1
BAB I
PENDAHULUAN
Bab pendahuluan ini memuat latar belakang masalah, tujuan, manfaat, serta pelaksanaan KKN-P yang berisi waktu, tempat dan pelaksanaan KKN-P.
1.1 Latar Belakang
Pelaksanaan pendidikan perguruan tinggi dewasa pada saat ini telah menuntut mahasiswa untuk dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan dan kemajuan teknologi serta perindustrian yang ada. Oleh sebab itu, diharapkan agar mahasiswa mempunyai ketrampilan dan kemampuan aplikatif terhadap dunia nyata khususnya yang berkaitan dengan disiplin ilmu yang ditekuninya.
Program Pendidikan S-1 saat ini berorientasi pada kemampuan teoritis yang telah mencukupi kepada mahasiswa, namun kurang dalam pelaksanaan aplikatif dan praktik khususnya di lapangan sehingga timbul kesenjangan antara teori yang didapatkan di perkuliahan dengan kondisi yang sebenarnya yang ada di lapangan. Oleh karena itu, Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang mewajibkan mahasiswanya untuk melaksanakan Kuliah Kerja Nyata - Praktek (KKN-P) pada perusahaan yang sesuai dengan bidang kajian yang dipilih oleh mahasiswa, sehingga harapannya ke depan adalah mahasiswa dapat mengetahui dan memahami gambaran nyata aplikasi ilmu yang dipelajarinya selama perkuliahan di Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang.
Oleh karena itu untuk memenuhi harapan tersebut, maka kami melaksanakan kegiatan KKN-P di PT. Tembakau Djajasakti Sari atau lebih dikenal dengan PT. TDS. PT. TDS ini merupakan perusahaan yang bergerak dibidang produk rokok. Dengan demikian, diharapkan bahwa Praktik Kerja Nyata di PT. Tembakau Djajasakti Sari akan sangat menunjang perluasan wawasan dan pengaplikasian ilmu keteknikan di dunia industri secara nyata.
Dalam hal ini, penulis mengambil topik Pengendalian Kualitas (Quality Control) agar mengetahui bagamaina cara mengontrol kualitas rokok dengan baik di Departemen Produksi PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS).
2 1.2 Tujuan Kuliah Kerja Nyata-Praktik 1.2.1 Tujuan Bagi Mahasiswa
Berikut merupakan tujuan pelaksanaan kegiatan KKN-P bagi mahasiswa: 1. Mengetahui seluk-beluk dunia kerja.
2. Memperoleh kesempatan untuk menerapkan pengetahuan dan ketrampilan yang telah diperoleh di Universitas Brawijaya.
3. Memperoleh kesempatan untuk mempelajari keterampilan dan pengetahuan baru melalui kegiatan di lapangan.
4. Memperoleh kesempatan untuk membandingkan kemampuan dan hasil kerjanya dengan kemampuan hasil kerja para pekerja yang telah berpengalaman. Dengan mengetahui perbandingan ini diharapkan mahasiswa dapat memperluas cakrawala dan pengembangan diri selanjutnya.
1.2.2 Tujuan Bagi Universitas Brawijaya
Berikut merupakan tujuan pelaksanaan kegiatan KKN-P bagi Universitas Brawijaya:
1. Mendapatkan umpan balik dari lapangan mengenai isi materi yang telah diberikan di bangku kuliah.
2. Memperoleh masukan tentang masalah-masalah di tempat praktek kerja lapangan. 3. Dapat mengembangkan badan penelitian yang ada di Universitas.
1.2.3 Tujuan Bagi PT. Tembakau Djajasakti Sari, Malang
Berikut merupakan tujuan pelaksanaan kegiatan KKN-P bagi PT. Tembakau Djajasakti Sari, Malang:
1. Memperoleh masukan yang mungkin dapat membantu penyelesaian studi kasus di kalangan sesuai dengan konsentrasinya.
2. Menjalin hubungan kerja sama dalam bidang pendidikan dengan institusi sebagai suatu badan penelitian.
3
1.3 Manfaat Kuliah Kerja Nyata-Praktik (KKN-P)
Adapun Manfaat dan kegunaan yang diharapkan dari pelaksanaan program ini adalah :
1. Manfaat Bagi Mahasiswa
a. Diharapkan mahasiswa dapat menjadi mahasiswa yang berpenagalaman kerjadan siap terjun ke dunia kerja apabila lulus
b. Memberikan kesempatan unutk mempraktikan ilmu yang pernah dipelajari, serta berinteraksi langsungdengan lingkungan kerja
c. Dapat menganalisis dan mengevaluasi sisem nyata dari sudut pandang industri d. Memperluas wawasan mahasiswa dengan mengenal proses lapangan.
2. Manfaat Bagi Universitas Brawijaya
Diharapkan dapat memberikan wadah bagi mahasiswa untuk melakukan Kuliah Kerja Nyata Praktik.
3. Tujuan Bagi Industri
a. Memperoleh masukan yang mungkin dapat membantu menyelesaikan studi kasus di kalangan industri sesuai dengan konsentrasinya.
b. Sebagai salah satu referensi bagaimana menanggulangi permasalahan tentang kepuasan kerja dan loyalitas
1.4 Pelaksanaan KKN-P 1.4.1 Kegiatan
1. Dalam pelaksanaan KKN-P ini dibagi dalam beberapa kegiatan antara lain : a. Pengarahan pelaksanaan KKN-P oleh dosen pembimbing.
b. Pelaksanaan kegiatan KKN-P di lapangan (perusahaan). c. Pembuatan Laporan KKN-P beserta bimbingan laporan. d. Penyerahan Laporan KKN-P di lapangan.
2. Pada proses pelaksanaan KKN-P di lapangan maka pihak perusahaan mempunyai wewenang penuh terhadap proses pendidikan mahasiswa terutama penyerapan pengetahuan aplikatif di perusahaan.
3. Setelah pelaksanaan KKN-P di lapangan selesai mahasiswa diwajibkan membuat Laporan KKN-P yang dibimbing oleh dosen yang ditunjuk oleh Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang dan pembimbing lapangan yang ditunjuk oleh PT. Tembakau Djajasakti Sari, Malang
4
4. Penilaian KKN-P terdiri dari dua unsur yaitu, penilaian dilapangan dari perusahaan dan penilaian Laporan KKN-P oleh dosen pembimbing.
1.4.2 Metode Pengumpulan Data
Dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata - Praktek ini digunakan dua metode dalam pengumpulan data. Adapun metode praktek yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Adalah suatu metode yang digunakan dalam mendapatkan data dengan jalan studi literatur di perpustakaan serta dengan membaca sumber-sumber data informasi lainnya yang berhubungan dengan pembahasan. Sehingga dengan penelitian kepustakaan ini diperoleh secara teori mengenai permasalahan yang dibahas.
2. Metode Penelitian lapangan (Field Research)
Metode ini digunakan dalam pengumpulan data, dimana penyelidik secara langsung terjun pada proyek penelitian, sedangkan cara lain yang dipakai dalam Field Research ini adalah :
a. Interview, yaitu suatu metode yang digunakan dalam mendapatkan data dengan jalan mengajukan pertanyaan secara langsung pada saat perusahaan mengadakan suatu kegiatan.
b. Observasi, yaitu suatu metode dalam memperoleh data, dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap keadaan yang sebenarnya dalam perusahaan.
5
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Profil PerusahaanPT Tembakau Djajasakti Sari (TDS) adalah perusahaan yang berlokasi di Malang Jawa Timur. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1934 oleh Mr The Djie Siang dengan nama NV Perusahaan Dagang dan Paberik Rokok The Djie Siang (NV The Djie Siang). Pada tahun 1989 perusahaan berganti nama menjadi PT Tembakau Djajasakti Sari (PT TDS). Aktivitas utama perusahaan adalah memproduksi dan menjual rokok (sigaret), baik Sigaret Kretek Tangan (SKT) maupun Sigaret Kretek Mesin (SKM). Semua produk dijual di pasar lokal.
Saat ini perusahaan memproduksi 3 merek untuk SKT. Sumber Subur (SS) Elite, SS Super, SS Special dan 5 merek untuk merek untuk SKM 7 merek, Goal Seven, Penzil Mas dan Surry Super. Pada tahun 2008 perusahaan membuat produk baru dengen merek Flame. Merek baru ini didistribusikan melalui perusahaan baru PT Djajasakti Indah Makmur (DIM). Produk baru ini dipasarkan pertamakali di Jember dan kemudian di Surabaya, dan direncanakan juga dipasarkan di 3 area baru, yaitu: Madiun and Malang. Dengan produk baru tersebut, perusahaan diharapkan dapat mencapai pangsa pasar yang lebih luas. Tabel 2.1 berikut menyajikan produk yang dihasilkan oleh PT TDS.
