MODUL SEBC 07 : PELAPORAN

(1)

MyDoc/Pusbin-KPK/Draft1

PEKERJAAN

PELATIHAN AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN

JEMBATAN

(SUPERVISION ENGINEER OF BRIDGE

CONSTRUCTION)

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM

BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA

PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN

KONSTRUKSI (PUSBIN-KPK)

MODUL

SEBC – 07 :

PELAPORAN

(2)

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _i

KATA PENGANTAR

Pelaporan yang mencakup kegiatan penyusunan dan penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap pelaksanaan pekerjaan merupakan salah unsur dalam pelaksanaan manajemen proyek.

Laporan merupakan unsur yang penting untuk mengetahui informasi tingkat kemajuan pelaksanaan yang diperlukan baik oleh pengelola proyek maupun atasannya dalam rangka pengendalian proyek.

Modul ini disusun berdasarkan dokumen kontrak yang selama ini dipakai oleh proyek-proyek pemerintah terutama proyek-proyek di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, Departemen Pekerjaan Umum.

Dengan mempelajari modul ini diharapkan para pengawas pekerjaan jembatan dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai ketentuan-ketentuan dokumen kontrak sehingga dapat melakukan tugas pengawasannya secara profesional sesuai ketentuan dokumen kontrak dan mewujudkan sasaran proyek secara tepat mutu, tepat waktu , dan tepat biaya.

Demikian modul ini dipersiapkan untuk membekali seorang Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) dengan pengetahuan yang berkaitan dengan aspek hukum dan aspek non teknis lainnya agar produk desain yang disiapkannya sudah mempertimbangkan aspek-aspek lain yang riil berlaku di dalam upaya memberikan pelayanan kepada publik atau pengguna jalan.

Jakarta, Desember 2006 Penyusun

(3)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _ii

LEMBAR TUJUAN

JUDUL PELATIHAN : Pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) MODEL PELATIHAN : Lokakarya terstruktur

TUJUAN UMUM PELATIHAN :

Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu mengawasi pelaksanaan pekerjaan jembatan sesuai dengan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan dokumen kontrak lainnya.

TUJUAN KHUSUS PELATIHAN :

Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu:

1. Menerapkan ketentuan UUJK, mengawasi penerapan K3 dan memantau lingkungan selama pelaksanaan pekerjaan jembatan

2. Menerapkan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan ketentuan dokumen kontrak yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan jembatan

3. Menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat pra-pelaksanaan (pre construction

meeting/PCM), rapat-rapat pembahasan (berkala dan khusus), dan rapat

pembuktian (show cause meeting/SCM)

4. Melakukan pengawasan pelaksanaan metode kerja setiap kegiatan pekerjaan jembatan

5. Melakukan pengawasan mutu, dimensi, kuantitas dan waktu pelaksanaan pekerjaan jembatan

6. Membantu pengguna jasa dalam menyelenggarakan administrasi pelaksanaan kontrak

7. Memeriksa laporan pelaksanaan dan membuat laporan pengawasan

8. Membantu proses serah terima hasil pekerjaan pertama (provisional hand

over/PHO), mengawasi pelaksanaan pemeliharaan (warranty period) dan membantu

(4)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _iii

NOMOR : SEBC – 07 JUDUL MODUL : PELAPORAN TUJUAN PELATIHAN :

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU)

Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu memeriksa laporan pelaksanaan dan membuat laporan pengawasan.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK)

Pada akhir pelatihan peserta mampu :

1. Memeriksa laporan pelaksanaan yang diperlukan selama masa kontrak 2. Membuat laporan pengawasan

(5)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i LEMBAR TUJUAN ... ii DAFTAR ISI ... iv DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI

PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision

Engineer of Bridge Construction) ... vi DAFTAR MODUL ... vi PANDUAN INSTRUKTUR ... vii BAB I PENDAHULUAN

1.1. PENGERTIAN ... I-1 1.2. MAKSUD DAN TUJUAN ... I-1 1.3. SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN ... I-2 1.4. MANFAAT DAN KONSEKUENSI ... I-3 1.5. FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN ... I-3 1.5.1. Fungsi Laporan ... I-3 1.5.2. Syarat Laporan ... I-4

