DANA KAS KECIL. Disusun oleh: Patriani Wahyu Dewanti, SE, M.Acc. & Afrida Putritama, SE, M.Sc.Ak.

(1)

DANA KAS KECIL

Uraian Materi A. Dana Kas Kecil

Perusahaan biasanya harus membayar sejumlah pengeluaran kecil yang transaksinya rutin, seperti peralatan kantor, pembelian materai dan lainnya. Sangatlah tidak praktis apabila untuk pengeluaran-pengeluaran tersebut perusahaan membayar dengan menggunakan cek. Oleh karena itu diperlukan dana kas kecil (petty cash fund).

B. Pengendalian Melalui Dana Kas Kecil

Kas Kecil (petty cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil dibentuk secara berkala dengan jumlah tertentu seduai dengan kebijakan perusahaan. Prosedur penentuan Dana kas kecil :

1. Memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran selama periode tertentu (mingguan, bulanan atau lainnya).

2. Menentukan jumlah maksimum pembayaran yang dapat dibayarkan melalui dana kas kecil dan jenis pembayaran yang dapat dibayarkan melalui kas kecil.

3. Setelah disetujui, cek disiapkan dan kemudian di cairkan atau diuangkan oleh pejabat yang ditunjuk, kemudian uang yang telah dicairkan dikelola oleh staf keuangan yang diberi wewenang.

4. Pencatatan dilakukan setiap pengeluaran kas kecil dilakukan.

C. Pembayaran Melalui Kas Kecil

Staf atau karyawan yang ditunjuk untuk mengelola kas kecil memiliki kewenangan untuk melakukan pembayaran dari kas kecil sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. besarnya dana yang dikeluarkan dan tranksaki- transaksi apa saja yng dapat menggunakan kas kecil telah ditetapkan oleh perusahaan. setiap pengeluaran dari dana kas kecil harus dilakukan dengan mengisi dokumen yang disebut bukti pengeluaran kas kecil. Bukti ini ditandatangani oleh orang yang menerima kasi kecil dan staf atau karyawan yang berwenang untuk melakukan pembayaran kas kecil. Apabila ada bukti pendukung, maka bukti tersebut harus dilekatkan pada dokumen pengeluaran kas kecil.

(2)

D. Dana Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imperest System)

Dana kas kecil sistem imperest atau sistem dana tetap adalah suatu mekanisme pembentukan kas kecil dimana dana yang dibentuk tetap setiap periodiknya. Setiap pengeluaran tidak dibuat jurnal tetapi dibuat bukti pengeluarannya. Jurnal akan dibuat setiap pemegang kas kecil mengajukan penggantian pada perusahaan. penggantian sebesar jumlah dana pengeluaran yang telah dikeluarkan. Setelah penggantian saldo dana kas kecil akan kembali sesuai dengan jumlah yang ditetapkan. Pada kas kecil jurnal diselenggarakan dua kali, yaitu :

1. Pada waktu pembentukan 2. Pada waktu pengisian kembali

Ilustrasi :

PT. A menentukan jumlah dana kas kecil yang dipegang oleh kasir perusahaan adalah sebesar Rp5.000.000,00. Pejabat berwenang kemudian menyiapkan cek sesuai dengan jumlah yang ditentukan, yang kemudian cek dicairkan oleh kasir perusahaan. Dana kas kecil dibentuk pada tanggal 15 November 2017 dan diisi kembali setiap 2 minggu. Setiap pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti dan diotorisasi oleh pejabat berwenang dan dijadikan satu dengan kuitansi pengeluaran kas kecil. Transaksi yang terjadi adalah sebagai berikut :

November 15 : Membentuk dana kas kecil Rp5.000.000,00 November 17 : Membayar biaya komunikasi,

listrik dan PDAM Rp2.000.000,00

November 20 : Membeli alat tulis kantor Rp1.500.000,00

November 25 : Membeli materai kantor Rp120.000,00

November 28 : Membayar snack untuk rapat Rp400.000,00 November 29 : Membayar langganan koran kantor Rp250,000,00 November 30 : Pengisian dana kas kecil dari bank Rp4.270.000,00

1. Jurnal pembentukan dana kas kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit

15/11/2017 Dana kas kecil Rp5.000.000,00

Kas (dari bank) Rp5.000.000,00

(3)

2. Jurnal pengisian kembali kas kecil

17/11/2017 Beban komunikasi, listrik dan PDAM

Rp2.000.000,00

20/11/2017 Alat tulis kantor Rp1.500.000,00

25/11/2017 Materai Rp120.000,00

28/11/2017 Snack rapat Rp400.000,00

29/11/2017 Langganan koran Rp250,000,00

Dari ilustasi diatas dapat kita lihat bahwa nilai dana kas kecil akan selalu tetap sebesar Rp5.000.000,-. Setiap periode pengisian staff pemegang kas kecil harus membuat jurnal pengisian kembali tujuannya adalah beban yang dikeluarkan diakui sesuai dengan periode dana kas kecil. Pengakuan beban juga untuk menentukan jumlah dana kas kecil yang akan dilaporkan di laporan posisi keuangan perusahaan.