Gambar 2.2
Sigaret Kretek Tangan (SKT) Gambar 2.1
6
Tabel 2.1 Merek Rokok PT Tembakau Djajasakti Sari
G KATEGORI ISI (BATANG) DAERAH PEMASARAN
Sumber Subur Super SKT 12 Medan
Sumber Subur Elite SKT 12 Medan, Kendari
Surry Mas Merah SKM 12 Padang, Jambi
Surry Mas Putih SKM 12 Pekanbaru, Padang, Jambi, Palembang
Goal Seven SKM 16
Medan. Padang Sidempuan, Banjarmasin, Samarinda , Makassar
Surry Super SKM 16 Jambi, Bengkulu, Palembang, Lampung
Penzil Mas International SKM 16 Pekanbaru, Padang, Banjarmasin, Makassar
Flame SKM 16 Jember, Surabaya
2.2 Lokasi Perusahaan
Lokasi KKN-P terletak pada PT.Tembakau Djajasakti Sari (TDS) yang beralamat di Jalan Patimura 50-54 Malang, Jawa Timur.
Gambar 2.3 Lokasi PT.Tembakau Djajasakti Sari (TDS) Malang
2.3 Visi dan Misi Perusahaan
Berikut adalah visi dan misi dari perusahaan PT.Tembakau Djajasakti Sari (TDS). 2.3.1 Visi
Menjadi perusahaan terkemuka di pasar lokal, internasional dan internasional dengan mengutamakan produk yang berkualitas.
2.3.2 Misi
1. Menyediakan rokok kualitas tinggi yang berorientasi pasar dengan harga yang kompetitif.
2. Mengembangkan jaringan pemasaran dan distibusi lokal, nasional dan internasional.
7 2.4 Startegi Perusahaan
Strategi atau cara mencapai tujuan dan sasaran merupakan rencana yang menyeluruh dan terpadu mengenai upaya-upaya organisasi yang meliputi kebijaksanaan, program dan kegiatan dengan tetap memperhatikan sumber daya yang dimiliki serta keadaan lingkungan.
Strategi PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS) diimplementasikan dalam kebijaksanaan, program dan kegiatan yang mengacu ada visi, misi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapai perusahaan.
2.5 Organisasi dan Manajemen
Pada umumnya organisasi dan manajemen suatu perusahaan dapat dilihat dari struktur organisasinya. Dibuat dan ditetapkannya suatu struktur organisasi adalah untuk menciptakan suatu tata laksana kerja yang baik. Dalam struktur organisasi yang baik akan tampak secara jelas dalam hal pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang ada di dalam perusahaan tersebut. Begitu pula yang terdapat pada PT.Tembakau Djajasakti Sari (TDS) dimana dalam perusahaan tersebut terdapat departemen-departemen dengan tugasnya masing-masing.
2.5.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut adalah struktur organisasi secara keseluruhan dari PT.Tembakau Djajasakti Sari (TDS).
8 DIREKTUR OPERASIONAL PURCHASING MANAGER PRODUCTION MANAGER FINANCE & ACCOUNTING MANAGER HUMAN RESOURCES MANAGER SALES & MARKETING MANAGER
SUPERVISOR SUPERVISOR SUPERVISOR SUPERVISOR DIREKTUR
UTAMA
SUPERVISOR
STRUKTUR ORGANISASI
PT. TEMBAKAU DJAJASAKTI SARI (TDS)
9 2.5.2 Job Description
Berikut deskripsi pekerjaan dari masing-masing jabatan: 1. Direktur Utama
Dalam melaksanakan tugasnya, Direktur Utama bertanggung jawab untuk: a. Menentukan sasaran-sasaran perusahaan;
b. Memastikan perusahaan memiliki strategi bisnis yang efektif (termasuk di dalamnya memantau jadwal, anggaran dan efektifitas strategi tersebut);
c. Mengidenfikasi, memecahkan persoalan-persoalan finansial, seperti misalnya menyetujui atau mengadakan perubahan-perubahan didalam struktur modal; d. Menentukan pembagian keuntungan antar para pemegang saham;
e. Mengevaluasi, menyetujui dan memonitor rencana ekspansi yang akan dilakukan;
f. Menyetujui dan mengawasi semua kebijakan perusahaan;
g. Mengevaluasi dan menilai laporan pertanggung jawaban masing-masing departemen;
h. Memastikan perusahaan mematuhi hukum dan perundangan yang berlaku maupun nilai-nilai yang ditetapkan perusahaan dalam menjalankan operasinya; i. Memastikan risiko dan potensi krisis selalu diidentifikasikan dan dikelola
dengan baik.
j. Memonitor dan mengawasi masalah benturan kepentingan pada tingkat manajemen;
k. Memantau proses keterbukaan dan efektivitas komunikasi dalam perusahaan; l. Mematuhi dan menjalankan aturan main dewan direksi yang sudah disepakati
bersama.
2. Direktur Operasional
Dalam melaksanakan tugasnya Direktur Operasional bertanggung jawab untuk: a. Menyusun perencanaan strategis untuk jangka waktu selama masa jabatannya b. Menyelenggarakan dan menjamin terlaksananya pengelolaan organisasi yang
efektif, efisien, terkoordinasi dan terintegrasi
c. Melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi atas kinerja tiap departemen d. Membina, memotivasi, memfasilitasi dan menjamin peningkatan produktivitas
10
e. Menjalin, memelihara dan meningkatkan hubunan baik serta komunikasi efektif dengan pihak internal dan eksternal
f. Memanfaatkan, menjaga dan memelihara kekayaan perusahaan secara optimal sesuai arah kebijakan perusahaan
g. Menciptakan, memelihara dan menjamin suasana kerja yang kondusif, nyaman, aman, tertib, terkendali dan bersih
h. Merumuskan, mengendalikan semua kebijakan, sistem dan prosedur, strategi, tata tertib dam aturan Perusahaan;
i. Menjadi panutan sebagai pimpinan tertinggi: bijak, obyektif,serta mampu mengkoordinasikan bila ada selisih antar Departemen sesuai jalur yang benar serta memberikan solusi yang pas;
j. Memastikan perusahaan memiliki eksekutif dan manajer yang professional; k. Memastikan perusahaan memiliki informasi, sistem pengendalian, dan sistem
audit yang bekerja dengan baik;
l. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Poduction Manager a. Tugas Pokok
Production Manager bertugas pokok membantu Managing Director dalam melaksanakan kegiatan produksi baik itu produksi Sigaret Kretek Mesin (SKM) maupun Sigaret Kretek Tangan (SKT).
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugasnya Production Manager bertanggung jawab untuk: 1. Menyusun perencanaan kegiatan produksi SKM dan SKT;
2. Menyusun strategi produksi yang berkaitan dengan mesin dan tenaga kerja agar pemanfaatan sumberdaya produksi dapat digunakan seefektif dan seefisien mungkin;
3. Monitoring dan pengendalian atas pelaksanaan perencanaan kegiatan produksi dan anggaran bidang produksi;
4. Monitoring dan pengendalian terhadap kegiatan produksi SKM dan SKT; 5. Menjalin, memelihara, dan meningkatkan hubungan baik dengan bagian lain; 6. Melakukan penilaian kinerja karyawan (PKK) untuk bawahan langsung; 7. Menjaga dan memelihara aset perusahaan yang berada dibawah kendalinya;
11
8. Menciptakan, memelihara, dan menjamin suasana kerja yang kondusif, nyaman, aman, tertib, terkendali, dan bersih di lingkungan bagian/ tempat kerjanya;
9. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Managing Director sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Organisasi
Dalam melaksanakan tugas production Manager membawahi: 1. Primary Supervisor;
2. Engineering/Technic Supervisor; 3. Mechanic Supervisor;
4. Production Supervisor; 5. Quality Control Staff. 4. Finance & Accounting Manager
a. Tugas Pokok
Finance & Accounting Manager bertugas pokok untuk membantu Managing Director dalam menyelenggarakan kegiatan keuangan dan akuntansi.
b. Tanggung jawab
Dalam melaksanakan tugasnya Finance & Accounting Manager bertanggung jawab untuk:
1. Monitoring penyelenggaraan pencatatan transaksi perusahaan sampai dengan tersusunnya laporan keuangan perusahaan baik laporan keuangan umum maupun laporan keuangan fiskal;
2. Mengkoordinir dan memeriksa penyusunan anggaran perusahaan serta mengkonsolidasikannya secara menyeluruh;
3. Monitoring dan pengendalian atas pelaksanaan anggaran finance & accounting department;
4. Merencanakan dan mengendalikan arus kas perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang;
5. Menyusun anggaran biaya operasional di Finance & Accounting Department; 6. Mengatur penggunaan dana sesuai dengan kebutuhan perusahaan;
7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Managing Director sesuai dengan bidang tugasnya.
