Slide 0 dari 51. BRANCH MANAGER DEVELOPMENT PROGRAM SESI 16 : Spare Part Management

(1)

BRANCH MANAGER DEVELOPMENT PROGRAM

(2)

Bab 1. Pengantar

Management Spare Parts

Product Spare Parts

(3)

MANAGEMENT SPAREPARTS : BISNIS • Sumber Pendapatan BACK UP •Menunjang Unit • Menunjang Service • Meningkatkan Brand Image

(4)

Product Spare part

SPARE PARTS

SGP

SGA

MERCHANDISE

SGO

(5)

NON GENUINE PARTS

G – BOX •Palsu

•Menggunakan Kemasan SGP

IMITASI

•Memakai Merk Sendiri

•Materi dan Spesifikasi Sendiri •Menggunakan Kemasan Sendiri

REBUILT •Rekondisi dari SGP bekas

PARALEL IMPORT •Asli

•Importir bukan PT SIM

(6)

KERUGIAN MEMAKAI PARTS NON GENUINE

a. Mudah rusak b. Merusak mesin

c. Mengakibatkan kerusakan pada Parts Lain d. Umur pakai lebih pendek

e. Menurunkan performa mesin f. Membahayakan penggunaannya

g. Menurunkan kepercayaan Konsumen

(7)

SUMBER PENGADAAN SGP

IMPORT •Suzuki Motor Corporation (SMC)

•Negara Lain (Afiliasi Suzuki)

•Negara Lain (Non afiliasi Suzuki)

LOKAL •In House (PT SIM)

•Local Vendor

(8)

Bab 2: Ruang Lingkup Spare Parts

•Sales & Marketing

•Inventory & Procurement

•Warehouse

(9)

4 PILAR SPARE PART

MANAGEMENT

SALES & MARKETING WAREHOUSE ADMINISTRATION INVENTORY CONTROL

(10)

• Meningkatkan penjualan

• Network development & area coverage

• Market information, survey & counter measure • Customer service/ satisfaction

• Promotion

SALES & MARKETING

(11)

4 PILAR SPARE PART

MANAGEMENT

(12)

• Manage item & information • Forecasting

• Ordering

• Maintenance Service Ratio

• Maintenance Stock Level/Inventory Turn Over

INVENTORY CONTROL

(13)

4 PILAR SPARE PART

MANAGEMENT

(14)

• Manage storage system

• Maintenance On hand stock • Receiving Control

• Manage out-going & delivery process

(15)

4 PILAR SPARE PART

MANAGEMENT

(16)

• System, Procedure and Control • Manage and Record Transaction • Reporting and Information

(17)

Bab 3. Detail Activity

• Market of Spare Parts, Analisa SWOT, Menghitung Potensi Pasar,Area Coverage, Meningkatkan Penjualan, Network Development, Informasi Pasar & Countermeasure, Customer Service

SALES

• Pengertian, Kegiatan, Klasifikasi Spare Parts, Jumlah Item Spare Parts, Faktor dalam pemesanan, Order T ype, Order Processing Flow,

Inventory Turn Over,

INVENTORY

• Mengelola Warehouse, Perhitungan Luas Warehouse, Stock Opname

WAREHOUSE

• Dealer Communication System, Fasilitas DCS, Laporan

(18)

Market of Spare Parts

KONSUMEN TIPE BENGKEL SUMBER SPARE PARTS DATANG KE BENGKEL BERES S UMUM SPESIALIST BERES S BERES S PART SHOP BERES S PART SHOP

DO IT YOUR SELF SENDIRI BERES S PART SHOP

Fleet / ARMADA POOL

BERES S PART SHOP

(19)

PARTS DISTRIBUTION SIM PART SHOP WORK SHOP PD 3S CUSTOMER 25.6% _45.9% 28.5% 28.5% 71.5% 74.4%

(20)