BAB II LAPORAN PELAKSANAAN

2.1. LAPORAN HARIAN ... I-1 2.2. LAPORAN MINGGUAN ... I-1 2.3. LAPORAN BULANAN ... I-2 2.4. TUGAS & TANGGUNG-JAWAB

PEMBUAT LAPORAN ... I-3 2.5. ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN

PEKERJAAN ... I-3 2.6. RUJUKAN LAPORAN ... I-5

BAB III LAPORAN PENGAWASAN

LAPORAN YANG DIHASILKAN ... II-1 LINGKUP KEGIATAN PENGAWASAN ... II-2 SASARAN DALAM PENGAWASAN ... II-2 LAPORAN DIREKSI TEKNIS ... II-3 LAPORAN AKHIR PROYEK ... II-5

(6)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _v

4.1 UMUM ... III-1 4.2 MAKSUD DAN TUJUAN ... III-1 4.3 WAKTU PENGIRIMAN / PENYAMPAIAN

LAPORAN ... III-1 4.3.1 Tepat Waktu ... III-2 4.3.2 Tepat Kirim ... III-2

RANGKUMAN DAFTAR PUSTAKA HAND OUT

(7)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _vi

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN

AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN

(Supervision Engineer of Bridge Construction)

1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Pengawasan

Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) dibakukan

dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kerja sehingga dalam Pelatihan Ahli Pengawasan

Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) unit-unit

tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan.

2. Standar Latih Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut.

3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision

(8)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _vii

DAFTAR MODUL

Jabatan Kerja : Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan

(Supervision Engineer of Bridge Construction/SEBC) Nomor

Modul Kode Judul Modul

1 SEBC – 01 UUJK, K3 dan Pemantauan Lingkungan

2 SEBC – 02 Dokumen Kontrak

3 SEBC – 03 Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan 4 SEBC – 04 Pengawasan Pekerjaan Jembatan 5 SEBC – 05 Pengawasan Mutu, Kuantitas dan Waktu 6 SEBC – 06 Administrasi Kontrak

7 SEBC – 07 Pelaporan

(9)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _viii

PANDUAN INSTRUKTUR

A. BATASAN

NAMA PELATIHAN : AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN

(Supervision Engineer of Bridge Construction )

KODE MODUL : SEBC - 07

JUDUL MODUL : PELAPORAN

DESKRIPSI : Materi ini berisi tentang Laporan Pelaksanaan, Laporan

Pengawasan dan Waktu Penyampaian Laporan yang

memang penting untuk diajarkan pada suatu pelatihan bidang jasa konstruksi sehingga perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan pekerjaan konstruksi betul-betul dapat dikerjakan dengan penuh tanggung jawab yang berazaskan efektif dan efisien, nilai manfaatnya dapat mensejahteraan bangsa dan negara.

TEMPAT KEGIATAN : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya.

(10)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _ix

B. KEGIATAN PEMBELAJARAN

Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung

1. Ceramah Pembelajaran  Pengantar

 Menjelaskan TIU dan TIK serta pokok pembahasan

 Menjelaskan Pendahuluan  Merangsang motivasi peserta

untuk mengerti/memahami dan membandingkan

pengalamannya  Bab I - Pendahuluan Waktu = 30 menit

 Mengikuti penjelasan, pengantar, TIU,TIK, dan pokok bahasan.

 Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan pengalaman

OHT

2. Ceramah Bab II Laporan Pelaksanaan

 Pengertian

 Maksud dan Tujuan

 Syarat Penyusunan Laporan  Manfaat dan Konsekuensi  Fungsi dan Syarat Laporan  Laporan Harian

 Laporan Mingguan

 Tugas & Tanggung Jawab Pembuat Laporan

 Arsip Dokumen Pelaksanaan Pekerjaan

 Rujukan Laporan Waktu = 120 menit

 Mengikuti ceramah dengan tekun dan memperhatikan hal-hal penting yang perlu di catat

 Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta yang ada di lapangan dan atau pengalaman

OHT

3. Ceramah Bab III Laporan Pengawasan

 Laporan yang dihasilkan  Lingkup Kegiatan Pengawasan  Sasaran dalam Pengawasan  Laporan Direksi Teknis  Laporan Akhir Proyek Waktu = 60 menit

 Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta dilapangan dan atau pengalaman

OHT

4. Ceramah Bab IV Waktu Laporan  Tepat Waktu

 Tepat Pengiriman Waktu = 30 menit

 Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta dilapangan dan atau pengalaman

(11)

SEBC-07: Pelaporan Bab I: Pendahuluan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _I-1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 PENGERTIAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas kepada pihak yang diberi tugas.