12 c. Organisasi
Dalam melaksanakan tugas pokoknya Finance & Accounting Manager membawahi:
1. Accounting Supervisor; 2. Finance Supervisor. 5. Human Resources Manager
a. Tugas Pokok
Human Resources Manager bertugas pokok untuk membantu Managing Director dalam menyelenggarakan kegiatan pengelolaan keamanan, kendaraan, hubungan industrial dan masyarakat, perijinan, pengadaan pita cukai dan sumber daya manusia.
b. Tanggung jawab
Dalam melaksanakan tugasnya Human Resources Manager bertanggung jawab untuk:
1. Menyusun anggaran untuk Human Resources Department;
2. Monitoring dan pengendalian atas pelaksanaan anggaran Human Resources Department;
3. Monitoring pelaksanaan pengadaan dan administrasi pita cukai
4. Melakukan pengurusan perijinan, antara lain: pengurusan ijin usaha, pengajuan ijin switching, pengajuan NPWP, pengajuan SIUP, Tanda Daftar Perusahaan, dan Ijin Usaha Industri (IUI), pengajuan domisili, pengajuan KTP, KSK, dan SKKB, pengajuan mematikan merk,pengajuan ijin lokasi, Ijin Peruntukan Penggunaan Tanah (IPPT), Site Plan, Ijin Mendirikan Bangunan (IMB), HO, dll
5. Menyelenggarakan program kesehatan dan keselamatan kerja;
6. Mengurus karyawan yang mengalami kecelakaan kerja baik didalam maupun diluar perusahaan;
7. Membuat laporan kecelakaan kerja ke pejabat terkait (Jamsostek dan Disnaker);
8. Melakukan penyelidikan kecelakaan kerja bekerjasama dengan depertemen terkait;
13
10. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi dengan lembaga bantuan hukum yang terkait dengan permasalahan hukum yang dihadapi perusahaan;
11. Mengurus atau mewakili perusahaan terkait dengan masalah jamsostek 12. Menyelenggarakan dan mengembangkan konsep – konsep pembinaan SDM
dalam rangka mengembangkan kemampuan kerja dan kualitas kerja SDM; 13. Melakukan Analisa dan evaluasi jabatan, penjenjangan kepangkatan (job
Grading), serta penawaran kerja (Job Offer);
14. Mengembangkan kriteria (indikator) penilaian kinerja yang tepat dan secara periodik mereview kriteria tersebut;
15. Mencari dan menentukan solusi atas permasalahan yang dihadapi oleh PSDM termasuk menentukan strategi peningkatan dan pengembangan SDM;
16. Melakukan koordinasi lintas fungsional terkait dengan PSDM;
17. Mencegah timbulnya gejolak di lingkungan perusahaan dengan menjalin hubungan yang baik dengan pegawai dan manajemen;
18. Menjembatani permasalahan yang muncul antara pegawai dan manajemen; 19. Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan (PKK) untuk bawahan langsung; 20. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Managing Director
sesuai dengan bidang tugasnya. c. Organisasi
Dalam melaksanakan tugas pokoknya Human Resources Manager membawahi: 1. Human Resources Supervisor
6. Purchasing Manager a. Tugas Pokok
Purchasing Manager bertugas pokok untuk membantu Managing Director dalam menyelenggarakan kegiatan Pembelian barang pengemas, promosi, sparepart dan umum, serta kegiatan penyimpanan barang pengemas.
b. Tanggung jawab
Dalam melaksanakan tugasnya Purchasing Manager bertanggung jawab untuk: 1. Menyusun anggaran untuk purchasing department;
2. Monitoring dan pengendalian atas pelaksanaan anggaran Purchasing Department;
14
3. Mengontrol pemrosesan semua pembelian barang dan jasa dari semua departemen yang membutuhkan sesuai dengan prosedur yang berlaku; 4. Memastikan ketepatan penyerahan barang dan jasa kepada gudang dan
departemen peminta;
5. Menjaga hubungan baik dengan supplier (ekstern) dan Intern serta pihak-pihak lain yang berpengaruh dalam kelancaran pelaksanaan proses pembelian;
6. Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan (PKK) untuk bawahan langsung; 7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Managing Director
sesuai dengan bidang tugasnya. c. Organisasi
Dalam melaksanakan tugas pokoknya Purchasing Manager membawahi: 1. Puchasing Supervisor.
7. Sales & Marketing Manager a. Tugas Pokok
Sales & Marketing Manager bertugas pokok untuk membantu Managing Director dalam menyelenggarakan kegiatan pemasaran dan penjualan.
b. Tanggung jawab
Dalam melaksanakan tugasnya Sales & Marketing Manager bertanggung jawab untuk:
1. Menyusun perencanaan strategis dalam bidang pemasaran jangka waktu selama masa jabatannya;
2. Melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi atas kinerja bidang pemasaran secara keseluruhan;
3. Mengkaji lingkungan secara terus menerus untuk mencari peluang dan merencanakan strategi baru;
4. Menetapkan design untuk semua jenis kebutuhan alat-alat peraga promosi yang diperlukan untuk brand yang berada dibawah tanggung jawabnya; 5. Menyusun budget tahunan Sales & Marketing Department;
6. Monitoring dan pengendalian atas pelaksanaan perencanaan kegiatan pemasaran dan anggaran bidang pemasaran;
15
8. Menyusun rencana strategi setiap launching merk baru (Brand Launching Strategy), mulai persiapan merk tes rasa, jenis/ type produk, melakukan survey area untuk menentukan Brand Positioningnya, menentukan area launching termasuk demarkasinya;
9. Mengembangkan wilayah (area pemasaran) baru untuk produk-produk yang ada (bedasarkan segmentasinya) dan strategy pencoverannya (Area Coverage), pendirian kantor Depo dan cabang atas dasar jarak/ luas area pengcoverannya, persiapan System, personel dan penetapan jumlah kendaraan yang diperlukan;
10. Membuat analisa dan konsep penjualan versus target;
11. Memonitor hasil penjualan (actual sales), menyangkut Horizontal Distribution serta Vertical Distribution;
12. Menyusun sistem dan prosedur penjualan dan marketing untuk pencapaian Actual Sales bedasar pada effektifitas dan effisiensi kinerja;
13. Menyediakan dan menyusun serta melaksanakan operasional pengiriman produk sampai penentuan transpotasi, asuransi sampai produk diterima ditempat tujuan;
14. Memonitor seluruh kinerja lapangan (Field Force) agar bekerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
15. Mempersiapkan Training Manual serta melaksanakan Training tenaga lapangan dan Administrasi Penjualan, baik dalam bentuk Class Training maupun Field Training;
16. Merencanakan, melaksanakan dan memonitor pelaksanaan operasional proyek-proyek Sales & marketing termasuk evaluasinya;
17. Menentukan pemilihan event promosi outdoor maupun indoor yang dikaitkan dengan merk produk dan segmentasinya;
18. Membangun Brand Identity, Brand Awareness dan Brand Image suatu produk dengan pemilihan Brand Communication yang tepat;
19. Melakukan pembinaan dan motivasi kepada staff dibawah kendalinya; 20. Menciptakan hubungan baik (relationship) dengan pelanggan pada
16
21. Menciptakan hubungan baik (relationship) dengan tokok masyarakat, pemerintah serta pejabat/aparat yang berkaitan dengan urusan – urusan ”bisnis” perusahaan khususnya Sales & Marketing;
22. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Managing director sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Organisasi
Dalam melaksanakan tugas pokoknya Sales & Marketing Manager membawahi:
1. Sales & Marketing Supervisor
2.6 Peraturan Perusahaan
Pada PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS) memeiliki peraturan perusahaan yang ditulisakan dalam bentuk pasal yang disertai dengan poin pembahasannya pada tiap pasalanya. Dimana terdapat 18 pasal, berikut adalah penjelasan untuk peraturan tersebut :
PASAL PEMBAHASAN
1 Masa percobaan dan pengangkatan pekerja
Pekerja baru harus menjalani massa percobaan selama 3 bulan dan akan dilakukan penilaian terhadap kinerjanya.
Pekerja yang berhasil pada masa kerja akan ditetapkan menjadi pekerja bulanan/harian dengan surat keputusan pengangkatan oleh perusahaan. 2 Gaji/upah
Gaji/upah adalah upah bulanan yang diberikan kepada pekerja yang besarnya sesuai dengan ketentuan perusahaan dan minimal sebesar Upah Minimu m Regional (UMR).
Penilaian Kinerja Karyawan (PKK) masing-masing karyawan akan mempengaruhi kenaikan gaji tiap tahunnya.
Pajak penghasilan ditanggung oleh pekerja sendiri, yang dipotongkan setiap bulan dari penghasilan kotor dan dibayarkan kepada pemerintah melalui pengusaha.
3 Tunjangan Hari Raya
Pekerja yang telah bekerja di perusahaan 1 tahun atau lebih berhak menerima tunjangan hari raya sebesar 1 bulan gaji.
Pekerja yang bekerja <1 tahun berhak atas tunjangan hari raya yang besarnya poposional dengan lamanya massa bekerja.