Analisa SWOT

STRENGTH WEAKNESS

1. Lulus uji kualitas sesuai standar dari SMC

2. Produknya sesuai dengan yang terpasang di unit / kendaraan 3. Jaminan / Garansi dari Suzuki

1. Harga yang relatif mahal dibanding dengan Non genuine part

2. Distribusi kurang merata

3. Prioritas produksi masih pada supply unit.

OPPORTUNITY THREAT

1. Captive market

2. Genuine parts Coverage yang masih rendah, sekitar 30%

3. Meningkatkan pelanggan datang ke authorized bengkel BERES S

4. Meningkatkan brand image

1. Non genuine part 2. Paralel import parts 3. Rebuild parts

(21)

SALES

-Menghitung Potensi Pasar

POPULASI adalah Jumlah unit terjual dalam 8 tahun terakhir

Kebutuhan rata-rata satu unit kendaraan dalam setahun untuk konsumsi sparepart adalah : Mobil : Rp. 1000.000/ thn (Actual 2013 = Rp. 839.714/ thn) Peluang Penjualan (Potensi Pasar) Kebutuhan rata2 spareparts / unit/ tahun Unit populasi di wilayah tsb

(22)

SALES

-Area Coverage

- Wajib memonitor ketersediaan SGP di

wilayahnya masing-masing

- Memperluas Jaringan Pemasaran di wilayah

yang menjadi tanggung jawab Dealer

(23)

SALES

Meningkatkan Penjualan

Promosi & Publikasi • Meningkatkan awareness konsumen terhadap SGP • Pemasangan material promosi SGP Kegiatan penjualan : • Service campaign • Program insentif ke partshop

(24)

SALES

Network Development • Meningkatkan kualitas jaringan :

– Service Ratio bagus/ ketersediaan parts merata

– Stock Level di jaringan sehat

– Meningkatkan product knowledge SDM jaringan

– Memberikan training spare parts management

(25)

SALES

Informasi Pasar & counter measure • Mencari informasi pasar tentang SGP

dan pesaingnya

• Mengusulkan dan melakukan aktivitas counter measure, untuk merebut

(26)

SALES

Customer Service • Pelayanan ke konsumen dan

jaringan tepat dan cepat

– Lead time proses cepat

– Pro aktif mengatasi masalah Back Order kepada konsumen/ jaringan

• Pelayanan dengan kesungguhan dan sepenuh hati

(27)

Pengertian Back Order

Item Spare Parts yang tidak bisa

dipenuhi atau tidak bisa di supply,

dari order konsumen / jaringan

dimana konsumen / jaringan tersebut

masih bersedia menunggu sampai

mendapatkan parts yang dimaksud

(28)

INVENTORY

Pengertian

1

• SISTEM PENGENDALIAN DAN PENGATURAN PERSEDIAAN SPARE

PARTS BERDASARKAN KOMBINASI ANTARA PERMINTAAN DAN PENJUALAN

2 • MENYEDIAKAN PARTS SESUAI KEBUTUHAN

(29)

INVENTORY

Kegiatan Mengatur item yang tersedia dan

mengetahui informasi untuk setiap item

Mempunyai sistem, perkiraan yang baik untuk order

(30)

Berdasarkan kedua hal tersebut, sparepart dikategorikan menjadi :

• Fast Moving Parts • Slow Moving Parts • Dead Moving Parts

Pengadaan parts ditentukan oleh : - Jumlah permintaan

- Frekuensi Permintaan

(31)

Konsep Moving Code

MOVING

FREKUENSI CODE

0 = New Part Belum berumur 6 bulan dihitung sejak tanggal create 1 = Very Fast 6 x

2 = Fast 5 x 3 = Medium 3 - 4 x 4 = Slow 1 - 2 x 5 = Dead 0 x

Dihitung berdasarkan frekuensi penjualan dalam 6 bulan terakhir

(32)

INVENTORY

Klasifikasi Spare Parts

Mov.

