BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
3.1 Latar Belakang perusahaan
PT. TUNAS ARTHA GARDATAMA (TAG) adalah perusahaan penyedia jasa keamanan swasta dan perbankan. PT. Tunas Artha Gardatama berdiri dari tahun 1999 yang kantor pusat berlokasi di Jl. Lenteng Agung Raya No. 7 Jagakarsa – Jakarta Selatan 12610. Perusahaan tersebut memiliki beberapa kantor cabang atau rekanan dibeberapa wilayah seperti Cirebon, Malang, Bali dan kota lainnya.
PT. Tunas Artha Gardatama didalam kegiatan usahanya bisa dikatakan bertindak sebagai perwakilan atau agent dari Perbankan yang menawarkan jasa keamanan untuk pengisian ATM .Pihak perusahaan mampu memberikan jasa keamanan yang terjamin, karena perusahaan memiliki beberapa Vendor yang dapat dikatakan mampu bersaing dengan perusahaan lain.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.2 Struktur Organisasi
DIREKTUR
GENERAL MANAGER
STAFF
OPERASIONAL STAFF CPC
MANAGER OPERASIONAL
MANAGER CPC
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tunas Artha Gardatama
3.3 Fungsi dan Tugas
Fungsi dan Tugas dari masing-masing bagian yang berada didalam struktur organisasi PT. Tunas Artha Gardatama yaitu :
3.3.1 Direktur
Direktur memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut :
Sebagai pemegang kedudukan tertinggi di perusahaan
Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan
Membuat perencanaan dan memonitoring semua rencana yang telah dibuat
Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan divisi
Melakukan Pengawasan terhadap setiap kegiatan perusahaan dan menentukan kebijakan perusahaan
3.3.2 General Manager
General Manager memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut :
Mempimpin dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan dan langsung bertanggung jawab pada direktur.
Bertanggung jawab buat menjamin kinerja perusahaan dan berwenang membuat keputusan-keputusan strategis.
3.3.3 Manager Operasional
Manager Operasional memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut :
Mengontrol serta memonitoring seluruh proses kegiatan operasional
Membantu tugas dari general manager yang langsung bertanggung jawab pada direktur.
3.3.4 Manager CPC (Cash Processing Center)
Manager CPC memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut :
Mengontrol serta memonitoring penerimaan dan pengeluaran Uang terhadap kegiatan operasional perusahaan.
Membantu tugas dari general manager yang langsung bertanggung jawab pada direktur.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.3.5 Staff Operasional
Staff operasional memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut :
Melakukan proses kegiatan operasional perusahaan seperti pembuatan saldo, menyediakan atribut-atribut ATM dan pengisian uang dalam ATM.
3.3.6 Staff CPC (Cash Processing Center)
Staff CPC memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut :
Mencatat dan merekap penerimaan uang dari client Menghitung dengan
pasti uang yang harus di keluarkan untuk pengisian ATM.
3.4 Tata Laksana Sistem Berjalan
Proses kegiatan yang saat ini berlangsung di PT. Tunas Artha Gardatama masih dilakukan secara manual seperti didalam pembuatan jadwal Pengisian ATM, Pengecekan Kunci ATM, memeriksa ketersediaan Uang dan juga pembuatan laporan-laporan Pengisian uang, dengan kegiatannya yaitu (1). Pihak Client membuat dan mengirimkan Surat perintah melalui email kepada bagian operasional. (2). Bagian operasional memasukkan datanya kedalam form jadwal pengisian ATM berupa excel dan yang akan dikirimkan ke Officer key untuk Menyediakan Kunci-kunci dan perlengkapan mesin ATM tersebut. (3).
Bagian operasional mengkonfirmasi melalui telepon kepada CPC untuk menyediakan sebagai bukti ketersediaan Uang. (4). Pihak CPC akan memberikan Surat jalan jika Uang tersedia dan jika tidak maka Pengisian ditolak yang diberitahukan melalui email atau fax. (5).
Bagian operasional medapatkan Surat jalan dari Cpc dicetak dan dikirimkan kepada Replenis. (6). Pihak Replenis setelah memperoleh Surat jalan yang digunakan untuk mengambil Kunci di Officer key (7).
Bagian operasional memasukan data tersebut kedalam form Surat Jalan berupa excel dan mencetaknya setelah mendapat konfirmasi dari Replenis.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.5 Activity Diagram Sistem Berjalan
Gambar 3.2 Activity diagram proses bisnis
Activity Diagram
Operasional Officer Key Cpc Replenis Client
Membuat Surat Perintah
Pengisian
Mengirim Surat Perintah
Menerima Surat Perintah
Membuat jadwal pengisian
Mengirim jadwal pengisian
Menerima jadwal pengisian
Menerima Jadwal pengisian
Cek Ketersediaan
Uang Membuat
Surat jalan
Ada
End Tidak ada
Cek Ketersediaan
Kunci Tidak ada
End
Menerima Surat Jalan
End Menerima
Surat jalan
Ada
3.6 Use case Diagram sistem yang berjalan
Operasional
Sistem Berjalan
Surat Perintah
Officer Key
Input Form Jadwal
Hasil Form Jadwal
Cek Ketersediaan Uang
Cash Processing Center Ada uang
Tidak ada uang
Replenish
Surat jalan
Menerima Surat Jalan
Cient
Gambar 3.3 Use Case Diagram sistem yang berjalan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.7 Analisa Dokumen
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengguraikan dokumen yang dipakai dalam sistem adalah nama yang digunakan, fungsi-fungsi dan penjelasan dari dokumen tersebut. Pengunaan dokumen secara lengkap dilakukan untuk mengetahui jalur distribusi, fungsi, dan frequensi kedatangan dari dokumen yang terlibat di dalam sistem tersebut.