4 Waktu Kerja
Staff untuk semua departemen (akutansi dan keuangan, personalia,pemasaran,produksi dan pembelian dan bagian produksi) : Senin s/d Jumat : Jam 08.00-16.00 (istirahat jam 12.00-13.00)
17
Sabtu : Jam 08.00-14.00 (istirahat jam 12.00-13.00)
Untuk bagian produksi terdapat shift kerja yang dibagi menjadi 2 yaitu shift 1 dan shift 2
5 Pakaian Kerja dan Alat-alat kerja
Pakaian kerja sebanyak 2 stel yang diberikan oleh perusahaan untuk tahun I dan tahun II. Kemudian 1 stel di tahun-tahun berikutnya kecuali ada perubahan warna atau desain seragam.
Semua alat-alat kerja untuk menjalankan pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh perusahaan.
Pakaian seragam kerja diwajibkan untuk dipakai dari hari senin-jumat. Untuk hari sabtu pekerja dibebaskan untuk menggunakan pakaian bebas,sopan, dan rapi. Jika ada yang melanggar akan dikenai sanksi. 6 Biaya Pengobatan
Pekerja Biaya Berhak memperoleh biaya pengobatan sebesar 1 bulan gaji dalam satu tahun yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan.
Pekerja berhak memperoleh biaya pengobatan apabila telah bekerja di perusahaan satu tahun atau lebih.
Biaya pengobatan tidak diperbolehkan untuk biaya pengobatan kecantikan missal kawat gigi.
Untuk level di bawah manager, biaya pengobatan hanya digunakan untuk pegawai yang bersangkutan tidak untuk anak dan istri. Sedangkan untuk level manager ke atas, biaya pengobatan dapat digunakan untuk pegawai yang bersangkuta, anak, dan istri, dengan ketentuan : istri sah dari perkawinan pertama dan dua anak dari istri sah pertama dan anak tersebut maksimum berusia 25 tahun
7 Biaya Melahirkan
Diberikan untuk kelahiran anak pertama dari perkawinan sah dengan besar biaya atau bantuanyang diberikan perusahaan sebesar Rp.500.000,- 8 Bantuan Kematian atau duka Cita
Perusahaan memberikan bantuan kematian uang tunai sebesar Rp 500.000,-
Bantuan ini diberikan untuk kematian dari pegawai yang bersangkutan, istri/suami pekerja, anak sah pertama dan kedua dari perkawinan pertama yang sah, ayah dan ibu kandung/mertua.
9 Pembayaran upah selama pekerja sakit
Seorang pekerja yang terus-menerus dalam perawatan/pengobatan dan tidak dapat memenuhi tugasnya, selama masa sakitnya yang telah ditetapkan kebenarannya oleh dokter perusahaan atau dokter lain yang mewakili:
Untuk 4 bulan pertama dibayar 100% dari gaji/upah. Untuk 4 bulan kedua dibayar 75%dari gaji/upah. Untuk 4 bulan ketiga dibayar 50% dari gaji/upah
Untuk bulan selanjutnya dibayar 25% sebelum pemutusan hubungan kerja dilakukan.
10 Lembur
18
Uang lembur diberikan kepada pekerja yang levelnya berada di bawah supervisor yang nilainya sesuai dengan ketentuan perusahaan dengan mengacu pada Kepmen No.KEP.102.MEN/VI/2004
11 Insentif
Jumlah intensif diberikan berdasarkan prosentase tertentu dari penilaian kinerja karyawan (PKK)
Pekerja berhak atas insentif telah bekerja di perusahaan satu tahun atau lebih.
Insentif diberikan setiap 3 bulan sekalai karenanya pekerja yang tidak hadir karena alas an tertentu misal sakit, hamil, selama 1 bulan berturut-turut tidak berhak atas insentif.
12 Tidak masuk kerja dengan mendapat gaji/upah 13 Tidak masuk kerja tanpa gaji/upah
14 Ijin Meninggalkan Pekerjaan 15 Cuti dan Libur Nasional
16 Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK) 17 Pensiun
18 Penyelesaian Perselisihan
2.7 Departemen Produksi
Pada departemen produksi di PT.Tembakau Djajasakti Sari (TDS) malang dibagi menjadi 2 bagian yaitu bagian primary dan secondary . Pada departemen produksi terdapat 8 jenis produk rokok yang dibuat. Dimana pada depratemen produksi terdapat operator dan mesin yang melaksanakan dan mengawasi proses produksi yang dilakukan.
19 2.7.1 Struktur Organisasi Departemen Produksi
Berikut adalah struktur organisasi untuk departemen produksi di PT. Temabakau Djajasakti Sari (TDS). PRODUCTION MANAGER PRODUCTION SUPERVISOR PRIMARY SUPERVISOR ENGINEERING/ TECHNIC SUPERVISOR MECHANIC SUPERVISOR FOREMAN QUALITY CONTROL STAFF ADM STAFF OPERATOR DUTY OFFICER WORKSHOP OFFICER ELECTRICAL OFFICER SPAREPART OFFICER OFFICER
PRODUCTION VEHICLE & GENERAL
MECHANIC OFFICER
ADM STAFF
Gambar 2.6 Struktur Organisasi Departemen Produksi PT.Tembakau Djajasakti Sari (TDS) Malang
20 2.7.2 Tugas dan Wewenang Departemen Produksi
1. Production Manager a. Tugas Pokok
Production Manager bertugas pokok membantu Managing Director dalam melaksanakan kegiatan produksi baik itu produksi Sigaret Kretek Mesin (SKM) maupun Sigaret Kretek Tangan (SKT).
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugasnya Production Manager bertanggung jawab untuk : 1. Menyusun perencanaan kegiatan produksi SKM dan SKT.
2. Menyusun strategi produksi yang berkaitan dengan mesin dan tenaga kerja agar pemanfaatan sumberdaya produksi dapat digunakan seefektif dan seefisien mungkin.
3. Monitoring dan pengendalian terhadap kegiatan produksi SKM dan SKT.
4. Monitoring dan pengendalian atas pelaksanaan pernecanaan kegiatan produksi dan anggaran bidang produksi.
5. Menjalin, memelihara, dan meningkatan hubungan baik dengan bagian lain. 6. Melakukan penilaian kinerja karwayan (PKK) untuk bawahan langsung. 7. Menjaga dan memelihara aset perusahaan yang berada di bawah kendalinya. 8. Menciptakan,memelihara dan menjamin suasana kerja yang kondusif, nyaman,
aman, tertib, terkendali, dan bersih di lingkungan bagian/tempat kerjanya.
9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Managing Director sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Organisasi
Dalam melaksanakan tugas production manager membawahi : 1. Primary Supervisor.
2. Engineering/Technic Supervisor. 3. Mechanic Supervisor.
4. Production Supervisor. 5. Quality Control Staff. d. Wewenang
Untuk mendukung kelancaran dna keberhasilan tugasnya, Production manager mempunyai kewenangan dalam hal :
21
2. Mengusulkan penerimaan, pemberhentian staff yang dibawahinya baik karyawan tetap, kontrak.
3. Mempergunakan fasilitas yang sudah disediakan oleh perusahaan terkait dengan pelaksanaan tugasnya.
4. Memberikan masukan baik diminta ataupun tidak diminta terkait dengan usaha peningkatan produktivitas dan peningkatan kinerja organisasi bagian produksi SKT &SKM.
e. Pelaporan/Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya, Production Manager melapor/bertanggung jawab kepada Managing Director.
2. Primary supervisor a. Tugas Pokok
Primary Suervisor bertugas pokok membantu Production Manager dalam penerimaan dan pencampuran Cengkeh siap campur (CSC), Tembakau Siap Campur (TSC), saos sampai mejadi Tembakau Siap Giling (TSG).
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Primary Supervisor bertanggung jawab untuk:n 1. Mengelola kebutuhan bahan baku yang akan diproses menjadi `TSg, yaitu: CSC,TSC, Saos Casing, Saos Top Flavor, Pelembab, Alkohol dan bahan tambahan lainnya.
2. Monitoring penimbangan ulang bahan bahan utamapembuatan TSg serta mendokumentasikan setiap aktivitas pergerakan material di areannya.
3. Monitoring kegiatan proses penyediaan TSG, mulai penyimpanan serta pengiriman TSke area produksi SKT/SKM
4. Melakukan control stok TSG dan control stok bahan bahan yang akan dipakai ntuk membuat TSG agar tidak menggangu kelancaran proses produksi.
5. Mengajukan kebutuhan bahan penunjang seperti : kalung, tali, pallet, timbangan, perawatan mesin jahit-karung, spare part mesin, solar.
