CENTRAL
& P e r f o r m a n c e M a n a g e m e n t
P r o g r a m R e f o r m a s i B i r o k r a s i
d a n T r a n s f o r m a s i K e l e m b a g a a n
K e m e n t e r i a n K e u a n g a n
Manajemen Perubahan
Global Study Mckinsey
Transformasi berskala besar cenderung gagal , yang sebagian besar, disebabkan oleh tantangan kepemimpinan dan sumber daya manusia
Terdapat empat tantangan utama yang menyebabkan kegagalan transformasi
Persen
Tidak cukupnya sumber
dayaatau anggaran 14
Tantangan lain 14
(mis.tekanan politik)
Perilaku manajemen 33
tidak mendukung perubahan
Resistensi pegawai 39
untuk berubah Hanya 30% dari program transformasi berskala
besar yang memberikan hasil
Persen
70%
30% mampu upaya gagal
memperoleh meraih target
hasil dampak
3
Manajemen Perubahan
10 Kunci Sukses Manajemen Perubahan
Bagaimana upaya ini dilakukandalam transformasi Kemenkeu
6 Mengomunikasikan dan memperkuat kisah perubahan yang inspiratif Membangun dukungan untuk perubahan dan reformasi utama yang diperlukan
7
Pelibatan & Komunikasi Stakeholder Model Operasional & Inisiatif Transformasi
10 Kunci Kesuksesan change management
1 Menggunakan pendekatan terstruktur
2 Membuat kosakata dan pengukuran umum
3 Menyejajarkan tim senior
4 Melibatkan para pemimpin formal dan informal dalam perubahan
5 Mengubah pola pikir untuk mengubah perilaku
OHI, Survei Kepuasan Pegawai
10 Mengatur tata kelola program untuk mempercepat perubahan Transformation Office / PMO Mengembangkan keterampilan dan kemampuan sepanjang
perjalanan transformasi
8 SDM: Pembangunan kapabilitas &
Pembentukan Talent Pool: Mini-Lab Mengaitkan dampak dengan akuntabilitas dan anggaran
Manajemen Perubahan
Tahapan Change Management
Excite
Menciptakan kesadaran luas terkait program RBTK kepada banyak orang
Support
Tujuan Jalur Tertulis ▪ Kartun ▪ Buklet/brosur▪ Kompetisi, poster, slogan
Online
▪ Video pimpinan
▪ Kampanye guna menarik perhatian
Tatap muka
▪ Wawancara dengan pengguna jasa ▪ Open Forum/FGD
▪ Sesi pelatihan oleh pimpinan UE I /duta TK
Tertulis
▪ Manual / Petunjuk
Online
▪ Forum online untuk
memformulasikan solusi bagi masalah-masalah yang muncul dalam implementasi atau memunculkan ide
implementasi (misalnya via whatsapp)
▪ Survey
Tatap muka
▪ One on One Meeting ▪ FGD
Tertulis
▪ INTRA & BERAKSI ▪ Surat Edaran/KMK
Online
▪ FAQ pada website ▪ Video sharingoleh
pimpinan
Tatap muka
▪ Story sharing tentang RBTK oleh pimpinan& duta transformasi ▪ Rapat/pertemuan
informal/FGD/One on one pada UEI
Tertulis ▪ BERAKSI
▪ Flash report/laporan rutin
Online
▪ FAQ website
▪ Video pidato pimpinan ▪ Kampanye via mediasosial
(whatsapp dan Instagram) ▪ Tele/video-conference Tatap muka ▪ Sosialisasi/FGD/One on one
Inform
Memberikan dukungan bagi program RBTK dan implementasi inisiatifMembuat orang-orang tertentu menjadi tertarik terhadap transformasi dan menciptakan daya tarik bagi mereka untuk terlibat di dalamnya
1
2
3
Memberikan kesempatan bagi tiap orang untuk terlibat secara aktif dan membangun
kapabilitas yang dibutuhkan dalam melaksanakan ProgRBTK
4
Enable
Tahapan
Manajemen Perubahan
Tahapan Change Management: Contoh
Action 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1-’20 (Konten)UIC
Penyelesaian CM Plan RBTK pada level Kemenkeu CTO
Penyelesaian CM Plan RBTK unit Eselon I PMO
Rekruitmen, Pengukuhan dan Pembekalan Duta Transformasi
TK CTO
Koordinasi dengan Humas Unit Es I sebagai Communication
Officer yang memiliki tugas antara lain: media relation dan
koordinasi pesan utama RBTK
CTO
Pembentukan Tim Komunikasi Khusus TK (content
management, website maintenance, news analysis, event organizer)
CTO
Update website internal Kemenkeu CTO
Pelaporan Progress TK secara berkala CTO dan
PMO
Diseminasi informasi umum (pengenalan) melalui berbagai kanal (eg. Website Kemenkeu, Broadcase email, Media Keuangan).