Code Klasifikasi 1 2 3 4 5 6

0 New Parts - - -

-1 Very Fast Moving X X X X X X

2 Fast Moving X X X X 0 X

3 Medium Moving X 0 0 X 0 X

4 Slow Moving X 0 X 0 0 0

5 Dead Moving 0 0 0 0 0 0

Komposisi Stock yang ideal adalah jika Jumlah Stock item Moving Code 4 & 5 tidak melebihi 20% dari total stock yang ada

(33)

INVENTORY

Jumlah Item Spare Parts

Roda 4 48.350 item

Best Sales Item 400

(80% nilai penjualan)

Roda 2

21.275 item

Best Sales Item 400

(34)

INVENTORY Faktor Dalam Pemesanan

Suggestion Order (SUGGOR) =

Maximum Stock - Stock yang ada + Hutang ke pembeli

[Demand Forecast x (Lead Time + Order Cycle + Safety Stock)]

– (On Hand + On Order - Stock Alokasi) + Back Order

Demand Forecast

• Perkiraan penjualan

memakai data rata -rata 6 bulan.

Lead Time

• Waktu dibutuhkan mulai cek stok,

order sampai barang diterima.

Order Cycle • Waktu dari pesanan ke

pesanan berikutnya Frekuensi makin sering menurunkan stok level.

Safety Stock

• Stok yang dibutuhkan untuk pengamanan, Ditentukan oleh Lead

time dan fluktuasi demand

(35)

INVENTORY

Contoh SUGGOR

Demand per 6 bulan = 270 pcs Demand per hari = 1.5 pcs (270 pcs /6 bulan / 30 hari)

Safety Stock = 15 hari Lead Time = 2 hari Order Cycle = 7 hari

Stock di dealer = 5 pcs Back Order = 10 pcs SUGGESTION ORDER = (1.5 x (2 + 7 + 15)) – 5+10 = (1.5 x 24) – 5 +10 = 36 + 5 = 41 pcs

(36)

INVENTORY

ORDER TYPE

REGULAR ORDER • Daily Order :

• Dilakukan secara harian dengan disiplin,

• Untuk item Fast Moving • Weekly Order :

• Dilakukan secara mingguan dengan disiplin

• Untuk item Medium dan Slow Moving

EMERGENCY ORDER • Warranty :

Sparepart untuk kendaraan yang masih dalam masa

warranty, dan tidak ada stock di dealer

• V.O.R. (Vehicle off the Road) : untuk kendaraan yang tidak dapat dipergunakan karena kerusakan dan membutuhkan spare parts yang stocknya tidak ada di Dealer.

(37)

ORDER PROCESSING FLOW

DEALER SALES ADMIN WAREHOUSE DELIVERY EXPEDITION

ORDER IN By e-mail ORDER IN By DCS DOWNLOAD COMPUTER UPLOAD PRINTING PROCESS ALLOCATIO N PROCESS PICKING PICKING TICKET CHECKING PACKING CARGO READY DELIVERY RECEIVE

(38)

SERVICE RATIO : SUPPLY / DEMAND

(39)

CONTOH PERHITUNGAN SERVICE RATIO : A B C D E TOTAL DEMAND QUANTITY 10 200 50 2 20 282 HARGA SATUAN 1,000,000 20,000 100,000 2,000,000 50,000 -TOTAL HARGA 10,000,000 4,000,000 5,000,000 4,000,000 1,000,000 24,000,000 SUPPLY QUANTITY 5 200 25 - 15 245 TOTAL HARGA 5,000,000 4,000,000 2,500,000 - 750,000 12,250,000 SERVICE RATIO : ITEM : 4/5 = 80.0 % QUANTITY : 245/282 = 87.0 % NILAI : 12.250.000 / 24.000.000 = 51.0%

(40)

INVENTORY TURN OVER

Perbandingan Jumlah Stock akhir terhadap

rata-rata penjualan per bulan

(dalam 6 bulan terakhir)

ITO digunakan sebagai indikator kesehatan

stock Warehouse, dikaitkan dengan nilai

(41)

Standarisasi & perhitungan ITO

STOK AKHIR DECEMBER 2013 = 220 (Juta)