6. Melakukan tugas-tugas lain yangdiberikan olehProduction Manager sesuai dengan bidang tugasnya.
22
Untuk mendukung kelancaran dan keberhasilan bidang tugasnya, Primary Supervisor mempunyai kewenangan dalam hal:
1. Menentukan dan mengajukan daftar permintaan material dan perlatan kerja yang diperlukan.
2. Memberi masukan baik diminta ataupun tidak diminta kepada Production Manager yang berkaitan dengan perbaikan peralatan dan kineja bagiannya.
d. Pelaporan/ pertanggung jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya primary Supervisor melapor atau bertanggung jawab kepada Production Manager.
3. Engineering/technic supervisor a. Tugas Pokok:
Enguneering/Techic Supervisor bertugas untuk membantu Production Manger dalam menyelenggarakan kegiatan yang terkait dengan listrik,workshop dan sparepart. b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugas pokonya, Engineering/Techinic Supervisor bertanggung jawab untuk:
1. Mengelola dan menjamin kelancaran kegiatan operasional dan administrative di seksinya, termasuk di dalamnya aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian tugas.
2. Menyelenggaran dan mengendalikan system administrative dan system pelaporan secara jelas, terjadwal, sistematis terkait dengan tugasnya
3. Melakukan komunikasi baik dengan teknisi/ operator di area produksi guna mendapatkan informasi sedini mungkin tentang permasalahan yang terkait dengan bidang tugasnya
4. Mengkaji dan menyetuj-hui work Order (WO) dai bagian bagian lain. 5. Membina tenaga pelaksana yang berada di bawah kendalinya
6. Melaksankan tugas tuga lain yang diberikan Production Manager sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Organisasi
Dalam melkukan tugas Engineering? Technic Supervisor membawahi: 1. Wokshop Oficer
23 3. Sparepart Officer
d. Wewenang
Untuk mendukung kelancaran dankeberhasilan tugasnya, mempunyai wewenang dalam hal:
1. Menentukan dan mengajukan daftar permintaan material dan peralatan kerja yang diperlukan.
2. Memberi masukan baik diminta ataupu tidak diminta kepda Production Manager yang berkaitan dengan perbaikan perlatan dan kinerja tugasnya.
e. Pelaporan /pertanggung jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya Engineering/Technic Supervisor melapor atau bertangung jawab kepada Production Manager.
4. Workshop officer a. Tugas Pokok
Workshop Officer bertugas pokok untuk membantu Engineering dan Techinc Supervisor dalam pemeriksaan ruitn peralatan yang ada di antara area dan memperbaiki jika ada peralatan yang rusak.
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Workshop Officer bertanggung jawab untuk: 1. Melakukan pemeriksaan secara rutin terhadap peralatan produksi.
Peralatan primary. Kompresor. Vokum. Diesel Pompa Air.
Peralatan pabrik lainnya.
2. Menerima dan melaksanakan Work Order (WO) dari bagian-bagian lain setelah disetujui Engineering/Techinic Supervisior.
3. Melakukan perbaikan terhadap peralatan yang rusak.
4. Melaporkan permasalahan yang terkait dengan pearalatan produksi kepada Engineering & Technic Supervisor.
24
6. Membina tenaga pelaksana yang ada di bawah kendalinya.
7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Engineering/Technic Supervisor sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Wewenang
Untuk mendukung kelancaran dan keberhasilan tugasnya, Workshop Officer mempunyai kewenangan dalam hal :
1. Menentukan dan mengajukan daftar permintaan material dan peralatan kerja yang diperlukan.
2. Memberi masukan baik diminta ataupun tidak diminta kepada Engineering & Techinc Supervisor yang berkaitan dengan perbaikan peralatan dan kinerja bagiannya.
d. Pelaporan/Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya, Workshop Officermelapor/bertanggung jawab kepada Engineering & Techinc Supervisor.
5. Electrical officer a. Tugas Pokok
Electrical Officer bertugas pokok untuk membantu Engineering /Techinc Supervisor dalam perbaikan dan pemeliharaan semua peralatan yang menggunakan sumber tenaga listrik.
b. Tanggung Jawab
Dalam melasanakan tugas pokoknya, Electrical Officer bertanggung jawab utnuk : 1. Melakukan pemeriksaan dan pemeliharan secara rutin terhadap listrik di
semua bagian.
2. Melakukan perbaikan peralatan listrik yang rusak.
3. Melaporkan permasalahan yang terkait dengan peralatan listrik kepada Engineerin/Technic Supervisor .
4. Menjaga keamanan alat-alat kerja, baik di dalam penyimpanan inventarisnya. 5. Merencanakan kebutuhan sparepart/material dan mengajukan kebutuhannya
ke bagian gudang sparepart.
6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Engineering/Techin Supervisor sesuai dengan bidang tugasnya.
25
Untuk mendukung kelancaran dan keberhasilan tugasnya, Electriccal Officer mempunyai kewenangan dalam hal :
1. Menentukan dan mengajukan daftar permintaan material dan peralatan kerja yang diperlukan.
2. Memberi masukan baik diminta ataupun tidak diminta kepada Engineering/Technic Supervisor yang berkaitan dengan perbaikan peralatan dan inerja bagiannya.
d. Pelaporan/Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Electrical Officer melapor/bertanggung jawab kepada Engineering/Technic Supervisor.
6. Sparepart oficcer a. Tugas Pokok
Sparepart Officer bertugas pokok untuk membantu Engineering /Techinc Supervisor dalam menyelenggarakan kegiatan penyimpanan barang sparepart. b. Tanggung Jawab
Dalam melasanakan tugas pokoknya, Sparepart Officer bertanggung jawab untuk: 1. Menjamin kelancaran kegiatan penyimpanan sparepart baik kegiatan
operasional maupun administratife:
a. Menerima dan mencatat dalam kartu persediaan setiap barang diterima dari supplier.
b. Mengeluarkan dan mencatat dalam kartu persediaan barang yang diminta sesuai dengan BPPB yang diterima.
c. Memeriksa kualitas barang yang diterima, apabila tidak sesuai segera menginformasikan ke bagian pembelian untuk ditindak lanjuti.
d. Membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB) untuk semua barang yang telah diterima.
e. Membuat laporan stock barang mingguan.
2. Mengatur persediaan barang sparepart menjadi tanggungjawabnya baik kebersihan, kerapian, perawatan, keamanan, dan tata letaknya sehingga barang selau berada dalam kondisi baik.
3. Melaksanakan perhitunga fisik persediaan sparepart (stock opname) sebulan sekali beserta pelaporannya.
26
4. Membuat Permintaan Pembelian/Perbaikan Barang Sparepart.
5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Engineering/Techin Supervisor sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Pelaporan/Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya, Sparepart Officer melapor/bertanggung jawab kepada Engineering/Technic Supervisor.
7. Mechanic supervisor a. Tugas Pokok
Mechanic Supervisor bertugas pokok membantu Production Manager untuk memastikan bahwa semua mesin beserta fasilitas pendukung dalam keadaan siap pakai untuk proses produksi guna menunjang tercapainya renacana produksi yang telah ditetapkan.
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Mechanis Supervisor bertanggung jawab untuk:
1. Menyiapkan semua mesin dan pendukungnya dalam kondisi siap pakai untuk pelaksanaan rencana produksi harian.
2. Membuat rencana kerja untuk pemeliharaan mesin dan pembenahan mesin secara menyeluruh agar dihasilkan kerja mesin yang lebih baik.
3. Melaporkan permaslahan yang terkait dengan mesin kepada Production Manager.
4. Memastikan penanganan terhadap kerusakan mesin sudah tepat sehingga diperoleh hasil kinerja yang lebih baik.
5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Production Manager sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Organisasi
Dalam melaksanakan tugas Mechanic Supervisor membawahi : 1. Mechanic Officer
d. Wewenang
Untuk mendukung kelancaran dan keberhasilan tuganya, Mechanis Upervisor mempunyai kewenangan dalam hal :
27
2. Mempergunakan fasilitas yang sudah disediakan oleh perusahaan terkait dengan pelaksanaan tugasnya.
3. Memberikan masukan baik diminta ataupun tidak diminta terkait dengan usaha peningkatan produktivitas dan peningkatan kinerja bagiannya kepada Production Manager.
e. Pelaporan/Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya Mechanic Supervisor melapor/bertanggung jawab kepada Production Manager.
8. Production supervisor a. Tugas Pokok
Production Supervisor bertugas pokok membantu Production Manager dalam menyelenggarakan kegiatan produksi baik untuk Sigaret kretek Mesin (SKM), maupun untuk Sigaret Kretek Tangan (SKT)
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugas pokonya, Production Supervisor bertanggung jawab untuk:
1. Menyipakanrencan kerja agar target produksi dapat terpenuhi.
2. Megecek penyimpan material,mesin dan tenaga kerja agar dapa mencapai target, kualitas, efisiensi dan waste
3. Membuat rencan produksi yang meliputi: jumlah jenis, produk, waktu yang dibutuhkan dan upah dengan disesuaikan kapasitas tenaga borongan yang ada. 4. Mengambil pita (dengan BPPB) dan staff administrative pita cukai dengan
disesuaikan kebutuhan yang akan dipakai serta menindak lanjuti apabila terjadi penyimpangan pita cukai.