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi.

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam kegiatan.

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus. Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian kegagalan pekerjaan konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin.

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas.

(12)

Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk perincian kegiatannya.

Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut ditolak atau diterima.

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya.

1.3 SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan, termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang diambil.

(13)

1.4 MANFAAT DAN KONSEKUENSI

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat bermanfaat untuk:

 memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;

 mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan

 dapat dipergunakan sebagai:

 bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan  dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.

1.5 FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil nyata dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai dan berarti pula pi,pinan mampu bertanggung jawab secara sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.

Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup 3 pokok dasar, yakni:

1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan keadaan secara nyata dari proyek.

2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai proyek termasuk penyebabnya.

3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan masalah secara tepat.

1.5.1 Fungsi Laporan

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:

a. Pertanggungjawaban (Accountability)

Laporan yang disampaikan oleh pemimpin proyek kepada atasannya merupakan suatu pertanggungjawaban sesuai dengantugas yang dibebankan kepadanya. Di samping itu laporana merupakan salah satu alat penilaian bagi pimpinan, oleh

(14)

karenannya laporan harus berisi informasi yang benar, tepat dan lengkap serta dapat dipertanggungjawabkan.

b. Pengawasan (Control)

Laporan yang disampaikan secara teratur dan berkala akan memungkinkan pimpinan mampu mengadakan evaluasi atas hasil nyata yang dicapai terhadap hasil yang direncanakan. Sewaktu-waktu pimpinan dapat melakukan pengecekan secara langsung ke lapangan atau melakukan penelitian yang mendalam atas kebenaran isi laporan.

c. Penyampaian informasi

Bagi pimpinan, laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya. Setiap kegatan mempunyai hubunggan dengan unit-unit lain, oleh karenanya laporan selain disampaikan secara vertikal, perlu juga disampaikan secara horisontal.

d. Alat/bahan pengambil keputusan

Setiap saat pemimpin proyek harus mengambil keputusan yang diperlukan. Untuk itu dibutuhkan data dan informasi yang relevan. Dengan demikian laporan harus memuat data yang lengkap, benar dan terkini, sehingga pengembilan keputusan yang diperlukan dapat segera dilakukan dan tindakan yang tepat dapat diambil untuk pelaksanaan pekerjaan lebih lanjut.

1.5.2 Syarat Laporan

Agar laporan memberikan daya guna yang optimal, maka laporan harus memenuhi syarat-syarat dan berisi informasi yang baik, sesuai kebutuhan bagi pimpinan atau pihak yang berkepentingan untuk pengambil keputusan atau tindakan.

Syarat-syarat tersebut sebagai berikut:

a. Laporan harus benar dan obyektif

Laporan yang benar-benar obyektif akan mampu menggali dan menyajikan kondisi-kondisi nyata, kemampuan pelaksanaan, kekurangan/hambatan yang terjadi dan lain-lain. Apapun obyeknya, faktor laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Data yang dimasukkan harus erat hubungannya atau relevan dengan masalah yang akan dikemukakan, sehingga keputusan yang akan diambil pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan tersebut.

(15)

b. Laporan harus jelas dan cermat

Laporan harus memuat data yang diseleksi dari sekian banyak dan ragam data agar permasalahan yang disampaikan cukup jelas dan tidak kabur. Informasi yang bebas dari kesalahan dan tepat atu akurat akan lebih berguna bagi penerima laporan dalam menilai permasalahan dan mengambil keputusan tindak lanjutnya. Penyusun laporan harus menempatkan dirinya pada penerima/pembaca laporan sehingga susunan kalimat, materi serta istilah yang digunakan harus dapat benar-benar dimengerti.

c. Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya. Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:

1) Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.

2) Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah atau pertanyaan baru.

3) Disertai data penunjang.

d. Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan.

e. Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.

(16)

f. Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan da[pat menimbulkan hal-hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau penilaian negartif atasan. Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan, maka sesuai ketentuan kontrak perlu dibuat laporan hasil pekerjaan berupa Laporan harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Triwulanan, dan Laporan Akhir. Untuk dapat memberikan informasi yang lengkap, maka ruang lingkup laporan harus meliputi aspek-aspek teknis, finansial, dan manajemen proyek agar dapat digunakan sebagai masukan bagi pengendali dan pengawas proyek dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan.

(17)

SEBC-07: Pelaporan Bab II: Laporan Pelaksanaan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _II-1

BAB II

LAPORAN PELAKSANAAN

2.1. LAPORAN HARIAN

Pelaksana proyek harus membuat buku harian yang mencacat seluruh rencana dan realisasi kegiatan pekerjaan yang selanjutnya akan dipakai sebagai bahan penyusunan lapran harian. Laporan harian ini mencakup informasi harian mengenai semua kelengkapan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, realisasi kemajuan pekerjaan, perbandingan antara realisasi pekerjaan terhadap rencana kerja, dan permasalahan yang ada, yang antara lain terdiri dari:

 Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah;

 Bahan: jenis dan jumlah;

 Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi;

 Perubahan desain, gambar rencana;

 Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan;

 Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan kuantitas pekerjaan terlaksana;

 Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan;

 Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap untuk satu obyek yang sama;

 Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan.

Dari laporan harian harus dapat diperoleh informasi sebab-sebab terjadinya keterlambatan pekerjaan.

Sebagai tambahan, laporan harian ini merupakan dasar bagi penyusunan pelaporan lainnya. Oleh karena itu, suatu laporan harian yang lengkap dan akurat akan sangat bermanfaat untuk keperluan penyusunan laporan mingguan.

2.2. LAPORAN MINGGUAN

Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan (volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan

(18)

memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan deviasi, hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir. Selain hal tersebut di atas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan permasalahan: personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya pemecahan permasalahan yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang telah ditetapkan dalam rapat mingguan.

Penyusunan laporan mingguan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi laporan harian yang bersangkutan serta laporan mingguan sebelumnya.

2.3. LAPORAN BULANAN

Laporan bulanan secara umum merupakan rangkuman laporan mingguan yang berisi hasil kemajuan pekerjaan bulanan. Penyusunan laporan bulanan ini juga sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan keakurasian laporan mingguan yang telah disusun sebelumnya.

Secara garis besar, laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai kemajuan pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen, yang antara lain terdiri dari:

 Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

 Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

 Perbandingan realisasi dan rencana kemajuan pelaksanaan pekerjaan (kurva-S), serta deviasi yang terjadi;

 Sertifikat dan perincian pembayaran bulanan;

 Foto dokumentasi, rangkuman kondisi cuaca harian,

 Review design, CCO, dan perubahan Kontrak (bila ada);

 Rangkuman tentang berbagai permasalahan yang timbul beserta upaya pemecahannya sesuai dengan hasil penetapan dalam rapat bulanan. Seyogyanya, hal ini dibuat dalam suatu format yang berisi, antara lain:

o Rencana kerja, realisasi kemajuan pekerjaan, dan deviasi yang terjadi;

o Permasalahan yang timbul, beserta cara dan tingkat penyelesaiannya;

o Tindak lanjut penyelesaian permasalahan, yang mencakup penunjukan penanggung jawab dan batas waktu penyelesaian permasalahan.

(19)

2.4. TUGAS & TANGGUNG-JAWAB PEMBUAT LAPORAN

Setiap jenis laporan seperti tersebut di atas, kecuali laporan direksi teknis dan laporan akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses sebagai berikut:

 dibuat oleh penyedia jasa,

 diperiksa oleh direksi teknis, dan

 disetujui oleh direksi pekerjaan.

Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana, yaitu:

 dibuat langsung oleh direksi teknis, dan

 diperiksa untuk mendapat persetujuan direksi pekerjaan.

