB adalah adanya ketidaksesuaian dari segi masukan dan proses penerimaan bahan makanan dengan standar yang telah ditetapkan.
Ketidaktepatan pada saat penerimaan bahan makanan tersebut akan berdampak pada beberapa hal berikut ini :
1) Siklus meu tidak berjalan optimal
2) Penurunan kualitas bahan makanan selama penyimpanan.
3) Ketidakstabilan suhu ruang penyimpanan basah (cooling).
4) Pengontrolan di ruang produksi harus lebih ditingkatkan
5) Terdapat bahan makanan yang harus dibuang karena penurunan kualitas dan tidak layak lagi digunakan untuk produksi makanan.
6) Penurunan mutu dan keamanan produk bahan makanan yang diterima.
Apabila terdapat ketidaksesuaian dari segi masukan dan proses penerimaan bahan makanan, maka keluaran yang dihasilkan juga tidak akan optimal. Artinya mutu dan keamanan dari bahan makanan yang diterima belum terjamin. Hal ini akan berdampak pada menurunnya tingkat kepuasan pasien terhadap pelayanan gizi yang diberikan oleh rumah sakit, khususnya dalam kegiatan penyelenggaraan makanan.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
1. Masukan : Penerimaan bahan makanan di RSUP NTB dilaksanakan di area pintu masuk instalasi gizi dengan menggunakan timbangan bahan makanan dan troli. Penerimaan dilakukan oleh seorang petugas Pembantu Pejabat Penyimpan Barang di Instalasi gizi dengan membawa dokumen berupa daftar pesanan bahan makanan.
2. Proses : Penerimaan bahan makanan di Instalasi Gizi Rumah Sakit Umum Provinsi NTB dilakukan setiap hari untuk untuk bahan makanan basah, 1 kali per minggu untuk bumbu dan 2-3 kali per bulan untuk bahan makanan kering. Penerimaan bahan makanan dilakukan dengan metode konvensional. Ketepatan penerimaan bahan makanan dari segi jenis sebesar 93.88%, dari segi jumlah sebesar 58.50% dan dari segi waktu sebesar 54.42%.
3. Keluaran : Presentase ketepatan penerimaan bahan makanan mengalami fluktuasi dengan rata-rata sebesar 46,26%. Persentase ketepatan paling tinggi pada hari pertama pengamatan yakni pada tanggal 1 juli 2014 sebesar 59% dan paling rendah pada tanggal 5 juli 2014 yakni 28%.
Saran
Institusi diharapkan dapat melengkapi kebutuhan sarana dan prasana penerimaan bahan makanan, dan melibatkan salah satu ahli gizi dalam kegiatan penerimaan bahan makanan. Petugas penerima bahan makanan disarankan dapat menerima bahan makanan sesuai dengan daftar pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan agar mutu dan keamanan bahan makanan dapat terjamin. Sebab mutu dan keamanan produk makanan bergantung pada mutu dan keamanan dari Semarang. Universitas Diponegoro, Semarang.
http://eprints.undip.ac.id/17448/1/Fuad_ Alhamidy.pdf. Diakses 11 Juli 2013. Anonim. 2012. Pembelian dan Penerimaan 2009. Manajemen Penyelenggaraan Makanan dan Asuhan Gizi. Yogyakarta: CEBIO dan Jurusan Gizi Politeknik Kesehatan Depkes Yogyakarta.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2009. Seri Perencanaan Pedoman Teknis Sarana dan Prasarana Rumah Sakit Kelas. Jakarta : Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik.
Grossbauer, Sue. 2001. Managing Foodservice Operations: A Systems Approach for Healthcare and Institutions. Kendall Hunt.
Jusniati Jufri, Asiah Hamzah, Burhanuddin Bahar. 2012. Manajemen Pengelolaan Makanan Di Rumah Sakit Umum Lanto Dg. Pasewang Kabupaten Jeneponto. Online.
http://pasca.unhas.ac.id/jurnal/files/24ac
9c23a7982075502dbecb6c3ea538.pdf .
Diakses 11 Juli 2013.
Kusnadi, Halim. 2013. Pengelolaan Sarana Prasarana dan Rancang Ulang Dapur Rumah Sakit. Jakarta : Staf Unit Produksi Makanan RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo.
Kurniawan, robert. 2005. Sanitasi penyimpanan dan penerimaan bahan
Triatmaja, M. Ercan Bayu dan Trie Maya Sari. 2011. Sistem Informasi Manajemen Persediaan Bahan Makanan Instalasi Gizi Pada Rumah Sakit Muhammadiyah
Palembang. STMIK GI MDP,
Palembang. Diakses 11 Juli 2013. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
2011. Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor
1096/Menkes/Per/VI/2011 Tentang
Higiene Sanitasi Jasa Boga. Jakarta __________. 2013. Pedoman Pelayan Gizi
Kushardianti, Tiani, Ervina Silvianingsih N, Sari Kusuma, Dkk. 2013. Laporan Praktek Kerja Lapangan ; Manajemen Sistem penyelenggaraan Makanan RSUP DR.
Soeradji Tirtonegoro Klaten.
Yogyakarta : Fakultas Kdoktoran UGM. Moehyi, Sjahmien. 1992. Penyelenggaraan
Makanan Institusi dan Jasa Boga. Jakarta : Bharatara Niaga Media. Nasir, abd., abdul muhith dan M.E. Ideputri.
2011. Buku Ajar Metodelogi Penelitian Kesehatan : Konsep Pembuatan Karya Tulis dan Thesis Untuk Mahasiswa Kesehatan. Yogyakarta : Nuha Medika Politeknik Kesehatan Kemenkes Mataram.
2013. Pedoman Penulisan Karya Tulis Ilmiah dan Skripsi Mahasiswa Politeknik Kesehatan Mataram Edisi 3. Mataram.
Rahmy, Hafifatul Auliya. 2011. Manajemen Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2011. Jakarta : UIN Syarif Hidayatullah
Ratna, Maya Riqi. 2009. Evaluasi Manajemen Penyelenggaraan Makanan Institusi Di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R.
Soeharso Surakarta. Surakarta :
Universitas Muhamadiyah Surakarta. Sugiyono. 2011. Metode Penelitian
Kombinasi ; Mixed Methods. Bandung : Alfabeta.