5. Mengambil pengemas (dengan BPPB) yang akan dipakai dengan berkoordinasi dengan staff admintistrasi pengemas
6. Mengambil tembakau siap giling/TSG(dengan BPPB) yang akan dipakai dengan berkoordinasi dengan Primary dan mengontol pembagian TSG ke masing-masing grup
7. Memastikan dan melakukan pemeriksaan atas proses produksi yang sedang berjalan dan melakukan analisa awal apabila terjadi penyimpangan dan segera dilakukan penyelesaian serta dilaporkan kepada Production Manager.
28
8. Memastika target produksi sudah terpenuhi baik berupa target kualitas, kuantitas, waste da upah yang sudah sesuai dengan target yang ditentukan 9. Berperan aktif dalam memberi masukan dalam peningkatan efektifiats dan
efesiensi kerja
10. Memantau dan mengontrol kelanjutan pekerjaan yang telah diberikan kepada bawahaanya.
11. Memastikan bahwa laporan laporan yang telah bawahaanya akurat dan tepat waktu.
12. Melakukan tuga tugas lain yang diberikan kepada Production Manager sesuai dengan bidang tugasnya
c. Organisasi
Dalam melakukan tugas Production Supervisor membawahi: 1. Production Administration Staff
2. Foreman d. Wewenang
Untuk mendukung kelancaran dankeberhasilan tugasnya, Production Supervisor mempunyai wewenang dalam hal:
1. Menentukan uraian tugas staff dibawah kendalinya
2. Mempergunakan fasilitas yang sudah disediaakn oleh perusahaan terkait dengan pelaksanaan tugasnya.
3. Memberika masukan baik diminta ataupun tidak diminta terkait dengan usaha peningkatan produktivitas dan peningkata kinerja organisasi bagian produksi SKT/SKM kepda Production Manager
e. Pelaporan/Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya Production Supervisor melapor/bertanggung jawab kepada production Manager.
9. Mechanic officer a. Tugas Pokok
Mechanic Officer bertugas pokok untuk membantu Mechanic Supervisor dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin yang ada di bagian prosuksi.
b. Tanggung Jawab
29
1. Melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan secara rutin terhadap mesin yang ada di produksi.
2. Membantu dan mengontrol jalannya selama proses produski berlangsung dan menemukan Kendala yang terjadi sedini mungkin agar segera dilakukan tindakan penyelesaiannya.
3. Melakukan perbaikan terhadap mesin yang rusak
4. Menjaga keamanan alat alat kerja, baik di dalam penyimpanan inventarisannya 5. Merencanakan kebutuhan sparepart/material dan mengajukan kebutuhannya ke
bagian Gudang sparepart.
6. Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan Mechanic Sipervisor sesuai denagn bidang tugasnya
c. Wewenang
Untuk mendukung kelancaran dankeberhasilan tugasnya, Mechanic Officer mempunyai wewenang dalam hal:
1. Menentukan dan mengajukan daftar permintaan material dan perlatan kerja yang diperlukan.
2. Memberi masukan baik diminta ataupu tidak diminta kepada Mechanic SUpervisoryang berkaitan dengan perbaikan perlatan dan kinerja tugasnya.
d. Pelaporan/Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya Mechanic Officer melapor atau bertangung jawab kepada Production Manager.
10. Administration staff a. Tugas Pokok
Administration staff bertugas pokok untuk membantu Production Manager dalam kegiatan administrasi intern Departemen Produksi.
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Administration Staff bertanggung jawab untuk: 1. Melaksanakan urusan surat menyurat baik internal maupun eksternal.
2. Mengarsip data, dokumen, notulen dan surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan Departemen Produksi.
30
4. Mengatur sistem penyimpanan dan pemeliharaan file-file yang menjadi tanggung jawabnya.
5. Menjalin, memelihara, dan meningkatkan hubungan baik dengan bagian lain. 6. Menjaga dan memelihara kebersihan, kerapian, kenayamanan, dan keamanan
kantor Production Manager.
7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Production Manager sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Wewenang
Untuk mendukung kelancaran dan keberhasilan tugasnya, Administration Staff mempunyai kewenangan dalam hal :
1. Memberikan masukan baik diminta ataupun tidakdiminta terkait dengan usaha kelancaran dan ketertiban adiministrasi Departemen Produksi .
d. Pelanggaran/Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya Administration Staff melapor/bertanggung jawab kepada Production Manager.
11. Production administration staff a. Tugas Pokok
Production Administration Staff bertugas pokok membantu produksi untuk membantu mencatat mutasi pita cukai dan BJSK serta membuat laporan harian produksi dan primary.
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Production Administration Staff bertanggung Jawab untuk :
1. Menghitung lembar dan melihat keaslian/hologram pita cukai yang diterima dari Bea Cukai dan mengatur adwal pemotongan pita cukai.
2. Mengatur dan menyimpan pita cukai ke dalam almari, serta melakukan koordinasi dengan Supervisor Produksi untuk pengambilan pita cukai tersebut. 3. Mencatat mutai pita cukai dalam kartu stick dan mnegontrol kebenaran kartu
stock dengan stock fisik pita cukai yang ada. 4. Membuat laporan mingguan pita cukai.
31
6. Mengontrol kebenran kartu stock dengan fisik stock BJSK yang ada di gudang.
7. Membuat laporan harian produksi dan primary.
8. Menghitung dan mengirim barang jadi sesuai dengan permintaan bagian pemasaran.
9. Mengatur stock barang jadi dan barang setengah jadi sesuai dengan urutan tanggal produksinya.
10. Mempersipakna pita cukai yang akan dimusnahkan atau yang akan divernite beserta dokumen yang diperlukan.
11. Melaksankan tugas-tuga lain yang diberikan oleh Production Supervisor sesuai dengan bidang tugasnya.
c. Pelaporan/Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugas pokoknya Production Administration Staff melapor/bertanggung jawab kepada Supervisor Produksi.
12. Foreman
a. Tugas Pokok
Foreman bertugas pokok membantu Productoin Supervisor dalam menyelenggarakan kegiatan produksi.
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakn tugas pkoknya, foreman bertanggung jawab untuk :
1. Menimbang Tembaku Siap Giling (TSG) yang akan digunakan dalam proses produksi.
2. Mengontrol proses produksi mulai dari proses maker sampai Barang Jadi Kirim (BJSK) :
a. Melakukan pembagian TSG ke masing-masing group. b. Menghitung TSG dan afval TSG setelah akhir produksi.
1. Mengecek dan memastikna bahwa semua rokok yang akan dikirim ke daerah sudah dinaikkan truk.
c. Pelaporan/ Pertanggung Jawaban
Dalam melaksanakan tugasnya Foreman melapor/bertanggung jawab kepada Production Supervisor.
13. Quality control staff a. Tugas Pokok
32
Quality Control Staff bertugas pokok membantu Production Manager dalam
menyelenggarakan kegiatan pengontrolan kualitas produk (rokok) yang diproduksi.
b. Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Quality Control Staff bertanggung jawab untuk:
1. Mengontrol bahan untuk memastikan bahwa bahan produksi sudah sesuai dengan standard kualitasn yang telah ditentukan.
2. Mengontrol hasil produksi untuk memastikan bahwa bahan hasil produksi sudah sesuai dengn standar kualita yang telah ditentukan.
3. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Production Manager sesuai bidang tugasnya.
c. Pelaporan/ Pelaporan Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan tugasnya Quality Control Staff melapor/bertanggung jawab kepada Production Manager.
2.7.3 Hasil Produksi Departemen Produksi
SKM adalah Sigaret Kretek mesin yang dalam pembuatannya mulai dari pelintingan, pemasangan filter, pengemasan sampai dengan pelekatan pita cukai seluruhnya atau sebagian menggunakan mesin. SKM (Sigaret Kretek Mesin) block terdiri dari: etiket, kertas slop,segel,cap ball, cap doos, dan doos. SKM non block terdiri dari filter roads, foil (silver
foil dan gold foil), inner frame (putih, silver, dan gold), isolasi, OPP sheet, OPP Bobbin, CP boobin, tear tape, lem CTP, lem HLP,lem CP,kertas ball, CTP. Non blok bisa digunakan
untuk semua item. Sedangkan Blok untuk merk tertentu, ada keterangan nama produknya. SKT adalah Sigaret Kretek Tangan adalah sigaret yang dalam pembuatannya mulai dari pelintigan, pemasangan filter, pengemasan sampai dengan pelekatan pita cukai tanpa menggunakan mesin. Pengemas SKT blok terdir dari ambri, etiket, inner etiket, silver foil,kotak slop,cap press, segel, cap ball, ball, cap doss, dan doos. Pengemas non blok terdiri dari kertas ball, isolasi, lem HLP, kertas minyak, OPP, kertas ball. Cukai adalah pungutan negara yang dikenakan terhadap barang-barang tertentu yang mempunyai sifat dan karakteristik yang ditetapkan dalam undang-undang. Pita cukai adalah tanda bukti telah dilakukan pembayaran pajak atas rokok yang diproduksi di perusahaan yang ditempel pada
33
edar, termasuk dalam kategori ini adalah pita cukai yang sudah diletakkan di Barang Jadi Siap Kirim (BJSK) tetapi kemudian barangnya tidak laku. Dimusnahkannya dengan cara dibakar atau dimusnahkan menjadi tidak utuh.