Untuk keperluan distribusi laporan, maka setiap laporan dibuat dalam jumlah rangkap tertentu, yaitu sebagai berikut:

URAIAN

LAPORAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN DIREKSI

TEKNIS AKHIR Direksi Pekerjaan

(Pengguna Jasa) Asli Asli Asli Asli Copy-3 Atasan Pengguna Jasa - - Copy-1 Copy-1 Asli Atasan Langsung

Pengguna Jasa - - Copy-2 Copy-2 Copy-1 Penyedia Jasa (Kontraktor) Copy-1 Copy-1 Copy-3 - Copy-2 Direksi Teknis (Konsultan

Supervisi) Copy-2 Copy-2 Copy-4 - -

Jumlah 3 3 5 3 4

2.5. ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN

Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan, penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk dapat memenuhi ketentuan-ketentuan dibawah ini:

(20)

 UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi:

o Sehubungan dengan kegagalan bangunan, maka pertanggungjawaban

pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan konstruksi (pemilik, perencana, pelaksana, dan pengawas) masih terus berlanjut setelah penyerahan akhir pekerjaan;

o Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan tersebut

ditentukan sesuai dengan umur rencana konstruksi dengan paling lama 10 (sepuluh) tahun sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi.

 PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi:

o Kegagalan bangunan adalah merupakan keadaan dimana bangunan tidak

dapat berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian ditinjau dari sisi teknis, manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan umum, sebagai kesalahan penyedia jasa dan atau pengguna jasa setelah penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. Kegagalan bangunan dapat terjadi karena kesalahan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, ataupun pengelolaan; yang selanjutnya menjadi tanggungjawab masing-masing pihak.

o Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan harus

dinyatakan secara tegas dalam Dokumen Kontrak.

Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan diserahkan kepada penyelenggara jembatan, antara lain terdiri dari:

 Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen;

 Seluruh laporan pelaksanaan pekerjaan;

 Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan;

 Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;

 Berita acara dan notulen rapat;

 Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan);

 Gambar terlaksana (as-built drawing);

 Laporan akhir.

Dokumen-dokumen tersebut di atas diperluan untuk kegiatan penyelenggaraan jembatan dalam hal-hal sebagai berikut:

 Catatan sejarah penanganan jembatan;

(21)

 Pemeliharaan; dan

 Pengoperasian.

2.6. RUJUKAN LAPORAN

Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut:

 Keppres No. 80/2003: Lampiran I, Bab II.D.2.c mengenai Laporan hasil Pekerjaan;

 Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab IV.A.26 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;

 Kepmen Kimpraswil No. 349/2004 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan), Bab VI Huruf R angka 12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan

 Kepmen Kimpraswil No. 349/2004, Bab V.R.12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;

 UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi;

 PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi; dan

(22)

SEBC-07: Pelaporan Bab III: Laporan Pengawasan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _III-1

BAB III

LAPORAN PENGAWASAN

Laporan pengawasan pekerjaan jembatan diperlukan untuk mengendalikan kelancaran pelaksanaan pekerjaan yang sedang dikerjakan, sehingga didapat hasil kerja yang sesuai dengan bestek dan persyaratan teknis lainnya serta dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai peraturan yang berlaku.

Pengawasan yang dilakukan menyangkut masalah kuantitas, kualitas, biaya dan waktu pelaksanaan sehingga terwujudnya bangunan dan kelengkapannya sesuai dengan dokumen kontrak.

Secara keseluruhan lingkup yang masuk dalam pekerjaan pengawasan proyek adalah meliputi :

a. Perencanaan (Planning) b. Pengorganisasian (Organizing) c. Penggerakan (Motivating) d. Pengawasan (Controlling)

Rencana terperinci adalah sebuah dokumen dimana di dalamnya terdapat segala sesuatu yang direncanakan dari awal termasuk segala usaha yang dilakukan dalam menyelesaikan proyek.