RATA-RATA PENJUALAN PERBULAN = 1,070 (Juta) / 6 BULAN = 178.3 Juta

ITO = 220 Juta 178.3 Juta = 1.2 bulan

NOTE :

Ideal ITO untuk luar Jawa : 2

Untuk JABODETABEK maximum = 1

SALES 2013 JULI 170 Juta AGUSTUS 180 Juta SEPTEMBER 175 Juta OKTOBER 185 Juta NOVEMBER 190 Juta DESEMBER 170 Juta JUMLAH 1,070 Juta

(42)

Mengelola Warehouse Spareparts

ALUR PROSES PENERIMAAN :

UNLOADING UNPACKING RECEIVING STOCKING

ALUR PROSES PENGIRIMAN :

PICKING CHECKING PACKING SHIPPING

Aturan Dasar

(43)

• Fast moving & Bulky ditaruh di depan. • Slow moving dan small item di belakang. • Barang berat dibawah dan barang ringan

diatas.

B

Cara kerja

Operator yang

Efisien & Aman

• Mulai ambil barang yang kecil dan ringan dulu akhiri dengan barang berat dan

bulky.

C

Cara Picking

yang Sistematis

(44)

Faktor Pengelolaan Warehouse

Data yang diperlukan • Volume Order yang dilayani. • Frekuensi pemesanan dan

penerimaan barang dari vendor.

• Jumlah jenis barang akan disimpan dan cara

distribusinya.

• Peralatan yang diperlukan, • Jumlah rak diperlukan.

• Jumlah Tenaga kerja yang dibutuhkan.

Poin penting pengelolaan Warehouse

• Menggunakan standard rak PT SIM (Semua jenis suku cadang punya lokasi yang jelas,

• Suku cadang tidak ditaruh di lantai ( tanpa identitas jelas ) • Penataan Bin box dalam

shelving harus berurut. • Ruangan 20 % untuk

pembongkaran.

pengemasan,pengiriman. • Dilengkapi Penerangan yang

(45)

Perhitungan Luas Warehouse

Luas Warehouse (m2) = Target Penjualan per bulan x Target ITO Nilai Stock/m2

Tabel Nilai

stock/m2 Rak tinggi 4 meter Rak tinggi 2 meter 2W Rp. 8.000.000 Rp. 5.000.000

(46)

STOCK OPNAME

Perhitungan barang pada awal dan atau akhir periode yang ditentukan. Fungsinya untuk mengetahui jumlah persediaan akhir dan jumlah selisih dari total nilai stock.

Idealnya dilakukan satu kali

dalam satu tahun dan wajib dilakukan.

(47)

ADMINISTRASI Dealer Communication System

Aplikasi yang dirancang untuk mempercepat proses pertukaran informasi baik sesama Dealer maupun antara Dealer dan PT. Suzuki

Indomobil Motor

Aplikasi ini bisa diakses melalui jaringan internet melalui alamat web berikut :

http://dcs.suzuki.co.id/edcs http://222.124.146.237:7777/edcs

(48)

ADMINISTRASI

Fasilitas dari DCS

Upload Data File :

Order

Download Data File :

Bulletin & Perubahan Harga

Inquiry •Proses Order •Back Order •Sales Confirmation •Faktur Pajak •Available Stock •Harga •Parts Subtitusi •Model

(49)

ADMINISTRASI

LAPORAN

• Laporan Penjualan

• Laporan Stock : Back order, ITO

Laporan

Harian

• Laporan Penjualan

• Laporan Stock Total : Service Ratio, Back Order, ITO. • Analisa Stock per Moving Code

• Analisa Stock Per ABC Class • Laporan Penjualan Terbaik

Laporan

Bulanan

(50)

Hal hal perlu diperhatikan

Faktor faktor mendorong margin dealer turun : a. Diskon yang berbeda dari ketentuan dari PT SIM

b. E/O ( Emergency order )  margin yang diterima lebih rendah

c. LP ( Local Purchase )

(51)

(52)