Berikut adalah dokumen yang digunakan dalam sistem : Tabel 3.1 analisa dokumen
NO NAMA
DOKUMEN
URAIAN
1. Form Surat Perintah Pengisian
DeskripsI : Form ini merupakan perintah dari Client untuk mengisi ATM yang sudah kosong
Fungsi : Untuk bagian operasional yang membuat saldo pengisian
Sumber : Client
Distribusi : Bagian Operasional
Elemen : Tanggal dikeluarkan surat perintah, WSID ATM, Lokasi ATM, Alamat ATM, merk dan tipe mesin ATM, dan yang memerintahkan.
2. Form ATM
Replenis
Deskripsi : Form ini dikeluarkan atau diterbitkan oleh bagian CPC (Cash Processing Center) sebagai bukti untuk mengetahui jumlah uang atau kaset yang dibawa oleh pihak Replenis
Fungsi : Untuk bukti Replenis kepada
bagian CPC tentang jumlah uang yang dibawa dalam pengisian.
Sumber : CPC (Cash Processing Center) Distribusi : Staff Replenis
Element : Tanggal, no.pol mobil, WSID ATM, Lokasi ATM, Sektor, Tipe dan Merk Mesin ATM, Custody 1, Custody 2, Kasir CPC
3. Form Saldo Pengisian
Deskripsi : Form ini merupakan daftar mesin ATM yang akan diisi oleh pihak replenish sesuai permintaan dari client.
Fungsi : Agar pihak replenis mengetahui ATM mana saja yang harus diisi.
Sumber : Bagian Operasional Distribusi : Staff Replenis
Element : Tanggal , Custody 1, Custody 2, Pengawal, Loding berangkat, keluar kantor, loading pulang, kembali kekantor, No.pol mobil, KM. awal, KM. Akhir, WSID ATM, lokasi ATM, denom, jumlah kotak, sektor, tipe mesin, dan Limit ATM.
4. Form Serah terima kunci
Deskripsi : Form ini merupakan form pengambilan kunci ATM untuk pengisian.
Fungsi : Untuk bukti bagian officer key mengeluarkan kunci ATM kepada
http://digilib.mercubuana.ac.id/
replenis.
Sumber : Bagian Officer key Distribusi : Replenis
Element : Tanggal, custody 1, custody 2, No.pol Mobil, WSID ATM, lokasi, tipe dan merk mesin ATM, Jumlah Kunci yang diambil,
3.8 Masalah
Berdasarkan penjelasan dan penelitian yang di lakukan penulis, sehubungan dengan proses bisnis yang masih berjalan secara manual, sering terjadi kerancuan dalam pencatatan yang dikarenakan adanya ketidakcocokan informasi yang dicatat. adapun permasalahan-permasalahan yang dihadapi pada PT.TUNAS ARTHA GARDATAMA antara lain:
a. Divisi Operasional
Belum terintegrasinya sistem yang ada secara manual, sehingga kinerja Admin operasional dalam melakukan pekerjaan menjadi lambat, proses pekerjaan yang di lakukan bagian operasional sangat tidak efektif, karena data yang harus diinput bagian operasional tidak sedikit dan dilakukan secara manual.
Kesalahan pada penulisan nama pelanggan dan jumlah nominal uang.
Dalam penulisan nama pelanggan dan jumlah nomiinal uang terkadang terdapat kesalahan sehingga terjadi banyak nya penafsiran, hal ini menyulitkan dalam membaca data laporan penjualan atau apabila ingin menganalisa laporan atas jumlah uang, terkadang masih sering ada catatan yang tidak terlampir karena nama yang tidak jelas atau jumlah nominal pengisian uang
b. Divisi CPC (Cash Processing Center)
Kesulitan dalam proses pencarian pengisian uang, apabila ingin mencari rata-rata pengisian uang atau ingin melihat total pengisian uang pada jangka waktu tertentu karyawan harus mencari data secara manual. membuat kinerja menjadi tidak efisien, karena mengambil data satu persatu kemudian menghitungnya. sangat tidak efektif.
karena memerlukan waktu lama dan terkadang terjadi kerancuan dalam penghitungan di dalam pembuatan laporan.
3.9 Usulan Pemecahan Masalah
Dalam melakukan pemecahan masalah di PT. TUNAS ARTHA GARDATAMA harus melihat berbagai sisi yang penting dalam mengambil sebuah keputusan agar masalah yang ada dapat terpecahkan dan juga dapat berguna bagi perkembangan toko tersebut.
a. Divisi Operasional
Pemecahan masalah yang kami usul kan di divisi operasional membuat system yang terinegrasi dengan database dan memberikan fungsi dalam pembuatan surat jadwal pengisian, surat jalan, data pelanggan dan beberapa hal yang di perlukan bagi admin operasional
b. Divisi CPC (Cash Processing Center)
Pada divisi CPC (Cash Processing Center) kami akan membuat system yang memudahkan mereka dalam mencetak surat jalan dan pembuatan laporan serta di berikan juga fitur untuk melihat data pengisian.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