2.7.4 Bagian Primary
Pada bagian primary aktivitas yang dilakukan adalah dari bahan baku yang sudah disiapkan, kemudian dilakukan proses penggilingan tembakau atau yang dalam proses ini disebut dengan TSG (Tembkau Siap Giling). Dalam proses primary ini aktivitas yang dilakukan yaitu mulai dari penerimaan informasi mengenai rencana pencampuran tembakau, kemudia proses pencamuprannya tersebut, hingga pembuatan laporan harian blend.
a. Tembakau Siap Campur (TSC)
Adalah campuran dari berbagai tembakau yang sudah dirajang (tembakau yang sudah diblend).
b. Cengkeh Siap campur (CSC)
Adalah cengkeh yang sudah siap dipilih dan dirajang. c. Tembakau Siap Giling (TSG)
Adalah TSC yang sudah diberi saos casing dan TF serta CSC/ d. Kadar Air
Adalah kandungan air dalam suatu bahan biasanya dinyatakan dalm %. e. Saos casing
Adalah saos dasar yang disemprotkan pada TSC pada awal proses. f. Saos Top Flavor (STP)
Adalah saos yang digunakan untuk memeberikan aroma tertentu yang disemprotkan pada TSC pada akhir proses.
Proses pada primary department :
1. Menerima informasi rencana campur dari produksi.
2. Melakukan penimbangan per seri, kapasitas dari mesin molen yang digunakan : TSC : 245 kg
CSC : 132 kg Casing : 6 kg TF : 5,53 kg
Pelembap : 1 atau 2 kg (tergantung kadar air)
3. Mengecek kadar air TSC dan CSC yang akan dimasukkan ke dalam mesin molen, yang menggunakan alat ukur kadar air yang disebut aqua boy.
34
4. Memasukan TSC yang sudah diukur kadar airnya.
5. Memutar mesin molen selama 5 menit, kemudai TSC dalam mesin molen disemprot dengan saos casing selama 5 menit dan pelelmbap dengan alat semprot/spuyer.
6. Memutar mesin molen kembali selama 25 menit.
7. Menyemprot TSC yang sudah diberi saos casing dengan saos TF selam 5 menit. 8. Memutar kembali mesin molen selama 25 menit.
9. Mematikan mesin molen dan memasukkan CSC, kemudian mesin molen diputar selama 30 menit.
10. Setelah kurang lebih 90 menit mesin molen dihentikan. 11. Mengecek kadar air TSG.
12. Memasukkan TSG pada karung dimana per karung diisi TSG sebanyak 25 kg. 13. Memasukkan data TSG dalam kartu stock.
14. Mengisi (membuat) laporan blend.
15. Menyerahkan laporan blend ke Production Administration Staff.
2.7.5 Bagian Secondary
Prosedur pada bagian secondary ini bertujuan mengatur mekanisme proses produksi rokok Sigaret Kretek Mesin (SKM). Prosedur ini mulai dari pelaksanaan proses produksi rokok dari memasukkan TSG ke mesin maker sampai dengan pembuatan Laporan Harian Produksi (LHP) oleh Production Administration Staff . Berikut rincian prosedur proses produksi SKM.
1. Pelaksana Mesin Maker
a. Menerima TSG dan pengemas yang akan digunakan pada mesin maker (lihat prosedur permintaan dan pengeluaran TSG, pengemas)
b. Memasukkan TSG, Filter, CP, CTP, Lem kedalam mesin maker c. Meletakkan hasil batangan dalam tray
d. Meletakkan tray yang sudah berisi batangan rokok ke kereta untuk dibawa ke mesin HLP
e. Mencatat bahan dan afval yang terjadi pada proses maker dalam formulir maker f. Menyerahkan formulir maker yang sudah terisi data ke Staf Administrasi Produksi 2. Pelaksana Mesin HLP
35
b. Memasukkan batangan beserta Foil, inner, Lem HLP ke mesin HLP untuk diproses menjadi pack
c. Menghitung hasil rokok yang sudah di pack dan memasukkannya ke dalam dos untuk memudahkan pengangkutan.
d. Mengangkat Dos yang sudah diisi pack rokok ke mesin Bandrol
e. Mencatat bahan dan afval yang terjadi pada proses HLP dalam formulir Packer/WR
3. Pelaksana Mesin Bandrol
a. Menerima Dos yang berisi pack rokok dari pelaksana mesin HLP
b. Memasukkan pack dan pita cukai ke mesin Bandrol untuk diproses menjadi pack rokok yang sudah dilekati pita cukai.
c. Menghitung pack rokok yang sudah berpita dan memasukkannya ke dalam dos untuk memudahkan pengangkutan.
d. Mengangkat Dos yang sudah diisi pack rokok yang berpita ke mesin Wrapper e. Mencatat penerimaan, pemakaian pita cukai dalam form bandrol
f. Menyerahkan formulir bandrol yang sudah terisi data ke Staf Administrasi Produksi
4. Pelaksana Mesin Wrapper
a. Menerima dos yang berisi pack rokok dari pelaksana mesin Bandrol
b. Memasukkan pack yang sudah berpita OPP dan tear tape ke mesin wrapper untuk diproses menjadi pack rokok yang sudah terbungkus OPP (plastik).
c. Menghitung pack rokok yang sudah terbungkus OPP (plastik) dan memasukkannya ke dalam dos untuk memudahkan pengangkutan.
d. Mengangkat dos yang sudah diisi pack yang sudah terbungkus OPP (plastik) ke mesin Boxer
e. Mencatat bahan dan afval yang terjadi pada proses Wrapper dalam formulir
Packer/WR
f. Menyerahkan formulir packer/WR yang sudah terisi data ke Staf Administrasi Produksi
5. Pelaksana Mesin Boxer
a. Menerima dos yang berisi pack rokok yang sudah terbungkus plastik dari pelaksana mesin wrapper
36
b. Meletakkan pack yang sudah berpita dan slop ke mesin Boxer untuk diproses menjadi slop.
c. Menyerahkan slop rokok ke pelaksana mesin imaje
d. Mencatat bahan dan afval yang terjadi pada proses Boxer dalam formulir
Boxer/OW
6. Pelaksana Mesin Imaje
a. Menerima slop rokok dari pelaksana mesin boxer
b. Meletakkan slop ke mesin Imaje untuk diberi tanggal (code date). c. Menyerahkan slop rokok ke pelaksana mesin OW
7. Pelaksana Mesin OW
a. Menerima slop rokok dari pelaksana mesin Imaje
b. Meletakkan slop, OPP dan tear tape ke mesin OW untuk diproses menjadi slop yang terbungkus plastik
c. Menghitung slop rokok yang sudah terbungkus plastik dan kertas bal, kemudian memasukkannya ke dalam dos untuk memudahkan pengangkutan.
d. Meletakkan Dos yang berisi slop ke Gudang BJSK
e. Mencatat bahan dan afval yang terjadi pada proses OW dalam formulir Boxer/OW f. Menyerahkan formulir Boxer/OW yang sudah terisi data ke Production
Administration Staff
8. Production Supervisor
a. Menerima Formulir maker, formulir Packer/WR, formulir Boxer/OW dari pelaksana mesin
b. Merekap hasil produksi dalam rekapan hasil produksi
c. Menyerahkan Formulir maker, formulir Packer/WR, formulir Boxer/OW rekapan hasil produksi ke Production Administration Staff
9. Gudang BJSK
a. Menerima BJSK dari produksi
b. Mencatat penerimaan BJSK dalam kartu stock 10. Production Administration Staff
a. Menerima Formulir maker, formulir Packer/WR, formulir Boxer/OW dan rekapan hasil produksi
37
1. Laporan harian: Laporan Harian Produksi untuk Accounting Staff, PPIC TDS, PPIC TSPM dan President Director, Laporan Efisiensi Mesin
2. Laporan Bulanan: Laporan Afval dan Laporan Efisiensi Mesin untuk
Managing Director
3. Menyerahkan Laporan Harian Produksi – SKM ke Accounting Staff
PELAKSANA MESIN OW
Keterangan:
SKM : Sigaret Kretek Mesin
Meletakkan slop, OPP, tear tape ke mesin OW untuk diproses menjadi slop ber OPP
PRODUCTION SUPERVISOR GUDANG BJSK
Mencatat bahan & afval dalam formulir Boxer/OW Formulir Packer/ WR 2 7 Mencatat penerimaan BJSK dalam kartu stock 6 Menghitung pack yg sudah terbungkus OPP,dimasukkan
dos & dikirim ke Gudang BJSK
Slop beOPP dalam dos
Slop Rokok Telah diberi code date Formulir maker Formulir Packer/ WR Formulir Bandrol Formulir boxer/OW 2 Mengecek keakuratan data dalam setiap formulir Merekap hasil produksi dalam Rejakapan Hasil Produksi Rekapan Hasil Produksi 7 Slop beROPP dalam dos Kartu Stock 8
38
BAB III
PELAKSANAAN KKN-P
3.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan KKN-P
Pelaksanaan kegiatan KKN-P ini dilaksanakan pada: Perusahaan : PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS) Alamat : Jalan Patimura 50-54 Malang, Jawa Timur Departemen : Produksi
Waktu : 18 Februari – 18 Maret 2014, Hari Senin – Jumat
3.2 Jurnal Kegiataan KKN-P
Berikut ini jurnal kegiatan penulis selama KKN-P di PT. Tembakau Djajasakti Sari.