3.1. LAPORAN YANG DIHASILKAN

Dokumen yang dihasilkan selama proses pengawasan adalah sbb : 1. Program kerja, alokasi tenaga dan konsep pekerjaan pengawasan;

2. Buku Harian Lapangan (BHL) yang memuat kejadian, perintah atau petunjuk yang penting konsultan pengawas atau direksi yang dapat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan, konsekwensi keuangan, keterlambatan penyelesaian dan tidak terpenuhinya syarat teknis;

3. Laporan Harian Lapangan yang berisikan keterangan tentang tenaga kerja, bahan-bahan yang datang, diterima atau ditolak, alat-alat, pekerjaan yang diselesaikan,waktu pekerjaan dan laporan cuaca;

(23)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _III-2 4. Laporan Mingguan, sesuai resume laporan harian yang berisi kemajuan pekerjaan, penyimpangan-penyimpangan yang terjadi serta tindakan perbaikan yang telah dilakukan;

5. Laporan Bulanan yang merupakan resume laporan mingguan;

6. Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk angsuran pembayaran serta dilengkapi dengan photo visual;

7. Surat Perintah Perubahan Pekerjaan (addendum) dan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan Tambah/Kurang bilamana terdapat perubahan pekerjaan;

8. Surat Perintah Perubahan Waktu Pelaksanaan (adendum) dan Berita Acara Perubahan Waktu Pelaksanaan bila terdapat perubahan waktu pelaksanaan pekerjaan;

9. Gambar Kerja terinci (Shop Drawing), Bar Chart dan S Curve serta Network Planing yang dibuat sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai;

10. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Pertama (Provisional Hand Over); 11. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Kedua (Final Hand Over);

12. Laporan Gambar Terlaksana (As Built Drawing).

3.2. LINGKUP KEGIATAN PENGAWASAN

Secara umum lingkup pengawasan suatu proyek konstruksi adalah dalam kegiatan membandingkan antara rencana dengan realisasi yang meliputi :

1. Pengawasan kualitas pekerjaan konstruksi

2. Pengawasan kesesuaian gambar dengan spesifikasi

3. Pengawasan waktu penyelesaian proyek sesuai dengan yang diharapkan 4. Pengawasan biaya sesuai dengan biaya yang tersedia

5. Melakukan tindakan koreksi atas penyimpangan yang terjadi selama pelaksanaan berlangsung.

3.3. SASARAN DALAM PENGAWASAN

Untuk melaksanakan suatu jenis pekerjaan diperlukan sumberdaya, dengan demikian pengawasan yang dilakukan diarahkan pada sumberdaya yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan bersangkutan yaitu :

1. Bahan

 Pengawasan terhadap mutu bahan, tanggal pengadaan, jumlah bahan yang dibeli untuk suatu periode tertentu.

(24)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _III-3 2. Tenaga Kerja

 Pengawasan terhadap pengadaan jumlah tenaga dan kualifikasi tenaga tersebut.  Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja.

3. Peralatan

 Pengawasan terhadap mobilisasi peralatan, jumlah dan jenis peralatan.  Pengawasan terhadap penggunaan peralatan, bahan bakar dan hasil kerja.  Pengawasan terhadap pemeliharaan.

4. Hasil Kerja

 Pengawasan terhadap kemajuan hasil pelaksanaan.  Pengawasan terhadap mutu hasil pelaksanaan.

5. Metode Kerja

Pengawasan terhadap metoda kerja yang dilakukan di lapangan apakah sesuai dengan kondisi lapangan yang ada.

3.4. LAPORAN DIREKSI TEKNIS

Laporan ini disusun oleh direksi teknis dan terdiri dari:

 Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report) dibuat oleh personil inti

(key personel), mulai dari inspector, Engineer (highway, material, bridge, dan structure), site engineer (Engineer Representative), Pemimpin Proyek/Bagian Proyek. Dalam laporan ini dicatat:

1. Hari dan tanggal 2. Keadaan cuaca

3. Aktivitas kegiatan di hari itu, termasuk instruksi-instruksi dan tindakan turun tangan kepada Kontraktor.

4. Kegiatan pekerjaan kontraktor di lapangan

5. Masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan penyelesaiannya 6. Diskusi-diskusi dengan Kontraktor yang dianggap penting. 7. Tamu-tamu resmi yang diinspeksi ke proyek.