CTO dan PMO
Diseminasi informasi Umum (Pengenalan) Program TK oleh Duta Transformasi kepada unit masing-masing
CTO dan PMO
Manajemen Perubahan
Tahapan Change Management: Contoh
Pre-CM Inform Support Excite Enable
Action 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1-’20 UIC
(Konten)
SteerCo Meeting dan Leaders Offsite Meeting CTO dan PMO
Bincang Transformasi/Seminar Program RBTK
- Bincang Transformasi I: Office Automation dan Shared Services
- Bincang Transformasi II: e-learning CTO
- Bincang Transformasi ke Unit tertentu dan Kanwil
(Sosialisasi NTOW dan membangkitkan semangat perubahan). CTO dan PMO
Diseminasi informasi capaian (quickwins) dan BERAKSI
(eg. Website, Broadcase email, Media Keuangan, BuletinKinerja) CTO dan PMO
Sosialisasi Program Duta melalui artikel/video
yang dimuat di media cetak internal dan eksternal, intranet maupun media sosial. Eg. Testimoni dari tokohmasyarakat, politisi, pelaku usaha mengenai TK Kemenkeu. Testimoni digitalisasi di Kemenkeu dll.
CTO dan PMO
Festival Budaya:
menyelenggarakan seminar dan public hearing untuk mendapatkan aspirasi dan
ide untuk mewujudkan outcome TK CTO
Pelaksanaan Culture re-Assesment:
survey online tentang pemahaman pegawai kemenkeu tentang RBTK dan
manfaat yang diharapkan CTO
One on one meeting
CTO
Manajemen Perubahan
Roadmap Bincang TK 2019
Bincang TK IV
Bincang TK I
Bincang TK II
Bincang TK III
•
membangun awareness dan
peningkatan engagement para
stakeholders dalam penerapan dua IS
RBTK 2019 yaitu:
IS #2 Office Automation dan
IS #8 Shared Service and Government
Platform
•
Bekerja sama dengan PMO DJPB
•
membangun awareness dan peningkatan
engagement para stakeholders dalam
penerapan
o nilai-nilai Kementerian Keuangan,
o IS RBTK Modern IS #3 Organisasi & SDM
o IS #4 e-Learning
•
Bekerja sama dengan PMO BPPK dan Setjen
•
membangun awareness dan peningkatan
engagement para stakeholders dalam
penerapan
o IS#1 The new Thinking of Working,
o IS #6 Joint Program,
o IS #5 Unified Revenue Account Management,
o IS #9 Penyediaan Data Transaksi Pemda
•
Bekerja sama dengan PMO DJP, DJBC, DJKN,
DJPB, DJPK, ITJEN, DJA, dan INSW
•
Bagian dari manajemen
perubahan dalam Program
Digital Transformation dan
showcase output/outcome
IS Digital.
•
Bekerja sama dengan
Seluruh PMO UE I
Manajemen Perubahan
Pelibatan Duta Transformasi
TUJUAN
melaksanakan change
management Program
reform;
memastikan stakeholder
terlibat dan mendukung
Program reform.
Tugas
1. melakukan sosialisasi, membantu proses perubahan Program reform di unit kerja masing-masing;
2. mengumpulkan umpan balik, baik dari pemangku kepentingan internal maupuneksternal;
3. berpartisipasi dalam kegiatan reform;
4. menjadi penghubung antara CTO dan PMO dengan pegawai;
5. menjadi role model dengan menerapkan inisiatif dan menunjukkan pola pikir yang semakin berfokus pada layanan pelanggan; dan menjadi role model dengan menerapkan nilai-nilaiKemenkeu.
Rule of the Game
1. Change Agent dan Lighthouse Team bekerja
bersama untuk melaksanakan Program Kerja Duta Transformasi.
2. Change Agent dan Lighthouse Team mengajak
pejabat dan pegawai di unitnya untuk mengikuti akun media sosial Transformasi Kelembagaan dan akun Kemenkeu.
3. Setiap kegiatan harus diunggah di media sosial dan mention akun media sosial Transformasi Kelembagaan dan Kemenkeu
4. Untuk IHT di lingkungan masing-masing, tidak harus dilakukan secara mandiri, dapat
Manajemen Perubahan
Program Kerja Duta Transformasi
01
02
04
03-04
05-06
07
08-09
10-11
Permintaan Usulan
Nama
Penyusunan Strakom Duta
Penetapan KMK Duta
Bincang Transformasi I
Pembentukan jalur komunikasi
(mis. WAG)
Sosialisasi IS RBTK,
Diseminasi hasil Bincang
Transformasi I
Bincang
Transformasi II
Internalisasi Kode Etik
dan diseminasi hasil
Bincang Transformasi II
Internalisasi IS The
New Thinking of
Working dan IS terkait
Bincang Transformasi III
Sosialisasi Bincang
Transformasi III
Evaluasi dan Workshop
Duta II (Duta Teraktif
2019) dalam Festival
Performance Management
Program Monitoring dan Perfornance Management
Jan
Steering Committee
Meeting
Start
Monitoring
capaian melalui
Forum Manajer
Kinerja
Steering Committee
Meeting, membahas
Progress Capaian
Monitoring capaian
melalui Forum
Manajer Kinerja
Leaders’
Offsite
Meeting
April
Juli
Okt
Des
Intra (Informasi Transformasi) Updating MITRA Dilakukan sepanjang tahun, dikoordinasikan oleh CTO
One-on-one Meeting Vidcon Meeting
Performance Management
Program Monitoring dan Perfornance Management
MoF Institutional Transformation Application