Tabel 3.1 Jurnal Kegiatan KKN-P Jurnal Harian Kegiatan KKN-P
No Hari/Tanggal Kegiatan
1 Selasa, 18 Februari 2014 Pengenalan perusahaan secara global 2 Rabu, 19 Februari 2014 Pengenalan Departemen Personalia 3 Kamis, 20 Februari 2014 Pengenalan Departemen Personalia 4 Jumat, 21 Februari 2014 Pengenalan Departemen Produksi
Hari Sabtu dan Minggu Libur 6 Senin, 24 Februari 2014 Pengenalan Departemen Produksi
7 Selasa, 25 Februari 2014 Pengenalan Departemen Sales & Marketing 8 Rabu, 26 Februari 2014 Pengenalan Departemen Sales & Marketing
9 Kamis, 27 Februari 2014 Diskusi dengan Manager Departemen Sales & Marketing 10 Jumat, 28 Februari 2014 Diskusi dengan Manager Departemen Sales & Marketing
Hari Sabtu dan Minggu Libur
11 Senin, 3 Maret 2014 Pengenalan Bagian Primary Departemen Produksi
12 Selasa, 4 Maret 2014 Izin Kuliah
13 Rabu, 5 Maret 2014 Pengenalan Bagian Secondary Departemen Produksi
14 Kamis, 6 Maret 2014 Pengenalan Bagian Secondary Departemen Produksi
15 Jumat, 7 Maret 2014 Wawancara dengan pegawai Departemen Produksi
Hari Sabtu dan Minggu Libur
16 Senin, 10 Maret 2014 Pengambilan data di Departemen Produksi
17 Selasa, 11 Maret 2014 Izin Kuliah
18 Rabu, 12 Maret 2014 Pengambilan data di Departemen Produksi 19 Kamis, 13 Maret 2014 Pengambilan data di Departemen Produksi 20 Jumat, 14 Maret 2014 Pengambilan data di Departemen Produksi
Hari Sabtu dan Minggu Libur 21 Senin, 17 Maret 2014 Izin Kuliah
39 3.3 Metode Penelitian
Metode Pengumpulan data selama penyusunan laporan KKN-P yang digunakan sebagai berikut:
3. Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Metode yang digunakan dalam mendapatkan data dengan jalan studi literatur di perpustakaan serta dengan membaca sumber-sumber data informasi lainnya yang berhubungan dengan pembahasan serta studi literatur yang sesuai di internet. Sehingga dengan penelitian kepustakaan ini, permasalahan yang dibahas dapat diselesaikan dengan teori yang ada.
4. Metode Penelitian lapangan (Field Research)
Metode ini digunakan dalam pengumpulan data, dimana peneliti secara langsung terjun pada proyek penelitian, sedangkan cara lain yang dipakai dalam Field Research ini adalah:
a. Interview, yaitu suatu metode yang digunakan dalam mendapatkan data dengan jalan mengajukan pertanyaan secara langsung pada saat perusahaan mengadakan suatu kegiatan. Disini penulis memperoleh data dengan cara melakukan Tanya-jawab secara langsung kepada manajer serta staf-staf dari PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS), sehingga penulis mendapatkan data dalam bentuk penjelasan yang akurat dari topik atau permasalahan yang dibahas dalam laporan ini.
b. Observasi, yaitu suatu metode dalam memperoleh data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap keadaan yang sebenarnya dalam perusahaan. Disini penulis melakukan pengamtaan secara langsung, yaitu dengan melihat metode dan teknik yang digunakan dalam menjadwalkan kegiatan produksi yang berlangsung di departemen produksi PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS). Pada saat pengamatan penulis juga melakukan pencatatan dari data-data penting yang diperoleh.
3.4 Diagram Alir KKN-P
Berikut adalah diagram alir dari kegiatan KKN-P yang dilakukan di Departemen Produksi PT.Tembakau Djajasakti Sari (TDS) Malang.
40
41
BAB IV
ANALISIS PENGENDALIAN KUALITAS ROKOK PADA
DEPARTEMEN PRODUKSI PT. TEMBAKAU DJAJASAKTI SARI
(TDS)
4.1 Latar Belakang Masalah
PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi rokok dengan berbagai merk dan jenis rokok. Yaitu Sumber Subur, Surry Mas, Goal Seven Surry Super, Penzil Mas, dan Flame. Kebutuhan masyarakat akan rokok membuat produksi rokok menjadi Continous Production. Dalam hal ini PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS) harus mampu memenuhi permintaan produksi rokok secara terus menerus.
PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS) memiliki target dalam kuantitas dan kualitas yang baik sehingga dapat memenuhi bahkan melebihi ekspektasi pelanggan. Dalam sehari-harinya produk yang diproduksi diharapkan selalu memenuhi target produksi.
Permasalahan yang timbul pada PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS) adalah banyaknya jumlah defect yang terjadi sebanyak kurang lebih 35% pada produk yang di produksi pada setiap harinya. Analisis dilakukan untuk mengetahui jenis permasalahan yang terjadi, penyebab, dan solusinya. Sehingga dapat dilakukan analisis dengan metode seven tools of quality.
4.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari penelitian ini adalah:
1. Apa saja jenis cacat yang dapat terjadi pada produk rokok? 2. Apa penyebab cacat pada produk rokok?
3. Apa solusi perbaikan yang diberikan?
4.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan masalah yang telah dijelaskan, tujuan penulisan laporan ini adalah: 1. Mengetahui jenis kesalahan (cacat) yang paling sering terjadi pada produksi rokok. 2. Mengetahui penyebab terjadinya kesalahan (cacat) pada rokok.
3. Mengetahui solusi perbaikan yang diberikan pada produksi rokok.
4.4 Batasan Masalah
Batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
42
2. Data pengamatan yang dilakukan pada tanggal 18 Februari 2014 - 18 Maret 2014 3. Pengamatan dan analisa dilakukan pada satu jenis merek rokok yaitu Surry Super.
4.5 Asumsi
Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Tidak terjadi perubahan prosedur pengendalian kualitas selama penelitian berlangsung. 2. Seluruh data yang diperoleh dari pihak perusahaan dianggap benar, cukup serta dapat
mewakili produk yang dihasilkan.
4.6 Tinjauan Pustaka
Berikut merupakan tinjauan pustaka yang digunakan oleh penulis dalam melakukan penelitian di PT. Tembakau Djajasakti Sari (TDS).
4.6.1 Pengertian Kualitas
Kinerja suatu perusahaan dapat dilihat kualitas barang dan jasa yang .dihasilkan. Produk dan jasa yang berkualitas adalah produk dan jasa yang sesuai atau melebihi apa yang konsumen inginkan. Berikut beberapa definisi Kualitas menurut para ahli :
1. “Kualitas adalah kesesuaian dengan tujuan atau manfaatnya.” (Juran, 1962)
2. “Kualitas adalah kesesuaian dengan kebutuhan yang meliputi availability,
delivery, reliability, maintainability, dan cost effectiveness.” (Crosby, 1979)
3. “Kualitas harus bertujuan memenuhi kebutuhan pelanggan sekarang dan di masa mendatang.” (Deming, 1982)
4. “Kualitas merupakan keseluruhan karakteristik produk dan jasa yang meliputi marketing,
engineering, manufacture, dan maintenance, dalam mana produk dan jasa tersebut dalam
pemakaiannya akan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.” (Feigenbaum, 1991)
5. “Kualitas ditentukan oleh pelanggan; pelanggan menginginkan produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan harapannya pada suatu tingkat harga tertentu yang menunjukkan nilai produk tersebut.” (Scherkenbach,1991)
6. “Kualitas adalah sesuatu yang berbeda untuk orang yang berbeda dan tergantung pada waktu dan tempat, atau dikatakan sesuai dengan tujuan.” (Elliot, 1993)