8. Pekerjaan atau material yang ditolak dan alasannya

9. Jam mulai dan selesainya operasi hari itu dari personil dan peralatan. 10. Kedatangan dan pemindahan peralatan.

(25)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _III-4 Laporan tugas inspektur lebih detail dari lingkup tugas yang menjadi tanggung jawabnya laporan pemimpin proyek atau site Engineer merupakan kondisi secara umum. Semua laporan harian tersebut merupakan arsip permanen pada penyelesaian proyek.

 Laporan Bulanan diperlukan sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman data

berupa:

o Kemajuan fisik di lapangan, termasuk perbandingan bobot realisasi dan rencana, serta deviasi yang terjadi;

o Hasil pengawasan pelaksanaan pekerjaan; o Hasil pengujian kualitas pekerjaan;

o Hasil perhitungan kuantitas pekerjaan;

o Permasalahan yang terjadi di lapangan dan penanganan yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;

o Kelengkapan dokumen berupa foto dokumentasi, kondisi cuaca, perubahan Kontrak (bila ada).

 Laporan Triwulan merupakan rangkuman laporan bulanan yang berisi hasil

kemajuan pekerjaan triwulan. Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah disusun sebelumnya. o Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

o Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

o Perbandingan realisasi - rencana pelaksanaan (kurva-S); o Rekapitulasi sertifikat pembayaran bulanan;

o Ringkasan pengendalian mutu pekerjaan;

o Ringkasan perhitungan kuantitas dan pembayaran pekerjaan; dan

o Permasalahan yang terjadi selama triwulan yang bersangkutan dan penanganan yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;

 Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang

telah dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan sementara (PHO). Secara teknis laporan ini terdiri dari:

o Justifikasi teknik/Review Design; o Rekapitulasi kemajuan pekerjaan; o Monitoring penggunaan peralatan; o Kegiatan mata pembayaran utama;

(26)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _III-5 o Ringkasan pengendalian mutu;

o Ringkasan kuantitas akhir, yang harus sesuai dengan kuantitas dalam Kontrak; o Petunjuk pemeliharaan, pengoperasian, dan pemanfaatan;

o Hal-hal khusus tentang pekerjaan perlu penanganan yang berkaitan dengan kondisi tanah, drainase, dan perkerasan;

o Status perintah perubahan (Change Order) dan adendum kontrak; o Program masa pemeliharaan;

o Hal ikhwal tentang AMDAL; dan o Lampiran - lampiran, yang terdiri dari:

 Jadwal pelaksanaan;  Berita Acara PHO;  Gambar tipikal;

 Gambar kerja (Shop drawing);

 Gambar terlaksana (As-built drawing);  Rekapitulasi pekerjaan;

 Daftar lokasi pekerjaan perlu penanganan;

 Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir pekerjaan.

 Laporan Khusus dibuat oleh konsultan dan diserahkan kepada Pemimpin Proyek atas kejadian-kejadian yang tidak terduga seperti:

o Persoalan-persoalan penting mengenai kondisi tanah antara lain, longsoran, erosi karena banjir.

o Perpanjangan waktu pelaksanaan o Penyimpangan terhadap spesifikasi o Hal-hal lain yang dianggap perlu.

3.5. LAPORAN AKHIR PROYEK

Laporan Akhir Proyek disusun oleh direksi pekerjaan berdasarkan Laporan Akhir direksi teknis, dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan sampai dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain terdiri dari:

 Hasil pemeriksaan terhadap pekerjaan pemeliharaan, dan penyelesaian sisa pekerjaan;

 Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan

(27)

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _III-6

o Sertifikat Berakhirnya Masa Pemeliharaan;

o Berita Acara Penyerahan Akhir (FHO);

o Gambar terlaksana (as-built drawing); dan

o Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir pekerjaan.

(28)

SEBC-07: Pelaporan Bab IV: Waktu Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _IV-1

BAB IV

WAKTU PELAPORAN

4.1. UMUM

Secara umum pada pelaksanaan proyek-proyek di bidang jembatan ditemui beberapa permasalahan dalam pembuatan laporan seperti:

 tidak disiplin dan tepat waktu;  laporan kurang lengkap;  laporan kurang akurat; dan

 manfaat laporan kurang dipahami.