Apabila pada saat pengisian tidak diisi kembali maka perusahaan harus membust jurnal penyesuaian untuk mengakui beban sejak pengusian sebelumnya sampai dengan akhir perioda tersebut.

Ilustrasi :

Transaksi pengeluaran kas kecil PT. A pada bulan Desember 2017 adalah sebagai berikut:

Desember 1: Pembayaran biaya komunikasi, listrik dan PDAM bulan desember Rp2.000.000,00

Desember 5: Pembayaran langganan koran bulan desember Rp 250.000,00 Jurnal pengisian kembali pada tgl 15 Desember 2018 adalah sebag berikut :

Rp2.000.000,00

15/12/2017 Langganan koran Rp250,000,00

Apabila tgl 15 Desember 2017 PT A tidak melakukan pengisian dana kas kecil, maka pada tanggal 31 Desember 2017, PT. A. harus membuat jurnal penyesuaian.

(4)

Jurnal penyesuaiannya adalah sebagai berikut :

Rp 2.000.000,00

Langganan koran Rp250,000,00 Dana kas kecil

(mengakui beban dan menyesuaikan kas kecil)

Rp2.250.000,00

Apabila transaksi diatas diposting ke buku besar, maka dana kas kecil akan menjadi Rp5.000.000,00 - Rp2.250.000,00 = Rp2.750.000,00.. Beban tersebut ditutup ke ikhtisar laba rugi, yang kemudian pada awal tahun dibuat kembali jurnal pembaliknya.

Jurnal pembaliknya adalah sebagai berikut :

01/01/2018 Dana kas kecil Rp2.250.000,00 Beban

komunikasi, listrik dan PDAM

Rp2.000.000,00

Langganan koran

Rp250.000,00

Setelah jurnal pembalik diposting ke buku besar maka saldo dana kas kecil akan kembali menjadi Rp5.000.000,00

Ilustrasi :

Pada tanggal 10 Januari 2018 dana kas kecil membayar pembelian alat tulis kantor sebesar Rp1.000.000,00. Dengan adanya transaksi tersebut, maka PT. A harus menambahkan beban alat tulis kantor kedalam beban pengeluaran dana kas kecil pada bulan Desember 2017.

Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikt :

15/01.2018 Beban komunikasi, listrik dan PDAM

Rp2.000.000,00

Langganan koran Rp250,000,00 Alat tulis kantor Rp1.000.000,00

(5)

Prosedur Pengisian Kas Kecil dalam Sistem Dana Tetap :

 Perusahaan memberikan dana kepada pemegang kas kecil untuk melakukan pembayaran selama periode yang telah ditentukan.

 Pada akhir periode pengisian, jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan untuk pembayaran pengeluaran dilaporkan ke perusahaan yang kemudian dilakukan pengisian kembali sejumlah pengeluaran yang telah dilakukan. Sehingga, dana kas kecil tiap periode berjumlah sama.

 Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode.

Kelebihan pada Sistem Dana Tetap :

 Dalam rangka pengendalian, sistem dana tetap lebih baik, karena jumlah dana kas kecil dapat dikendalikan dan tidak akan terjadi penumpukan pada pemegang dana kas kecil.

 Pengendalian pengeluaran tiap pos atau akun akan lebih mudah karena pengeluaran tiap pos atau akun dapat diketahui.

 Dengan saldo kas kecil tetap, maka pemegang kas kecil akan lebih mudah utuk memperkirakan jumlah dana per unit usaha.

Kelemahan pada Sistem Dana Tetap adalah :

 Saldo kas kecil hanya dapat diketahui pada saat pengisian kembali.

 Tidak ada penambahan di tengah periode, sehingga memungkinkan terjadi kekurangan dana sebelum periode pengisian. Oleh karena itu, pemegang kas harus dapat memperkirakan pengeluaran yang terkait dengan kas kecil.

Prosedur Kas Kecil pada Sistem Dana Tetap :

Pembentukan kas kecil, langkah-langkahnya : 1. Penunjukan karyawan pemegang kas kecil 2. Perusahaan menetapkan jumlah dana kas kecil

3. Jumlah dana ditaksir dengan perhitungan kebutuhan untuk 1 periode (minggu/bulan) 4. Jika jumlah dana telah ditetapkan, selanjutnya kasir perusahaan menarik uang tunai

dari cek untuk diserahkan pada pemegang kas kecil.

(6)

Pembayaran melalui kas kecil, meliputi :

1. Pemegang kas kecil berwenang untuk melakukan pengeluaran dengan menggunakan uang dalam kas kecil, selama tidak bertentangan dengan kebijakan manajemen.

2. Biasanya manajemen membuat kebijakan tentang izin dan larangan batas maksimal pengeluaran untuk tiap transaksi keuangan.

3. Setiap pengeluaran kas kecil harus didokumentasi dengan menggunakan bukti pengeluaran kas kecil yang disebut petty cash voucher lengkap dengan nomor dan tanggal bukti pengeluaran.

4. Bukti petty cash voucher harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil dan penerima uang kas kecil.

5. Bila ada bukti pendukung lain, seperti kwitansi penerimaan/pembayaran, faktur, dan sebagainya, maka bukti pendukung tersebut harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas kecil.

6. Jumlah rupiah dari semua bukti pengeluaran ditambah jumlah saldo uang kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan.

Pengisian kembali kas kecil jika dana menipis, meliputi :

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan dan menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.

2. Permintaan tersebut diajukan kepada bendahara atau kasir perusahaan yang akan mengecek kevalidan kas kecil yang telah dilakukan.

3. Apabila telah sesuai dengan ketentuan, bendahara atau kasir akan memberi persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik uang tunai menggunakan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan, sehingga jumlah dana kas kecil akan kembali seperti saldo awalnya.

E. Dana Kas Kecil Sistem Fluktuasi (Fluctuating System)

Dalam sistem ini dana kas kecil tidak ditetapkan sejumlah tertentu sehingga saldonya bervariasi dari waktu ke waktu. Penggantian tidak didasari jumlah terpakai tetapi seringkali ditetapkan jumlah tertentu. Misalnya untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil sebesar Rp5.000.000,00. Setiap bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa memperhatikan jumlah dana yang terpakai. Akibatnya saldo kas akan berubah-ubah.

(7)

Ilustrasi :

PT. ABC menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dalam perusahaan. Kas tersebut mulai dibentuk pada tanggal 2 Desember 2017 dengan mengisi dana kas kecil sebesar Rp 2.000.000 dari Kas. Untuk selanjutnya kas kecil diisi kembali pada tanggal 15.

Pengeluaran dana kas kecil adalah sebagai berikut : 03 desember Dibeli materai Rp 300.000

08 desember Dibayar rekening listrik Rp 320.000 dan air Rp 230.000 11 desember Dibayar biaya iklan pada harian kompas Rp 250.000 15 desember Dana kas kecil diisi kembali

Jurnal yang terkait dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut :

Jurnal pembentukan kas kecil : 2 Desember 2017

Kas Kecil Rp2.000.000,00

Kas Rp2.000.000,00

Jurnal mencatat pengeluaran kas kecil : 03 Desember 2017

Perlengkapan Kantor Rp300.000,00

Kas Kecil Rp300.000,00

-8 Desember 2017

Biaya Listrik Rp320.000,00

BiayaAir Rp230.000,00

11 Desember 2017

Biaya Iklan Rp250.000,00

Jurnal mencatat pengisian kembali kas kecil : 15 Desember 2017

Kas Kecil Rp1.100.000,00

(8)

F. Perbandingan Dana Kas Kecil Sistem Imperest (Dana Tetap) dengan Sistem Fluktuasi

No Sistem Imperest Sistem Fluktuasi

1 Pengendalian kas kecil lebih terkontrol dan tidak terjadi penumpukan pengeluaran pada pemegang kas kecil

Tidak ada periode tetap pengisian kembali kas kecil resiko penumpukan

pengeluaran yang

mengakibatkan sulitnya pengendalian kas kecil.

2 Setiap pengisian kembali kas kecil akan dilakukan penghitungan dana kas kecil yang telah terpakaidan tersisa sehingga dapat memonitor pemakaian dan memastikan tidak ada uang yang hilang.

Jumlah dana yang ada pada pemegang kas kecil tidak terkontrol dan jumlahnya dapat terus bertambah karena tidak digunakan.

G. Perbedaan Karakteristik Dana Kas Kecil Sistem Imperest (Dana Tetap) dengan Sistem Fluktuasi

No Sistem Imperest Sistem Fluktuasi

1 Dana yang dibentuk berjumlah tetap setiap periodik dan setiap periode pengisian jumlah yang diisi sama.

Dana yang dibentuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan sehingga jumlahnya akan berbeda-beda pada saat periode pengisian.

2 Jurnal hanya dibuat saat pembentukan dana kas kecil dan pengisian kas kecil. Pada saat terjadi pengeluaran tidak perlu dibuat jurnalnya.

Jurnal dibuat pada saat : Pembentukan kas kecil;

Setiap pengeluaran yang terjadi yang menggunakan dana kas kecil;

Saat pengisian kembali.

(9)

Daftar Pustaka

Hery, 2017. Akuntansi Pengantar “Bank Soal dan Solusi”. Jakarta, Grasindo.

Martani, Dwi, dkk. 2014. Akuntansi Keuangan Menengah Buku 1 Berbasis PSAK. Edisi Jakarta.Salemba Empat.

Slamet Sugiri S. Dan Bogat Agus R. 2016. Akuntansi Pengantar 1 Edisi Kesembilan.Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.

Warren, Carls.S.,dkk. 2015. Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia Edisi 25 Cetakan ketiga.

Jakarta. Salemba Empat.

Yusuf, Haryono Al. 2011. Dasar-dasar Akuntansi Jilid II Edisi 7. Cetakan Pertama.

Yogyakarta. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Kieso, Donald E. Dkk. 2008. Akuntansi Intermediate Jilid 2 Edisi ke 12. Jakarta.