Akibat hal-hal tersebut maka dapat berakibat antara lain:

 Pengambialn keputusan dan tindakan turun tangan oleh pengendali proyek tidak tepat dan terlambat;

 Keterlambatan pelaksanaan proyek menjadi berlarut-larut tanpa keputusan yang pasti;

4.2. MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dibuat dengan maksud memberikan informasi kepada semua bagian atau unit kerja terkait berbagai hal mengenai pelaksanaan pengawasan pekerjaan jembatan yang sekiranya diperlukan sesui dengan tugas masing-masing dengan dapat menyiapkan diri dan mengambil langkah-langkah seperlunya untuk mendukung pelaksanaan pengawasan pekerjaan jembatan sehingga dapat lancar dan berhasil dengan baik yang pada dasarnya sangat mernbantu kelancaran pekerjaan dan keberhasilan suatu proyek.

4.3. WAKTU PENGIRIMAN/PENYAMPAIAN LAPORAN

Laporan-laporan yang dibuat atau disusun (Laporan Harian, Laporan Mingguan / Bulanan), secara hirarkhis disampaikan kepada unit-unit atasan. Laporan harus disampaikan dengan tepat waktu dan tepat kirim.

(29)

SEBC-07: Pelaporan Bab IV: Waktu Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _IV-2

4.3.1. TEPAT WAKTU

Dengan tepat waktu, dimaksudkan bahwa laporan harus disampaikan sesuai dengan waktu yang tidak ditetapkan, sesuai dengan jenis laporannya.

 Laporan harian disampaikan setiap hari, pada hari yang bersangkutan atau paling lambat sehari sesudahnya atau disampaikan batas akhir yang ditentukan.

 Laporan mingguan, disamapaikan pada akhir minggu yang bersangkutan, atau sesuai dengan yang ditentukan

 Laporan-Bulanani\disampaikan pada tiap akhir bulan.

4.3.2. TEPAT KIRIM

Tepat kirim dimaksudkan bahwa laporan harus dikirim dan disampaikan kepada para pejabat pada bagian-bagian atau unit-unit kerja terkait atau institusi lain yang ditentukan, menurut jenis dan tingkat hirarkinya. Misalnya Laporan Harian dikirim dan disampaikan kepada atasan langsung atau pejabat yang ditentukan.

(30)

SEBC-07: Pelaporan Rangkuman

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _R-1

RANGKUMAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas kepada pihak yang diberi tugas.

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi.

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam kegiatan.

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus. Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian kegagalan pekerjaan konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin.

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas. Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk perincian kegiatannya.

(31)

Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut ditolak atau diterima.

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya.

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan, termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang diambil.

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat bermanfaat untuk:

 memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;

 mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan

 dapat dipergunakan sebagai:

o bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan

(32)

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil nyata dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai dan berarti pula pimpinan mampu bertanggung jawab secara sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.

Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup 3 pokok dasar, yakni:

1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan keadaan secara nyata dari proyek.

2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapi proyek termasuk penyebabnya.

3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan masalah secara tepat.

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Pertanggungjawaban (Accountability) 2. Pengawasan (Control)

3. Penyampaian informasi

4. Alat/bahan pengambil keputusan Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.

Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:

 Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.

 Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah atau pertanyaan baru.

(33)

Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan.

Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.

Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan dapat menimbulkan hal-hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau penilaian negartif atasan.

Laporan-laporan yang dibuat oleh proyek meliputi: laporan pelaksanaan terdiri atas: laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan, sedangkan laporan pengawasan terdiri atas laporan harian direksi teknis (engineer daily report, laporan bulanan, laporan triwulan, laporan akhir, dan laporan khusus serta laporan akhir proyek yang disusun oleh direksi pekerjaan

(34)

SEBC-07: Pelaporan Daftar Pustaka

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) _DP-1

DAFTAR PUSTAKA

1. Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas), 2003, Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

2. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 257/KPTS/M/2004 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi

3. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 349/KPTS/M/2004 tentang

Pedoman Penyeleggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi